Směrnice SŽDC č. 93 Poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb.

Transkript

1 Správa železniční dopravní cesty, státní organizace Dlážděná 1003/ Praha 1 Směrnice SŽDC č. 93 Poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb. Věc: Postup státní organizace Správa železniční dopravní cesty při poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů čj.: S 4037/2017-SŽDC-O27 Ukládací znak: Skartační znak a lhůta : A 10 Počet listů: 17 Počet příloh: 3 Počet listů příloh: 3 Gestorský útvar: O27 Zpracovatel: Ing. Tomáš Drvota Ing. Johana Kvítková Tel.: Fax: drvota@szdc.cz Rozdělovník: GŘ SŽDC, OJ SŽDC Rozsah znalostí: Účinnost od: dne zveřejnění V Praze dne Ing. Pavel Surý v. r. generální ředitel 1/17

2 Směrnice SŽDC č. 93 Poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb. Schváleno generálním ředitelem SŽDC dne: čj.: S 4037/2017-SŽDC-O27 Účinnost od dne zveřejnění Gestorský útvar: Správa železniční dopravní cesty, státní organizace Odbor komunikace Dlážděná 1003/ Praha 1 Rok vydání: /17

3 OBSAH OBSAH... 3 LIST PROVEDENÝCH ZMĚN... 4 ROZSAH ZNALOSTÍ... 5 SEZNAM POUŽITÝCH ZNAČEK A ZKRATEK... 6 ČÁST PRVNÍ ÚVODNÍ USTANOVENÍ... 7 Článek 1 Předmět úpravy... 7 Článek 2 Vymezení pojmů... 7 ČÁST DRUHÁ ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTÍ O INFORMACI... 9 Článek 3 Kompetence při vyřizování žádostí... 9 Článek 4 Zpracování žádosti... 9 Článek 5 Vydání informace Článek 6 Zveřejnění informace ČÁST TŘETÍ ZPRACOVÁNÍ OPRAVNÝCH PROSTŘEDKŮ Článek 7 Kompetence při vyřizování opravných prostředků Článek 8 Zpracování opravných prostředků Článek 9 Soudní řízení ČÁST ČTVRTÁ VÝROČNÍ ZPRÁVA Článek 10 Zpracování výroční zprávy ČÁST PÁTÁ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Článek 11 Zrušovací ustanovení Článek 12 Účinnost Příloha č. 1 Odkazy na on-line zdroje Příloha č. 2 Elektronický systém evidence žádostí Příloha č. 3 Záznam o ústní žádosti o poskytnutí informace ve smyslu InfZ /17

4 LIST PROVEDENÝCH ZMĚN číslo změny čj. změny datum schválení změna se týká ustanovení a příloh: datum účinnosti změny změnu provedl příjmení a jméno / podpis /17

5 organizační složka ROZSAH ZNALOSTÍ pracovní činnosti znalost Celá SŽDC vedoucí zaměstnanci úplná: celá směrnice ostatní zaměstnanci úplná: článek 2 3 informativní: celá směrnice 5/17

6 SEZNAM POUŽITÝCH ZNAČEK A ZKRATEK GŘ InfZ KSV O25 O27 Správní řád SŽDC Generální ředitelství SŽDC zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů oddělení komunikace s veřejností odboru komunikace GŘ odbor právních činností odbor komunikace zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů Správa železniční dopravní cesty, státní organizace 6/17

7 ČÁST PRVNÍ ÚVODNÍ USTANOVENÍ Článek 1 Předmět úpravy 1.1 Směrnice Poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb. upravuje postup Správy železniční dopravní cesty, státní organizace (dále jen SŽDC ), při zajišťování práv fyzických a právnických osob na poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen InfZ ). 1.2 Tato směrnice neupravuje postup při vyřizování obecných dotazů, oznámení, stížností veřejnosti ani postup při nahlížení do spisu a pořizování kopií ze spisu dle ustanovení zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen Správní řád ). Článek 2 Vymezení pojmů 2.1 SŽDC je dle InfZ povinný subjekt, který má povinnost poskytovat informace vztahující se k jeho působnosti. SŽDC vydává všechny informace požadované podle InfZ, vyjma takových informací, na něž se vztahuje zákonná ochrana, tedy ochrana dle InfZ, nebo pokud tak stanoví jiný právní předpis stojící k InfZ ve vztahu speciality. 2.2 Žadatel je podle InfZ fyzická či právnická osoba, která se domáhá práv dle InfZ. Žadatelem může být i jiný povinný subjekt. 2.3 Dotčená osoba je podle InfZ jakákoli právnická či fyzická osoba (včetně zaměstnanců SŽDC), které se může týkat uplatnění práva na informace. 2.4 Informace jsou poskytovány vyřízením žádosti. V případech, kdy to InfZ ukládá, jsou poskytnuté informace zveřejněny na internetových stránkách na odkazu č. 1 v příloze Povinně zveřejňované informace (podle 5, odst. 1 InfZ) o SŽDC jsou pravidelně aktualizovány na internetových stránkách (odkaz č. 2 v příloze 1) prostřednictvím oddělení komunikace s veřejností O27/3 (dále jen KSV ). 2.6 Informace je pro potřeby InfZ jakýkoli obsah nebo jeho část v jakékoli podobě, zaznamenaný na jakémkoli nosiči, zejména obsah písemného záznamu na listině, záznamu uloženého v elektronické podobě nebo záznamu zvukového, obrazového nebo audiovizuálního. Informace je také obsah, který z výše jmenovaných možností vyplývá. V prostředí SŽDC je to zejména jakýkoli obsah zaznamenaný nebo vytvořený v papírové podobě nebo v elektronické podobě kterýmkoli zaměstnancem SŽDC v souvislosti s výkonem jeho pracovněprávního či obdobného vztahu. 7/17

8 2.7 Žádost dle InfZ je podání, které žadatel učinil písemně (a to i elektronickou poštou) či ústně (a to i telekomunikačním zařízením), je-li z jeho obsahu zřejmé, že se žadatel domáhá poskytnutí informace ve smyslu InfZ, zejména pokud obsahuje formulaci žádost o poskytnutí informace/í či žádost dle zákona č. 106/1999 Sb.. Žádost musí obsahovat náležitosti stanovené InfZ. 2.8 Opravný prostředek je pro účely této směrnice stížnost na postup při vyřizování žádosti dle InfZ a odvolání. Pokud žadatel i po vyčerpání předchozích možností neuspěje se svou žádostí o poskytnutí informace, může se domáhat jejího poskytnutí soudní cestou. 2.9 Lhůty pro vyřizování žádostí a opravných prostředků jsou stanoveny v InfZ a Správním řádu. Přehled lhůt je zpracován na internetové stránce SŽDC uvedené v odkazu č. 3, příloze 1 této směrnice Evidencí žádostí se rozumí elektronický systém, který je popsán v příloze 2 této směrnice. 8/17

9 ČÁST DRUHÁ ZPRACOVÁNÍ ŽÁDOSTÍ O INFORMACI Článek 3 Kompetence při vyřizování žádostí 3.1 Administrativní činnosti při poskytování informací na žádost dle InfZ provádí odbor komunikace (dále jen O27 ), respektive KSV. 3.2 Žádost, která je podána prostřednictvím podatelny SŽDC, je po zaevidování neprodleně postoupena KSV k vyřízení. Podání charakteru žádosti doručené na jinou než adresu sídla SŽDC nebo jinou než elektronickou adresu podatelny SŽDC (např. zaměstnance) lze také považovat za žádost dle InfZ a je třeba ji neprodleně předat KSV k posouzení a k případnému zaevidování. 3.3 Ústně (osobně) podané žádosti dle InfZ mohou přijmout všechny organizační složky SŽDC, a je-li to s ohledem na povahu požadované informace možné, bezprostředně ji vyřídí. O takto podané žádosti je nutné učinit záznam podle přílohy 3 a tento záznam je nutné neprodleně předat na KSV k evidenci. Pokud nebude ústně podaná žádost přímo vyřízena, vyplněný záznam s obsahem žádosti je třeba neprodleně předat KSV k posouzení a dalšímu řešení. Článek 4 Zpracování žádosti 4.1 Lhůty pro vyřízení žádosti určuje na základě procesu zpracování žádosti KSV vždy v souladu s InfZ. 4.2 Žádost lze vyřídit poskytnutím informace, částečným odmítnutím, odmítnutím nebo odložením. 4.3 KSV neprodleně zaeviduje žádost do interního systému evidence žádostí a informuje o nové žádosti ředitele O KSV posoudí formální náležitosti žádosti. V případě nejasností nebo chybějících povinných náležitostí vyzve KSV (ve lhůtě dle InfZ) žadatele o doplnění, nevyhoví-li žadatel této výzvě (ve lhůtě dle InfZ), KSV žádost odloží. 4.5 V případě, že se požadované informace nevztahují k působnosti SŽDC, žádost se (ve lhůtě dle InfZ) odloží a tato skutečnost se sdělí žadateli spolu s odůvodněním. 4.6 KSV posoudí obsahovou část žádosti a určí odborný útvar (případně více útvarů) SŽDC, který bude na zpracování žádosti spolupracovat. 9/17

10 4.7 Ve spolupráci s určeným odborným útvarem je požadovaná informace dohledána a zpracována bez zbytečných odkladů. Požadované informace dodá zpracovateli (KSV) vždy odborný útvar, a to ve lhůtě předem stanovené dohodou s KSV. 4.8 V případě existence zákonných důvodů pro neposkytnutí informace dodá odborný útvar argumentaci pro odmítnutí žádosti (nebo její části) v dostatečném předstihu tak, aby bylo možné administrativně vyřídit žádost v zákonné lhůtě. KSV s odborným útvarem konzultuje zákonné důvody pro odmítnutí žádosti a následně zpracuje rozhodnutí o odmítnutí (celé, popř. části) žádosti dle InfZ. 4.9 SŽDC je oprávněna požadovat úhradu nákladů spojených s vyřízením žádosti, a to v zákonem stanovených případech a způsobem dle nařízení vlády č. 173/2006 Sb., o zásadách stanovení úhrad a licenčních odměn za poskytování informací dle InfZ. O možnostech postupu zpoplatnění se dohodne KSV s určeným odborným útvarem na základě objektivních skutečností. Cena je stanovena sazebníkem úhrad, který je zveřejněn na internetových stránkách SŽDC. Odkaz je uveden v příloze 1. Proces zpoplatnění zajišťuje KSV ve spolupráci s odborem finančním Generálního ředitelství SŽDC. KSV informaci poskytne po uhrazení nákladů, pokud žadatel (ve lhůtě dle InfZ) úhradu nezaplatí, KSV žádost odloží. Uhrazené částky za poskytování informací jsou příjmem SŽDC V případě žádostí o informace, týkajících se dotčených osob, SŽDC neprodleně před vyřízením žádosti o této skutečnosti dotčenou osobu vyrozumí a v určené lhůtě jí umožní, aby se k podané žádosti vyjádřila. SŽDC může při poskytování informace přihlédnout ke stanovisku dotčené osoby KSV průběžně aktualizuje stav vyřizování žádosti v evidenci žádostí po každé změně stavu nebo podrobností k žádosti a ukládá veškerou příslušnou dokumentaci ke spisu v elektronické podobě na úložišti SŽDC. Článek 5 Vydání informace 5.1 Informaci o vyřízení žádosti vydává KSV. 5.2 Vyřízení žádosti potvrzuje svým podpisem ředitel O27, v případě potřeby vedoucí KSV. Ve složitějších případech nebo když to situace vyžaduje, jsou do procesu vyřizování žádosti přizváni další zaměstnanci SŽDC s rozhodovací pravomocí. Tyto zaměstnance na začátku procesu určí KSV po dohodě s odborným útvarem. 5.3 Je-li požadovaná informace již zveřejněna, žádost se (ve lhůtě dle InfZ) vyřídí odkazem na zveřejněnou informaci. 5.4 Informace je vydávána ve formě a způsobem určeným žadatelem. Není-li možné vyhovět požadavku žadatele, informace je poskytnuta v dostupné formě a jiným způsobem. Primárně se však jedná o elektronickou formu a komunikaci prostřednictvím datových schránek, u a doporučenou zásilkou při zachování tohoto pořadí. 10/17

11 5.5 Po vydání informace je žádost v evidenci uzavřena a případný spolupracující odborný útvar je informován o vyřízení žádosti. Článek 6 Zveřejnění informace 6.1 Zveřejnění informace se řídí ustanoveními InfZ. V rámci vstřícného úřadu SŽDC zveřejňuje maximum informací ke každé kladně vyřízené žádosti, tedy původní žádost, její vyřízení a případně všechny přílohy. U těchto dokumentů je provedena anonymizace těch údajů, u kterých je to zákonem stanoveno. 6.2 V případě vyhovění celé nebo části žádosti KSV zajistí (ve lhůtě dle InfZ) zveřejnění poskytnutých informací na internetových stránkách SŽDC v sekci, jejíž umístění je popsáno v příloze 1 tohoto dokumentu. 6.3 Pokud je žadateli poskytnuta obsáhlá informace, SŽDC na internetových stránkách zveřejňuje v souladu s InfZ pouze doprovodnou informaci o způsobu vyřízení. 11/17

12 ČÁST TŘETÍ ZPRACOVÁNÍ OPRAVNÝCH PROSTŘEDKŮ Článek 7 Kompetence při vyřizování opravných prostředků 7.1 Žadatel může v zákonem stanovených případech a lhůtách podat odvolání či stížnost na postup SŽDC. O odvolání a o stížnosti na postup při vyřizování žádosti rozhoduje generální ředitel SŽDC. 7.2 Administrativní činnosti při řešení opravných prostředků provádí odbor právních činností (dále jen O25). V případě potřeby O25 spolupracuje s dotčenými útvary, které jsou povinny dodat O25 potřebné podklady bez zbytečného odkladu tak, aby O25 mohl splnit termín pro vyřízení opravného prostředku. Článek 8 Zpracování opravných prostředků 8.1 Povinnosti SŽDC a dané lhůty při vyřizování opravných prostředků jsou dány jak InfZ, tak Správním řádem. 8.2 Stížnost na postup může být podána písemně i ústně, stejným způsobem jako žádost dle InfZ, odvolání lze podat pouze písemnou formou. 8.3 Přijaté opravné prostředky jsou evidovány KSV způsobem totožným s evidencí žádostí dle InfZ. KSV neprodleně informuje o přijatém opravném prostředku úsek generálního ředitele SŽDC. 8.4 KSV předá neprodleně přijatý opravný prostředek spolu se spisovým materiálem k původní žádosti na O25, který zajistí zpracování rozhodnutí o odvolání či rozhodnutí o stížnosti. V případě potřeby KSV dále spolupracuje s O25. Článek 9 Soudní řízení 9.1 Soudní spory v oblasti poskytování informací dle InfZ řeší O25. KSV v této souvislosti spolupracuje s O25 poskytnutím potřebných podkladů ke konkrétním žalobám. V případě potřeby pak O25 spolupracuje i s dalšími útvary SŽDC. 12/17

13 ČÁST ČTVRTÁ VÝROČNÍ ZPRÁVA Článek 10 Zpracování výroční zprávy 10.1 V souladu s InfZ zpracuje KSV nejpozději do výroční zprávu o činnosti SŽDC v oblasti poskytování informací podle InfZ za předchozí kalendářní rok a předloží zprávu řediteli O27 a vedení SŽDC ke schválení KSV po schválení výroční zprávy zajistí nejpozději do 1. března její zveřejnění na internetových stránkách SŽDC. 13/17

14 ČÁST PÁTÁ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Článek 11 Zrušovací ustanovení 11.1 Nabytím účinnosti této směrnice se zrušuje Směrnice SŽDC č. 93 Poskytování informací čj. S 25605/2011-OMS, s účinností od 1. června Článek 12 Účinnost 12.1 Tato směrnice nabývá účinnosti dnem zveřejnění. 14/17

15 Příloha č. 1 Odkazy na on-line zdroje Příloha 1 ke směrnici SŽDC č. 93 odkaz č obsah odkazu url poskytnuté informace povinně zveřejňované informace lhůty pro vyřizování žádostí sazebník úhrad 15/17

16 Příloha 2 ke Směrnici SŽDC č. 93 Příloha č. 2 Elektronický systém evidence žádostí Systém evidence žádostí (dále jen evidence) je založen na webové části Seznam v prostředí SharePoint v intranetu SŽDC. Evidence je v režimu pro čtení přístupná všem zaměstnancům SŽDC s přístupem do intranetu. V režimu pro zápis je přístupna určeným zaměstnancům KSV. Evidence rozesílá denní souhrn změn určeným zaměstnancům GŘ. Evidence rozesílá souhrn při každé změně v evidenci určeným zaměstnancům GŘ. Evidence je přístupna z 16/17

17 Správa železniční dopravní cesty, státní organizace Generální ředitelství Dlážděná 1003/ PRAHA 1 Příloha 3 ke Směrnici SŽDC č. 93 Záznam o ústní žádosti o poskytnutí informace ve smyslu InfZ 3 datum podání žádosti čj. (vyplní KSV) údaje o žadateli fyzická osoba právnická osoba jméno, příjmení, titul název, IČ datum narození jméno, příjmení, titul ulice, čp. ulice, čp. sídla PSČ, město PSČ, město / adresa pro doručování / adresa pro doručování žádost předmět žádosti obsah žádosti přímé vyřízení vyřízeno přímo, dne, informaci poskytl stručná odpověď