QSign Konverzia 2.0. Používateľská príručka

Transkript

1 QSign Konverzia 2.0 Používateľská príručka SK

2 Ardaco, a.s. Všetky práva vyhradené. Kopírovanie, prenášanie, rozširovanie alebo uchovávanie časti alebo celého obsahu tohto dokumentu v akejkoľvek forme bez predchádzajúceho písomného súhlasu spoločnosti ARDACO je zakázané. Názvy produktov a spoločností uvedené v tomto dokumente môžu byť ochrannými známkami alebo obchodnými označeniami príslušných vlastníkov. Spoločnosť ARDACO uplatňuje politiku kontinuálneho rozvoja. Spoločnosť ARDACO si vyhradzuje právo meniť a zdokonaľovať akýkoľvek z produktov opísaných v tomto dokumente bez predchádzajúceho upozornenia. Spoločnosť ARDACO nie je za nijakých okolností zodpovedná za stratu údajov alebo príjmov za akokoľvek spôsobené osobitné, náhodné, následné alebo nepriame škody. Obsah tohto dokumentu sa vykladá tak, ako je. Neposkytujú sa nijaké záruky akéhokoľvek druhu, či už výslovné alebo implikované, súvisiace so správnosťou, spoľahlivosťou alebo s obsahom tohto dokumentu, vrátane, ale aj nie výhradne, implikovaných záruk obchodovateľnosti a vhodnosti na určitý účel, okrem záruk, ktoré stanovuje príslušný právny predpis. Spoločnosť ARDACO si vyhradzuje právo tento dokument kedykoľvek upraviť alebo stiahnuť z obehu bez predchádzajúceho upozornenia. Vydanie SK1 2

3 OBSAH OBSAH Úvod O aplikácii Použité skratky Bezpečnostné odporúčania Systémové požiadavky Inštalácia QSign Inštalácia Javy Inštalácia ovládačov podpisovacieho zariadenia Práca s aplikáciou Prihlásenie Konverzia z listinnej podoby na elektronickú podobu Konverzia z elektronickej podoby na listinnú podobu Konverzia z elektronickej podoby na elektronickú podobu Evidencia záznamov o konverzii Referencie

4 1. Úvod 1.1. O aplikácii QSign Konverzia je aplikácia pre zaručenú konverziu podľa 35 a nasledujúcich ustanovení Zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-governmente). Používateľská príručka obsahuje návod na vykonávanie zaručenej odporúčaní a potrebných softvérových a hardvérových prostriedkov. konverzie, vrátane bezpečnostných 1.2. Použité skratky Skratka CA ČP KEP KEPe MF SR NBÚ SR Význam Certifikačná autorita Časová pečiatka Kvalifikovaný elektronický podpis Kvalifikovaná elektronický pečiatka Ministerstvo financií Slovenskej republiky Národný bezpečnostný úrad Slovenskej republiky 2. Bezpečnostné odporúčania Cieľom zaručenej konverzie je konverzia s cieľom zachovania právnych účinkov pôvodného dokumentu a jeho použiteľnosti na právne úkony. Preto je potrebné venovať primeranú pozornosť bezpečnostným opatreniam, najmä: do aplikácie pre zaručenú konverziu sa prihlasujte výlučne cez oficiálnu stránku prihlasovacie údaje nikdy neoznamujte iným osobám ani nezapisuje na dokumenty či iné predmety zadávajte ich vždy tak, aby ich nerozpoznala iná osoba pri podozrení na zneužitie ihneď kontaktujte poskytovateľa služby pre zablokovanie prístupu pri používaní podpisovacieho zariadenia sa riaďte bezpečnostnými pokynmi certifikačnej autority, ktorá zariadenie vydala nikdy nesťahujte a neinštalujte podozrivý softvér neotvárajte y od neznámych adresátov, podozrivé prílohy a neznáme odkazy v správach. 4

5 3. Systémové požiadavky Operačný systém: Microsoft Windows 7 a vyšší Prehliadač Microsoft Edge 38.x Microsoft Internet Explorer 11.x Google Chrome 56.x Mozilla Firefox 51.x Procesor: Operačná pamäť (RAM): Voľné miesto na pevnom disku: Ďalšie požiadavky: Minimálne: 1.6 GHz Minimálne: 2 GB 200 MB certifikované podpisovacie zariadenie (karta alebo USB token) s mandátnym certifikátom na autorizáciu novovzniknutých elektronických dokumentov s osvedčovacou doložkou a záznamov o vykonanej zaručenej konverzii skener min 150 DPI tlačiareň 4. Inštalácia Aplikácia pre zaručenú konverziu je dostupná prostredníctvom webového rozhrania. Pri autorizácii novovzniknutých elektronických dokumentov s osvedčovacou doložkou a autorizácii záznamov o zaručenej konverzii používa podpisovacie zariadenie osoby vykonávajúcej konverziu. Pre úplnú funkčnosť aplikácie pre zaručenú konverziu je preto potrebná inštalácia nasledovných súčastí: QSign klientska aplikácia pre kvalifikovaný elektronický podpis ( platforma Java SE Runtime Enviroment 8 ovládače podpisovacieho zariadenia (poskytne certifikačná autorita, ktorá vydala mandátny certifikát) QSign Na inštaláciu klientskej aplikácie QSign je potrebné postupovať podľa používateľskej príručky k danej verzii aplikácie. UPOZORNENIE: Používajte vždy aktuálnu verziu aplikácie QSign. 5

6 4.2. Inštalácia Javy 1. Aktuálnu verziu Javy je možné nainštalovať z Po načítaní obsahu stránky kliknite na Free Java Download. 2. Stiahnutý súbor spustite. Objaví sa okno s inštaláciou Javy. 3. Kliknite na tlačidlo Install. 6

7 4. Počkajte, pokiaľ prebehne inštalačný proces. 5. Po úspešnom ukončení stlačte tlačidlo Close Inštalácia ovládačov podpisovacieho zariadenia Postup je závislý od konkrétneho výrobcu. Ohľadne návodu kontaktujte dodávateľa Vášho podpisovacieho zariadenia. 7

8 5. Práca s aplikáciou 5.1. Prihlásenie 1. V prehliadači otvorte stránku 2. Zobrazí sa prihlasovacie okno: 3. Vyplňte meno a heslo. 4. Stlačte Prihlásiť Konverzia z listinnej podoby na elektronickú podobu Príprava dokumentu v listinnej podobe na konverziu Dokument v listinnej podobe je potrebné pred konverziou previesť do elektronickej podoby skenovaním. Postup skenovania sa pre jednotlivé typy skenerov a skenovacích softvérov líši, preto nie je súčasťou tejto príručky. Odporúčame skenovanie do formátu PDF/A-1a, ktorý sú povinné prijímať všetky orgány verejnej moci. 1 1 Výnos o štandardoch pre ISVS č. 55/2014 Z. z. uvádza aj ďalšie formáty obrázkový formát PNG, ktorý však nepodporuje skenovanie dokumentov s viacerými stranami a TXT (čistý text), ktorý nepodporuje formátovanie. Preto tieto formáty neodporúčame. Iné formáty je možné orgánmi verejnej moci prijímať, ak sa na tom obe strany dohodnú. V čase tvorby príručky sa pripravuje zmena legislatívy, ktorá zoznam formátov rozšíri. 8

9 Postup konverzie: 1. V úvodnom okne stlačte tlačidlo Listinná podoba do elektronickej. 2. Otvorte naskenovaný dokument na konverziu. 3. Zobrazí sa náhľad na dokument. V pravej časti okna sa nachádzajú položky pre zadanie údajov pre tvorbu osvedčovacej doložky a záznamu o vykonanej konverzii. 9

10 4. Vyplňte údaje v nasledujúcich častiach (povinné údaje sú označené *, ostatné sú voliteľné): Údaje pôvodného dokumentu v listinnej forme počet listov, počet neprázdnych strán, formát papiera Bezpečnostné prvky pôvodného dokumentu v listinnej forme je nutné vyplniť všetky bezpečnostné prvky pôvodného dokumentu. Nový bezpečnostný prvok sa pridá tlačidlom Pridať. Pre každý bezpečnostný prvok sa vypĺňa: slovný opis výskyt na strane výskyt na liste miesto umiestnenia na strane dokumentu Zaručenú konverziu vykonal IČO, názov právnickej osoby, meno, priezvisko, funkcia alebo pracovné zaradenie Ďalšie záznamy o konverzii názov pôvodného dokumentu, opis pôvodného dokumentu 5. Stlačte tlačidlo Konvertovať. 6. Dôkladne skontrolujte všetky vyplnené položky. 7. Overte, či je aplikácia QSign spustená na vašom počítači. Ak nie je, tak ju spustite. Či je aplikácia spustená zistíte podľa stavovej ikony QSign, ktorá sa nachádza v rozbaľovacom menu na systémovej lište (štandardne vpravo dole pri hodinách). 8. Stlačte tlačidlo Autorizovať, ktoré sa nachádza vľavo dole pod náhľadom. 10

11 9. Potvrďte spustenie JNLP súboru podľa typu internetového prehliadača: a) Firefox Po kliknutí na tlačidlo Autorizovať sa zobrazí výzva na spustenie súboru. Ponechajte označenú voľbu Otvoriť pomocou so zvolenou aplikáciou Java(TM) Web Start Launcher. POZNÁMKA: Ak v ponuke taká možnosť nebude, zvoľte Iné... a v nasledovnom okne stlačte Prehľadávať.... Otvorte súbor javaws.exe, ktorý sa nacháza v priečinku C:\Program Files (x86)\java\jre1.8.0_121\bin, resp. C:\Program Files\Java\jre1.8.0_121\bin (priečinok \jre1.8.0_121 sa môže líšiť podľa aktuálnej verzie Java). Stlačte OK. b) Chrome Po kliknutí na tlačidlo Autorizovať sa zobrazí výzva na uloženie súboru. Zvoľte Uložiť. Následne kliknite na uložený súbor, aby sa spustil. c) Internet Explorer Po kliknutí na tlačidlo Autorizovať sa podpisovacia aplikácia automaticky stiahne a spustí. 11

12 10. Po zobrazení ďalšej výzvy na spustenie java aplikácie stlačte Run. 11. Zobrazí sa okno aplikácie QSign, kde skonvertovaný dokument spolu s osvedčovacou doložkou podpíšete. 12. Opätovne skontrolujte všetky údaje spolu s údajmi na zázname o konverzii. 13. Stlačte Podpísať a zadajte PIN. V prípade, že typ certifikátu neumožňuje podpísať samotný novovzniknutý elektronický dokument s osvedčovacou doložkou a zároveň aj záznam o evidencii konverzie, je nutné opätovne zadať PIN. 14. Po podpise aplikácia QSign potvrdí zaevidovanie záznamu vykonanej konverzie. 15. Následne uložte súbor výstupu z konverzie - novovzniknutý elektronický dokument spolu s osvedčovacou doložkou, ktorý je už podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom. Tento uložený súbor bude mať príponu.asice. 16. Zatvorte okno QSign (krížikom vpravo hore). 12

13 5.3. Konverzia z elektronickej podoby na listinnú podobu 1. V úvodnom okne stlačte tlačidlo Elektronická podoba do listinnej. 2. Otvorte elektronický dokument na konverziu. 3. Zobrazí sa náhľad na dokument. V pravej časti okna sa nachádzajú položky pre zadanie údajov pre tvorbu osvedčovacej doložky a záznamu o vykonanej konverzii. 4. Vyplňte údaje v nasledujúcich častiach (povinné údaje sú označené *, ostatné sú voliteľné): Údaje novovzniknutého dokumentu v listinnej forme počet listov, počet neprázdnych strán, formát papiera Zaručenú konverziu vykonal IČO, názov právnickej osoby, meno, priezvisko, funkcia alebo pracovné zaradenie Ďalšie záznamy o konverzii názov pôvodného dokumentu, opis pôvodného dokumentu 5. V prípade, že bol pôvodný dokument autorizovaný kvalifikovaným elektronickým podpisom alebo pečaťou, dokument sa automaticky overí a predvyplnia sa polia: autorizačné prvky pôvodného dokumentu v elektronickej forme časová pečiatka pripojená k pôvodnému dokumentu. Obsah týchto polí nie je možné používateľom meniť. 13

14 6. Stlačte tlačidlo Konvertovať. 7. Následne sa zobrazí novovzniknutý dokument na vytlačenie aj s osvedčovacou doložkou. Dôkladne skontrolujte všetky vyplnené položky. 8. Overte, či je aplikácia QSign spustená na vašom počítači. Ak nie je, tak ju spustite. Či je aplikácia spustená zistíte podľa stavovej ikony QSign, ktorá sa nachádza v rozbaľovacom menu na systémovej lište (štandardne vpravo dole pri hodinách). 9. Stlačte tlačidlo Autorizovať, ktoré sa nachádza vľavo dole pod náhľadom. 10. Potvrďte spustenie JNLP súboru podľa typu internetového prehliadača: a) Firefox Po kliknutí na tlačidlo Autorizovať sa zobrazí výzva na spustenie súboru. 14

15 Ponechajte označenú voľbu Otvoriť pomocou so zvolenou aplikáciou Java(TM) Web Start Launcher. POZNÁMKA: Ak v ponuke taká možnosť nebude, zvoľte Iné... a v nasledovnom okne stlačte Prehľadávať.... Otvorte súbor javaws.exe, ktorý sa nacháza v priečinku C:\Program Files (x86)\java\jre1.8.0_121\bin, resp. C:\Program Files\Java\jre1.8.0_121\bin (priečinok \jre1.8.0_121 sa môže líšiť podľa aktuálnej verzie Java). Stlačte OK. b) Chrome Po kliknutí na tlačidlo Autorizovať sa zobrazí výzva na uloženie súboru. Zvoľte Uložiť. Následne kliknite na uložený súbor, aby sa spustil. c) Internet Explorer Po kliknutí na tlačidlo Autorizovať sa podpisovacia aplikácia automaticky stiahne a spustí. 11. Po zobrazení ďalšej výzvy na spustenie java aplikácie stlačte Run. 12. Zobrazí sa okno aplikácie QSign, kde podpíšete záznam o vykonanej konverzii. 13. Skontrolujte všetky údaje na zázname o konverzii. 14. Stlačte Podpísať a zadajte PIN. 15. Po podpise aplikácia QSign potvrdí zaevidovanie záznamu vykonanej konverzie. 16. Zatvorte okno QSign (krížikom vpravo hore). 15

16 17. Vytlačte novovzniknutý dokument v aplikácii (v Internetovom prehliadači) spolu s osvedčovacou doložkou (osvedčovacia doložka je pripojená k dokumentu na poslednej strane). 18. Po vytlačení musí osoba vykonávajúca konverziu zabezpečiť trvalé spojenie novovzniknutého dokumentu v listinnej podoby a jeho osvedčovacej doložky mechanickými prostriedkami, ktorých odstránenie spôsobí poškodenie alebo nezmazateľnú stopu na tomto dokumente alebo jeho osvedčovacej doložke a autorizovať listinný výstup svojím podpisom Konverzia z elektronickej podoby na elektronickú podobu Formát osvedčovacej doložky pre konverziu z elektronickej podoby na elektronickú nie je v čase prípravy príručky publikovaný. Po zverejnení formátu zo strany MF SR bude táto funkcia v aplikácii sprístupnená. Vzhľadom k tomu, že zatiaľ nie je známy formát osvedčovacej doložky pre tento typ konverzie, nie je zatiaľ tento typ konverzie podporovaný ani v aplikácii QSign Konverzia. 2 Vyhláška MF SR o zaručenej konverzii č. 275/2014 Z. z., 4 bod 5 b) a 6 bod 1 g) 16

17 5.5. Evidencia záznamov o konverzii 1. V úvodnom okne stlačte Menu > Evidencia záznamov o konverzii. 2. Zobrazí sa zoznam záznamov o zaručenej konverzii prihláseného používateľa. 3. Stlačením Zobraziť je možné zobraziť autorizačné prvky pôvodného dokumentu. 4. Záznam o evidencii konverzie daného dokumentu je možné prevziať do počítača stlačením Stiahnuť. 17

18 6. Referencie [1] Zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-governmente) [2] Vyhláška č. 275/2014 Z. z. o zaručenej konverzii [3] Výnos č. 55/2014 Z. z. o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy 18