Zadávací dokumentace veřejné zakázky malého rozsahu vedená v souladu se směrnicí Pravidla pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu městem Sokolov, jejímž předmětem je: Informační strategie města Sokolov Výzva k podání nabídky a k prokázání splnění kvalifikace byla uveřejněna dne 24.7.2013 v atestovaném (certifikovaném) elektronickém nástroji viz https://ezak.sokolov.cz 1. Identifikace zadavatele Identifikační údaje Obchodní jméno zadavatele: Sídlo: IČ: 259586 DIČ: CZ259586 Město SOKOLOV Rokycanova 1929, 356 01 Sokolov Osoby zadavatele Osoba oprávněná jednat jménem zadavatele ve věci zakázky: Ing. Zdeněk Berka - starosta města Kontaktní osoba ve věci zakázky: Mgr. Miroslava Kurcová Tajemnice Tel: +420 359 808 293 e-mail: miroslava.kurcova@mu-sokolov.cz Kontaktní osoba ve věcech technických: Ing. Jiří Krotil Vedoucí odboru informatiky Tel: +420 359 808 317 e-mail: jiri.krotil@mu-sokolov.cz Tato veřejná zakázka je zadávána elektronicky pomocí certifikovaného elektronického nástroje E-ZAK dostupného na https://ezak.sokolov.cz/. Veškeré úkony v zadávacím řízení (jak je definováno dále) včetně předložení Dokladů o kvalifikaci, které jsou součástí nabídky a veškerá komunikace mezi Strana 1 (celkem 9)
zadavatelem a dodavatelem se provádějí v elektronickém nástroji E-ZAK. Veškeré podmínky a informace týkající se elektronického nástroje jsou dostupné na: https://ezak.sokolov.cz/data/manual/ezak-manual-dodavatele.pdf https://ezak.sokolov.cz/data/manual/qcm.podepisovaci_applet.pdf V případě jakýchkoli otázek týkajících se uživatelského ovládání elektronického nástroje dostupného na výše uvedené webové stránce kontaktujte, prosím, Kateřinu Klepáčkovou, e-mail: katerina.klepackova@mu-sokolov.cz, tel. 359 808 342. 2. Popis zakázky Název zakázky: Informační strategie města Sokolov Druh zakázky: Služby Vymezení předmětu zakázky Předmětem veřejné zakázky je výběr dodavatele na vytvoření dokumentu Informační strategie města Sokolov, jako základního předpokladu pro rozvoj informačních a komunikačních technologií (IT). Informační strategie města Sokolova Význam projektu, výstup Informační strategie města Sokolova se stane základním dokumentem pro provoz a rozvoj informačních systémů (IS) a informačních a komunikačních technologií (ICT) města Sokolova na období 2014 2019. Informační strategie bude jasně definovat konkrétní oblasti zajištění a směry budoucího rozvoje IS/ICT a to v přímé vazbě na schválené strategické rozvojové plány města a strategické dokumenty platné na národní i evropské úrovni. Pro jednotlivé strategické cíle budou v rámci projektu definovány jejich priority a související konkrétní opatření a dále zpracován detailní akční plán. Realizací tohoto projektu tak město Sokolov získá stavební kámen, který bude dlouhodobě využitelný pro definici způsobu zajištění a organizaci ICT služeb a zároveň východisko pro zpracování záměrů, přípravu a realizaci budoucích projektů a to včetně jejich financování. Popis způsobu plnění Zpracovatel navrhne detailní strukturu výstupního dokumentu. Tato struktura a zároveň míra podrobnosti výstupu bude prezentována, obhájena (případně upravena) a schválena během úvodní projektové schůzky. Následně bude považována za závaznou. Struktura výstupního dokumentu bude zahrnovat minimálně následující oblasti: 1. Manažerské shrnutí zjištěné klíčové skutečnosti, navrhované budoucí řešení, předpokládaný rozsah cca 2 strany 2. Analytická část Cílem analytické části není zpracování obecného dokumentu, ale předání logicky strukturovaného, pravdivého a věcně vyčerpávajícího popisu současného způsobu zajištění ICT služeb a to včetně závěrečného hodnocení silných a slabých stránek, příležitostí a hrozeb. Požadovaný minimální rozsah analytické části: Strana 2 (celkem 9)
- Charakteristika zadavatele z pohledu zajišťování ICT základní informace o městě Sokolov s ohledem na provoz a rozvoj ICT města, složení odboru informatiky, cílové skupiny (odbory MěÚ, zastupitelé/rada, Městská policie Sokolov, zřízené a založené organizace města) - Zdroje a východiska pro návrh informační strategie na úrovni města vazba na: o relevantní strategické a koncepční dokumenty města, Karlovarského kraje a na národní dokumenty o realizované a připravované projekty egovernmentu městem Sokolov o známé připravované projekty / výzvy egovernmentu ze strany MVČR/MMR o legislativní omezení - uvést rámec pro zajištění ICT služeb ve veřejné správě, tj. výčet a popis legislativy, která má vliv na provoz a rozvoj ICT. - Současné trendy rozvoje ICT ve veřejné správě zpracování výčtu, popis možných přínosů a výhod (např. SOA, ISMS, cloud computing atd.) - ICT služby poskytované městem Sokolov zpracování výčtu jako podkladu pro budoucí katalog služeb (např. ve formátu XLS), popsat formou vhodných atributů, např. definice kvality, dostupnost, způsob zajištěni atd. - Způsob zajištění ICT služeb infrastruktura, aplikace, lidské zdroje a jejich řízení (kompetence, rozvoj) - Analýza poptávky po ICT službách a jejich zajištění ze strany cílových skupin odbory MěÚ, zastupitelstvo/rada, Městská policie, organizace města. Poptávka bude provedena formou osobního šetření u všech cílových skupin. Do poptávky po ICT službách zahrnout i možnost elektronizace podpůrných procesů. - Řešení bezpečnosti - provedení auditu systémů, postupů a práce s daty tak, aby byla zajištěna shoda z pohledu bezpečnosti dle ISO27001 s zákona 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Zadavatel požaduje prověřit existenci a funkčnost plánu obnovy. Výstupem této auditní části bude samostatný dokument Zpráva o prověření bezpečnostní shody - Náklady na zajištění ICT služeb v posledních 3 letech pro všechny cílové skupiny - Hodnocení zralosti jednotlivých komponent ICT města Sokolova - oblast infrastruktury, oblast egovernmentu, oblast bezpečnosti, oblast vzdělávání - Detailní SWOT analýza současného stavu 3. Návrhová část Požadovaný minimální rozsah návrhové části: - Definice mise, vize a poslání - Stanovení prioritních oblastí - v rámci definice prioritních oblasti budou řešena min. následující témata: o Oblast infrastruktura / aplikace doporučení na budoucí zajištění ICT služeb organizační zajištění, filozofie a koncepce infrastruktury způsob zajištění provozu a rozvoje IS/ICT o Oblast egovernmentu systematické využívání IS/ICT k dalšímu zlepšování funkcí úřadu a organizace městské správy zavádění a rozšiřování moderních veřejných služeb poskytovaných online pomocí IS/ICT o Oblast řízení ICT a bezpečnosti nepřetržité zlepšování informačního managementu Strana 3 (celkem 9)
způsob organizačního zajištění ICT služeb - možnost využití outsourcingu a shared services bezpečnost IS/ICT HMP o Oblast vzdělávání v ICT školení, vzdělávání a zvyšování počítačové gramotnosti uživatelů ICT služeb rozvoj tvorby, správy a využívání městských informací v digitální podobě udržování a rozšiřování spolupráce a výměny zkušeností s dalšími ORP - Všechny tyto oblasti budou podrobně popsány z pohledu jejich budoucího řešení - Stanovení cílů - Zpracování návrhů organizačního zajištění ICT služeb o centralizace, outsourcing, založení/zřízení organizace o finanční ukazatele jednotlivých variant o doporučení nejvhodnější varianty - Zpracování akčního plánu (plán implementace informační strategie) o akční plán definuje konkrétní způsob přechodu do cílového stavu, zadavatel požaduje zpracovat akční plán minimálně v následujícím detailu: oblast / priorita / cíl / opatření / aktivita / délka realizace / období realizace / předpokládané náklady / finanční zdroj / vlastník (garant) Analytická i návrhová fáze bude ukončena pracovním seminářem, kde Dodavatel bude prezentovat klíčová zjištění (a návrhy v návrhové fázi) pro členy realizačního týmu a pro vybrané zástupce z každé cílové skupiny. S ohledem na potenciální způsob organizačního zajištění ICT služeb formou outsourcingu, resp. vyčlenění zajištění vybraných služeb do organizace zřízené nebo založené městem, Zadavatel předpokládá, že v rámci projektu sjedná konzultační návštěvu u 3 organizací, které mají se zajištěním ICT služeb rozsáhlé zkušenosti (např. Sokolovská uhelná a.s., Liberecká informační společnost, a.s., Správa informačních technologií města Plzně, p.o.). Minimálně jeden konzultant Dodavatele se v tomto případě bude těchto tří schůzek účastnit. 3. Kvalifikační požadavky na dodavatele Kvalifikační požadavky doloží uchazeč v prosté kopii. Originály, popř. ověřené kopie doloží uchazeč před podpisem smlouvy. Základní kvalifikační požadavky Základní kvalifikační předpoklady splňuje dodavatel, který nemá žádné závazky vůči orgánům státní správy, samosprávy a zdravotním pojišťovnám po lhůtě splatnosti (zejména daňové nedoplatky a penále, nedoplatky na pojistném a na penále na veřejné zdravotní pojištění, na pojistném a na penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, odvody za porušení rozpočtové kázně, atd.), či další nevypořádané finanční závazky z jiných projektů financovaných ze strukturálních fondů nebo Fondu soudržnosti vůči orgánům, které prostředky z těchto fondů poskytují; který není v likvidaci ve smyslu zákona č. 513/1991, obchodního zákoníku; který není v úpadku, v hrozícím úpadku, ani proti němu není vedeno insolvenční řízení ve smyslu zákona č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon); Strana 4 (celkem 9)
kterému nebyl na jeho majetek prohlášen konkurz, nebylo potvrzeno nucené vyrovnání, nebyl zamítnut návrh na prohlášení konkurzu pro nedostatek majetku, dle zákona č. 328/1991 Sb., o konkursu a vyrovnání; proti kterému není veden výkon rozhodnutí dle zákona č. 99/1963 Sb., občanského soudního řádu, ani proti němu není vedeno exekuční řízení dle zákona č. 120/2001 Sb., exekučního řádu; který nebyl pravomocně odsouzen za trestný čin podvodu, podplácení, účasti na zločinném spolčení, legalizace výnosů z trestné činnosti nebo za jinou nezákonnou činnost. který není veden v rejstříku osob se zákazem plnění veřejných zakázek Uchazeč prokazuje splnění základních kvalifikačních předpokladů předložením čestného prohlášení viz. příloha č.2 podepsaného statutárním zástupcem v písemné formě. Profesní kvalifikační předpoklady výpis z obchodního rejstříku (prostá kopie ne starší než 90 dnů) nebo oprávnění k podnikání (živnostenský list) v rozsahu odpovídajícímu předmětu veřejné zakázky (prostá kopie ne starší než 90 dnů) Technické kvalifikační předpoklady Splnění technických kvalifikačních předpokladů požadovaných zadavatelem prokáže uchazeč: Předložením potvrzených referencí: 3x projekt Informační strategie pro územně samosprávný celek (obec nebo kraj) 1x projekt na Řízení služeb nebo procesů nebo nastavování jejich kvality ve veřejné správě Sestavením Realizačního týmu min ve složení: 1x konzultant se zkušeností se zpracováním Informační strategie po dobu min 5 let 1x konzultant se zkušeností s realizací z oblasti egovernmentu pod dobu min. 3 let Ekonomické kvalifikační předpoklady Zadavatel požaduje po vítězném uchazeči složení jistoty ve výši 50 tis. Kč po dobu realizace projektu. Jistota bude složena dnem podpisu smlouvy. 4. Cena zakázky Maximální cena vstupní analýzy je stanovena na 200 000,- Kč bez DPH. Nabídková cena zakázky musí být v nabídce uvedena jako cena konečná, nejvýše přípustná a musí obsahovat veškeré náklady na práce spojené s předmětem zakázky. Nabídková cena bude uvedena následovně: celková cena za plnění bez DPH, výše DPH a cena celkem včetně DPH. Měna, ve které bude cena uvedena: koruna česká (CZK). Strana 5 (celkem 9)
5. Platební podmínky Platební podmínky budou specifikovány ve smlouvě. Zadavatel se zavazuje uhradit náklady za dodávku služeb na základě faktury vystavené dodavatelem po ukončení plnění a její akceptaci zadavatelem. Faktura bude vystavena se splatností 14 dní. Faktura musí splňovat všechny náležitosti řádného úředního a daňového dokladu ve smyslu právních předpisů. Zadavatel neakceptuje platby formou zálohových faktur. 6. Délka trvání zakázky a místo a forma plnění Veškeré analytické práce budou realizovány v budovách MěÚ Sokolov a dotčených organizací, doba realizace projektu je maximálně 100 dní počínaje dnem podpisu smlouvy. Předmět zakázky bude předán ve 3 vázaných výtiscích a 1x v elektronické podobě. 7. Formální požadavky na formu nabídky Formální náležitosti nabídky Pod pojmem nabídka se rozumí soubor dokumentů s formou a obsahem vyžadovaným touto Zadávací dokumentací. Nabídka a veškeré ostatní doklady a údaje budou uvedeny v českém jazyce (listiny v jiném než českém jazyce budou doplněny úředním překladem do českého jazyka) v písemné formě v elektronické podobě a nabídka bude opatřena podpisem uchazeče, resp. jeho statutárním zástupcem, nebo zmocněnou osobou, jejíž plná moc musí být součástí nabídky. Zadavatel upozorňuje na způsob podepisování: Podepíše-li návrh smlouvy (nabídku) elektronicky zaručeným podpisem osoba(y) oprávněná(é) jednat jménem uchazeče (statutární orgán, resp. člen / členové dle výpisu z OR či jiné evidence), tj. příslušné soubor/y elektronicky podepíše (vložit do elektronického nástroje E-ZAK je již následně nemusí) nebo soubory vloží do elektronického nástroje E-ZAK osoba(y) oprávněné jednat jménem uchazeče a soubory odešle (podá nabídku) a podepíše elektronicky v elektronickém nástroji E-ZAK (vlastní soubory nemusí být elektronicky podepsány) není potřeba doložit žádnou plnou moc. Nepodepíše-li návrh smlouvy (nabídku) elektronicky zaručeným podpisem (ale podepíše ji pouze vlastnoručně) osoba(y) oprávněné jednat jménem uchazeče (statutární orgán, resp. člen / členové dle výpisu z OR či jiné evidence), tj. příslušné soubor/y vloží a soubory odešle (podá nabídku) a elektronicky podepíše v elektronickém nástroji E-ZAK jiná osoba dodavatele, např. zaměstnanec dodavatele není nutné doložit plnou moc pro osobu, která zaručeným elektronickým podpisem podepsala odeslanou zprávu s nabídkou. Návrh smlouvy nebo Doklady o kvalifikaci (nabídku) v listinné podobě podepíše jiná osoba než osoba(y) oprávněná jednat jménem dodavatele (statutární orgán, resp. člen / členové dle výpisu z OR či jiné evidence) naskenovaný dokument (soubor např. ve formátu PDF), tj. příslušné soubor/y podá jiná osoba (např. zaměstnanec dodavatele) je nutné doložit plnou moc pro osobu, která podepsala listinné doklady. Zadavatel uvádí, že postačí prostá kopie zmíněné plné moci, tj. nedisponuje-li statutární orgán dodavatele (členové statutárního orgánu) elektronickým podpisem, je možné doložit Strana 6 (celkem 9)
naskenovanou listinnou podobu plné moci (např. ve formátu PDF), z níž bude patrný příslušný fyzický podpis osob(y). Nabídka uchazeče bude podána elektronicky pomocí atestovaného elektronického nástroje E-ZAK dostupného na https://ezak.sokolov.cz. Pokud podává nabídku více uchazečů společně (společná nabídka), uvedou v nabídce též osobu, která bude zmocněna zastupovat tyto uchazeče při styku se zadavatelem v průběhu zadávacího řízení. Varianty nabídek Uchazeč je oprávněn podat pouze jednu nabídku. Zadavatel nepřipouští variantní řešení. Členění nabídky 1. Krycí list nabídky (viz. příloha č. 1 této Zadávací dokumentace) 2. Podrobný popis nabídky a splnění požadavků, vč. cenové nabídky 3. Doklady prokazující kvalifikaci uchazeče (viz. bod 3 této Zadávací dokumentace) 4. Návrh smlouvy (před podpisem smlouvy, bude její obsah předmětem jednání) Obchodní podmínky Uchazeč jako součást nabídky předloží návrh smlouvy, který vymezuje budoucí rámec smluvního vztahu. Před podpisem smlouvy s vítězným uchazečem, bude její obsah předmětem jednání. Návrh smlouvy bude obsahovat: - Podrobný harmonogram plnění včetně termínu částečných a celkové akceptace předmětu plnění zadavatelem (objednavatelem) - V případě nesplnění závazku (nedodání předmětu smlouvy) v čase uvedeném v bodě 6 této zadávací dokumentace, propadne složená jistota ve prospěch zadavatele (objednavatele) 8. Průběh zadávacího řízení Místo pro podání nabídky Nabídka uchazeče bude podána elektronicky pomocí atestovaného elektronického nástroje E-ZAK dostupného na https://ezak.sokolov.cz Zadavatel nepřijme žádné listinné obálky. Nabídky, které nebudou splňovat formální požadavky nebo nebudou obsahovat požadované dokumenty (viz. Kvalifikační požadavky na dodavatele) budou komisí vyřazeny a nebudou obsahově posuzovány. Termín pro podání nabídky. Termín pro podání nabídky je nejpozději do 12.8.2013 do 14:00 hod. Strana 7 (celkem 9)
Otevírání elektronických obálek s nabídkami proběhne dne 12.8.2013 v 14:10 hod. na adrese: Městský úřad Sokolov, Rokycanova 1929, 356 01 Sokolov. Otevírání obálek s nabídkami se koná elektronicky. Zadavatel bude konat otevírání obálek bez přítomnosti uchazečů, protože požaduje pouze elektronické nabídky, tzn., že se nebude konat otevírání obálek s nabídkami za účasti uchazečů. Zadavatel je oprávněn ze závažných důvodů termín otevírání nabídek změnit. O takové změně budou uchazeči písemně informování alespoň s 5 denním předstihem. Pro podání nabídky je vyžadován elektronický zaručený podpis. Jako prostředek pro hodnocení nabídek bude použita elektronická aukce prostřednictvím systému E- ZAK dostupného na https://ezak.sokolov.cz Termín elektronické aukce Informace o elektronické aukci, resp. pozvání k účasti, bude uchazečům, kteří podali nabídku, odesláno prostřednictvím systému E-ZAK nejpozději dva pracovní dny před jejím spuštěním. Uchazeči jsou povinni sledovat přijaté zprávy v systému EZAK. Postup při elektronické aukci a informace o použitých technických prostředcích a technických informacích nezbytných pro elektronickou komunikaci lze nalézt v manuálu umístěném v Dokumentech veřejné zakázky Informační strategie města Sokolov v systému E-ZAK. Pro úpravu hodnot v elektronické aukci nebude vyžadován elektronický zaručený podpis. Zadávací dokumentace Zadávací dokumentace včetně příloh je dostupná v elektronické podobě v atestovaném (certifikovaném) elektronickém nástroji E-ZAK dostupného na https://ezak.sokolov.cz Kontaktní osoba: Kateřina Klepáčková, tel. 359 808 342, e-mail: katerina.klepackova@musokolov.cz. Dodatečné informace k zadávací dokumentaci Dodavatel je oprávněn (pomocí elektronického nástroje E-ZAK pro zadávání veřejných zakázek na https://ezak.sokolov.cz) požadovat po zadavateli dodatečné informace k zadávacím podmínkám. Na základě žádosti o dodatečné informace k zadávacím podmínkám doručené ve stanovené lhůtě zadavatel poskytne dodavateli (pomocí elektronického nástroje E-ZAK pro zadávání veřejných zakázek na https://ezak.sokolov.cz) dodatečné informace, a to nejpozději do 3 pracovních dnů ode dne doručení žádosti dodavatele. Tyto dodatečné informace, včetně přesného znění žádosti, poskytne zadavatel i všem ostatním dodavatelům, kteří požádali o poskytnutí zadávací dokumentace nebo kterým byla zadávací dokumentace poskytnuta. Zadavatel může poskytnout dodavatelům dodatečné informace k zadávacím podmínkám i bez jejich předchozí žádosti, a to pomocí elektronického nástroje E-ZAK pro zadávání veřejných zakázek na https://ezak.sokolov.cz. Strana 8 (celkem 9)
Dodavatelé jsou povinni sledovat systém EZAK. 9. Kritéria hodnocení nabídky Zadavatel stanovil pro zadání veřejné zakázky základní hodnotící kritérium, kterým je nejnižší nabídková cena: Celková nabídková cena za zpracování informační strategie (bez DPH).. 100% U tohoto hodnotícího kritéria bude systémem E-ZAK hodnocena výše celkové nabídkové ceny, přičemž nabídka s nejnižší celkovou nabídkovou cenou získá ohodnocení 100 bodů, ostatní nabídky získají bodové ohodnocení dle vzorce: B = 100 x Cmin/C, kde C je hodnocená celková nabídková cena, Cmin je nejnižší podaná celková nabídková cena a B je dosažený počet bodů pro hodnocenou nabídku. 10. Další podmínky Zadavatel si vyhrazuje právo: nevybrat žádnou z doručených nabídek, zadávací řízení zrušit bez udání důvodu, odmítnout všechny předložené nabídky. v průběhu lhůty pro podávání nabídek změnit, upřesnit nebo doplnit zadávací podmínky. ověřit informace uvedené uchazeči v nabídkách a případně požádat o jejich upřesnění. v případě neshody obsahu smlouvy do 15 dnů od výzvy vítěznému uchazeči, smlouvu nepodepsat a vyzvat druhého uchazeče v pořadí 11. Přílohy zadávací dokumentace Nedílnou součástí této zadávací dokumentace jsou tyto její přílohy: Příloha č. 1: Krycí list nabídky (vzor) Příloha č. 2: Čestné prohlášení V Sokolově, dne 23.7.2013 Ing. Zdeněk Berka starosta města Strana 9 (celkem 9)