Kontroly projektu Mgr. Milan Struna
Vymezení pojmu kontrola důležitá součást řídící práce činnost, při které se ověřuje, zda skutečný stav se rovná stavu žádoucímu a zda existují (a jak se naplňují) opatření k dosažení souladu mezi skutečným stavem a stavem žádoucím
Vymezení pojmu kontrola Pod pojmem kontrola projektů na místě je chápána kontrola v Metodice finančních toků a kontroly strukturálních fondů a Fondu Soudržnosti nazývaná kontrolou fyzické realizace projektů (tj. kontrola dle článku 13 nařízení Komise (ES) č. 1828/2006, zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů).
Účel kontrol Cílem kontrol projektů na místě dle článku 13 nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 je ověřit, že: uplatňované výdaje byly skutečně vynaloženy, produkty nebo služby byly dodány v souladu s rozhodnutím o poskytnutí dotace, žádosti příjemce o platbu jsou oprávněné, operace a výdaje jsou v souladu s vnitrostátními pravidly a pravidly Společenství, zahrnují postupy pro zamezení dvojímu financování výdajů z jiných režimů podpor Společenství nebo vnitrostátních režimů podpor a za jiná programová období.
Účel kontrol zjištění odchylek od žádoucího stavu náprava nedostatků odstranění příčin nedostatků prevence před vznikem nedostatků definování možných rizik
Legislativní rámec Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999
Druhy kontrol administrativní (dokladová) kontrola kontrola předložených dokumentů (Žádost o dotaci vč. příloh, MZ, ŽoP, a další) fyzická kontrola (kontrola na místě) kontrola fyzického stavu projektu a dokumentace s projektem související
Druhy kontrol předběžná (ex-ante) - před uzavřením Smlouvy o poskytnutí dotace průběžná (interim) - v období od uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace do konečného proplacení způsobilých výdajů následná (ex-post) po dobu udržitelnosti projektu, tj. 3 nebo 5 let od finančního ukončení projektu kontrola postupu zadávání veřejných zakázek
Druhy kontrol plánované kontroly plán kontrol (analýza rizik), harmonogram resp. finanční plán projektu neplánované (namátkové) kontroly na základě analýzy rizik a obdržených hlášení podezření na nesrovnalosti při realizaci konkrétního projektu, na základě aktuální potřeby (změny projektu, realizace VŘ) místní šetření - neformální zjištění současného stavu realizace projektu (bez účasti příjemce)
Předběžná kontrola (ex-ante) Administrativní kontrola ex-ante: realizace kontroly do 25 pracovních dnů od ukončení Výzvy k předkládání žádosti o dotaci kontrola přijatelnosti - kontrola souladu projektu se zaměřením daného OP, platnou legislativou a zaměřením oblastí podpory (na základě obecných a specifických kritérií přijatelnosti) kontrola formálních náležitostí kontrola úplnosti a správnosti předložené žádosti a povinných příloh.
Předběžná kontrola (ex-ante) Fyzická kontrola ex-ante: realizace kontroly zpravidla před schvalováním projektu k podpoře (doporučení / nedoporučení projektu ke schválení) vzorek projektů na základě analýzy rizik cílem ex-ante kontroly na místě je: získat informace o přípravě žadatele na realizaci projektu porovnat skutečný stav se stavem deklarovaným v žádosti ověřit, že žadatel splňuje definici žadatele pro dané opatření ověřit, že veškeré vstupy projektu a přípravné činnosti jsou prokazatelné a naplňují podmínky programu
Průběžná kontrola (interim) Druhy kontroly interim: administrativní kontrola / fyzická kontrola na místě se žádostí o platbu / bez žádosti o platbu finanční kontrola / kontrola fyzické realizace administrativní kontrola na základě předložených MZ, ŽoP, atp. kontrola na místě minimálně 1x za dobu realizace
Průběžná kontrola (interim) kontrola dodržování stanovených podmínek a postupů kontrola plnění smluvních podmínek příjemcem ověření, že jsou finanční prostředky použity k záměru specifikovanému projektem a Smlouvou ověření, že se v průběhu realizace neporušují pravidla pro poskytování finančních prostředků ze strukturálních fondů, kontrola hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti vynaložených výdajů, ověření, že jsou probíhající operace přizpůsobovány novým rizikům při případných změnách legislativních, provozních, personálních atd.
Následná kontrola (ex-post) cílem je prověřit, zda příjemce pomoci dodržuje závazky týkající se projektu (zejména zajištění udržitelnosti výstupů a výsledků projektu), vedení účetních dokladů a další závazky vyplývající ze smlouvy o poskytnutí dotace. administrativní kontrola na základě předložených MZ o zajištění udržitelnosti projektu, Oznámení o změně atp. po dobu udržitelnosti projektu kontrola na místě minimálně 1x za dobu udržitelnosti, další oprávněné subjekty kdykoli po dobu povinné archivace dokumentace projektu
Následná kontrola (ex-post) ověření, že výsledky a výstupy projektu jsou udržovány v nezměněném stavu a slouží stanoveným cílovým skupinám kontrola plnění smluvních podmínek příjemcem kontrola, že se v průběhu udržitelnosti neporušují pravidla pro poskytování finančních prostředků ze strukturálních fondů kontrola výpočtu příjmů projektu ověření, že jsou probíhající operace přizpůsobovány novým rizikům při případných změnách legislativních, provozních, personálních atd.
Místní šetření Realizováno v místě realizace projektu bez účasti příjemce Cílem je zjištění současného stavu realizace projektu Dokumentace: záznam z místního šetření fotodokumentace pořízená v místě šetření
Fyzická kontrola na místě Účastníci kontroly na místě: Kontrolovaná osoba práva / povinnosti Kontrolor (kontrolní skupina) práva / povinnost Fáze kontroly na místě: Zahájení kontroly Průběh kontroly Ukončení kontroly
Kontrolovaná osoba fyzická nebo právnická osoba, která je žadatelem, resp. příjemcem veřejné finanční podpory dodavatel fyzická nebo právnická osoba, která se podílela na dodávkách zboží nebo služeb hrazených z veřejných výdajů nebo veřejné finanční podpory
Práva kontrolované osoby požadovat na kontrolorovi (kontrolní skupině) předložení písemného pověření ke kontrole požadovat na kontrolorovi předání protokolu o kontrole protokolu z fyzické kontroly uplatňovat námitky proti protokolu o kontrole, včetně návrhu na doplnění kontrolních zjištění být informována o termínu konání kontroly
Práva kontrolované osoby vyžádat si náhradní termín pro fyzickou kontrolu požadovat od kontrolorů potvrzení o případném převzetí dokladů kontrolované osoby zaměstnanci kontrolované osoby nejsou povinni poskytnout součinnost v případech, kdy by poskytnutí mohlo způsobit trestní stíhání jim nebo osobám jim blízkým
Povinnosti kontrolované osoby vytvořit podmínky pro provedení kontroly, osobně se zúčastnit a zdržet se jednání a činností, které by mohly ohrozit její řádný průběh navrhnout nejbližší možný termín pro provedení kontroly v případě vyžádání náhradního termínu
Povinnosti kontrolované osoby před začátkem kontroly předložit doklad o identifikaci, že jde o žadatele/příjemce seznámit členy kontrolní skupiny s bezpečnostními předpisy, které se vztahují ke kontrolovaným objektům předložit kontrolní skupině na vyžádání dokumenty o kontrolách jak fyzických, tak finančních umožnit kontrolní skupině vstup na pozemek, do každé provozní budovy, místnosti a místa
Povinnosti kontrolované osoby předložit ve stanovených lhůtách vyžádané doklady a poskytnout informace k předmětu kontroly uchovávat originály dokumentace po dobu 10 let od finančního ukončení projektu a současně po dobu min. 3 let od ukončení programu poskytnout materiální a technické zabezpečení pro výkon kontroly přijmout ve stanovené lhůtě opatření k nápravě nedostatků zjištěných kontrolou (písemně informovat)
Kontrolor kontrolní skupina osoba/osoby provádějící kontrolu Složení kontrolní skupiny: vedoucí kontrolní skupiny řadový člen/řadoví členové kontrolní skupiny přizvané osoby (externí expert, přizvaný pracovník ÚRR)
Subjekty s právem kontroly projektu zaměstnanci nebo zmocněnci poskytovatele dotace Ministerstvo pro místní rozvoj ČR Ministerstvo financí ČR Auditní orgán Evropská komise Evropský účetní dvůr Nejvyšší kontrolní úřad další oprávněné orgány státní správy
Práva kontrolorů vstupovat na pozemky, do provozních budov, místností a míst mít přístup k účetním písemnostem, záznamům a informacím ve smyslu obecně závazných právních předpisů pro dosažení cíle kontroly požadovat předložení dokladů, vzorků, materiálů, technologií atp. ve stanovené lhůtě v odůvodněných případech zajišťovat originální doklady
Práva kontrolorů požadovat poskytnutí pravdivých a úplných informací o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech včetně vysvětlení příčin zjištěných nedostatků použít telekomunikační nebo jiná zařízení a služby kontrolované osoby v případech, kdy je jejich použití nezbytné pro řádné zabezpečení kontroly požadovat na kontrolované osobě a jejích zaměstnancích, aby se zdrželi činnosti, která by mohla ohrozit průběh kontroly požadovat, aby kontrolovaná osoba přijala opatření k nápravě zjištěných nedostatků a ve stanovené lhůtě podala písemnou zprávu o jejich odstranění
Zahájení kontroly oznámení o zahájení/konání fyzické kontroly, tj. datum, čas a místo konání - s předstihem písemně či telefonicky - nejpozději v den konání kontroly oficiální zahájení kontroly = předložení písemného pověření ke kontrole seznámení kontrolované osoby s právy a povinnostmi
Průběh kontroly kontrola dokumentace projektu (dokumentace VŘ) kontrola fyzického stavu projektu kontrola dodržování pravidel pro publicitu kontrola dodržování smluvních ujednání Kontrolní skupina si může vyžádat předložení výsledků předchozích kontrol, pokud se vztahují k předmětu kontroly, a to kdykoliv v průběhu kontroly.
Ukončení kontroly zpracování protokolu z fyzické kontroly nejpozději do 20 pracovních dnů od uskutečnění kontroly, 2 stejnopisy předání protokolu a seznámení kontrolované osoby s jeho obsahem kontrolovaná osoba stvrzuje podpisem lhůta pro podávání námitek proti závěrům kontroly min. 5 pracovních dnů od převzetí nestanoví-li kontrolní skupina lhůtu delší rozhodnutí o námitkách proti rozhodnutí se již nelze odvolat
Zjištění kontroly vyřazení projektu z administrace (pro ex-ante kontroly) nařízení opatření k odstranění nedostatků pozastavení proplácení prostředků dotace finanční korekce dotčených výdajů návrh na zahájení řízení o nesrovnalostech návrh na zahájení řízení o porušení rozpočtové kázně
Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly úzká spolupráce s pověřenými pracovníky ve všech fázích realizace projektu (změny, problémy, termíny) přehledné a důsledné vedení projektové dokumentace na jednom místě ošetření povinnosti archivovat dokumenty vnitřní archivační směrnicí zohledňující podmínky programu pořizování zápisů jednání projektového týmu, uchovávání korespondence, včetně elektronické uchovávání originálů všech dokumentů souvisejících s realizací projektu (vč. MZ, ŽoP atd.)
Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly kvalitní práce projektového týmu monitoring naplňování závazných podmínek smlouvy o dotaci (platí i pro období udržitelnosti projektu) nastavení základních procesů projektového řízení v organizaci, včetně kompetencí a zodpovědností jednotlivých členů PT, eskalace rozhodovacích procesů atp. kvalitní práce technického dozoru, tj. ověření, že fakturované položky odpovídají svým množstvím a kvalitou uskutečněným dodávkám
Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly pečlivá kontrola plnění smluvních podmínek dodavatelem - při převzetí díla/dodávky důsledné dodržování oznamovací povinnosti vůči poskytovateli dotace pečlivé dodržování všech pravidel upravujících zadávání veřejných zakázek ukotvení povinné součinnosti při kontrolách ve všech smlouvách s dodavateli/partnery důsledné dodržování pravidel pro publicitu projektu
Děkuji za pozornost.
Nejčastější pochybení při realizaci zadávacích řízení (auditní zjištění související s aplikací pravidel pro zadávání veřejných zakázek) Ing. Karolína Vlašánková
Zjištění (podle kategorií)
Výběr dodavatele bez VŘ riziko v přípravné fázi projektu (před vydáním rozhodnutí) u zakázek malého rozsahu nutno postupovat podle vnitřní směrnice zadavatele nebo podle podmínek programu min. požadavky: cenový průzkum nebo poptávka alespoň 3 dodavatelů
Účelové dělení zakázek ( 13 odst. 3) Úřad: zadáním jedné veřejné zakázky, nutno rozumět i souhrn jednotlivých zadání relativně samostatných plnění, týkají-li se plnění spolu úzce souvisejících zejména z hledisek místních, urbanistických, funkčních, časových nebo technologických Soudní dvůr EU: pokud jednotlivé části mají totožnou ekonomickou a technickou funkci (směřují ke stejnému výsledku), nemůže být taková činnost rozdělena
Účelové dělení zakázek ( 13 odst. 3) Lze realizovat jednu zakázku s podáváním nabídek na její části Zakázku lze rozdělit, ale je nutno postupovat v přísnějším režimu Úřad může kontrolovat i VZMR
Chyby ve vztahu k předmětu plnění Nerozdělení předmětu VZ na části, ačkoliv to povaha předmětu připouští ( 98) Požadavek na plnění, která spolu vzájemně nesouvisí = diskriminace Rozdělení zakázky větší počet uchazečů
Diskriminační nastavení předmětu zakázky uvedení názvů konkrétních značek produktů příznačných pro jednoho dodavatele (nákup automobilů Škoda, počítače IBM atd.) 2 výjimky: odůvodněno předmětem zakázky (např. kompatibilita se stávajícím IS) popis předmětu by nebyl dostatečně srozumitelný praxe: používání technické specifikace odpovídající pouze jedné značce; uvedení konkrétní značky s připuštěním kvalitativně obdobného řešení (musí být odůvodněno, nikoliv u běžných předmětů typu barva Primalex)
Hodnotící x kvalifikační kritéria Slučování kvalifikace a hodnocení nabídek - 50 odst. 4 Nutno rozlišit vlastnosti plnění x vlastnosti uchazeče Nezákonně stanovená HK např.: kvalita realizačního týmu, reference, výše sjednaného pojištění
Hodnotící kritéria..příklad z praxe: Kritérium č. 1: Celková výše nabídkové ceny bez DPH: váha 55 % Kritérium č. 2: Výhodnost předloženého návrhu smlouvy : váha 40 % Termín plnění předmětu veřejné zakázky stanovený v týdnech Způsob vyřízení reklamace zhotovitelem Výše smluvních pokut dle čl. XVII Obchodních podmínek zadavatele Kritérium č. 3: Plán organizace postupu provádění předmětu veřejné zakázky: váha 5 % Identifikace rizik a návrh opatření k jejich eliminaci (systém kontroly provádění díla) Bezpečnostní opatření, ochrana životního prostředí, zásady řešení zařízení staveniště Odpovědnost za škodu
Hodnotící kritéria..shrnutí: Preference zadavatele váhy (pořadí) u dílčích kritérií i subkritérií Metodika hodnocení způsob přidělování bodů Specifikovat, co přesně se bude hodnotit (kvalita?) Stanovit stropy hodnot a nejvýhodnější řešení! Novela dílčím hodnotícím kritériem nemohou být smluvní nebo platební podmínky (např. smluvní pokuta)
Nedodržení lhůty pro předkládání nabídek EK důraz na uveřejnění Korekce až 25 % Novela ZVZ 16a významná veřejná zakázka prodloužení lhůt o polovinu (pouze veřejný zadavatel)
Nevyloučení uchazeče za nesplnění požadované kvalifikace Formální chyby v čestných prohlášeních Nedoložení pojistné smlouvy, ale jen ČP nebo certifikátu Předložení nepodepsaného návrhu smlouvy Možnost dodatečného vyžádání dokladů nutno zachovat zásadu nediskriminace
Vyloučení uchazeče kvůli nesplnění formálních požadavků na nabídku 44 odst. 3 písm. j jiné požadavky na plnění veřejné zakázky barva papíru, číslování stránek, způsob vazby = pouze doporučující požadavky, při jejichž nesplnění nelze uchazeče vyřadit formální požadavky nevypovídají o kvalitě nabízeného plnění
Netransparentnost při hodnocení jednotlivých nabídek Přiřazení počtu bodů nabídkám bez podrobnějšího odůvodnění, není zřejmé v čem je vítězná nabídka lepší než ty ostatní netransparentní hodnocení Hodnocení je klíčovou fází v celém procesu, proto musí být provedeno objektivně a transparentně Prevence: důkladně specifikovat a vymezit hodnotící kritéria a také jejich váhy již v zadávacích podmínkách
Vícepráce, dodatky k SoD ( 23, odst. 7) Vícepráce jsou pro zadavatele běžné, je s nimi dopředu kalkulováno, berou je jako něco zcela normálního Myšlenka, že vícepráce by měly být pouze jako nezbytné práce k dokončení díla za předpokladu, že je zadavatel nemohl předvídat, je zcela cizí
Soutěž o návrh x JŘBU 23 odst. 4) VZ může být splněna z technických či uměleckých důvodů, z důvodu ochrany výhradních práv ( ) pouze určitým dodavatelem např. dopracování určitého návrhu, realizace uměl. díla pokud plnění může provést širší okruh dodavatelů nelze zadat v JŘBU
Ztracená dokumentace k ZŘ Riziko při personálních změnách nenastaveném VKS (u soukr. subjektů) Archivovat veškerou dokumentaci 10 let (nebo podle podmínek programu) Korekce až 100 %
Další možná pochybení předčasné uzavření smlouvy uzavření odlišné smlouvy od zadávacího řízení absence zveřejnění nedostatečné zveřejnění nezodpovězení dodatečných informací podstatná změna předmětu veřejné zakázky na základě dodatečných informací
Metodika ZVZ 137/2006 Sb., novela č. 55/2012 Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách v programovém období 2007-2013: sjednocení postupů po dlouhých diskusích, vydal NOK MMR, UV 48/2009 Rozhodnutí o poskytnutí dotace; podmínky (PPŽ/P atd.) POKYNY KE STANOVENÍ FINANČNÍCH OPRAV COCOF 07/0037/03-CS POZOR: ÚOHS není součástí implementační struktury OP závěry se mohou lišit od pohledu EK
POKYNY KE STANOVENÍ FINANČNÍCH OPRAV COCOF 07/0037/03-CS nedodržení postupů zveřejňování (25-100%), zakázky přidělené bez veřejné soutěže při neexistenci krajní naléhavosti způsobené nepředvídatelnými událostmi nebo v případě dodatečných prací, služeb či dodávek při neexistenci nepředvídané okolnosti (100%) dodatečné stavební práce nebo služby překračující mezní hodnoty stanovené směrnicemi, provedené za nepředvídaných okolností (100% částky překračující 50% hodnoty původní zakázky) neuvedení všech kritérií pro ověření vhodnosti a výběr účastníků a udělení zakázky v zadávací dokumentaci nebo v oznámení o zakázce (5-25%) použití nezákonných kritérií pro udělení zakázky (5-25%) nezákonná kritéria pro ověření vhodnosti a výběr účastníků a/nebo udělení zakázky stanovená během výběrového řízení (25-100%) nedostatečná nebo diskriminační definice předmětu zakázky (5-25%) vyjednávání během výběrového řízení (5-25%) snížení hmotného předmětu zakázky (25%) nesprávné použití některých méně podstatných ustanovení (2-5%)
Děkuji za pozornost.
Dotazy Případně písemně na seminare@mmr.cz http://www.strukturalni-fondy.cz/jak-na-fondy