Zákon o veřejných zakázkách - nové povinnosti po novele od Zvýšení administrativní náročnosti ve fázi přípravy zadávacího řízení. Zatímco u určitého typu projektů (zejm. rozsáhlejší investiční akce) nepůjde o zásadní novum (zadavatelé většinou již dnes nechávají zpracovat odborné analýzy či jiné podklady pro investiční rozhodnutí), u některých zakázek (zejm. nekomplikované nákupy generických komodit) půjde o dodatečnou administrativní zátěž. Odůvodnění veřejné zakázky ( 156 ZVZ) Veřejný zadavatel u nadlimitní a podlimitní veřejné zakázky uveřejní na profilu zadavatele (do 3 pracovních dnů od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení) odůvodnění: účelnosti veřejné zakázky, přiměřenosti požadavků na technické kvalifikační předpoklady, vymezení obchodních a technických podmínek veřejné zakázky ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele, stanovení základních a dílčích hodnotících kritérií a způsobu hodnocení nabídek ve vztahu k potřebám veřejného zadavatele. Podrobnosti odůvodnění stanoví prováděcí vyhláška. Odůvodnění není nutné ve zjednodušeném podlimitním řízení a u jednacího řízení s uveřejněním podle 22 odst. 1 a 2 ZVZ a jednacího řízení bez uveřejnění. Bude velmi vhodné (praktické) logisticky propojit proces tvorby zadávací dokumentace a odůvodnění veřejné zakázky. Užitečné může být též zpracování standardizovaného formátu odůvodnění, který bude následně aplikován u všech připravovaných nadlimitních i podlimitních veřejných zakázek (nelze vyloučit, že doporučený formát vyplyne z chystané prováděcí vyhlášky, popř. jej časem vytvoří v podobě metodického doporučení
Mělo by dojít ke standardizaci zadávací dokumentace u veřejných zakázek na stavební práce. Novinky u zadávací dokumentace na stavební práce Podobu projektové dokumentace a výkazu výměr u stavebních zakázek i obchodní podmínky stanoví prováděcí vyhláška ( 44 odst. 4 a 46d ZVZ) technický dozor u téže stavby nesmí provádět dodavatel ani osoba s ním propojená ( 46d ZVZ) Zveřejnění zadávací dokumentace ( 48 odst. 1 ZVZ). Zadavatel je povinen zveřejnit textovou část zadávací dokumentace na svém profilu. Přezkoumání zadávací dokumentace ( 44 odst. 12 ZVZ). K zadávacím podmínkám nadlimitní veřejné zakázky zadávané veřejným zadavatelem se musí vyjádřit osoba se zvláštní způsobilostí1 ( 17 a 151a ZVZ) a osoba s odbornou způsobilostí (u nadlimitní veřejné zakázky na stavební práce). Půjde o osoby s autorizací podle zákona č. 360/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů Novinky v základní kvalifikaci zavedené nepřímými novelami ZVZ na počátku roku 2012: změna ustanovení 53 odst. 1 písm. a) a b) ZVZtrestní bezúhonnost prokazována také ve vztahu k samotné právnické osobě (novela č. 420/2011 Sb. s účinností od 1.1.2012) zaveden nový základní kvalifikační předpoklad - absence pokuty za nelegální zaměstnávání (novela č. 1/2012 Sb. účinná od 5.1.2012) 1.1.2014 1.1.2012, resp. 5.1.2012 Další požadavek zvyšující odbornou i administrativní náročnost přípravy zadávacího řízení, s nímž bude třeba kalkulovat v časovém harmonogram veřejné zakázky. Výpis z trestního rejstříku právnických osob Bude hodně záležet na kvalitě připravovaných prováděcích předpisů. V praxi mohou nastat případy, kdy parametry určené vyhláškou nebudou vyhovovat potřebám dané zakázky U veřejných zakázek na stavební práce může být vyjádření osoby s odbornou způsobilostí sou částí plnění zpracovatele projektové dokumen tace Ačkoli ani jedna z uvedených novel neobsahuje přechodná ustanovení, podle společného stanoviska MMR a ÚOHS se tyto nové požadavky použijí až v zadávacích řízeních zahájených po účinnosti novel.
Zadavatelé přicházejí o možnost testovat ekonomickou a finanční stabilitu dodavatele. Zrušení ekonomické a finanční kvalifikace ( 55 ZVZ - zrušen) Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady (obrat, pojištění, údaje z účetní závěrky) nahrazeny čestným prohlášením o ekonomické a finanční způsobilosti splnit veřejnou zakázku. Nelze požadovat ISO certifikáty ( 56 ZVZ) Byla zrušena možnost požadovat po dodavatelích v rámci technické kvalifikace předložení certifikátů ISO a EMAS. Prokazování referencí ( 56 odst. 1 a 2 ZVZ) Reference (poskytnutí významných služeb a dodávek) již nebude možné prokázat čestným prohlášením. Namísto osvědčení o poskytovaných službách bude pouze možnost prokázat poskytnutí služby nebo dodávky předložením smlouvy a dokladem o realizaci Snížení limitu u veřejných zakázek malého rozsahu ( 12 ZVZ) Dojde k významnému snížení finančních limitů u veřejných zakázek malého rozsahu ("VZMR"). Od budou VZMR pouze zakázky, u kterých předpokládaná hodnota nedosáhne následujících hodnot: 1.000.000,-Kč (zakázky na dodávky a služby) 3.000.000 KČ (zakázky na stavební práce) Od 1.1.2014 pak dojde ke sjednocení prahové hodnoty VZMR u všech veřejných zakázek na 1.000.000 Kč. resp. 1.1.2014 Zvýšení formální náročnosti z pohledu dodavatelů Výrazné rozšíření okruhu veřejných zakázek, které bude třeba zadávat v režimu zákona a u nichž se bude možné domáhat nápravy pochybení zadavatele námitkami a následně návrhem na zahájení správního řízení u Ú0HS. Nemožnost požadovat prokázání ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů lze zčásti řešit vhodnou konstrukcí obchodních podmínek. Nemožnost požadovat prokázání certifikáty lze za určitých okolností řešit vhodnou konstrukcí obchodních podmínek. Dodavatelé by se měli snažit ve smlouvách s obchodními partnery mít klauzule umožňující předložení smluv k prokázání referencí, aniž by tím porušili smluvní závazky mlčenlivosti. Z pohledu zadavatelů lze očekávatelný nárůst administrativy řešit zavedením efektivnějších metod při nákupech určitých komodit. Jedná se např. o nákupy v rámci elektronických tržišť. Od by měla být spuštěna tzv. elektronická tržiště státní správy provozovaná pěti různými subjekty vybranými MMR v koncesním řízení. Pro ostatní zadavatele (zejména na úrovni územní samosprávy) je použití těchto tržišť zatím dobrovolné.
Zvýšení administrativní náročnosti u některých podlimitních veřejných zakázek na stavební práce. Zúžení možnosti použít zjednodušené podlimitní řízení ( 25 ZVZ) Ve zjednodušeném pcdlimitním řízení bude možné zadat veřejnou zakázku na stavební práce, pouze pokud její předpokládaná hodnota nepřesáhne 10.000.000 Kč (namísto dosavadních 20.000.000 Kč). Zavedení kategorie významných veřejných zakázek ( 16a ZVZ) Novela zavádí novou kategorii zakázek spojenou se zvláštními povinnostmi. Významné veřejné zakázky budou vymezeny na základě předpokládané hodnoty a diferencovaně dle druhu zadavatele: ČR, státní příspěvkové organizace a státem zřizované subjekty - nejméně 300 mil. Kč Územní samosprávné celky, jejich příspěvkové organizace a jimi zřizované právnické osoby - nejméně 50 mil. Kč Lhůty pro doručení žádostí o účast a pro podání nabídek se u těchto zakázek prodlužují o polovinu. ( 39 odst. 4 ZVZ) Do hodnotící komise u těchto zakázek (realizovaných státem nebo jeho podřízenými organizacemi) bude povinně nalosována osoba z nově zavedeného seznamu hodnotitelů ( 74 odst. 6 ZVZ). (Pozn.: toto opatření platí až od 1.1.2014). Podmínkou zahájení zadávacího řízení je schválení odůvodnění veřejné zakázky příslušným orgánem (vláda, zastupitelstvo, zřizovatel). ( 156 ZVZ) resp. 1.1.2014 Zvýšení administrativní náročnosti u této kategorie zakázek a prodloužení délky zadávacího řízení (vzhledem k nutnosti zpracování odůvodnění, schvalovacím procedurám i prodloužení zákonných lhůt). Zadavatelé by měly veškeré nově zavedené povinnosti zapracovat do časového harmonogramu chystaného zadávacího řízení. Samotné zpracování odůvodnění a s ním spojená schvalovací procedura nebude v řadě případů znamenat zásadní změnu, neboť u zakázek tohoto rozsahu zadavatelé zpravidla i dnes nechají zpracovat ekonomické posouzení záměru, které je schvalováno příslušným orgánem. Zadavatelé na centrální úrovni by perspektivně (tj. od 1.1.2014) měli počítat s náročnější logistikou při obsazování hodnotících komisí u významných veřejných zakázek a měli by tento proces náležitě zohlednit v časovém harmonogramu zadávacího řízení.
Povinnost zrušit zadávací řízení v případě jediné nabídky ( 71 odst. 7 a 84 ZVZ) Zavádí se obecné pravidlo, že veřejnou zakázku nebude - až na výjimky - možné zadat v případě jediné nabídky. Zadavatel je povinen bezodkladně zrušit zadávací řízení, pokud obdržel pouze jednu nabídku nebo po posouzení kvalifikace a nabídek zbyla k hodnocení pouze jedna nabídka. ( 84 ZVZ) Pokud zadavatel obdrží ve lhůtě pro podání nabídek pouze jednu nabídku, obálka se neotevírá. ( 71 odst. 7 ZVZ) Novinky v postupu při otevírání obálek ( 71 ZVZ) Otevírání obálek musí být zahájeno ihned po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Při otevírání obálek se kromě nabídkových cen přítomným dodavatelům budou povinně sdělovat též informace o údajích z nabídek odpovídající číselně vyjádřitelným dílčím hodnotícím kritériím (délka záruční lhůty, doba plnění atd.). Zakázaná hodnotící kritéria ( 78 odst. 4 ZVZ) Dílčím hodnotícím kritériem již nebudou moci být smluvní podmínky, jejichž účelem je zajištění povinností dodavatele, nebo platební podmínky. U řady plnění, kde je na trhu objektivně úzký okruh dodavatelů, bude existovat značné riziko, že zadávací řízení bude muset být nakonec zrušeno. Tento stav přitom může nastat i opakovaně. Zadavatelé již nebudou moci hodnotit např. výši smluvních pokut nebo výši bankovních záruk za řádné plnění díla ------------------------ Ale zůstává stále 5 dní lhůta pro podání námitek proti zadávací dokumentaci V určitých případech může být zadavatel postaven do neřešitelné situace. Tam, kde na trhu objektivně existuje jediný dodavatel, je třeba pečlivě posoudit, zda není prostor pro použití jednacího řízení bez uveřejnění (to však lze použít jen za splnění poměrně striktních zákonných podmínek). Veškeré tyto situace je tedy třeba velmi pečlivě zvažovat s ohledem na specifika dané zakázky. Vymezení lhůty, v níž má proběhnout otevírání obálek ("ihned"), může přinést značnou nejistotu. Do vytvoření ustálené rozhodovací praxe lze doporučit provést otevírání obálek ještě v den, kdy skončí lhůta pro podání nabídek.
Zadavatelé by perspektivně měli počítat s náročnější logistikou při obsazování hodnotících komisí a měli by tento proces náležitě zohlednit v časovém harmonogramu zadávacího řízení. Jedná se o jedno z opatření podporující rozšíření elektronického zadávání - elektronickou aukci. Nové požadavky na složení hodnotící komise ( 74 ZVZ) Členem hodnotící komise u jakékoli nadlimitní veřejné zakázky bude muset být tzv. osoba se zvláštní způsobilostí a u nadlimitních veřejných zakázek na stavební práce rovněž osoba s odbornou způsobilostí podle zvláštního právního předpisu. ( 74 odst. 5 ZVZ) U významných veřejných zakázek zadávaných veřejným zadavatelem na centrální úrovni bude muset mít hodnotící komise nejméně 9 členů. Bude-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky, nejméně dvě třetiny členů hodnotící komise má mít příslušnou odbornost ve vztahu k předmětu veřejné zakázky. Do hodnotící komise navrhne příslušné ministerstvo dva členy a dva náhradníky ze seznamu hodnotitelů podle 74a ZVZ. Zadavatel z navržených osob vylosuje člena a náhradníka. Hodnotící komisi ustanoví vláda. ( 74 odst. 6 ZVZ) U zadavatelů, kteří často zadávají nadlimitní veřejné zakázky, může být vhodné určit více osob se zvláštní způsobilostí a tyto nechat absolvovat školící program MMR. Naopak podřízené organizace budou pravděpodobně využívat pro tento účel proškolené zaměstnance svých zřizovatelů. Povinnost použít při hodnocení elektronickou aukci Při zadání veřejné zakázky na dodávky zboží vymeze-ného prováděcím právním předpisem budou veřejní zadavatelé povinni použít elektronickou aukci. Patrně spotřební materiál
Uveřejňování smluv, konečné ceny a skutečný počet subdodavatelů ( 147a ZVZ) Veřejný zadavatel bude povinen uveřejňovat na svém profilu: 1. smlouvu uzavřenou na veřejnou zakázku včetně všech jejích změn a dodatků (nevztahuje se na VZMR do 500.000 Kč), 2. výši skutečně uhrazené ceny za plnění veřejné za-kázky (nevztahuje se na VZMR), Zvýšení transparentnosti a do značné míry i veřejného dohledu" nad zadáváním veřejných zakázek. Je otázkou, do jaké míry budou takto publikované informace dále využívány (např. ke stíhání neoprávněných víceprací atd.). 3. seznam subdodavatelů dodavatele veřejné zakázky Povinné předběžné oznámení nadlimitních a podlimitních veřejných zakázek ( 86 ZVZ) Veřejný zadavatel bude u všech zakázek (kromě zjednodušeného podlimitního řízení a jednacích řízení) povinně 30 dní předem odesílat k uveřejnění předběžné oznámení, které bude obsahovat i odůvodnění nutnosti realizace zakázky. ( 86 odst. 1 ZVZ) Eliminuje se možnost do poslední chvíle" utajených zadání, v nichž byl vzhledem k nedostatečně dlouhé lhůtě na přípravu nabídky schopen nabídku podat pouze předem určený uchazeč. Možnost zkracovat lhůty bude u veřejných zadavatelů výrazně redukována. ( 40 ZVZ)
Povinnost zveřejnit seznam subdodavatelů znamená další administrativní povinnost zadavatele v souvislosti s veřejnou zakázkou. Podklady pro zveřejnění (tedy seznam subdodavatelů včetně informací o akcionářské struktuře) je povinen vypracovat a předat zadavateli dodavatel. Rozkrývání majetkové struktury dodavatele a subdodavatelů ( 68,147a ZVZ) Požadavky týkající se statutárních orgánů a akcionářské struktury vypuštěny ze základních kvalifikačních předpokladů. ( 53 ZVZ) Součástí nabídky musí být seznam statutárních orgánů nebo členů statutárních orgánů, kteří v posledních 3 letech působili u zadavatele a aktuální seznam vlastníků akcií, jejichž souhrnná jmenovitá hodnota přesahuje 10 % základního kapitálu. ( 68 odst. 3 ZVZ) Vedle toho novela zavádí nově povinnost zadavatele zveřejňovat na svém profilu seznam subdodavatelů, kteří se reálně podíleli na plnění veřejné zakázky v rozsahu převyšujícím podíl stanovený v zákoně (10%, resp. 5% u významných veřejných zakázek). Má-li subdodavatel formu akciové společnosti, musí zadavateli přiložit seznam vlastníků akcií, jejichž souhrnná jmenovitá hodnota přesahuje 10 % základního kapitálu. ( 147a ZVZ) Zrušeni možnosti omezovat počet zájemců ( 61 a 66 ZVZ). Byla zrušena možnost omezovat počet zájemců ve vícekolových zadávacích řízeních (užším řízení, jednacím řízení s uveřejněním a soutěžním dialogu), a to jak na základě objektivních kritérií, tak i losováním. Prakticky pro ně tímto pozbude významu užší řízení. Nesplnění povinnosti dodavatele předložit seznam subdodavatelů zadavateli ke zveřejnění bude správním deliktem podle 120a ZVZ. Někteří zadavatelé mohou na tuto změnu reagovat tím, že budou přísněji nastavovat kvalifikační předpoklady. Tato cesta je však velmi problematická
Stanovení maximální hodnoty referenční stavby u stavebních prací ( 56 odst. 5 ZVZ) Zákon nově stanoví, že požadovaný rozsah stavebních prací nesmí u jednotlivé položky v seznamu staveb ních prací překračovat 50 % předpokládané hodnoty zakázky. Zákon zde stanoví maximální prahovou hodnotu referenční veřejné zakázky. Dává tím zadavatelům určité vodít ko pro adekvátní nastavení kvalifikace