Sdružení rodičů Gymnázia v Olomouci - Hejčíně Sídlo: Olomouc, Hejčín, Tomkova 314/45, PSČ 779 00, Česká republika IČ: 689 18 992 INFORMACE SDRUŽENÍ RODIČŮ GH K MATURITNÍM PLESŮM (revize 02 / 7. listopad 2013) Organizátor Sdružením rodičů Gymnázia v Olomouci - Hejčíně Termíny plesů pátek 21. 2. 2014 pro maturitní třídy 4.A, 4.B a 4.C sobota 22. 2. 2014 pro maturitní třídy 8.A8, 8.B8, 6.A6 a 6.B6 Přesné časové údaje v jednotlivých dnech budou upřesněny později. Místo konání Clarion Congress Hotel Olomouc**** bližší informaci viz www.clarioncongresshotelolomouc.com Ceny vstupenek zřizovatel (max. 8 ks celkem) ředitel + tř. profesor + partner tř. profesora nebo ředitele (vždy max. 1+1 ks) student maturitního ročníku GH "netřídní" profesor + partner "netřídního" profesora (vždy max. 1+1 ks) volný prodej volný prodej na místě 0,00 CZK 0,00 CZK 50,00 CZK 100,00 CZK 350,00 CZK 350,00 CZK Distribuce vstupenek Do 6. 12. 2013 předají maturanti prof. Bartoňkové prostřednictvím třídních profesorů předpokládaný počet vstupenek, které třída odebere, ideálně jmenný seznamy s uvedením počtů. Výrazně to zjednoduší plánování přidělení stolů a z pohledu účastníků plesu optimalizuje rozdělení míst v sále. Podrobnější informace o době a místě prodeje vstupenek budou upřesněny později. Příspěvek SRGH Sdružením rodičů GH ve svém rozpočtu na školní rok 2013/2014 vyhradilo finanční prostředky, kterými podpoří maturitní ples. Jedná se o: (i.) příspěvek na nákup květin ve výši 50,00 CZK.student -1, (ii.) příspěvek na úhradu dalších nákladů spojených s plesem (služby fotografa, stužky, šerpy, tiskové práce, datové nosiče, atp.) ve výši 3 000,00 CZK.třída -1, (iii.) tombola (viz dále) Příspěvek dle (i.) bude odečten z ceny květin. Příspěvky dle (ii.) budou vypláceny v hotovosti proti předložení účetních dokladů. Doklady lze průběžně předávat p. Kateřině Pavlitové, kancelář správy majetku GH, tel. +420 585 711 104. Po kontrole dokladů v SRGH budou peníze během 3-5 dnů k dispozici pro vyplacení. Příspěvek dle (ii.) je možné začít čerpat již nyní až do 30. 6. 2014. V případě nevyčerpání příspěvků do 30. 6. 2014 ztrácí studenti, resp. třídy nárok na jejich vyplacení.
Potenciální sponzoring vstupenek V případě, že si studenti zajistí již dříve avizovaný sponzoring vstupenek, bude se slevňovat vždy 1. vstupenka zakoupená za plnou cenu, ev. 2. či další vstupenka v případě dostatku donorských prostředků. Slevňovat se bude podle požadavků donátora, vždy plošně ve vztahu k jednotlivé třídě a/nebo k jednotlivému plesu a/nebo k oběma plesům současně. Sponzoring vstupenek musí být předem projednán s hospodářem SRGH (kontakt viz níže) a smluvně i věcně realizován nejpozději tři dny před zahájením prodeje vstupenek. Příklad I.: Donátor věnuje 15.000,00 CZK určené pouze pro třídu 4.A, tj. např. pro 30 studentů => dotace na studenta činí 500,00 CZK. V tom případě si pouze studenti 4.A kupují vstupenky takto: (i.) vstupenka pro maturanta za 50,00 CZK, (ii.) 1. vstupenka ve volném prodeji za 0,00 CZK, (iii.) 2. vstupenka ve volném prodeji za 200,00 CZK, (iv.) 3. a další vstupenka ve volném prodeji za 350,00 CZK. Příklad II.: Donátor věnuje 50.000,00 CZK určené pro všechny tříd, tj. např. pro 200 studentů => dotace na studenta činí 250,00 CZK. V tom případě si všichni studenti kupují vstupenky takto: (i.) vstupenka pro maturanta za 50,00 CZK, (ii.) 1. vstupenka ve volném prodeji za 100,00 CZK, (iii.) 2. a další vstupenka ve volném prodeji za 350,00 CZK. Hudební produkce Studenti mají možnost si zvolit hudební těleso, které bude na jednotlivých plesech hrát. Současně si SRGH - po loňských špatných zkušenostech s kapelou Prorock z Blanska - vyhrazuje v této věci právo veta a ev. vlastní výběr. Jasně specifikované a předjednané požadavky na hudbu (tj. min. v rozsahu kontaktní osoba - telefon, email, předběžná cena, další podmínky a požadavky, repertoárový list) sdělí závazně zástupci jednotlivých třídy (po dohodě pouze 1x za každý ples) nejpozději do pátku 6. prosince 2013 p. Tomáši Látalovi emailem na adresu tomas.latal@trios.cz. V opačném případě končí možnost vlastního výběru hudebního tělesa a výběr provede bez možnosti korekce SRGH. Květiny Květiny pro oba plesy obstará p. Jiří Slimařík (rodič studenta IV.A), profesionál v oboru. Zajistí dodání a distribuci jak květin pro maturanty během stužkování, tak kytice pro profesory dle požadavků tříd. Požadavky na typ květiny pro stužkování, počet květin, a počet kytic pro profesory sdělí závazně zástupci jednotlivých třídy nejpozději do pátku 20. prosince 2013 p. Jiřímu Slimaříkovi emailem na adresu jiri.slimarik@volny.cz. V opačném případě nebudou květiny prostřednictvím SRGH zajišťovány. -2-
Fotografování Fotografa si dle svého uvážení zajistí studenti ve vlastní režii. Místo k fotografování bude v plesových prostorách vyhrazeno. Vzhledem k proceduře stužkování (viz dále) je doporučeno zajistit dostatečný počet fotografů. Tombola SRGH nabízí studentům možnost, že během plesů bude organizovat tombolu. Část výtěžku (50 %) by byla určena SRGH, část (50 %) přímo jednotlivým třídám. Dvě nepodkročitelné podmínky konání tomboly: (i.) závazek jednotlivých tříd, že si ve vlastní režii (sami, najmutý prodejce, atp.) budou prodávat losy do tomboly, a (ii.) studenti ve vlastní režii zajistí věcné ceny na (svůj) ples. Požadavek na konání tomboly sdělí závazně zástupci jednotlivých třídy (po dohodě pouze 1x za každý ples) nejpozději do pátku 6. prosince 2013 p. Tomáši Látalovi emailem na adresu tomas.latal@trios.cz. V opačném případě končí možnost organizace tomboly a SRGH tombolu organizovat nebude. Moderování plesů Jasně specifikované a předjednané návrhy na moderátory plesů (tj. min. v rozsahu kontaktní osoba - telefon, email, další podmínky a požadavky) sdělí závazně zástupci jednotlivých třídy (po dohodě pouze 1x za každý ples) nejpozději do pátku 20. prosince 2013 p. Tomáši Látalovi emailem na adresu tomas.latal@trios.cz. Procedura stužkování Na základě předběžné dohody proběhne stužkování tak, že nejprve postupně proběhnou společná představení jednotlivých tříd (3x, resp. 4x 15 minut max.), následně proběhne současné předání stužek/šerp vždy "v kruzích" jednotlivých tříd. Stužkují vždy tř. profesor s asistentem, ev. doplněno o focení. Tímto aranžmá sledujeme především: (i.) (ii.) přidělení dostatečného prostoru pro prezentaci jednotlivých tříd a studentů, optimalizaci délky stužkovací procedury vzhledem k celkové délce a programu plesu. V rámci společných "třídních představení" je možné libovolně využít audio- a videotechniku, která bude k dispozici. Sál hotelu Clarion Congress Hotel Olomouc nabízí vynikající možnosti především ozvučení, světel, promítaní videa z nejrůznějších zdrojů (PC/notebook, USB, CD, DVD,...) a v téměř libovolně variantních formátech. Po dohodě jednotlivých tříd lze využít audio- a videotechniku rovněž během vlastního společného stužkování. Předtančení Předtančení bude organizovat p. Mgr. Jana Pazderová. Podrobnější informace o předtančení nebudou k dispozici. Sázíme na osvědčenou jistou a věříme jí! -3-
Ukázky společenských tanců Ukázky společenských tanců bude organizovat p. Mgr. Jana Pazderová. Ve věci podrobnějších informací platí totež co pro předtančení. Doprovodný program Jasně specifikované a předjednané návrhy na doprovodný program (tj. min. v rozsahu kontaktní osoba - telefon, email, další podmínky a požadavky) sdělí závazně zástupci jednotlivých třídy (po dohodě pouze 1x za každý ples) nejpozději do pátku 20. prosince 2013 p. Tomáši Látalovi emailem na adresu tomas.latal@trios.cz. V opačném případě končí možnost vlastního výběru doprovodného programu a tento nebude realizován. V této souvislosti upozorňujeme, že v případě hudební produkce (živá alternativní kapela, reprodukovaná hudba, atp.) nebo jiné produkce podléhající odvodům autorských poplatků je povinností pořadatele (SRGH) na základě licenční smlouvy uhradit autorský poplatek Ochrannému svazu autorskému pro práva k dílům hudebním nebo jiné organizaci zastupující autory. Vzhledem k rozsahu plesu a předpokládanému počtu osob může být takový poplatek ve výši cca 10 000,00 až 20 000,00 CZK (v závislosti na typu produkce). S takovým poplatkem rozpočet plesu nepočítá. Souhlas SRGH k takové produkci by byl možný pouze v případě, že by tento odvod byl SRGH refundován! Záležitosti s tím spojené prosím předem konzultujte se SRGH, následně budou vzájemně odsouhlaseny tak, aby se sladily poždavky studentů a pohled SRGH. Texty na stužkách, ev. šerpách S respektem k rozhodnutí jednotlivých tříd se doporučuje studentům konzultovat texty, které budou uváděné na stužkách, ev. šerpách s třídním profesorem. Výrobu stužek, ev. šerp si zajistí studenti ve vlastní režii. Zázemí pro studenty mimo hlavní sál Jednotlivé třídy budou mít k dispozici salonky rozmístěné okolo hlavního sálu. Salonky budou k dispozici po celou dobu konání plesu. Pro salonky platí stejný režim jako pro ostatní plesové místnosti (viz Důležité upozornění). Vstupy S vědomím omezit rizika spojená se vstupem nežádoucích osob, s falšováním vstupenek/návratek a s vizí zajistit klidný průběh plesu bude vstup na ples pouze jednorázový a bez možnosti návratu do plesových prostor po jejich opuštění. Prostory v hotelu skýtají dostatečné zázemí pro všechny aktivity spojené s plesem. Tato skutečnost bude uvedena na vstupenkách a opakovaně o ní budou účastníci plesu informováni. SRGH apeluje, aby tato skutečnost byla respektována a opakovaný vstup do plesových prostor nebyl po organizátorech požadován. Prostor pro kuřáky Součástí plesového prostoru je dostatečně prostorná venkovní terasa vyhrazená pro kuřáky. -4-
Důležitá upozornění Platí důsledný zákaz vnášení vlastního občerstvení (jídlo, alkoholické i nealkoholické nápoje) do plesových prostor. V případě zjištění tohoto jevu si SRGH vyhrazuje právo bez náhrady ukončit účast na plese každému, kdo tento zákaz poruší nebo se o to bude pokoušet. SRGH neručí za věci odložené mimo vyznačenou a hlídanou šatnu. Zveřejňování informací k plesům Revize tohoto dokumentu, stejně jako další informace k plesu budou zveřejňovány na webu www.gytool.cz v sekci "Samosprávné orgány" => "Sdružení rodičů". Kontakty na organizátory Markéta Kolesárová +420 603 575 528 ucetniporadce@seznam.cz Tomáš Látal +420 602 566 764 tomas.latal@trios.cz Jana Bartoňková +420 585 711 122 bartonkova@gytool.cz Jana Pazderová +420 585 711 143 pazderova@gytool.cz -5-