PRAVIDLA KONCILIAČNÍHO ŘÍZENÍ (KONCILIACE) ORGANIZAČNÍ A JEDNACÍ ŘÁD VEDENÉHO U MEDIAČNÍ KANCELÁŘE OSLADIL & PARTNEŘI (v běžném sdělení jen Organizační a jednací řád či Pravidla a Kancelář ) ČÁST PRVNÍ OBECNÁ USTANOVENÍ HLAVA PRVNÍ ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ 1 1.1. Pravidla konciliačního řízení (konciliace) upravují postup konciliátora a účastníků v konciliačním řízení tak, aby byla zajištěna spravedlivá ochrana práv a oprávněných zájmů účastníků. Konciliace je zahájena uzavřením smlouvy o provedení konciliace mezi konciliátorem a stranami sporu, kterou tato pravidla doplňují. 1.2. Tato pravidla pouze informují zájemce o konciliaci o postupu vedení konciliace, který je obecně dodržován po zahájení konciliace, a který bývá vždy upřesněn s dalšími závaznými právy a povinnostmi stran a konciliátora ve smlouvě o konciliaci. 1.3. Kancelář po stránce organizační, ekonomické a technické zabezpečuje činnost konciliátorů, tj. fyzických osob zapsaných v seznamu konciliátorů, vedeném Kanceláří (dále jen "Seznam konciliátorů"). 1.4. Kancelář řádně schválila tento organizační a jednací řád, jímž se budou řídit konciliátoři zapsaní v Seznamu konciliátorů vedeném Kanceláří, nejsou-li povinni se řídit smlouvou o konciliaci uzavřenou se stranami. 1.5. V konciliačním řízení je za účasti konciliátora zprostředkována komunikace mezi stranami sporu, vzniklých především ze smluvních vztahů, za účelem dosažení konsenzu, přijatelného pro obě strany. Konciliátor vede konciliaci způsobem, který v souladu s těmito pravidly, smlouvou a se zásadami nestrannosti, rovnosti a spravedlnosti považuje za vhodný. 1.6. Pravidla jsou v platném a účinném znění uveřejněna na internetové adrese www.mediace-partneri.cz. V případě, že Kancelář přijme změnu tohoto Organizačního a jednacího řádu, je taková změna účinná od okamžiku zveřejnění na uvedené internetové adrese, nemá-li být změna účinná od pozdějšího data výslovně uvedeného. 1.7. Strany se mohou dohodnout na vyloučení některého z ustanovení tohoto Organizačního a jednacího řádu nebo na odchylné úpravě vedení a průběhu konciliace. Dohoda musí být písemná a před zahájením konciliace předána konciliátorovi, který s ní musí vyslovit souhlas. Taková dohoda musí být včleněná do smlouvy o konciliaci. Pokud konciliátor se změnou Organizačního a jednacího řádu nesouhlasí, oznámí svoje rozhodnutí zástupci Kanceláře, který vybere jiného konciliátora. 1.8. Na úkony účastníků, kociliátora a otázky neupravené tímto Organizačním a jednacím řádem se použije přiměřeně ustanovení Občanského zákoníku, a dalších vnitřních předpisů Kanceláře, které jsou veřejně dostupné k nahlédnutí na internetových stránkách: www.mediace-partneri.cz. Kancelář vždy volí v každém konkrétním konciliačním případě také zástupce kanceláře. HLAVA DRUHÁ
KONCILIÁTOŘI Pravomoc 2 2.1. Konciliátoři Kanceláře jednají ve věci, jestliže je jejich pravomoc pro daný spor založena platně uzavřenou smlouvou o konciliaci mezi stranami sporu a konciliátorem, který je smluvní stranou, nebo zástupcem Kanceláře, ve které si účastníci takové smlouvy dohodli, že mají zájem vyřešit spor smírnou dohodou za pomoci konciliátora v konciliačním řízení, a to podle Organizačního a jednacího řádu. Smlouvu o konciliaci může s Kanceláří uzavřít i jen jedna strana sporu. Je tak platná. Nejsou tímto dotčena práva na odměnu konciliátora. 2.2. Konciliátora pro jednotlivé případy určuje zástupce Kanceláře. Nebo si jej zvolí strany sporu. V případě určení je tato skutečnost o osobě konciliátora sdělena oběma stranám. 2.3. Pro konciliační řízení vedené dle Organizačního a jednacího řádu platí, že jednání bude obvykle řídit pouze jeden konciliátor. Odmítnutí funkce 3 3.1. Konciliátor není povinen přijmout funkci konciliátora. 3.2. Odepře-li konciliátor přijmout funkci nebo se jí z vážných důvodů potom co funkci přijal, vzdá nebo ji nemůže nadále vykonávat, bude zástupcem Kanceláře neprodleně určen nový konciliátor. 3.3. Konciliátor odmítne uzavření smlouvy o provedení konciliace, jestliže se zřetelem na jeho poměr k věci, ke stranám konfliktu nebo k jejich zástupcům je tu důvod pochybovat o efektivnosti vedení procesu konciliace. 3.4. Konciliátor může odmítnout uzavření smlouvy o provedení konciliace, jestliže je narušena nezbytná důvěra mezi ním a některou ze stran konfliktu. ČÁST DRUHÁ KONCILIAČNÍ ŘÍZENÍ HLAVA PRVNÍ OBECNÁ USTANOVENÍ 4 4.1. Před zahájením konciliace je konciliátor povinen poučit strany konfliktu o svém postavení při konciliaci, o účelu a zásadách konciliace, o účincích smlouvy o provedení konciliace a konciliační dohody, o možnosti konciliaci kdykoliv ukončit, o odměně konciliátora za provedenou konciliaci a o nákladech koncilace. Konciliátor je povinen strany konfliktu výslovně poučit o tom, že zahájením konciliace není dotčeno právo stran konfliktu domáhat se ochrany svých práv a oprávněných zájmů soudní cestou a že za obsah konciliační dohody jsou odpovědné pouze strany konfliktu. 4.2. Byla-li žádost o provedení konciliace učiněna pouze jednou stranou sporu, informuje konciliátor jakýmkoliv způsobem (písemně, telefonicky, emailovým dopisem) druhou stranu sporu o zájmu strany, jíž byl osloven (určen) o provedení konciliace a požádá ji o účast na prvním konciliačním setkání. Konciliátor může udělit výjimku z pravidla o úplném zveřejnění informací, jestliže zjistí, že jsou dotyčné informace po obchodní stránce důvěrné a že dotyčná strana uvedla důvody, proč by zveřejnění informací poškodilo její zájmy. 4.3. Konciliátor informuje strany sporu o datu a místu konání prvního konciliačního setkání. Odmítne-li strana sporu, která o provedení konciliace nepožádala, účast na prvním konciliačním setkání, sepíše konciliátor o této skutečnosti zápis. Zápis konciliátor zašle bez zbytečného odkladu straně sporu, která o provedení
konciliace požádala, příp. též soudu. V takovém případě je možné, aby byla osoba konciliátora, bude-li stranou zvolena, vykonávala ve prospěch této strany funkci vyjednávajícího - negociátora. 4.4. Kancelář může být oslovena k provedení konciliace na podkladě žádosti jedné nebo obou stran sporu o zahájení konciliace. 4.5. Žádost o provedení konciliace nemá předepsaný formulář, ale musí obsahovat alespoň: a) označení stran sporu, a to: i. u právnických osob jejich obchodní firmu nebo název, sídlo a identifikační číslo, ii. u fyzických osob nepodnikatelů jejich jméno a příjmení, místo trvalého bydliště a rodné číslo nebo datum narození, příp. jiný číselný identifikační údaj (např. číslo cestovního dokladu), iii. u fyzických osob podnikatelů jejich jméno a příjmení s případným dodatkem nebo obchodní firmu, místo podnikání případně místo trvalého bydliště a identifikační číslo. b) stručný popis podstaty a okolností sporu. 4.6. Žádost může být Kanceláři učiněna písemně, emailem nebo telefonicky. V případě emailového či telefonického kontaktu musí být žádost doplněna do 5 dnů písemným podáním doručeným Kanceláři obsahujícím povinné náležitosti dle odst. 4. 5., jinak k žádosti Společnost nebude přihlížet. 4.7. Konciliační řízení (konciliace) je zahájeno uzavřením smlouvy o konciliaci. 4.8. Smlouva o konciliaci musí obsahovat, není-li určeno jinak, alespoň označení stran konfliktu, jméno, popřípadě jména, příjmení a adresu místa podnikání konciliátora vymezení konfliktu, který je předmětem konciliace, výši odměny konciliátora za provedenou konciliaci nebo způsob jejího určení, popřípadě ujednání o záloze nebo ujednání o tom, že konciliace bude provedena bezplatně, dobu, po kterou má konciliace probíhat, nebo ujednání o tom, že konciliace má probíhat po dobu neurčitou. 4.9. Konciliační řízení se zpravidla koná v sídle Kanceláře. S přihlédnutím k oprávněným zájmům stran a procesní ekonomičnosti může být jednání vedeno i na jiném místě, určeném dohodou stran, se souhlasem mediátora. 4.10. Konciliační řízení nemusí být vedeno jako ústní osobní jednání za přítomnosti stran a konciliátora. O každém jednání je nutno sepsat písemný záznam. 4.11. Konciliátor je oprávněn po dohodě se stranami volit co nejefektivnější způsob vedení konciliace. 4.12. Jednání se mohou účastnit pouze strany sporu, jejich zástupci, konciliátor a zapisovatel. O účasti dalších osob, zejména svědků či znalců a konzultantů, rozhoduje konciliátor. 4.13. Dojde-li v průběhu konciliace k převodu práv, která jsou předmětem konciliace, účinky zahájení konciliace trvají. Strana konfliktu, která svoje práva převedla, je povinna tuto skutečnost druhé straně konfliktu bez zbytečného odkladu oznámit. 4.14. Výsledkem konciliačního řízení je zpravidla konciliační dohoda stran. Za obsah mediační dohody jsou odpovědné pouze strany konfliktu. Konciliační dohodou je konciliační řízeno ukončeno (viz 8 odst. 8.2.). 4.15. Konciliátor může rozhodnout o složení dostatečné zálohy na náklady konciliace. Pokud nedojde k jejímu složení po výzvě konciliátora ani v dodatečně poskytnuté lhůtě, koncilátor řízení zastaví. HLAVA DRUHÁ PRŮBĚH KONCILIAČNÍHO ŘÍZENÍ Zastoupení 5
Strany mohou být zastoupeny osobou podle jejich výběru. A to vždy na základě plné moci udělené v náležitostech podle občanského zákoníku. Plná moc, udělená kteroukoliv ze stran jejímu zástupci musí být doručena konciliátorovi nejpozději před zahájením prvního jednání. Jednání konciliátora a stran v konciliačním řízení 6 6.1. Po svém určení a po sepsání smlouvy o konciliaci mezi konciliátorem a stranami sporu, vyzve konciliátor každou ze stran, aby mu předložila svoje písemné vyjádření a stanovisko ke sporu. 6.2. Konciliátor může vyzvat každou ze stran k doplnění jejího stanoviska, případně k předložení důkazů, které považuje za nezbytné. 6.3. Poté, co konciliátor obdrží od jedné strany informace a stanovisko ke sporu a uzná-li to za vhodné, sdělí tyto druhé straně tak, aby tato měla možnost se náležitě vyjádřit. Pokud ovšem některá ze stran označí tyto informace za tajné, mediátor tyto informace druhé straně nesdělí. 6.4. Po obdržení posledního stanoviska svolá konciliátor ústní jednání. Jednání může být za účasti obou stran nebo každé zvlášť. Místo jednání určuje konciliátor s ohledem na okolnosti případu a vůli obou stran. 6.5. K návrhu obou stran může řízení probíhat i písemnou formou bez osobního jednání. 6.6. Pokud se některá ze stran či její zástupce nedostaví k oboustrannému jednání, konciliátor jednání ukončí a určí nový termín, o kterém strany informuje s dostatečným předstihem. Pokud se neuskuteční ani druhé jednání, pokusí se konciliátor dosáhnout dohody stran písemnou formou. 6.7. Konciliátor pomáhá oběma stranám nezávislým a nestranným způsobem k dosažení smírného řešení sporu. Přitom je veden zásadami objektivity, spravedlnosti a poctivosti. Při jednání zohlední práva a povinnosti stran, obchodní zvyklosti a okolnosti sporu včetně předchozí obchodní praxe mezi stranami. 6.8. Konciliátor vede řízení takovým způsobem, který považuje za vhodný. Přitom zohlední návrhy sporných stran, zejména potřebu rychlého řešení sporu. 6.9. Každá ze stran může ze své vlastní iniciativy nebo na výzvu konciliátora předkládat návrhy na řešení sporu. 6.10. Jednání mohou být i odlišná od výše uvedeného, ale pouze v souladu se Smlouvou o konciliaci, Etickým kodexem konciliátorů sdružených u Mediační kanceláře Osladil a Partneři nebo tímto Organizačním a jednacím řádem Kanceláře. 6.11. Bude-li o to konciliátor stranami souhlasně požádán, zajistí na jejich náklad pořízení exekutorského nebo notářského zápisu se svolením k přímé vykonatelnosti takového zápisu, je-li výsledkem konciliační dohody závazek stran (y) poskytnout určité plnění. Stejně tak tomu bude i v případě nutnosti nebo žádosti stran o vyhotovení překladu nebo posudku v souvislosti s obsahem sporu. 6.12. Povinnost konciliátora nebo stran konfliktu doručit si mezi sebou písemnost podle tohoto zákona je splněna, pokud je doručena prostřednictvím veřejné datové sítě do datové schránky adresáta, na adresu uvedenou ve smlouvě o provedení konciliace nebo na adresu, a to i elektronickou, kterou za účelem doručování sdělí strany konfliktu konciliátorovi. Písemnost se považuje za doručenou i v případě, že se adresát o doručení z důvodu okolností na své straně nedozvěděl. Odměna a náhrada nákladů konciliátora 7 7.1. Konciliátor má právo na sjednanou odměnu za provedenou konciliaci a na náhradu sjednaných hotových výdajů. Hotovými výdaji jsou zejména cestovní výdaje, poštovné a náklady na pořízení opisů a kopií. 7.2. Konciliátor může od stran konfliktu žádat přiměřenou zálohu na odměnu za provedenou konciliacii a na náhradu sjednaných hotových výdajů.
7.3. Není-li ve smlouvě o provedení konciliace sjednáno jinak, hradí strany konfliktu sjednanou odměnu konciliátora za provedenou konciliaci a náhradu jeho sjednaných hotových výdajů rovným dílem. 7.4. Je-li konciliátor plátcem daně z přidané hodnoty, náleží mu k odměně za provedenou konciliaci a k náhradě hotových výdajů také náhrada za daň z přidané hodnoty, kterou je konciliátor povinen z odměny a náhrady hotových výdajů odvést. 7.5. Odměna za provedenou konciliaci, náhrada hotových nákladů konciliátora se řídí Ceníkem vydaným Kanceláří a platným ve znění ke dni zahájení konciliace. 7.6. Odměna za provedenou konciliaci, náhrada hotových nákladů konciliátora je splatná k rukám konciliátora. Ukončení konciliace 8.1. K ukončení konciliace dojde v souladu se smlouvou o konciliaci. 8 8.2. K ukončení konciliace dojde uzavřením konciliační dohody. Konciliační dohodu uzavírají všechny strany konfliktu. Jejími náležitostmi jsou vedle podpisů stran konfliktu také datum jejího uzavření, doplněné konciliátorem, a jeho podpis, kterým se stvrzuje, že konciliační dohoda byla uzavřena v rámci konciliace. 8.3. Konciliátor již zahájenou konciliaci rovněž ukončí, jestliže vznikne důvod pochybovat o jeho nepodjatosti dle 3 odst. 3..3., 8.4. Konciliátor může již zahájenou konciliaci ukončit, pokud některá ze stran konfliktu nesložila sjednanou zálohu. 8.5. Konciliace končí rovněž a) okamžikem, kdy je konciliátorem doručeno ostatním stranám konfliktu písemné prohlášení jedné ze stran konfliktu, že v konciliaci nebude nadále pokračovat, b) souhlasným písemným prohlášením všech stran konfliktu o ukončení konciliace podepsaným konciliátorem, c) smrtí, prohlášením za mrtvého nebo zánikem jedné ze stran konfliktu, nebo smrtí konciliátora nebo jeho prohlášením za mrtvého. HLAVA TŘETÍ OSTATNÍ USTANOVENÍ Jiná řízení 9 9.1. Strany se zavazují nezahajovat v průběhu konciliačního řízení žádné rozhodčí ani soudní řízení týkající se sporu, který je předmětem konciliačního řízení, vyjma případů, kdy zahájení takového řízení je nezbytné k ochraně jejich práv. 9.2. Strany se zavazují nenavrhovat bez souhlasu konciliátora jako listinný důkaz v rozhodčím či soudním řízení žádné podání, které bylo učiněno kteroukoli ze stran v konciliačním řízení. ČÁST TŘETÍ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 10 10.1. Sídlem Kanceláře se rozumí adresa: Jánské náměstí 273/14, 350 02 Cheb.
10.2. Kde se v tomto Organizačním a jednacím řádu pojednává o sídle Kanceláře, rozumí se tím tedy zpravidla adresa dle čl. 10.1. 10.3. Tato Pravidla konciliačního řízení nabývají účinnosti dnem 1. září 2014. 10.4. Tato Pravidla konciliačního řízení se přiměřeně použijí také na činnost vyjednávajícího (vyjednavače) kanceláře. K vyjednávání je přistoupeno na žádost kterékoliv ze stran za splnění předpokladu, že druhá strana sporu se nechce konciliace zúčastnit, tj. není splněna podmínka dobrovolnosti a společného souhlasu a vůle stran se konciliace účastnit a sepsat smlouvu o konciliaci. O vyjednávání a činnosti vyjednavače pro některou ze stran sporu se uzavírá smlouva o příkazu a na smluvní vztah se použijí ustanovení Občanského zákoníku o příkazu. Mgr. Petr Osladil Mediační kancelář Osladil & Partneři V Chebu dne 23. 8.2014