SMLOUVA VE VĚCI SPOLUPRÁCE uzavřená mezi. Pořadatelem: Czech Dance Organization, z.s., zastoupená Mgr. Miluší Petrovou - prezident CDO

Transkript

1 Smlouva číslo SML/L/15/2015 SMLOUVA VE VĚCI SPOLUPRÁCE uzavřená mezi Pořadatelem: Czech Dance Organization, z.s., zastoupená Mgr. Miluší Petrovou - prezident CDO se sídlem Ohradské náměstí 7, Praha, IČO a Organizátorem: Název TŠ: Zastoupen: Adresa, město: IČO, RČ: a Odpovědný zástupce organizátora je stanoven na základě dohody ze dne: (jež je nedílnou součástí této smlouvy): I. Předmět smlouvy Předmětem smlouvy je spolupráce při pořádání taneční soutěže CDO, z.s. specifikované v čl. II této smlouvy, za podmínek uvedených v této smlouvě. II. Technické údaje Název soutěže Termín soutěže Místo konání soutěže (vč. adresy) Jméno a příjmení odpovědné osoby řádného člena CDO (vč. tel. a ového kontaktu)

2 III. Práva a povinnosti pořadatele Pořadatel předává organizátorovi: a) Práva spojená s organizací taneční soutěže. b) Práva s užitím obchodních značek smluvních partnerů pořadatele. c) Souhlas s užitím loga CDO, z.s. d) Kontakty na odborné pracovníky prostřednictvím soutěžního úseku CDO, z.s. Pořadatel se zavazuje vůči organizátorovi: a) Uveřejnit informace spojené se soutěží na webových stránkách b) Zabezpečit servis spojený s přihlášením účastníků soutěže a po uzávěrce přihlášek zaslat organizátorovi seznam přihlášených účastníků (je-li toto veřejně přístupné na považuje se za splněné). c) pořadatel poskytne výpomoc a součinnost při propagaci soutěže Rozdělení cen obdrží organizátor dle přesné specifikace nejpozději 1 týden před konáním soutěže. Pořadatel zajistí pro organizátora jednotnou stage a CDO spot sloužící k zahájení soutěže. Pořadatel zajistí pro organizátora identifikační pásky pro soutěžící, pásky budou platné pro celou soutěžní akci, ne pouze na konkrétní soutěžní den. Pořadatel má pro rok 2015 na základě smlouvy mezi ním a Českou asociací Sport pro všechny (ČASPV), a dále na základě smluv mezi ČOV a OSA, ČASPV a INTERGRAM ošetřeny poplatky Ochrannému svazu autorskému a Intergramu. Konkrétní podmínky smlouvy jsou k nahlédnutí na správním úseku CDO, z.s., organizátor s nimi bude seznámen na základě žádosti organizátora. Obě smluvní strany se zavazují poskytovat si vzájemně veškerou možnou součinnost, aby mohly řádně a včas splnit všechny své závazky z této smlouvy vyplývající. IV. Práva a povinnosti organizátora Organizátor svým podpisem prohlašuje, že jsou mu dobře a detailně známy cíle a činnost sdružení CDO, z.s. a dále také dokumenty sdružení včetně zejména všech soutěžních a technických pravidel CDO, z.s. Organizátor je povinen: a) Zajistit bezproblémový průběh soutěže. b) Společně se soutěžním úsekem CDO, z. s. připravit propozice soutěže. c) Zajistit pracovněprávní vztah s porotci, sčitateli, vedoucím soutěže, ostatními účastníky pracovního týmu soutěže d) Zajistit reprezentativní představení poroty a funkcionářů soutěže. e) Akceptovat Moderátora soutěže, který bude nasazen Výkonnou radou CDO, poplatek za moderátora odvede organizátor ve prospěch CDO dle Finančního řádu CDO. f) Zajistit potřebný počet členů pomocného personálu. g) Organizátor zajistí minimálně jednoho stage managera, který bude odpovědný za vstup soutěžních jednotek na parket (inspicient), hlídání plochy kolem parketu, úklid parketu a

3 koordinaci rekvizit a kulis. Tato osoba bude výrazným způsobem označena a bude před začátkem soutěže představena Vedoucímu soutěže. h) Zajistit identifikační pásky pro účastníky soutěže. i) Zajistit zdravotní dohled po celou dobu konání soutěže. Zdravotní hlídka musí mít u sebe průkaz, který ji zmocňuje k tomuto výkonu. Protokol se zápisem ošetřených osob předává zdravotní hlídka Organizátorovi jako přílohu ke ZPRÁVA ORGANIZÁTORA SOUTĚŽE. j) Zajistit nahlášení akce na městské části a dalších územních úřadech, kde platí ohlašovací povinnost. k) Zajistit VIP zónu v hledišti. l) Akceptovat VIP pasy partnerů CDO, členů Prezidia CDO, Výkonné rady CDO a KRK CDO. Předpokládaný počet VIP pasů předá Pořadatel Organizátorovi nejpozději 8 dní před konáním soutěže. Osoby s VIP pasem budou mít vstup na soutěž zdarma a volný přístup do VIP zóny. m) Pokusit se ve spolupráci s viceprezidentem (-ty) místně příslušnými k soutěži zajistit účast představitele kraje nebo jinak politicky aktivní osobnosti (hejtman kraje, starosta města, vedoucí odboru školství a kultury ) n) Zajistit dostatečné a reprezentativní občerstvení pro funkcionáře soutěže. o) Zajistit prostory pro konání soutěže v takové kvalitě, které odpovídají hygienickým normám a důstojnému prostředí soutěže CDO, o. s. (čistota prostředí, stálá teplota v místě konání soutěže i přilehlých částech konání soutěže, velikost a kvalita parketu a prostředí, počet šaten pro soutěžící, sociální zázemí soutěžících a diváků musí být dostatečné atd.). Musí být zajištěna taneční plocha odpovídající SaTP CDO (parket, baletizol apod.). p) Zajistit na soutěži projekci (projekční plátno a dataprojektor), kde budou promítány spoty sponzorů a partnerů CDO. q) Organizátor je zároveň povinen zabezpečit tzv. warm up zónu, kde budou mít tanečníci prostor k nerušenému rozcvičení a rozehřátí před soutěžním výkonem. Tato warm up zóna bude v minimální velikosti 10x5 metrů. r) Zajistit diskrétní zónu pro porotce na soutěži při samotném hodnocení soutěže minimálně 1 metr do všech stran od všech členů poroty. s) Zajistit dostatečnou kvalitu a výkon zvukové aparatury a dostatečné osvětlení tanečního prostoru. t) Zajistit dostatečnou kapacitu pro občerstvování diváků i soutěžících v místě konání soutěže. u) Zodpovídá za umístění a kontrolu zákazu kouření v prostorách konání soutěže. v) Zajistit tisk a distribuci volně rozdejného harmonogramu soutěže a doplňkových informací pro porotu, vedoucí klubů a diváky. w) Zajistit ocenění všech finalistů diplomem (malá skupina, team, formace a produkce pouze jeden), místo medailemi pro každého člena soutěžní jednotky (malá skupina, team, formace a produkce včetně jednoho choreografa) a místo jedním pohárem (platí pro zemská kola formací a pro MČR trio, malá skupina, team, formace, produkce). Další ocenění je plně v kompetenci Organizátora. x) Předávání cen je veřejné a musí být vyhlášeno moderátorem, ceny budou předávat funkcionáři CDO, Organizátor a zástupce Organizátora, porota a VIP hosté, kteří na akci budou přítomni. Organizátor zajistí stupně vítězů adekvátní dané akci, slavnostní fanfáry, vyvěšení vlajky ČR v případě MČR, hostesky apod.

4 y) Propagovat Czech Dance Organization v minimálním rozsahu: - umístěním oficiálního banneru CDO, Organizátor zajistí jeho přepravu z předešlého místa konání soutěže CDO na místo konání soutěže na vlastní náklady. - všechny tiskoviny vydávané k propagaci nebo informovanosti musí obsahovat logo CDO na výrazném místě. z) Zajistit propagaci ČASPV a partnerů CDO slovem, písmem i obrazem - musí být za tímto účelem využita oficiální stage CDO. Stejně tak se Organizátor zavazuje k součinnosti s Pořadatelem při práci s médii ohledně propagace soutěže. Pro propagaci CDO a partnerů CDO musí být využita oficiální lišta partnerů a sponzorů CDO, která bude distribuována úsekem Marketingu CDO. aa) Propagovat generálního partnera CDO TOUR 2015, popř. další partnery v maximální míře dle tohoto bodu - Pořadatel zašle em Organizátorovi nejdéle 1 měsíc před soutěží specifikaci, co přesně je z uvedených bodů pro partnery CDO nutno zajistit. Propagovat generálního partnera CDO TOUR 2015 mediálně, tiskovinami k soutěži, webovými stránkami budou-li tyto k dané soutěži Organizátorem vypracovány a předložit na soutěžní úsek minimálně 14 dní před soutěží všechny příslušné tiskoviny a propagační materiály ke schválení. Umístit: 2 x logo generálního partnera CDO TOUR 2015 v hlavním sále, může být i formou projekce (dodá Pořadatel, popř. partner) a 2 x logo u vstupní části foyer (dodá Pořadatel, popř. partner). Zabezpečení místa včetně stolů a židlí pro prodej výrobků či služeb generálního partnera na sále či dle dohody na místě soutěže, s možností umístění reklamy generálního partnera v tomto místě. Prezentace plného názvu společnosti generálního partnera CDO TOUR 2015, ve spotu regionálního zpravodajství v místě konání akce projektu, budou-li tyto spoty k dané soutěži Organizátorem vypracovány. Prezentace plného názvu soutěže při kontaktu s médii, zejména při propagaci, bude vždy uváděn celý název. Pokud bude do názvu soutěže přidán název generálního partnera, tak i tímto dodatkem! Totéž platí o propagaci na internetových stránkách a o veškerých tiskových propagačních materiálech. Název nelze ze strany Organizátora žádným způsobem měnit. Uvedení názvu společnosti generálního partnera CDO TOUR 2015 v rámci inzertních článků na podporu projektu v předem dohodnutých periodických tiskovinách, budou-li tyto články k dané soutěži Organizátorem vypracovány Veřejné poděkování po skončení spolupráce na projektu formou inzertních, děkovných článků ve vybraných denících, budou-li tyto články k dané soutěži Organizátorem vypracovány. Stručné představení generálního partnera CDO TOUR 2015 v průběhu akce moderátorem. Uveřejnění loga (ochranné známky) společnosti generálního partnera CDO TOUR 2015 na pozvánkách, plakátech a citylightech, popř. billboardech, budou-li tyto materiály k dané soutěži Organizátorem vypracovány. Pokud plakáty připraví Pořadatel, je Organizátor povinen zajistit jejich zveřejnění a do 14 dnů po ukončení soutěže předat doklady či fotografie dokládající jejich zveřejnění na úsek marketingu CDO. Umístění loga (ochranné známky) společnosti generálního partnera CDO TOUR 2015 na diplomech pro soutěžící.

5 Rozhovor se zástupcem společnosti generálního partnera při zahájení finálových soutěží CDO TOUR 2015 Umožnit účast zástupce společnosti generálního partnera při vyhlášení výsledků a předávání cen soutěže. Uvedení loga (ochranné známky) společnosti generálního partnera CDO TOUR 2015 na fotodokumentaci a videozáznamu z projektu, předat nejdéle do 14 dnů po ukončení soutěže na úsek marketingu CDO, budou-li tyto materiály k dané soutěži Organizátorem vypracovány. Organizátor má za povinnost předat oficiální ceny Pořadatele. Jedná se především o oficiální ceny partnerů CDO. Organizátor je povinen dodržet exkluzivitu výrobků generálního partnera CDO TOUR Generální partner CDO TOUR 2015 musí mít po celou dobu zaručeno postavení generálního partnera, tj. aby případní další partneři měli vždy menší podíl a nižší formu propagace svého jména v souvislosti s jakoukoliv formou propagace. Žádný z případných dalších partnerů nesmí být výrobcem či distributorem výrobků či služeb poskytovaných generálním partnerem. bb) Propagovat další partnery CDO TOUR Pořadatel zašle em Organizátorovi nejdéle 14 dní před soutěží specifikaci, co přesně je pro jednotlivé partnery nutno zajistit. cc) Zajistit prodejní plochu pro umístění stánku CDO a stánků partnerů CDO o velikosti max. 50 m2. dd) Zajistit místo pro umístění externích reklamních ploch (bannerů, rollupů apod.) ee) Organizátor musí písemně oznámit ( em na správní úsek CDO) každého potencionálního svého partnera taneční soutěže (byť jen firmu s propagačními materiály nebo prodejním stánkem na soutěži) ještě dříve než s ním uzavře smlouvu, pořadatel má právo do týdne po tomto oznámení tento třetí subjekt odmítnout. ff) Organizátor zpracovává závěrečnou zprávu Organizátora, a tu pak zasílá elektronicky do 2 pracovních dnů na adresu soutěžního úseku CDO. gg) Organizátor má za povinnost poslat Manažerovi marketingu CDO 14 dní před soutěží tiskovou zprávu před konáním soutěže (o soutěži), vizualizaci plakátu soutěže a vizualizaci diplomu v elektronické podobě zejména z důvodu propagace jednotlivých soutěží a pro potřeby úseku marketingu.

6 V. Finanční ujednání a) Pořadatel nehradí organizátorovi žádné náklady. Organizátor hospodaří s finančními prostředky samostatně. b) Organizátor může vybírat startovné na soutěž v maximální výši stanovené Finančním řádem CDO. Startovné u krátkodobých členů CDO, bude do 5 dnů po skončení soutěže vyúčtováno organizátorem na správní úsek CDO, z.s. a 50% této částky bude organizátorem uhrazeno na účet CDO, z.s. na základě vystavené faktury pořadatele do 21 dní po skončení soutěže. V případě neuhrazení poplatku tohoto startovného v termínu činí smluvní pokuta 0,1% za každý započatý den prodlení až do úplného zaplacení. V případě nevyúčtování tohoto startovného organizátorem v termínu činí smluvní pokuta 200,- Kč za každý započatý den prodlení až do jeho vyúčtování. c) Organizátor vybere případný poplatek za přihlášku na místě (dle Finančního řádu CDO). Tento poplatek vyúčtuje CDO v plné výši současně s vyúčtováním startovného na soutěži. d) Maximální výše vstupného na soutěžích CDO, z.s. je stanoveno Finančním řádem CDO, z.s. e) Náklady na odměny nominovaných pracovníků a funkcionářů CDO, z.s., jako jsou porotci, vedoucí soutěže atd. jsou vypláceny na základě smluvního vztahu mezi nimi a organizátorem, minimální výše odměny je však stanovena Statutem funkcionáře CDO, z.s. Funkcionáři náleží náklady spojené s cestovními výlohami, a to dle dohody s organizátorem. Organizátor je povinen zajistit na základě písemného požadavku funkcionáře ubytování na své náklady. To však jen za předpokladu, že vzdálenost místa trvalého pobytu žadatele od místa konání soutěže je větší než 200 km a nástup do funkce je před hod. ranní. VI. Propozice soutěže Obsah propozic je částečně v kompetenci organizátora a částečně soutěžního úseku CDO, z.s. Schválení propozic je v kompetenci soutěžního úseku CDO z.s., v mimořádných případech Prezídia CDO. V případě, kdy organizátor nesplní podmínku sestavení své části propozic do 1 kalendářního měsíce před soutěží, platí sankce dle bodu VII. Odst. d) této smlouvy. VII. Sankce a) V případě odstoupení organizátora od smlouvy v období do schválení propozic soutěže je organizátor povinen zaplatit pořadateli smluvní pokutu ,- Kč. b) V případě odstoupení organizátora od smlouvy v období, kdy již byly schválené propozice až do 72 hodin před plánovaným zahájením soutěže, je organizátor povinen zaplatit pořadateli smluvní pokutu ,- Kč. c) V případě odstoupení organizátora od smlouvy v době 72 hodin před plánovaným zahájením soutěže až do dne konání soutěže (popř. při neproběhnutí soutěže) je organizátor povinen zaplatit pořadateli smluvní pokutu ,-Kč a všem přihlášeným účastníkům náhradu škody (náklady cesty či náklady storno poplatků dle přiložených objednávek, smluv či faktur).

7 d) V případě, kdy organizátor nesplní podmínku termínu pro předložení své části propozic soutěže, může pořadatel udělit organizátorovi smluvní pokutu ,- Kč. e) V případě odstoupení pořadatele od smlouvy v období do schválení propozic soutěže je pořadatel povinen zaplatit organizátorovi smluvní pokutu ,- Kč. f) Odstoupení pořadatele od smlouvy v období od schválení propozic do dne konání soutěže není možné. g) Při prokazatelném nedodržení smluvního ujednání z odstavce IV., konkrétně bodů d), e), g), h), l), o), q), r), v), w), x), y), ff), gg), zaplatit smluvní pokutu ve prospěch CDO ve výši 1000,- Kč za každý nesplněný bod. h) Při prokazatelném nedodržení smluvního ujednání z odstavce IV., konkrétně bodů i), k), p), u), z), aa), cc), dd), ee), zaplatit smluvní pokutu ve prospěch CDO ve výši 5000,- Kč za každý nesplněný bod. i) Dojde-li ke zrušení v dohodnutém termínu z důvodu vyšší moci (vyšší mocí se rozumí např. změna politického režimu, vyhlášení stanného práva, zákaz konání akce vydaný třetí osobou např. hygienická kontrola, přírodní katastrofy, které měly přímý vliv na smluvní výkon nebo např. soudní rozsudek), jsou smluvní strany oprávněny od této smlouvy odstoupit a žádná ze stran nemá nárok na smluvní pokutu dle článku VII. ani na náhradu škody. j) Žádná ze smluvních stran není odpovědná za prodlení způsobené okolnostmi vylučujícími odpovědnost. Za okolnosti vylučující odpovědnost se považuje překážka, jež nastala nezávisle na vůli povinné strany a brání jí ve splnění její povinnosti, jestliže nelze rozumně předpokládat, že by povinná strana tuto překážku nebo její následky odvrátila nebo překonala a dále, že by v době vzniku překážku předvídala. Odpovědnost nevylučuje překážka, která vznikla teprve v době, kdy povinná strana byla v prodlení s plněním své povinnosti. VIII. Závěrečné ustanovení Tato smlouva se uzavírá na dobu určitou. Zahájení platnosti smlouvy je dnem podpisu obou smluvních stran. Ukončení smlouvy je 30 dní po termínu konání soutěže dle čl. II této smlouvy. Ukončení smlouvy nezbavuje organizátora platby odvodů startovného. Obě strany prohlašují, že ji podepsali bez nátlaku a svým podpisem souhlasí s obsahem smlouvy. Smlouva je vyhotovena ve 3 stejnopisech, z nichž organizátor získá jeden originál a pořadatel dva originály. V Praze dne V dne Za pořadatele Za organizátora Mgr. Miluše Petrová prezident CDO, z.s.