Organizační řád Archivu bezpečnostních složek

Transkript

1 Č.j. ABS -56/2008 Organizační řád Archivu bezpečnostních složek V Praze dne 30. ledna 2008 Část první OBECNÁ ČÁST Čl. 1 Poslání, postavení a závaznost organizačního řádu Archivu bezpečnostních složek (1) Organizačním řádem se stanoví organizace výkonu působnosti Archivu bezpečnostních složek (dále jen Archiv ), jeho kompetence, organizační struktura včetně členění na jednotlivé útvary, hlavní činnosti Archivu, systém řízení, řídící pravomoc a odpovědnost vedoucích zaměstnanců Archivu; dále se jím vymezuje vztah k Ústavu pro studium totalitních režimů (dále jen Ústav ) a k Ministerstvu vnitra. (2) Organizační řád Archivu (dále jen řád ) je základním vnitřním předpisem schvalovaným ředitelem Archivu, závazným pro všechny zaměstnance v pracovním poměru k Archivu. Dále je závazný pro zaměstnance činné pro Archiv na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a pro zaměstnance dočasně přidělené k výkonu práce na Archiv. Čl. 2 Postavení Archivu (1) Archiv je správní úřad, který je přímo řízen Ústavem a v odborné činnosti na úseku archivnictví a spisové služby Ministerstvem vnitra. 1 1 Zejména ustanovení 44, 50, 58 a 71 zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

2 (2) Sídlem Archivu je Praha. (3)Adresa Archivu je Archiv bezpečnostních složek Havelkova Praha 3. (4) Vztahy Archivu k Ústavu jsou vymezeny ustanovením 12, 13 a 16 zákona. Čl. 3 Organizace a řízení Archivu (1) Základní organizační jednotkou Archivu je odbor. (2) Nižší organizační jednotkou je oddělení. (3) Odbor i oddělení se dále mohou dělit na skupiny. Skupiny nejsou organizačními jednotkami. (4) Samostatné funkce zařazené v Archivu jsou bezpečnostní ředitel a interní auditor. (5) Vedoucími zaměstnanci v Archivu jsou ředitel Archivu, zástupci ředitele Archivu, ředitel odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra a vedoucí oddělení. 2 Skupiny vedou zaměstnanci s oprávněním řídit práci jiných zaměstnanců. (6) Vedoucí zaměstnanci vykonávají v Archivu tyto stupně řízení: a) Ředitel Archivu. Ředitel Archivu je vedoucím zaměstnancem ve 3. stupni řízení; 3 řídí Archiv, má všeobecnou řídící působnost. Určuje celkovou činnost a zaměření Archivu. Ředitel Archivu přímo řídí zástupce ředitele Archivu, ředitele odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra, vedoucího vnitřního oddělení, bezpečnostního ředitele a interního auditora; vedoucí oddělení, vedoucí skupin, a další zaměstnance Archivu přímo řídí, pokud a nakolik si to vyhradí. b) Zástupci ředitele Archivu. Zástupci ředitele Archivu jsou vedoucími zaměstnanci ve 2. stupni řízení; zastupují ředitele Archivu, řídí příslušný odbor, vedoucí oddělení, vedoucí skupin a všechny další podřízené zaměstnance Archivu, nakolik a pokud zastupují ředitele archivu, řídí též ředitele odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra. a. Zástupce ředitele Archivu pro archivní činnost je jmenován a odvoláván ředitelem Archivu. Zastupuje ředitele Archivu v plném rozsahu práv a povinností jako statutární zástupce a přímo řídí odbor archivních fondů Federálního ministerstva vnitra a Státní bezpečnosti. Zástupce ředitele Archivu pro archivní činnost dále koordinuje činnost jím řízeného odboru a odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra. b. Zástupce ředitele Archivu pro výkon státní správy, ekonomiku a provoz je jmenován a odvoláván ředitelem Archivu. Zastupuje ředitele Archivu ve všech věcech kromě těch, které si ředitel Archivu 2 Srov. 11 odst. 4 zákoníku práce. 3 Srov. 124 zákoníku práce. 2

3 vyhradil. Zástupce ředitele Archivu pro výkon státní správy, ekonomiku a provoz přímo řídí odbor operativních svazků a vyšetřovacích spisů, ekonomiky a provozu. c) Vše, co je dále uvedeno o úkolech ředitele odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra platí též pro zástupce ředitele Archivu, není-li stanoveno nebo nevyplývá-li z povahy věci jinak. d) Ředitel odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra. Ředitel odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra je vedoucím zaměstnancem ve 2. stupni řízení; ředitel odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra přímo řídí ve své působnosti vedoucí oddělení, vedoucí skupin a další podřízené zaměstnance odboru. Ředitele odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra zastupují vedoucí zaměstnanci 1. stupně řízení, které ředitel odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra písemně určil. Ředitele odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra jmenuje a odvolává ředitel Archivu. Do působnosti ředitele odboru patří zejména: 1. Komplexně zajišťovat plnění úkolů v působnosti odboru. 2. Řídit podřízené útvary a zaměstnance. 3. Vytvářet podmínky pro rozvoj zaměstnanců a v potřebném rozsahu v součinnosti s personálním útvarem zajišťovat proškolování zaměstnanců. 4. Řídit vnitřní komunikaci v rámci odboru a zajišťovat spolupráci s ostatními útvary. e) Vedoucí oddělení. Vedoucí oddělení jsou vedoucími zaměstnanci v 1. stupni řízení; vedoucí oddělení je jmenován a odvoláván ředitelem Archivu. Vedoucí oddělení řídí ve svěřené působnosti oddělení a všechny zaměstnance zařazené v oddělení. Odpovídá za řádné plnění úkolů oddělení a podřízených skupin. f) Vedoucí skupiny. Vedoucí skupiny jsou zaměstnanci, kteří řídí ve svěřené působnosti činnost skupiny a všechny zaměstnance zařazené ve skupině. g) Bezpečnostní ředitel. Bezpečnostní ředitel je zaměstnanec, který je do funkce bezpečnostního ředitele ustanovován ředitelem Archivu. Bezpečnostní ředitel je v přímé podřízenosti ředitele Archivu. Plní povinnosti vyplývající ze zákona o ochraně utajovaných informací v oblasti personální, administrativní, objektové, technické, jakož i v oblasti bezpečnosti informačních systémů a kryptografické ochrany, a další povinnosti dané právními předpisy 4 a vnitřními předpisy. h) Interní auditor. Interní auditor je zaměstnanec, který je do funkce interního auditora jmenován ředitelem Archivu. Interní auditor je v přímé podřízenosti ředitele Archivu. Plní povinnosti dané právními předpisy 5 a vnitřními předpisy. Čl. 4 Veřejné vystupování za Archiv Oficiální stanoviska Archivu je oprávněn veřejně sdělovat a) ředitel Archivu, b) zástupci ředitele Archivu, c) zaměstnanec Archivu zmocněný ředitelem Archivu. 4 Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů. 5 Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů. 3

4 Čl. 5 Vědecká a publikační činnost (1) Archiv vykonává vydavatelskou a publikační činnost v oboru archivnictví a výkonu spisové služby, dějin správy, pomocných věd historických (PVH) a historie. (2) Odborní pracovníci Archivu vyvíjejí vědeckou činnost s návaznou publikační a přednáškovou činností. Čl. 6 Povinnosti vedoucích zaměstnanců Vedoucí zaměstnanci Archivu jsou povinni a) v rámci své řídící pravomoci zabezpečovat ve svěřeném útvaru řádné plnění stanovených úkolů, b) zabezpečovat kontrolu v rámci své působnosti a na výzvu kontrolního útvaru s tímto útvarem účinně spolupracovat; podílet se na přípravě plánů a realizaci hlavních kontrolních úkolů a reagovat na podněty útvaru kontroly k řešení věcných problémů a ke zkvalitňování kontroly v řízeném útvaru, c) v rámci své působnosti spolupracovat s bezpečnostním ředitelem, podílet se na ochraně utajovaných informací, navrhovat přehled pracovních míst nebo funkcí, u kterých je nezbytné seznamovat se s utajovanými informacemi, navrhovat seznam utajovaných informací v působnosti Archivu, d) vyřizovat petice, stížnosti, oznámení a podněty občanů, náležející do jejich působnosti, e) v rámci své působnosti spolupracovat s interním auditorem. Čl. 7 Členění Archivu (1) Archiv se člení na odbory řízené příslušnými zástupci ředitele Archivu a ředitelem odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra, a to odbor operativních svazků a vyšetřovacích spisů, ekonomiky a provozu, odbor archivních fondů Federálního ministerstva vnitra a Státní bezpečnosti a odbor archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra. (2) Přímé řídící působnosti ředitele Archivu podléhají zástupci ředitele, ředitel odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra, bezpečnostní ředitel, interní auditor a vedoucí vnitřního oddělení. (3) Zástupce ředitele pro archivní činnost koordinuje plnění úkolů jím řízeného odboru archivních fondů Federálního ministerstva vnitra a Státní bezpečnosti a odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra. (4) Organizační uspořádání Archivu představuje: a) Ředitel Archivu 1. vnitřní oddělení 2. bezpečnostní ředitel 4

5 3. interní auditor b) Zástupce ředitele Archivu pro archivní činnost a. odbor archivních fondů Federálního ministerstva vnitra a Státní bezpečnosti 1. skupina přípravy dokumentů 2. skupina provozní i. oddělení archivních fondů federálního ministerstva vnitra ii. oddělení archivních fondů Státní bezpečnosti b. odbor archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra 1. skupina přípravy dokumentů 2. skupina provozní i. oddělení archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR ii. oddělení archivních fondů vojsk ministerstva vnitra c) Zástupce ředitele Archivu pro výkon státní správy, ekonomiku a provoz a. odbor operativních svazků a vyšetřovacích spisů, ekonomiky a provozu 1. skupina přípravy dokumentů i. oddělení operativních svazků kontrarozvědky a vyšetřovacích spisů ii. oddělení operativních svazků iii. oddělení ekonomiky a provozu 1. skupina ekonomiky a rozpočtu 2. skupina provozní iv. oddělení dokončení delimitací Čl. 8 Působnost útvarů a vzájemné vztahy (1) Působnost každého útvaru Archivu představuje souhrn úkolů, které je tento útvar povinen plnit. Primárním úkolem každého útvaru Archivu na kterémkoliv stupni řízení je: a) zajišťovat činnost útvaru a plnění svěřených úkolů, b) vyhodnocovat aktuální stav plnění úkolů, zpracovávat, aktualizovat a realizovat koncepci rozvoje v oblasti své působnosti a spolupracovat na stanovení a realizaci koncepce rozvoje celého Archivu, c) systematicky sledovat a vyhodnocovat vývoj a nejnovější poznatky příslušného oboru a navrhovat možnosti jejich aplikace ke zvýšení efektivnosti při plnění úkolů Archivu, d) rozvíjet ve svěřené oblasti nové a účinné pracovní metody, zdokonalovat a racionalizovat odborné činnosti, e) vyvíjet činnost v souladu s posláním Archivu, f) na základě principu spolupráce poskytovat všestrannou součinnost ostatním útvarům Archivu, g) útvary dále plní další úkoly a vykonávají další činnosti vysloveně neuvedené v působnosti útvaru, pokud vyplývají z jeho působnosti nebo z konkrétních úkolů uložených vedoucími zaměstnanci k realizaci úkolů Archivu. 5

6 (2) Každý útvar zajišťuje ty odborné činnosti, k jejichž plnění byl zřízen. Jejich souhrn tvoří jeho působnost. Působnost přiřazená jednotlivým útvarům je uvedena ve zvláštní části řádu. (3) Vzájemné vztahy mezi útvary Archivu jsou založeny na principu spolupráce. Pracovní komunikace se děje dle spisového a skartačního řádu, a to zpravidla písemně, prioritně elektronickými prostředky. Mezi útvary a zaměstnanci se dodržují pravidla subordinace a zdvořilosti. Vzájemná spolupráce útvarů se opírá především o tyto zásady: a) každý útvar i zaměstnanec je povinen úzce spolupracovat s ostatními útvary a zaměstnanci za účelem řádného plnění úkolů Archivu, zejména jim poskytovat informace a odborná vyjádření a konzultovat s nimi věci, které se dotýkají jejich působnosti. V běžných záležitostech probíhá spolupráce neformálně, v podstatných záležitostech cestou vedoucích zaměstnanců příslušných útvarů, v případě sporů pak prostřednictvím společně nadřízeného vedoucího zaměstnance, b) v případech, kdy specifická problematika některých úkolů vyžaduje, aby byly řešeny nebo koordinovány prostřednictvím jednoho útvaru, řeší takový útvar, je-li zmocněn ředitelem Archivu, širší okruh otázek, jež patří i do působnosti jiných útvarů. Ostatní útvary jsou povinny poskytovat potřebnou součinnost a respektovat pokyny vydané v rámci zmocnění ředitelem Archivu, c) v případě potřeby se rozhodnutím ředitele Archivu napříč působností jednotlivých útvarů zřizují projektové týmy; vedoucím projektu nemusí být vedoucí zaměstnanec; vedoucí projektu může být zmocněn dávat pokyny k realizaci projektu členům projektového týmu. Členy projektových týmů mohou být i externí odborníci. Čl. 9 Porada vedení Archivu (1) Porada vedení Archivu (dále jen porada ) je svolávána k řešení aktuálních problémů a předávání informací na úrovni vedení Archivu. Porady se účastní ředitel Archivu, zástupci ředitele Archivu, ředitel odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra, vedoucí vnitřního oddělení, případně další osoby přizvané ředitelem Archivu. (2) Porada jedná podle aktuálních potřeb a svolává ji a organizačně zabezpečuje na základě pokynu ředitele Archivu nebo v jeho zastoupení na základě pokynu zástupce ředitele Archivu vedoucí vnitřního oddělení. Přijaté závěry shrnuje a úkoly ukládá ředitel Archivu. Zápis z jednání zajišťuje vedoucí vnitřního oddělení, aprobuje jej ředitel Archivu. Čl. 10 Pracovní komise (1) O zřízení stálých nebo dočasných komisí rozhoduje a jejich složení schvaluje ředitel Archivu. (2) Při zřízení komise ředitel Archivu schválí jejich statut a jednací řád. (3) V Archivu se zřizují tyto stálé komise: a) inventarizační komise, b) škodní komise, 6

7 c) likvidační komise. 7

8 Část druhá ZVLÁŠTNÍ ČÁST Čl. 11 Ředitel Archivu (1) Ředitel Archivu odpovídá za činnost Archivu. Je představitelem Archivu a má všeobecnou řídící působnost. (2) Hlavním úkolem ředitele je naplňovat úkoly Archivu. (3) Do pravomoci ředitele Archivu náleží systém vnitřního řízení. (4) Ředitel Archivu je nadřízeným všech zaměstnanců Archivu, uzavírá kolektivní smlouvu. (5) Řediteli Archivu náleží zejména následující kompetence: a) stanovení a řízení strategického rozvoje a zaměření činnosti Archivu, b) řízení rozhodovacích procesů v oblasti působnosti Archivu, c) jmenování a odvolání vedoucích zaměstnanců Archivu a vymezení jejich konkrétní působnosti, d) schvalování řídícího systému Archivu a informačního systému Archivu, e) konkretizace organizační struktury (systemizace) Archivu, f) vydávání vnitřních předpisů Archivu a jejich změn, provádění a kontrola jejich dodržování, g) zřizování pracovních a poradních orgánů, schvalování jejich statutů a jednacích řádů, h) delegování pravomocí podle ustanovení řádu a vydávání zmocnění nebo pověření k jednání jménem Archivu, i) vytváření základních technických, finančních, personálních a organizačních podmínek pro činnost Archivu, j) rozhodování o základních směrech personální politiky, zvláště v růstu manažerských a odborných znalostí zaměstnanců, k) odpovědnost za bezpečnostní politiku Archivu, včetně režimových opatření, l) zajištění ochrany utajovaných informací dle zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů, m) schvalování forem a způsobů prezentace Archivu, n) zabezpečení výkonu interního auditu a kontroly Archivu, hodnocení nápravných opatření a sledování výsledků kontrolních akcí externích orgánů, o) rozhodování o zásadních otázkách financování a hospodaření Archivu, p) dohled nad dodržováním zásad bezpečnosti práce a ochrany zdraví při práci, na rozvoj pracovních podmínek v Archivu, schvalování bezpečnostních a protipožárních opatření Archivu, q) odpovědnost za dodržování předpisů z oblasti ochrany životního prostředí v podmínkách Archivu, r) vypisování výběrových řízení Archivu podle příslušných právních předpisů, 8

9 Čl. 12 Zástupce ředitele Archivu (1) Zástupci ředitele Archivu náleží zejména kompetence zastupovat ředitele Archivu v době jeho nepřítomnosti, řídit odbor, jehož řízením je pověřen, případně na základě tohoto předpisu nebo pověření ředitele Archivu koordinovat plnění úkolů jím řízeného odboru a dalších odborů, dále řídit vedoucí oddělení, vedoucí skupin a všechny další podřízené zaměstnance. (2) Zástupci zastupují ředitele Archivu ve všech věcech kromě těch, které si ředitel Archivu vyhradil. (3) Zástupci ředitele Archivu. a) Zástupce ředitele Archivu pro archivní činnost je jmenován a odvoláván ředitelem Archivu. Zastupuje ředitele Archivu v plném rozsahu práv a povinností jako statutární zástupce a přímo řídí odbor archivních fondů Federálního ministerstva vnitra a Státní bezpečnosti. Zástupce ředitele Archivu pro archivní činnost dále koordinuje činnost jím řízeného odboru a odboru archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra. b) Zástupce ředitele Archivu pro výkon státní správy, ekonomiku a provoz je jmenován a odvoláván ředitelem Archivu. Zastupuje ředitele Archivu ve všech věcech kromě těch, které si ředitel Archivu vyhradil. Zástupce ředitele Archivu pro výkon státní správy, ekonomiku a provoz přímo řídí odbor operativních svazků a vyšetřovacích spisů, ekonomiky a provozu. Čl. 13 Vnitřní oddělení Vnitřní oddělení je přímo podřízeno řediteli Archivu. V čele vnitřního oddělení stojí vedoucí. Vnitřní oddělení zajišťuje chod sekretariátu ředitele Archivu a legislativní a právní služby pro potřeby Archivu, zajišťuje spolupráci s Ústavem pro studium totalitních režimů a ostatními útvary Archivu, dále zajišťuje spisovou a skartační službu v Archivu, vykonává dozor spisové služby u Ústavu, vede centrální spisovnu Archivu, zajišťuje personální záležitosti Archivu. Dále jsou v rámci vnitřního oddělení řešeny i podněty, podání a stížnosti občanů týkající se činnosti Archivu, včetně vyřizování souvisejících dotazů, není-li příslušný jiný útvar. Čl. 14 Bezpečnostní ředitel Působnost zaměstnance ustanoveného do funkce bezpečnostního ředitele: a) plní povinnosti vyplývající ze zákona o ochraně utajovaných informací v oblasti personální, administrativní, objektové, technické, jakož i v oblasti bezpečnosti 9

10 informačních systémů a kryptografické ochrany, a další povinnosti dané právními předpisy 6 a vnitřními předpisy. b) plní další úkoly podle pokynů ředitele Archivu. Čl. 15 Odbor archivních fondů Federálního ministerstva vnitra a Státní bezpečnosti Odbor vykonává tyto činnosti: a) zajišťuje komplexní správu převzatých dokumentů a archiválií podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a podle vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a podle zákona č. 181/2007 Sb., o Ústavu pro studium totalitních režimů a Archivu bezpečnostních složek a o změně některých zákonů, b) zajišťuje přebírání, ukládání, zpracovávání a předkládání převzatých dokumentů a archiválií, c) vykonává činnosti uložené Archivu podle dalších zákonů např. 13, odst. 2, písm. h) zákona č. 181/2007 Sb.. Čl. 16 Skupina přípravy dokumentů Skupina připravuje dokumenty na zpřístupnění dle právních předpisů; zajišťuje řádný chod badatelny včetně výkonu dozoru nad badateli, vede náležitou evidenci badatelů a předkládaných archivních materiálů, přebírá od příslušných oddělení archivní materiál pro badatele, zodpovídá za včasné a úplné předložení archivních materiálů ke studiu badatelům, zhotovuje kopie pro badatele, odpovídá za úplné vrácení archivních materiálů zpět do příslušného oddělení, odpovídá za správu zařízení badatelny a zajišťuje další úkoly vyplývající z působnosti skupiny. Čl. 17 Skupina provozní Skupina zajišťuje ostrahu určeného objektu Archivu a zabezpečuje dodržování bezpečnostních podmínek 7 pro uložení archiválií, zajišťuje údržbu a opravy zařízení určených prostor Archivu, zajišťuje úklid prostor určených Archivu a řádné hygienické podmínky pro zaměstnance Archivu dislokované v určených prostorách, zajišťuje přípravu a realizaci investičních akcí, zajišťuje bezchybný stav a řádné využití výpočetní a spojovací techniky Archivu dislokované v určených prostorách, zajišťuje a eviduje dislokaci útvarů, včetně jednotlivých kanceláří a jejich obsazení zaměstnanci Archivu dislokovanými v určených prostorách, zajišťuje evidenci provozu a hospodárné využití přidělených dopravních prostředků a zajišťuje další servisní a provozní úkoly vyplývající z působnosti skupiny. 6 Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů odst. 4 zák. č. 449/2004 Sb. 10

11 Čl. 18 Oddělení archivních fondů Federálního ministerstva vnitra Oddělení v rámci svěřené působnosti vykonává činnosti podle těchto právních předpisů: a) zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,ve znění pozdějších předpisů a vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů: - přebírání, ukládání, zpracovávání převzatých dokumentů a archiválií, - vedení evidence archiválií v působnosti oddělení, - vedení centrální evidence archívních fondů, - zpracovávání rešerší, - zpracovávání odpovědí a stanovisek na dotazy badatelů, - vyhledávání dokumentů pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků a pro potřeby orgánů činných v trestním řízení (Policie ČR, soudy, státní zastupitelství), - zpracovávání odpovědí a stanovisek pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, orgánů činných v trestním řízení, - zhotovování a zasílání úředně ověřených opisů, výpisů a kopií příslušných archivních materiálů, - zajišťuje kontrolu uložení archiválií v celém Archivu, dále provádí kontrolu depozitárního režimu a konzervaci a základní restaurování archiválií v celém Archivu, - podle 52 zákona č. 499/2004 Sb., zajišťuje provoz knihovny (včetně provádění vlastní akvizice, evidence, výpůjční služby) b) zákon č. 255/1946 Sb., o příslušnících československé armády v zahraničí a o některých jiných účastnících národního boje za osvobození: - dohledávání archivních materiálů k vydávání osvědčení, - zpracovávání stanovisek Ministerstva vnitra k jednotlivým žádostem o vydání osvědčení z hlediska zákonných překážek, - zpracovávání náročných rešerší k zákonu č. 255/1946 Sb. a k problematice okupace a odboje obecně, - vyhledávání podkladů v ostatních archivech v síti archivů ČR (Národní archiv, Státní oblastní a Státní okresní archivy a další), - v případě potřeby zajištění podkladů ze zahraničních archivů, - spolupráce s příslušným pracovištěm Ministerstva obrany ČR zabývajícím se agendou zákona č. 255/1946 Sb., - zhotovování a zasílání úředně ověřených kopií příslušných archivních materiálů, c) zákon č. 357/2005 Sb., o ocenění účastníků národního boje za vznik a osvobození Československa a některých pozůstalých po nich, o zvláštním příspěvků k důchodu některým osobám, o jednorázové peněžní částce některým účastníkům národního boje za osvobození v letech 1939 až 1945 a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů: - dohledávání archivních materiálů k vydávání potvrzení, 11

12 - zpracovávání stanovisek Ministerstva vnitra k jednotlivým žádostem, - vyhledávání podkladů v ostatních archivech v síti archivů ČR (Národní archiv, Státní oblastní a Státní okresní archivy a další), - v případě potřeby zajištění podkladů ze zahraničních archivů, - zhotovování a zasílání úředně ověřených kopií příslušných archivních materiálů, d) zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti,ve znění pozdějších předpisů: - vyhledávání podkladů pro bezpečnostní prověrky prováděné Národním bezpečnostním úřadem, e) zákon č. 451/1991 Sb., kterým se stanoví některé další předpoklady pro výkon některých funkcí ve státních orgánech a organizacích České a Slovenské Federativní Republiky, České republiky a Slovenské republiky, ve znění pozdějších předpisů: - vyhledávání podkladů pro vydávání osvědčení pro Bezpečnostní odbor MV, f) zákon č. 40/1993 Sb.,o nabývání a pozbývání státního občanství České republiky, ve znění pozdějších předpisů; zákon č. 193/1999 Sb., o státním občanství některých bývalých československých státních občanů, ve znění pozdějších předpisů: - vyhledávání archivních materiálů k této agendě, - zpracovávání podkladů pro rozhodování o zachování či ztrátě státního občanství. Čl. 19 Oddělení archivních fondů Státní bezpečnosti Oddělení v rámci svěřené působnosti vykonává činnosti podle těchto právních předpisů: a) zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,ve znění pozdějších předpisů a vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů: - přebírání, ukládání, zpracovávání převzatých dokumentů a archiválií, - vedení evidence archiválií, - zpracovávání rešerší, - zpracovávání odpovědí a stanovisek na dotazy badatelů, - vyhledávání dokumentů pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků a potřeby orgánů činných v trestním řízení (Policie ČR, soudy, státní zastupitelství), - zpracovávání odpovědí a stanovisek pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, orgánů činných v trestním řízení, - zhotovování a zasílání úředně ověřených opisů, výpisů a kopií příslušných archivních materiálů, b) zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů: - vyhledávání podkladů pro bezpečnostní prověrky prováděné Národním bezpečnostním úřadem. 12

13 Čl. 20 Odbor archivních fondů Ministerstva vnitra ČSR a vojsk Ministerstva vnitra Odbor vykonává tyto činnosti: a) zajišťuje komplexní správu převzatých dokumentů a archiválií podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a podle vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a podle zákona č. 181/2007 Sb., o Ústavu pro studium totalitních režimů a Archivu bezpečnostních složek a o změně některých zákonů, b) zajišťuje přebírání, ukládání, zpracovávání a předkládání převzatých dokumentů a archiválií, c) vykonává činnosti uložené Archivu podle dalších zákonů např. 13, odst. 2, písm. h) zákona č. 181/2007 Sb.. Čl. 21 Skupina přípravy dokumentů Skupina připravuje dokumenty na zpřístupnění dle právních předpisů; zajišťuje řádný chod badatelny včetně výkonu dozoru nad badateli, vede náležitou evidenci badatelů a předkládaných archivních materiálů, přebírá od příslušných oddělení archivní materiál pro badatele, zodpovídá za včasné a úplné předložení archivních materiálů ke studiu badatelům, zhotovuje kopie pro badatele, odpovídá za úplné vrácení archivních materiálů zpět do příslušného oddělení, odpovídá za správu zařízení badatelny a zajišťuje další úkoly vyplývající z působnosti skupiny. Čl. 22 Skupina provozní Skupina zajišťuje ostrahu určeného objektu Archivu a zabezpečuje dodržování bezpečnostních podmínek 8 pro uložení archiválií, zajišťuje údržbu a opravy zařízení určených prostor Archivu, zajišťuje úklid prostor určených Archivu a řádné hygienické podmínky pro zaměstnance Archivu dislokované v určených prostorách, zajišťuje přípravu a realizaci investičních akcí, zajišťuje bezchybný stav a řádné využití výpočetní a spojovací techniky Archivu dislokované v určených prostorách, zajišťuje a eviduje dislokaci útvarů, včetně jednotlivých kanceláří a jejich obsazení zaměstnanci Archivu dislokovanými v určených prostorách, zajišťuje evidenci provozu a hospodárné využití přidělených dopravních prostředků a zajišťuje další servisní a provozní úkoly vyplývající z působnosti skupiny odst. 4 zák. č. 449/2004 Sb. 13

14 Čl. 23 Oddělení archívních fondů Ministerstva vnitra ČSR Oddělení v rámci svěřené působnosti vykonává činnosti podle těchto právních předpisů: a) č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,ve znění pozdějších předpisů a vyhláška č. 645/2004 Sb. kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů: - přebírání, ukládání, zpracovávání převzatých dokumentů a archiválií, - vedení evidence archiválií, - vyhledávání a předkládání archivních materiálů v badatelně archivu, - zpracovávání rešerší, - zpracovávání odpovědí a stanovisek na dotazy badatelů, - vyhledávání dokumentů pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, - vyhledávání dokumentů pro potřeby orgánů činných v trestním řízení (Policie ČR, soudy, státní zastupitelství), - zpracovávání odpovědí a stanovisek pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, orgánů činných v trestním řízení, - zhotovování a zasílání úředně ověřených opisů, výpisů a kopií příslušných archivních materiálů, - podle 52 zákona zajišťuje provoz knihovny (akvizice, evidence, výpůjční služba), b) 13, odst. 2, písm. g) zákona č. 181/2007 Sb., o Ústavu a Archivu, c) 13, odst. 2, písm. h) zákon č. 181/2007 Sb., o Ústavu a Archivu. Čl. 24 Oddělení vojsk Ministerstva vnitra Oddělení v rámci svěřené působnosti vykonává činnosti podle těchto právních předpisů: a) zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,ve znění pozdějších předpisů a vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů: - přebírání, ukládání, zpracovávání převzatých dokumentů a archiválií, - vedení evidence archiválií, - zpracovávání rešerší, - zpracovávání odpovědí a stanovisek na dotazy badatelů, - vyhledávání dokumentů pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, - vyhledávání dokumentů pro potřeby orgánů činných v trestním řízení (Policie ČR, soudy, státní zastupitelství), - zpracovávání odpovědí a stanovisek pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, orgánů činných v trestním řízení, - zhotovování a zasílání úředně ověřených opisů, výpisů a kopií příslušných archivních materiálů, 14

15 b) zákon č. 451/1991 Sb., kterým se stanoví některé další předpoklady pro výkon některých funkcí ve státních orgánech a organizacích České a Slovenské Federativní Republiky, České republiky a Slovenské republiky, ve znění pozdějších předpisů: - vyhledávání podkladů pro vydávání osvědčení pro Bezpečnostní odbor MV, c) zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti,ve znění pozdějších předpisů: - vyhledávání podkladů pro bezpečnostní prověrky prováděné Národním bezpečnostním úřadem. Čl. 25 Odbor operativních svazků a vyšetřovacích spisů, ekonomiky a provozu Odbor vykonává tyto činnosti: a) zajišťuje komplexní správu převzatých dokumentů a archiválií podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a podle vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a podle zákona č. 181/2007 Sb., o Ústavu pro studium totalitních režimů a Archivu bezpečnostních složek a o změně některých zákonů, b) zajišťuje přebírání a ukládání dokumentů a archiválií, c) zajišťuje zpracovávání a předkládání převzatých dokumentů a archiválií, d) plní úkoly Archivu dle těchto právních předpisů: i. 13, odst. 2, písm. h) zákona č. 181/2007 Sb., ii. zákon č. 451/1991 Sb., kterým se stanoví některé další předpoklady pro výkon některých funkcí ve státních orgánech a organizacích České a Slovenské Federativní Republiky, České republiky a Slovenské republiky, ve znění pozdějších předpisů, iii. 279/1992 Sb., o některých dalších předpokladech pro výkon některých funkcí obsazovaných ustanovením nebo jmenováním příslušníků Policie České republiky a příslušníků Sboru nápravné výchovy České republiky, iv. zákon č. 140/1996 Sb., o zpřístupnění svazků vzniklých činností bývalé Státní bezpečnosti, ve znění pozdějších předpisů, v. zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti, ve znění zákona č. 119/2007 Sb., vi. vykonává činnosti uložené Archivu podle dalších právních předpisů, není-li příslušný jiný útvar. Čl. 26 Skupina přípravy dokumentů Skupina připravuje dokumenty na zpřístupnění dle právních předpisů; zajišťuje řádný chod badatelny včetně výkonu dozoru nad badateli, vede náležitou evidenci badatelů a předkládaných archivních materiálů, přebírá od příslušných oddělení archivní materiál pro badatele, zodpovídá za včasné a úplné předložení archivních materiálů ke studiu badatelům, zhotovuje kopie pro badatele, odpovídá za úplné vrácení archivních materiálů zpět do příslušného oddělení, odpovídá za správu zařízení badatelny a zajišťuje další úkoly vyplývající z působnosti skupiny. 15

16 Čl. 27 Oddělení operativních svazků kontrarozvědky a vyšetřovacích spisů Oddělení v rámci svěřené působnosti vykonává činnosti podle těchto právních předpisů: a) zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,ve znění pozdějších předpisů a vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů: - přebírání, ukládání, zpracovávání převzatých dokumentů a archiválií, - vedení evidence archiválií, - zpracovávání rešerší, - zpracovávání odpovědí a stanovisek na dotazy badatelů, - vyhledávání dokumentů pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, - vyhledávání dokumentů pro potřeby orgánů činných v trestním řízení (Policie ČR, soudy, státní zastupitelství), - zpracovávání odpovědí a stanovisek pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, orgánů činných v trestním řízení, - zhotovování a zasílání úředně ověřených opisů, výpisů a kopií příslušných archivních materiálů, b) zákon č. 451/1991 Sb., kterým se stanoví některé další předpoklady pro výkon některých funkcí ve státních orgánech a organizacích České a Slovenské Federativní Republiky, České republiky a Slovenské republiky, ve znění pozdějších předpisů: - vyhledávání podkladů pro vydávání osvědčení pro Bezpečnostní odbor MV, c) zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti,ve znění pozdějších předpisů: - vyhledávání podkladů pro bezpečnostní prověrky prováděné Národním bezpečnostním úřadem. d) Oddělení dále včasně a řádně spolupracuje při zpracovávání lustrační agendy s oddělením svazků, zajišťuje včasné, správné a úplné předkládání archivních materiálů skupině přípravy dokumentů. Čl. 28 Oddělení operativních svazků Oddělení jako lustrační místo zajišťuje věcně správné a včasné odpovědi na dotazy oprávněných subjektů a vede příslušnou administrativu s tím související, zpracovává evidenci lustračních dotazů včetně výsledků lustrací, zajišťuje včasné, správné a úplné předkládání archivních materiálů skupině přípravy dokumentů, zajišťuje náležité nakládání se svěřenými dokumenty a archiváliemi ve smyslu zák. č. 499/2004 Sb., odborní pracovníci oddělení vyvíjejí vědeckou činnost s návaznou publikační a přednáškovou činností; oddělení zajišťuje další úkoly vyplývající z jeho působnosti. 16

17 Čl. 29 Oddělení ekonomiky a provozu Oddělení zajišťuje řádné hospodaření s finančními prostředky Archivu, vypracovává předběžné plány financování řádných a mimořádných výdajů Archivu, zajišťuje řádný a bezchybný stav prostor Archivu, zajišťuje podmínky pro dodržování bezpečnosti práce a ochrany zdraví v Archivu, odpovídá za bezpečné uložení archiválií v Archivu, provádí průběžnou kontrolu činnosti podřízených útvarů, ručí za řádné pracovní výsledky těchto útvarů, odpovídá za přípravu a realizaci investičních akcí, spolupracuje s příslušnými útvary Ústavu a vytváří náležité podmínky pro plnění zadaných úkolů podřízeným celkům. Čl. 30 Skupina ekonomiky a rozpočtu Zajišťuje finanční hospodaření Archivu, provádí platební styk a další ekonomické činnosti Archivu včetně účetních a majetkových činností, vede potřebnou administrativu spojenou finanční a ekonomickou činností Archivu, zajišťuje platovou agendu Archivu, průběžně sleduje čerpání finančních prostředků a zajišťuje další úkoly vyplývající z působnosti skupiny. Čl. 31 Skupina provozní Skupina zajišťuje ostrahu určeného objektu Archivu a zabezpečuje dodržování bezpečnostních podmínek 9 pro uložení archiválií, zajišťuje údržbu a opravy zařízení určených prostor Archivu, zajišťuje úklid prostor určených Archivu a řádné hygienické podmínky pro zaměstnance Archivu dislokované v určených prostorách, zajišťuje přípravu a realizaci investičních akcí, zajišťuje bezchybný stav a řádné využití výpočetní a spojovací techniky Archivu dislokované v určených prostorách, zajišťuje a eviduje dislokaci útvarů, včetně jednotlivých kanceláří a jejich obsazení zaměstnanci Archivu dislokovanými v určených prostorách, zajišťuje evidenci provozu a hospodárné využití přidělených dopravních prostředků a zajišťuje další servisní a provozní úkoly vyplývající z působnosti skupiny. Čl. 32 Oddělení dokončení delimitací Oddělení dokončení delimitací zajišťuje nezbytná technická, administrativní, právní i organizační opatření k dokončení delimitací v souladu s ustanovením 14 odst. 1 zákona č. 181/2007 Sb odst. 4 zák. č. 449/2004 Sb. 17

18 Část třetí ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Čl. 33 Organizační řád nabývá účinnosti dnem schválení ředitelem Archivu. Mgr. Martin Pulec v.r. ředitel Archivu bezpečnostních složek 18