DOKUMENTAČNÍ PROCES Šetření Vyhledávání Aktualizace Zpracování Průběžná kontrola Předávání Šetření informačních potřeb: viz předchozí modul Vyhledávání informací: Je třeba využívat více zdrojů: Internet Tištěné publikace Média Firemní materiály Prezentace Osobní kontakt (i přes telefon, e-mail) Osobní zkušenost Pracovníci ostatních ICM Relevantnost zdroje:
a) Pokud se jedná o instituci, která je sama prazdrojem (například ministerstvo, které vydalo zákon, organizace, která pořádá akci nebo agentura, která nabízí nějaký program) pak je zdroj zpravidla relevantní. b) Pokud nenalezneme prazdroj, je třeba si informaci ověřit i z jiného zdroje (informuje o konání akce i někdo jiný?.) Výhody a nevýhody jednotlivých zdrojů: Internet: - rychlost - snadno i zahraniční zdroje - neznámý autor - velký pohyb na stránkách.... Tištěné publikace: - jsou při ruce - známý autor - nemusí být vždy aktuální - těžko se shání.... Média: - široký rozsah informací - dostupné - mohou být zaujaté - vyjadřují se hlouběji jen k určitým tématům.... Firemní materiály - levné - často k nám přijdou samy - pouze jednostranný zdroj - nic špatného se z nich člověk nedozví... Prezentace: - většinou možnost osobního kontaktu - časově náročné
- prostor na otázky - není to pravidelný zdroj..... Osobní kontakt: - prostor na otázky - možnost domluvy na pravidelném zasílání informací - časově náročné - správní lidé nemusí být k nalezení.... Osobní zkušenost: - lepší a hlubší zpracování problematiky - předem navázané kontakty - můžete být zaujatí - nemusíte mít už aktuální informace.... Pracovníci ostatních ICM: - někdo za vás už práci udělal - může jít pouze o regionální informace - vzájemná informovanost o aktuálním dění - stejně budete muset změnit styl, formu atd...... Každý způsob má své výhody i nevýhody. Vždy je lepší ověřit si informaci z více zdrojů. Už při hledání si dávat pozor na aktuálnost informace. Bylo by zbytečné dát si práci se zpracováváním něčeho, co již dávno neplatí.
I samotné zpracovávání informace se řídí určitými pravidly. Méně je někdy více. Záleží na způsobu předávání (o tom v další sekci). Je rozdíl mezi webovou stránkou, publikací, plakátem, nástěnkou či ústním podáním. U prvních dvou jmenovaných způsobů je nutné především dodržovat pravidlo citací. Pokud citujeme z internetu: Je nutné (viz autorský zákon) uvést jméno autora (pokud je známé), název článku a adresu odkazu. O tyto údaje se nemusíte starat, pokud přebíráte denní zprávu, kontaktní údaje, pozvánku atp. Při tvorbě nějakých delších a souvislejších textů kde v podstatě přebíráte celé dlouhé úseky textu je potřeba uvést zdroj a řídit se základními pravidly. Oficiální způsob citace z www stránek: Příjmení, jméno autora stránky. Název stránky [online]. Datum publikování, Datum poslední revize [citováno dne]. <URL adresa stránky> 1 Pokud citujeme z tištěných materiálů: Musíte uvádět autora, název publikace (nebo tiskovin). Mimo textu denní zprávy a pokud přejímáte údaje (adresy, kontakty atd.). Oficiální způsob citace z monografie: Příjmení, Jméno autora. Název díla: podnázev díla. Označené vydání. Rok vydání, Standardní číslo 2 Podobně se uvádí i citace z firemní literatury (katalogy atd.) zde bude většinou chybět jméno autora a standardní číslo. Protože nebudete tvořit žádnou vědeckou práci, odborný text atp., nemusíte se nutně držet oficiálních citací. V případě použití na stránkách ICM je nutné napsat vždy zdroj, datum, kdy byl článek vytvořen případně ve kterém roce publikace vyšla (a tím pádem kdy byl uvedený on-line zdroj aktuální) a jméno autora. Pokud přejmete celý text, pak píšete autora článku a sami sebe jako zpracoval: vaše jméno nebo vytvořil: vaše jméno. Pokud vytvoříte vlastní článek, za použití uvedeného zdroje (zdrojů), pod článek se podepíšete sami. Zdroj: internet Setkáte se i s takto uvedeným zdrojem. Problém internetu je, že je to živý organizmus, kde se stránky různě mění, ztrácí a vznikají. Proto někteří autoři článků na webu uvádí pouze tento zdroj. Mělo by platit pravidlo, že pokud vycházíte z jednoho (či více) konkrétních článků, uvedete jejich adresu. Jestliže je příliš dlouhá, uvedete alespoň hlavní doménu. Jiná je situace, pokud sami vyhledáváte a dáváte dohromady například adresáře organizací. Tam lze uvést jako zdroj např. internetové stránky organizací, případně i zdroj: internet. Ať už použijete celý článek (vložil), nebo text upravíte (upravil, zpracoval), nebo celý článek vytvoříte (zpracoval, vytvořil ) všude MUSÍ být uvedeno: 1 Datum poslední revize a citováno dne není nutný údaj. 2 Standardní číslo začíná ISBN. Uvedené údaje jsou povinné. Mimo tyto lze uvádět i např. místo vydání, jméno nakladatele atd.
vaše jméno kdo za text odpovídá, kdy byl článek vytvořen, kde jste čerpali informace kdy byl text aktualizován Předávání informace: Viz další modul Průběžná kontrola: Zpracované informace je třeba pravidelně kontrolovat především klouzavé údaje a kontakty. Je dobré mít vytvořený roční plán co, kdy, kde. (viz další modul). Klouzavé údaje otevírací hodiny, adresy, telefony, ceny, data zahájení akcí atp. Bohužel mnohé organizace se různě stěhují, přesouvají, mění telefony a v horším případě úplně zanikají. Pokud to není nezbytně nutné, vyhněte se často se měnícím údajům. (AIDS-HIV například je celkem stálá konstanta, ordinační hodiny pro testování se ale mění každou chvíli když víte, kde najdete aktuální provozní dobu, nemusíte mít všude uvedené přesné hodiny.) Informace, které se mění každoročně, hlídejte ve správný čas. (Např. hudební festivaly bývají každý rok zhruba ve stejnou dobu, ale přesné datum se přece jen liší. Je třeba být včas připraven a aktualizovat datum konání včas.) Aktualizace: Nestačí jen zjistit, že se něco změnilo. Je třeba informaci i aktualizovat. A to všude. Jak na webových stránkách, tak v šanonech. Hlavně však si ji musíte zapamatovat vy. Problém u aktualizace je s tištěnými materiály (šanon opravíte, ale vydání publikace či tisk plakátů znovu platit nebudete). Proto předem rozmýšlejte, co necháte vytisknout. Opět se snažte vyhnout těmto proměnným. (Pokud například víte, že nějaká organizace mívá uzávěrky v březnu, tenhle údaj bude dostatečný. Není nutné psát, že přijímají přihlášky 15. března, když se toto datum může každým rokem změnit.) O aktuálnosti informace musí vědět především klienti. Proto každý, i již vytvořený dokument, musí být označen datem aktualizace. Pokud při průběžné kontrole aktuálnosti informací zjistíte, že všechno (v šanonu i na webu) je stále aktuální, stejně přidejte k původnímu datu zpracování údaj o aktualizaci. (U šanonů můžete šetřit papírem a předem s aktualizací počítat.) Udělejte si na konci dokumentu kolonky, do kterých zapíšete např: Aktualizováno: 15.3.2008, a vaše jméno. Případně můžete aktualizovat celý šanon. Hned na začátek pak vložte informaci o aktualizaci celého šanonu. Šetření informačních potřeb: Kruh se uzavírá. Může se stát, že objevíte pro vás zajímavé téma, které chcete pro klienty zpracovat. Při aktualizaci informací, při běžném monitoringu toho co se děje, při běžné práci s klienty zjistíte, že některé informace vám chybí. Abyste se vyhnuli zbytečné práci, nejprve si zjistěte, zda o tyto informace klienti budou vůbec stát. Zdroj: BOLDIŠ, Petr. Bibliografické citace dokumentu podle CSN ISO 690 a CSN ISO 690-2: Část 2 Modely a příklady citací u jednotlivých typu dokumentu., poslední aktualizace 11. 11. 2004. URL: <http://www.boldis.cz/citace/citace2.pdf>, [cit. 15.3.2008]
Pro školení "Minimum pro pracovníky ICM" - Káraný 2008 zpracovala Julie Čákiová, Informační centrum pro mládež NIDM MŠMT, v březnu 2008