Obsah. 1.1 Práce se záznamy Stránka Dnes Kontakt se zákazníkem... 5

Transkript

1 CRM SYSTÉM KORMORÁN UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA

2 Obsah 1 Základní práce se systémem Práce se záznamy Stránka Dnes Kalendář Typické úlohy při použití systému Kontakt se zákazníkem Zadání úkolu a události Přidání nového typu záznamů

3 Kapitola 1 Základní práce se systémem 1.1 Práce se záznamy Typy záznamů Záznamy typu firma a osoba slouží pro evidenci kontaktních údajů zákazníků. Pro podporu komunikace a plánování uvnitř firmy slouží záznamy typu úkol a událost. Úkol je nějaký pracovní úkon, který byl zadán některým uživatelem systému jiným uživatelům či který si zadal některý uživatel sám sobě a který má by měl být splněn do určitého časového okamžiku. Událostí může být libovolné jednání (např. schůzka se zástupcem zákazníka či firemní porada), nebo telefonátu apod. Může sloužit k naplánování události či zpětnému zaznamenání nějaké události, např. telefonátu od zákazníka. Záznamy typu projekt a případ pomáhají sledovat životní cyklus zákazníka. Přehled záznamů Přehled záznamů určitého typu lze zobrazit kliknutím na název požadovaného typu záznamů v menu. Formou tabulky je zde zobrazen přehled všech záznamů daného typu, na jejichž zobrazení má přihlášený uživatel dostatečná oprávnění. Každý řádek odpovídá právě jednomu záznamu. Na detail záznamu se lze dostat kliknutím na řádek s požadovaným záznamem v přehledu záznamů nebo na první tlačítko na řádku. Druhé a třetí tlačítko na řádku slouží pro přímé zobrazení záznamu pro editaci a pro odstranění záznamu. Tlačítko v záhlaví přehledu záznamů slouží pro přidání nového záznamu. Po kliknutí na záhlaví sloupce se daný sloupec setřídí. Po opětovné kliknutí se daný sloupec setřídí v opačně. Zároveň se objeví formulář pro rychlé vyhledávání v daném sloupci. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí formulář pro nastavení filtru pro daný typ záznamů, který se po uložení tlačítkem automaticky aplikuje na přehled záznamů daného typu dokud není vyprázdněn. Pokud je filtr aktivní je zobrazena má tlačítko tvar. Filtr se pamatuje i pro opětovné přihlášení. U textových atributů lze určit jaký řetězec znaků má obsahovat, u atributů typu datum lze stanovit časový interval. Filtr se pamatuje pro každého uživatele zvlášt. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí přehled všech možných atributů, které mohou být použity pro zobrazení v přehledu záznamů. Označením zatržítka vedle názvu určuje, má-li být atribut zobrazen. Tažením myší lze atributy libovolně přesouvat a tím měnit jejich pořadí. Pro uložení nastavení slouží tlačítko. Toto nastavení se pamatuje pro každého uživatele zvlášt. Zobrazení detailu záznamu Na detail záznamu se lze dostat kliknutím na řádek s požadovaným záznamem v přehledu záznamů nebo na první ikonku na řádku. V zobrazení záznamu lze vidět všechny 3

4 1.2. STRÁNKA DNES KAPITOLA 1. ZÁKLADNÍ PRÁCE SE SYSTÉMEM údaje o daném záznamu. V záhlaví záznamu se nacházejí odkazy na související záznamy pro zobrazený záznam. Tlačítko slouží pro editaci údajů o záznamu, tlačítko pro odstranění záznamu. Založení nového záznamu Nový záznam určitého typu lze do systému vložit po kliknutí na tlačítko záznamů daného typu. Zobrazí se formulář pro editaci záznamu. v přehledu Editace záznamu Zobrazení formuláře pro editaci údajů o záznamu lze provést kliknutím na druhé tlačítko na řádku záznamu v přehledu záznamů nebo kliknutím na tlačítko v zobrazení detailu záznamu. Všechny položky označené hvězdičkou jsou povinné. Pro snadné vyplnění data lze využít tlačítko. Pro přiřazení vazeb na jiné záznamy lze využít tlačítko. Záznam se uloží po stisknutí tlačítka. Smazání záznamu Odstranění záznamu lze provést kliknutím na třetí tlačítko na řádku záznamu v přehledu záznamů nebo kliknutím na tlačítko v zobrazení detailu záznamu. 1.2 Stránka Dnes Po přihlášení do systému se uživateli jako první zobrazí stránka s jeho aktuálními událostmi a úkoly. Kromě výčtu názvů událostí s uvedeným časem od kdy do kdy trvají, které má uživatel naplánovány na dnešní den, vidí zároveň názvy všech svých dosud nesplněných úkolů. Ty jsou roztříděny do logický celků podle doby, kdy mají být plněny, popř. kdy měly být splněny. V první kategorii vidí uživatel úkoly, které má právě plnit. Pokud má ještě nějaké nesplněné úkoly z minulosti, objeví se kategorie s úkoly, které měly být splněny včera, popř. kategorie s ještě staršími úkoly. Stránku Dnes lze opětovně zobrazit kliknutím na logo Kormoránu. 1.3 Kalendář Kalendář slouží pro přehledné zobrazení událostí. V něm v grafické podobě lze vidět všechny události přihlášeného uživatele, v nichž je uveden jako účastník, chronologicky uspořádané podle dne a hodiny. Kalendář lze zobrazit kliknutím na položku Kalendář v menu. Po kliknutí se zobrazí události přihlášeného uživatele na aktuální den. Pomocí tlačítka se lze pohodlně a rychle přepnout do zobrazení jiného dne. Vytvořit novou událost nebo úkol začínající v určitou hodinu a určitý den lze snadno pomocí kliknutí na požadovanou hodinu v kalendáři. Objeví se kontextové menu, z něhož lze kliknutím vybrat požadovaný typ záznamu. 4

5 Kapitola 2 Typické úlohy při použití systému 2.1 Kontakt se zákazníkem Zákazník zavolá do firmy. Ještě před přijetím hovoru nebo až během představování si uživatel vyhledá v přehledu firem nebo osob záznam zákazníka, s nímž hovoří. Např. podle telefonního čísla nebo jména. Záznam si zobrazí a podle dotazů zákazníka si otevírá související záznamy. Pokud se jedná pouze o potencionálního zákazníka, o němž v systému neexistuje zatím záznam, uživatel založí novou firmu nebo osobu a vyplní všechny údaje, které mu zákazník poskytne. Pokud má zákazník zájem o nějakou službu, produkt či osobní schůzku, uživatel v systému založí odpovídající obchodní případ nebo událost. U případu určí předpokládanou pravděpodobnost, že dojde k jeho realizaci, a předpokládanou výši ceny zakázky. Pokud se někdo z vedení firmy rozhodne, že se bude případ realizovat, založí v systému odpovídající projekt a určí kdo a kdy ho bude řešit. 2.2 Zadání úkolu a události Vedoucí zadá v systému svému podřízenému úkol, který má splnit. Vhodně vyplní jeho název a popis úkolu. Podřízený po přihlášení do systému zjistí, že mu byl přidělen úkol. Až začne úkol řešit, nastaví u něj stav Probíhá, po dokončení stav Dokončeno. Pokud se jedná o dlouhodobější úkol, může průběžně vyplňovat, z jaké procentuální části je úkol již splněn. Vedoucí tak může kontrolovat, jak probíhá plnění úkolu. Pokud vedoucí pracovník chce svolat firemní poradu, založí novou událost, vhodně ji pojmenuje a jako účastníky vybere všechny uživatele, které chce na poradě mít. Těm se úkol zobrazí na jejich stránce Dnes. Pokud si uživatel chce poznačit nějakou událost či úkol, tak aby ji nikdo jiný neviděl (ani administrátor), zatrhne navíc políčko Soukromý. 2.3 Přidání nového typu záznamů Pokud se firma rozhodne přidat nový typ záznamů, administrátor v systému vytvoří záznam pro nový modul. Dále vytvoří skupiny atributů, které se budou vyskytovat ve formuláři daného modulu. Pak vytvoří atributy, které se mají v daném modulu evidovat, definuje především jejich jména, názvy, typy, mají-li být povinné, který má být aktivní při zobrazení formuláře. Nakonec ještě musí vytvořit nová přístupová práva pro daný modul, jinak se nikomu nebudou záznamy nového modulu zobrazovat. Po opětovném přihlášení do systému, mohou uživatelé začít využívat modul pro vkládání editaci a mazání záznamů nového typu. 5