Manuál úspěšného žadatele a příjemce v IOP

Transkript

1 oblast podpory 1.1 Rozvoj informační společnosti ve veřejné správě oblast podpory Zavádění ICT v územní veřejné správě oblast podpory Služby v oblasti bezpečnosti, prevence a řešení rizik

2 Obsah: ÚVOD VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ DEFINICE POJMŮ ČLENĚNÍ ZAKÁZEK KOMBINACE POŽADAVKŮ NA ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK SPRÁVNÉ POSTUPY PRO JEDNOTLIVÉ DRUHY ZAKÁZEK NEJČASTĚJŠÍ CHYBY PŘI ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK PORUŠENÍ PRAVIDEL ZADÁVÁNÍ ZAKÁZEK A JEJICH DŮSLEDKY PŘÍLOHY PŘÍLOHA Č. 1: VZOROVÁ ZADÁVACÍ DOKUMENTACE PŘÍLOHA Č. 2: VZOROVÁ VÝZVA K PODÁNÍ NABÍDEK PŘÍLOHA Č. 3: VZOROVÉ JMENOVÁNÍ HODNOTÍCÍ KOMISE PŘÍLOHA Č. 4: VZOROVÝ SEZNAM DORUČENÝCH NABÍDEK PŘÍLOHA Č. 5: VZOROVÉ ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ O NEPODJATOSTI A MLČENLIVOSTI PŘÍLOHA Č. 6: VZOROVÝ PROTOKOL O OTEVÍRÁNÍ NABÍDEK PŘÍLOHA Č. 7: VZOROVÝ ZÁPIS Z POSOUZENÍ A HODNOCENÍ NABÍDEK PŘÍLOHA Č. 8: VZOROVÉ ROZHODNUTÍ ZADAVATELE O VÝBĚRU VÍTĚZNÉHO UCHAZEČE PŘÍLOHA Č. 9: VZOROVÉ OZNÁMENÍ O UZAVŘENÍ SMLOUVY PŘÍLOHA Č. 10: VZOROVÝ KRYCÍ LIST NABÍDKY PŘÍLOHA Č. 11: VZOROVÉ ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ O SPLNĚNÍ ZÁKLADNÍCH KVALIFIKAČNÍCH PŘEDPOKLADŮ PŘÍLOHA Č. 12: VZOROVÉ ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ PRO PROKÁZÁNÍ EKONOMICKÝCH A FINANČNÍCH KVALIFIKAČNÍCH PŘEDPOKLADŮ VÝŠE OBRATU PŘÍLOHA Č. 13: VZOR PŘEHLEDU VÝZNAMNÝCH ZAKÁZEK PŘÍLOHA Č. 14: VZOR MODELOVÉ STRUKTURY PROFESNÍHO ŽIVOTOPISU PŘÍLOHA Č. 15: VZOR ČESTNÉHO PROHLÁŠENÍ ČLENA TÝMU O BEZÚHONNOSTI A PRAVDIVOSTI INFORMACÍ V ŽIVOTOPISE PŘÍLOHA Č. 16: DOHODA O ZPRACOVÁNÍ A OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PŘÍLOHA Č. 17: SMLOUVA O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PŘÍLOHA Č. 18: KONTROLNÍ LISTY IOP

3 Úvod Odbor strukturálních fondů MV (dále jen OSF) se na základě dosavadních zkušeností rozhodl zpracovat publikaci Manuál úspěšného žadatele a příjemce v IOP (dále jen Manuál ). Manuál má celkem tři části, které na sebe navazují, dají se však použít i samostatně dle fáze, ve které se nachází Váš projekt. Manuál se dělí na tyto části: 1) Úspěšná projektová žádost, 2) Úspěšná realizace projektu, 3) Veřejné zakázky IOP. Našim cílem bylo zpracovat prakticky laděný Manuál, který bude doplňovat programovou dokumentaci a dokumentaci k výzvám. Nejedná se tedy o závazný předpis, tento text má nezávaznou povahu vodítka při procesu zadávání zakázek. V textu se snažíme uvést příklady dobré i špatné praxe, dát vám zcela praktické rady a tipy, poskytnout vzory dokumentů a formulářů, a to jak správně, tak i chybně vyplněných. Věříme, že se pro vás tato publikace stane užitečným pomocníkem při zvládání jednotlivých kroků při realizaci vašeho projektu. Publikaci budeme průběžně aktualizovat ať už na základě našich poznatků či vašich připomínek a námětů. Ve třetí části Manuálu, kterou právě držíte v ruce, se dozvíte o hlavních krocích, které je potřeba zvládnout, aby výběrová řízení, která budete v rámci projektu realizovat, byla úspěšná. Tato část je určena zejména pro projektové manažery a další osoby, které se v rámci projektu podílejí na realizaci výběrových řízení na dodavatele. Pamatujte, že přílohy této části Manuálu jsou pouze vodítkem, v žádném případě neslouží jako závazné vzory. Vás, jakožto realizátory projektů a zadavatele veřejných zakázek, rozhodně nezbavují povinnosti dodržet všechny závazné předpisy. Současně musíte vždy dbát na dodržení povinné publicity IOP. 3

4 1 Výběrová řízení Tato kapitola Manuálu je z hlediska úspěšného žadatele velmi důležitá. Zadávání zakázek je jednou z hlavních problémových oblastí při realizaci projektu s velmi významnou vazbou na způsobilost nákladů projektu nebo dokonce způsobilost projektu jako takového, a to i s ohledem na napojení řady oprávněných žadatelů a konečných příjemců na veřejné rozpočty včetně státního rozpočtu. Úvodem k zadávání veřejných zakázek i je nutné poznamenat, že všechny předpisy závazně upravující oblast výběrových řízení jsou prostoupeny tzv. základními zásadami platnými pro vedení zadávacích řízení a zadavatel je povinen je vždy respektovat ii. Ačkoli se může zdát, že tyto zásady jsou čistě formální záležitostí, už pouhý fakt, že Úřad pro ochranu hospodářské soutěže (dále jen ÚOHS ) jako orgán dohledu nad zadávání veřejných zakázek iii posuzuje správnost postupů v zadávacích řízeních právě na základě dodržení těchto zásad, je dostatečným důvodem pro jejich zohlednění. Hlavními zásadami jsou: - Zásada transparentnosti - Zásada rovného zacházení - Zásada zákazu diskriminace Kapitola je logicky členěna do několika částí podkapitol: 1. Definice pojmů 2. Členění zakázek 3. Kombinace požadavků na zadávání zakázek 4. Správné postupy pro jednotlivé druhy zakázek 5. Nejčastější chyby při zadávání zakázek 6. Porušení pravidel zadávání zakázek a jejich důsledky 4

5 1.1 Definice pojmů Cílem této kapitoly je vymezení všech důležitých definic a pojmů tak, aby v rámci výkladu nemohlo dojít k nejasnostem nebo pochybnostem. Definice pojmů jsou zpracovány tak, aby byly v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách (dále jen jako zákon nebo ZVZ ) a Závaznými postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU (dále jen Postupy ). S ohledem na skutečnost, že zadávání veřejných zakázek se týkají i interní právní normy konečných příjemců (např. směrnice pro zadávání veřejných zakázek), bude pro tyto používán obecný pojem interní předpisy. Přehled jednotlivých pojmů není uveden v abecedním pořadí, ale z hlediska logického vymezení. Zákon o veřejných zakázkách (zákon) zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů iv. Tento zákon upravuje všechny postupy v rámci zadávacích řízení popsaných v tomto zákoně a dohled nad dodržováním těchto postupů. Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu pod rámec zákona nespadá, tyto postupy se řídí buď Závaznými postupy, nebo jsou čistě v gesci zadavatele veřejné zakázky za předpokladu dodržení základních zásad. Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU tyto Postupy jsou závazné pro zadavatele zakázek malého rozsahu, které jsou spolufinancované z IOP. V současné době probíhají práce na novelizaci Závazných postupů. Zadavatel veřejné zakázky Otázka, zda je konkrétní osoba tzv. zadavatelem podle zákona, je zásadní pro určení dalších postupů v rámci zadávání, neboť pokud nesplňuje definici zadavatele, nemusí taková osoba zadávat zakázky podle zákona. Zákon hovoří o třech druzích zadavatelů: 1. Veřejným zadavatelem podle 2 odst. 2 zákona jsou: Česká republika, Organizační složky státu, Státní příspěvkové organizace, Územní samosprávné celky, 5

6 Příspěvkové organizace zřízené územním samosprávným celkem, Veřejnoprávní právnické osoby (podle zákona tzv. jiné právnické osoby). 2. Dotovaným zadavatelem podle 2 odst. 3 zákona může být jakákoli fyzická či právnická osoba, která zadává veřejnou zakázku popsanou v zákoně v. 3. Sektorovým zadavatelem podle 2 odst. 6 zákona může být opět jakákoli fyzická či právnická osoba, která vykonává tzv. relevantní činnost uvedenou v zákoně vi. Pokud zadavatel nespadá ani do jedné z výše uvedených skupin, není povinen se při zadávání zakázek řídit zákonem. V takovém případě je nutné brát v potaz charakter zadávané zakázky, např. pokud jde o zakázku v rámci projektu, musí se její zadavatel řídit Postupy. Také samotná skutečnost, že osoba naplňuje znaky zadavatele veřejné zakázky, neznamená, že dané zadávací řízení spadá automaticky pod režim zákona. Dalším určujícím předpokladem je, zda se vůbec jedná o veřejnou zakázku a následně hodnota této veřejné zakázky. Cena tzv. předpokládaná hodnota zakázky pro účely tohoto Manuálu je předpokládaná cena za plnění zakázky bez DPH, která se stanoví podle charakteru jednotlivých zakázek takto: předpokládaná výše celkového peněžitého závazku zadavatele za dobu účinnosti smlouvy, má-li být smlouva uzavřena na dobu určitou (nejčastější případ), skutečná cena uhrazená během předcházejících 12 měsíců, upravená o změny, které lze očekávat během následujících 12 a více měsíců v případě opakujících se nebo trvajících dodávek nebo služeb, součet předpokládaných hodnot jednotlivých dodávek, které mají být pořízeny během následujících 12 a více měsíců v případě opakujících se nebo trvajících dodávek nebo služeb. Zadávací řízení nebo též výběrové řízení je postup, který je upraven buď zákonem, nebo jinými závaznými postupy (Postupy, interní předpisy), jehož cílem je výběr nejvhodnějšího dodavatele plnění, které zadavatel poptává. Rozlišujeme dva základní druhy zadávacích řízení: 1. zadávací řízení podle zákona a 6

7 2. zadávací řízení mimo režim zákona např. zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. V zákoně upravená zadávací řízení můžeme rozlišit na tyto druhy vii : otevřené řízení, zjednodušené podlimitní řízení, užší řízení, jednací řízení s uveřejněním, jednací řízení bez uveřejnění, soutěžní dialog. Zákon dále upravuje i tzv. soutěž o návrh, nicméně jde o samostatný institut, nikoli další druh zadávacího řízení. To, jaký druh zadávacího řízení bude v konkrétním případě použit, určuje hodnota veřejné zakázky či okolnosti jejího zadávání. Zadavatel se může rozhodnout, zda dobrovolně nepovede zadávací řízení v přísnějším režimu (např. jeho veřejná zakázka by mohla být zadávána ve zjednodušeném podlimitním řízení, zadavatel se však rozhodne pro řízení otevřené, nebo veřejná zakázka je zakázkou malého rozsahu, zadavatel ji ale může zadávat v řízení v režimu zákona) přísnější režim je vhodný tam, kde se předpokládaná hodnota zakázky výrazně přibližuje mezní hranici pro rozdělení zakázek na veřejné zakázky malého rozsahu, podlimitní a nadlimitní veřejné zakázky. 7

8 Pro určení režimu zadávacího řízení platí tento postup: Zadavatel podle zákona ano ANO Veřejná zakázka zakázka ano Druh veřejné zakázky NE Zadávací řízení mimo režim zákona Veřejná zakázka VZMR malého rozsahu Předpokládaná hodnota veřejné zakázky podlimitní či nadlimitní veřejná zakázka Zadávací řízení v režimu zákona Druh zadávacího řízení 1.2 Členění zakázek Cílem této kapitoly bude vymezení členění zakázek z různých hledisek včetně jejich kombinace: - Členění zakázek dle jejich předmětu - Členění zakázek dle jejich předpokládané hodnoty - Členění zakázek dle typu zadavatele Členění zakázek dle jejich předmětu: Veřejné zakázky můžeme členit podle jejich předmětu viii na: zakázky na dodávky, zakázky na stavební práce, zakázky na služby. Členění zakázek dle jejich předpokládané hodnoty: Veřejné zakázky podle jejich předpokládané hodnoty ix můžeme zjednodušeně členit takto x (pozn.: o zjednodušené dělení se jedná proto, že nelze bez dalšího prohlásit, že určitá 8

9 zakázka je, či není např. podlimitní, neboť vedle její hodnoty je nutné také zohlednit typ zadavatele, který tuto veřejnou zakázku zadává): 1. Veřejné zakázky malého rozsahu: veřejné zakázky na dodávky a služby: jejich předpokládaná hodnota nedosáhne výše ,- Kč bez DPH, veřejné zakázky na stavební práce: jejich předpokládaná hodnota nedosáhne výše ,- Kč bez DPH, Pro zakázky spolufinancované z Integrovaného operačního jsou pak zakázky malého rozsahu členěny dále podle finančních limitů stanovených Závaznými postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU do následujících kategorií: Zakázky malého rozsahu 1. kategorie Jedná se o zakázky na služby, na dodávky, jejichž předpokládaná hodnota bez DPH nedosahuje Kč, a na stavební práce, jejichž hodnota bez DPH nedosahuje Kč. Finanční limit pro zakázky malého rozsahu 1. kategorie: na dodávky a služby částky < Kč bez DPH na stavební práce částky < Kč bez DPH Zakázky malého rozsahu 2. kategorie Jedná se o zakázky na služby a na dodávky, jejichž předpokládaná hodnota bez DPH činí nejméně Kč, ale nedosáhne Kč, a zakázky na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota bez DPH činí nejméně Kč a nedosáhne Kč. Finanční interval pro zakázky malého rozsahu 2. kategorie: na dodávky a služby částky Kč kategorie 2 < Kč na stavební práce částky Kč kategorie 2 < Kč Zakázky malého rozsahu 3. kategorie Jedná se o zakázky na dodávky a služby, jejichž předpokládaná hodnota bez DPH dosahuje nejméně Kč, a nedosahuje Kč, a zakázky na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota bez DPH dosahuje nejméně Kč a nepřesáhne Kč. 9

10 Finanční interval pro zakázky malého rozsahu 3. kategorie: na dodávky a služby částky Kč kategorie 3 < Kč na stavební práce částky Kč kategorie 3 < Kč 2. Podlimitní veřejné zakázky: veřejné zakázky na dodávky a služby: jejich předpokládaná hodnota nedosáhne výše ,- Kč bez DPH, ,- Kč bez DPH nebo ,- Kč bez DPH (viz níže), veřejné zakázky na stavební práce: jejich předpokládaná hodnota nedosáhne výše ,- Kč. 3. Nadlimitní veřejné zakázky: veřejné zakázky v hodnotě nad uvedené limity. Členění zakázek dle jejich zadavatele: Pro různé kategorie zadavatelů a pro různé druhy veřejných zakázek jsou dané limity nastaveny různě. Toto se týká pouze veřejných zakázek na dodávky a na služby. U veřejných zakázek na stavební práce je limit jednotný. Podrobně viz následující tabulky: Veřejné zakázky na dodávky: Zadavatel Finanční limit, od kterého se jedná o nadlimitní veřejnou zakázku Česká republika organizační složky státu státní příspěvkové organizace územní samosprávné celky příspěvkové organizace zřízené ÚSC veřejnoprávní právnické osoby sektorový zadavatel Veřejné zakázky na služby: V případě služeb rozhoduje vedle typu zadavatele i druh služeb, které jsou předmětem veřejné zakázky. 10

11 Zadavatel Druh zadávaných služeb Finanční limit, od kterého se jedná o nadlimitní zakázku služby v příloze č. 2 k zákonu Česká republika určité služby v příloze č. 1 k zákonu (kategorie 5 a 8) ostatní služby služby v příloze č. 2 k zákonu organizační složky státu určité služby v příloze č. 1 k zákonu (kategorie 5 a 8) ostatní služby státní příspěvkové organizace služby v příloze č. 2 k zákonu určité služby v příloze č. 1 k zákonu (kategorie 5 a 8) ostatní služby územní samosprávné celky nerelevantní příspěvkové organizace zřízené ÚSC nerelevantní veřejnoprávní právnické osoby nerelevantní dotovaný zadavatel nerelevantní sektorový dodavatel nerelevantní Pokud se hodnota vaší veřejné zakázky blíží limitu (např. jde o hodnotu ,- Kč bez DPH), doporučujeme zadávat veřejnou zakázku v přísnějším režimu, v tomto případě tedy nikoli mimo režim zákona, ale podle některého z druhů zadávacích řízení uvedených v zákoně. Může se totiž stát, že např. v podlimitním řízení překročí nejnižší nabídková cena daný limit a vysoutěžená zakázka bude mít hodnotu např. nadlimitní zakázky. Tato skutečnost by byla důvodem pro zrušení celého řízení. 11

12 1.3 Kombinace požadavků na zadávání zakázek Cílem této podkapitoly bude vysvětlení nutnosti dodržovat kombinované požadavky na zadávání zakázek ve třech úrovních: - Požadavky zákona Požadavky Postupů - Požadavky dle interních předpisů zadavatele příjemce Kombinaci požadavků lze demonstrovat i graficky: Požadavky zákona Požadavky Závazných postupů IOP Veřejná zakázka v rámci projektu spolufinancovaného z IOP Požadavky Interních předpisů příjemce Pokud zadavatel zadává veřejnou zakázku v režimu zákona, je povinen držet se postupů stanovených v jeho jednotlivých ustanoveních. Jak zákon, tak i Postupy nastavují vždy pouze minimální požadavky na jednotlivé úkony, zadavatel si vždy může stanovit podmínky přísnější. Zákon ani Postupy nikdy nevylučují použití zadavatelových přísnějších interních pravidel pro zadávání veřejných zakázek. V případě nedodržení podmínek Postupů či dokonce zákona se zadavatel nikdy nemůže odvolávat na vlastní interní předpisy a naopak, vždy je tedy nutné kombinovat postupy, které stanoví všechny tyto předpisy, které jsou pro konkrétného zadavatele závazné. 12

13 1. Zadávání zakázek v režimu zákona Manuál úspěšného žadatele a příjemce v IOP Zadávání v režimu zákona je buď povinností zadavatele, nebo i jeho dobrovolnou volbou. Zadavatel dodržuje povinné postupy konkrétního druhu zadávacího řízení tak, jak je stanoví zákon. Vždy však musí reflektovat i povinnosti, které mu vznikají díky tomu, že jeho zakázka je hrazena z dotací. Konkrétně se jedná o tyto povinnosti nad rámec zákona: Zadavatel řádně zdokumentuje stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Zadavatel vedle Výzvy k podání nabídek resp. Oznámení o zahájení výběrového řízení xi musí oznámit zahájení zadávacího řízení i na vlastních webových stránkách. Totéž platí i o výsledku řízení. Zadavatel je povinen dodržet pravidla pro publicitu dle Pravidel pro provádění informačních a propagačních opatření, a to na všech podkladech, které tvoří dokumentaci zadávacího řízení. Tato povinnost v rámci IOP vzniká až po vydání právního aktu. Zadavatel musí zajistit, aby ve smlouvě s dodavatelem, která bude na základě zadávacího řízení uzavřena, byly stanoveny veškeré povinnosti, které požaduje operační program, tedy např. povinnost dodavatele umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu dokladů, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci Pokud má zadavatel interními předpisy stanoveny další povinnosti, které musí při vedení zadávacího řízení dodržet, je povinen zkombinovat všechny postupy tak, aby zadávací řízení bylo v souladu se všemi pro zadavatele závaznými předpisy. Zadávání zakázek v režimu Závazných postupů V situaci, kdy zadavatel nemá povinnost zadávat zakázku podle zákona (jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu, nebo zadavatel nespadá do kategorie zadavatelů vymezených v 2 zákona), řídí se pouze Postupy, respektive Postupy a interními předpisy, pokud je má. I zde platí to samé, co bylo uvedeno výše o souladu interních předpisů s ostatními předpisy. Lze však jen doporučit, aby zadavatel při zadávacím řízení nahlížel do zákona a sladil obsah dokumentů s požadavky, které zákon stanoví, vyhne se tak jakýmkoli nejasnostem. 13

14 Zadávání zakázek s aplikací interních předpisů příjemce Při zadávání zakázek spolufinancovaných z IOP nikdy nemůže dojít k situaci, kdy by zadavatel postupoval výhradně podle vlastních interních předpisů vždy bude mít povinnost řídit se také Postupy. Aplikování interních předpisů příjemce nemůže být v rozporu s Postupy nebo zákonem, ale může nastavit podmínky přísnější pro zadavatele, než stanoví Postupy, nebo výhodnější pro uchazeče, zejména co se týče délky lhůt, způsobu zveřejnění apod. 1.4 Správné postupy pro jednotlivé druhy zakázek Cílem této kapitoly bude vysvětlení správných postupů pro jednotlivé druhy zakázek (jak z hlediska jejich předpokládané hodnoty, tak i druhu zakázky), kdy členění bude v souladu s členěním dle Pokynu i zákona. Podkapitola je rozdělena na dvě části: Společné postupy bez ohledu na velikost zakázky Postupy specifické pro jednotlivé druhy zakázek Postupy zadávání společné pro všechny druhy veřejných zakázek Bez ohledu na velikost zakázky je zadavatel povinen vždy a bez dalšího dodržovat základní zásady zadávacího řízení, které jsou podrobně rozvedeny v Postupech. Pokud při některém úkonu v rámci zadávacího řízení získáte pochybnosti o jeho správnosti, vždy jej uvažujte v kontextu naplnění výše uvedených zásad. V případě, že si nejste jisti, zda je s nimi takový úkon v souladu, zvolte vždy jiný postup. Zadavatel by měl vždy usilovat o to, aby veškeré jeho kroky a postupy byly řádně dokumentovány. Veškerá dokumentace, která byla vytvořena v souvislosti se zadáním zakázky, bude předkládána při kontrolách zadávacího řízení a také při první žádosti o platbu. Navíc tím, že bude vše dokladováno, se předejde možným průtahům s platbami dotací. Při výzvě k předložení podkladů zadávacího řízení by tedy zadavatel měl předložit všechny doklady, které k veřejné zakázce má od prvotního záznamu o stanovení předpokládané hodnoty po doklad o zveřejnění výsledku zadávacího řízení, a tam, kde se jednalo o odesílání určitých dokumentů (např. Výzvy k podání nabídek), zadavatel musí předložit i všechny doručenky, předávací protokoly atd. 14

15 Dále je nutné si uvědomit, že zadavatel musí zabránit jakémukoli protiprávnímu jednání v souvislosti se zadáváním. Tím se rozumí jednak tzv. inside trading situace, kdy by zakázky byly zadávány v rámci zadavatele (např. vlastním zaměstnancům nebo rodinným příslušníkům), tak také často hrozí snahy o korupční jednání ze strany dodavatelů. V obou případech se jedná o skutkové podstaty trestných činů a zadavateli by tedy hrozil postih nejen v rámci oblasti uznatelnosti výdajů, správního práva, ale také postih trestní. Obecně lze říci, že postup, který se při zadávacím řízení uplatní vždy, sestává z následujících kroků: 1. Vymezení předmětu zakázky (služby, dodávky, stavební práce) 2. Vymezení předpokládané hodnoty zakázky 3. Vymezení obchodních, platebních a dodacích podmínek 4. Stanovení požadavků na zpracování nabídkové ceny 5. Zveřejnění zakázky 6. Hodnocení nabídek 7. Zrušení zadávacího řízení Ad 2) Vymezení předpokládané hodnoty zakázky Vymezení předpokládané hodnoty veřejné zakázky je krok, který by nikdy neměl být opominut. Je samozřejmé, že zadavatel určí, jakou přibližnou cenu bude zakázka mít, nicméně je nutné, aby tento krok zdokumentoval. Záznam o stanovení předpokládané hodnoty bude zadavatel vždy předkládat při kontrole veřejné zakázky. Předpokládanou hodnotu stanoví zadavatel pomocí informací o cenách zakázek s obdobným plněním. Pokud takovými informacemi nedisponuje, provede průzkum trhu. Při průzkumu trhu nesmí zadavatel sdělovat informace rozhodné pro zadání zakázky, kterými by mohl zvýhodnit dotazované vůči dalším potenciálním účastníkům zadávacího řízení (tedy nesmí jim např. poskytnout zadávací podklady). Dotazy musí být formulovány dostatečně obecně. Při stanovení předpokládané hodnoty musí zadavatel dbát těchto pravidel: Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby záměrně snížil předpokládanou hodnotu veřejné zakázky pod limit rozhodný pro postup při zadávání. Důvodem je skutečnost, že zakázky s nižší hodnotou jsou zadávány postupy jednoduššími (tzv. zásada proporcionality), tedy pro zadavatele příznivějšími. 15

16 Problematika dělení předmětu veřejných zakázek za tímto účelem je ze strany kontrolních orgánů vskutku bedlivě sledována. Při stanovení předpokládané hodnoty je zadavatel povinen sečíst hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb, které hodlá v průběhu účetního období pořídit. Ideální řešení v případě pochybností, zda můžete veřejnou zakázku rozdělit na více částí, je rozdělení veřejné zakázky na části v rámci jediného výběrového řízení obdobně jako v 98 zákona. Prakticky jde o to, že probíhá jedno zadávací řízení, v němž je zadávána jedna veřejná zakázka, přičemž zadavatel definuje její jednotlivé části. Uchazeči pak mohou podat nabídku na všechny části, či jen na některé. Tento postup není diskriminační. Příklad k doporučení: V zadávací dokumentaci může být uvedeno: Zadavatel stanoví, že předmět veřejné zakázky je rozdělen na tyto části:. Uchazeči mohou podat nabídku na každou část samostatně i na všechny části dohromady. Zadavatel musí v zadávací dokumentaci uvést cenu, nikoli cenový limit, např. předpokládaná cena veřejné zakázky je stanovena do ,- Kč bez DPH. Takový postup by byl hrubým porušením pravidel zadávání veřejných zakázek a přímo směřuje k úvahám o záměrném dělení předmětu veřejné zakázky za účelem dosažení režimu příznivějšího pro zadavatele. Zadavatelé jsou však oprávněni stanovit, že předpokládaná hodnota zakázky je současně hodnotou maximální pro stanovení nabídkových cen. Dokonce může jít zadavatel tak daleko, že nabídky, které budou obsahovat vyšší nabídkovou cenu, než jaká je předpokládaná hodnota veřejné zakázky, budou vyloučeny. Ad 3) Vymezení obchodních, platebních a dodacích podmínek Zadavatel je vždy povinen v zadávací dokumentaci stanovit obchodní podmínky, na základě kterých bude probíhat plnění zakázky. Může tak učinit dvěma způsoby: V zadávací dokumentaci vymezí základní obchodní podmínky (platební, dodací, sankční atd.) s tím, že uchazeč v rámci své nabídky předloží vlastní návrh smlouvy, v němž povinně začlení tyto podmínky stanovené zadavatelem. Tato cesta je pro zadavatele pohodlnější v tom smyslu, že nemusí vytvářet návrh smlouvy, nicméně je zde riziko, že uchazeč do smlouvy včlení i ustanovení, která budou pro zadavatele nevýhodná. Určitým rizikem je také skutečnost, že pokud si zadavatel v zadávacích podkladech vyhradí, že v případě nedodržení všech obchodních podmínek v návrhu 16

17 smlouvy, bude uchazeč vyloučen může dojít k tomu, že v řízení nezbude žádná nabídka (neboť pochybení uchazečů při tvorbě smluv jsou častým problémem) a řízení bude muset být zrušeno a vyhlášeno znovu. Zadavatel může k zadávací dokumentaci přiložit vlastní návrh smlouvy, ve kterém budou veškeré obchodní podmínky uvedeny. Tento způsob pro něj znamená větší právní jistotu, ale je náročnější, neboť zadavatel nemusí znát všechny nuance obchodních závazků a může některé skutečnosti opomenout. Ať už se zadavatel rozhodne pro kteroukoli cestu, vždy by měl dbát na to, aby uvedl alespoň tyto obchodní podmínky: - Dodací podmínky - Platební podmínky - Sankční ujednání - Podmínky ukončení smlouvy - Podmínky stanovené Postupy: Povinnost dodavatele umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu dokladů, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci. Povinnost uchovávat veškerou dokumentaci související s realizací Projektu, včetně účetních dokladů v souladu s článkem 90 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 minimálně do konce roku 2021, a pokud je v českých právních předpisech stanovena lhůta delší než v evropských předpisech, musí být pro úschovu použita delší lhůta. Každý originální účetní doklad musí obsahovat informaci, že se jedná o projekt Integrovaného operačního programu a musí být označen číslem projektu. Poskytovatel plnění je povinen do konce roku 2021 za účelem ověřování plnění povinností vyplývajících z podmínek programu IOP poskytovat požadované informace a dokumentaci zaměstnancům nebo zmocněncům pověřených orgánů (OSF MV ČR, MMR, Ministerstva financí, Evropské komise, Evropského účetního dvora, Nejvyššího kontrolního úřadu, příslušného finančního úřadu a dalších oprávněných orgánů státní správy) a je povinen vytvořit výše uvedeným osobám podmínky k provedení kontroly, vztahující se k realizaci Projektu a poskytnout jim při provádění kontroly součinnost. Poskytovatel plnění je povinen provádět informační a propagační opatření na základě Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006, kde je mimo jiné stanovena odpovědnost příjemců, pokud jde o informační a propagační opatření pro veřejnost. 17

18 Poskytovatel plnění je povinen zajistit, aby povinnosti ve vztahu k Projektu do konce roku 2021 plnili také partneři a dodavatelé podílející se na projektu. Ad 4) Stanovení požadavků na zpracování nabídkové ceny Zadavatel by si měl uvědomit, jakým způsobem bude hodnotit nabídky, tedy jakým způsobem stanovit požadavky na zpracování nabídkové ceny tak, aby nabídky byly vzájemně porovnatelné. Jako nejtransparentnější a nejpohodlnější způsob pro obě strany (uchazeče i hodnotící komisi) se jeví cesta, kdy zadavatel přiloží k zadávací dokumentaci slepý výkaz požadovaného plnění s uvedením výměr či počty kusů a uchazeči do něj pouze doplní své jednotkové ceny a cenu celkovou. Tento způsob však není vždy možný, např. u služeb. Zde musí zadavatel co nejprecizněji definovat předmět veřejné zakázky. Uchazeči pak uvádějí cenu za celé plnění či cenu za jednu člověkohodinu či člověkoden poskytování služeb. V případě, kdy zadavatel není schopen předmět veřejné zakázky definovat tak, aby uchazeči na jeho základě mohli určit nabídkovou cenu (např. se jedná o poskytování služeb, nicméně zadavatel nemá představu o tom, kolik služeb bude čerpat), je vhodné veřejnou zakázku zadat pomocí uzavření rámcové smlouvy s jediným uchazečem. Na základě takové rámcové smlouvy jsou pak konkrétní plnění pořizována formou objednávek do vyčerpání limitu, který zadavatel určil. I zde však platí, že zadavatel musí postupovat transparentně a v zadávacích podkladech je tedy nutné vymezit předmět zakázky a jeho předpokládaný rozsah co nejprecizněji. Ad 5) Zveřejnění zakázky V souladu s principem proporcionality je uchazeč povinen přiměřeně k hodnotě veřejné zakázky zajistit uveřejnění zahájení jejího zadávání. Obecně platí, že čím je hodnota veřejné zakázky vyšší, tím vyšší jsou také požadavky na uveřejňování, pouze zakázky s předpokládanou hodnotou do ,- Kč bez DPH nemusí zadavatel nikde zveřejňovat. Zadavatel je také vždy (u veřejných zakázek s předpokládanou hodnotou od ,- Kč bez DPH) povinen uveřejnit výsledek zadávacího řízení. Pokud zadavatel zveřejňoval zahájení zadávacího řízení pouze na svých webových stránkách, postačí, když uveřejní výsledek řízení zde. Pokud však šlo o povinnost zveřejňovat na tzv. centrální adrese v Informačním systému o veřejných zakázkách ( musí zadavatel zveřejnit výsledek zadávacího řízení stejným způsobem. 18

19 Ad 6) Hodnocení nabídek Manuál úspěšného žadatele a příjemce v IOP Kromě zakázek s předpokládanou hodnotou do ,- Kč bude vždy nutné provést hodnocení nabídek, které uchazeči podali do zadávacího řízení. Toto hodnocení provádí buď jediná pověřená osoba (u zakázek s hodnotou ,- Kč ,- Kč) či tzv. hodnotící komise. Hodnocení probíhá podle předem stanovených hodnotících kriterií, která zadavatel uvede v zadávací dokumentaci. Rozlišujeme tato dvě základní hodnotící kriteria: a) Nejnižší nabídková cena b) Ekonomická výhodnost nabídky Pokud je hodnotícím kriteriem pouze nejnižší nabídková cena, je na zadavateli, zdali bude hodnotit cenu bez, či včetně DPH (pokud tak neučiní, hodnotí se automaticky cena bez DPH). Hodnotící komise pak určí pořadí nabídek podle výše jejich nabídkové ceny a vítěznou nabídkou bude ta, jejíž uchazeč nabídl nejnižší nabídkovou cenu. Toto řešení je vhodné např. u jednodušších staveb či veřejných zakázek na dodávky. Pokud zadavatel zvolí druhou možnost, tedy tzv. ekonomickou výhodnost nabídky, musí definovat tzv. dílčí hodnotící kriteria, z nichž jedním musí být vždy cena. Ostatní dílčí kriteria si určí zadavatel sám podle konkrétních potřeb, může se jednat o kvalitu metodologie poskytovaných služeb, nabízenou výši smluvní pokuty, délku záruční doby atd. Těmto dílčím hodnotícím kriteriím zadavatel určí váhu, tedy důležitost v rámci hodnocení, součet těchto vah musí být vždy 100. Doporučujeme stanovit váhu dílčího hodnotícího kriteria cena alespoň 50 %. V rámci těchto dílčích kriterií mohou být stanovena tzv. subkriteria. Způsob hodnocení u nejnižší nabídkové ceny je jasný pořadí záleží pouze na nabízené ceně. V případě ekonomické výhodnosti bude postup složitější. Zadavatel musí vždy přesně definovat, co a jakým způsobem bude u jednotlivých kriterií hodnoceno (tedy jaké skutečnosti bude hodnotící komise brát jako relevantní, za co budou přiřazovány kladné body a co bude hodnoceno záporně). 19

20 Příklad: Manuál úspěšného žadatele a příjemce v IOP Hodnotící komise provede hodnocení nabídek podle hodnotících kritérií uvedených v zadávací dokumentaci. Zadavatel zvolil jako základní hodnotící kritérium ekonomickou výhodnost nabídky. Nabídky budou posuzovány podle dílčích hodnotících kriterií, kterými jsou: 1) Výše nabídkové ceny za jednu hodinu poskytování služby s váhou 60 % 2) Metodologie realizace zakázky s váhou 40 % V rámci dílčího hodnotícího kriteria ad 2) byla stanovena tato subkriteria: 2a) Popis metodologie a přístupu k plnění aktivit veřejné zakázky s váhou 30 % 2b) Výše nabízené smluvní pokuty s váhou 30 % 2c) Délka nabízené záruční doby s váhou 40 % V rámci subkriteria ad 2a) bude hodnoceno zejména: V rámci subkriteria ad 2b) bude hodnocena výše nabízené smluvní pokuty stanovená jako nabízená výše smluvní pokuty v Kč za jeden den prodlení. Zadavatel stanoví, že nejvyšší přípustná smluvní pokuta činí ,- Kč / den. V rámci subkriteria ad 2c) bude hodnocena délka nabízené záruční doby stanovená v měsících. Zadavatel stanoví, že nejdelší možná záruční lhůta činí 120 měsíců. Je vhodné, aby zadavatel určil maximální hranice, neboť uchazeči by mohli nabízet nereálná plnění (např. smluvní pokuta ve výši Kč za den prodlení), aby zkreslili výsledek hodnocení ve svůj prospěch. Způsob hodnocení nabídek Hodnotící kritérium, u něhož je nejvýhodnější minimální hodnota (dílčí hodnotící kriterium ad 1)) se hodnotí tak, že nejnižší hodnotě je přiřazeno 100 bodů. Ostatní hodnocené nabídky získají bodovou hodnotu, která vznikne výpočtem dle tohoto vzorce: Nejvýhodnější nabídka 100 x Hodnocená nabídka Hodnotící kriterium, u něhož je nejvýhodnější maximální hodnota (subkriteria 2b) a 2c)) se hodnotí tak, že nejvyšší hodnotě je přiřazeno 100 bodů. Ostatní hodnocené nabídky získají 20

21 bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru: hodnocená nabídka / nejvýhodnější nabídka. Lze použít vzorec: Hodnocená nabídka 100 x Nejvýhodnější nabídka Dílčí hodnotící kritérium, u něhož nelze vyjádřit výslednou hodnotu číselně (dílčí hodnotící kriterium 2a)), se hodnotí tak, že hodnotící komise sestaví pořadí nabídek od nejvhodnější k nejméně vhodné a přiřadí nejvhodnější nabídce 100 bodů a ostatním nabídkám takový počet bodů, který odpovídá míře splnění kritéria v poměru k nejvhodnější nabídce. Hodnotící komise slovně odůvodní přiřazení bodové hodnoty. 1. Bodová hodnota subkriteria, vypočtená podle výše popsaného způsobu, bude násobena vahou subkriteria. 2. Takto získané body za subkriteria se sečtou a získá se bodové ohodnocení v rámci celého dílčího hodnotícího kriteria ad 2). 3. Tento celkový počet bodů za celé dílčí hodnotící kriterium se vynásobí vahou tohoto dílčího kriteria. 4. Taktéž body v rámci dílčího hodnotícího kriteria ad 1) se vynásobí vahou dílčího hodnotícího kriteria. 5. Takto získané body za obě dílčí hodnotící kriteria se sečtou a je dán výsledný počet bodů pro určení konečného pořadí nabídek tak, že nejvýhodnější je ta nabídka, která získá nejvyšší celkový počet bodů. 6. V případě rovnosti bodových hodnot dvou či více nabídek rozhoduje o celkovém pořadí nabídek pořadí v kritériu nabídková cena (pouze příklad, zadavatel si může určit jinak). Samotné hodnocení nabídek však není jedinou náplní činnosti komise. Můžeme rozeznat tyto fáze: Otevírání obálek s nabídkami pro tuto činnost může zadavatel ustanovit samostatnou komisi. Jedná se o činnosti spojené s kontrolou formální úplnosti nabídek, tedy potvrzení, zda je nabídka zpracována v českém jazyce, obsahuje všechny požadované dokumenty a tyto dokumenty jsou podepsány uchazečem, či jinou osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. V této fázi není posuzován obsah podkladů předložených v nabídce. 21

22 Posuzování nabídek provádí hodnotící komise (či pověřená osoba). Zde se již zkoumá obsah nabídky, zdali splňuje požadavky, které byly stanoveny v zadávací dokumentaci. Hodnocení nabídek proces popsaný výše. Hodnocení je pro různé druhy zakázek rozdílné, nicméně určité dokumenty, které je nutné z hodnocení pořídit, jsou pro všechny zakázky společné: Jmenování členů a náhradníků hodnotící komise/pověření osoby. Seznam doručených nabídek. Čestná prohlášení osob podílejících se na hodnocení o nestrannosti a mlčenlivosti. Zápis/Protokol o otevírání obálek. Zápis/Protokol z posouzení a hodnocení nabídek. Ad 7) Zrušení zadávacího řízení Zadavatel se může dostat do situace, kdy bude muset probíhající výběrové řízení zrušit ať už vinou objektivních skutečností či z důvodů na jeho straně. Ať už je důvodem zrušení cokoli, lze tento úkon provést pouze do okamžiku uzavření smlouvy. Můžeme rozlišit situace, kdy je možné a kdy nutné výběrové řízení zrušit. Zadavatel je povinen o zrušení výběrového řízení neprodleně informovat všechny uchazeče, kteří nebyli dosud vyřazení. Zadavatel musí mít pro zrušení zadávacího řízení objektivní důvody, které bude povinen sdělit při kontrole průběhu řízení. Tyto důvody jsou vymezeny v zákoně a v Závazných postupech a mohou být uvedeny i v interních předpisech zadavatele. 1.5 Nejčastější chyby při zadávání zakázek Cílem této kapitoly je vymezení nejčastějších chyb při zadávání zakázek v jednotlivých oblastech a fázích zadávání veřejných zakázek. V této podkapitole budou uvedeny nejčastější chyby při zadávání veřejných zakázek v následujícím členění: 1) Systémové nedostatky chyby a nedostatky, které se objevují průřezově bez ohledu na velikost nebo druh zakázky 2) Chyby při zpracování zadávací dokumentace s následujícím podrobným členěním: a. Vymezení předmětu zakázky. 22

23 b. Stanovení předpokládané hodnoty zakázky. c. Nastavení kvalifikačních předpokladů zejména pak s akcentem na technické kvalifikační předpoklady. d. Nastavení hodnotících kritérií. e. Specifikace nabídkové ceny. f. Nastavení dodacích, obchodních a platebních podmínek. g. Vymezení časového rámce zadávacího řízení, stanovení lhůt. 3) Způsob zveřejnění zakázky s členěním: a. Obecné chyby a nedostatky při zveřejnění zakázky a oslovení potenciálních dodavatelů. b. Specifické chyby a nedostatky při zveřejnění zakázky a oslovení potenciálních dodavatelů dle požadavků příslušného operačního programu. 4) Průběh lhůty pro podání nabídek. 5) Otevírání obálek, posouzení nabídek. 6) Hodnocení nabídek s členěním: a. Formální nedostatky při hodnocení nabídek. b. Nesprávné postupy při hodnocení nabídek, zejména dle kvalitativních hodnotících kritérií a neobjektivnost hodnocení. c. Nedodržení postupů a požadavků stanovených Postupy. 7) Nedodržení podmínek stanovených IOP zejména v oblasti publicity. 8) Rozhodnutí o výběru, jiná rozhodnutí zadavatele. 9) Oznámení výsledků zadávacího řízení 10) Uzavření smlouvy. U každé z uvedených chyb pak budou uvedeny návrhy řešení, případně variantní řešení, kde existuje. Ad 1) Systémové nedostatky Obecně lze říci, že těmito systémovými nedostatky jsou pochybení týkající se všech činností spjatých se zadáváním veřejných zakázek. Řešením je dodržování základních zásad výběrových řízení, jak už bylo několikrát zmíněno. Ad 2) Chyby při zpracování zadávací dokumentace a) Vymezení předmětu veřejné zakázky Zde často dochází ke dvěma krajním postupům příliš obecné vymezení předmětu nebo vymezení příliš konkrétní. První postup znamená porušení zásady transparentnosti, neboť uchazeči nemají jistotu o tom, co bude budoucím plněním a hlavně, jakým 23

24 způsobem stanovit nabídkovou cenu. Dochází tak k podání neporovnatelných nabídek a jediným legálním způsobem, jak se s touto situací vyrovnat, je zrušení celého řízení. Druhá situace pak znamená porušení zásady nediskriminace. Jde o to, že zadavatel uvede v zadávacích podkladech tzv. obchodní názvy (např. konkrétní značky stavebních materiálů, software), což je opět hrubým porušením základní zásady zásady nediskriminace. Zadavatel tedy musí dbát na to, aby zvolil postup právě mezi těmito dvěma krajními póly. Zadavatel nesmí uvádět konkrétní hodnoty (např. výkon, rozměry), pokud není takový postup odůvodněný předmětem zakázky. Řešením je stanovení krajních limitů (např. výkon minimálně xx, rozměry maximálně xx atd.). Ve výjimečných případech je zadavatel oprávněn do zadávacích podkladů uvést konkrétní obchodní názvy, nicméně vždy musí upozornit na to, že se jedná pouze o minimální standardy a umožnit uchazečům podání nabídek s jiným, kvalitativně a technicky obdobným řešením. c) vymezení kvalifikačních předpokladů Zadavatel musí přesně stanovit, jakou kvalifikaci má uchazeč splnit. U zakázek nad ,- Kč bez DPH musí jít o tzv. základní a profesní kvalifikační předpoklady podle zákona 53 a 54 zákona. Zadavatel musí vždy stanovit, jakým způsobem (předložením prostých či ověřených kopií, či originálů dokladů) a v jakém rozsahu, mají uchazeči kvalifikaci splnit. Rozsah kvalifikace Zadavatel musí stanovit, v jakém minimálním rozsahu mají uchazeči kvalifikaci prokazovat, což se týká situace, kdy zadavatel požaduje splnění tzv. ekonomických a finančních a technických kvalifikačních předpokladů. Tyto limity musí být stanoveny vzhledem k předpokládané hodnotě veřejné zakázky a maximální výše by měla činit dvojnásobek až čtyřnásobek předpokládané hodnoty veřejné zakázky. V případě, že zadavatel použije limity nepřiměřené předpokládané hodnotě veřejné zakázky, bude muset být schopen tento postup odůvodnit objektivními příčinami při kontrole veřejné zakázky. Např.: Zadavatel požaduje, aby uchazeč předložil pojistnou smlouvu (případně pojistný certifikát), jejímž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetí osobě s tím, že minimální výše pojistného plnění činí ,- Kč na jednu pojistnou událost (hodnota veřejné zakázky přitom činí např ,- Kč bez DPH). 24

25 d) Nastavení hodnotících kriterií Manuál úspěšného žadatele a příjemce v IOP Tyto postupy se týkají jen hodnocení dle ekonomické výhodnosti nabídky, kdy často dochází k tomu, že zadavatel stanoví hodnotící kriteria, která nemají přímý vztah k předmětu zakázky. Druhou chybou je, že často dochází ke směsování hodnotících kriterií a kvalifikačních předpokladů, např. kritéria jako je flexibilita, zkušenost uchazeče nebo připravenost k realizaci. Přitom dle věcné náplně a specifikace tyto požadavky zadavatele patří jednoznačně do prokazování kvalifikačních předpokladů zejména pak do technických kvalifikačních předpokladů, kterými mohou být významné služby poskytnuté v posledních 3 letech či požadavky na řešitelský tým uchazeče. Toto směšování je absolutně zakázáno a v případě nedodržení tohoto zákazu hrozí důsledky popsané v kapitole 1.6. Ad 3) Způsob zveřejnění zakázky Zadavatelé často nezveřejňují zahájení řízení či jeho ukončení na všech místech, kde by tak učinit měli. Nejčastěji se jedná o Informační systém o veřejných zakázkách ( zde pouze podlimitní a nadlimitní veřejné zakázky, s ohledem na druh výběrového řízení podle zákona), Úřední věstník EU ( určité služby, nadlimitní veřejné zakázky) či webové stránky zadavatele. Obecně je nutné, aby zadavatel vždy zveřejňoval alespoň na vlastních internetových stránkách. Ostatní zveřejnění jsou povinná či dobrovolná jak požaduje zákon. Pokud má zadavatel povinnost vyzývat k podání nabídky určitý počet dodavatelů, musí vyzvat pouze takové, o kterých má informace, že nabízejí požadované plnění na trhu a o kterých má informace, že jsou schopni požadované plnění řádně a včas dodat. Zadavatel nesmí vyzývat opakovaně stejný okruh dodavatelů, není-li to odůvodněno předmětem plnění veřejné zakázky či jinými zvláštními okolnostmi. Ad 4) Průběh lhůty pro podání nabídek V rámci tohoto okruhu chyb je nejproblematičtější oblast dodatečných dotazů k zadávacím podmínkám a odpovědím na ně. Nejčastěji se jedná o to, že zadavatel vůbec neumožní podávat dodatečné dotazy, že dotazy nejsou vyřizovány správným způsobem nebo není zohledněn vliv dotazů a odpovědí na běh lhůty pro podání nabídek. Skutečnost, že uchazeči mohou v průběhu lhůty pro podání nabídek požadovat po zadavateli vysvětlení zadávacích podmínek, vyplývá ze závazných předpisů. Zadavatel je pouze oprávněn vymezit, v jakém časovém úseku mohou uchazeči dotazy podávat. V zákoně je lhůta omezena pouze koncem lhůty pro podávání nabídek. Další častou chybou je stanovení více kontaktních osob pro přijímání a vyřizování dodatečných dotazů. 25

26 Ad 5) Otevírání obálek, posouzení nabídek Manuál úspěšného žadatele a příjemce v IOP Po skončení lhůty pro podání nabídek nastává fáze, kdy má hlavní slovo hodnotící komise, příp. zadavatelem pověřená osoba k vykonávání funkcí hodnotící komise. Nejčastějším pochybením pak je nerovný přístup k uchazečům při posuzování nabídek. Např. v případě chybějících dokumentů je jeden uchazeč vyzván k doplnění, avšak jiný uchazeč je vyloučen. Ad 6) Hodnocení nabídek a) Formální nedostatky Zadavatel je povinen stanovit způsob hodnocení vyčerpávajícím způsobem již v zadávací dokumentaci a ve výzvě k podání nabídek. Jedině tak je dodržena zásada transparentnosti. Dnes již neplatí Vyhláška č. 240/2004 Sb., která závazně uváděla postup hodnocení. Nicméně dané postupy se stále uplatňují. b) Nesprávné postupy při hodnocení Hodnotící komise se často dopouští pochybení, když nezdůvodňuje přiřazení bodů v rámci hodnocení tzv. subjektivních hodnotících kriterií, kde hodnocení neprobíhá na základě předem stanovených vzorců, ale vlastního posouzení členů komise. Prosté uvedení bodů rozhodně nestačí k odůvodnění výsledného pořadí nabídek, a pokud hodnotící komise neuvede důkladné slovní odůvodnění, proč nabídka získala konkrétní počet bodů, jedná se o porušení zásady transparentnosti. Může také nastat situace, kdy uchazeč podá tzv. neúplnou nabídku (nabídku, která neodpovídá požadavkům zadavatele na obsah a formu, které stanovil v zadávacích podkladech. Taková nabídka nemůže být předmětem hodnocení a hodnotící komise se může rozhodnout, zda ji přímo vyřadí, nebo vyzve uchazeče k jejímu doplnění, k čemuž mu poskytne dvoudenní lhůtu. Pokud by na základě neúplné nabídky byla uzavřena smlouva, šlo by o porušení základních zásad řízení. Zadavatel však nemůže vyloučit nabídku, která trpí vadami pouze formálního charakteru, které nemají vliv na transparentnost řízení (počet kopií nabídky, přiložení CD s elektronickou formou nabídky atd.). Ad 7) Nedodržení podmínek stanovených IOP Zadavatel je po vydání právního aktu povinen dodržovat informační povinnost o tom, že daná zakázka je hrazena z IOP. Tuto povinnost splní jednak daným tvrzením a také uváděním loga: 26

27 na všech dokumentech, které se k danému řízení vztahují (např. i na smlouvě s vítězným uchazečem). Dále jsou zadavatelé povinni předkládat zadávací podklady ke kontrole OSF a to ještě před vyhlášením zadávacího řízení. Ad 8) Rozhodnutí o výběru, jiná rozhodnutí zadavatele Na základě závěrů hodnotící komise rozhoduje zadavatel o výběru nejvhodnější nabídky, případně o vyloučení uchazeče ze zadávacího řízení. V rámci těchto úkonů zadavatele nedochází obvykle k závažným pochybením, nicméně může dojít k tomu, že např. zadavatel rozhodl odlišně než hodnotící komise, rozhodnutí zadavatele nebyla doručena všem relevantním osobám nebo rozhodnutí neobsahuje všechny podstatné náležitosti. Zadavatel má právo odchýlit se při svém rozhodnutí od názoru hodnotící komise, nicméně takový postup musí být řádně odůvodněný. Ad 9) Oznámení výsledků zadávacího řízení Ukončení zadávacího řízení je nutné zveřejnit. Podle hodnoty veřejné zakázky je tato povinnost dána buď v Informačním systému o veřejných zakázkách ( nebo v Úředním věstníku EU ( vždy však alespoň na webových stránkách zadavatele. Jedná se o poslední krok v rámci realizace výběrového řízení, na který zadavatelé často zapomínají. Ad 10) Uzavření smlouvy Na základě ukončeného zadávacího řízení je možno s vítězným uchazečem uzavřít smlouvu, ovšem i v tomto kroku jsou činěny chyby. Nejčastěji se jedná o tyto chyby: Smlouva není uzavřena v souladu s vítěznou nabídkou. Smlouva není uzavřena v souladu se zadávacími podmínkami. Obsah smlouvy není dostatečný. Smlouva neměla být vůbec uzavřena, řízení mělo být zrušeno. 1.6 Porušení pravidel zadávání zakázek a jejich důsledky Cílem této kapitoly je specifikace možných porušení pravidel pro zadávání zakázek v členění dle jejich závažnosti a dopadů na realizaci projektu. Základní úrovně členění porušení pravidel zadávání zakázek a jejich důsledky: 27

28 1) Nepodstatná porušení, která nemají vliv na způsobilost nákladů projektu drobná formální nebo formulační pochybení v zadávací dokumentaci, formulační nejasnosti, které neměly vliv na přípravu a podání nabídek a jejich hodnocení a následný výběr dodavatele. K odstranění pochybení této povahy často dochází na základě tzv. dodatečných informací k zadávacím podkladům, které zadavatel podává na základě dotazů uchazečů či bez nich z vlastní iniciativy. 2) Podstatná porušení pravidel, která mohou mít dle svého rozsahu a charakteru negativní dopad na způsobilost nákladů projektu např. nevyjasněné rozpory v předložených nabídkách, nedostatečné vymezení hodnotících kritérií a zejména jejich váhy. Významným rozhodujícím faktorem je u tohoto typu porušení pravidel skutečnost, zda je možno nedostatky opravit či doplnit, a to jak ve vztahu k subjektům zapojeným do zadání veřejné zakázky, tak vůči řídícímu orgánu nebo OSF MV ČR. Pokud dané nedostatky nelze opravit, je nutné zadávací řízení zrušit a rozhodně nikdy nelze uzavřít smlouvu s uchazečem, který by byl vybrán na základě řízení trpícího těmito vadami. 3) Podstatná porušení pravidel, která vyvolají nezpůsobilost nákladů projektu nebo projektu jako celku např. hodnocení nabídek, které nesplnily kvalifikaci, možné porušení zákona o veřejných zakázkách nebo jeho zásad, závažné rozpory v hodnotících kritériích mezi zadávací dokumentací a hodnocením nabídek (důvody, které měly vést ke zrušení zadávacího řízení) a také v případě kombinace problémů v oblasti administrativního a dokladového zajištění realizace a/nebo obsahového hodnocení výstupu nebo výstupů. Zde již dochází k situaci, kdy bylo výběrové řízení završeno smlouvou. Pokud již zadavatel použil poskytnuté veřejné prostředky v rozporu s některým z pravidel uvedených v Závazných postupech, může být jeho jednání posouzeno jako porušení rozpočtové kázně. Pří podezření na porušení rozpočtové kázně předá poskytovatel případ podle zákona č. 218/2000 Sb., rozpočtová pravidla, k rozhodnutí příslušnému finančnímu úřadu. Následkem porušení rozpočtové kázně je odvod ve výši porušení rozpočtové kázně, příp. odvod ve výši procenta z celkové částky poskytnutých prostředků určeného v právním aktu o poskytnutí podpory. 28

29 Porušil-li zadavatel při zadávání zakázky v rámci projektu IOP některé z pravidel, přičemž ale ještě nedošlo k čerpání veřejných prostředků, OSF zadavateli jeho výdaje jako nezpůsobilé neproplatí. Obecně platí, že ÚOHS nemá pravomoc rozhodovat ve věcech veřejných zakázek malého rozsahu, nicméně pokud jsou při jejich zadávání porušeny základní zásady výběrových řízení, může být pravomoc ÚOHS dána i zde. Důsledkem může být tedy nejen neuznatelnost nákladů, ale i další negativní důsledky plynoucí z konstatování ÚOHS, že se zadavatel dopustil některého ze správních deliktů, které jsou stanoveny v zákoně. 29