PODMÍNKY TÝKAJÍCÍ SE ELEKTRONICKÝCH KOMUNIKACÍ PŘIJÍMANÝCH A ODESÍLANÝCH ÚŘADEM V RÁMCI USER AREA PODLE ROZHODNUTÍ č. EX- 13-2 (Základní rozhodnutí o elektronických komunikacích) Žádáme uživatele, aby si pozorně přečetli následující informace. Má se za to, že se uživatelé řídí závazky uvedenými na konci tohoto dokumentu. 1) Vymezení user area a obsahu User area je profesionální a zabezpečená elektronická platforma, která je přístupná pouze prostřednictvím osobního účtu (nebo podúčtu), a zajišťuje tak uživatelům s prokázanou totožností osobní přístup k informacím, které se uživatele týkají, a k on-line nástrojům. Jediným vstupním bodem do user area jsou oficiální internetové stránky úřadu OHIM (www.oami.europa.eu). V user area uživatelé mohou: nahlížet do seznamu všech svých dřívějších a současných spisů, které úřad vede, dostávat, prohlížet, stahovat, tisknout a ukládat všechny dokumenty a oznámení v elektronické podobě, které jim úřad zaslal, nahrávat, prohlížet, tisknout a ukládat všechny elektronické dokumenty a oznámení, které zašlou úřadu, provádět různé elektronické úkony, které se týkají ochranných známek Společenství (CTM) a průmyslových vzorů Společenství (RCD): elektronické podávání přihlášek, elektronické operace, elektronické obnovení atd., spravovat všechny své osobní údaje (adresa, telefon atd.), spravovat osobní systém upozornění, spravovat své běžné finanční účty u OHIM. Podmínky týkající se elektronických komunikací přijímaných a odesílaných úřadem strana 1
2) Obsah user area a) Seznamy spisů V user area najde uživatel seznam svých dřívějších (uzavřených) a současných spisů vedených úřadem. U tohoto seznamu bude k dispozici funkce vyhledávání, která umožní uživateli přístup k podrobným informacím obsažených v těchto spisech. Seznam dostupný v user area bude obsahovat pouze seznam těch spisů, v rámci kterých je uživatel s prokázanou totožností součástí řízení (strana, zástupce atd.). V současné době jsou k dispozici seznamy spisů o: ochranných známkách Společenství, průmyslových vzorech Společenství, námitkách proti ochranným známkám Společenství, záznamech, konverzích, nahlédnutí do spisu. Seznam může být v budoucnu rozšířen. b) Oznámení o rozhodnutích a jiné dokumenty User area umožňuje úřadu OHIM elektronicky zasílat platná oznámení o rozhodnutích a jiné dokumenty. User area umožňuje uživateli zvolit si elektronickou komunikaci prostřednictvím platformy, nebo si vybrat jakýkoliv jiný platný komunikační prostředek. V případě, že se uživatel rozhodne pro elektronickou komunikaci, úřad OHIM jej bude elektronicky informovat o všech rozhodnutích a dokumentech prostřednictvím user area, pokud to neznemožní technické důvody. Uživatel si může kdykoli vybrat mezi elektronickou komunikací a jiným komunikačním prostředkem, jak je stanoveno v platných pravidlech. Změna způsobu však bude platná ve chvíli, kdy bude technicky proveditelná. Uživatelé budou mít možnost dostávat upozornění, jakmile se v user area objeví rozhodnutí nebo jiný dokument čekající na doručení. Upozornění může mít podobu e-mailu, SMS zprávy nebo jiného stanoveného technického prostředku. Podobné upozornění se objeví, jakmile se uživatel přihlásí do user area. Upozornění nemá žádný právní účinek. Slouží pouze pro informační účely. Rozhodnutí nebo jiný dokument se však považují za oznámené po uplynutí 5 dnů ode dne, kdy úřad umístil rozhodnutí nebo jiný dokument do doručené pošty uživatele v user area. Uživatelům doporučujeme přihlásit se do user area alespoň jednou týdně, aby se podívali na rozhodnutí nebo jiné dokumenty, které jim byly zaslány. Datum oznámení rozhodnutí nebo jiného dokumentu je uvedeno v user area. Podmínky týkající se elektronických komunikací přijímaných a odesílaných úřadem strana 2
Pokud uživatelé zaznamenají problém s přístupem k rozhodnutí nebo jinému dokumentu, měli by neprodleně informovat úřad OHIM. Uživatel bude mít možnost si tato oznámení kdykoliv prohlédnout, vytisknout nebo uložit. c) Žádosti, sdělení nebo jiné dokumenty zaslané úřadu User area vám umožňuje elektronicky podávat žádosti (např. přihlášky, obnovení atd.), sdělení nebo dokumenty. Pokud to není z technických důvodů možné, uživatel může použít jiný komunikační prostředek. Jakmile podáte žádost, sdělení nebo jiný dokument elektronicky, měli byste následné žádosti, sdělení nebo jiné dokumenty v rámci téhož případu podávat stejným způsobem. Žádosti, sdělení nebo jiné dokumenty přeposlané úřadu OHIM se kontrolují automaticky, aby se zajistilo bezpečné přeposlání. Pokud tyto kontroly odhalí odlišnost, příslušné dokumenty budou zamítnuty. Pokud během přeposílání žádostí, sdělení nebo jiných dokumentů elektronickou cestou dojde k selhání, je zapotřebí je poslat jedním z dalších stanovených komunikačních prostředků podle platných procesních pravidel. Uživatel by o každém takovém selhání měl úřad informovat. Uživateli bude zasláno potvrzení, na němž bude mimo jiné uvedeno datum přijetí. Za dobu přijetí žádostí, sdělení nebo jiných dokumentů se považuje doba, kdy bylo přijetí potvrzeno a která je v souladu s místním časem ve Španělsku. Potvrzení přijetí se nedotýká procesní přípustnosti žádosti, sdělení nebo jiných odeslaných dokumentů. Uživatel bude mít možnost si kdykoliv tyto žádosti, sdělení nebo jiné dokumenty prohlédnout, vytisknout a/nebo uložit. d) Elektronické úkony, které lze provádět prostřednictvím user area Prostřednictvím user area lze provádět řadu elektronických úkonů (elektronické podávání přihlášek, elektronické operace, elektronická obnovení atd.). V user area můžete provádět tyto úkony: Elektronické podávání přihlášek: o ochranné známky Společenství, o průmyslové vzory Společenství, o námitky vůči ochranné známce Společenství, o žádosti o zrušení a neplatnost, o odvolání. Podmínky týkající se elektronických komunikací přijímaných a odesílaných úřadem strana 3
Elektronická obnovení: o ochranné známky Společenství, o průmyslové vzory Společenství. Specifické elektronické operace týkající se ochranné známky Společenství: o zpětvzetí, o vzdání se, o úplný nebo částečný převod, o připomínky třetích stran, o správa lhůt (prodloužení, pozastavení), o omezení seznamů výrobků a služeb, o podávání žádostí, sdělení nebo jiných dokumentů (seniorita, přednost, překlady, pokračování řízení, uvedení v předešlý stav restitutio in integrum), o žádost o konverzi. Specifické elektronické operace týkající se průmyslových vzorů Společenství: o úplný převod, o vzdání se, o podávání žádostí, sdělení nebo jiných dokumentů (přednost, vzory s odloženým zveřejněním). Specifické elektronické operace týkající se námitek: o zpětvzetí námitky, o správa společných žádostí, o správa lhůt (prodloužení, pozastavení), o správa přípustnosti (odpovědi na nedostatky, placení), o podávání žádostí, sdělení nebo jiných dokumentů (další údaje, důkazy a argumenty, připomínky, doklady o používání, překlady, odpovědi na omezení). Specifické elektronické operace týkající se odvolání: o zpětvzetí odvolání, o správa nedostatků (odpovědi na nedostatky), o správa lhůt (prodloužení), o podávání žádostí, sdělení nebo jiných dokumentů (důvody odvolání, připomínky, překlady, odpovědi). Specifické elektronické operace týkající se zrušení/neplatnosti: o zpětvzetí zrušení/neplatnosti, o správa přípustnosti (odpovědi na nedostatky, placení), o správa lhůt (prodloužení, pozastavení), o podávání žádostí, sdělení nebo jiných dokumentů (důvody odvolání, připomínky, překlady, odpovědi). Podmínky týkající se elektronických komunikací přijímaných a odesílaných úřadem strana 4
Jiné dostupné elektronické operace (*): o jmenování / převod / vymazání zástupce, o aktualizace údajů zástupce / majitele, o aktualizace odkazů na zástupce / majitele, o žádosti o nahlédnutí do spisu, o žádosti o informace, o žádosti o opravy údajů uvedených na internetových stránkách úřadu OHIM, o žádosti o vyhledání, o stížnosti. Kromě toho user area umožňuje uživatelům v řízeních inter-partes (v současné době je to možné pouze v námitkových řízeních v prvním stupni), pokud jsou obě strany uživateli, podávat společné žádosti, které obě strany potvrdí (podepíší) elektronicky. Prohlášení o vyloučení odpovědnosti: seznam těchto úkonů může být kdykoli upraven. Poslední platnou verzi tohoto seznamu si lze prohlédnout online. Úřad nemůže zaručit nepřetržitou dostupnost všech těchto úkonů. Přílohy: 1. Ve všech shora uvedených řízeních a dále i ve všech odpovídajících případech může uživatel připojit dokumenty na podporu svého podání; musí se ovšem řídit technickými požadavky, které jsou k dispozici zde: Technické požadavky na připojování příloh 2. UPOZORNĚNÍ: Pro řádné elektronické podání ochranné známky Společenství je nutné, aby všechny výrobky či služby, které mají být zapsány, byly uvedeny v příslušném textovém poli k tomu vyhrazeném. Možnosti postupu: žadatel z harmonizovaného seznamu vybere úřadem uvedené výrazy, nebo názvy požadovaných výrobků či služeb vloží do příslušného pole ručně, nebo názvy výrobků či služeb vybere z uvedeného seznamu a doplní názvy výrobků a služeb, které zadá ručně. Pokud nejsou názvy výrobků a služeb vloženy shora uvedeným způsobem, ale jsou uvedeny v samostatné příloze nebo podány dodatečně, nejedná se o elektronické podání a žádost nebude zpoplatněna nižší sazbou, která platí pro elektronické podání, nýbrž obvyklým základním poplatkem za podání žádosti. e) Správa osobního systému upozornění (CTM a RCD) Jakmile jsou uživatelé přihlášeni, mohou vytvářet on-line upozornění. Existují tři druhy upozornění: - kalendářní upozornění, - monitorovací upozornění, Podmínky týkající se elektronických komunikací přijímaných a odesílaných úřadem strana 5
- sledovací upozornění. Upozornění jsou uvedena v user area a mohou mít podobu e-mailů, SMS zpráv nebo jiných stanovených technických prostředků. Tato upozornění mají pouze informativní povahu a nepovažují se za oznámení. Pokud z nějakého důvodu nedojde k zaslání upozornění či upozornění obsahuje chybu, neovlivní to oznámení ani případné příslušné lhůty. f) Přístup k informacím o běžném účtu u úřadu OHIM Registrovaní majitelé běžných účtů v user area dále najdou veškeré informace o jejich účtu: platební bilanci, pohyby, nevyřízené dluhy. g) Elektronické platby platební kartou Některé poplatky placené úřadu lze uhradit platební kartou za předpokladu, že se platba vyřizuje v souvislosti s úkonem prováděným prostřednictvím user area. Veškeré platby se provádějí v eurech. Platba platební kartou se považuje za provedenou v den, kdy bylo úspěšně dokončeno elektronické podání přihlášky nebo žádosti. Pokud se stane, že při pokusu úřadu o zapsání částky na vrub dané platební kartě dojde z nějakého důvodu k neprovedení transakce, platba se nepovažuje za provedenou. To platí i v případě, kdy plátce není zodpovědný za neprovedení transakce. Používat lze tyto platební karty: a) Visa b) Mastercard nebo c) Eurocard. V současné době jsou platby platební kartou akceptované pouze u přihlášek ochranných známek (včetně poplatků za zatřídění) nebo průmyslových vzorů či obnovení. V každém případě vám příslušný on-line nástroj (např. pro elektronické podávání přihlášek) ukáže, kdy lze poplatek uhradit platební kartou. 3) Žádost o uživatelský účet a podmínky pro použití Žádost o založení účtu se musí podávat on-line. Jakmile úřad OHIM žádost potvrdí, uživatel si může zvolit, jakým komunikačním prostředkem obdrží svou identifikaci uživatele a své osobní heslo. Uživatel musí změnit toto heslo poté, co se poprvé přihlásí do uživatelské sekce a poté tak musí učinit alespoň jednou za šest měsíců. Uživatelé si mohou zakládat podúčty, které jsou závislé na hlavním účtu. Podmínky týkající se elektronických komunikací přijímaných a odesílaných úřadem strana 6
Uživatel je zodpovědný za náležité uplatňování a zachovávání důvěrnosti, pokud jde o jeho účet, hesla a případně o odpovídající podúčty, bez ohledu na to, kdo účty nebo podúčty používá. Uživatelský účet, který se po dobu tří let nepoužívá, je automaticky deaktivován. V takovém případě je ke zřízení nového účtu zapotřebí nové žádosti. Systém user area nabízí různé standardní kroky, které lze provádět během řízení u úřadu. Pokud se uživatel rozhodne pro jeden z těchto standardních kroků, tento krok bude určující v porovnání s jiným prohlášením nebo připomínkou uživatele. Například: Pokud se uživatel rozhodne pro zpětvzetí přihlášky CTM v systému a označí odpovídající políčko, pak se tento krok považuje za určující, a to bez ohledu na všechny odporující si nebo další doplňující připomínky zaslané uživatelem, přičemž se bude mít za to, že uživatel podal pouze žádost o zpětvzetí přihlášky uvedené CTM. 4) Souhlas uživatele, určený úřadu OHIM, se zasíláním informací na e- mailovou adresu uživatele Jakmile si uživatel založí účet a uvede svou e-mailovou adresu, bude dotázán, zda souhlasí s tím, aby úřad uživateli na jeho e-mailovou adresu zasílal informace týkající se duševního vlastnictví, jako jsou např. ochranné známky nebo průmyslové vzory, pozvánky na semináře, workshopy atd. Úřad se zavazuje k tomu, že si ponechá poskytnutou e-mailovou adresu pro důvěrné účely a že ji žádným způsobem nezveřejní, ani ji nikde nedá k dispozici. Výše uvedené údaje slouží výhradně k poskytování aktuálních informací uživatelům o tématech a novinkách v oblasti duševního vlastnictví, včetně všeobecných nebo zvláštních průzkumů. 5) Žádost o deaktivaci uživatelského účtu Uživatelé mohou kdykoliv požádat o deaktivaci svého uživatelského účtu. K deaktivaci poté dojde, jakmile to bude technicky možné. Do doby úplné deaktivace uživatelského účtu jsou platná a plně použitelná všechna ustanovení týkající se user area. 6) Doporučení týkající se technických požadavků a bezpečnosti Potřebujete-li další informace, podívejte se prosím na odkaz uvedený níže: ODKAZ: https://oami.europa.eu/ohimportal/cs/ Níže jsou uvedena bezpečnostní opatření, na která by měli dbát uživatelé při práci se svým počítačem. Účelem není zabezpečit jejich komunikaci s úřadem, ale ochránit jejich počítač a informace, které obsahuje. Podmínky týkající se elektronických komunikací přijímaných a odesílaných úřadem strana 7
1. Chraňte si přístup ke svému počítači a používejte hesla. Udržujte své heslo v tajnosti; nedávejte ho nikomu, ani ho nenechávejte napsané v blízkosti počítače. 2. Ve vašem prohlížeči deaktivujte funkce pro uložení hesla. Zamkněte si počítač pokaždé, když ho nepoužíváte. 3. Nainstalujte si antivirový software a pravidelně ho aktualizujte. 4. U souborů obsažených ve vašem počítači si často dělejte záložní kopie. 5. Vypněte trvalé soubory cookies v nastavení prohlížeče. 6. V nastavení prohlížeče zvolte u Active X možnost Prompt (dotázat se). Tím, že povolíte Active X pouze u stránek, kterým důvěřujete, zabráníte tomu, aby se do vašeho počítače nainstaloval škodlivý software, jako je spyware nebo adware. Doporučujeme uživatelům, aby si pečlivě pročetli a dodržovali všechny technické požadavky a doporučení týkající se ochrany, jak je uvedeno v této části 7. Splnění těchto požadavků může být nezbytné pro správné fungování user area. 7) Prohlášení o vyloučení odpovědnosti Úřad OHIM nezodpovídá za žádnou ztrátu nebo poškození způsobené rušením, vynecháním, přerušením, počítačovými viry, telefonními poruchami nebo přerušeními fungování tohoto elektronického systému, k nimž došlo z důvodů mimo kontrolu úřadu OHIM. Mezi ně patří také zpoždění nebo blokování použití systému způsobené selháním nebo přetížením komunikačních linek nebo serverů OHIM, internetového systému nebo jiných elektronických systémů nebo jakýmkoli poškozením způsobeným třetími stranami následkem nezákonného vniknutí mimo kontrolu úřadu OHIM. U každého kroku prováděného prostřednictvím user area se musí dodržovat platná pravidla. Pokud kvůli technickému selhání nebo z jiného podobného důvodu user area umožní provedení kroků, které nejsou ve shodě s platnými pravidly, úřad tyto kroky může prohlásit za neplatné. V takovém případě bude uživatel náležitě informován. Podmínky týkající se elektronických komunikací přijímaných a odesílaných úřadem strana 8
8) Šifrování a nepopiratelnost Úřad OHIM má moderní a bezpečné systémy pro zaručení totožnosti klientů při připojení a pro ověření obsahu zaslaných zpráv. Rovněž zaručuje pravost serveru, k němuž jsou klienti připojeni, a brání jeho nahrazení servery třetích stran. Veškeré informace přenášené prostřednictvím internetu jsou zašifrované pomocí protokolu SSL. Certifikační orgán: server úřadu OHIM byl certifikován mezinárodním certifikačním orgánem (Verisign Inc.), což zaručuje, že se uživatelé skutečně připojili na stránky úřadu OHIM. ZÁVAZKY, KTERÉ NA SEBE BERE UŽIVATEL Má se za to, že se uživatel bude řídit následující závazky; jejich porušení může vést k deaktivaci uživatelského účtu. Nesdělím třetím stranám svou identifikaci uživatele a heslo; každý proces prováděný s použitím této identifikace uživatele a hesla se bude považovat za proces, který jsem uskutečnil/a já. Neprodleně oznámím změnu své e-mailové adresy. Budu se pravidelně přihlašovat do své user area a kontrolovat oznámení, u nichž jsem zamýšleným příjemcem. Souhlasím s tím, že pokud se s takovým dokumentem neobeznámím, má se za to, že mi byl doručen uplynutím pátého dne po dni, kdy úřad dokument umístil do mé doručovací schránky v user area. Zvolím si náležitý komunikační prostředek pro oznámení úřadu. Podmínky týkající se elektronických komunikací přijímaných a odesílaných úřadem strana 9