PŘÍRUČKA PRO PŘÍJEMCE. Výzva č. 12 a 13/v1 Výzva č. 2 - IPRM

Transkript

1 PŘÍRUČKA PRO PŘÍJEMCE Výzva č. 12 a 13/v1 Výzva č. 2 - IPRM

2 KAPITOLA PŘEDMĚT REVIZE Úprava pojmů: - Datum ukončení fyzické realizace etapy - Datum zahájení fyzické realizace projektu/etapy - Etapa projektu Časové schéma projektu a pojmy (jednoetapové i víceetapové projekty) - v souvislosti se změnou definice etapy upraveny definice pojmů a znázornění průběhu projektu Povinnosti příjemce při realizaci projektu úprava formulace povinnosti pojistit veškerý pojistitelný majetek pořízený z dotace STRANA PLATNÉ OD Pravidla pro výběr dodavatelů - zrušena povinnost dělit zadávací dokumentaci k veřejné zakázce na etapy Změny v realizaci projektu upraveny termíny pro hlášení změn,doplněna výjimka z ohlašovací povinnosti předem, změna názvu typů změn Monitorovací zpráva upravena formulace pro předkládání monitorovací zprávy a přílohy monitorovací zprávy Žádost o platbu upravena formulace pro předkládání a vypracování žádosti o platbu Příloha č.1 Pravidla způsobilých výdajů: - úprava definice Data uskutečnění zdanitelného plnění/data uskutečnění účetního případu - upraveny hlavní způsobilé výdaje pro oblast podpory 3.2 a tabulka jednotlivých typů výdajů Příloha č. 6 Monitorovací zpráva upraveny formulace v části Popis realizace a Přílohy Příloha č. 8 Soupiska účetních dokladů doplněn sloupec K Příloha č. 9 Příloha č. 11 Pokyn k vyplnění soupisky účetních dokladů doplněno Upozornění pro příjemce, kteří v rámci dané etapy proplatí účetní doklady ve výši vyšší než byla původně plánovaná výše etapy, tj. přečerpají předpokládanou finanční výši etapy Metodika změn projektů: - doplněna výjimka z ohlašovací povinnosti předem; - upraveny termíny pro hlášení změn; změna názvu typů změn - kap zrušena povinnost zasílat souhlas s podstatnou změnou v případě, že změna snížení finanční výše etapy je nahlašována prostřednictvím monitorovací zprávy; - kap. 1.2 upraven výčet nepodstatných změn; - vložena nová kap Přesuny finančních prostředků mezi etapami; - kap. 1.4, změna názvu typů změn - kap. 2.1 upraven pojem vícepráce limit rozsahu dodatečných stavebních prací nebo dodatečných služeb , 31 2,

3 - kap. 2.2 čl.1 zápočet méněprací a víceprací je nově prováděn v rámci jedné stavby (jednoho stavebního objektu) Příloha č. 14 Vloženo upozornění na skutečnost, že není možné připravovat v IS BENEFIT7 MZ,MH,ŽOP do doby schválení změny v rozpočtu projektu a změny údajů v IS ŘO; zrušeno upozornění na nemožnost editace některých záložek v případě zpracovávání MH

4 Obsah 1. ÚVOD Komu je Příručka pro příjemce určena a co je jejím cílem Vymezení pojmů REALIZACE PROJEKTU Zahájení realizace projektu způsobilost výdajů Časové schéma projektu a pojmy Povinnosti příjemce dotace při realizaci projektu Povinnost vést oddělené účetnictví Povinnost zřídit zvláštní bankovní účet projektu Pravidla pro výběr dodavatelů Pravidla pro publicitu Pravidla proplácení projektu Vedení dokumentace k projektu Změny v realizaci projektu Příjmy z projektu Ukončení projektu MONITORING PROJEKTU Monitoring Integrovaného plánu rozvoje měst (dále jen IPRM) Monitorovací hlášení Monitorovací zpráva Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu ŽÁDOST O PLATBU KONTROLY PROJEKTŮ Druhy a průběh kontrol Kontrolovaná osoba Práva kontrolované osoby Povinnosti kontrolované osoby Kontrolor kontrolní skupina Práva kontrolorů Povinnosti kontrolorů Řízení o námitkách kontrolované osoby ŘEŠENÍ NESTANDARDNÍCH SITUACÍ Nedostatky, které se mohou vyskytnout při realizaci projektu Předčasné ukončení smlouvy o poskytnutí dotace Porušení rozpočtové kázně Vícenáklady projektu...59

5 6.3 Řešení stížností SEZNAM ZKRATEK SEZNAM PŘÍLOH...63

6 1. ÚVOD 1.1 Komu je Příručka pro příjemce určena a co je jejím cílem Příručka pro příjemce je určena subjektům z veřejného, neziskového a soukromého sektoru, s nimiž byla podepsána Smlouva o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad (dále jen Smlouva) a kteří realizují projekt z Regionálního operačního programu NUTS II Severozápad pro období (dále jen ROP SZ). Cílem příručky je seznámit příjemce dotace: s povinnostmi příjemce dotace při realizaci projektu (výběr dodavatelů, publicita, účetnictví), s procesem sledování realizace projektu a proplacením způsobilých výdajů projektu, s kontrolami během realizace a po finančním ukončení projektu v rámci jeho udržitelnosti. Dokumentace pro žadatele a příjemce je zveřejněna nejpozději zároveň s datem vyhlášení Výzvy. Řídící orgán ROP SZ si u této dokumentace vyhrazuje právo ve výjimečných případech zavázat příjemce řídit se aktuálně platnou dokumentací či vyjmenovanými částmi této dokumentace, a to i pro projekty, jejichž realizace probíhá. Tyto případné změny platné dokumentace budou zveřejněny na internetových stránkách ve formě metodického pokynu a zaslány em příjemcům. V relevantních případech může být metodický pokyn zaslán rovněž žadatelům o podporu. Metodické pokyny se v takovém případě stávají součástí závazné dokumentace. 1.2 Vymezení pojmů Absorpční kapacita Míra efektivního využití objemu finančních prostředků, které byly alokovány na operační program. Podpora absorpční kapacity znamená zajistit hladký a efektivní průběh čerpání pomoci z fondů EU prostřednictvím podpory tvorby projektů a kapacit na jejich přípravu, realizaci a administraci, a to zejména na straně žadatelů a příjemců, přičemž tyto projekty by měly svou realizací maximální měrou přispět k rozvoji regionu a naplnění regionálních priorit. Auditní orgán Ústřední orgán státní správy zodpovědný za zajištění provádění auditů za účelem ověření účinného fungování řídícího a kontrolního systému programu a za vykonávání činností v souladu s čl. 62 nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999, (dále jen nařízení Rady (ES) č. 1083/2006) a čl. 62 nařízení Rady (ES) č. 1198/2006. Tuto funkci plní v rámci Ministerstva financí ČR odbor Auditní orgán Centrální harmonizační jednotka a odbor Kontrola. BENEFIT7 (též elektronická žádost) Elektronická žádost, která je určena pro žadatele za účelem vyplnění a vytvoření žádosti. Následně slouží příjemci k podání žádosti o platbu a zároveň k vyplnění monitorovacích zpráv a hlášení.

7 Bodování projektu Projekty, které prošly úspěšně kontrolou formálních náležitostí a kontrolou přijatelnosti, jsou hodnoceny podle výběrových kritérií (tzv. bodovacích tabulek ) předem vyhotovených pro každou oblast podpory ROP SZ a schválených Monitorovacím výborem ROP SZ (dále jen MV ROP SZ). Součástí hodnocení je zejména technická a finanční kvalita projektu a dále jeho potřeba a relevance ve vztahu k zaměření k ROP SZ a strategickým dokumentům kraje/obcí. Brownfields Nemovitost (pozemek, stavba, objekt, areál), která je opuštěná nebo nedostatečně využitá, je zanedbaná a může být případně i kontaminovaná. Vznikla jako pozůstatek průmyslových, těžebních, zemědělských, armádních, rezidenčních, dopravních či jiných aktivit nebo občanské vybavenosti. Bude podporována rekonverze brownfields na nové využití veřejného charakteru nebo ekonomické využití jiné než dle následujících sekcí Odvětvové klasifikace ekonomických činností (CZ-NACE): Zemědělství, myslivost, lesnictví (sekce A), Rybolov a chov ryb (sekce B), Těžba nerostných surovin (sekce C), Zpracovatelský průmysl (sekce D), Výroba a rozvod elektřiny, plynu a vody (sekce E) a Stavebnictví (sekce F). Horní hranice jejich plochy není omezena a ekonomické činnosti jsou povoleny max. do 50 % rozlohy podlahové plochy nemovitostí, u pozemků max. do 50 % rozlohy těchto pozemků. Podporovány budou pouze brownfields ve veřejném vlastnictví. Podpora regenerace brownfields bude zahrnovat následující fáze regenerace: Podpora majetkoprávního řešení lokalit včetně zajištění dopravní dostupnosti těchto lokalit pro místní silniční, cyklistickou a pěší dopravu Projektová příprava regenerace včetně potřebných průzkumů Demolice nepoužitelných objektů a vyklizení pozemků Dekontaminace území Vybudování dopravní a technické infrastruktury nutné pro budoucí využití území Rekonstrukce a výstavba objektů Aktualizace a rozvoj databáze brownfields Vzdělávání s tematikou regenerace a revitalizace brownfields pro dotčené subjekty obce, instituce veřejné správy a odbornou veřejnost. Partnerství pro sladění zájmů veřejných a privátních subjektů, které jsou v procesu Revitalizace brownfields musí být spojena s realizací další aktivity (park, nové budovy atd.). Pouhá přeměna brownfields na greenfields není možná. Úplně nepřípustná je příprava území pro developerské projekty. Při podpoře brownfields bude postup koordinován s OP PI, OP ŽP a PRV následujícím způsobem: 1. OP PI podporuje regeneraci brownfields s převládajícím budoucím využitím pro podnikání. Budoucí využití těchto brownfields bude spadat do sekcí OKEČ nebo se bude jednat o strategické služby či technologická centra. 2. PRV se zaměřuje na brownfields s budoucím zemědělským využitím. 3. Prostřednictvím ROP SZ budou podporovány regenerace všech ostatních brownfields. Ministerstvo životního prostředí ČR bude předem informováno o projektech regenerace brownfields předkládaných do ROP SZ a OP PI. MŽP bude informovat ŘO ROP Severozápad nebo OP PI o tom, zda předkládaný projekt zahrnuje vážnou starou ekologickou zátěž, která bude řešena OP ŽP, nebo může být řešena ROP SZ, respektive OP PI.

8 Celoživotní vzdělávání Podle rozhodnutí Rady (ES) č. 163/2002 z 27. června 2002 musí celoživotní vzdělávání zahrnovat učení od předškolního až po důchodový věk, včetně celého spektra formalizovaného i neformalizovaného vzdělávání. Celoživotní vzdělávání má být chápáno jako veškeré vzdělávací aktivity realizované po celý život s cílem zlepšit znalosti, dovednosti a kvalifikovanost z hlediska osobního, občanského, sociálního i profesního. Důležitým principem pro jednotlivce jako subjekt celoživotního vzdělávání je rovnost příležitostí a kvalita učení. Certifikace vynaložených výdajů Specifická činnost stanovená předpisy Evropského společenství, jejímž cílem je, aby Platební a certifikační orgán získal ujištění o řádném vynakládání výdajů na jednotlivé programy a projekty. Certifikace se povinně provádí před zasláním každé žádosti o platbu pro daný program nebo projekt. Jde o potvrzení správnosti údajů předložených řídícími orgány Platebnímu a certifikačnímu orgánu a potvrzení, že výdaje zahrnuté ve výkazu výdajů byly vynaloženy v souladu s předpisy ES a národními předpisy. Cílové skupiny Skupiny osob nebo organizací, které budou mít z realizovaných veřejných intervencí užitek (například obyvatelé měst, turisté, osoby dlouhodobě nezaměstnané, uchazeči o zaměstnání, etnické menšiny, osoby bez přístřeší, osoby po výkonu trestu, matky samoživitelky, začínající podnikatelky, zdravotně a sociálně znevýhodnění, účastníci školení apod.) nebo které jsou příjemci pomoci v rámci příslušné oblasti podpory (např. nestátní neziskové organizace, podnikatelské subjekty). Cyklostezka Cyklostezka je vždy ohraničena na svém začátku a konci značkami C8a Stezka pro cyklisty a C8b Konec stezky pro cyklisty, stezka pro chodce a cyklisty obdobnými dopravními značkami C9a a C9b nebo C10a a C10b, dle vyhlášky Ministerstva dopravy a spojů č. 30/2001 Sb., kterou se provádějí pravidla provozu na pozemních komunikacích a úprava a řízení provozu na pozemních komunikacích, a je oddělena od automobilové dopravy. Na cyklostezkách jsou pro cyklisty přesně vymezené prostory pohybu vyznačeny vodorovným a svislým dopravním značením a uživatelé jsou povinni tyto speciálně umístěné dopravní značky respektovat a dodržovat přesně stanovená pravidla. Cyklotrasa Cyklotrasou se rozumí doporučená trasa, která vede po silnicích, místních a účelových komunikacích, kde se pohybují i jiné dopravní prostředky. Její značení je podobné jako u silničního značení pro motorová vozidla. Jedná se o svislé značení dle 63 zákona č. 361/2000 Sb., o provozu na pozemních komunikacích, ve znění pozdějších předpisů. Na všech je symbol jízdního kola, číslo dané trasy a na směrových tabulích i kilometrové vzdálenosti k dalším cílům na trase. Značky tohoto druhu mají pouze orientační a informační charakter. Čistá pracovní místa Kalkulace čistých pracovních míst bere do úvahy účinky na zaměstnanost, které by nastaly, kdyby pomoc nebyla poskytnuta, vytěsňování (ztráty zaměstnání v jiných firmách a oblastech) a multiplikační účinky. Datum finančního ukončení projektu Finančním ukončením projektu se rozumí den, kdy budou dokončeny všechny platby spojené s realizací projektu a všechny finanční prostředky budou proplaceny na účet příjemce. Toto se předpokládá do cca 55 pracovních dnů od předložení poslední monitorovací zprávy projektu (resp. od data ukončení projektu).

9 Datum podpisu Smlouvy Datum podpisu Smlouvy oběma stranami, jak ze strany žadatele, tak ze strany poskytovatele dotace, přičemž účinnost Smlouvy je datována od data podpisu druhou smluvní stranou (pozdější datum). Datum ukončení etapy Poslední den období, za které jsou předkládány příjemcem proplacené účetní doklady za provedené práce, služby a dodávky. Datum zahájení a ukončení etapy je na základě údajů ze žádosti o dotaci stanoven ve Smlouvě o poskytnutí dotace. Tento pojem je blíže vysvětlen a graficky znázorněn v Příručce pro žadatele a Příručce pro příjemce. Datum ukončení fyzické realizace projektu Rozumí se jím prokazatelné uzavření všech aktivit projektu. Je to den, kdy bude dokončena fyzická realizace, nebo den, kdy přestane poskytování služeb financovaných z programu. Tento pojem je blíže vysvětlen a graficky znázorněn v Příručce pro žadatele a Příručce pro příjemce. Datum ukončení projektu Datum, kdy příjemce doručí řídícímu orgánu závěrečnou monitorovací zprávu projektu. Příjemce má přitom povinnost zaslat tuto monitorovací zprávu projektu do 60 kalendářních dnů od ukončení fyzické realizace projektu. Tento pojem je blíže vysvětlen a graficky znázorněn v Příručce pro žadatele a Příručce pro příjemce. Datum zahájení fyzické realizace projektu Datem zahájení fyzické realizace se rozumí den, ke kterému je zahájena realizace fyzických prací, nebo den, ke kterému je zahájeno poskytování služeb. V případě, že je projekt zaměřen pouze na dodávky strojů, zařízení či technologií nebo poskytnutí služeb dodavatelským způsobem, se datem zahájení fyzické realizace myslí datum nabytí účinnosti smlouvy s dodavatelem. V případě stavebních/montážních prací je to zahájení prací doložené prvním záznamem ve stavebním deníku, popř. jiným záznamem o stavbě. Fyzická realizace projektu nepodléhajícího režimu veřejné podpory může být zahájena před datem registrace projektu, avšak výdaje vynaložené na realizaci projektu před datem registrace projektu nebudou způsobilé. U projektů, které spadají pod režim regionální investiční podpory, musí být fyzická realizace zahájena až po sdělení řídícího orgánu o splnění podmínek přijatelnosti projektu. V případě zahájení fyzické realizace projektu, který podléhá režimu veřejné podpory, před datem vystavení potvrzení o přijatelnosti projektu (osvědčení o způsobilosti projektu) nebude celý projekt způsobilý k poskytnutí regionální investiční podpory (podpory z ROP SZ). Zadávací/výběrové řízení může být u projektů, které zakládají veřejnou podporu, zahájeno před datem vystavení osvědčení o způsobilosti projektu, ale dodavatel smí být vybrán až po vystavení osvědčení o způsobilosti projektu zaslaného řídícím orgánem. Za výběr dodavatele se v tomto případě považuje doručení oznámení o výběru nejvhodnější nabídky vybranému uchazeči. Porušení tohoto pravidla (tj. výběr dodavatele doručením oznámení o výběru nejvhodnější nabídky vybranému uchazeči před datem vystavení osvědčení o způsobilosti projektu) má za následek nezpůsobilost celého projektu, tj. nemožnost získat pro takový projekt dotaci z ROP SZ. Zahájení fyzické realizace projektu musí proběhnout do 6 měsíců od podpisu smlouvy o poskytnutí dotace oběma smluvními stranami. Je však možné, že v opodstatněných případech bude rozhodnutím řídícího orgánu ve výzvě k předkládání žádostí maximální doba projektu zkrácena. Je tedy nutno podrobně prostudovat podmínky příslušné výzvy. Tento pojem je blíže vysvětlen a graficky znázorněn v Příručce pro žadatele a Příručce pro příjemce.

10 Datum zahájení projektu Datem zahájení projektu se rozumí den, ke kterému je zahájena první aktivita související s přípravou projektu (např. datum, ke kterému byl zpracován první dokument týkající se projektu, jako je třeba studie proveditelnosti, projektová dokumentace, datum rozhodnutí o realizaci projektu apod.). Datum zahájení projektu musí být nejdříve a musí předcházet datu registrace projektu. Tento pojem je blíže vysvětlen a graficky znázorněn v Příručce pro žadatele a Příručce pro příjemce. De minimis Pravidlo pro poskytování podpory malého rozsahu. Je popsáno v nařízení Komise (ES) č. 1998/2006 ze dne 15. prosince 2006, o použití článků 87 a 88 Smlouvy na podporu de minimis. Podpora malého rozsahu neboli podpora de minimis neovlivňuje obchod mezi členskými zeměmi, nepovažuje se za veřejnou podporu, a nepodléhá tudíž oznamovací povinnosti vůči Komisi. Jedná se o podporu poskytnutou jednomu příjemci po dobu tří let v celkové výši maximálně (v přepočtu kurzem devizového trhu vyhlášeným Evropskou centrální bankou platným ke dni prvního poskytnutí veřejné podpory). Nově lze použít nařízení o podpoře de minimis na odvětví dopravy, s výjimkou podpory nabývání vozidel pro silniční nákladní dopravu podnikům provozujícím tento druh dopravy pro cizí potřebu. Pro odvětví silniční dopravy je maximální částka podpory stanovena na Za tříleté období se považují fiskální roky používané k daňovým účelům v příslušném členském státě. Stropy se uplatní nezávisle na formě podpory nebo jejím sledovaném cíli a nezávisle na tom, zda je podpora poskytnutá členským státem zcela nebo částečně financována ze zdrojů ES. Nová podpora de minimis může být poskytnuta teprve po přezkoumání, zda celková výše podpory de minimis, kterou příjemce obdržel v rozhodném období daného rozpočtového roku a předchozích dvou rozpočtových let, nepřesáhne výše uvedené limity. Podporu de minimis nelze poskytnout podnikům činným v odvětvích rybolovu a akvakultury, v odvětvích prvovýroby zemědělských produktů uvedených v příloze I Smlouvy o založení ES, v odvětvích zpracování a uvádění zemědělských produktů na trh uvedených v příloze I Smlouvy o založení ES, na činnosti spojené s vývozem a podnikům v obtížích. Dále pak nelze poskytnout podporu závislou na užití domácích produktů na úkor dovážených produktů. Poskytovatel podpory je povinen informovat příjemce o povaze podpory de minimis a vyžádat si od něj úplné údaje o podpoře de minimis, kterou během posledních tří let získal. Pokud příjemce během rozhodného období tří let takovou podporu získal, musí být při poskytnutí nové podpory de minimis zachován strop ve výši Do celkového limitu podpor de minimis se nezapočítávají jiné druhy podpor. Poskytovatel je povinen uchovávat záznamy o poskytnuté podpoře de minimis po dobu 10 let od jejího poskytnutí. Dílčí projekt Konkrétní individuální projekt, který vychází z aktivit IPRM. Je vyhotovován v předepsané formě a rozsahu dle požadavků příslušného operačního programu. Doba realizace projektu Maximální doba realizace projektu bude dána termínem nejzazšího ukončení fyzické realizace projektu stanoveným v příslušné výzvě. Vzhledem k nutnosti zabezpečit respektování pravidla n + 3 / n + 2 nepřesáhne tato doba zpravidla 36 měsíců, respektive 24 měsíců. Předpokládaná doba realizace projektu bude rovněž stanovena Smlouvou. EIA Posuzování vlivů na životní prostředí Proces posuzování vlivů na životní prostředí proces EIA (Environmental Impact Assessment) zavedený

11 do praxe zákonem ČNR č. 244/1992 Sb., o posuzování vlivů na životní prostředí a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Představuje významný prvek systému preventivních nástrojů ochrany životního prostředí a zároveň důležitou součást environmentální politiky. Předmětem povinného posuzování jsou záměry podle 4 zákona č. 100/2001 Sb., o posuzování vlivů na životní prostředí a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o posuzování vlivů na životní prostředí), ve znění pozdějších předpisů, uvedené v příloze č. 1, kategorie I a II. Etapa projektu Každý žadatel/příjemce má možnost členit svůj projekt na etapy. Etapou se rozumí finančně a časově omezené období obsahující soubor uskutečněných aktivit projektu proplacených dodavatelům těchto aktivit (stavebních prací, zboží a služeb). Jedná se tedy o souhrn účetních dokladů proplacených1 v dané etapě v určité výši, přičemž jednotlivé etapy na sebe musí časově navazovat a nesmí se překrývat. Po ukončení etapy předkládá příjemce ve stanovené lhůtě monitorovací zprávu se žádostí o platbu. Datum předložení žádosti o platbu je stanoveno ve Smlouvě o poskytnutí dotace. Minimální celkové způsobilé výdaje na 1 etapu (Kč) Minimální délka 1 etapy2 PO 1 Regenerace a rozvoj měst 5 mil dnů PO 2 Integrovaná podpora místního rozvoje 2 mil. 120 dnů PO 3 Dostupnost a dopravní obslužnost 5 mil. 120 dnů PO 4 Udržitelný rozvoj cestovního ruchu 2 mil. 120 dnů 0,5 mil. 90 dnů Prioritní osa PO 5 Technická asistence (v kalendářních dnech) Evaluační plán Plán představuje rámcový přehled evaluačních aktivit řídícího orgánu zaměřených na zlepšení strategie a řízení realizace pomoci ve vazbě na NOK. Evropský fond regionálního rozvoje (ERDF) Jeden ze čtyř strukturálních fondů EU. Byl založen v roce 1974 jako základní nástroj regionální politiky při financování pomoci zaměřené na nejvíce postižené oblasti a na snižování rozdílů mezi regiony. Je určen na podporu rozvoje a strukturálních změn zaostávajících regionů a k přeměně upadajících oblastí; rovněž přispívá k podpoře trvale udržitelného rozvoje a vytváření trvale udržitelných pracovních příležitostí. ERDF se řídí nařízením Rady (ES) č. 1083/2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999, (tzv. obecné nařízení) a nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006, o Evropském fondu pro regionální rozvoj a o zrušení nařízení (ES) č. 1783/1999. Podíl EU na finanční alokaci ROP Severozápad je financován výhradně z ERDF. 1 Výjimku tvoří zálohové platby dodavateli. 2 Ve výjimečných případech není na základě předchozí žádosti příjemce o změnu v projektu nutné u poslední monitorovací zprávy dodržet minimální délku etapy. MZ se ŽOP je však možné začít zpracovávat až po schválení předchozí MZ s ŽOP ze strany ŘO. 3 U projektů na řízení IPRM (oblast podpory 1.1 Podpora rozvojových pólů regionu) a u projektů financovaných dle podmínek přílohy č. 14 Příručky pro žadatele jsou minimální celkové způsobilé výdaje na jednu etapu 500 tisíc Kč.

12 Evropský sociální fond (ESF) Nejstarší ze strukturálních fondů EU (zal. 1957). Slouží k podpoře neinvestičních projektů v oblastech sociální integrace, podpory zaměstnanosti, posílení systému vzdělávání a podpory rovných příležitostí na trhu práce. Expert Spolupůsobí v druhé fázi hodnocení projektů jako nezávislý odborný hodnotitel posuzující technickou a finanční kvalitu projektu. Každý projekt hodnotí nezávisle na sobě vždy dva experti. Financování z rozpočtu Regionální rady regionu soudržnosti Proces, kdy příjemci obdrží požadované prostředky z programu odpovídající podílu spolufinancovanému z prostředků rozpočtu EU (ERDF) a podílu prostředků odpovídajícímu národnímu veřejnému financování z prostředků rozpočtu Regionální rady regionu soudržnosti a následně Platební a certifikační orgán převede tyto prostředky na příjmový účet správce kapitoly MMR, z níž bylo zajištěno předfinancování do rozpočtu Regionální rady regionu soudržnosti. Finanční kontrola Systém finanční kontroly v České republice vymezuje zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o finanční kontrole). Finanční kontrola je součástí systému finančního řízení, který zabezpečuje hospodaření s veřejnými prostředky. Mezi hlavní cíle finanční kontroly patří prověřování, zda jsou dodržovány právní předpisy a opatření, zda je zajištěna ochrana veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům a zda nedochází k nehospodárnému, neúčelnému a neefektivnímu nakládání s veřejnými prostředky. Systém finanční kontroly obsahuje: veřejnosprávní kontrolu, která zahrnuje finanční kontrolu skutečností rozhodných pro hospodaření s veřejnými prostředky, zejména při vynakládání veřejných výdajů včetně veřejné finanční podpory u kontrolovaných osob, a to před jejich poskytnutím, v průběhu jejich použití a následně po jejich použití; systém finanční kontroly vykonávané podle mezinárodních smluv zahrnuje finanční kontrolu zahraničních prostředků vykonávanou mezinárodními organizacemi; vnitřní kontrolní systém v orgánech veřejné správy zahrnuje: řídicí kontrolu (FM/C) zajišťovanou odpovědnými vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení orgánu veřejné správy při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a při následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření; interní audit (IA), který je definován jako organizačně oddělené a funkčně nezávislé přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti řídicí kontroly, včetně prověřování správnosti vybraných operací. Finanční manažer Finančním manažerem může být pracovník ORKP nebo FO. Finanční mezera Při projektech vytvářejících příjmy je podpora z fondů EU založena (vypočtena) na principu finanční mezery. Pravidlo vychází z článku 55 obecného nařízení č. 1083/2006. Toto pravidlo se neaplikuje mj. na projekty podléhající pravidlům o veřejné podpoře ve smyslu článku 87 Smlouvy o založení ES. Článek stanoví, že způsobilé výdaje na projekty vytvářející příjmy nepřevýší současnou hodnotu nákladů po

13 odečtení současné hodnoty čistého příjmu za konkrétní referenční období. Cílem je zjištění příslušné míry podpory z fondů EU při respektování vzniklých příjmů v rámci projektu. Princip spočívá ve výpočtu podílu rozdílu mezi diskontovanými investičními náklady a čistými diskontovanými příjmy ku diskontovaným investičním nákladům. Dílčím výsledkem se potom násobí celkové způsobilé výdaje a poskytnutá podpora. Celkový výsledek představuje maximální možnou míru podpory z fondů EU u projektů vytvářejících příjmy a nezakládajících veřejnou podporu. Výchozí podmínky a postup pro žadatele jsou blíže uvedeny v příloze č. 10a PPŽ Metodika pro výpočet finanční mezery u projektů vytvářejících příjem ROP SZ a v příloze č. 10b PPŽ Tabulka pro výpočet finanční mezery. Finanční plán ROP SZ ROP Severozápad bude financován z prostředků ERDF a z národních veřejných zdrojů (veřejných zdrojů ČR). Finanční plán stanovuje maximální částku pro financování jednotlivých prioritních os programu, rozdělených do jednotlivých oblastí podpory, z prostředků rozpočtu EU a maximum míry národního spolufinancování. Skladba národního spolufinancování se u jednotlivých projektů může lišit v závislosti na zdrojích a dohodnuté struktuře spolufinancování jednotlivých příjemců podpory. Finanční rámec oblasti podpory Indikativní alokace veřejných zdrojů v rámci jedné oblasti podpory. Jedná se o rozdělení zdrojů mezi prostředky z ERDF a české veřejné zdroje. Rozdělení české části spolufinancování na zdroje regionální a místní je pouze indikativní a je uváděno v průměru za celou oblast podpory. Skladba zdrojů českého spolufinancování se u jednotlivých projektů může lišit v závislosti na zdrojích a dohodnuté struktuře spolufinancování jednotlivých příjemců podpor (blíže uvedeno v Prováděcím dokumentu ROP SZ, kap Finanční plán ROP). Finanční tok Finanční toky mezi EK a ČR: jedná se o finanční toky probíhající mezi EK a Ministerstvem financí, resp. Platebním a certifikačním orgánem. Finanční toky mezi Regionální radou regionu soudržnosti SZ a příjemcem: jedná se o finanční toky probíhající mezi RR a příjemcem. Platby příjemcům provádí RR ze svého rozpočtu, resp. běžného korunového účtu vedeného u komerční banky. Finanční ukončení projektu Finančním ukončením projektu se rozumí den, kdy budou dokončeny všechny platby spojené s realizací projektu a všechny finanční prostředky budou proplaceny na účet příjemce. Toto se předpokládá do cca 55 pracovních dnů od předložení poslední monitorovací zprávy projektu. Finanční útvar Útvar, který provádí platby příjemcům z rozpočtu Regionální rady odpovídající podílu národního veřejného financování a podílu určenému na financování výdajů z rozpočtu EU (ERDF). V případě ROP Severozápad plní tuto funkci finanční oddělení Ekonomického odboru Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad. Fond soudržnosti Též Kohezní fond, který od roku 1994 začal působit jako nový nástroj k posílení hospodářské a sociální soudržnosti s cílem pomoci nejméně vyspělým členským státům při vstupu do hospodářské a měnové unie. Fond soudržnosti (dále jen FS) je součástí souhrnného rozpočtu EU a je určen k financování projektů v oblasti dopravy a životního prostředí v členských zemích, jejichž HDP na obyvatele nepřesahuje 90 % průměru EU.

14 Hodnocení projektů Fáze administrace projektů, která sestává z kontroly přijatelnosti projektů, kontroly formálních náležitostí a bodového hodnocení kvality projektů dle stanovených hodnotících kritérií. Jednotlivé fáze hodnocení projektů provádějí pracovníci Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad, nezávislí externí experti a Expertní komise VRR. Hodnocení programu (evaluace) ROP Evaluací (hodnocením) programu rozumíme proces, který zkoumá nakládání s finančními prostředky veřejných rozpočtů a napomáhá hospodárnosti při jejich čerpání. V souvislosti s problematikou čerpání prostředků ze strukturálních fondů EU jsou řídící orgány jednotlivých operačních programů a Evropská komise povinny provádět evaluace příslušného programu před započetím (ex-ante), v průběhu (on going) a po skončení (ex-post) programového období. Hodnocení (evaluace) ex-ante Hodnocení ex-ante neboli předběžné hodnocení probíhá ještě před začátkem programového období a před samotným vyhlášením programu. Za hodnocení ex-ante je zodpovědný řídící orgán programu. Jeho úkolem je vypracování analýzy SWOT, posouzení shody mezi jednotlivými cíli a strategiemi a posouzení souladu s horizontálními tématy rovné příležitosti a životní prostředí. Hodnocení (evaluace) on going Může je provádět členský stát (resp. řídící orgán) nebo Evropská komise v průběhu implementace programu. Toto hodnocení zkoumá pokrok v naplňování cílů stanovených na úrovni operačního programu. Je zpracováno v průběhu programového období. Hodnocení (evaluace) ad-hoc Tyto evaluace se provádějí v návaznosti na zjištění monitorovacího systému, zejména při identifikaci odchylek od cílů programu a v případě požadavku na revizi programu. Hodnocení (evaluace) ex-post Cílem hodnocení ex-post neboli následného hodnocení je zjistit skutečný dopad využití finančních prostředků a reálný stav naplnění globálního cíle a specifických cílů programu. Hodnocení ex-post provádí Evropská komise ve spolupráci s členským státem a řídícím orgánem po uzavření programu. Horizontální témata Jsou to průřezové oblasti, které se prolínají všemi tematickými a regionálními operačními programy. Nařízení Komise (ES) č. 1083/2006 vyjmenovává dvě horizontální témata: rovné příležitosti a udržitelný rozvoj. Výše zmíněná témata jsou průřezové politiky a nástroje, jejichž prostřednictvím jsou globální a specifické cíle ROP integrovány napříč celým spektrem všech prioritních os programu. Horizontální témata jsou respektována při výběru projektů, jejich naplňování je sledováno př realizaci projektů a je předmětem kontroly na místě realizace (blíže viz příloha č. 12 Příručky pro žadatele Průvodce horizontálními tématy). Hrubý ekvivalent podpory (HEP) Úroveň podpory je vymezena z hlediska její intenzity (míry) v porovnání s celkovými způsobilými výdaji. Každou intenzitu podpory je nutno počítat v hrubém ekvivalentu podpory. Intenzita podpory uvedená v hrubém ekvivalentu podpory je diskontovaná hodnota podpory vyjádřená jako procentní díl diskontované hodnoty způsobilých výdajů. Způsobilé investiční náklady se diskontují na svou hodnotu v okamžiku poskytnutí podpory. Úroková sazba, která se použije pro účely diskontování, je referenční

15 sazba platná v době poskytnutí podpory. Hrubá pracovní místa Přímá pracovní místa, která vznikla díky poskytnuté dotaci a jež jsou udržena po dobu pěti let nebo po dobu tří let u malých a středních podniků, a to ode dne finančního ukončení projektu. Implementace operačního programu Jedná se o proces uvedení programu v činnost. Schválení a vyhlášení programu; příprava technické dokumentace; výběrová řízení; vydání rozhodnutí o účasti státního rozpočtu a strukturálních fondů EU na financování projektu; příprava a realizace projektů; kontrola, autorizace a provádění plateb, reportování; monitorování efektů programu. Indikátory Ukazatele sloužící k měření plnění cílů operačního programu. Indikátorový systém ROP Severozápad vychází z Národního číselníku indikátorů. Prioritně jsou vybírány tzv. core (hlavní) indikátory. Systém indikátorů a kontrola jejich naplňování jsou základními nástroji měření plnění cílů ROP, neboť umožňují monitorovat a hodnotit realizaci programu vzhledem ke stanoveným cílům. Pro každou oblast podpory je stanoven indikátor výstupu, eventuálně výsledku, v případě relevance též indikátor horizontálních témat. Na úrovni celého programu jsou stanoveny rovněž indikátory dopadu. Individuální projekt Konkrétní ucelený projektový záměr, který předkládá žadatel s cílem získat dotaci v rámci konkrétního operačního programu. Projekt je předkládán ve formě elektronické žádosti a na papírových formulářích se souborem povinných a nepovinných příloh. Projekt musí splňovat formální náležitosti a musí být v souladu s podmínkami operačního programu, tzn. přispívat k naplnění cíle, zaměření a monitorovacích ukazatelů. Předkladateli projektů jsou vždy příjemci podpory. Inovace Obnova a rozšíření škály výrobků a služeb a s nimi spojených trhů, vytvoření nových metod výroby, dodávek a distribuce, zavedení změn řízení, organizace práce, pracovních podmínek a kvalifikace pracovní síly. Integrovaný plán rozvoje města (IPRM) Soubor vzájemně obsahově a časově provázaných dílčích projektů (akcí) zaměřených na řešení konkrétních problémů města, a to buď ve vymezeném území (zóně), nebo v rámci určitého tématu (například veřejná doprava ve městě). Předkladatelem IPRM a jeho realizátorem je město. V rámci ROP SZ jsou IPRM povinné v rámci oblasti podpory 1.1 Podpora rozvojových pólů regionu, určené pro města nad obyvatel (Děčín, Chomutov, Karlovy Vary, Most, Teplice, Ústí nad Labem). Integrovaný projekt Projekt, který se zaměřuje na několik vzájemně se podmiňujících či souvisejících investic (např. modernizace místní komunikace, veřejného osvětlení a úprava přilehlého veřejného prostranství). Takto předložené integrované projekty budou posuzovány jako individuální akce s využitím specificky upraveného bodového hodnocení, zaměřeného mimo jiné na vyhodnocení míry integrace jednotlivých aktivit. Investiční a neinvestiční projekty Způsobilé výdaje jsou dle charakteru děleny na investiční a neinvestiční, což vychází z členění projektů dle následujících charakteristik:

16 a) Investiční projekty jsou zaměřeny zejména na výstavbu a nákup nemovitostí, nákup nových strojů a technologií atd. Jedná se o pořízení a technické zhodnocení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku. b) Neinvestiční projekty jsou zaměřeny zejména na podporu služeb v oblasti cestovního ruchu a technické pomoci. Jedná se o projekty, které jsou spojeny s osobními výdaji, výdaji na cestovné, nákupem služeb, pořízením drobného hmotného majetku atp. Termín investiční a neinvestiční projekty nemá v české legislativě oporu a je odvozen implicitně z investiční či neinvestiční povahy výdajů. Vzhledem k investiční povaze a poměru doplňkových výdajů jednotlivých navržených oblastí podpory se bude u převážné většiny projektů jednat o výdaje investičního charakteru. Pokud bude projekt zakládat veřejnou podporu, musí být 100 % způsobilých výdajů projektu investičních. IS MONIT7+ Informační systém, který slouží k administraci žádostí a k monitorování a kontrolám průběhu realizace jednotlivých projektů. Využívá jej řídící orgán ROP Severozápad. Kofinancování (spolufinancování) Míra spolufinancování projektu ze strukturálních fondů EU závisí na tom, pod který cíl spadá. Pro cíl konvergence, pod nějž spadá ROP Severozápad, obecně platí, že maximální míra spolufinancování z prostředků EU činí 85 % celkových veřejných způsobilých výdajů. Na základě principu adicionality je nutné, aby do procesu spolufinancování byly zahrnuty všechny subjekty, kterých se bude projekt dotýkat (EU, rozpočty státu, krajů, obcí, podnikatelů atd.). Kohezní politika Evropské unie (politika hospodářské a sociální soudržnosti) Politika soudržnosti představuje nástroj sbližování sociálně-ekonomických charakteristik jednotlivých regionů EU prostřednictvím sady finančních nástrojů a zřetelně identifikovaných věcných priorit. Politika soudržnosti je uplatňována v rámci programových období. ROP SZ představuje základní nástroj uplatňování politiky soudržnosti v regionu soudržnosti SZ v programovém období Kontrola Důležitá součást řídící práce. Činnost, při které se ověřuje, zda skutečný stav se rovná stavu žádoucímu a zda existují (a jak se naplňují) opatření k dosažení souladu mezi skutečným stavem a stavem žádoucím. Kontrola ex-ante Předběžná kontrola, prováděná před rozesláním výzvy k doložení povinných příloh k podpisu Smlouvy o poskytnutí dotace. Cílem kontroly ex-ante je ověřit věcnou správnost údajů uvedených v žádosti a zanesených ve smlouvě o poskytnutí dotace a předejít případným budoucím problémům při realizaci projektu. Kontrola ex-post Kontrola prováděná po ukončení realizace projektu, která zjišťuje, zda byly naplněny původně stanovené cíle projektu. Cílem následné kontroly je prověřit, zda příjemce pomoci dodržuje závazky týkající se projektu, vedení účetních dokladů a další závazky vyplývající ze smlouvy o poskytnutí dotace. Kontrola formálních náležitostí Spočívá v kontrole úplnosti a správnosti předložené žádosti a povinných příloh. Tuto kontrolu provádějí pracovníci Úřadu Regionální rady po dokončení kontroly přijatelnosti projektu.

17 Kontrola interim Kontrola, která se provádí v průběhu realizace. Cílem průběžné kontroly je ověřit postup realizace projektu a případně navrhnout nápravná opatření. V případě průběžné finanční kontroly je cílem zkontrolovat oprávněnost nákladů projektu, které příjemce žádá k proplacení. Kontrola přijatelnosti Kontrola souladu projektu se zaměřením ROP Severozápad, platnou legislativou a zaměřením oblastí podpory. Toto hodnocení je prováděno na základě kritérií přijatelnosti (obecných a specifických). Tuto kontrolu provádějí pracovníci Úřadu Regionální rady jako první kontrolu projektů po uplynutí termínu pro předkládání žádostí o dotaci a otevření obálek s projekty. Konvergence Rozhodujícím cílem pro strukturální akce EU programového období je cíl konvergence, který do značné míry vychází z cíle 1 programového období (podpora podrozvinutých regionů s HDP na osobu pod úrovní 75 % průměru EU 25). Je určen k urychlení ekonomické konvergence nejméně rozvinutých regionů, ke zlepšení podmínek pro růst zaměstnanosti prostřednictvím investic do materiálních a lidských zdrojů, pro inovace a rozvoj společnosti založené na znalostech, pro podporu schopnosti přizpůsobit se ekonomickým a společenským změnám, k ochraně životního prostředí a k posílení efektivnosti administrativy. Strategie a zdroje politiky soudržnosti v období se projevují ve vymezení 3 prioritních cílů (Objectives): konvergence, regionální konkurenceschopnost a zaměstnanost a evropská územní spolupráce. Křížové financování Princip křížového financování umožňuje dle nařízení Komise (ES) č. 1083/2006 doplňkovým způsobem v rámci limitu 10 % na každou prioritní osu operačního programu zafinancovat aktivity spadající do oblasti podpory z jiného fondu, pokud jsou taková opatření nezbytná pro uspokojivé provádění projektu a přímo s ním souvisejí. V případě ROP Severozápad byl v souladu s Pokyny pro křížové financování na období stanoven limit 9 % pro financování opatření spadajících do oblasti pomoci z Evropského sociálního fondu (ESF). Limit byl stanoven na základě doporučení MF a jeho stanovení je plně v kompetenci ŘO ROP Severozápad. Tento limit se vztahuje i na křížové financování v rámci jednotlivých projektů. Liniové stavby Jsou tvořeny stavebními objekty, jejichž charakteristickým znakem je podélná osa výstavby (v rámci ROP SZ se jedná zejména o silnice a cyklostezky). Liniová stavba se zpravidla rozkládá na více katastrálních územích. Lisabonská strategie Jde o cíl EU stát se v roce 2010 nejdynamičtější a nejkonkurenceschopnější, na znalostech založenou ekonomikou na světě, schopnou dosáhnout udržitelného hospodářského růstu s větším počtem lepších pracovních míst a větší sociální kohezí s ohledem k životnímu prostředí. Za velmi důležitý je považován požadavek, aby se tento cíl naplňoval pro EU jako celek. Malé a střední podniky Jsou definovány v příloze č. I nařízení Komise (ES) č. 800/2008, kterým se v souladu s články 87 a 88 Smlouvy o ES prohlašují určité kategorie podpory za slučitelné se společným trhem (obecné nařízení o blokových výjimkách). Podnikem se dle tohoto nařízení rozumí každý subjekt vykonávající hospodářskou činnost, bez ohledu na jeho právní formu. K těmto subjektům patří zejména osoby samostatně výdělečně činné, rodinné podniky vykonávající řemeslné či jiné činnosti a obchodní společnosti nebo sdružení, které běžně vykonávají

18 hospodářskou činnost. Za střední podnik se považuje podnik splňující následující kritéria: zaměstnává méně než 250 osob4 a jeho roční obrat nepřesahuje 50 milionů, nebo5 jeho bilanční suma roční rozvahy nepřesahuje 43 milionů. Za malý podnik se považuje podnik splňující následující kritéria: zaměstnává méně než 50 osob a jeho roční obrat nepřesahuje 10 milionů, nebo jeho bilanční suma roční rozvahy nepřesahuje 10 milionů. Za mikropodnik se považuje podnik splňující následující kritéria: zaměstnává méně než 10 osob a jeho roční obrat nepřesahuje 2 miliony, nebo jeho bilanční suma roční rozvahy nepřesahuje 2 miliony. Bližší vymezení velikosti podniku a stanovení, zda je samostatným, partnerským či spojeným podnikem, naleznete v příloze č. 8 Příručky pro žadatele Veřejná podpora v rámci ROP Severozápad nebo ve výše uvedeném nařízení. Manažerský a účetní systém IS VIOLA Informační systém sloužící k finančnímu řízení a účtování o prostředcích ze strukturálních fondů EU na účtech Platebního a certifikačního orgánu v rámci účetní jednotky Ministerstva financí. Minimální délka jedné etapy Udává se ve dnech (viz pojem etapa projektu) a první etapa začíná datem zahájení projektu. Minimální přípustná výše způsobilých výdajů Minimální hodnota celkových plánovaných způsobilých výdajů projektu v rámci dané oblasti podpory. Hranice je stanovena u jednotlivých oblastí podpory odlišně. Projekty s nižší než určenou minimální přípustnou výší způsobilých výdajů nebudou z ROP SZ financovány. Místo realizace projektu U všech organizací, institucí nebo podnikatelů, kteří jsou oprávněnými žadateli, platí, že udělení dotace není podmíněno místem oficiálního sídla subjektu, nýbrž místem realizace či vlivu projektu. Obecně platí, že místem realizace projektu je u investičních projektů fyzické místo realizace, u neinvestičních je to území, které bude mít z realizace projektu prospěch. Projekt tedy musí být realizován na území regionu soudržnosti Severozápad a musí mít prokazatelně úplný nebo převažující vliv na tento region. Modernizace Rozšíření stávajícího účelu, vybavenosti nebo využití objektu, přizpůsobení soudobým požadavkům nebo znalostem. Jedná se o soubor prací investičního charakteru. 4 Tzn. osob, které byly v daném podniku nebo jeho jménem zaměstnány na plný pracovní úvazek po celý sledovaný rok. Práce osob, které nepracovaly po celý rok, práce osob, které pracovaly na částečný úvazek bez ohledu na jeho délku, a práce sezonních pracovníků se započítává jako zlomek počtu ročních pracovních jednotek (RPJ). 5 Malý nebo střední podnik si může vybrat strop týkající se obratu nebo bilanční sumy, nemusí splnit oba stropy a může jeden z nich překročit, aniž ztratí své postavení.

19 Monitorovací systém Informační systém řídících orgánů sloužící pro monitorování implementace programů financovaných prostřednictvím strukturálních fondů a Fondu soudržnosti. MSC2007 přímo komunikuje s informačním systémem ROP SZ (informační systém IS MONIT7+) a je propojen s informačním systémem platebního orgánu (manažerský a účetní systém IS VIOLA) a dalšími. V MSC2007 se průběžně sleduje jak fyzická realizace projektů, tak i finanční toky. Monitorovací výbor ROP Orgán zřízený řídícím orgánem ROP Severozápad zodpovědný za monitorování pokroku dosaženého při realizaci priorit a cílů stanovených v ROP Severozápad. Monitorování Kontinuální proces sledování výsledků projektů řídícím orgánem ROP Severozápad z hlediska dosahování stanovených cílů. Výsledky monitorování jsou předkládány ve formě výročních zpráv (a závěrečné zprávy) Monitorovacímu výboru ROP a poté Evropské komisi. Výroční/závěrečná zpráva obsahuje informace o postupu implementace a rozsahu naplňování cílů programu. Monitorování probíhá na úrovni projektů a souhrnně za jednotlivé oblasti podpory, prioritní osy a potažmo za celý ROP Severozápad. Hlavním cílem monitorování je průběžné zjišťování pokroku v realizaci operačního programu, prioritních os, resp. projektů, porovnávání získaných informací s výchozím předpokládaným plánem a interpretace případných rozdílů. Monitorování probíhá v oblasti finanční (vynaložení finančních prostředků), věcné (věcné zaměření projektů) a procedurální (pokrok v implementaci projektů). Národní rozvojový plán Představuje zevrubné zdůvodnění potřeby pomoci ze zdrojů EU a definuje cíle, jichž má být dosaženo. Vypracování Národního rozvojového plánu (dále jen NRP) je základní podmínkou pro získání pomoci EU, ale je také významnou zkouškou připravenosti České republiky na realizaci politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU. Zadání NRP vychází z usnesení Vlády ČR č. 245 ze dne 2. března 2005 k procesu programování strukturálních intervencí. Národní strategický referenční rámec (NSRR) Dokument, který je v souladu se Strategickými zásadami EU a jenž určuje propojení mezi prioritami EU a národním programem členského státu, na jehož základě jsou zpracovány jednotlivé operační programy spolufinancované ze strukturálních fondů. Byl předmětem dialogu mezi ČR jakožto členským státem a Evropskou komisí, která jej schvaluje v souladu s čl. 28 odst. 3 nařízení Rady (ES) č. 1083/2006. Natura 2000 Natura 2000 je soustava lokalit chránících nejvíce ohrožené druhy rostlin, živočichů a přírodní stanoviště (např. rašeliniště). Neoprávněný příjem Jednání poškozující rozpočet Společenství v oblasti příjmů, které je v článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů Evropských společenství (dále jen ES) definováno jako úmyslné jednání nebo opomenutí vztahující se k: 1. Použití nebo předložení falešných, nesprávných nebo neúplných prohlášení nebo dokumentů, jež má za následek nezákonný úbytek prostředků ze všeobecného rozpočtu ES nebo rozpočtů jimi nebo v jejich prospěch spravovaných; 2. Neposkytnutí informací je porušením zvláštní povinnosti se stejným následkem jako v bodě 1;

20 3. Zneužití prospěchu získaného v souladu se zákonem se stejným následkem jako v bodě 1.6 Neoprávněný výdaj Jednání poškozující rozpočet Společenství v oblasti výdajů, které je v článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů ES definováno jako úmyslné jednání nebo opomenutí vztahující se k některé ze tří níže uvedených situací: 1. Použití nebo předložení falešných, nesprávných či neúplných prohlášení nebo dokumentů, jež má za následek nesprávné použití či zadržení prostředků ze všeobecného rozpočtu ES nebo rozpočtů jimi či v jejich prospěch spravovaných; 2. Neposkytnutí informací je porušením zvláštní povinnosti se stejným následkem jako v bodě 1; 3. Použití prostředků definovaných v bodě 1 v rozporu s účelem, k němuž byly určeny.7 Nesrovnalost Porušení předpisů EU nebo předpisů ČR, které upravují použití prostředků z rozpočtu EU nebo veřejných zdrojů ČR, v jehož důsledku jsou nebo by mohly být dotčeny veřejné rozpočty ČR nebo souhrnný rozpočet EU formou neoprávněné výdajové položky. Jde o každé porušení podmínek, za kterých byly prostředky ze strukturálních fondů EU poskytnuty ČR, a každé porušení podmínek, za kterých byly tyto prostředky a prostředky národních veřejných rozpočtů dále poskytnuty příjemcům. Nestátní neziskové organizace (NNO) občanská sdružení vyvíjející činnost podle zákona č. 83/1990 Sb., o sdružování občanů, ve znění pozdějších předpisů; obecně prospěšné společnosti zřízené podle zákona č. 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech a o změně a doplnění některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů; církevní právnické osoby zřízené podle zákona č. 3/2002 Sb., o svobodě náboženského vyznání a postavení církví a náboženských společností a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (zákon o církvích a náboženských společnostech). Do rozpočtu projektu NNO nesmí být zakalkulován zisk. Zisk nesmí být z dotace ani fakticky realizován. Nezpůsobilé výdaje Jedná se o výdaje, které nemohou být spolufinancovány z poskytnuté dotace. Obecné vymezení těchto výdajů je uvedeno v příloze č. 1 Příručky pro příjemce Pravidla způsobilých výdajů. NUTS La Nomenclature des Unités Territoriales Statistiques. Mezinárodní standard zavedený Statistickým úřadem ES ve spolupráci s ostatními orgány EU pro potřeby klasifikace jednotné unifikované struktury územních jednotek. Klasifikace obsahuje 6 úrovní NUTS, které představují velikostní skupiny. Vymezení jednotlivých úrovní NUTS je charakterizováno počtem obyvatel a rozlohou. Kraje v České republice jsou zařazeny do úrovně NUTS III. Pro potřeby poskytování dat, zejména k čerpání strukturálních fondů EU, bylo nutné vytvořit sdružené kraje, tzv. oblasti na úrovni NUTS II. Oblasti NUTS II jsou také nazývány regiony soudržnosti (viz heslo Region soudržnosti). V ČR jsou tvořeny územím 1 3 krajů. Regiony soudržnosti jsou příjemci finanční pomoci EU. 6 7 překlad z: Národní strategie proti podvodným jednáním poškozujícím finanční zájmy Evropského společenství Návrh Nejvyššího státního zastupitelství (nařízení EK č. 2988/95, čl. 1) překlad z: Národní strategie proti podvodným jednáním poškozujícím finanční zájmy Evropského společenství Návrh Nejvyššího státního zastupitelství (nařízení EK č. 2988/95, čl. 1)

21 Oblast podpory Vymezuje konkrétní obsahovou náplň pomoci, na kterou musí projekt svým cílem navazovat. Představuje tak základní dotační titul operačního programu se stanoveným finančním plánem, který zahrnuje způsobilé výdaje spolufinancované z veřejných zdrojů EU a z veřejných zdrojů ČR. Operace Projekt nebo skupina projektů, které byly vybrány řídícím orgánem dotyčného operačního programu nebo z jeho pověření v souladu s kritérii stanovenými monitorovacím výborem, provádí je jeden nebo více příjemců a umožňují dosažení cílů prioritní osy, k níž se vztahují. Operační manuál Interní dokument řídícího orgánu, který specifikuje způsob implementace operačního programu. Operační program (OP) Dokument předložený členským státem EU a přijatý Evropskou komisí, který stanoví strategii rozvoje s uceleným souborem priorit, jež má být prováděna s podporou některého fondu nebo, v případě cíle konvergence, s podporou Fondu soudržnosti a Evropského fondu pro regionální rozvoj. Dokument obsahuje soubor prioritních os a oblastí podpory, prostřednictvím nichž se směřuje k dosažení předem stanovených cílů. Součástí operačního programu jsou také pravidla pro poskytování podpor (např. typ příjemců podpor, forma pomoci apod.), dále způsob implementace operačního programu, finanční plán pro každou oblast podpory apod. Oprava a údržba Uvedení do původního nebo provozuschopného stavu. Jedná se o obnovu původních technických vlastností, lokální odstranění funkčních, vzhledových a bezpečnostních nedostatků. Jde o soubor prací neinvestičního charakteru (nezpůsobilé výdaje). Partneři projektu Instituce a organizace, které jsou zapojeny do přípravné, realizační fáze a fáze udržitelnosti projektu. Způsob zapojení může být finanční, materiální, formou odborných služeb nebo nejlépe kombinací více způsobů. Forma partnerství není předepsána, ale pro hodnocení projektu je třeba pro posouzení zapojení partnera doložit všechny doklady o partnerství (smlouvy, dohody, prohlášení apod.). Za partnera projektu nelze v žádném případě považovat dodavatelskou firmu nebo subjekty, které pracují pro žadatele na komerční bázi; zapojení organizací zakládaných či zřizovaných žadatelem v roli případných partnerů bude hodnotitelem prověřováno. Partneři nejsou příjemci ze SF ve smyslu všeobecných nařízení. Platební a certifikační orgán (PCO) Platební a certifikační orgán je ústřední orgán státní správy zodpovědný za celkové finanční řízení prostředků poskytnutých ČR z rozpočtu EU. Pověřený auditní subjekt (PAS) Regionální rada regionu soudržnosti Severozápad, odbor auditu zajišťuje provádění auditů za účelem ověření účinného fungování řídícího a kontrolního systému operačního programu a provádění auditů operací na vhodném vzorku pro ověření vykázaných výdajů. Pravidlo komisionality (též tzv. pravidlo čtyř očí ) Každá činnost v rámci administrativního procesu je prováděna nezávisle dvěma pracovníky.

22 Pravidlo n + 3 / n + 2 Pravidlo představuje roční závazek, jenž musí být členským státem vyčerpán do konce třetího/druhého roku, který následuje po roce přijetí závazku. V opačném případě Evropská komise automaticky zruší každou část závazku, na kterou neobdržela přijatelnou žádost o platbu od platebního orgánu do konce třetího/druhého roku, který následuje po roce přijetí závazku. Pravidlo n + 3 platí pro závazky let Pravidlo n + 2 platí pro závazky let Povinnost dodržení pravidla n + 3 / n + 2 se vztahuje na řídící orgán regionu soudržnosti (Regionální radu). Doba realizace projektů musí výše uvedené skutečnosti respektovat. Prioritní osa Jedna z priorit strategie v operačním programu, skládající se ze skupiny operací, které spolu vzájemně souvisejí a mají konkrétní měřitelné cíle. Program Soubor priorit a oblastí podpor, jehož prostřednictvím a v rámci jeho pravidel se směřuje k dosažení předem stanovených cílů. Projekt Časově ohraničená cílená činnost prováděná příjemcem podpory za účelem dosažení požadovaného výsledku v rámci operačního programu. Jedná se o konkrétní akce realizované příjemcem podpory a financované prostřednictvím dotace z rozpočtu Regionální rady. Projektový manažer Pracovník OAP nebo ORKP. Prováděcí dokument Dokument, který svým obsahem navazuje na operační program a obsahuje podrobné informace o implementaci (realizaci) programu, zejména pak o operační úrovni prioritních os oblastí podpory. Prováděcí dokument není předkládán Evropské komisi a projednáván s ní. Příjemce Subjekt realizující projekt spolufinancovaný ze strukturálních fondů EU, který na základě smlouvy o poskytnutí dotace žádá řídící orgán o prostředky a přijímá prostředky z rozpočtu Regionální rady regionu soudržnosti řídícího orgánu. Příručka pro příjemce Příručka obsahující povinnosti příjemce dotace při realizaci projektu (výběr dodavatelů, publicita, účetnictví), proces sledování realizace projektu a proplacení výdajů projektu, kontroly během realizace a po ukončení projektu v rámci jeho udržitelnosti. Příručka pro žadatele Příručka obsahující výčet podmínek, při jejichž splnění se může žadatel ucházet o finanční pomoc z operačního programu. Pojednává o obecných podmínkách pro poskytování pomoci, podávání žádostí, odpovědnosti žadatele a o prováděných kontrolách. Příspěvek Společenství Příspěvkem Společenství se rozumí část celkových způsobilých veřejných výdajů vynakládaných v rámci programu, jež je spolufinancována Společenstvím.

23 Rámec podpory společenství Rámcem podpory Společenství je rozhodnutí EK o financování jednotlivých programů v rámci cíle 1. Řídícím orgánem RPS je odbor RPS MMR. Region soudržnosti Region soudržnosti se zřizuje pro potřeby spojené s koordinací a realizací hospodářské a sociální soudržnosti, spočívající zejména ve využití finančních prostředků z předvstupních a strukturálních fondů Evropských společenství. Územní vymezení je totožné s územními statistickými jednotkami NUTS II ( 15 zákona č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, ve znění pozdějších předpisů). Regionální operační program NUTS II Severozápad Dokument schválený Evropskou komisí pro účely realizace jednotlivých cílů rámce podpory společenství, obsahující prioritní osy a opatření financované prostřednictvím strukturálních fondů v rámci cíle 1 konvergence. Představuje hlavní programový dokument určující priority regionu pro čerpání strukturálních fondů v programovém období pro uvedený region soudržnosti Severozápad, tvořený Karlovarským a Ústeckým krajem. Zpracovaný program vychází z platných strategických a programových materiálů obou krajů, jako jsou Program rozvoje Ústeckého kraje a Program rozvoje Karlovarského kraje, a dalších sektorových či průřezových strategických či koncepčních materiálů, ať již z oblasti dopravy či například z oblasti rozvoje cestovního ruchu, včetně územněplánovací dokumentace. Regionální rada regionu soudržnosti Orgán, resp. právnická osoba, zřízená na základě 16 zákona č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, ve znění novely č. 138/2006 Sb., na úrovni regionu soudržnosti (územní statistické jednotky NUTS II) zodpovědný za implementaci ROP Severozápad. Registrace projektu Nahrání projektu do informačního systému Monit7+ na Úřadě Regionální rady nebo vydání potvrzení o převzetí tištěné verze projektu. Při registraci projektu do informačního systému je projektu automaticky vygenerováno registrační číslo. Rekonstrukce Stavební zásahy do objektu, které mají za následek změnu jeho účelu nebo zlepšení některého z technických parametrů. Jedná se o soubor prací investičního charakteru (způsobilé výdaje). Revitalizace Oživení, obnova nefunkčního nebo zchátralého. Rovné příležitosti Princip rovných příležitostí podporuje široký okruh aktivit, které lze charakterizovat jako pozitivní akce, např. tréninkové aktivity pro jedno pohlaví, rovnost v zaměstnanosti, návrat do práce po období péče o děti nebo jiné závislé osoby apod. Rozhodnutí o poskytnutí dotace Prostředky státního rozpočtu a strukturálních fondů na financování ROP SZ jsou ŘO poskytnuty na základě Rozhodnutí o poskytnutí dotace (dále jen Rozhodnutí). Toto rozhodnutí vydává MMR dle zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů.

24 Řídící orgán Řídícím orgánem je na základě zákona č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, ve znění pozdějších předpisů, Regionální rada regionu soudržnosti Severozápad. Řídící orgán je dle nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 odpovědný za řízení a provádění operačního programu v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Řízení rizik Identifikace, měření nebo vyhodnocování a sledování podstupovaných rizik a případné přijímání opatření vedoucích k jejich omezení. Smlouva o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad Smlouva o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad (dále jen Smlouva) je uzavírána mezi Regionální radou regionu soudržnosti Severozápad a příjemcem, resp. úspěšným žadatelem, jehož projekt byl vybrán k podpoře. Smlouva musí být uzavřena do 3 měsíců od vybrání projektu8 ke spolufinancování v rámci ROP Severozápad. Dotace z rozpočtu RR se v souladu s úpravou zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, poskytuje na základě usnesení VRR, který jím schválil seznam projektů vybraných pro poskytnutí dotace, včetně uvedení příjemce dotace, označení projektu a maximální výše dotace. Smlouva obsahuje zejména označení příjemce dotace, poskytovatele dotace, výši dotace, účel, na který je dotace poskytnuta, lhůtu, v níž má být účelu dosaženo, podmínky užití dotace, resp. podmínky, které je nutné dodržet po poskytnutí dotace, aby byla zachována způsobilost určitého výdaje ke spolufinancování z prostředků rozpočtu EU (SF), a den uzavření Smlouvy. Strategické zprávy v letech 2009 a 2012 Cílem těchto zpráv je poskytnout informace o příspěvku z programů spolufinancovaných ze SF k cílům politiky soudržnosti, k naplňování úkolů jednotlivých fondů, ke Strategickým obecným zásadám Společenství (dále jen SOZS) a NSRR. Zprávy se vypracovávají na úrovni členského státu. Strategické obecné zásady Společenství SOZS byly stanoveny v souladu s článkem 25 nařízení Rady (ES) (obecného nařízení). Hlavním smyslem těchto zásad je podpora priorit Společenství pro každý z cílů fondů tak, aby byl podpořen vyvážený, harmonický a udržitelný rozvoj. Ze SOZS vychází NRP. Strukturální fondy (SF) Jsou to finanční nástroje ES, které přispívají k dosažení obecných cílů stanovených v článcích Smlouvy o založení ES. Jedná se o Evropský fond pro regionální rozvoj (ERDF), Evropský sociální fond (ESF) a Fond soudržnosti (FS). Podrobnosti o využívání SF jsou stanoveny zejména v následujících předpisech: nařízení Komise (ES) č. 1083/2006, nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006, o Evropském fondu pro regionální rozvoj a o zrušení nařízení (ES) č. 1783/1999, a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č.1081/2006, o Evropském sociálním fondu a o zrušení nařízení (ES) č. 1784/1999. ROP SZ je financován z ERDF a bude využito křížového financování. Udržitelnost projektu Efekty projektu musejí být udrženy v nezměněné podobě po dobu 5 let ode dne finančního ukončení projektu (u malého nebo středního podniku v případě investic nebo vytvořených pracovních míst po dobu 8 Dnem vybrání projektu se rozumí okamžik, kdy je projekt schválen VRR ke spolufinancování z rozpočtu EU v rámci ROP Severozápad.

25 3 let ode dne finančního ukončení projektu). V případě neinvestičních projektů, zaměřených např. na výrobu a distribuci propagačních materiálů, je udržitelnost projektu zajišťována z prostředků žadatele. Udržitelnost projektu je ohrožena v případě, že dojde k podstatné změně v projektu, která: ovlivňuje povahu projektu nebo výsledky jeho provádění anebo poskytuje nějaké firmě nebo veřejnému orgánu nepatřičnou výhodu, je výsledkem buď změny v povaze vlastnictví nějaké součásti infrastruktury, nebo ukončení či přemístění nějaké produktivní činnosti. Členský stát má povinnost informovat o těchto změnách Komisi a postupovat podle článku 57 nařízení Rady (ES) č. 1083/2006. Úřad Regionální rady regionu soudržnosti (ÚRR) ÚRR je výkonným orgánem RR, který zabezpečuje veškeré úkoly spojené s funkcí ŘO ROP SZ s výjimkou těch záležitostí, které jsou svěřeny nebo vyhrazeny Výboru Regionální rady a předsedovi Regionální rady. Úřad také plní úkoly spojené s odborným, organizačním a technickým zabezpečením činnosti RR, tzn. poskytuje konzultace, přijímá, kontroluje a hodnotí žádosti o podporu, kontroluje realizaci projektů, zajišťuje publicitu programu atd. Úřad má v případě regionu Severozápad dvě územní pracoviště Územní odbory realizace programu, a to v Ústí nad Labem a v Karlových Varech. Veřejná podpora Rozumí se tím jakákoliv forma podpory způsobem, který narušuje nebo hrozí narušit hospodářskou soutěž tím, že se zvýhodňuje určité podnikání nebo odvětví výroby v míře, jíž může být dotčen obchod mezi Českou republikou a členskými státy Evropské unie. V Evropské unii jsou výchozí pravidla o poskytování veřejné podpory (tzv. state aid ) definována v článcích Smlouvy o založení ES. Obecný zákaz poskytování veřejné podpory platí, pokud příslušná legislativa Evropské unie nebo Evropská komise nepovolí výjimku. V období po vstupu ČR do EU se poskytování veřejné podpory řídí zákonem č. 215/2004 Sb., o úpravě některých vztahů v oblasti veřejné podpory, ve znění pozdějších předpisů, a výše uvedenými pravidly dle čl Smlouvy o založení ES. Veřejná podpora je ve vztahu k ROP upravena zejména nařízením Komise (ES) č. 1628/2006 ze dne 24. října 2006, o použití článků 87 a 88 Smlouvy na vnitrostátní regionální investiční podporu, a také Pokyny k regionální podpoře na období (2006/C 54/08). Veřejná zakázka V rámci ROP Severozápad se vždy řídí zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, a Pokyny pro zadávání zakázek. U projektů, které nepodléhají režimu veřejné podpory, může být zadávací/výběrové řízení na dodavatele uskutečněno a smlouva uzavřena ještě před registrací projektu. U projektů zakládajících veřejnou podporu může zadávací/výběrové řízení proběhnout, ale dodavatel smí být vybrán až po obdržení osvědčení o způsobilosti projektu zaslaného řídícím orgánem. Výběrem dodavatele se rozumí doručení oznámení o výběru nejvhodnější nabídky vybranému uchazeči. Veřejnoprávní subjekt Veřejnoprávním subjektem se rozumí jakýkoli subjekt, který: je založený nebo zřízený za zvláštním účelem uspokojování potřeb obecného zájmu, který nemá průmyslovou nebo obchodní povahu; má právní subjektivitu; je financován převážně státem, regionálními nebo místními orgány nebo jinými veřejnoprávními subjekty, nebo je těmito orgány řízen, nebo je v jeho správním, řídícím nebo dozorčím orgánu více než polovina členů jmenována státem, regionálními nebo místními orgány nebo jinými

26 veřejnoprávními subjekty9. Veřejný výdaj Výdaj, který pochází ze státního rozpočtu, státních finančních aktiv, státních fondů, územních rozpočtů, rozpočtu EU, z rozpočtu mezinárodních organizací založených mezinárodní veřejnou smlouvou anebo jakýkoli podobný výdaj. Za podobný výdaj se považuje výdaj pocházející z rozpočtu veřejnoprávních subjektů nebo sdružení jednoho nebo více regionálních nebo místních orgánů nebo veřejnoprávních subjektů jednajících v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004, o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby. Výbor Regionální rady regionu soudržnosti (VRR) VRR je ustanoven na základě zákona č. 138/2006 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o veřejných zakázkách, kterým se mimo jiné mění zákon č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, ve znění pozdějších předpisů. Členové VRR jsou v případě regionu Severozápad voleni z členů zastupitelstev krajů Ústeckého a Karlovarského. VRR je zodpovědný za řízení a provádění ROP SZ, např. schvaluje výběr projektů. Výběr dodavatele Výběrem dodavatele jako prvního právně závazného příslibu objednávky v rámci zadávacího řízení dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, lze pro účely poskytování veřejné podpory v rámci ROP SZ považovat okamžik doručení oznámení o výběru nejvhodnější nabídky vybranému uchazeči. Výzva pro předkládání žádostí Souhrn informací o termínu, odkdy je možno předkládat žádosti o dotaci, o místech příjmu žádostí a o dalších podmínkách pro předložení projektu. Webová žádost (BENEFIT7) Elektronická žádost je primárně určena pro konečné příjemce a uživatele. Je určena k vyplnění a vygenerování žádosti o dotaci a následné žádosti o platbu. Winding-up Orgánem vydávajícím prohlášení při ukončení pomoci (tzv. winding-up body) je útvar Ministerstva financí pověřený provedením závěrečného auditu programu. Zprostředkující subjekt Veřejný či soukromý subjekt, který z pověření ŘO plní povinnosti vůči příjemcům provádějícím operace. Za jeho činnost odpovídá řídící orgán. ŘO ROP SZ nebude pro programové období zřizovat zprostředkující subjekt. Způsobilé výdaje Výdaje vynaložené v souladu s cíli oblastí podpory operačního programu. Jsou to výdaje na projekt, které mohou být hrazeny z finančních prostředků strukturálních fondů EU. Způsobilé výdaje musejí být v souladu s evropskou a českou legislativou a s pravidly stanovenými v příloze č. 1 Příručky pro příjemce Pravidla způsobilých výdajů. 9 Uvedené podmínky musejí být splněny současně (kumulativně).

27 Žadatel Subjekt, který prostřednictvím žádosti o dotaci žádá řídící orgán o přidělení dotace ze strukturálních fondů EU.

28 2. REALIZACE PROJEKTU 2.1 Zahájení realizace projektu způsobilost výdajů Fyzickou realizaci projektu musíte zahájit nejpozději do 6 měsíců ode dne podpisu Smlouvy oběma smluvními stranami. Datum ukončení projektu je nastaveno ve Smlouvě. Projekt musíte realizovat v souladu se: Smlouvou o poskytnutí dotace, Regionálním operačním programem NUTS II Severozápad pro období , Prováděcím dokumentem ROP SZ8, výzvou, v níž byl projekt předložen, legislativou ČR a EU, zejména v oblasti zadávání veřejných zakázek, veřejné podpory a životního prostředí, Příručkou pro příjemce včetně příloh8, Příručkou pro žadatele včetně příloh8, Metodickými pokyny ŘO ROP SZ8. Poskytnutí dotace bude u všech zdrojů účelově vázáno na realizaci schváleného projektu, jehož monitorovací indikátory, způsobilé výdaje, rozpočet projektu a podmínky čerpání budou obsahem Smlouvy. 2.2 Časové schéma projektu a pojmy Jednoetapové projekty Datum zahájení projektu shodné s datem zahájení etapy. Rozumí se jím den, ke kterému byla zahájena první aktivita projektu (např. datum, ke kterému byl zpracován první dokument týkající se projektu, jako je třeba studie proveditelnosti, projektová dokumentace, datum rozhodnutí o realizaci projektu apod.). Datum zahájení etapy (resp. projektu) musí být nejdříve a musí předcházet datu registrace projektu (tj. předložení žádosti řídícímu orgánu). Datum ukončení etapy poslední den období, za které jsou předkládány příjemcem proplacené účetní doklady za provedené práce, služby a dodávky. Tento termín je na základě údajů ze žádosti o dotaci stanoven ve Smlouvě o poskytnutí dotace, příp. jejím dodatku. Datum předložení MZ a ŽOP shodné s datem ukončení projektu. Rozumí se jím den, kdy příjemce doručí řídícímu orgánu monitorovací zprávu projektu s poslední žádostí o platbu. Příjemce má přitom povinnost zaslat tuto monitorovací zprávu projektu do 60 kalendářních dnů od ukončení fyzické realizace projektu. Datum zahájení fyzické realizace projektu rozumí se jím den, ke kterému je zahájena realizace fyzických prací, nebo den, ke kterému je zahájeno poskytování služeb. V případě, že je projekt zaměřen pouze na dodávky strojů, zařízení či technologií nebo poskytnutí služeb dodavatelským způsobem, myslí se datem zahájení fyzické realizace datum nabytí účinnosti smlouvy s dodavatelem. Fyzická realizace projektu nepodléhajícího režimu veřejné podpory může být zahájena před datem registrace projektu, avšak výdaje vynaložené na realizaci projektu před datem registrace projektu nebudou způsobilé. U projektů, které spadají pod režim regionální investiční podpory, musí být fyzická realizace projektu 10 Veškeré dokumenty jsou zveřejněny na stránkách

29 zahájena až po vystavení osvědčení o způsobilosti projektu (viz heslo Datum zahájení fyzické realizace v kapitole Vymezení pojmů). V případě zahájení fyzické realizace projektu podléhajícího režimu veřejné podpory před datem vystavení potvrzení o přijatelnosti projektu nebude celý projekt způsobilý k poskytnutí dotace. U projektů zakládajících veřejnou podporu uveďte v žádosti Benefit7 jako nejbližší možné datum zahájení fyzické realizace datum ukončení výzvy navýšené o 35 pracovních dnů. V případě, že žadatel ve skutečnosti obdrží osvědčení o způsobilosti projektu před datem uvedeným v žádosti a bude chtít projekt před tímto datem i fyzicky zahájit (např. vybrat dodavatele) a jeho projekt bude vybrán k financování, požádá řídící orgán o provedení této změny v informačním systému. Datum ukončení fyzické realizace projektu rozumí se jím den prokazatelného uzavření všech aktivit projektu. Je to den, kdy bude dokončena fyzická realizace, nebo den, kdy přestane poskytování služeb financovaných z programu.

30 Víceetapové projekty Datum zahájení první etapy projektu shodné s datem zahájení projektu. Rozumí se jím den, ke kterému byla zahájena první aktivita projektu (např. datum, ke kterému byl zpracován první dokument týkající se projektu, jako je třeba studie proveditelnosti, projektová dokumentace, datum rozhodnutí o realizaci projektu apod.). Datum zahájení etapy (resp. projektu) musí být nejdříve a musí předcházet datu registrace projektu (tj. předložení žádosti řídícímu orgánu). U dalších etap se jím rozumí datum bezprostředně následující po datu ukončení předchozí etapy. Datum zahájení a ukončení etapy je na základě údajů ze žádosti o dotaci stanoven ve Smlouvě o poskytnutí dotace. Datum zahájení fyzické realizace první etapy/projektu shodné s datem zahájení fyzické realizace projektu. V případě, že je projekt zaměřen pouze na dodávky strojů, zařízení či technologií nebo poskytnutí služeb dodavatelským způsobem, myslí se datem zahájení fyzické realizace datum nabytí účinnosti smlouvy s dodavatelem. Fyzická realizace projektu nepodléhajícího režimu veřejné podpory může být zahájena před datem registrace projektu, avšak výdaje vynaložené na realizaci projektu před datem registrace projektu nebudou způsobilé. U projektů, které spadají pod režim regionální investiční podpory, musí být fyzická realizace 1. etapy zahájena až po vystavení osvědčení o způsobilosti projektu (viz heslo Datum zahájení fyzické realizace v kapitole Vymezení pojmů). V případě zahájení fyzické realizace projektu podléhajícího režimu veřejné podpory před datem vystavení potvrzení o přijatelnosti projektu nebude celý projekt způsobilý k poskytnutí dotace. U projektů zakládajících veřejnou podporu uveďte v žádosti Benefit7 jako nejbližší možné datum zahájení fyzické realizace datum ukončení výzvy navýšené o 35 pracovních dnů. V případě, že žadatel ve skutečnosti obdrží osvědčení o způsobilosti projektu před datem uvedeným v žádosti a bude chtít projekt před tímto datem i fyzicky zahájit (např. vybrat dodavatele) a jeho projekt bude vybrán k financování, požádá řídící orgán o provedení této změny v informačním systému.

31 Datum ukončení etapy poslední den období, za které jsou předkládány příjemcem proplacené účetní doklady za provedené práce, služby a dodávky. Tento termín je na základě údajů ze žádosti o dotaci stanoven ve Smlouvě o poskytnutí dotace, příp. jejím dodatku. Datum ukončení fyzické realizace projektu rozumí se jím den prokazatelného uzavření všech aktivit daného projektu. Je to den, kdy bude dokončena fyzická realizace, nebo den, kdy přestane poskytování služeb financovaných z programu v rámci daného projektu. Datum předložení MZ a ŽOP u poslední etapy projektu je shodné s datem ukončení projektu. Rozumí se jím den, kdy příjemce doručí řídícímu orgánu závěrečnou monitorovací zprávu projektu s poslední žádostí o platbu. Příjemce má přitom povinnost zaslat tuto monitorovací zprávu projektu do 60 kalendářních dnů11 od ukončení fyzické realizace projektu. U ostatních etap se jím rozumí den, kdy příjemce ŘO doručí MZ s ŽOP (tj. datum ukončení etapy + lhůta pro předložení MZ s ŽOP, která činí 60 kalendářních dnů). 11 Termíny pro předkládání monitorovacích zpráv u projektů předfinancovaných ze SFDI jsou upřesněny v Příloze č. 14 Příručky pro žadatele Pravidla pro projekty předfinancované ze SFDI.

32 Způsobilé výdaje Jsou to výdaje na projekt, které mohou být hrazeny z finančních prostředků strukturálních fondů EU. Způsobilé výdaje musí být v souladu s evropskou a českou legislativou a s pravidly stanovenými v příloze č. 1 této příručky (Pravidla způsobilých výdajů). Aby mohly být výdaje považovány za způsobilé, musí být naplněna zásada přiměřenosti (výdaj musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým) a výdaje musejí být vynaloženy v souladu s principy: hospodárnosti (minimalizace výdajů při respektování cílů projektu), účelnosti (přímá vazba na projekt a nezbytnost pro realizaci projektu), efektivnosti (maximalizace poměru mezi výstupy a vstupy projektu). Pro způsobilost výdajů platí tato základní pravidla: způsobilý výdaj musí být vynaložen v souladu s cíli příslušné oblasti podpory, způsobilý výdaj musí být řádně doložen účetním dokladem, způsobilý výdaj musí být prokazatelně zaplacen ze strany příjemce podpory, způsobilým výdajem je výdaj, který byl uskutečněn v době časové způsobilosti, způsobilý výdaj je přímo a výhradně spojen s realizací projektu a je součástí jeho rozpočtu.

33 Veškerá pravidla způsobilosti výdajů v rámci ROP SZ včetně způsobů dokladování, časového vymezení a vymezení způsobilých výdajů pro jednotlivé oblasti podpory naleznete v příloze č. 1 této příručky (Pravidla způsobilých výdajů), případně ve výzvě k předkládání projektů. Seznamte se s přílohou č. 1 této příručky (Pravidla způsobilých výdajů), kde se dočtete, jakým způsobem musíte dokládat způsobilé výdaje, aby vám byly proplaceny, tedy jaké doklady potřebujete doložit např. ke stavebním pracím, nákupu strojů, osobním nákladům atd. Bez dokladů uváděných v těchto pravidlech nemůže být vaše žádost o platbu proplacena. 2.3 Povinnosti příjemce dotace při realizaci projektu Podpisem Smlouvy vám vznikají další povinnosti jak v průběhu realizace projektu, tak i po určenou dobu po ukončení jeho realizace (tj. po dobu udržitelnosti projektu): zahájit fyzickou realizaci projektu nejpozději do 6 měsíců ode dne podpisu Smlouvy oběma smluvními stranami, informovat ÚRR o postupu realizace projektu prostřednictvím monitorovacích hlášení a zpráv, předkládat monitorovací hlášení a zprávy ve stanovené lhůtě, včetně žádosti o platbu, umožnit pověřeným subjektům vstup na místo realizace projektu a kontrolu dokumentace a účetnictví projektu, dodržovat harmonogram projektu, naplnit monitorovací ukazatele uvedené ve Smlouvě a udržet je po dobu udržitelnosti, nepřevádět práva a povinnosti vyplývající z projektu na třetí osobu bez souhlasu poskytovatele podpory, a to ani po dobu udržitelnosti projektu, v průběhu realizace a udržitelnosti projektu není přípustné zřízení zástavního práva k majetku pořízenému v rámci projektu, nezcizit majetek pořízený v rámci projektu, přijímat příslušná nápravná opatření uložená kontrolními orgány, plnit ostatní závazky, které pro vás vyplývají ze Smlouvy a jejích příloh, z Příručky pro příjemce a jejích příloh, z Příručky pro žadatele a jejích příloh a z Metodických pokynů ŘO ROP SZ. Majetek pořízený z poskytnuté dotace (hmotný a nehmotný investiční majetek) musí být ve vlastnictví příjemce dotace, který jej zahrne odděleně do účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví), pokud z právních předpisů nevyplývá jinak. Majetek, který bude pořízen z poskytnuté dotace, nesmí být po dobu 5 let od finančního ukončení projektu (respektive tří let u malých a středních podniků v případě investic nebo vytvoření pracovních míst) převeden příjemcem dotace na jiného majitele nebo použit na jiné účely, nesouvisející přímo s předkládaným projektem, k tomuto majetku nesmí být po tuto dobu zřízeno zástavní právo. Příjemce dotace může majetek pořízený z dotace po dobu udržitelnosti projektu pronajmout či vypůjčit třetí osobě pouze s písemným souhlasem poskytovatele dotace, a to při dodržení zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace při výběrovém řízení. Příjemce nesmí po dobu realizace a udržitelnosti projektu svěřit majetek pořízený z dotace své příspěvkové organizaci nebo organizační složce bez písemného souhlasu poskytovatele dotace. Věcné břemeno k majetku pořízenému z dotace lze po dobu udržitelnosti projektu zřídit pouze s

34 písemným souhlasem poskytovatele dotace. Toto ustanovení se nevztahuje na výsledky publikační činnosti a dalších neinvestičních výdajů spojených s projekty v rámci oblasti podpory 2.1 Budování kapacity pro místní rozvoj, informovanost a osvěta veřejnosti, a oblasti podpory 4.3 Podpora marketingu a tvorby a rozvoje produktů cestovního ruchu. V případě, že žadatel vkládá do realizace projektu majetek, ke kterému je zřízeno předkupní právo s důsledky věcného práva, věcné břemeno nebo zástavní právo, nebo je tento majetek jinak zatížen (např. na základě s bankou uzavřené smlouvy o poskytnutí úvěru), musí žadatel existenci tohoto závazku uvést a prokázat, že toto zástavní právo či jiný závazek neohrozí realizaci projektu. Žadatel doloží např. doklad druhé smluvní strany, že řádně splácí kupní cenu objektu a zároveň již splatil minimálně 60 % kupní ceny objektu či úvěru, ke kterému se zástavní právo váže. Tuto skutečnost prokáže žadatel potvrzením druhé smluvní strany. Výše uvedené skutečnosti se netýkají případu, kdy žadatel zastavil majetek za účelem získání úvěru pro doložení zajištění finančního krytí projektu. V tomto případě žadatel doloží smlouvu, na základě které zástavní právo (či jiný závazek) vzniklo. Z této smlouvy musí být patrné, že zástavní právo (či jiný závazek) vzniklo z důvodu zajištění finančního krytí projektu. Řídící orgán ROP upozorňuje příjemce na povinnost mít pojištěn veškerý pojistitelný majetek pořízený z dotace, a to nejpozději k ukončení projektu. Majetek musí být pojištěn proti jeho poškození, zničení a odcizení, a to ode dne vzniku pojistitelného majetku. Majetek musí být pojištěn po celou dobu udržitelnosti projektu (tj. pět let, resp. 3 roky u malého a středního podniku v případě investic a vytvoření pracovních míst) a minimálně do výše poskytnutých finančních prostředků. Pojistná smlouva musí být doložena poskytovateli nejpozději společně s nejbližší monitorovací zprávou následující po pořízení majetku. Každou změnu či prodloužení pojistné smlouvy je příjemce povinen poskytovateli doložit v nejbližší možné monitorovací zprávě (tj. i v době udržitelnosti projektu). Dodržení povinnosti pojištění majetku bude kontrolováno v rámci celé doby udržitelnosti projektu. Případná pojistná hlášení o pojistné události je příjemce dotace povinen neprodleně předložit poskytovateli dotace. Pojištění je vhodné zejména v případě, kdy v průběhu realizace projektu nebo v období udržitelnosti projektu dojde ke zničení nebo poškození majetku pořízeného z dotace a příjemce dotace nebude schopen naplnit účel projektu, a nebude tak schopen zachovat po stanovené období výsledky realizace projektu a bude povinen vyplacenou dotaci vrátit. Podpora poskytnutá projektu v rámci ROP Severozápad není slučitelná s podporou poskytnutou na týž projekt z jiného dotačního programu / dotačních titulů České republiky, Evropské unie a jiných zahraničních dotačních titulů. Výjimkou jsou příspěvky státního rozpočtu, Státního fondu dopravní infrastruktury, krajů a obcí, které přímo souvisejí s finančním plánem projektu. Doporučujeme vám seznámit se s textem Smlouvy a jejích příloh ještě před zahájením projektu, abyste si byli předem vědomi všech povinností, které budete muset v průběhu realizace projektu i ve stanoveném období po realizaci projektu dodržovat. Další povinnosti vám plynou z této příručky a jejích příloh, z Příručky pro žadatele a jejích příloh a z Metodických pokynů ŘO ROP SZ Povinnost vést oddělené účetnictví Ve svém účetnictví musíte zabezpečit, aby náklady související s projektem, na který byla poskytnuta dotace, byly vedeny jednoznačně odděleně od ostatních nákladů vlastního účetnictví. Tato podmínka se týká veškerých nákladů včetně DPH. Účetnictví musí splňovat všechny požadavky stanovené zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon č. 563/1991 Sb.). Jste povinni vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s předpisy ČR.

35 Pokud vedete účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., jste povinni vést analytickou evidenci s vazbou ke konkrétnímu projektu. Pokud nevedete účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., jste v případě příjmu prostředků z rozpočtu EU povinni vést daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, rozšířenou o níže uvedené požadavky, které budou uvedeny ve Smlouvě, a to že: příslušný doklad musí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu 11 zákona č. 563/1991 Sb. (s výjimkou bodu f) pro subjekty, které nevedou účetnictví, ale daňovou evidenci), předmětné doklady musejí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost, při kontrole poskytnete na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu, uskutečněné příjmy a výdaje jsou analyticky vedeny ve vztahu k příslušnému projektu, ke kterému se váží, tzn. že na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke kterému projektu se vztahují. Výše uvedené náležitosti dokládá příjemce mimo jiné výpisem ze svého účetnictví (analytická evidence, střediskové, projektové sledování apod.) zahrnujícím všechny výdaje projektu. V případech, kdy je požadována úhrada pouze části z původní částky uvedené na účetním dokladu (faktura, účtenka apod.), je nutno na dokladu nebo v příloze výpočet podílu na projekt zřetelně vyznačit. Každý daňový doklad musí být označen registračním číslem projektu, a to: v textu daňového dokladu nebo nalepením samolepky na daňový doklad nebo razítkem na daňovém dokladu. V případě kontroly faktur je třeba z nich na první pohled poznat, co je jejich předmětem, tzn. je třeba podrobně rozepsat jednotlivé fakturované položky včetně jejich množství a ceny. Za způsobilé výdaje nebudou uznány výdaje, které budou prokázány na základě faktury, kde bude pouze uvedeno například stavební práce ve výši Kč. V takovém případě by se jednalo o výdaje, u kterých žádným způsobem není možnost posoudit, zda je plnění poskytnuto za cenu v místě obvyklou a na aktivity definované v žádosti. Na každém účetním dokladu, případně v příloze tohoto dokladu, musí být uvedena informace o ceně za měrnou jednotku a vyjádřeno množství. V průběhu realizace projektu nesmíte platit dodavatelům nebo zhotovitelům v hotovosti ani šekem s výjimkou nevyhnutelných plateb v hotovosti (např. notářské poplatky, poštovné). Dokladem o provedení těchto plateb budou pokladní doklady. Jeden pokladní doklad přitom může dosahovat maximální výše Kč. I takto provedené platby se musejí promítnout do odděleného účetnictví. Musíte uchovávat veškeré doklady, které souvisejí s realizací projektu a jeho financováním (dle zákona č. 563/1991 Sb.), po dobu minimálně 10 let od finančního ukončení projektu, přičemž se lhůta

36 začne počítat od 1. ledna kalendářního roku následujícího poté, kdy byla provedena poslední platba na projekt; zároveň je však třeba uchovávat všechny doklady alespoň po dobu tří let od ukončení programu dle čl. 88 a násl. nařízení Rady (ES) č. 1083/ Povinnost zřídit zvláštní bankovní účet projektu Musíte si zřídit samostatný bankovní účet/podúčet, který bude sloužit výhradně pro platební operace související s projektem. Na tomto účtu musí být evidovány i realizační příjmy projektu. Přípustný je také další účet pro projekt, pokud je financování projektu nebo jeho části zajištěno pomocí úvěru. I na tomto účtu je příjemce povinen dodržet transparentnost plateb. V případě, že má příjemce zřízen úvěrový účet pro uvedený projekt již před podpisem Smlouvy, je nutné doložit doklad o zřízení úvěrového účtu a uvést tento úvěrový účet ve Smlouvě o poskytnutí dotace. V případě, že příjemce zřídí úvěrový účet až po podpisu Smlouvy, musí příjemce tuto změnu oznámit podle pravidel uvedených v kapitole 2.4 Příručky pro příjemce. Tato změna bude posuzována jako nepodstatná bez nutnosti uzavřít dodatek ke Smlouvě. I v případě úvěrového účtu je však nutné mít zřízený zvláštní bankovní účet pro projekt, na který bude příjemci vyplacena dotace. Před podpisem Smlouvy jste povinni doložit ke všem bankovním účtům užitým k úhradě způsobilých výdajů smlouvy o vedení účtu. Všechny výdaje musejí být uhrazeny bezhotovostně ze zvláštního účtu/podúčtu, příp. z úvěrového účtu projektu. Výjimkou mohou být pouze způsobilé výdaje vzniklé před uzavřením Smlouvy (např. studie proveditelnosti), které mohou být uhrazeny z jiných účtů žadatele, a osobní náklady, u kterých je možná refundace mezi běžným účtem žadatele a zvláštním účtem projektu. Nezbytné platby v hotovosti (např. notářské poplatky, poštovné) může příjemce uhradit pouze do výše Kč na jeden pokladní doklad. I takto provedená platba se musí promítnout do odděleného účetnictví. V případě, že je příjemcem dotace příspěvková organizace, bude dotace vyplacena na účet zřizovatele. Platbu provede poskytovatel na bankovní účet zřizovatele příjemce. Bez zbytečného odkladu po odeslání příslušné částky dotace poskytovatel sdělí příjemci a jeho zřizovateli elektronicky, kdy a v jaké výši zaslal částku dotace na bankovní účet zřizovatele příjemce. Příjemce je povinen zajistit, aby příslušná částka dotace byla z bankovního účtu zřizovatele připsána na zvláštní bankovní účet projektu Pravidla pro výběr dodavatelů Každý příjemce dotace je povinen řídit se v souvislosti se zadáváním (veřejné) zakázky zásadami: 1. transparentnosti, 2. rovného zacházení, 3. zákazu diskriminace. Zásada transparentnosti Jakákoliv zakázka musí být vždy zadána transparentním způsobem. Základním účelem zásady je zajištění co největší průhlednosti řízení, která podstatnou měrou přispívá k přezkoumatelnosti celého řízení a k možnosti kontroly postupu v řízení. Naplnění této zásady lze spatřovat například v povinnosti: pořizovat o všech významných úkonech písemnou dokumentaci v dostatečném rozsahu, což umožní úkony zadavatele nezávisle přezkoumat, jasně vymezit kritéria, dle kterých budou hodnoceny nabídky dodavatelů, vždy v dostatečném předstihu před samotným vypracováním nabídek, opatřit všechna rozhodnutí řádným odůvodněním. Zásada rovného zacházení Každý zadavatel je v průběhu zadávání veřejné zakázky, resp. již od okamžiku přípravy řízení, povinen

37 přistupovat stejným způsobem ke všem dodavatelům, kteří mohou podat či podávají nabídky. K dodržení této zásady ze strany zadavatele dochází například tím, že v souvislosti s přípravou řízení definuje jeho přesné podmínky tak, aby všichni uchazeči předem věděli, jak bude řízení probíhat (tedy např. bude-li omezován počet zájemců, jaké jsou přesné podmínky pro toto omezování, které musí dodavatel splnit, případně jakým způsobem bude probíhat hodnocení nabídek atp.). Zásada zákazu diskriminace V průběhu zadávání veřejné zakázky je zadavatel povinen postupovat vždy tak, aby jeho jednáním nedošlo k diskriminaci žádného z dodavatelů. Tato zásada ovšem nevylučuje oprávnění zadavatele stanovit přesné podmínky účasti v řízení. Tyto podmínky však musí být zadavatelem vždy stanoveny tak, aby umožňovaly výběr nejvhodnějšího uchazeče a zároveň neuzavíraly přístup jinému dodavateli do řízení, např. z důvodů, které nesouvisejí s předmětem veřejné zakázky. Zásadu zákazu diskriminace je třeba důsledně uplatňovat nejen ve vztahu k dodavatelům se sídlem, místem podnikání či bydlištěm na území ČR, ale rovněž ve vztahu k zahraničním dodavatelům. Od ledna 2006 platí v EU nové směrnice k veřejným zakázkám č. 2004/18/ES a č. 2004/17/ES, které byly implementovány do českého právního řádu zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, jehož účinnost nastala dnem Při zadávání veřejných zakázek jste povinni dodržovat zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, a Pokyny pro zadávání zakázek (příloha č. 5 Příručky pro žadatele). V Pokynech pro zadávání zakázek jsou mimo jiné obsaženy postupy pro zadávání zakázek malého rozsahu a postupy pro ostatní, v zákoně o veřejných zakázkách neuvedené zadavatele. Povinnost řídit se těmito pokyny vzniká dnem jejich uveřejnění na stránkách tj. dnem Zadávání veřejných zakázek se řídí zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, a Pokyny pro zadávání zakázek (příloha č. 5 Příručky pro žadatele). V zadávací dokumentaci pro výběrové řízení jste povinni uvést, že projekt je financován z prostředků EU. Protože zadávací/výběrové řízení tvoří velmi podstatnou část projektu spolufinancovaného z ROP Severozápad, je kontrole jeho zadání a průběhu ze strany ŘO ROP Severozápad věnována patřičná pozornost. Příjemce má povinnost o všech výběrových a zadávacích řízeních ŘO ROP Severozápad (příslušného pracovníka ORKP) informovat a zasílat mu ve stanovených lhůtách potřebné informace a doklady. Bližší postup pro oznamovací povinnost vůči ŘO ROP Severozápad pro jednotlivé případy je popsán v čl. 7 Pokynů pro zadávání zakázek (příloha č. 5 Příručky pro žadatele). V případě, že v průběhu kontroly zadávací dokumentace či vlastního výběrového/zadávacího řízení pracovník ORKP získá podezření na porušení zákona č.137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, které mělo nebo by mohlo mít vliv na výběr nejvhodnější nabídky, je jeho povinností odeslat toto podezření k přezkoumání na Úřad pro ochranu hospodářské soutěže (dále jen ÚOHS ). Do doby získání vyjádření ze strany ÚOHS se lhůty pro kontroly a administraci výběrového/zadávacího řízení pozastavují.

38 U projektů, které zakládají veřejnou podporu, může výběrové/zadávací řízení proběhnout, ale dodavatel smí být vybrán až po obdržení osvědčení o způsobilosti projektu zaslaného řídícím orgánem. Za výběr dodavatele se pro účely těchto pokynů považuje doručení oznámení o výběru nejvhodnější nabídky vybranému uchazeči. V případech, kdy zadavatel může výběrové/zadávací řízení zrušit a v případech, kdy byly v zákonem předepsané lhůtě podány námitky podle ustanovení 110 odst. 4 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, se za tento okamžik považuje uzavření smlouvy. Písemná smlouva / potvrzená písemná objednávka mezi vámi a vaším dodavatelem musí obsahovat mimo jiné: smluvní strany vč. IČ a DIČ, pokud jsou přidělena; předmět plnění (konkretizovaný kvantitativně i kvalitativně); cenu vč. DPH a uvedení samotného DPH (příp. uvést, že dodavatel není plátcem DPH), platební podmínky; časový harmonogram plnění / dobu trvání zakázky; místo dodání/převzetí zboží nebo výstupu plnění; závazek dodavatele k plnění stanovených pravidel a podmínek stanovených řídícím orgánem v rozhodnutí o poskytnutí dotace, resp. dohodnutých ve smlouvě mezi řídícím orgánem a příjemcem dotace. Dovolujeme si upozornit, že pracovníci ÚRR kontrolují pouze formální prvky smlouvy vyžadované ŘO. Za obsah smlouvy s dodavatelem je zodpovědný pouze příjemce. Připomínky a stanoviska ÚRR nenahrazují případná stanoviska orgánů dohledu a nezbavují příjemce zodpovědnosti za dodržování zákona v průběhu celého procesu zadávání zakázek. Konzultujte celý proces přípravy zakázky s pracovníkem ORKP, který pak bude celý proces výběrového/zadávacího řízení kontrolovat. Bez kontroly výběrového/zadávacího řízení veřejné zakázky vám následně nemusejí být proplaceny výdaje vztažené k dané zakázce Pravidla pro publicitu Všichni příjemci, kteří realizují projekt s podporou z prostředků EU, mají povinnost informovat o tom, že projekt byl realizován za finanční spoluúčasti EU (resp. ERDF Evropského fondu pro regionální rozvoj, ze kterého je ROP SZ financován). V souvislosti s realizací projektu máte povinnost informovat veřejnost o spolufinancování projektu z fondů EU v souladu s nařízením Komise č. 1828/2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady č. 1083/2006, o obecných ustanoveních, oddíl 1, zejména č. 8 a 9. Při realizaci projektu je vaší povinností dodržovat Metodický pokyn pro publicitu (příloha č. 2 této příručky). Nedodržení požadavků na publicitu projektu je porušením podmínek programu a Smlouvy a je důvodem vašeho sankcionování. Jste povinni uchovat veškeré doklady související s propagací pro potřeby kontroly dodržení veškerých podmínek informačních a publikačních opatření souvisejících s pomocí ze strukturálních fondů po dobu minimálně 10 let od finančního ukončení projektu, přičemž se lhůta začne počítat od 1. ledna kalendářního roku následujícího poté, kdy byla provedena poslední platba na projekt. Zároveň je však třeba uchovávat všechny doklady alespoň po dobu 3 let od ukončení programu dle čl. 88 a násl. nařízení Rady (ES) č. 1083/2006.

39 V rámci žádosti IS BENEFIT7 jste se zavázali k formě publicity, je tedy vaší povinností toto naplnit. Přesný postup, jak dostát povinnosti informovat o spoluúčasti EU na financování projektu, stanovuje Metodický pokyn pro publicitu (příloha č. 2 této příručky) Pravidla proplácení projektu O platbu se žádá prostřednictvím monitorovací zprávy. Informace o povinnostech příjemce v souvislosti s monitorováním projektu a předkládáním monitorovacích hlášení a monitorovacích zpráv jsou uvedeny v kapitole 3 této příručky (Monitoring projektu). Informace vztahující se k žádosti o platbu jsou uvedeny v kapitole 4 této příručky (Žádost o platbu) Vedení dokumentace k projektu Musíte uchovávat veškeré doklady, které souvisejí s realizací projektu a jeho financováním, po dobu 10 let od finančního ukončení projektu, přičemž se lhůta začne počítat od 1. ledna kalendářního roku následujícího poté, kdy byla provedena poslední platba na projekt. Zároveň je však třeba uchovávat všechny doklady alespoň po dobu 3 let od ukončení programu dle čl. 88 a násl. nařízení Rady (ES) č. 1083/2006. Pokud pro vybrané dokumenty a doklady stanoví předpisy ČR lhůtu delší než 10 let, bude postupováno podle předpisů ČR. Uchovávat budete všechny originály dokladů. Dále jste povinni vést složku projektu, kam si zakládáte veškerou komunikaci s ÚRR (např. protokoly z kontrol, smlouvy atd.) a dokumentaci vztahující se k projektu (smlouvy s dodavateli, výběrová/zadávací řízení atd.).

40 2.4 Změny v realizaci projektu Změny, ke kterým v průběhu realizace projektu dojde, musí příjemce písemně oznámit příslušnému ORKP. Změny oznamuje příjemce podle pravidel uvedených v Metodice změn projektů, která tvoří přílohu č. 11 Příručky pro příjemce. Provedení změn, které příslušný ÚORP schválil nebo vzal na vědomí, jste povinni uvést v nejbližším monitorovacím hlášení či monitorovací zprávě, podle toho, co nastane dříve. Existují následující druhy změn: změny podstatné které vyžadují souhlas ŘO a které je nutné oznamovat předem před realizací změny; změny nepodstatné které ŘO bere na vědomí a které musí příjemce hlásit nejpozději v nejbližším monitorovacím hlášení/monitorovací zprávě; změny v rozpočtu projektu které vyžadují souhlas či vzetí na vědomí ŘO a které je nutné v závislosti na typu změny buď oznamovat postupem popsaným v kapitole 1.3 této metodiky, nebo s podáním monitorovací zprávy se žádostí o platbu ( snížení finanční výše etapy ); změny neplánované změny nepředvídatelné, které se hlásí ŘO dodatečně; změny ostatní změny bez zásadního vlivu na projekt (jeho cíl, účel, indikátory apod.) ohlašované pomocí Změnových listů dodatečně s nejbližším monitorovacím hlášením/monitorovací zprávou. Realizace změn v projektu, které vyžadují souhlas ŘO předem, nesmí být zahájena před vyjádřením příslušného ÚORP. Podrobné postupy pro provádění změn v průběhu realizace projektu jsou popsány v Metodice změn projektů, která tvoří přílohu č. 11 Příručky pro příjemce. Všechny změny, které se v průběhu realizace projektu vyskytnou, oznamte ÚORP a konzultujte je s ním. V případě, že podstatné či nepodstatné změny provedete, aniž byste informovali ŘO ROP SZ a vyčkali jeho odpovědi, rozhodne o dalším postupu ŘO ROP SZ podle závažnosti změny (vzetí změny na vědomí, nutnost zpracovat dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace, navržení sankcí apod.). Vždy se však vystavujete riziku krácení nebo odebrání dotace. 2.5 Příjmy z projektu U projektů, které vytvářejí příjmy, je nutné provést výpočet finanční mezery (dle článku č. 55 nařízení Rady č. 1083/2006) a stanovit výpočtem maximální výši dotace projektu. Tento výpočet je povinnou přílohou žádosti o dotaci u projektů vytvářejících příjem. V průběhu provozní fáze projektu po dobu udržitelnosti je příjemce povinen předkládat společně s monitorovací zprávou o zajištění udržitelnosti projektu aktualizovanou Tabulku pro výpočet finanční mezery, která je přílohou č. 10b Příručky pro žadatele. Společně s poslední monitorovací zprávou o zajištění udržitelnosti projektu dokládá příjemce aktualizovaný výpočet dle přílohy č. 10b Příručky pro žadatele (Tabulka pro výpočet finanční mezery). Hodnota maximální možné výše dotace vypočítaná na základě těchto údajů v tabulce bude porovnána s částkou uvedenou ve smlouvě o poskytnutí dotace a s

41 již proplacenou částkou. Případný přeplatek bude vymáhán zpět. Pokud je projekt schválen jako nevytvářející příjmy a příjemce kdykoliv v průběhu povinné udržitelnosti projektu zjistí, že projekt vytvořil příjmy a splňuje tedy podmínky projektu vytvářejícího příjmy, je povinen provést výpočet maximální výše dotace projektu a tento předložit pověřenému pracovníkovi řídícího orgánu ke kontrole do 30 dnů ode dne zjištění. Tento výpočet bude proveden dle přílohy č. 10b Příručky pro žadatele (Tabulka pro výpočet finanční mezery).neoprávněně vyplacené prostředky je pak příjemce povinen vrátit zpět řídícímu orgánu. Pokud řídící orgán nebo jiný orgán oprávněný ke kontrole nejpozději 3 roky po uzavření operačního programu zjistí, že projekt vytvořil příjmy, které nebyly při výpočtu maximální výše dotace zohledněny, bude tyto prostředky vymáhat od příjemce; ke zjištění odpovídající výše dotace se opět využije Tabulka pro výpočet finanční mezery. Projektem vytvářejícím příjmy se rozumí jakýkoli projekt poskytování služby či prodeje výrobků s celkovými náklady přesahujícími ,- EUR, který zahrnuje: investici do infrastruktury, za jejíž používání se účtují poplatky hrazené přímo uživateli, nebo prodej nebo pronájem pozemků či budov, nebo jiné poskytování služeb za úplatu. Bližší pokyny týkající se projektů vytvářejících příjmy naleznete v Metodické příručce pro výpočet finanční mezery u projektů vytvářejících příjem ROP Severozápad, která je přílohou č. 10 Příručky pro žadatele. Sledujte rovněž informace v Příručce pro žadatele, v kapitole Projekty vytvářející příjmy. 2.6 Ukončení projektu Ukončením projektu se rozumí prokazatelné uzavření všech aktivit projektu v souladu se Smlouvou. Tuto skutečnost je třeba doložit kromě vlastních výstupů projektu též ověřitelnými dokumenty, prokazujícími dosažení cílů projektu (např. předávacími protokoly, certifikací, prezenční listinou, fotodokumentací, výstupem z kolaudačního procesu apod.). Jste povinni prokázat ukončení fyzické realizace projektu protokolem o předání a převzetí díla nebo dodacím listem (stavby, stroje apod.) mezi dodavatelem/zhotovitelem a vámi. Pokud dílo podléhá kolaudačnímu řízení podle stavebního zákona, prokazujete se také pravomocným kolaudačním rozhodnutím / kolaudačním souhlasem / rozhodnutím o zkušebním provozu. Pokud k ukončení projektu předložíte rozhodnutí o zkušebním provozu, musíte s první monitorovací zprávou o udržitelnosti projektu doložit pravomocné kolaudační rozhodnutí / kolaudační souhlas. Nepředložíte-li ani k poslední monitorovací zprávě o udržitelnosti projektu pravomocné kolaudační rozhodnutí / kolaudační souhlas, bude vám poskytnutá dotace předepsána k vrácení. V případě díla, jehož užívání se pouze oznamuje stavebnímu úřadu, doložíte k monitorovací zprávě oznámení o užívání stavby zaslané na příslušný stavební úřad (včetně dodejky potvrzující převzetí) a své čestné prohlášení, že stavba nepodléhá kolaudačnímu souhlasu a stavební úřad v zákonem stanovené lhůtě užívání díla na základě učiněného oznámení nezakázal.

42 Změna data ukončení fyzické realizace projektu je podstatnou změnou a tuto změnu musíte oznámit řídícímu orgánu ROP SZ. Dokumenty k ukončení projektu v rámci monitorovací zprávy (viz kapitola 3 této příručky) máte povinnost doložit do 60 kalendářních dnů od ukončení fyzické realizace projektu. Monitorovací zprávu včetně všech příloh musíte odevzdat do data předložení Žádosti o platbu uvedeného ve Smlouvě. Není možné tuto zprávu včetně příloh předložit po tomto termínu. 3. MONITORING PROJEKTU Monitorovací hlášení a monitorovací zprávy vámi předkládané jsou základním zdrojem dat pro věcné, finanční a procedurální monitorování průběhu realizace projektu. Monitorovací hlášení a monitorovací zprávy k projektu zpracováváte v rámci webové aplikace IS BENEFIT7 nebo v listinné podobě (v případě nefunkčnosti webové aplikace). Formulář monitorovacího hlášení je přílohou č. 5 Příručky pro příjemce, formulář monitorovací zprávy je přílohou č. 6 Příručky pro příjemce a formulář monitorovací zprávy o udržitelnosti projektu je přílohou č. 7 Příručky pro příjemce. Postup pro vyplnění monitorovacího hlášení a zprávy v IS BENEFIT7 je popsán v příloze č.14 Příručky pro příjemce (Příručka pro vytváření monitorovacích zpráv, hlášení a žádostí o platbu v aplikaci BENEFIT7). Monitorování slouží jak vám, tak i nám (poskytovateli podpory) ke sledování průběhu realizace projektů i k případné včasné identifikaci možných rizik a k zabránění chybám a nesrovnalostem ve financování projektů. Monitorovací hlášení a monitorovací zprávy musejí obsahovat popis uskutečněných a plánovaných aktivit, čerpání rozpočtu, uvedení změn v projektu a naplňování předepsaných indikátorů, environmentálních kritérií, rovných příležitostí, publicity a zadávacích řízení. Veškeré předkládané dokumenty vyžadující podpis oprávněné osoby jste povinni podepsat podle podpisového vzoru k projektu, který podepisujete při podpisu Smlouvy. Monitorovací hlášení a monitorovací zprávy předkládáte příslušnému ÚORP osobně nebo je zasíláte poštou12. Předkládáte jeden typ monitorovacího hlášení a dva typy monitorovacích zpráv, které mají stejný formát; liší se pouze v rozsahu požadovaných informací. Jedná se o následující hlášení a zprávy: monitorovací hlášení, monitorovací zpráva, monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu. Jste povinni předkládat příslušnému ÚORP monitorovací hlášení a monitorovací zprávy, a to podle 12 V případě odeslání poštou je pro posouzení splnění termínu předložení MH/MZ příjemcem rozhodující datum odeslání. Lhůta pro administraci jednotlivých dokumentů ŘO ROP Severozápad začíná v den doručení daného dokumentu ŘO.

43 pokynů uvedených v této příručce. Předkládání monitorovacích hlášení či monitorovacích zpráv po termínu není přípustné. Předložení monitorovacích zpráv či hlášení po termínu má za následek kvalifikaci takovéhoto jednání jako porušení rozpočtové kázně, případně může být z rozhodnutí ŘO ještě před proplacením způsobilých výdajů první následující žádosti o platbu stanovena odpovídající finanční korekce. Připadne-li poslední den lhůty pro předložení monitorovací zprávy na sobotu, neděli nebo státem uznaný svátek, je za poslední den pro předložení považován nejblíže předcházející pracovní den v obvyklou úřední dobu. Součástí monitorovacího hlášení a monitorovací zprávy jsou také povinné přílohy, které musí být předloženy spolu s monitorovacím hlášením či zprávou. Seznam povinných příloh je uveden jak v této příručce, tak v IS BENEFIT7. Žádost o platbu předkládáte v tištěné a elektronické podobě jako přílohu monitorovací zprávy. ÚORP si při schvalování monitorovacích hlášení či monitorovacích zpráv (i kdykoliv jindy během realizace a udržitelnosti projektu) vyhrazuje právo požadovat dodatečné informace ke způsobu realizace projektu a k jeho výsledkům. Takové informace musejí být dodány nejpozději do 10 pracovních dnů od doručení konkrétního požadavku. Jste povinni naplnit monitorovací indikátory uvedené ve Smlouvě a udržet je po dobu 5 let (3 let v případě malých a středních podniků u investic nebo vytvořených pracovních míst) od finančního ukončení projektu. V opačném případě bude dotace vymáhána zpět. 3.1 Monitoring Integrovaného plánu rozvoje měst (dále jen IPRM) Město za každé pololetí zpracuje monitorovací zprávu, ve které zhodnotí postup realizace IPRM za sledované období. Tuto zprávu předloží vždy nejpozději do konce září za první pololetí a do 15. března za druhé pololetí předešlého roku. Monitorovací zpráva (Monitorovací zpráva o postupu realizace IPRM příloha č. 5 Postupů pro vypracování IPRM, které tvoří přílohu č.9 Příručky pro žadatele), kterou předložíte příslušnému ÚORP osobně nebo ji zašlete poštou, bude obsahovat hodnocení celkového kontextu IPRM v rámci města a regionu. Součástí zprávy bude mj. přehled schválených a realizovaných projektů a plnění podmínek IPRM včetně plnění indikátorů, dodržení harmonogramu a finančního plánu. Tato zpráva bude obsahovat odsouhlasené monitorovací zprávy dílčích projektů ROP i tematických operačních programů. V monitorovací zprávě budou uvedeny rovněž: 1. všechny podstatné změny, které byly v průběhu monitorovacího období navrženy pomocí Oznámení o změně v IPRM (Příloha č. 3) a které byly ke dni předložení monitorovací zprávy na

44 ÚORP schváleny nebo zamítnuty VRR. Do poznámky o stavu této změny je třeba uvést změna schválena VRR nebo změna zamítnuta VRR s příslušným datem jednání VRR; 2. všechny nepodstatné změny, navržené v průběhu monitorovacího období pomocí Oznámení o změně v IPRM (Příloha č. 3) a schválené příslušným ÚORP. Do poznámky o stavu této změny je třeba uvést změna schválena ÚORP ; 3. všechny změny, které byly v monitorovacím období navrženy pomocí Oznámení o změně v IPRM (Příloha č. 3), avšak ke dni předložení monitorovací zprávy na ÚORP nebyly dosud schváleny VRR (podstatné změny), případně ÚORP (nepodstatné změny). Do poznámky o stavu této změny je třeba uvést změna předložena ŘO ke schválení. Tyto změny je třeba uvést i v následující monitorovací zprávě s uvedením výsledku (změna schválena/neschválena). Zprávu schvaluje zastupitelstvo města a ŘO ROP. Zprávy ad-hoc: v případě potřeby si můžeme vyžádat zpracování ad-hoc zprávy o postupu realizace IPRM. Manažer IPRM je povinen dodat ad-hoc zprávu o postupu realizace IPRM písemně do 30 pracovních dnů od doručení výzvy. Struktura a proces administrace jsou obdobné jako v případě roční zprávy o postupu realizace. Formuláře ročních monitorovacích zpráv o postupu realizace IPRM a závěrečné zprávy o postupu realizace IPRM jsou uvedeny v Postupech pro vypracování IPRM (příloha č. 9 Příručky pro žadatele). Dílčí projekty jsou realizovány a monitorovány standardním způsobem, tj. jako ostatní individuální projekty. Další informace o IPRM jsou uvedeny v Postupech pro vypracování IPRM (příloha č. 9 Příručky pro žadatele). 3.2 Monitorovací hlášení Monitorovací hlášení má zajistit ověření a aktualizaci věcného, finančního a procedurálního průběhu realizace projektu. První monitorovací hlášení předkládáte do 5. pracovního dne od ukončení 6. měsíce, který následuje po měsíci, ve kterém byla podepsána Smlouva o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad. Každé další monitorovací hlášení předkládáte do 5. pracovního dne od ukončení každého 6. měsíce od předchozího sledovaného období monitorovacího hlášení nebo zprávy. V případě překrytí termínu +/- 1 kalendářní měsíc s monitorovací zprávou, předkládáte pouze monitorovací zprávu včetně žádosti o platbu (nikoli zároveň monitorovací hlášení). První monitorovací hlášení zahrnuje údaje vždy za období od data zahájení 1. etapy do konce 6. měsíce, který následuje po měsíci, ve kterém byla podepsána Smlouva o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad. Každé další monitorovací hlášení zahrnuje v případě finančních údajů a indikátorů kumulativní údaje od data zahájení projektu. V případě dalších údajů v hlášení se jedná o data vždy za období do konce 6-ho měsíce od předchozího sledovaného období. Součástí monitorovacího hlášení je sdělení, kdy bylo podáno oznámení příjemce o změnách v projektu / ve Smlouvě (příloha č. 4 Příručky pro příjemce), zda jsou změny v řešení či byly schváleny, neschváleny, vzaty na vědomí, včetně identifikačních údajů žádosti. Formulář Oznámení příjemce o změnách v projektu / ve Smlouvě je uveden v příloze č. 4 této příručky. Nebude-li předloženo monitorovací hlášení v termínu, může být toto jednání kvalifikováno jako porušení

45 rozpočtové kázně, případně může být z rozhodnutí ŘO ještě před proplacením způsobilých výdajů první následující žádosti o platbu stanovena odpovídající finanční korekce. Přílohy monitorovacího hlášení: 1. aktualizovaný rozpočet v realizaci projektu (příloha č.13 Příručky pro příjemce), 2. originál + kopie zápisů z kontrolních dnů (u stavebních investic, za období, za které je monitorovací hlášení předkládáno), 3. dokumenty k zadávacímu řízení (pokud nebyly nebyly ŘO doručeny dříve viz příloha č. 5 Příručky pro žadatele), 4. fotodokumentace stávajícího stavu a postupu probíhajících prací, 5. podle charakteru projektu další relevantní doklady. Přílohy odevzdané v tištěné podobě musejí být odděleně uspořádány ve složce (označené názvem a registračním číslem projektu) a řazeny za sebou v uvedeném pořadí. Pokud není některá z příloh relevantní, je nutné místo této přílohy vložit prázdný list papíru s názvem přílohy a textem nerelevantní (aby byla zachována číselná řada). Přílohy se přikládají také v elektronické podobě přímo do IS BENEFIT7. Originály dokladů vám budou po kontrole vráceny. 3.3 Monitorovací zpráva V souladu se svými povinnostmi a termíny stanovenými ve Smlouvě vypracováváte monitorovací zprávu. V této zprávě informujete o průběhu realizace projektu (o daném časovém úseku, v jehož rámci je zpráva zpracována), naplňování harmonogramu, finančního plánu a indikátorů, zadávání veřejných zakázek, realizovaných výdajích a plánech výdajů na další realizaci projektu, o změnách v realizaci projektu a také zde musejí být popsány příjmy během realizace. V rámci monitorovací zprávy žádáte prostřednictvím její přílohy o proplacení výdajů. Monitorovací zprávu předkládáte do 60 kalendářních dnů od ukončení etapy společně s žádostí o platbu, a dále do 60 kalendářních dnů od ukončení fyzické realizace projektu, avšak nejpozději do termínu podání žádosti o platbu stanoveného v příslušné Výzvě k předkládání projektů13. Současně nelze podat monitorovací zprávu se žádostí o platbu před podpisem Smlouvy. Monitorovací zpráva je podávána na základě časového rozmezí etap projektu uvedených ve Smlouvě. Ve výjimečných případech není na základě předchozí žádosti příjemce o změnu v projektu nutné u poslední monitorovací zprávy dodržet minimální délku etapy. Monitorovací zprávu se žádostí o platbu je možné začít v IS BENEFIT7 zpracovávat až po schválení předchozí monitorovací zprávy se žádostí o platbu ze strany ŘO. Termíny pro předkládání monitorovacích zpráv u projektů předfinancovaných ze SFDI jsou upřesněny v Příloze č. 14 Příručky pro žadatele Pravidla pro projekty předfinancované ze SFDI. V případě finančních údajů a indikátorů obsahuje monitorovací zpráva vždy kumulativní údaje od data zahájení projektu. V případě ostatních údajů monitorovací zpráva zahrnuje údaje vždy za období od data 13 V případě, že příjemce ukončí fyzickou realizaci etapy v časovém horizontu větším než zmíněných 60 kalendářních dnů před podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace a žadatel o prodloužení lhůty požádá, nemusí být lhůta pro předložení monitorovací zprávy se žádostí o platbu na základě souhlasu Řídícího orgánu ROP Severozápad dodržena.

46 zahájení etapy do data ukončení etapy s výjimkou monitorovací zprávy poslední etapy, která zahrnuje údaje od data zahájení poslední etapy do data ukončení fyzické realizace projektu. PŘÍKLAD Předkládání monitorovacích hlášení a monitorovacích zpráv Obec Vzorov je příjemcem dotace z ROP SZ na projekt revitalizace veřejného prostranství. Přípravu projektu (zpracování projektové dokumentace a žádosti) obec zahájila Na základě výzvy k předkládání projektů obec Vzorov svůj projekt předložila na Úřad Regionální rady dne a fyzickou realizaci projektu zahájila Projekt je rozdělen na 4 etapy. Datum zahájení projektu: Datum zahájení fyzické realizace projektu: Datum podpisu smlouvy: Datum ukončení fyzické realizace projektu: Datum ukončení projektu etapa: (datum zahájení projektu) etapa: etapa: etapa: Poznámky: 1) První monitorovací hlášení zahrnuje období od zahájení projektu do konce 6. měsíce od následujícího měsíce po uzavření Smlouvy o dotaci a musí být předloženo do 5. pracovního dne od konce sledovaného období. 2) Druhé monitorovací hlášení zahrnuje období od zahájení 4. etapy do konce 6. měsíce od následujícího měsíce po zahájení 4. etapy a musí být předloženo do 5. pracovního dne od konce sledovaného období. Monitorovací zprávu spolu se žádostí o platbu je možné předložit až po ukončení etapy/ fyzické realizace projektu v souladu s podmínkami uvedenými v této příručce a po vypořádání veškerých finančních závazků souvisejících s realizací projektu z vaší strany, což doložíte příslušnými doklady ve formě příloh monitorovací zprávy.

47 Přílohy monitorovací zprávy: 1. žádost o platbu, 2. výkaz vynaložených výdajů (soupiska účetních dokladů příloha č. 8 této příručky, postup pro vyplnění soupisky je uveden v Pokynu pro vyplnění soupisky účetních dokladů příloha č. 9 této příručky), 3. originály + kopie účetních dokladů včetně doložení účelu (soupis provedených prací, služeb, dodávek) a doložení úhrady (výpis z účtu), 4. originály + kopie uzavřených smluv s dodavateli (pokud nebyly ŘO předloženy dříve), 5. aktualizovaný rozpočet v realizaci projektu (příloha č.13 Příručky pro příjemce), 6. doložení vedení samostatné účetní evidence pro projekt (účetní výkazy) a zaúčtování účetních dokladů, 7. originály + kopie zápisů z kontrolních dnů (u stavebních investic, za období, za které je monitorovací zpráva předkládána), 8. dokumenty k zadávacímu řízení (pokud nebyly ŘO předloženy dříve viz příloha č. 5 Příručky pro žadatele), 9. doklady prokazující ukončení realizace projektu (v případě poslední monitorovací zprávy) /etapy (je-li v rámci etapy možné předložit) - dodací listy, předávací protokoly o ukončení dodávek stavebních prací a technologií. Řídící orgán v případě ukončení etapy nepožaduje zavedení majetku do účetní evidence příjemce, 10. originál + kopie výstupu z kolaudačního řízení (pokud mu dílo podléhá), doklady o uvedení strojů, zařízení a technologických linek do provozu, 11. v případě díla, jehož užívání se pouze oznamuje stavebnímu úřadu, doložíte oznámení o užívání stavby zaslané na příslušný stavební úřad (včetně dodejky potvrzující převzetí) a čestné prohlášení, že stavba nepodléhá kolaudačnímu souhlasu a stavební úřad v zákonem stanovené lhůtě užívání díla na základě učiněného oznámení nezakázal, 12. soupis inventarizace (zařazení do majetku), 13. platná pojistná smlouva na pojistitelný majetek pořízený z dotace včetně dokladu o zaplacení, 14. pracovní smlouvy, pracovní náplně a mzdové listy, 15. přehled výpočtu přepočteného stavu vašich zaměstnanců (proveďte dle přílohy č. 10 této příručky), 16. v případě nákupu nemovitosti znalecký posudek pro ocenění pozemku či stavby (posudek nesmí být starší než 6 měsíců ode dne nabytí právní moci kupní smlouvy), výpisy z katastru nemovitostí, nabývací smlouvy, 17. fotodokumentace stávajícího stavu a postupu probíhajících prací, 18. podle charakteru projektu další relevantní doklady, 19. u měkkých projektů doklady o uskutečnění aktivit (prezenční listiny, pozvánky, prezentace, hodnotící dotazníky, zpracované propagační či jiné materiály, kopie uveřejněných článků, doklad o konání akce apod.), 20. dokumenty prokazující dodržení pravidel pro publicitu (fotodokumentace označení projektu: tabulka, logo, billboard, pamětní deska, vzor propagačního materiálu s viditelnou informací o tom, že projekt byl zrealizován za podpory EU, a s logem EU a logem ROP Severozápad), 21. dokumenty prokazující splnění indikátorů. Přílohy předkládané v tištěné podobě musejí být odděleně uspořádány ve složce (označené názvem a registračním číslem projektu) a řazeny za sebou v uvedeném pořadí. Pokud není některá z příloh relevantní, je nutné místo této přílohy vložit prázdný list papíru s názvem přílohy a textem nerelevantní

48 (aby byla zachována číselná řada). Přílohy se přikládají také k elektronické podobě přímo do IS BENEFIT7. Originály dokladů vám budou po kontrole vráceny. Jednotlivé účetní doklady označíte registračním číslem projektu (v rámci textu faktury nebo samolepkou či razítkem na daňovém dokladu). Označeny musejí být originální účetní doklady. Obsahuje-li zpráva nedostatky, jste vyzván k jejímu doplnění a je vám dána lhůta 10 pracovních dnů na dodání požadovaných dokladů. Jestliže v této lhůtě není nedostatek napraven, je daný výdaj prohlášen za nezpůsobilý. Lhůta pro administraci monitorovací zprávy je v tomto případě pozastavena. Nepředložení monitorovací zprávy v termínu, případně nedoplnění požadovaných údajů v termínu může vést ke kvalifikaci jednání jako porušení rozpočtové kázně, případně může být z rozhodnutí ŘO ještě před proplacením způsobilých výdajů stanovena odpovídající finanční korekce. Příjmy v průběhu realizační fáze projektu a v jeho provozní fázi a) Dle přílohy č. 10a Příručky pro žadatele jste povinni vykázat příjmy vzniklé v průběhu realizace projektu. Tyto příjmy uvedete v monitorovacím hlášení/monitorovací zprávě a v žádosti o platbu. Budou-li příjmy vytvořené v průběhu realizace projektu vyšší než příjmy předpokládané v žádosti o poskytnutí dotace, upravíte (snížíte) požadovanou výši dotace v předkládané žádosti o platbu. b) Pokud projekt ( čl. 55 odst. 1 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999) bude vytvářet příjmy v provozní fázi a výše dotace je stanovena podle principu finanční mezery, předložíte v případě změn jako součást monitorovací zprávy aktualizovanou přílohu: Tabulka pro výpočet finanční mezery (příloha č. 10b Příručky pro žadatele v aktuálním znění), která bude obsahovat aktualizované částky celkových způsobilých výdajů a předpokládaných provozních příjmů a výdajů po skončení fyzické realizace projektu a uvedení do provozu. Více informací viz. příloha č. 10a Příručky pro žadatele v aktuálním znění. Křížová kontrola částek Věnujte prosím pozornost křížové kontrole částek z formuláře Monitorovací zprávy (část 13, 14) a odpovídajícím částkám v Žádosti o platbu.

49 3.4 Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu předkládáte v elektronické i tištěné verzi v období 5 let (3 let v případě malých a středních podniků u investic nebo vytvořených pracovních míst) od data finančního ukončení projektu. Jste povinni odevzdávat tyto zprávy vždy do 60 kalendářních dnů po uplynutí každých 12 měsíců od data finančního ukončení projektu. Formulář monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu je uveden v příloze č. 7 této příručky. Monitorovací zpráva obsahuje informace o udržitelnosti projektu, naplnění a udržení cílů a indikátorů projektu, změnách v projektu, případných vazbách projektu na další chystané nebo realizované projekty a také o kontrolách, jejichž předmětem byl zrealizovaný projekt. Přílohy monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu: 1. doložení vedení samostatné účetní evidence pro projekt, 2. doložení trvání pojistné smlouvy včetně dokladu o zaplacení (v případě, že majetek podléhá pojištění), 3. fotodokumentace stávajícího stavu, 4. specifické přílohy pro oblasti podpory (dokumenty prokazující splnění indikátorů), 5. podle charakteru projektu další relevantní doklady. Proplacení finančních prostředků na váš účet neznamená konec projektu. Váš projekt bude i nadále kontrolován a jeho výstupy musejí být udrženy. Pro tuto kontrolu slouží i monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu. V případě nedodržení Smlouvy a neudržení výstupů projektu po dobu 5, resp. 3 let od data finančního ukončení projektu bude dotace vymáhána zpět. Lhůta pro udržitelnost výsledků projektů je stanovena na dobu 5 let po finančním ukončení projektu. U projektů malých a středních podniků, které mají investiční povahu nebo vytvořily pracovní místo, je doba udržitelnosti stanovena na 3 roky po finančním ukončení projektu.

50 4. ŽÁDOST O PLATBU O platbu se žádá prostřednictvím monitorovacích zpráv. O platbu můžete žádat pouze v termínech uvedených ve Smlouvě na základě stanoveného časového rozmezí etap projektu. Dále platí, že první žádost o platbu nelze podat před podpisem Smlouvy, závěrečnou žádost o platbu musí příjemce předložit nejpozději do termínu podání žádosti o platbu stanoveného v příslušné Výzvě k předkládání projektů14. Ve výjimečných případech není na základě předchozí žádosti příjemce o změnu v projektu nutné u poslední monitorovací zprávy dodržet minimální délku etapy. Žádost o platbu budete vyplňovat v informačním systému IS BENEFIT7 na svém kontě projektu. Tištěnou žádost o platbu přiložíte jako přílohu monitorovací zprávy. Na základě prokazatelně vynaložených výdajů (dokládáte fakturami uhrazenými v rámci sledovaného období15, případně jinými účetními doklady a výpisy z bankovního účtu) vyplňujete po skončení etapy nebo celého projektu žádost o platbu. Žádost spolu s povinnými přílohami předkládáte v tištěné i elektronické podobě (vyplněné v IS BENEFIT7) příslušnému ÚORP. Postup pro vyplnění žádosti o platbu je popsán v příloze č.14 Příručky pro příjemce (Příručka pro vytváření monitorovacích zpráv, hlášení a žádostí o platbu v aplikaci BENEFIT7). V případě nefunkčnosti IS BENEFIT7 je možné použít formulář uvedený v příloze č. 3 této příručky. Jednou z povinných příloh žádosti o platbu je soupiska účetních dokladů (příloha č. 8 PPP) vyplněná dle pokynu (příloha č. 9 PPP). Soupiska účetních dokladů se přikládá k žádosti o platbu v tištěné i v elektronické verzi, připojené jako soubor k elektronické žádosti o platbu v IS BENEFIT7. Způsobilé výdaje v rámci křížového financování si můžete uplatnit až při předložení poslední žádosti o platbu, a to v maximální výši 9 % k celkovým způsobilým výdajům. Předložíte-li bezchybnou a úplnou žádost o platbu včetně všech příloh, převod finančních prostředků z účtu ŘO ROP Severozápad bude proveden maximálně do 55 pracovních dnů ode dne doručení žádosti ŘO. Veškerá zpoždění vámi zaviněná (neúplné podklady, špatně vypsané údaje, nedoložené faktury apod.) způsobí prodloužení doby vyřízení žádosti o platbu. Pokud se jedná o nedostatky v údajích, které příjemce vyplňuje přímo v IS BENEFIT7, vrátí mu pracovník ORKP prostřednictvím IS MONIT7+ žádost o platbu k dopracování v IS BENEFIT7. Lhůta pro vyřízení žádosti o platbu nemusí být dodržena rovněž v případě, že příjemce předložil žádost o platbu dříve, než je uvedl ve finančním plánu projektu, a ŘO tak nemá v danou chvíli dostatečné množství disponibilních prostředků a musí proto požádat MMR o jejich mimořádné doplnění. Při podání žádosti o platbu musí být způsobilý výdaj již uhrazen. Tuto skutečnost doložíte bankovním výpisem nebo zápočtem, v případě nevyhnutelných plateb v hotovosti (např. notářské poplatky, poštovné) pokladním dokladem (max. ve výši Kč). V případě zálohových plateb dodavateli zahrne příjemce do žádosti o platbu až závěrečnou vyúčtovací fakturu. V každé žádosti o platbu budou způsobilé výdaje rozčleněny na veřejné výdaje (výdaje SF, spolufinancování z rozpočtu Regionální rady, spolufinancování z rozpočtů krajů, spolufinancování z rozpočtů obcí a jiné veřejné výdaje) a soukromé výdaje. To znamená, že v každé žádosti o platbu můžete zažádat jen o způsobilé výdaje, které dle podílu uvedeného ve Smlouvě připadají na dotaci (tj. pokud máte např. ve Smlouvě uvedeno spolufinancování z vlastních zdrojů 15 % a dotaci z EU 85 %, způsobilé výdaje uvedené v žádosti o platbu budou rozděleny rovněž takto v žádosti o platbu tedy můžete požadovat uhrazení pouze 85 % způsobilých výdajů vynaložených za dané časové období). V rámci schvalování žádosti o platbu probíhá kontrola administrativní (kontrola samotné žádosti i dalších 14 V případě, že příjemce ukončí fyzickou realizaci etapy v časovém horizontu větším než zmíněných 60 kalendářních dnů před podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace a žadatel o prodloužení lhůty požádá, nemusí být lhůta pro předložení monitorovací zprávy se žádostí o platbu na základě souhlasu Řídícího orgánu ROP Severozápad dodržena. 15 Výjimku tvoří zálohové platby dodavateli.

51 příloh předložených v rámci monitorovací zprávy) na příslušném ÚORP, v určitých případech probíhá i kontrola fyzická, tedy kontrola v místě realizace projektu. Pokud při předložení žádosti o platbu pracovníci ŘO ROP Severozápad zjistí, že existuje podezření na nesrovnalost (např. porušení rozpočtové kázně), je ŘO oprávněn vám na nezbytně nutnou dobu pozastavit poskytnutí další platby. Do doby prošetření podezření na nesrovnalost se rovněž pozastavuje lhůta pro administraci žádosti o platbu. Pro projekt musíte založit zvláštní účet/podúčet, který budete používat pouze pro příjmy a výdaje spojené s realizací projektu. Účet/podúčet může být založen u kterékoliv komerční banky a musí být veden v korunách. Přípustný je také další účet pro projekt, pokud je financování projektu nebo jeho části zajištěno pomocí úvěru. I na tomto účtu je příjemce povinen dodržet transparentnost plateb. V případě, že má příjemce zřízen úvěrový účet pro uvedený projekt již před podpisem Smlouvy, je nutné doložit doklad o zřízení úvěrového účtu a uvést tento úvěrový účet ve Smlouvě o poskytnutí dotace. Zálohové platby se neposkytují. Monitorovací zpráva včetně všech příloh musí být kvalitně zpracována. Mějte na paměti, že pouze kvalitní a úplná monitorovací zpráva může být včas zkontrolována a proplacena. Žádosti, které nebudou předloženy do příslušného roku, mohou být proplaceny až po roku následujícího.

52 5. KONTROLY PROJEKTŮ Kontrola je prováděna především za účelem zjištění odchylek od žádoucího stavu, nápravy nedostatků, odstranění jejich příčin a prevence před jejich vznikem včetně definování rizik. 5.1 Druhy a průběh kontrol Veřejnosprávní kontrola se člení v rámci implementace ROP Severozápad do čtyř základních druhů: předběžná (ex-ante, týká se žadatele), průběžná (interim bez žádosti o platbu, interim se žádostí o platbu), následná (ex-post), kontrola postupu zadávání veřejných zakázek. Výše uvedené kontroly mohou probíhat buď jako plánované, nebo neplánované (namátkové) kontroly. Základní druhy kontrol zahrnují administrativní (dokladovou) a fyzickou kontrolu (kontrola na místě). Fyzické kontroly, tzv. kontroly na místě, jsou prováděny pracovníky ÚORP na základě pověření ke kontrolám ( 14 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů). Zahájení fyzické kontroly je vám oznamováno nejpozději v den konání, vyžaduje-li to její charakter. Průběžná kontrola (interim) Průběžná kontrola je prováděna v průběhu realizace projektu. Administrativní kontrola probíhá při každé průběžné kontrole, provádí ji příslušný ÚORP. Fyzické kontroly jsou prováděny obvykle u vzorku projektů stanoveného na základě interim analýzy rizik. V rámci kontroly se prověřuje především: dodržování stanovených podmínek a postupů, plnění smluvních podmínek příjemcem, jsou-li finanční prostředky použity k záměru specifikovanému projektem a Smlouvou, zda se v průběhu realizace neporušují pravidla pro poskytování finančních prostředků ze strukturálních fondů, zdali jsou probíhající operace přizpůsobovány novým rizikům při případných změnách legislativních, provozních, personálních atd. Průběžná kontrola se opírá o vámi zasílaná monitorovací hlášení a monitorovací zprávy ve stanovených termínech. Kontroly jsou plánovány v závislosti na termínech uvedených u příslušného projektu (podání žádosti o platbu) nebo je jejich termín určen v souvislosti s aktuální potřebou kontroly (žádost o dodatek ke Smlouvě, oznámení o změně projektu, kontrola postupu zadávání veřejných zakázek atd.). Průběžných kontrol může být více v závislosti na složitosti projektu a počtu žádostí o platbu.

53 Následná kontrola (ex-post) Spočívá v administrativní kontrole, popřípadě i ve fyzické kontrole, a to v období mezi 1. až 5. (resp. 3.) rokem od finančního ukončení projektu. Následné kontroly mohou být také opakované, a to v závislosti na složitosti, případně ohrožení výsledků realizace projektu. Kontrola postupu zadávání veřejných zakázek Cílem kontroly postupu zadávání veřejných zakázek je ověření dodržování postupů předepsaných zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, a postupů pro zadávání zakázek mimo působnost zákona o veřejných zakázkách upravených v Pokynech pro zadávání zakázek (příloha č. 5 Příručky pro žadatele). Žadatel/Příjemce je povinen příslušného pracovníka ORKP informovat o plánovaných, probíhajících a realizovaných výběrových/zadávacích řízeních a zasílat ve stanovených lhůtách ke kontrole požadované dokumenty. Kontrola postupu zadávání veřejných zakázek spočívá v administrativní kontrole, popřípadě i ve fyzické kontrole. Průběh kontroly Provedení kontroly vám oznámí kontrolor nejpozději v den zahájení výkonu kontroly, vyžaduje-li to její charakter. V ostatních případech vám sdělí předem telefonicky nebo písemně datum a hodinu zahájení kontroly a požádá vás o zajištění nezbytné součinnosti a přítomnosti pověřené osoby, která je oprávněná jednat v průběhu kontroly vaším jménem. Kontrola na místě je zahájena předložením písemného pověření ke kontrole ( 14 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů). Kontrolní skupina si může vyžádat předložení výsledků předchozích kontrol, pokud se vztahují k předmětu kontroly, a to kdykoliv v průběhu kontroly. Výstupem kontroly je protokol z fyzické kontroly, který je vypracován ve dvou vyhotoveních. Vy potvrdíte převzetí a seznámení se s obsahem protokolu svým podpisem. Protokol může být sepsán i dodatečně, a to do 20 pracovních dnů od uskutečnění kontroly; po vyzvání si jej na příslušném ÚORP osobně převezmete a podepíšete jej. K protokolu můžete přiložit do 5 pracovních dnů od jeho převzetí námitky. Kontrola je ukončena: marným uplynutím lhůty pro podání námitek proti protokolu (lhůta je pětidenní, nestanoví-li vedoucí kontrolní skupiny lhůtu delší), dnem doručení rozhodnutí o námitkách, proti kterému se nelze dále odvolat. Kromě plánovaných a neplánovaných kontrol je možné také provádět tzv. místní šetření za účelem neformálního zjištění současného stavu realizace projektu. Toto šetření mohou provádět pracovníci ORKP, kteří provádějí kontrolu a monitorování projektů bez účasti příjemce. Z místního šetření je pořízen záznam z místního šetření, který bude po jeho skončení založen do složky projektu. Přílohou záznamu z místního šetření může být i případná fotodokumentace pořízená v místě šetření. 5.2 Kontrolovaná osoba Kontrolovanou osobou je fyzická nebo právnická osoba, která je žadatelem, resp. příjemcem veřejné finanční podpory, a kontrolovanou osobou je i dodavatel fyzická nebo právnická osoba, který se podílel na dodávkách zboží nebo služeb hrazených z veřejných výdajů nebo veřejné finanční podpory.

54 5.2.1 Práva kontrolované osoby požadovat na kontrolorovi (kontrolní skupině) předložení písemného pověření ke kontrole, požadovat na kontrolorovi (kontrolní skupině) předání protokolu o kontrole protokolu z fyzické kontroly a uplatňovat proti němu námitky, včetně návrhu na doplnění kontrolních zjištění, být informována o termínu plánované kontroly minimálně 48 hodin předem (v případech, že by informování kontrolované osoby předem mohlo vést ke zmaření účelu kontroly, lze vykonání kontroly oznámit až v den zahájení kontroly současně s předložením pověření ke kontrole), vyžádat si náhradní termín pro fyzickou kontrolu, požadovat od kontrolorů potvrzení o případném převzetí dokladů, kontrolované osoby a jejich zaměstnanci nejsou povinni poskytnout součinnost v případech, kdy by poskytnutí mohlo způsobit trestní stíhání jim nebo osobám jim blízkým Povinnosti kontrolované osoby vytvořit podmínky pro provedení kontroly, osobně se zúčastnit a zdržet se jednání a činností, které by mohly ohrozit její řádný průběh, navrhnout nejbližší možný termín pro provedení kontroly v případě, že si kontrolovaná osoba vyžádá náhradní termín; kontrolovaná osoba je povinna navrhnout náhradní termín nejpozději do 5 pracovních dnů ode dne navrhovaného ÚORP; 2 po sobě zrušené termíny (zaviněné ze strany příjemce) jsou důvodem pro odstoupení ŘO ROP Severozápad od Smlouvy, zajistit ve všech dodavatelských smlouvách závazek, že subjektům provádějícím audit a kontrolu poskytnou dodavatelé všechny nezbytné informace týkající se dodavatelských činností, před začátkem kontroly předložit doklad o identifikaci, že jde o žadatele/příjemce (fyzická osoba, v případě právnické osoby statutární zástupce, případně předložení plné moci, kdo je oprávněn jednat za žadatele/příjemce při prováděné kontrole), seznámit členy kontrolní skupiny s bezpečnostními předpisy, které se vztahují ke kontrolovaným objektům a jež jsou tyto osoby povinny v průběhu kontroly dodržovat, předložit kontrolní skupině na vyžádání dokumenty o kontrolách jak fyzických, tak finančních, které provedly jiné kontrolní orgány a jež mají vztah ke kontrole projektu financovaného z ROP Severozápad, umožnit kontrolní skupině vstup na pozemek, do každé provozní budovy, místnosti a místa včetně dopravních prostředků a přepravních obalů, přístup k účetním písemnostem, záznamům a informacím na nosičích dat v rozsahu nezbytně nutném pro dosažení cíle kontroly; tato povinnost se rovněž týká obydlí, které kontrolovaná osoba užívá pro podnikatelskou činnost spojenou s předmětem projektu, předložit kontrolní skupině ve stanovených lhůtách vyžádané doklady (originály a kopie, originály budou po kontrole vráceny) a poskytnout informace k předmětu kontroly; kopií dokladu je míněna kopie všech listin a stran dokladu tak, jak si jej zakládá příjemce ve své agendě, uchovávat Smlouvu včetně jejích případných dodatků, veškeré originály účetních dokladů a originály projektové dokumentace a dalších dokumentů souvisejících s realizací projektu po dobu 10 let od finančního ukončení projektu, přičemž se lhůta začne počítat od 1. ledna kalendářního roku následujícího poté, kdy byla provedena poslední platba na projekt, zároveň je však třeba uchovávat všechny doklady alespoň po dobu 3 let od ukončení programu dle čl. 88 a násl. nařízení Rady (ES) č. 1083/2006, v nezbytném rozsahu odpovídajícím povaze její činnosti a technickému vybavení poskytnout materiální a technické zabezpečení pro výkon kontroly, přijmout opatření k nápravě nedostatků zjištěných kontrolou, a to ve lhůtě stanovené kontrolním orgánem, písemně informovat kontrolní orgán o přijetí opatření k odstranění nedostatků, a to ve lhůtě stanovené kontrolním orgánem,

55 vytvořit podmínky pro provedení kontroly oznámené a současně zahájené v týž den, osobně se jí zúčastnit a zdržet se jednání a činností, které by mohly ohrozit její řádný průběh. 5.3 Kontrolor kontrolní skupina Kontrolor je osoba provádějící kontroly. Je jí vedoucí kontrolní skupiny a řadový člen kontrolní skupiny. Kontroly se mohou účastnit i přizvané osoby (expert, pracovník ÚRR), které jsou považovány za členy kontrolní skupiny Práva kontrolorů vstupovat na pozemky, do budov, místností a míst včetně dopravních prostředků a přepravních obalů, mít přístup k účetním písemnostem, záznamům a informacím ve smyslu obecně závazných právních předpisů pro dosažení cíle kontroly; toto právo se dotýká rovněž obydlí kontrolované osoby, které je zároveň užíváno pro její podnikání spojené s předmětem projektu, požadovat na kontrolované osobě, aby v závislosti na charakteru projektu předložila ve stanovené lhůtě patřičné doklady, vzorky, materiál, technologie, případně jiné náležitosti nutné pro kontrolu, zajišťovat v odůvodněných případech originální doklady; jejich převzetí musí kontrolované osobě potvrdit a ponechat jí kopie převzatých dokladů, požadovat na kontrolované osobě poskytnutí pravdivých a úplných informací o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech včetně vysvětlení příčin zjištěných nedostatků, použít telekomunikační nebo jiná zařízení a služby kontrolované osoby v případech, kdy je jejich použití nezbytné pro řádné zabezpečení kontroly, požadovat na kontrolované osobě a jejích zaměstnancích, aby se zdrželi činnosti, která by mohla ohrozit průběh kontroly, požadovat, aby kontrolovaná osoba přijala opatření k nápravě zjištěných nedostatků a ve stanovené lhůtě podala písemnou zprávu o jejich odstranění Povinnosti kontrolorů respektovat práva a právem chráněné zájmy kontrolované osoby, informovat kontrolovanou osobu o termínu plánované kontroly min. 48 hodin předem; v případech, že by informování kontrolované osoby předem mohlo vést ke zmaření účelu kontroly, lze vykonání kontroly oznámit až v den zahájení kontroly současně s předložením pověření ke kontrole, předložit při zahájení každé kontroly písemné pověření ke kontrole, zachovávat bezpečnostní předpisy v objektech kontrolované osoby, písemně potvrdit převzetí a následné vrácení zapůjčených dokladů, zajistit řádnou ochranu převzatých originálních dokladů proti jejich ztrátě, zničení, poškození nebo zneužití, vrátit neprodleně převzaté doklady kontrolované osobě, pominou-li důvody k jejich držení, předat kontrolované osobě protokol z provedené kontroly protokol z fyzické kontroly, resp. kontrolní seznam o převzetí dokumentace z administrativní kontroly interim s žádostí o platbu, seznámit kontrolovanou osobu s obsahem protokolu a předat jí originál protokolu, zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které souvisejí s prováděním kontroly; tímto však není dotčena povinnost oznamovat určité skutečnosti podle zvláštních předpisů (zákon č. 140/1961 Sb., trestní zákon, ve znění pozdějších předpisů), kontrolní pracovníky může zbavit mlčenlivosti ten, v jehož zájmu tuto povinnost mají, nebo ve veřejném zájmu ředitel ÚRR, bezprostředně poté, co se dozví o skutečnostech, které by mohly nasvědčovat o jeho podjatosti či o možném střetu zájmů, oznámit tuto skutečnost vedoucímu ÚORP / řediteli ÚRR.

56 5.4 Řízení o námitkách kontrolované osoby Proti protokolu, resp. proti průběhu kontroly můžete podat do 5 pracovních dnů od seznámení se s protokolem (převzetí/doručení tohoto protokolu) písemné a zdůvodněné námitky příslušnému ÚORP. Vedoucí kontrolní skupiny, která kontrolu prováděla, námitky bezodkladně prošetří a rozhodne, zda jsou námitky kontrolované osoby důvodné, částečně důvodné, nebo nedůvodné. Rozhodnutí o námitkách vám bude sděleno písemně.

57 6. ŘEŠENÍ NESTANDARDNÍCH SITUACÍ 6.1 Nedostatky, které se mohou vyskytnout při realizaci projektu Předčasné ukončení smlouvy o poskytnutí dotace V určitých případech je možné ze strany poskytovatele dotace platnost Smlouvy o poskytnutí dotace předčasně ukončit. V těchto případech je Smlouva ukončena před samotným dosažením jejího účelu, kterým je poskytnutí finančních prostředků z rozpočtu ŘO ROP Severozápad k realizaci určitého projektu a realizace tohoto projektu. Důvod a způsob, kterým je platnost Smlouvy předčasně ukončena, má vliv na následné vypořádání vztahů mezi smluvními stranami. Předčasným ukončením platnosti Smlouvy však nezaniká případný nárok na náhradu škody vzniklé porušením Smlouvy. Ukončení Smlouvy na základě písemné dohody obou smluvních stran: příjemce dotace je povinen vrátit bezhotovostním převodem na účet poskytovatele dotace poskytnutou částku dotace, nedohodnou-li se smluvní strany jinak, dohoda o ukončení Smlouvy nabývá účinnosti podpisem obou smluvních stran, avšak pouze za podmínky, že došlo k vypořádání všech závazků z této Smlouvy, včetně vrácení finančních prostředků. Vypovězení Smlouvy ze strany ŘO ROP Severozápad: poskytovatel dotace může vypovědět Smlouvu jak před proplacením, tak i po proplacení dotace, důvody pro výpověď Smlouvy se užijí obdobně jako při odstoupení od Smlouvy (viz níže), výpověď Smlouvy nabývá účinnosti okamžikem doručení výpovědi příjemci dotace; tímto okamžikem začíná běžet výpovědní lhůta v délce 2 kalendářních měsíců následujících po měsíci, v němž byla výpověď doručena. Odstoupení od Smlouvy ze strany ŘO ROP Severozápad: poskytovatel dotace může odstoupit od Smlouvy jak před proplacením, tak i po proplacení dotace, důvodem pro odstoupení od Smlouvy je podstatné porušení povinností stanovených touto Smlouvou, programem ROP SZ nebo obecně závaznými právními předpisy, kterého se příjemce dotace dopustí zejména pokud: a) svým jednáním poruší rozpočtovou kázeň, b) nedodrží rozpočet nebo časový a finanční harmonogram realizace projektu, c) svým jednáním naplní skutkovou podstatu nesrovnalosti dle nařízení č. 1083/2006, d) poruší pravidla veřejné podpory, e) převede vlastnické právo k majetku v rozporu s čl. IX. odst. 3 Smlouvy na třetí osobu, příp. zřídí k tomuto majetku zástavní právo, f) změní svou právní formu a stane se tak nezpůsobilým příjemcem dotace pro danou oblast podpory, g) je on sám, příp. některá z osob tvořících statutární orgán příjemce dotace odsouzen/a za trestný čin, jehož skutková podstata souvisí s předmětem podnikání nebo činnosti příjemce dotace, nebo pro trestný čin hospodářský, anebo trestný čin proti majetku ve smyslu zákona č. 140/1961 Sb., trestní zákon, ve znění pozdějších předpisů,

58 h) nedodrží termíny stanovené ve Smlouvě pro zahájení a ukončení projektu, i) opakovaně neplní své povinnosti dle čl. XIV. Smlouvy, j) učiní bez souhlasu poskytovatele dotace právní úkon, který je tímto souhlasem výslovně podmíněn, k) se ocitne v úpadku, v likvidaci nebo je proti němu zahájeno insolvenční řízení, l) přes písemnou výzvu poskytovatele dotace nezanechá porušování jiných povinností stanovených ve Smlouvě, v dokumentech uvedených v článku I. a v příloze č. 2 Smlouvy nebo právních předpisech ČR a ES, příp. neodstraní následky těchto porušení ve lhůtě stanovené poskytovatelem dotace, m) v čestném prohlášení nebo v monitorovacích zprávách uvede nepravdivé údaje. v případě, že k některé z výše uvedených skutečností dojde před proplacením dotace, nárok na vyplacení dotace nevzniká a nelze se jej platně domáhat, v případě, že se tak stane po proplacení dotace, má poskytovatel dotace právo od příjemce dotace požadovat, aby ve lhůtě, kterou poskytovatel dotace stanoví, poskytnuté peněžní prostředky (nebo jejich část) vrátil, rozpor může poskytovatel dotace nebo jeho právní nástupce konstatovat do deseti let počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po roce, v němž došlo k danému porušení, okamžikem platnosti a účinnosti odstoupení od Smlouvy je den, kdy bylo písemné oznámení o odstoupení doručeno příjemci dotace. Pokud příjemce dotace ve stanovené lhůtě požadované prostředky poskytovateli dotace nevrátí, považují se za prostředky zadržené ve smyslu zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů Porušení rozpočtové kázně Porušení rozpočtové kázně Z hlediska čerpání finančních prostředků je nutné vás jako příjemce upozornit i na důsledky chyb při čerpání přidělené dotace, a to ve formě porušení rozpočtové kázně. Porušení rozpočtové kázně je podle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, každé neoprávněné použití nebo zadržení peněžních prostředků poskytnutých z rozpočtu poskytovatele dotace. Za neoprávněné použití peněžních prostředků je považován jejich výdej v rozporu s právním předpisem, Smlouvou nebo podmínkami dotačního programu ROP Severozápad nebo nedodržení podmínek stanovených právním předpisem, Smlouvou nebo podmínkami dotačního programu ROP Severozápad, dále se jím rozumí i situace, kdy nelze prokázat, jak byly tyto peněžní prostředky použity. Za zadržení peněžních prostředků je považováno porušení povinnosti vrácení prostředků poskytnutých Regionální radou zpět do rozpočtu Regionální rady ve stanoveném termínu. Porušením rozpočtové kázně se rozumí zejména: použití dotace nebo její části na jiný účel, než je uvedeno ve Smlouvě o poskytnutí dotace z rozpočtu RR, použití dotace nebo její části v rozporu s podmínkami, které jsou uvedeny ve Smlouvě o poskytnutí dotace z rozpočtu RR, pokud toto jednání má přímý vliv na realizaci projektu, zejména na jeho základní kritéria stanovená ve Smlouvě o poskytnutí dotace (účel

59 projektu, výše a účelové určení dotace, harmonogram, rozpočet projektu, monitorovací indikátory apod.), má vliv na realizované výstupy projektu, zejména jejich udržitelnost nebo představuje jiné porušení smluvních podmínek, kdy příjemce dotace neplní některou z jeho povinností stanovených ve Smlouvě, aniž by toto jednání muselo mít přímý vliv na realizaci projektu a jeho výstupy (povinnost vést oddělené účetnictví, povinnost archivace, zadávání veřejných zakázek v souladu se Smlouvou apod.), jiné jednání příjemce dotace, které poskytovatel dotace posoudí jako porušení povinností příjemce zásadního významu, zadržení peněžních prostředků poskytnutých Regionální radou, tj. nevrácení prostředků ve stanoveném termínu. V případě zjištění porušení rozpočtové kázně zaplatí příjemce v souladu s 22 zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, odvod ve výši částky neoprávněně použitých nebo zadržených prostředků spolu s povinností zaplatit penále ve výši 1 promile denně z neoprávněně použitých nebo zadržených prostředků, nejvýše však do výše této částky, a to na účet Regionální rady. Uložení odvodu za porušení rozpočtové kázně a vyměření penále probíhá na základě výsledků kontroly provedené oddělením kontroly. Podnět k uložení odvodu za porušení rozpočtové kázně a k vyměření penále může dát i sám příjemce finančních prostředků. Korekce Pokud poskytovatel dotace zjistí porušení podmínek, za kterých byla dotace poskytnuta, ještě před proplacením dotace, nebo její části, ke které se dané porušení váže, je oprávněn provést finanční korekci dotčených výdajů. Ke korekci dojde v rámci nejbližší Žádosti o platbu, a to formou ponížení celkové sumy výdajů, které byly shledány při kontrole dané Žádosti o platbu jako způsobilé. O krácení způsobilých výdajů bude příjemce dotace písemně informován, včetně důvodů, které poskytovatele dotace ke krácení vedly. Povinnost úhrady odvodu a souvisejícího penále vám bude stanovena. Bude prověřováno každé vaše podezření na konání s cílem poškodit rozpočet EU či veřejné rozpočty ČR, s důsledkem až trestněprávním. 6.2 Vícenáklady projektu Veškeré vícenáklady projektu jste povinni hradit ze svých vlastních zdrojů. Vícenáklady jsou veškeré náklady, které nejsou v souladu se způsobilými výdaji projektu, nebo náklady vzniklé v průběhu realizace projektu, které mají charakter způsobilých, avšak jsou nad rámec rozpočtových nákladů projektu, případně rozpočtových nákladů etap. 6.3 Řešení stížností Postup při podávání stížností a způsob jejich vyřizování se řídí zákonem č. 500/2004 Sb., správním

60 řádem, ve znění pozdějších předpisů. Stížnost Stížnost je písemné nebo ústní podání, jímž se fyzické a právnické osoby nebo skupiny osob obracejí na Regionální radu ve věci ochrany svých zájmů, kterým upozorňují na nedostatky či závady, jejichž řešení náleží do působnosti Regionální rady, nebo kterým poukazují na nevhodné chování úředních osob nebo nesprávný postup Regionální rady. Podávání a vyřizování stížností se řídí 37 a 175 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů. Stížnosti lze podat písemně nebo ústně; je-li podána ústně stížnost, kterou nelze ihned vyřídit, sepíše o ní správní orgán písemný záznam, který podepíše osoba, jež podání učinila, zaměstnanec, který záznam pořídil, a ostatní účastníci jednání. Z podání musí být patrno, kdo je činí, které věci se týká a co se navrhuje. Ústní ani telefonické podání anonymní stížnosti není možné. Stížnost se podává u toho správního orgánu, který vede řízení. Tento orgán je povinen prošetřit skutečnosti ve stížnosti uvedené. Považuje-li to za vhodné, vyslechne stěžovatele, osoby, proti nimž stížnost směřuje, popřípadě další osoby, které mohou přispět k objasnění věci. Stížnost musí být vyřízena do 60 dnů ode dne jejího doručení správnímu orgánu příslušnému k jejímu vyřízení. O vyřízení stížnosti musí být stěžovatel v této lhůtě vyrozuměn. Stanovenou lhůtu lze překročit jen tehdy, nelze-li v jejím průběhu zajistit podklady potřebné pro vyřízení stížnosti. Byla-li stížnost shledána důvodnou nebo částečně důvodnou, je správní orgán povinen bezodkladně učinit nezbytná opatření k nápravě. O výsledku šetření a opatřeních přijatých k nápravě se učiní záznam do spisu; stěžovatel bude vyrozuměn jen tehdy, jestliže o to požádal. Podací místo Podacím místem pro podání písemné stížnosti je podatelna: Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad Mírové náměstí 3097/ Ústí nad Labem Podacím místem pro podání stížnosti elektronickou poštou je elektronická podatelna ÚRR: ridiciorgan@nuts2severozapad.cz podatelna@nuts2severozapad.cz Stížnost musí obsahovat všechny formální náležitosti podání ve smyslu ustanovení 37 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád: obecné náležitosti: ze stížnosti musí být patrno, kdo ji činí, které věci se týká a co se navrhuje, stížnost musí obsahovat označení správního orgánu, jemuž je určena, další náležitosti, které stanoví zákon, a podpis osoby, která ji činí, fyzická osoba uvede: jméno a příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu, popřípadě jinou adresu pro doručování podle 19 odst. 3 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, pokud stížnost souvisí s její podnikatelskou činností, uvede dodatek odlišující osobu podnikatele

61 nebo druh podnikání vztahující se k této osobě nebo jí provozovanému druhu podnikání, identifikační číslo a adresu zapsanou v obchodním rejstříku nebo jiné zákonem upravené evidenci jako místo podnikání, popřípadě jinou adresu pro doručování, právnická osoba uvede: název nebo obchodní firmu, identifikační číslo nebo obdobný údaj a adresu sídla, popřípadě jinou adresu pro doručování. Jestliže stížnost neobsahuje všechny výše uvedené formální náležitosti, bude stěžovatel vyzván k odstranění těchto nedostatků. Pokud stěžovatel nejasnosti neodstraní ve stanovené lhůtě, stížností se Regionální rada nebude dále zabývat. Tato kapitola byla zpracována s vědomím, že v současné době probíhají přípravné práce na legislativních změnách příslušných zákonů.

62 7. SEZNAM ZKRATEK ČR Česká republika euro EK Evropská komise ERDF Evropský fond pro regionální rozvoj ES Evropské společenství EU Evropská unie FS Fond soudržnosti IPRM Integrovaný plán rozvoje města IS Informační systém MMR Ministerstvo pro místní rozvoj ČR MSP Malé a střední podniky NOK Národní orgán pro koordinaci NUTS Územní statistická jednotka (Nomenclature des Unités Territoriales Statistiques) NUTS II SZ NUTS II Severozápad (Ústecký kraj, Karlovarský kraj) OAP Oddělení administrace projektů (ÚORP) OP PI Operační program Podnikání a inovace OP ŽP Operační program Životní prostředí ORKP Oddělení realizace a kontroly projektů (ÚORP) PD Prováděcí dokument PRV Program rozvoje venkova ROP Regionální operační program ROP Severozápad Regionální operační program NUTS II Severozápad RR Regionální rada ŘO Řídící orgán SF Strukturální fondy SFDI Státní fond dopravní infrastruktury ÚORP Územní odbor realizace programu ÚRR Úřad Regionální rady VRR Výbor Regionální rady

63 8. SEZNAM PŘÍLOH Příloha č. 1 Pravidla způsobilých výdajů Příloha č. 2 Metodický pokyn pro publicitu Příloha č. 3 Žádost o platbu Příloha č. 4 Oznámení příjemce o změnách v projektu / ve Smlouvě Příloha č. 5 Monitorovací hlášení Příloha č. 6 Monitorovací zpráva Příloha č. 7 Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Příloha č. 8 Soupiska účetních dokladů Příloha č. 9 Pokyn k vyplnění soupisky účetních dokladů Příloha č. 10 Průměrný evidenční počet zaměstnanců přepočtený Příloha č. 11 Změny v projektech Příloha č. 12 Změnový list Příloha č. 13 Aktualizovaný rozpočet projektu Příloha č. 14 Příručka pro vytváření monitorovacích zpráv, hlášení a žádostí o platbu v aplikaci BENEFIT7

64