MĚSTO NOVÁ BYSTŘICE SMĚRNICE PRO ZADÁVÁNÍ A EVIDENCI VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU (VZMR)

Transkript

1 MĚSTO NOVÁ BYSTŘICE SMĚRNICE PRO ZADÁVÁNÍ A EVIDENCI VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU (VZMR) Schválená Radou města Nová Bystřice dne usnesením RM č. 167/2015. PLATNÁ OD: ROZSAH PŮSOBNOSTI: MĚSTO NOVÁ BYSTŘICE Základní a mateřská škola Technické služby města s.r.o. Lesní hospodářství Vypracoval: Budošová Š. 1

2 Čl. 1 Právní úprava (1) Tato směrnice upravuje v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění (dále jen zákon o veřejných zakázkách ), a v souladu s dalšími obecně platnými předpisy postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. (2) Veřejnou zakázkou malého rozsahu se dle zákona o veřejných zakázkách rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby Kč bez DPH nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce Kč bez DPH. Pokud jsou dále touto směrnicí stanoveny hodnoty veřejných zakázek, rozumí se tím vždy cena bez DPH. (3) Předpokládaná hodnota veřejné zakázky malého rozsahu se stanoví v souladu s 13 zákona na základě údajů a informací o zakázkách stejného či obdobného předmětu plnění. Nejsou-li k dispozici takové údaje, stanoví se předpokládaná hodnota na základě informací získaných průzkumem trhu, popřípadě na základě informací získaných jiným vhodným způsobem. (4) Předpokládaná hodnota veřejné zakázky pro účely této směrnice je předpokládanou cenou za plnění zakázky bez DPH, a to: a) Předpokládanou hodnotou zakázky na dodávku či služby je celková cena dodávky. Při stanovení předpokládané hodnoty je zadavatel povinen sečíst předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb, které hodlá pořídit v průběhu účetního období. Povinnost sčítat obdobné, spolu související dodávky (nikoliv služby) za účetní období neplatí pro dodávky, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel tyto dodávky pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb. V případě koupě zboží na splátky nebo poskytované služby se jedná o celkovou cenu plnění za dobu účinnosti smlouvy. b) Předpokládanou hodnotou zakázky na stavební práce je celková cena stavebních prací, přičemž do této ceny se započítává rovněž předpokládaná hodnota dodávek, které jsou potřebné k provedení stavebních prací a které zadavatel poskytne dodavateli. c) Je-li smlouva na plnění veřejné zakázky uzavřena na dobu určitou, je předpokládanou hodnotou veřejné zakázky celková výše peněžitého závazku za celou dobu účinnosti smlouvy. d) Je-li smlouva na plnění veřejné zakázky uzavřena na dobu neurčitou nebo její trvání nelze přesně vymezit, předpokládaná hodnota veřejné zakázky se stanoví jako peněžitý závazek zadavatele za 4 roky trvání smlouvy. (5) Osoby odpovědné za zadávání veřejných zakázek jsou při jejich zadávání a vyhodnocování povinny postupovat v souladu s touto směrnicí při respektování 6 zákona o veřejných zakázkách, tj dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 2

3 Čl. 2 Obecné zásady (1) Tato směrnice se nevztahuje na zakázky, které je nutné zadat neprodleně z důvodu ochrany života a majetku osob, zejména v případě havárií, živelných pohrom apod. V těchto případech je možné postupovat bez výběrového řízení. (2) V případě VZMR financovaných v rámci dotačních titulů se bude při zadávání zakázek postupovat v souladu s pravidly poskytovatele. Pokud jsou pravidla poskytovatele upravující zadávání veřejných zakázek přísnější než tato směrnice, postupuje se dle pravidel poskytovatele. (3) Tato směrnice je platná a závazná v celém svém rozsahu pro Město Nová Bystřice, pro městský úřad v Nové Bystřici a všechny jeho odbory, obdobně pro organizační složky a příspěvkové organizace města. (4) Formu přípravy, zadání a řízení zakázek, formulaci a rozsah zadávací dokumentace, stanovení požadavků, určení kritérií pro hodnocení navrhuje a zajišťuje odpovědná osoba určená touto směrnicí, pokud Rada města nerozhodne jinak. Odpovědnou osobou je starosta, místostarosta nebo tajemník, ředitel, případně vedoucí pro MŠ a ZŠ a další organizační složky a příspěvkové organizace města, nebo jimi pověřené osoby. Osobou odpovědnou za přípravu podkladů a administraci výběrového řízení je vždy určený referent. (5) Organizačním zajištěním zadávání veřejných zakázek v případech, kdy je zadavatelem Město Nová Bystřice, je pověřen odbor majetkový. Ostatní odbory jsou povinny poskytnout majetkovému odboru města potřebnou součinnost při zadávání veřejných zakázek, a to zejména při vymezení předmětu veřejné zakázky, kritérií jejího hodnocení a uzavírání smlouvy s vybraným uchazečem. (6) Majetkový odbor města poskytuje metodickou pomoc při zajišťování zadávání veřejných zakázek rovněž organizacím města Nová Bystřice (Technické služby města Nová Bystřice, s.r.o., Základní a mateřská škola Nová Bystřice). (7) Rada města může přípravou zadávacího řízení pověřit externí subjekt. Tím není dotčena povinnost jednotlivých odborů MěÚ poskytnout potřebnou součinnost při zadávání veřejné zakázky. Je-li přípravou zadávacího řízení pověřen externí subjekt, jsou náklady na zadávací řízení hrazeny z prostředků určených na realizaci veřejné zakázky. Čl. 3 Zadavatel, příprava a schválení zadání VZMR s předpokládanou hodnotou do ,99 Kč (1) Dodavatele pro VZMR, jejichž předpokládaná hodnota je stanovena ve výši do ,99 Kč včetně, vybírá bez výběrového řízení starosta, místostarosta nebo jimi pověřený zástupce zadavatele (např. vedoucí odboru). Zakázku lze zadat přímo nebo dle uvážení si vyžádat více nabídek, přičemž musí být respektovány zásady stanovené v čl. 1. U těchto VZMR je možno vycházet pouze z informací o trhu, místní znalosti a svých poznatků a zkušeností. Tyto zakázky nejsou obcí evidovány. 3

4 (2) Tuto zakázku lze zadat na základě písemné objednávky, smlouvy apod. Smlouvy v hodnotě do ,99 Kč včetně podepisuje starosta města nebo místostarosta, objednávky pak pověřený zástupce zadavatele po předchozím projednání se starostou či místostarostou. (3) Tajemník městského úřadu schvaluje zadání a výběr nejvhodnější nabídky veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky nebo na služby s předpokládanou hodnotou ve výši do ,99 Kč včetně, pokud jde o veřejnou zakázku pro potřeby Městského úřadu Nová Bystřice (dále jen MěÚ ). Čl. 4 Zadavatel, příprava a schválení zadání VZMR s předpokládanou hodnotou od Kč do ,99 Kč včetně (1) Organizačním zajištěním těchto veřejných zakázek je pověřen majetkový odbor. Tento odbor povede veškerou agendu zadávání veřejných zakázek, jejichž hodnota překročí ,99 Kč. (2) Zakázku od Kč do ,99 Kč včetně lze zadat přímo nebo dle uvážení si vyžádat více nabídek. (3) Zadání a výběr nejvhodnější nabídky u VZMR na dodávky, na služby nebo na stavební práce s předpokládanou hodnotou ve výši od Kč do ,99 Kč včetně musí být učiněny písemně nebo ústně výzvou minimálně jednomu dodavateli. (4) Pokud si zadavatel vyžádá písemnou výzvou více nabídek, o podaných nabídkách pořídí protokol dle vzoru uvedeného v příloze č. 1 a Záznam o zadání VZMR do formuláře č. 1 a přiloží k němu písemné nabídky. (5) Starosta města nebo místostarosta schvalují výběr nejvhodnější nabídky u VZMR na dodávky, na služby nebo na stavební práce s předpokládanou hodnotou ve výši do ,99 Kč včetně. Dle uvážení si mohou rovněž vyžádat schválení Radou města. (6) Smlouvy na veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky, na služby nebo na stavební práce v hodnotě do ,99 Kč včetně podepisuje starosta nebo místostarosta města. (7) Rada města může rozhodnout o zadání a výběru jakékoliv veřejné zakázky, pokud si toto právo vyhradí svým usnesením. Všechny výše uvedené kompetentní osoby mohou ve výjimečném případě u komplikované veřejné zakázky přenechat rozhodování Radě města. Čl. 5 Zadavatel, příprava a schválení zadání VZMR s předpokládanou hodnotou vyšší než ,99 Kč (1) Zadavatel vyzve prokazatelnou formou minimálně tři dodavatele k předložení nabídek. Vzor výzvy k podání nabídky je uveden v příloze č. 2 této směrnice a 4

5 lze jej upravit podle rozsahu a specifikace konkrétní zakázky. Doba příslušná pro podání nabídek musí být minimálně 10 dní ode dne odeslání výzvy uchazečům. (2) Písemná výzva bude minimálně obsahovat: Identifikační údaje zadavatele Podrobné vymezení předmětu veřejné zakázky Předpokládanou dobu a místo plnění zakázky Požadavky na předložení smlouvy Hodnotící kritéria Lhůtu a místo pro podání nabídek (3) Zadavatel, popř. majetkový odbor v předstihu informuje podatelnu MěÚ o zadání VZMR. Příjem obálek s nabídkami zajišťuje podatelna MěÚ. Obálky s nabídkami budou označeny názvem zakázky, názvem (popř. jménem a příjmením) uchazeče, jeho sídlem (popř. bydlištěm) a nápisem NEOTVÍRAT. Pracovník podatelny vyznačí na obálce datum a čas přijetí nabídky a zajistí její evidenci ve spisové službě (číslo jednací). Po skončení lhůty k podání nabídek předá podatelna obálky s nabídkami hodnotící komisi. (4) K hodnocení nabídek bude ustanovena minimálně tříčlenná komise. Členové komise jsou navrhováni z řad členů Rady města, Zastupitelstva města, členů výborů, zaměstnanců MěÚ a nezávislých odborníků (viz příloha č. 3). (5) Členové hodnotící komise jsou jmenováni Radou města současně se schválením zadávací dokumentace a textu výzvy k podání nabídek. Komise se sejde v termínu uvedeném v zadání VZMR. Členové podepíší prohlášení o nepodjatosti (viz příloha č. 2 Protokolu o otevírání obálek a hodnocení nabídek), provedou otevření obálek s nabídkami a hodnocení nabídek a vyhotoví Protokol o otevírání obálek a o posouzení a hodnocení nabídek (viz příloha č. 4). Komise zdůvodní své doporučení k uzavření smlouvy s vybraným uchazečem. (6) Protokol o průběhu hodnocení se doručuje zadavateli k podpisu. Hodnotící komise předloží Radě města materiál, v němž uvede základní údaje o zakázce a o přijatých nabídkách. Výběr nejvhodnější nabídky schvaluje Rada města. (7) O výběru nejvhodnější nabídky budou pověřenou osobou zadavatele písemně informováni všichni účastníci řízení, kteří podali nabídku. Oznámení vítěznému uchazeči bude zasláno dle přílohy č. 5 a ostatním uchazečům dle přílohy č. 6. Rozhodnutí o přidělení veřejné zakázky podepisuje starosta města. (8) Smlouvy na veřejné zakázky malého rozsahu na dodávky, na služby nebo na stavební práce v hodnotě nad ,99 Kč včetně podepisuje starosta města na základě pověření Radou města. (9) Zakázky s předpokládanou hodnotou vyšší než ,99 Kč lze realizovat pouze na základě písemné smlouvy. (10) Případné rozhodnutí zadavatele o zrušení výběrového řízení bude vymezeno již ve výzvě dodavatelům k podání nabídek. (11) Odpovědná osoba vyhotoví ke každé VZMR písemnou zprávu (viz příloha č. 7), kterou uveřejní na webových stránkách města nejpozději do 15 dnů od 5

6 ukončení zadávacího řízení. Zadávací řízení je ukončeno uzavřením smlouvy. Písemná zpráva musí obsahovat alespoň: a) identifikační údaje zadavatele, předmět VZMR a vysoutěženou cenu b) zvolený druh zadávacího řízení c) identifikační údaje všech uchazečů a jejich nabídkové ceny d) identifikační údaje vítězného uchazeče e) identifikační údaje uchazečů, kteří byli vyloučeni z účasti včetně odůvodnění vyloučení f) odůvodnění vyloučení uchazeče, jehož nabídka obsahovala mimořádně nízkou nabídkovou cenu, došlo-li k takovému vyloučení g) důvod zrušení zadávacího řízení, bylo-li zrušeno (12) Odpovědná osoba uveřejní na profilu zadavatele celé znění smlouvy nebo rámcové smlouvy uzavřené na VZMR, jejíž cena přesáhne Kč bez DPH, včetně všech jejích změn a dodatků, a to do 15 dnů od jejího uzavření. Odpovědná osoba neuveřejní informace, u kterých to vyžaduje ochrana informací a údajů podle zvláštních právních předpisů. (13) Odpovědná osoba zajistí podmínky nezbytně nutné k realizaci zakázky a kontrolu plnění. (14) Písemnou dokumentaci o zadání VZMR uloží majetkový odbor do spisu o zadání veřejné zakázky společně s kopií nebo originálem uzavřené smlouvy. Čl. 6 Dokumentace zakázek a jejich archivace (1) VZMR je evidována majetkovým odborem města a číslována formou v místě obvyklou. Pořadové číslo zakázky se uvede ve tvaru: pro MěÚ a Město Nová Bystřice M/pořadové číslo/měsíc/rok (M/0x/0x/2015) pro Základní a mateřskou školu ZŠ/pořadové číslo/měsíc/rok pro Technické služby města TS/pořadové číslo/měsíc/rok pro Lesní hospodářství LH/pořadové číslo/měsíc/rok (2) Dokumentace vztahující se k VZMR dle článku 4 a 5 této směrnice bude založena a archivována po dobu 5 let. (3) U zakázek zadaných v rámci dotačních titulů bude spis s veškerou dokumentací archivován po dobu 10 let. Tato podmínka se vztahuje rovněž na VZMR dle článku 3 této směrnice. 6

7 Čl. 7 Závěrečná ustanovení (1) Touto směrnicí se nahrazuje Směrnice pro zadávání a evidenci veřejných zakázek malého rozsahu (VZMR), schválená Radou města Nová Bystřice dne usnesením RM č. 1/2014. (2) Tato směrnice byla schválena Radou města Nová Bystřice dne usnesením č. RM 167/2015. (3) Směrnice nabývá účinnosti okamžikem schválení Radou města. Veřejné zakázky malého rozsahu vypsané před účinností této směrnice budou dokončeny dle stávající směrnice. Vladimír Bláha starosta města Bc. Milan Garhofer místostarosta města 7