Prohlášení zpracovatele o mlčenlivosti a utajení informací a o zpracování osobních údajů

Transkript

1 Příloha č. 9c Prohlášení zpracovatele o mlčenlivosti a utajení informací a o zpracování osobních údajů Adresát / Správce / GEPARD FINANCE a.s. se sídlem Pernerova 659/31a, Praha 8 - Karlín IČ: DIČ: CZ zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 7947 Zpracovatel: Jméno a příjmení: Rodné číslo: Adresa trvalého pobytu: Telefon: Číslo občanského průkazu: IČO: (dále jen Zpracovatel ) 1. Úvodní prohlášení Zpracovatel prohlašuje, že bere na vědomí skutečnost, že Správce (společnost GEPARD FINANCE, a.s., IČ: , se sídlem Pernerova 659/31a, Praha 8) je akciovou společností, zabývající se zprostředkováváním finančních produktů Smluvním finančním partnerům Správce, na základě řádných a platných podnikatelských oprávnění. Partner Správce je na základě franšízové smlouvy uzavřené se Správcem držitelem franšízové licence Správce. Přidružená osoba je každá právnická a/nebo fyzická osoba, na kterou Partner Správce převedl některé nebo všechny svoje práva a povinnosti z franšízové smlouvy nebo ji pověřil k jeho zastupování při jeho podnikání v souvislosti s franšízovou smlouvou. Spolupracující osoba je každý makléř, se kterým má Partner Správce nebo jeho Přidružená osoba pracovněprávní, smluvní nebo obdobný vztah a která přímo nebo nepřímo jménem Partnera Správce nebo Přidružené osoby poskytuje služby podle franšízové smlouvy. Smluvním finančním partnerem Správce je finanční instituce, nabízející své bankovní produkty prostřednictvím franšízového systému Správce. 1

2 Zpracovatel dále prohlašuje, že je samostatným právním subjektem, vyvíjejícím činnost jako Spolupracující / Přidružená osoba na základě samostatné smlouvy uzavřené s Partnerem Správce. Zpracovatel prohlašuje, že má k této činnosti oprávnění stanovená právními předpisy, popř. právními akty správních orgánů, a že nejsou zákonné překážky, které by bránily této jeho činnosti. vyvíjí svoji činnost směřující k získávání Klientů, tj. osob, které mají zájem o finanční produkty Smluvních finančních partnerů Správce (dále jen jako "Klient" a "Klienti"). poskytuje výstupy své činnosti Partnerovi Správce a veškeré nároky ze své činnosti uplatňuje výlučně vůči Partnerovi Správce. Toto prohlášení nenahrazuje smluvní vztah mezi Zpracovatelem a Partnerem Správce. Předmětem tohoto prohlášení je ochrana obchodního tajemství Správce, povinnost mlčenlivosti,zákonná ochrana osobních údajů Klientů a Zpracovatele, včetně podmínek jejich zpracování a zákonné limity činnosti Zpracovatele 2. Prohlášení o závazcích zpracovatele Zpracovatel se tímto prohlášením zavazuje při vyhledávání a kontaktování Klientů postupovat vždy v souladu s právními předpisy, dobrými mravy a zásadami poctivého obchodního styku, zachovávat a chránit dobré obchodní jméno Správce i Partnera Správce a dbát o jeho rozvoj a o rozvoj dobré pověsti Správce i Partnera Správce. dodržovat etický kodex Správce, s nímž byl seznámen, a postupovat při své činnosti uskutečňované v rámci smluvních vztahů s Partnerem Správce podle základních etických a morálních pravidel. při své činnosti uskutečňované v rámci smluvních vztahů s Partnerem Správce postupovat v souladu se všemi metodickými předpisy a postupy Správce nebo Partnera Správce, se kterými byl seznámen, v návaznosti na franšízový manuál Správce, a dbát na jejich dodržování. neustále rozvíjet své profesní a obchodní znalosti a dovednosti. bezodkladně sdělit Správci změny ve své identifikaci nebo u kontaktních osob a další změny, které mohou mít vliv na plnění závazků Zpracovatele bezodkladně vyznačit v příslušných systémech veškeré změny v identifikačních údajích Klienta, o kterých se dozví. zdržet se ve své činnosti jakýchkoliv klamavých obchodních praktik, nekalých obchodních praktik a agresivních obchodních praktik ve smyslu 4, 5, 5a a příloh č. 1 a č. 2 zákona č. 634/1992 Sb. o ochraně spotřebitele, ve znění pozdějších předpisů. při výkonu své činnosti dodržovat ustanovení zákona č. 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů (dále jen Zákon ) a postupovat v souladu s tímto Zákonem, především provádět řádnou identifikaci Klienta, kontrolu Klienta v Zákonem stanovených případech a v případech podezřelých obchodů postupovat Zákonem stanoveným způsobem. Dále Zpracovatel jako osoba povinná dle Zákona prohlašuje, že v souladu s ust. 21 odst. 4 Zákona se při své činnosti bude řídit Systémem vnitřních zásad Správce, neboť bude svou činnost smluvně vykonávat pro Partnera Správce jako jedinou jinou povinnou osobu, přičemž Partner Správce se řídí Systémem vnitřních zásad Správce. Zpracovatel se zavazuje, že bude při své činnosti postupovat v souladu s tímto Systémem vnitřních zásad Správce, včetně toho, že před zahájením činnosti pro Partnera Správce a dále vždy jednou za 12 měsíců absolvuje školení v souladu s čl. 18. Systému vnitřních zásad Správce a ust. 23 Zákona. 3. Utajení informací a zpracování osobních údajů 2

3 Zpracovatel se tímto prohlášením zavazuje: zachovávat mlčenlivost o všech neveřejných informacích týkajících se Správce a Partnera Správce a jejich podnikatelské činnosti, o kterých se v souvislosti s plněním smlouvy uzavřené s Partnerem Správce dozví. přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům o Klientech, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití těchto osobních údajů a zaručit technické a organizační zabezpečení ochrany osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování těchto osobních údajů. Zpracovatel výslovně garantuje ve smyslu ustanov. 6 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, (dále jen ZOOÚ ) technické a organizační zabezpečení ochrany všech zpracovávaných osobních údajů. veškeré informace o obchodech, Klientech, Smluvních finančních partnerech Správce, Správci, Partnerovi Správce, know-how a dalších záležitostech, které získal nebo získá v souvislosti s výkonem své činnosti pro Správce, resp. pro Partnera Správce, a které nejsou veřejně dostupné a známé, považovat za předmět obchodního tajemství a předmět ochrany dat zejména dle ZOOÚ (vše společně dále jen Důvěrné informace ). nezpřístupnit žádné Důvěrné informace jakékoliv třetí osobě, ani je nebude jakýmkoli způsobem bez právního důvodu nebo v rozporu s pokyny Správce nebo Partnera Správce shromažďovat, sbírat, uchovávat, rozšiřovat, zpřístupňovat, zpracovávat, využívat či sdružovat s jinými informacemi. Zpracovatel se dále zavazuje, že veškeré Důvěrné informace, se kterými přijde do styku, bez zbytečného odkladu předá Správci nebo Partnerovi Správce a v období, kdy bude s Důvěrnými informacemi nakládat, zajistí jejich dostatečnou ochranu před jakoukoli jejich ztrátou, odcizením, zničením, neoprávněným přístupem, náhodným či jiným poškozením či jiným neoprávněným využíváním nebo zpracováním. Po skončení činnosti pro Partnera Správce je Zpracovatel povinen veškeré Důvěrné informace, jejich kopie, popřípadě jejich záznamy pořízené na nosičích dat či jiných médiích bez odkladu vrátit Partnerovi Správce nebo Správci. Zpracovatel si v žádném případě nesmí tyto informace ponechat nebo je používat mimo rámec výkonu činnosti pro Partnera Správce. Zpracovatel není oprávněn zničit nebo jinak likvidovat Důvěrné informace bez předchozího souhlasu Správce nebo Partnera Správce. Tyto povinnosti i povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení činnosti pro Správce a Partnera Správce. zachovávat veškeré bezpečnostní standardy ve vztahu k šíření počítačových virů a ochrany počítačové sítě. Zpracovatel bere na vědomí, že je povinen dodržovat veškeré právní předpisy vztahující se k ochraně dat, bankovním obchodům (zvláště bankovnímu tajemství), obchodnímu tajemství, jakož i jiné právní předpisy, jimiž je vázán Správce a Partner Správce. shromažďovat, ukládat, upravovat, vyhledávat, používat, uchovávat, vyměňovat, třídit nebo kombinovat (dále jen zpracovávat ) data osobní údaje Klientů (dále jen data ) výlučně v rozsahu odpovídajícím účelu smlouvy uzavřené s Partnerem Správce a pouze pro účely zpracování, které vyplývají ze smlouvy mezi Partnerem Správce a Zpracovatelem. uchovávat veškerá data, podklady, dokumenty nebo jakékoliv jiné materiály a nosiče obsahující data (dále společně jen data a média ) na chráněných místech a z hlediska techniky a bezpečnosti informací a osobních údajů zabezpečené tak, že je zaručeno, že nedojde k jakémukoliv přístupu neoprávněné třetí osoby nebo k jinému neoprávněnému zásahu (např. trezory, používání hesel, screen savers, aj. bezpečnostní standardy). předávat Správci a Partnerovi Správce data a média nebo jakékoliv jiné informace obsahující data v šifrované nebo jinak zabezpečené podobě tak, aby nedošlo k neoprávněnému přístupu k těmto médiím a datům nebo k jakémukoliv zneužití neoprávněnou osobou, a zajistit nejvyšší možné standardy technického a organizačního zabezpečení a přenosu dat jaké lze s ohledem na postavení Správce, Partnera Správce a Zpracovatele důvodně požadovat. po ukončení zpracování data a média konkrétního Klienta odevzdat kontaktní osobě Správce nebo Partnera Správce bez zbytečného odkladu, nejpozději však do sedmi dnů od splnění předmětu této smlouvy, vztahující se ke konkrétnímu Klientovi. 3

4 v případě porušení předchozích závazků zaplatit Správci smluvní pokutu ve výši Kč ,- za každé porušení. Tím není dotčeno právo Správce na náhradu škody. Za škodu způsobenou Správci se považuje vždy i pravomocně uložená sankce podle veřejnoprávních předpisů, zejména podle ZOOÚ, pokud mu byla uložena v souvislosti s porušením právních předpisů Zpracovatelem, nebo jiné osoby jím pověřené. Zpracovatel dále bere na vědomí, že povinnost mlčenlivosti se vztahuje také na způsob technického a organizačního zabezpečení aj. bezpečnostních opatření týkajících se zpracování osobních údajů aj. informací. Zpracovatel je zpracovatelem a Správce je správcem ve smyslu 4 písmeno j) a k) ZOOÚ, a to zejména pokud se týká osobních údajů Klientů v rozsahu, ve kterém budou Správci a/nebo Zpracovateli ze strany Klientů poskytnuty. Správce je oprávněn kdykoliv kontrolovat plnění a dodržování kteréhokoliv z ustanovení týkajících se dodržování ZOOÚ a to i bez předchozího upozornění. Zpracovatel se zavazuje na písemnou výzvu Správce postupovat dle jeho pokynů a v souladu s nimi likvidovat bez zbytečného odkladu veškerá média a data. za veškerou škodu způsobenou při zpracování dat Klientů odpovídají ve smyslu ZOOÚ společně a nerozdílně. V případě porušení jakýchkoliv povinností vyplývajících ze ZOOÚ ze strany Zpracovatele, nebo jiné osoby jím pověřené, a to jak úmyslně tak z nedbalosti, je Správce oprávněn uplatnit vůči Zpracovateli právo na náhradu škody a smluvní pokutu. 4. Souhlas se zpracováním osobních údajů Tento souhlas se zpracováním osobních údajů ve smyslu ustanov. 5 odst. 2 ZOOÚ uděluje Zpracovatel podpisem tohoto prohlášení vědomě a svobodně Správci k tomu, aby ve smyslu ZOOÚ zpracovával osobní údaje o jeho osobě, konkrétně jeho jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, adresu jeho trvalého bydliště, jeho elektronickou adresu, jeho telefonní číslo, údaje o jeho příjmech, nákladech a závazcích, jeho bankovní spojení, dále osobní údaje uvedené v jeho občanském průkazu, k jehož ofocení dává tímto Správci svůj souhlas, případně další osobní údaje, které Zpracovatel Správci ke dni podpisu tohoto prohlášení poskytl. Tyto údaje Zpracovatel poskytuje za níže uvedených podmínek: za účelem využívání takových osobních údajů a uchovávání fotokopie občanského průkazu Zpracovatele v rámci předmětu podnikání Správce; v rozsahu všech shora uvedených osobních údajů, jakož i v rozsahu dalších osobních údajů o osobě Zpracovatele, které Správce získá v souvislosti se svou činností od třetích osob spolupracujících se Správcem; na dobu od podepsání tohoto souhlasu až do ukončení platnosti poslední smlouvy o finančním produktu uzavřené mezi Smluvním finančním partnerem Správce a Klientem, jejíž možnost uzavření Zpracovatel v rámci své činnosti pro Partnera Správce zprostředkoval; v případě, že žádná taková smlouva uvedená v předchozí větě nebyla Zpracovatelem zprostředkována, pak je souhlas poskytnut na dobu trvání smlouvy mezi Zpracovatelem a jakýmkoli Partnerem Správce. V případě prodloužení doby trvání smlouvy uzavřené mezi Zpracovatelem a jakýmkoli Partnerem Správce se doba trvání tohoto souhlasu prodlužuje o tuto dobu automaticky. s tím, že Zpracovatel podpisem této smlouvy uděluje Správci svůj souhlas i k tomu, aby všechny shora uvedené osobní údaje o jeho osobě a fotokopii jeho občanského průkazu předal jiným subjektům jako správcům spolupracujícím se Správcem, pokud to bude nezbytné. Zpracovatel dále prohlašuje, že jako subjekt osobních údajů byl Správcem poučen: že může kterýkoliv se shora uvedených souhlasů odvolat, a že takové odvolání je možné učinit pouze písemně prostřednictvím doporučeného dopisu, zaslaného na sídlo Správce, jemuž je 4

5 odvolání souhlasu určeno, a že takové odvolání souhlasu může být důvodem pro odstoupení Partnera Správce od smluv uzavřených mezi ním a Partnerem Správce; o tom, že osobní údaje mohou být zpřístupněny vedle Správce i třetím osobám uvedeným shora; o jeho právu požádat Správce o informaci o zpracování osobních údajů týkajících se jeho osoby; o jeho právu na opravu poskytnutých osobních údajů; o tom, že v případě zjištění nebo domněnky Zpracovatele, že Správce provádí zpracování jeho osobních údajů v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu se zákonem, zejm. jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může požádat Správce o vysvětlení, nebo po něm požadovat odstranění takto vzniklého stavu, zejm. blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů, s tím, že se může s takovým podnětem obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem v Praze buď přímo nebo až v případě, že Správce žádosti Zpracovatele nevyhoví; o tom, že osobní údaje není Zpracovatel povinen poskytnout, a tudíž je Správci poskytuje pro zpracování dobrovolně. 5. Platnost prohlášení Toto prohlášení je platné a účinné ode dne jeho podepsání Zpracovatelem a jeho platnost končí dnem, kdy bude zcela ukončen právní vztah mezi Správcem a Zpracovatelem, resp. mezi Zpracovatelem a jakýmkoli Partnerem Správce založený smlouvou o spolupráci. V případě zániku platnosti tohoto prohlášení nezanikají povinnosti řádně vypořádat veškeré závazky vyplývající z tohoto prohlášení, zejm. z čl. 3. Pro úpravu vztahů, které nejsou výslovně upraveny v tomto prohlášení, budou použita příslušná ustanovení obchodního zákoníku a ZOOÚ. Toto prohlášení je sepsáno ve třech vyhotoveních s platností originálu, z nichž jedno si ponechá Zpracovatel, jedno doručí zpracovatel Správci a jedno Partnerovi Správce. V dne Za "Zpracovatele":. Zpracovatel 5