Ref. Ares(2014)2106736-26/06/2014 PŘÍLOHA I K VÝZVĚ K PODÁVÁNÍ NABÍDEK

Ref. Ares(2014)2106736-26/06/2014 PŘÍLOHA I K VÝZVĚ K PODÁVÁNÍ NABÍDEK ZADÁVACÍ PODMÍNKY Pronájem skladových prostor zajištění logistických služeb NABÍDKOVÉ ŘÍZENÍ PRA-6/2014

Obsah 1. Název nabídkového řízení...3 2. Cíl a souvislosti...3 3. Předmět zakázky...3 3.1. Požadované služby...3 3.2. Zprávy...4 4. Rozsah zakázky...4 5. Smluvní rámec...4 6. Podávání nabídek...5 7. Technická nabídka...5 8. Finanční nabídka...5 9. Kritéria pro vyloučení...6 9.1. Čestné prohlášení a důkazy...6 9.2. Nabídky předložené konsorcii nabídky se subdodavateli.6 10. Kritéria pro výběr...7 10.1. Způsobilost uchazeče...7 10.2. Další požadavky na společné nabídky...8 10.3. Další požadavky na nabídky se subdodávkami...8 11. Kritéria pro zadání zakázky...9 11.1. Technické hodnocení...9 11.2. Finanční hodnocení...9 11.3. Zadání zakázky...10 2

1. NÁZEV NABÍDKOVÉHO ŘÍZENÍ Pronájem skladových prostor zajištění logistických služeb. 2. CÍL A SOUVISLOSTI Zadavatelem této zakázky je Zastoupení Evropské komise v České republice, dále jen Zastoupení EK (ZEK). Zastoupení EK působí jako oficiální zástupce Evropské komise v České republice jakožto členském státě Evropské unie, dále jen EU, a slouží zájmům této instituce jako celku. Jedním z poslání Zastoupení Evropské komise v České republice je informovat českou veřejnost o roli a činnosti Evropské unie včetně historie evropské integrace, evropských politikách a institucích. V rámci těchto aktivit je distribuce informačních materiálů o Evropské unii jednou z činností, které Zastoupení Evropské komise v ČR zajišťuje. Jedná se o informační materiály EU, nejčastěji publikace Evropské komise, respektive Zastoupení Evropské komise v ČR. 3. PŘEDMĚT ZAKÁZKY Logistické služby budou zahrnovat zajištění uskladnění materiálu a manipulace se zásilkami. 3.1. Požadované služby Materiálem rozumějte informační materiál, jako například tištěné publikace, letáky či propagační předměty, apod. Manipulace se zásilkami zahrnuje nakládku, kontrolu zboží a potvrzení dokumentace, vykládku a další služby podobného charakteru (všechny musí být zahrnuty v cenové nabídce). Helpdesk: Pro zajištění hladké komunikace mezi zadavatelem zakázky a úspěšným dodavatelem služeb je ze strany dodavatele nutné, aby po celou dobu trvání zakázky byla zajištěna kontaktní osoba. Výhodou je kontaktní osoba hovořící česky, eventuálně anglicky. Tato osoba bude zadavateli zakázky k dispozici během obvyklých pracovních hodin a bude schopna do 24 hodin navrhnout řešení případného problému. K zastižení musí být alespoň jedna osoba z nejvýše tří kontaktních osob pověřených péčí o tuto zakázku. Technické požadavky: Dodavatel musí disponovat temperovanými skladovými prostory, které umožní snadný přístup vozu (dodávky nebo kamionu) a přijmutí až pěti euro palet o celkové hmotnosti cca 1000 kg v jedné zásilce. Výhodou je sklad, který je umístěn v blízkosti hlavní komunikace (dálnice). 3

Nabídka musí rovněž zahrnovat pracovní dobu skladu a certifikaci managementu kvality. Kromě externího skladování publikací a propagačních materiálů Evropské komise se bude také dodavatel ad hoc podílet na logistickém zabezpečení prezentačních a propagačních akcí a veletrhů spolupořádaných v České republice Evropskou komisí. V této souvislosti může být požadována manipulace se zásilkami a přeprava na místo určení. Tato přeprava bude poté účtována zvlášť. Konkrétně bude dodavatel zodpovědný za: Uskladnění informačního a propagačního materiálu na paletách Příjem: vykládku materiálu z auta, zanesení zásilky do informačního systému, dokladovou kontrolu, potvrzení dokumentace Výdej: příjem a zpracování objednávek, přípravu přepravní dokumentace, zanesení zásilky do informačního systému Zajištění/fixace palet Složení/naložení palety nebo celé zásilky Přípravu a přeskládání palety nebo zásilky Zasílání zpráv o stavu zásob buď elektronicky nebo poštou 1x měsíčně nebo na vyžádání zadavatele do 24 hodin Ad hoc dopravu po České republice 3.2. Zprávy Společně s měsíční fakturou předloží dodavatel zprávu o stavu zásob ve skladových prostorách. Náklady vzniklé v souvislosti s vypracováním zpráv musí být zahrnuty v celkové ceně. 4. ROZSAH ZAKÁZKY Zakázka bude realizována ve skladových prostorách dodavatele. Poskytování služeb začne dnem 1. 9. 2014. Smlouvu na poskytování služeb lze prodloužit maximálně čtyřikrát, pokaždé na dobu 12 měsíců. 5. SMLUVNÍ RÁMEC Výše uvedené služby budou předmětem přímé smlouvy uzavřené mezi Zastoupením Evropské komise v ČR a uchazečem, kterému byla zakázka zadána. Návrh smlouvy je uveden v příloze II výzvy k podávání nabídek. Při vypracování nabídky uchazeč přihlédne k návrhu smlouvy, a zejména k těmto bodům: I.4 Platební podmínky a plnění smlouvy II.15 Podávání zpráv a platby 4

6. PODÁVÁNÍ NABÍDEK Nabídka uchazeče musí obsahovat: čestné prohlášení týkající se kritérií pro vyloučení, řádně podepsané a vyplněné na formuláři uvedeném v příloze IV, veškeré dokumenty týkající se kritérií pro výběr uvedených v bodě 10; technickou nabídku, jak je popsána v bodě 7, v souladu se zadávacími podmínkami uvedenými v bodě 3, finanční nabídku, podle bodu 8, která je v souladu se všemi zadávacími podmínkami, s použitím tabulky v příloze III, kterou musí uchazeč vyplnit a podepsat. 7. TECHNICKÁ NABÍDKA Uchazeči zahrnou do svých nabídek technickou nabídku, ve které popíší způsob, jakým budou v souladu se všemi požadavky zadávacích podmínek plnit úkoly stanovené ve smlouvě. Technická nabídka by měla mít stejnou strukturu jako předmět zakázky (viz bod 3). Technická nabídka by mimo jiné měla obsahovat informace, jak bude dodavatel skladovat materiály a spravovat zásilky od jejich příjmu, zavedení do informačního systému, evidenci, přesun a fixaci na paletách až po rozvoz na různá místa v České republice, včetně informace o délce trvání těchto činností. Technická nabídka bude hodnocena na základě kvalitativních kritérií pro zadání zakázky stanovených v bodě 11. Technická nabídka by neměla obsahovat žádné dokumenty týkající se kritérií pro vyloučení nebo kritérií výběru ani by se neměla týkat otázek, na něž se již vztahují kritéria pro vyloučení a kritéria výběru. 8. FINANČNÍ NABÍDKA Finanční nabídka musí být uvedena na formuláři obsaženém v příloze III, který musí být řádně datován a podepsán. Zakázka bude realizována v eurech. V cenové kalkulaci musí být uvedeny ceny za předpokládané objemy na měsíc a za jednotkové ceny: cena za skladování informačního materiálu v objemu 20 euro palet za měsíc a cena za euro paletu na den cena za příjem 5 euro palet měsíčně a cena za manipulaci s 1 euro paletou, včetně veškerých služeb cena za výdej až 5 euro palet měsíčně a cena za manipulaci s 1 euro paletou, včetně veškerých služeb Součástí finanční nabídky musí být i náklady vzniklé v souvislosti s vypracováním měsíčních zpráv. 5

9. KRITÉRIA PRO VYLOUČENÍ Nabídky uchazečů, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení, jež jsou uvedena v článcích 106 a 107 finančního nařízení 1, nebudou hodnoceny. 9.1. Čestné prohlášení a důkazy Uchazeči předloží řádně podepsané a datované čestné prohlášení podle formuláře v příloze IV výzvy k podávání nabídek, v němž uvedou, že se nenacházejí v žádné ze situací splňujících kritéria pro vyloučení. Uchazeč, který bude navržen na zadání zakázky, poskytne ve lhůtě stanovené veřejným zadavatelem a před podpisem smlouvy potřebné důkazy potvrzující jeho prohlášení. Tyto podpůrné dokumenty musí být platné ke dni uplynutí lhůty pro podávání nabídek a v každém případě musí být vydány v průběhu 12 měsíců před tímto datem. V závislosti na vnitrostátních právních předpisech země, v níž je uchazeč usazen, se nezbytné důkazy týkají právnických a/nebo fyzických osob, a to včetně, považuje-li to zadavatel za nutné, ředitelů podniků nebo jiných osob, jež jsou oprávněny za uchazeče jednat či jej zastupovat, rozhodovat o něm nebo jej ovládat. Pokud byly takové důkazy již předloženy pro účely jiného zadávacího řízení a za předpokladu, že nejsou starší než jeden rok ode dne, kdy byly vystaveny, a jsou stále platné, vydá uchazeč čestné prohlášení, že důkazní podklady již byly předloženy v rámci dřívějšího zadávacího řízení, a potvrdí, že nedošlo k žádným změnám v jeho situaci. 9.2. Nabídky předložené konsorcii nabídky se subdodavateli V případě nabídek podávaných konsorcii nebo skupinami poskytovatelů služeb musí každý hospodářský subjekt účastnící se nabídky předložit důkazy, že se na něj nevztahují žádná kritéria pro vyloučení z účasti nebo ze zadání zakázky, tím, že předloží řádně datované a podepsané čestné prohlášení (příloha IV). Uchazeč, kterému bude zakázka zadána, musí poskytnout ve lhůtě stanovené zadavatelem a před podpisem smlouvy výše uvedené důkazy potvrzující čestná prohlášení každého člena konsorcia nebo skupiny poskytovatelů služeb. Pokud nabídka obsahuje subdodavatelské vztahy, a vyžaduje-li to zadavatel, předloží zájemce/uchazeč čestné prohlášení předpokládaného subdodavatele, že se tento nenachází v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení. V případě pochybností o tomto čestném 1 http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=oj:l:2012:298:0001:0096:cs:pdf 6

prohlášení si zadavatel vyžádá důkazy podle odstavců článku 143 odst. 3 a 4 prováděcích pravidel. Případně se použije čl. 143 odst. 5. 10. KRITÉRIA PRO VÝBĚR 10.1. Způsobilost uchazeče Uchazeč musí prokázat, že má dostatečnou ekonomickou, finanční, technickou a odbornou způsobilost, aby mohl plnit úkoly uvedené v bodě 3 těchto zadávacích podmínek. Hospodářský subjekt se může, v případě, že je to pro určitou zakázku vhodné, spoléhat na způsobilost jiných subjektů, pokud jde o dosažení požadované úrovně ekonomické, finanční a technické způsobilosti, bez ohledu na právní povahu vztahů mezi ním a těmito subjekty (subdodavatel, mateřská společnost, třetí strana). V tomto případě musí zadavateli prokázat, že má nezbytné prostředky pro plnění zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu zpřístupní své zdroje (viz body 10.2 a 10.3 níže). Pokud třetí strana zajišťuje celou nebo velmi rozsáhlou část finanční způsobilosti, může zadavatel požadovat, aby tento subjekt podepsal smlouvu nebo aby poskytl společnou jistotu a několik prvních jistot, pokud by tomuto uchazeči měla být zadána zakázka. Uchazeč musí prokázat svoji způsobilost prostřednictvím následujících informací a dokumentů, které přiloží k nabídce. Zadavatel může upustit od požadavku, aby uchazeč předložil důkazy podle bodu 10.1 písm. a) a bodu 10.1 písm. c), pokud mu již byly takové důkazy předloženy v rámci jiného zadávacího řízení a pokud jsou stále v souladu s bodem 10.1. a) Právní způsobilost a bankovní údaje Uchazeč předloží řádně vyplněné a podepsané formuláře Právní subjekt (LEF) a Finanční identifikace (BAF) včetně příslušných příloh. Vzory formulářů, které mají být použity, jsou k dispozici na adresách: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities /legal_entities_en.cfm http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/fi nancial_id_en.cfm b) Finanční a ekonomická způsobilost Finanční a ekonomická situace musí být prokázána následujícími dokumenty: rozvahami nebo výpisy z rozvah za poslední dva roky, za které byly uzavřeny účty, pokud je zveřejnění rozvahy požadováno podle práva obchodních společností země, ve které je hospodářský subjekt usazen, Pokud z výjimečného důvodu, který zadavatel považuje za oprávněný, nemůže uchazeč poskytnout doklady požadované zadavatelem, může uchazeč prokázat svou ekonomickou a finanční způsobilost jiným způsobem, který zadavatel považuje za vhodný (bankovní zárukou, důkazem o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání atd.). 7

c) Technická způsobilost Uchazeči musí přesvědčivě prokázat způsobilost k provádění úkolů požadovaných v této výzvě k podávání nabídek. Odborná praxe související s podobnými službami: Správa skladových prostor a zajištění logistických služeb, při kterých uchazeč musí prokázat zkušenosti v oblasti logisticko-organizační, administrativy a komunikace: - jako důkaz předloží seznam minimálně dvou klientů, pro které vykonával obdobné služby a aktivity za poslední tři roky s podobným rozpočtem jako je u tohoto projektu, doplněný o dokumentaci od příjemců, která prokazuje účinnost a spolehlivost vykonaných služeb (např. potvrzení o poskytování služeb, e-mail. komunikace s klientem, apod.); Lidské a technické zdroje potřebné k provádění zakázky v souladu s nejlepšími odbornými postupy: Zkušenosti se správou a operativním řízením skladových prostor: - jako důkaz předloží uchazeč seznam kvalifikovaného a zkušeného personálu (životopisy) včetně managementu. Každý životopis musí obsahovat popis funkce, jež se vztahuje k dodávce zamýšlených služeb. 10.2. Další požadavky na společné nabídky V případě, že nabídku podává konsorcium, musí svou ekonomickou a finanční situaci prokázat každý jeho člen (viz bod 10.1 písm. b)). Kromě toho musí nabídka obsahovat také následující dokumenty: doklad s názvem společnosti, která konsorcium zastupuje, s písemným pověřením osoby, která má podepsat smlouvu a/nebo pracovat jako kontaktní osoba konsorcia s Komisí; dokument, který jasně uvádí složení a uspořádání seskupení nebo obdobného subjektu (společnosti / dočasného sdružení / ) a právní formu, kterou by měla jejich spolupráce, pokud by jim zakázka byla zadána, a zda je tato změna nezbytná pro řádné plnění smlouvy, prohlášení podepsané každým členem, které uvádí závazek provádět služby v rámci nabídky, s přesným stanovením úlohy každého člena a popisem jeho kvalifikace a zkušeností. 10.3. Další požadavky na nabídky se subdodávkami Pokud nabídka zahrnuje subdodavatele, musí uchazeč prokázat ekonomickou a finanční situaci (viz bod 10.1 písm. b) každého subdodavatele, jehož úkoly představují více než 20 % hodnoty zakázky. Kromě toho musí nabídka obsahovat také následující dokumenty: 8

dokument, kde se jasně uvádí totožnost, úlohy, činnosti a povinnosti subdodavatele (subdodavatelů) a který stanoví objem/podíl úkolů (každého) subdodavatele a rovněž popis opatření ke kontrole kvality, která má v úmyslu použít u úkolů, které má provádět (každý) subdodavatel, prohlášení o záměru od (každého) subdodavatele, v němž se uvádí jednoznačný závazek spolupráce s uchazečem, pokud uchazeč zakázku získá, a rozsah zdrojů, které dá subdodavatel uchazeči k dispozici pro plnění zakázky. Pokud tomu tak není, je třeba předložit dokument, který uvádí, že uchazeč nemá v úmyslu využívat subdodávek a že bude Komisi informovat o jakékoli změně této situace. Komise si vyhrazuje právo posoudit, zda by taková změna byla přípustná. Každý uchazeč v situaci profesního střetu zájmů, který by mohl ovlivnit plnění smlouvy, může být odmítnut na základě nesplnění kritérií pro výběr, jež se týkají odborné způsobilosti. 11. KRITÉRIA PRO ZADÁNÍ ZAKÁZKY Nabídky uchazečů, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení, resp. kteří nesplňují kritéria pro výběr, nebudou při zadávání zakázky brány v úvahu. Zakázka bude zadána uchazeči, který nabídne ekonomicky nejlepší nabídku na základě těchto kritérií: Kvalita a) Kvalita skladových prostor a logistického zařízení (40 %); b) Dostupnost skladových prostor z hlavní komunikace (40 %); c) Kvalita nabídnutých logistických služeb (20 %). Cena 11.1. Technické hodnocení Technická nabídka předložená v rámci nabídky (viz bod 7) bude hodnocena na základě kvalitativních kritérií uvedených v bodě 11 a), b) a c). Výsledek technického hodnocení je součtem počtu bodů získaných na základě hodnocení každého jednotlivého kritéria. Pouze ty nabídky, které získají nejméně 60 % za každé kritérium a celkové bodové hodnocení nejméně 70 bodů, budou zvažovány pro zadání zakázky. 11.2. Finanční hodnocení Pro finanční nabídku musí uchazeč použít standardní cenovou tabulku uvedenou v příloze III. 9

Kritérium finanční nabídky Celková cena služeb za 1 měsíc bez DPH v eurech Jakékoli vynechání nebo změna v původním cenovém výkazu bude mít za následek, že nabídka bude považována za neplatnou od samého počátku. 11.3. Zadání zakázky Zakázka bude zadána dodavateli s nabídkou, která bude hodnocena nejvyšším počtem bodů podle následujícího vzorce: bodové ohodnocení nabídky X = nejnižší cena cena nabídky X * celkový počet bodů za kvalitu (ze 100 možných) pro všechna kritéria nabídky X 1