Podrobný prů vodce na te ma:

Podrobný prů vodce na te ma: Jak realizovat výběrové řízení nejen na e-aukční software 11 typů, které vám pomohou odvrátit nebezpečí realizace nesprávného rozhodnutí

Jak realizovat výběrové řízení nejen na e-aukční software napsal Jaroslav Cirkovský Prohlášení Tento materiál je informačním produktem. Jakékoliv jeho šíření nebo poskytování třetím osobám bez souhlasu autora je zakázáno. Děkuji za respektování tohoto sdělení. Stažením tohoto materiálu rozumíte, že jakékoli použití informací z jeho obsahu, případné úspěchy či neúspěchy z toho plynoucí jsou pouze ve vašich rukách. Autor za ně nenese žádnou zodpovědnost. V tomto materiálu najdete informace o produktech nebo službách třetích osob. Tyto informace jsou pouze doporučením a vyjádřením mého názoru k této problematice či popisem mých osobních zkušeností. 2013 Jaroslav Cirkovský I www.eaukcebenefico.cz I www.excelentninakup.cz Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 1 / 21

Obsah 1. Úvod - Je nákupní cena opravdu to jediné správné kritérium... 4 2. Zadání VŘ... 5 3. Realizace VŘ... 5 4. Kritéria dle TCO... 7 5. Porovnávaná kritéria a jejich váha v %... 8 6. Způsob hodnocení/porovnávání nabídek... 8 7. Podrobný popis kritérií... 9 7.1. Nabízená cena... 9 7.2. Uživatelská přívětivost a práce se softwarem:... 9 7.3. Úroveň služby hotline (základní technické uživatelské podpory)... 10 7.4. Úroveň služby asistenčního programu... 10 7.5. Počet pracovníků poskytujících podporu uživatelům:... 11 7.6. Počet realizovaných otevřených vzdělávacích akcí:... 12 8. Seznam funkcionalit, které hodnocený software musí minimálně splňovat... 12 8.1. Globální informace:... 12 8.2. Typy výběrových řízení:... 13 8.3. Určování pořadí účastníků podle:... 13 8.4. Možnost nastavení vyhlašovatele:... 14 8.5. Možnost základních nastavení:... 14 8.6. Možnost nastavení kol (průběhu):... 15 8.7. Možnosti účastníků:... 18 8.8. Možnosti pozorovatelů:... 18 8.9. Definice možností položek:... 19 Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 2 / 21

9. Minimální požadavky na službu hotline... 20 10. Minimální požadavky na službu asistenčního programu... 20 11. Možný obsah ZD výzvy k podání nabídky... 21 Bonusy k ebooku:... 21 Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 3 / 21

1. Úvod - Je nákupní cena opravdu to jediné správné kritérium Realizace výběrových řízení (dále jen VŘ) je jedna z klíčových činností oddělení nákupu a zvládnutí správného postupu má zásadní dopad na fungování organizace. Proč je realizace výběrových řízení a následné řízení vybraných dodavatelů tak důležité? Dodavatelé a jim dodávané zboží či služby rozhodují o úspěšnosti organizace kvalitou dodávaného zboží, kvalitou poskytovaných služeb a svou cenovou úrovní. Dalším důvodem je vytvoření účinné prevence a získání jistoty, že organizace bude nakupovat od dodavatelů, kteří jsou schopni dlouhodobě plnit domluvené podmínky spolupráce. Při realizaci VŘ by hlavním kritériem neměla být jenom cena a termín dodání + případně platební podmínky. Je nutné/nezbytné, kromě kvality, zohlednit celkové náklady životního cyklu sledovaného období, tzv. uplatnit koncept TCO (Total cost of ownership). Aplikace této metodiky (analýzy) znamená porovnávání přímých i nepřímých nákladů, dále nákladů na provoz, údržbu a v neposlední řadě likvidaci. Porovnávání se provádí na dobu životnosti či na nějaké sledované období. Zkušenosti ukazují, že jedním z rozdílů mezi nepříliš úspěšnou a úspěšnou organizací je přístup k nákupu a právě aplikace principu TCO v něm. Pro úspěšné firmy již dávno není jedinou prioritou nakupovat především za nejnižší ceny a mít krátké dodací lhůty. Tato kritéria jsou ve velké většině případů nedostatečná a navíc stoupá riziko, že vybraný dodavatel nebude dlouhodobě schopen plnit požadavky odběratele. Oblasti nákupu a prodeje se věnuji od roku 1991. Během té doby jsem realizoval nespočetné množství různých výběrových řízení (dále VŘ). Pro mě osobně byla nejsložitější VŘ na výběr software a výběr implementační firmy. Zkušenost, kterou jsem během realizace VŘ na ERP získal, mi říká, že to rozhodně není jen o ceně. Je to především o kvalitě vlastního software a schopnostech lidí provázejících vás v úvodních fázích implementace a práce se softwarem. Abych vám pomohl orientovat se v oblasti výběru e-aukčního software, rozhodl jsem se napsat tento ebook. Rozhodnete-li se přes má doporučení uvedená v textu realizovat VŘ jehož jediným kritériem bude cena, tak je nezbytně nutné mít precizně zpracovanou zadávací dokumentaci jasně definující požadavky vyhlašovatele, smlouvu a v ní sankce za neplnění. Toto samozřejmě nelze podcenit ani v případě aplikace metody TCO. Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 4 / 21

2. Zadání VŘ Vybrat dodavatele softwaru umožňujícího realizovat elektronické nákupní a prodejní aukce, poptávky, podpůrné technické a uživatelské služby. Software bude umístěn na serverech poskytovatele a přístup bude řešen přes webové rozhraní prostřednictvím internetu. Porovnávány budou varianty nákupu licence na období 1 roku a časově neomezené licence. Realizace a nastavení e-aukcí či poptávek bude prováděna vlastními pracovníky. 3. Realizace VŘ Neexistuje jednotný návod jak realizovat VŘ. Je možné vycházet jen z nejlepší praxe. Možný postup je popsán v následující tabulce. Předpokladem úspěšné realizace tohoto VŘ je otestování porovnávaných programů během časově omezeného ostrého zkušebního provozu. Pro nepříliš zkušené vyhlašovatele je tvorba požadavků na funkcionality softwaru, podporu uživatelů či následné vyhodnocení vlastního VŘ bez realizace zkušebního/testovacího období velmi velmi obtížná. Věnujte mu proto patřičnou pozornost. Fáze Popis Komentář 1. 2. 3. Identifikace požadavku + přípravná fáze Analýza trhu Oslovení dodavatelů a I. kolo jednání Formou řízeného rozhovoru s interním klientem či brainstormingem uvnitř oddělení stanovit vlastní potřebu, specifikovat produkt a kritéria VŘ. Vytvoření zadávací dokumentace (dále ZD) pouze v případě dostatečného množství informací. V opačném případě bude ZD vytvořena ve 4. fázi. Zjištění informací o daném trhu a produktech, identifikace potencionálních dodavatelů, jejich pozice na trhu, analýza cen. (Případná modifikace ZD.) Oslovení reálných dodavatelů a I. kolo jednání. Cílem je upřesnění si informací o trhu a firmách na něm působících, dále vybrat software pro následující fázi - testování. Zjišťované informace o trhu a firmách: jaká jsou specifika trhu, jaké společnosti na něm působí, jaké produkty nabízí + požadavky na certifikace, jaká je Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 5 / 21

4. Realizace zkušebního provozu ověření referencí, finální tvorba ZD jejich úroveň nejenom cenová, jaký je jejich tržní podíl, jich velikost a finanční zdraví, jaká je naše vyjednávací síla. (Případná modifikace ZD.) Realizace zkušebního/testovacího provozu, jehož cílem je porovnat software jednotlivých dodavatelů a případné vyřazení nevyhovujících, získat informace pro následné vytvoření či modifikování ZD. Ta musí mimo jiné obsahovat minimální požadavky na funkcionality softwaru a službu hotline. Případně dále seznam požadavků na službu rozšířené asistenční podpory / programu. Jednotlivé seznamy a porovnávaná kritéria jsou uvedena dále v textu. Další možností ověření kvality softwaru a jeho funkcionalit, neporovnatelnou s ostrým zkušebním provozem, je přehrání nasimulovaných e-aukcí z CD. Ta musí obsahovat seznam deklarovaných funkcionalit. Součástí tohoto kola může být i telefonické ověření kvality nabízeného produktu a služeb u konkrétních klientů účastníků VŘ. 5. II. kolo jednání Realizace VŘ výběr dodavatele. Součástí podmínek výběr dodavatele vyhlašovatele může být požadavek na předložení smlouvy. 6. Finální výběr Projednání smluvních podmínek a podpis smlouvy s vybraným dodavatele a dodavatelem. uzavření smlouvy 7. Realizace nákupu Spuštění ostrého provozu. Monitoring a hodnocení plnění smluvních podmínek dodavatelem. 8. Okamžité jednání v případě výskytu problému, cca po půl roce Hodnocení jednání za účelem hodnocení spolupráce, případné roční jednání spolupráce za účelem prodloužení spolupráce. Pokud bude smlouva na 1 rok či dojde k ukončení spolupráce, tak postupovat znovu od 1. fáze. Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 6 / 21

Příklad z praxe Zkušenosti z úspěšné implementace e-aukčního software do nákupní praxe ukazují, že klíčovou roli zde sehrávají následující faktory: podpora vedení a jeho zájem na zavedení elektronizace nákupu, úroveň řízení projektu implementace/výběru software a testovacího provozu, jeho představení projektu/představení záměru vyzkoušení software uvnitř organizace osobám pověřeným realizací vlastních nákupů, naplánování či vybrání komodit zboží či služeb, na kterých se vyzkouší elektronické výběrové řízení (nesmí se jednat o nahodilou činnost), aktivní zapojení nákupčích a jejich motivace, naplánování zkušebního provozu na vhodné období (odpovědní lidé musí mít časový prostor na vyzkoušení, plán realizace zkušebních e-aukcí musí být v souladu s plánem nákupu musí existovat potřeba organizace nakoupit). Pokud dojde k zanedbání některého z výše vedených bodů, je nanejvýše pravděpodobné, že projekt vyzkoušení a implementace e-aukcí ve společnosti bude neúspěšný. 4. Kritéria dle TCO Jak jsem se zmiňoval v úvodní kapitole tohoto ebooku. e-aukční software by neměl být posuzován jen na základě jediného kritéria na základě jeho ceny. Různé software budou mít různou úroveň a odlišné náklady na provoz ve sledovaném období. Lišit se od sebe bude i úroveň podpory, kterou s největší pravděpodobností budete potřebovat. Na základě zkušeností mohu doporučit porovnávat následující kritéria: cena licence softwaru na období, poplatky za hosting, hotline, údržbu softwaru a správu dat, poplatky za upgrade, poplatky za nadstandardní podporu uživatelů cena za konzultace, školení a doškolování v případě potřeby, platební podmínky, dále např. můžete zohlednit náklady na vytvoření ZD, shromáždění dat, analýz trhu či vyhodnocení nabídek v případě tohoto VŘ nebude bráno v potaz. Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 7 / 21

5. Porovnávaná kritéria a jejich váha v % Porovnávaným kritérium je nutné přidělit nějakou váhu v %. U kritérií, kde nejde matematicky spočítat jejich podíl na celkové hodnotě, a jsou subjektivní, je nutné uvést přesný popis jejich hodnocení (viz 7. kapitola). Pokud si nejste jisti, jakou váhu jednotlivým kritériím máte přidělit, tak vám doporučuji vypracovat si funkční model v MS Excel a nasimulovat si různé varianty poslouživší vám pro rozhodování. Pro tento případ jsem zvolil následující rozdělení bodů: 1. Cena licence softwaru, úvodního školení, poplatků za údržbu a hotline 50%. 2. Uživatelská přívětivost a práce se softwarem 20 %. 3. Úroveň služby hotline (základní technické uživatelské podpory) 10 %. 4. Úroveň služby asistenčního programu 10%. 5. Počet pracovníků poskytujících podporu uživatelům 5 %. 6. Počet realizovaných otevřených vzdělávacích akcí v roce (např. 2012) 5 %. 6. Způsob hodnocení/porovnávání nabídek Nabídky jednotlivých účastníků VŘ budou hodnoceny/porovnávány tímto způsobem: nabídky hodnocené na základě předložené ceny budou posuzovány dle vzorce: (nejlepší nabízená cena/nabídka hodnoceného účastníka x 100) x váha v %, nabídky hodnocené na základě počtu obdržených bodů budou hodnoceny dle vzorce: (nabídka hodnoceného účastníka / nejlepší nabízená hodnota x 100) x váha v %, úroveň služby hotline hodnotí komise na základě zkušebního provozu, úroveň služby asistenčního programu hodnotí komise na základě zkušebního provozu, počet pracovníků poskytujících podporu uživatelům a počet otevřených vzdělávacích akcí je hodnocen na základě čestného prohlášení, k plnění bude vyzvána organizace s nejvyšším počtem bodů. Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 8 / 21

7. Podrobný popis kritérií Tato kapitola se podrobně popisuje způsob hodnocení předložených nabídek, respektive porovnávaných softwarů a úroveň dalších sledovaných služeb. 7.1. Nabízená cena Nabízená cena musí být v Kč bez DPH. Porovnávány/hodnoceny budou jen softwary, které splní požadavky na minimální seznam funkcionalit viz seznam funkcionalit. Varianta I. cena licence na období 1 roku. Cena musí být konečná a zahrnovat veškeré poplatky za hosting, hotline, údržbu softwaru a správu dat, dále upgrade a úvodní zaškolení účastníků. Varianta II. cena neomezené licence. Cena musí zahrnovat poplatky za úvodní zaškolení uživatelů a je složená z: ceny časově neomezené licence nejlepší nabízená cena obdrží 90% z celkové váhy tohoto kritéria, roční ceny za hosting, hotline, údržbu softwaru a správu dat nejlepší nabízená cena obdrží 10% z celkové váhy tohoto kritéria. 7.2. Uživatelská přívětivost a práce se softwarem: 100 bodů obdrží software hodnocený jako velmi dobrý: práce se softwarem je jednoduchá a intuitivní, software překračuje minimální požadavky vyhlašovatele na funkčnost nabízí různé funkce pokročilého nastavení, uživatelé mají k dispozici elektronický a tištěný manuál. 50 bodů obdrží software hodnocený jako dobrý: práce se softwarem není jednoduchá a intuitivní vyžaduje značnou odbornost administrátora, software splňuje minimální požadavky vyhlašovatele na funkčnost, ale nenabízí další funkcionality rozšířeného nastavení, uživatelé mají k dispozici pouze elektronický manuál. 0 bodů obdrží software hodnocený jako špatný: software splňuje minimální požadavky vyhlašovatele na funkčnost, práce s ním vyžaduje důkladné zaškolení a zkušeného administrátora, popřípadě se jedná o příliš jednoduchý software nenabízející možnosti funkcí pokročilého nastavení. Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 9 / 21

7.3. Úroveň služby hotline (základní technické uživatelské podpory) Jedná se o služby technického charakteru pro práci s aukčním portálem a odpovědi na dotazy k základnímu ovládání systému: 100 bodů obdrží služba hodnocená jako velmi dobrá (dlouhodobě je hodnocena na vysoké úrovni): dostupnost pro zadavatele i všechny jeho dodavatele, znalost softwaru je na vysoké úrovní, telefonické či e-mailové dotazy jsou zodpovídány přívětivým způsobem, služba je vždy dostupná, např. telefonáty není nutné několikrát opakovat z důvodu nezvedání telefonu, e-maily jsou zodpovězeny maximálně do druhého dne, zaškolení účastníků (dodavatelů) v obsluze softwaru, konzultace technického charakteru k práci a nastavování softwaru řešení potíží s přihlášením, prohlížeči, nemožnosti zadat údaje, exportem a importem dat, konzultace k funkcionalitám aplikace jak nastavit kola, jak vložit položky, jak vytvořit pozvánku, nastavení průběhu kol. 50 bodů obdrží služba hodnocená jako dobrá: telefonické dotazy jsou zodpovězeny srozumitelným a dostatečným způsobem, e-maily jsou zodpovězeny srozumitelným a dostatečným způsobem, na e-maily je reagováno s mírným zpožděním během 2 až 4 pracovních dnů, telefonáty je nutné opakovat např. z důvodu nezvedání telefonu, zaškolení účastníků (dodavatelů) v obsluze softwaru, konzultace technického charakteru k práci a nastavování softwaru řešení potíží s přihlášením, prohlížeči, nemožnosti zadat údaje, exportem a importem dat, konzultace k funkcionalitám aplikace jak nastavit kola, jak vložit položky, jak vytvořit pozvánku, nastavení průběhu kol. 0 bodů obdrží služba hodnocená jako špatná nebo není-li předmětem nabídky: konzultace technického charakteru a k funkcionalitám softwaru je na nedostačující úrovni, telefonické dotazy jsou zodpovězeny nepříliš srozumitelným a dostatečným způsobem a dotazy je nutné opakovat, e-maily jsou zodpovězeny nepříliš srozumitelným a dostatečným způsoben s několika denní prodlevou a dotazy je nutné opakovat. 7.4. Úroveň služby asistenčního programu Jedná se o služby vysoce odborného charakteru, obvykle odpovědi na dotazy týkající se nejefektivnějšího využití systému a znalostních požadavků při práci s ním, dále odbornou podporu při přípravě, zadání a realizaci e-aukcí, při volbě optimálních strategie: Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 10 / 21

100 bodů obdrží služba hodnocená jako velmi dobrá (dlouhodobě je hodnocena na vysoké úrovni): znalost softwaru je na vysoké úrovní, služba je vždy dostupná, např. telefonáty není nutné několikrát opakovat z důvodu nezvedání telefonu, e-maily jsou zodpovězeny maximálně do druhého dne, poskytuje konzultace k vhodnosti položek, přípravě zadání e-aukce či vhodné strategii, v případě potřeby zabezpečí komunikaci s účastníky, poskytne šablony k nastavení e-aukce, doplní účastníky z databáze či vyhledá nové účastníky, dohled nad probíhající e-aukcí, konzultace probíhá telefonicky, e-mailem a osobní návštěvou v místě klienta, telefonické či e-mailové dotazy jsou zodpovídány přívětivým způsobem. 50 bodů obdrží služba hodnocená jako dobrá: znalost softwaru je na dobré úrovni, dokáže doporučit vhodné nastavení, na e-maily je reagováno s mírným zpožděním během 2 až 4 pracovních dnů, telefonáty je nutné opakovat např. z důvodu nezvedání telefonu, poskytuje konzultace k vhodnosti položek, přípravě zadání e-aukce či vhodné strategii, v případě potřeby zabezpečí komunikaci s účastníky, poskytne šablony k nastavení e-aukce, doplní účastníky z databáze či vyhledá nové účastníky, dohled nad probíhající e-aukcí, telefonické dotazy jsou zodpovězeny srozumitelným a dostatečným způsobem, e-maily jsou zodpovězeny srozumitelným a dostatečným způsobem. 0 bodů obdrží služba hodnocená jako špatná nebo není-li předmětem nabídky: konzultace je na nedostačující úrovni, telefonické dotazy jsou zodpovězeny nepříliš srozumitelným a dostatečným způsobem a dotazy je nutné opakovat, e-maily jsou zodpovězeny nepříliš srozumitelným a dostatečným způsoben s několika denní prodlevou a dotazy je nutné opakovat. 7.5. Počet pracovníků poskytujících podporu uživatelům: nad 10 pracovníků 100 bodů, Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 11 / 21

od 6 do 10 pracovníků 75 bodů, do 5 pracovníků 50 bodů. 7.6. Počet realizovaných otevřených vzdělávacích akcí: nad 8 akcí 100 bodů, od 5 do 8 akcí 50 bodů, do 4 akcí 0 bodů. 8. Seznam funkcionalit, které hodnocený software musí minimálně splňovat Porovnávány/hodnoceny budou jen softwary, které splní požadavky na minimální seznam funkcionalit uvedených v kapitolách 8.1. 8.9. Nesplnění těchto kritérií je důvodem k vyřazení z VŘ. Účastník VŘ bude deklarovat splnění česným prohlášením. Další variantou je převedení seznamu do tabulky ve formátu MS Excel. Účastní VŘ vyjadřuje splnění či nesplnění kritéria volbou ANO či NE a popisem řešení dané funkcionality. 8.1. Globální informace: musí mít plnou podporu v ČJ, neomezený počet e-aukcí, neomezený počet účastníků v databázi účastníků, neomezený počet účastníků v e-aukci, neomezený počet položek v databázi položek, neomezený počet položek v e-aukci, neomezený počet administrátorů (připravující e-aukce), neomezený počet pozorovatelů (dohlížejících na průběh e-aukce), neomezený počet kol (etap) u e-aukčního případu, Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 12 / 21

neomezený počet vzorových pozvánek k jednotlivým typům e-aukcí, možnost zadávání nabídek (na straně účastníků) ve více měnách (každý účastník má možnost vybrat si měnu, ve které bude jednotně ceny k položkám zadávat), 4 jazykové mutace (CZ, SK, EN, DE), management práv uživatelů, o každý vidí jen své e-aukce, o všichni vidí všechny e-aukce, vynulování e-aukce resp. vymazání všech zadaných údajů v e-aukční síni, možnost komentování položek, podmínek apod., možnost přikládat libovolné množství příloh, možnost použití elektronický podpis, možnost tvorby šablon, možnost chatovat s účastníky e-aukce a pozorovateli, možnost exportovat seznam připravovaných e-aukcí na www stránkách vyhlašovatele, správa databáze účastníků, možnost dynamického sestavování výzvy k účasti, export a import dat do a z MS OFFICE, možnost vkládání příloh k VŘ i po jeho ukončení (archív celého obchodního případu). 8.2. Typy výběrových řízení: nákupní e-aukce, prodejní e-aukce, poptávkové řízení, zapečetěné obálky. 8.3. Určování pořadí účastníků podle: % nejnižších cen vzhledem k jejich celkovému finančnímu objemu, celkové sumy nabídky účastníka, kriteriálních hodnocení (možno nastavit ke každému případu libovolně), Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 13 / 21

jakéhokoliv výpočtu, který se v sw vytvoří (podobně jako např. v MS Office Excel). 8.4. Možnost nastavení vyhlašovatele: zadání základních údajů (adresa, logo atd.), správa a definice šablon, správa a definice kol, správa a definice šablon pozvánek, správa a definice frází chat komunikace, správa a definice vzorů volitelných podmínek správa a definice vzorových pozorovatelů, možnost vložit kontakty na svůj hotline, možnost vložit svůj text o nepodjatosti (pro členy komise), možnost nastavit finanční hranici pro poptávku a e-aukci, správa a definice zpráv a notifikaci pro členy komise, správa a definice notifikace o ukončení e-aukce pro členy komise a účastníky, možnost nastavit IČ účastníka (při vkládání nových) jako povinný údaj, správa a definice práv pro členy komise (při aktivním modulu členů komise), správa a definice kontaktních osob, správa a definice práv pro administrátory. 8.5. Možnost základních nastavení: zobrazování připravovaných e-aukcí na vstupním portále (www stránkách), o ihned, o po odeslání pozvánek, o po začátku prvního kola, emailové doručenky, ne/zobrazení vyčíslení úspory na obrazovce administrátora, ne/zobrazení určení pořadí účastníka na obrazovce administrátora, ne/zobrazení účastníkům protokoly po ukončení e-aukce, Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 14 / 21

ne/zobrazení účastníkům protokoly v průběhu e-aukce, ne/zobrazení v protokolů účastníků IČ (jako samostatný údaj), možnost účastníků vstupovat do e-aukční síně bez klíče (pouze jméno, heslo -> pak je jim zobrazen seznam e-aukcí, do kterých jsou zařazeni a oni mohou do dané e-aukce vstoupit), automatické/ruční posílání přístupových klíčů, informace o online/offline stavu účastníka v e-aukční síni, minimální krok snížení pro položku/pro celou e-aukci, minimální krok zvýšení pro položku/pro celou e-aukci, možnost zamezit členům výběrové komise vstup do síně před ukončením, možnost definice délky (ve dnech) pro uložení e-aukce do archivu (po ukončení), definice minimálního/maximální kroku v měně či %, definice měnových kurzů pro zadávání nabídek ve více měnách, definice délky zvýrazněné (změněné) ceny položky v síni administrátora v průběhu e-aukce, definice platnosti klíčů účastníků po ukončení e-aukce, definice délky, za kterou se aukce přesune do archivu, definice členů výběrové komise (načítá se automaticky do protokolů), definice kontaktů na toho kdo řídí e-aukci tzv. administrátor (již obvykle předvyplněno systémem), definice kontaktů na toho kdo zodpovídá za předmět (již obvykle předvyplněno systémem), definice zobrazeného textu účastníkům po ukončení e-aukce, definice notifikačních zprávy pro účastníky (po ukončení) a pro členy výběrové komise, elektronický podpis pro podpis každé změny nebo závěrečného protokolu. 8.6. Možnost nastavení kol (průběhu): definice neomezeného počtu kol, přednastavená kola: o zadávací, o mezikolo, o soutěžní, o poptávkové, o zapečetěné obálky (není možnost vidět zadané hodnoty nabídek účastníků), Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 15 / 21

o jiné (každé se upravuje dle daných potřeb), každé kolo lze libovolně přejmenovat, definice délky kola ve dnech/hodinách/minutách, ne/zobrazení v daném kole: o pořadí položky (ve smyslu pořadové číslo), o kód, o klasifikaci (v případě aktivního modulu Katalog), o jednotky, o množství, o minimální ceny, o hodnoty volitelných podmínek, o hodnoty pomocných výpočtů, libovolně měnit cenové nabídky, variabilita zobrazování soutěžních hodnot (ceny, pořadí, kritéria, apod.), ne/zobrazení min / max nabídek účastníkům, ne/možnost účastníků libovolně měnit hodnoty volitelných podmínek, zobrazení účastníkům jejich pořadí, zobrazení účastníkům jejich pořadí do X pozice (např. první 3 vidí své pořadí, ostatní ne), zobrazení účastníkům místo jejich pořadí postupujete / nepostupujete, zobrazení pořadí jednotlivých položek, zobrazení pořadí jednotlivých položek do X pozice (např. první 3 vidí pořadí, ostatní ne), zobrazení pořadí pomocných výpočtů, zobrazení pořadí pomocných výpočtů do X pozice (např. první 3 vidí pořadí, ostatní ne), zobrazení účastníkům místo pořadí pomocného výpočtu postupujete/nepostupujete, ne/zobrazení pořadí účastníka pouze při vyplnění (nacenění) všech položek, zobrazení účastníkům jejich počet, zobrazení přepočítaných cen (dle ratingu), zobrazovat % minimálních cen účastníků na obrazovce administrátora, zobrazovat počet oceněných položek účastníka na obrazovce administrátora, zobrazení vyvolávacích cen, o znemožnit zadání vyšší ceny než vyvolávací, Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 16 / 21

ne/zobrazení sloupce minimální nabídky (je možné jej úplně zrušit), zobrazení celkové nabídky účastníka, zobrazení celkové minimální nabídky účastníkovi, znemožnit dorovnat nejlepší nabídku účastníka, který je na 1. místě, znemožnit zadání stejné nabídky u jedné položky u druhých, třetích a další cen (ve vztahu k ostatním účastníkům), zamezení zadávání shodných nabídek při multikriteriálních e-aukcích, komentování zadání účastníky (doplňování přílohami, obrázky, informacemi), o možnost vepisovat komentáře, o zasílat informace o nových komentářích e-mailem, o povolit administrátorovi výmaz příloh (v rámci komentářů), o povolit účastníkovi výmaz příloh (v rámci komentářů), možnost vkládání příloh účastníky, o povolit administrátorovi výmaz příloh, zamezení úprav cenových nabídek administrátorem, zakrýt vložené nabídky účastníka, možnost zadávat kladné i záporné hodnoty, možnost souhrnného přepočítávání cen, zobrazení informace při změně ceny o více než X % nebo peněz v dané měně, upozornit při změně zvukových signálem, trvalé zvýraznění ceny položky při její změně, nastavení minimálního kroku snížení vůči: o ceně účastníka, o minimální ceně, zobrazení ve sloupci nejlepší nabídky (hodnoty), o minimální (maximální) cena, o modus, o medián, o geometrický průměr, o aritmetický průměr, prodlužování kola při: o změně jakékoliv ceny, Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 17 / 21

o změně hodnoty volitelné podmínky, o změně minimální ceny, o změně minimální nabídky, o změně pořadí položky, prodlužování v posledních X hodinách, minutách o dalších X hodin, minut (kdy X = časový údaj, který libovolně vepisuje administrátor), možnost nastavení vyvolávacích cen, které nelze překročit. 8.7. Možnosti účastníků: neomezený počet dat v databázi, každý účastník může mít 4 osoby + osobu pro e-aukční případ, definice klíčových slov pro vyhledávání, definice jazyka účastníka, vyhledávání účastníků dle: o IČ, o jména, o klíčového slova, o abecedy, export vybraných účastníků, export všech účastníků, import účastníků, nemožnost zrušení účastníka ze soutěže v případě, že zadal nabídku nebo se přihlásil k danému výběrovému řízení, možnost hromadného přepočtu všech cenových nabídek o %, funkce tzv. hromadného přepočítávání cen, notifikace o chybějící e-mailové adrese, možnost náhledu dodavatele do aukční síně kdykoliv v průběhu soutěže. 8.8. Možnosti pozorovatelů: neomezený počet pro vyhlašovatele, omezený počet pro uchazeče, může být členem výběrové komise/odsouhlasuje výsledky a má možnost komentovat je, Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 18 / 21

každý pozorovatel si může zvolit své heslo, emailová notifikace o zřízení pozorovatelského přístupu, definice jazyku pozorovatele, definice práv pozorovatele: o zobrazit jména účastníků, o zobrazit chat (komunikaci) účastníků, o zobrazit chat (komunikaci) administrátora, o zobrazit údaje o vyhlašovateli (název, logo, ), o zobrazit u účastníka kontakty z přihlášky, o zobrazit náhled pozvánky k výběrovému řízení, o zobrazit ceny minulého období vyhlašovatele, o zobrazit ikony ostatních pozorovatelů, o zobrazit protokoly účastníků, o zobrazit historii účastníků, o zobrazit obrazovku účastníků, o zobrazit komentáře, o psát zprávy do chatu (komunikace) účastníkům, o psát zprávy do chatu (komunikace) administrátorovi, o psát zprávy do chatu (komunikace) ostatním pozorovatelům, o psát do komentářů, o odesílat hromadné e-maily, o zasílat informace o nových komentářích, o přehrávání aukce z archívu. 8.9. Definice možností položek: neomezený počet, název, jednotky, možností, bližší specifikace (popis položky), položku možno rozšířit o obrázky či přílohy (neomezený počet), hromadný upload příloh/obrázků, vytváření skupin položek, komentování a doplňování informací/příloh/obrázků ze strany účastníka, Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 19 / 21

import položek, export položek, vyhledávání položek, označení položky jako neaktivní (nelze vepsat cenu). 9. Minimální požadavky na službu hotline bude poskytována a doporučení změn bude realizováno prostřednictvím telefonu či e-mailu, konzultace k základnímu ovládání a nastavování jednotlivým funkcionalit software, konzultace k volbě optimální strategie nastavení software, komunikace a poskytnutí nezbytné pomoci při řešení problémů všem účastníkům. Nesplnění těchto kritérií je důvodem k vyřazení z VŘ. 10. Minimální požadavky na službu asistenčního programu bude poskytována a doporučení změn bude realizováno prostřednictvím telefonu či e-mailu, konzultace k využití nestandartního / rozšířeného nastavení software a vhodnosti užití na konkrétní výběrové řízení, konzultace v době přípravy, ke strategii, revize nastavení, zadání a následné doporučení změn, dohled nad průběhem e-aukce během soutěžního kola a pomoc v případě potíží, komunikace s účastníky a řešení technických problémů, obvolání nepřihlášených účastníků, poskytnutí šablon zadávacích podmínek k e-aukci, doplnění účastníků z databáze, vyhledávání nových účastníků na internetu, realizace aukce na klíč - formou outsourcingu, zaškolení účastníků v obsluze a práci s elektronickým podpisem + kontrola jejich vybavení (u veřejných zadavatelů), osobní účast konzultanta v sídle vyhlašovatele. Jaroslav Cirkovský www.eaukcebenefico.cz www.excelentninakup.cz 20 / 21