INFORMACE O OCHRANE OSOBNI CH Ú DAJÚ PRO POSKYTOVATELE OSOBNI CH Ú DAJÚ

Transkript

1 INFORMACE O OCHRANE OSOBNI CH Ú DAJÚ PRO POSKYTOVATELE OSOBNI CH Ú DAJÚ Organizace: (dále Správce nebo Škola ) Mateřská škola Brno, Bulharská 62, příspěvková organizace se sídlem: Bulharská 62, Brno zastoupená: Boženou Jonášovou IČ: Pověřenec: SEID, s.r.o., IČ: , Nížkovice 142, Ing. Milan Seidler, Tel.: , mail: milan.seidler@seid.cz (dále Pověřenec ) Stránka 1 z 7

2 1 Zkratky, pojmy a lokalizace umíste ní souvisejících dokumentu Pojem/ zkratka GDPR OÚ OVM Pověřenec SÚ ÚOOÚ Zpracování OÚ Zpracovatel Zvláštní/citlivé OÚ Význam Nařízení EU 2016/679 ze dne o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů Osobní údaje-osobním údajem je jakýkoliv údaj nebo kombinace údajů, pomocí kterých je možno osobu/subjekt jednoznačně identifikovat, nebo je identifikovatelná. Orgán veřejné moci Osoba povinná pro některé typy organizací, která plní úkoly v rozsahu specifikovaném v čl. 37 GDPR. Zajišťuje: monitorování souladu s GDPR řízení činnosti interní ochrany dat školení pracovníků ve zpracování dat OÚ provádění interních auditů spolupracuje s ÚOOÚ musí oznámit porušení ochrany dat (do 72 hodin od narušení bezpečnosti na ÚOOÚ) působí jako kontaktní místo pro ÚOOÚ v záležitostech týkajících se zpracování vč. předchozí konzultace příp. vedení konzultací v jakékoliv jiné věci působí jako kontaktní místo pro subjekty zpracovávaných OÚ Subjekt údaje poskytovatel OÚ osoba (v případě dítěte za něj jedná jeho zákonný zástupce), nebo firma, příp. jiná instituce, která poskytuje osobní údaje fyzické osoby. Úřad na ochranu osobních údajů Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky. Zpracováním osobních údajů se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace. Obecně subjekt, kterého pověřil Správce zpracováváním OÚ (např. na základě smlouvy externí účetní, provozovatel cloudu, kde správce ukládá data (je možno aby správce přenesl odpovědnost na provozovatele cloudového řešení a příp. udělal i přísnější podmínky) Má stejnou odpovědnost jako správce (např. musí být schopen prokázat, co je v jeho případě odpovídající prostředek na základě analýzy rizik.) Povinná smlouva mezi správcem a zpracovatelem (pro všechny případy, kdy dodavatelská firma provozuje službu, při níž dochází ke zpracování OÚ mzdy, outsourcing, IS, ) Dle čl.9 GDPR se jedná o: Údaje o rasovém a etnickém původu Údaje o politických názorech Údaje ukazující na náboženské vyznání nebo filosofické přesvědčení Údaje o odborové příslušnosti Genetické údaje Biometrické údaje umožňující identifikaci jednotlivce Údaje o zdravotním stavu Údaje o sexuálním životě a sexuální orientaci Údaje o odsouzení v trestných věcech Veškeré OÚ dětí Stránka 2 z 7

3 Umístění jednotlivých typů dokumentů, ke kterým má SÚ přístup Umístění informací pro poskytovatele osobních údajů Uložení souhlasů poskytovatelů osobních údajů Seznam činností, při kterých dochází ke zpracování OÚ, vč. jejich charakteristik, jsou umístěny u ředitele školy. Souhlasy poskytovatelů osobních údajů jsou uloženy u správce činnosti zpracovávající OÚ, kde je souhlas vyžadován. Stránka 3 z 7

4 2 Ú vodní ustanovení Tento dokument poskytuje poskytovateli osobních údajů, v případě nezletilého dítěte zákonnému zástupci, informace týkající se zpracování osobních údajů školou. Škola zpracovává osobní údaje zejména dětí a jejich zákonných zástupců za účelem poskytování výchovně-vzdělávacích služeb a svých zaměstnanců za účelem plnění svých zákonných povinností v oblasti personalistiky a mezd. Mezi nejvýznamnější činnosti zpracovávajících osobní údaje patří: Vedení Matriky jedná se o zákonnou povinnost správce, v rámci které jsou zpracovávány osobní údaje dětí (jméno, příjmení, rodné číslo, adresa trvalého/přechodného bydliště, zdravotní pojišťovna, datum zahájení/ukončení vzdělávání ve škole, známky, výchovná opatření, zdravotní postižní) a jejich zákonných zástupců (jméno, příjmení, adresa trvalého/přechodného bydliště) Evidence strávníků evidence OÚ v rozsahu jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu, datum narození, číslo bank. účtu Personalistika a mzdy jedná se o zákonnou povinnost správce, v rámci které jsou zpracovávány osobní údaje zaměstnanců (jméno, příjmení, rodné číslo, adresa trvalého/přechodného bydliště, zdravotní pojišťovna, číslo OP, zdravotní stav) a jejich rodinných příslušníků Kompletní seznam činností zpracovávajících osobní údaje (vč. výpisu evidovaných osobních údajů, doby zpracovávání, komu a z jakého důvodu jsou osobní údaje předávány, ) jsou uloženy v Seznamu činností. Organizace nepředává osobní údaje mimo země EU a neprovádí jejich automatizované zpracování a profilování subjektů údajů. 3 Za sady zpracova ní osobních u daju Osobní údaje jsou správcem zpracovávány v souladu s GDPR dle níže uvedených zásad: 3.1 Zákonnost Správce zpracovává osobní údaje pouze pokud je splněna jedna z těchto podmínek, a to pouze v odpovídajícím rozsahu zpracování: Poskytovatel OÚ udělil souhlas se zpracováním osobních údajů v souladu s podmínkami GDPR. Tento typ zpracování OÚ je SÚ odvolatelný a je využíván pouze v případě, že nelze uplatnit typy zpracování uvedené v následující odrážce (např. pro zveřejňování fotografií dětí, evidence dětí při účasti na nepovinných soutěžích, získání kontaktních údajů na zákonné zástupce, atp.). Pro souhlasy se zpracováním OÚ jsou vytvořeny přehledné, snadno pochopitelné formuláře, zajišťující, aby byl souhlas informovaný, konkrétní a písemný. Písemná forma souhlasu se uchovává po celou dobu zpracování OÚ a to pouze v rámci uvedeného účelu a doby zpracování, ke kterému byl souhlas udělen. Zpracování OÚ je prováděno až po získání souhlasu. V rámci jednotlivých souhlasů je poskytovatel OÚ informován o jeho právech ve vztahu k udělenému souhlasu vč. práva na odvolání/zrušení souhlasu se zpracováním OÚ. Zpracování OÚ je nezbytné pro: - Splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je poskytovatel OÚ (např. u dodavatelských firem) - Splnění právní povinnosti (zejména Školského zákona a souvisejících předpisů, Občanského zákoníku, zákona o Pedagogických pracovnících, atp.) Stránka 4 z 7

5 - Ochranu životně důležitých zájmů poskytovatele OÚ nebo jiné fyzické osoby - Splnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci - Účely oprávněných zájmů správce-uplatňuje se v případě, že zájmy správce na zpracování OÚ převažují zájem či práva SÚ (např. ochrana zdraví a života dítěte, ochrana majetku správce, atp.) 3.2 Omezení účelem Škola zpracovává osobní údaje jen za účelem, ke kterým byly OÚ získány. 3.3 Minimalizace údajů Rozsah OÚ je minimalizován ve vztahu na účel zpracování. 3.4 Omezení uložení OÚ jsou zpracovávány pouze po nezbytně nutnou dobu nutnou pro naplnění účelu zpracování, příp. pomine-li zákonný důvod jejich zpracování a archivace. Po uplynutí doby zpracování, příp. souvisejících zákonných archivačních lhůt dle Spisového a skartačního plánu, jsou dokumenty v elektronické formě neobnovitelně smazány z informačních systémů a el. nosičů, v listinné formě skartovány, nebo na základě rozhodnutí oblastního archivu uloženy v oblastním archivu. 3.5 Přesnost údajů Přesnost údajů je zajištěna dotazováním v případě jednání se SÚ, nebo porovnáváním s osobními doklady SÚ. V případech, kdy je to efektivní je navíc kontrola/aktualizace OÚ prováděna v periodických intervalech. Zaměstnanci správce mají za povinnost bezodkladně informovat zaměstnavatele o změnách v jejich osobních údajích. 3.6 Férovost a transparentnost Správce zajišťuje průběžnou i periodickou kontrolu zpracování osobních údajů v rámci činnosti pověřence a vedoucími pracovníky správce. Dokumentace související se zpracováním OÚ (souhlasy SÚ, popisy činností v rámci kterých jsou zpracovávány osobní údaje, ) je zpracována přehledným transparentním způsobem za použití jednoznačných a jednoduchých jazykových prostředků. 3.7 Důvěrnost, integrita a dostupnost Správce zpracovává OÚ se zavedením vhodných technických a organizačních opatřeních, která chrání OÚ před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením či poškozením. Mezi tato opatření patří šifrování dat (např. na externích el. nosičích), zavedení bezpečnostních standardů v rámci organizace (např. přihlašování k PC, ukládání listinných dokumentů s citlivými osobními údaji do uzamykatelných skříněk, ) Stránka 5 z 7

6 3.8 Odpovědnost Při zpracování OÚ má správce stanovenu jasnou odpovědnost a mlčenlivost dotčených zaměstnanců a smluvní podmínky s pověřenými zpracovateli. 3.9 Ztráta osobních údajů V případě ztráty OÚ má zaměstnanec povinnost tuto ztrátu bezodkladně hlásit řediteli a příp. i pověřenci správce. Tito zajistí další postup vč. případného nahlášení ztráty OÚ na ÚOOÚ do 72 hod. a příp. i poskytovateli osobních údajů. 4 Zajis te ní pra v poskytovatele osobních u daju Poskytovatel osobních údajů má právo na: Informaci, zda-li jsou jeho osobní údaje správcem elektronicky zpracovávány s uvedením o jaké osobní údaje se jedná Opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů. Opravu musí správce s ohledem na technické možnosti provést neprodleně. výmaz OÚ, které správce zpracovává, pokud toto zpracování není předmětem jiné zákonné povinnosti správce a to v případech, kdy: - pominul účel, pro který byly OÚ zpracovávány - byl na OÚ poskytnut poskytovatelem OÚ souhlas se zpracováním OÚ a ještě nepominula účel nebo doba zpracování - OÚ byly správcem zpracovávány protiprávně námitku proti zpracování OÚ. Toto právo je možno aplikovat, jsou-li OÚ zpracovávány správcem na základě oprávněného zájmu, nebo ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Správce je povinen informovat poskytovatele OÚ na základě jakých zákonných důvodů příp. jakého výkonu veřejné moci ke zpracování OÚ dochází. V případě, že správce osobních údajů neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, správce osobních údajů zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. omezení OÚ za účelem omezení zpracování OÚ správcem do doby, než budou vyjasněny důvody zpracování těchto OÚ. Omezení zpracování nelze uplatnit pro zákonné povinnosti správce. přenositelnost OÚ tj. poskytnutí OÚ ve strukturovaném, běžně používaném strojově čitelném formátu. V případě, že to bude technicky možné a bude řádně určena a autorizovatelná osoba jiného správce, kterému bude chtít poskytovatel OÚ předat, bude možné i předání těchto údajů jinému správci. Toto právo je uplatnitelné pouze u elektronického zpracování na základě souhlasu, smlouvy nebo automatizovaného zpracování. Toto právo nelze uplatnit, pokud se jedná o zpracování OÚ nezbytném pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nebude možné žádosti vyhovět. podání stížnosti u dozorového orgánu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů ( ) v případě neoprávněného zpracování OÚ správcem. Práva poskytovatele OÚ lze uplatnit prostřednictvím písemné žádosti a to: Osobním předáním u ředitele školy Písemně poštovní zásilkou na adrese správce Stránka 6 z 7

7 Elektronickým podáním na školy obsahující platný elektronický podpis žadatele (platný kvalifikovaný certifikát) Prostřednictvím datové schránky Správce musí na žádost odpovědět do 1 měsíce od podání žádosti, resp. ověření jednoznačné identifikace žadatele. Ve zdůvodněných případech je možno reagovat do 3 měsíců, ale s podmínkou že toto prodloužení termínu je předáno žadateli do 1 měsíce od podání žádosti, resp. ověření jednoznačné identifikace žadatele. Vlastní vyjádření k žádosti je posuzováno v souvislosti s ostatními právními předpisy, příp. zákonnými povinnostmi správce. Informace jsou poskytovány bezplatně mimo případů, kdy správce posoudí žádost jako zbytečně opakovanou, nepřiměřenou, nedůvodnou, nebo pokud nejde o oprávněný zájem žadatele. Stránka 7 z 7