3 GENERÁLNÍ ŘEDITELSTVÍ PRO KOMUNIKACI ŘEDITELSTVÍ B - Informační kancelář v České republice PODMÍNKY PRO PŘEDLOŽENÍ NABÍDKY NABÍDKOVÉ ŘÍZENÍ Výzva k vyjádření zájmu Skladování a distribuce propagačních a informačních materiálů Informační kanceláře COMM/DG/AWD/2013/355 1
1. OBECNÉ PODMÍNKY ÚČASTI V NABÍDKOVÉM ŘÍZENÍ 1. Předložení nabídky znamená přijetí podmínek stanovených v dokumentech tohoto nabídkového řízení ze strany uchazeče: v zadávacích podmínkách návrhu rámcové smlouvy, Uvedené dokumenty stanoví podmínky, které platí pro toto nabídkové řízení, a navzájem se doplňují. V případě vzájemného rozporu mezi dokumenty rozhoduje jejich pořadí uvedené v závěrečných ustanoveních návrhu rámcové smlouvy. 2. Předložení nabídky znamená, že se uchazeč zříká svých vlastních podmínek prodeje nebo provádění prací. Pokud uchazeč zakázku získá, je vázán svou nabídkou po dobu plnění smlouvy. 3. Dříve než předloží svou nabídku, musí uchazeč učinit všechna opatření nutná pro to, aby se seznámil s rozsahem a kvalitou předmětu nabídkového řízení a s případnými obtížemi. Předložením nabídky uchazeč potvrzuje, že je obeznámen s riziky a nepředvídatelnými okolnostmi spojenými s plněním zakázky. 4. Doba platnosti nabídek, po kterou uchazeč musí dodržovat všechny podmínky své nabídky činí 3 měsíce od uplynutí lhůty pro předložení nabídek. 5. Zadávací podmínky týkající se zakázky a návrh rámcové smlouvy a objednávky jsou připojeny k této výzvě k předložení nabídky. Zadávací podmínky uvádějí všechny dokumenty, které musí být k nabídce přiloženy, včetně potvrzení o ekonomické, finanční, technické a odborné způsobilosti. 6. Touto výzvou k předložení nabídky nevzniká Evropskému parlamentu žádná povinnost. Uvedená povinnost vzniká až podpisem smlouvy s vybraným uchazečem. Podáním nabídky nevzniká nárok na přidělení zakázky nebo její části. Evropský parlament může až do podpisu smlouvy upustit od zakázky nebo zrušit zadávací řízení, aniž by zájemci nebo uchazeči měli nárok na jakékoli odškodnění za jakékoli vynaložené náklady, včetně případných cestovních nákladů. V takovém případě musí být pro toto rozhodnutí uvedeny důvody a rozhodnutí musí být uchazečům oznámeno. 7. Potenciální uchazeči budou písemně informováni o dalším postupu týkajícím se jejich nabídky. 8. Náklady vzniklé v rámci přípravy a předkládání nabídek hradí uchazeči a nelze je proplácet. 9. Nabídky zůstávají majetkem Evropského parlamentu. 10. V následné fázi po zaslání odpovědi na výzvu k účasti v nabídkovém řízení budou zaznamenány a zpracovány osobní údaje (např. jméno, adresa, životopis). Tyto údaje budou zpracovány v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů. Pokud nebude uvedeno jinak, jsou odpovědi na otázky a požadované osobní údaje nezbytné pro posouzení nabídky v souladu se specifikacemi výzvy k předkládání nabídek a využívat je bude pouze Evropský parlament - Informační kancelář v ČR za tímto účelem. Uchazeči mohou být na jeho žádost zaslány jeho zaznamenané osobní údaje a má možnost opravit veškeré nepřesné nebo neúplné údaje. S veškerými dotazy týkajícími se zpracování osobních údajů se uchazeč může obrátit na Evropský parlament - Informační kancelář v ČR. Pokud jde o otázku zpracování jeho 2
osobních údajů, má uchazeč právo obrátit se kdykoli na evropského inspektora ochrany údajů. 2. DOPLŇUJÍCI INFORMACE Uchazeči, kteří chtějí získat doplňující informace týkající se dokumentů nabídkového řízení, musí své otázky položit písemně a zaslat je před uplynutím lhůty pro doručení otázek, která je uvedena v bodě 3 níže. - buď v poštovní zásilce na adresu oddělení, jemuž jsou otázky určeny: Evropský parlament Informační kancelář v ČR - nebo faxem na číslo +420 255 708 200 - či elektronickou poštou na adresu: Jungmannova 24 CZ - 110 00 Praha 1 eppraha@ep.europa.eu Tato žádost o doplňující informace musí být označena následujícím způsobem: COMM/DG/AWD/2013/355 Zadavatel nebude odpovídat na ústní dotazy, na žádosti předložené po uplynutí lhůty nebo na nesprávně formulované či adresované žádosti. Obdržené otázky s odpověďmi budou zaznamenány a zadavatel je předá všem uchazečům před uplynutím lhůty pro zaslání odpovědí uvedené v bodě 3 níže. 3. PŘEDBĚŽNÝ HARMONOGRAM NABÍDKOVÉHO ŘÍZENÍ Lhůta pro doručení otázek: 27. ledna 2014 Lhůta pro zaslání odpovědí: 28. ledna 2014 Datum a hodina pro předložení nabídek. 3. února 2014 do 17:00 hodin. Pravděpodobné datum přidělení zakázky: březen 2014 4. NÁVŠTĚVA MÍSTA Návštěva místa se neuskuteční. 5. OBSAH A PŘEDLOŽENÍ NABÍDEK Nabídky mohou být předloženy pouze písemně, v jednom z úředních jazyků Evropské unie. 3
Upozorňujeme však, že pracovním jazykem bude český jazyk či anglický jazyk. Součástí Vaší nabídky musí být podepsaný originál a dvě kopie předložené ve [třech] samostatných složkách, přičemž každá strana musí být náležitě vyplněna a jasně čitelná, aby se vyloučila jakákoli pochybnost ohledně termínů a číselných údajů. Nabídka musí: - být vypracována na hlavičkovém papíře uchazeče; - být doplněna formuláři Evropského parlamentu, jejichž formát musí být zachován; - být podepsána uchazečem nebo jeho zplnomocněným zástupcem; - být předložena pro celou zakázku - být vyjádřena v CZK. - Správa Evropského parlamentu požádá uchazeče, aby doplnil všechny neúplné nebo nečitelné nabídky nebo nabídky, které nerespektují požadovaný formát. První část nabídky bude nazvána: I Administrativní část a bude se skládat z těchto složek: Vždy je třeba respektovat pořadí a očíslování složek. Složka č. 1 s názvem Statut Uskupení bude obsahovat: - Statut pověřené společnosti nebo každé ze společností, pokud se jedná o uskupení hospodářských subjektů, včetně sídla společnosti, struktury kapitálu, jejích akcionářů a podílů, složení správní rady nebo jakýkoli jiný oficiální dokument obsahující informaci o právním postavení hospodářského subjektu. - Pokud nabídku předkládá uskupení hospodářských subjektů, řádně vyplněný, datovaný a podepsaný dokument s informacemi o uskupeních hospodářských subjektů obsažený v příloze IV zadávacích podmínek. - V této složce bude obsažena také Finanční identifikace dodavatele, která se nachází v příloze III zadávacích podmínek. Složka č. 2 s názvem Doklady týkající se kritérií pro vyloučení bude obsahovat: - Čestné prohlášení obsažené v příloze II zadávacích podmínek (bod 12.1. Vyhodnocení kritérií vyloučení ze zadávací dokumentace). Složka č. 3 s názvem Doklady týkající se kritérií výběru bude obsahovat: - Vyplněný formulář "Osvědčení o finanční způsobilosti" (příloha VI ze zadávacích podmínek) vztahující se nejméně k třem posledním uzavřeným rozpočtovým rokům; - řádně vyplněný, datovaný a podepsaný souhrnný dokument s informacemi; 4
- veškeré doklady prokazující, že uchazeč splňuje kritéria výběru týkající se technické a odborné způsobilosti. Hodlá-li uchazeč využít služeb subdodavatele, musí být všechny výše uvedené doklady předány také všem subdodavatelům. Druhá část nabídky bude nazvána: II Technická část a bude se skládat z těchto složek: Vždy je třeba respektovat pořadí a očíslování složek. Složka č. 1 s názvem Technická dokumentace bude obsahovat: - veškeré doklady týkající se technických aspektů nabídky, o nichž se uchazeč domnívá, že je vhodné je předložit, např. informace o skladových prostorách a skladovém hospodářství. Třetí část složky bude nazvána: III Finanční část a bude se skládat z jediné složky obsahující všechny doklady týkající se finanční stránky nabídky, přičemž uvede celkovou cenu nabídky a, je-li to vhodné, také všechny jednotlivé částky společně s ceníky. Je třeba respektovat pořadí a očíslování složek. 6. LHŮTY A ZPŮSOB PŘEDKLÁDÁNÍ NABÍDEK 1. Datum a hodina pro předkládání nabídek je stanovena na 3. února 2014, do 17:00 hodin. 2. Nabídky se předávají způsobem, který si uchazeč zvolí: a) buď poštou doporučeně či rovnocenným způsobem nebo kurýrní službou, s odesláním nejpozději ke dni konečného data uvedeného výše, přičemž rozhodující je datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí, na následující adresu: Evropský parlament Informační kancelář v ČR Jungmannova 24, 110 00 Praha 1 5
b) nebo předáním na oddělení pro úřední poštu přímo nebo prostřednictvím zástupce uchazeče nejpozději ve výše uvedený den a hodinu. Předání nabídky bude doloženo potvrzením, které vydá oddělení Evropského parlamentu pro úřední poštu ve dvou vyhotoveních a na kterém bude uvedeno datum a podpis. Den a hodina uvedené v tomto potvrzení budou rozhodující. Otevírací doba oddělení pro úřední poštu, kterému mají být nabídky předány, je: pondělí až čtvrtek 9:00-17:00 v pátek 9:00 12:00. V sobotu, v neděli a ve dnech pracovního volna Evropského parlamentu je zavřeno. Evropský parlament neručí za to, že budou obdrženy nabídky předané oddělení pro úřední poštu jakýmkoli způsobem jindy než ve výše uvedenou otevírací dobu. Evropský parlament nenese žádnou zodpovědnost za to, že uchazečům nesdělil případné změny této otevírací doby oddělení pro úřední poštu, k nimž mohlo dojít po zaslání zadávací dokumentace. Před předáním nabídky do vlastních rukou se uchazeči musí sami informovat o platnosti oznámené otevírací doby. 3. Nabídky, které nebudou předloženy ve lhůtě uvedené v bodech a) a b), budou prohlášeny za nevyhovující. 4. Aby se zachovala důvěrnost a neporušenost nabídek, musí být zásilka doručena ve dvojí obálce. Obě obálky budou uzavřené. Uchazeč může použít přílohu VII zadávacích podmínek, což usnadní předání jeho nabídky příslušnému oddělení Evropského parlamentu. Na vnitřní i vnější obálce se uvede: - oddělení, jemuž je zásilka určena: Evropský parlament Informační kancelář v ČR Jungmannova 24, 110 00 Praha 1 - referenční číslo nabídkového řízení: NABÍDKOVÉ ŘÍZENÍ COMM/DG/AWD/2013/355 - následující poznámka: OBÁLKU NESMÍ OTEVŘÍT POŠTOVNÍ SLUŽBA ČI NEOPRÁVNĚNÁ OSOBA Podle velikosti nabídky se pojmem obálka může rozumět balík či papírová nebo jiná krabice rozměry balíku budou co nejlépe odpovídat rozměrům skutečného obsahu balíku. 6
Ve všech případech a ať je použit jakýkoli druh obalu, by uchazeči měli dbát na kvalitu obálek nebo obalu použitých pro předání nabídky, aby se předešlo tomu, že zásilky budou doručeny roztržené, a nebude tudíž zaručena důvěrnost obsahu a jeho neporušenost. Pokud uchazeč použil samolepicí obálky, musí být přelepeny lepicí páskou, přes kterou se odesílatel podepíše. Za podpis se považuje buď vlastnoruční podpis odesílatele, nebo podpis a razítko jeho podniku. Všechny nabídky, u nichž nebylo možné do společného otevření nabídek zachovat důvěrnost obsahu, budou automaticky vyřazeny. Na vnější obálce bude rovněž uvedeno jméno nebo název firmy / obchodní jméno uchazeče a přesná adresa, na kterou mohou být uchazeči zaslány informace o dalším postupu týkajícím se nabídky, 7. OZNÁMENÍ VÝSLEDKŮ Evropský parlament souběžně a individuálně informuje každého odmítnutého uchazeče, a to dopisem a elektronickou poštou nebo faxem, že jejich nabídka nebyla přijata. Evropský parlament uvede u každého případu důvody odmítnutí nabídky a možné způsoby odvolání. Spolu s informací o odmítnutí sdělí Evropský parlament své rozhodnutí o přidělení zakázky vybranému uchazeči a zároveň upřesní, že toto rozhodnutí neznamená závazek ze strany Parlamentu. Jakýkoli vyloučený uchazeč může obdržet doplňující informace o důvodech odmítnutí jeho nabídky, a to na písemnou žádost zaslanou dopisem, faxem nebo elektronickou poštou. O informace týkající se vlastností a předností vybrané nabídky a jména vybraného uchazeče mohou žádat pouze uchazeči, kteří předložili přípustnou nabídku. Za přípustné se považují nabídky uchazečů, kteří nejsou vyloučeni a kteří splňují kritéria výběru. Od sdělení některých informací však může být upuštěno, pokud by to bylo na překážku uplatnění právních předpisů, v rozporu s veřejným zájmem, pokud by toto sdělení poškozovalo oprávněné obchodní zájmy veřejných nebo soukromých podniků nebo pokud by mohlo narušit korektní hospodářskou soutěž mezi nimi. 8. POZASTAVENÍ ŘÍZENÍ Pokud je to nezbytné, může Evropský parlament po sdělení výsledků a před podpisem smlouvy pozastavit podpis smlouvy za účelem dodatečného přezkoumání, a to v případě, že to odůvodňují žádosti nebo komentáře ze strany odmítnutých nebo poškozených uchazečů nebo jakákoli jiná závažná obdržená informace. Tyto žádosti, komentáře nebo informace musí být obdrženy během čtrnácti kalendářních dnů ode dne následujícího po datu, kdy byla současně oznámena rozhodnutí o odmítnutí a o přidělení zakázky, nebo případně zveřejněno oznámení o zadání zakázky. V případě pozastavení jsou všichni uchazeči informováni během tří pracovních dnů ode dne rozhodnutí o pozastavení. Po dodatečném přezkoumání v rámci pozastaveného řízení může Evropský parlament své rozhodnutí o přidělení zakázky potvrdit nebo pozměnit, či případně řízení zrušit. Jakékoli nové rozhodnutí musí být odůvodněno a sděleno písemně všem uchazečům, kteří se soutěže účastní. 7