ZAHRANIČNÍ A ČESKÉ SERIÁLY V SOUBORNÉM KATALOGU ČR

Transkript

1 ZAHRANIČNÍ A ČESKÉ SERIÁLY V SOUBORNÉM KATALOGU ČR Danuše Vyorálková, Národní knihovna ČR Zahraniční seriály byly zpracovávány v elektronické podobě od roku 1993 do roku 2003 v systému ISIS. Od roku 1995 byla báze KZP Zahraniční periodika vystavována na internetu pod systémem Aleph 300, do něhož byla data v pravidelných intervalech konvertována. V 2003 se staly seriály dílčí bází Souborného katalogu ČR pod systémem Aleph 500. Kromě zahraničních seriálů byly do báze Seriály naimportovány záznamy českých periodik.v rámci retrokonverze jsou do báze převáděny údaje z lístkového retrospektivního katalogu zahraničních periodik, zpracována jsou písmena F-Ž. V oblasti seriálů spolupracuje pravidelně se souborným katalogem cca 500 knihoven. Díky retrokonverzi je však v souborném katalogu z této oblasti větší počet knihoven a institucí z celé republiky, jak znázorňuje následující mapka. Souborný katalog přijímá od roku 2003 záznamy seriálů v elektronické podobě. Požadavky minimálního záznamu jsou vystaveny na webových stránkách katalogu nebo jsou dostupné v tištěné podobě. 218

2 Přijímané záznamy procházejí kontrolou na UNIMARC chybné záznamy nejsou do báze přijaty. Informace o nepřijatých záznamech a chybách jsou vystaveny ve statistikách na internetu. Ostatní záznamy projdou kontrolou na duplicity. Vzhledem k nepřesnostem ve zpracování seriálů jsou sporné duplicity rozčleněny do pěti souborů, určených k ručnímu zpracování (ISSN číslo/název části, místo vydání, název korporace a roky odběru). Podceněním ruční kontroly před prvním importem záznamů seriálů z knihoven, které již zasílaly záznamy monografií a speciálních dokumentů, se do báze dostalo velké množství záznamů, které porovnávací program vyhodnotil jako spornou duplicitu. Tyto záznamy nejsou uvedeny ve statistikách jako chybné, ale ani jako přijaté, nejsou ani přístupné pro běžného uživatele na internetu. Záznamy dostanou příznak, který je zamkne a čekají v bázi na ruční zpracování. Protože knihovny tyto záznamy na internetu nenašly a tak je poslaly do souborného katalogu znovu. Tím se do souborů k ručnímu zpracování nahromadilo velké množství záznamů, které postupně zpracováváme. V současné době dodává záznamy seriálů, kromě Národní knihovny ČR, dalších 7 knihoven (Národní lékařská knihovna - ABA008, Ústav zemědělských a potravinářských informací - ABA009, botanická knihovna přírodovědecké fakulty UK - ABD044, oborová knihovna geografie přírodovědecké fakulty UK - ABD063, knihovna Ústavu pro životní prostředí přírodovědecké fakulty UK - ABD157, Moravská zemská knihovna v Brně - BOA001 a Vědecká knihovna v Olomouci OLA001). Další dvě knihovny sice dodávají záznamy seriálů, ale s návěštím monografie, takže nejsou v dílčí bázi Seriály vyhledatelné, a další knihovny zaslaly vzorek záznamů pro ruční testování (např. Česká křesťanská akademie Ústřední katolická knihovna - ABE454). Nejčastější chyby v záznamech Po importu záznamů seriálů do báze souborného katalogu se projevila chybějící metodika jednotného uplatňování standardů. Knihovny jsou navíc vázané (nebo svázané) s praxí knihovny, a to jak ve zpracování, tak v organizaci práce i používaným softwarem. Určitá vůle ve výkladu pravidel umožňuje knihovnám zavést ve vlastní knihovně nějakou praxi, takže záznamy z jedné knihovny jsou jednotné, jen trochu jinak než záznamy z jiné knihovny. V souborném katalogu je pak třeba hledat cesty, jak tyto záznamy sjednotit. Při řešení je navíc třeba přihlížet k možnosti propojení záznamů souborného katalogu se záznamy v lokálním katalogu. Při porovnávání duplicitních záznamů jsou využívány všechny dostupné sekundární zdroje nebo konzultace s vlastníkem dokumentu. Po ověření údajů musí správce katalogu rozhodnout, zda jde o záznamy různých titulů 219

3 nebo je třeba záznamy sloučit. Při sloučení záznamů se údaje z duplicitního záznamu přenesou do záznamu, který v bázi zůstane, duplicitní záznam je smazán. Pro ruční porovnávání je vytvořeno několik souborů. V jednom souboru jsou záznamy, které se porovnaly na ISSN. Vzhledem k tomu, že ISSN je definováno jako prostředek jednoznačné identifikace titulů, snažíme se při deduplikaci dodržet základní pravidlo: jeden titul (název časopisu) = jedno ISSN. Je to obtížné vzhledem k praxi vydavatelů při vydávání periodik, ale i knihovníků při jejich zpracování. Do báze přicházejí záznamy se stejným ISSN, ale různými názvy, knihovny nerespektují posloupnost vydávání titulů, vytváří nové záznamy při menších změnách, kdy jde spíše o variantní název nebo naopak při změnách ISSN zachovávají jeden záznam apod. V dalším souboru jsou záznamy, které se porovnaly na různá místa vydání. Pro ruční kontrolu jsou připraveny i záznamy, kdy knihovny uvádějí různé vydavatele u titulů se stejným názvem. Často jde skutečně o dva různé tituly porovnávací program zde působí jako pojistka proti sloučení dvou různých titulů. Obdobně je tomu v dalším souboru, kde se porovnaly názvy korporací. Dalším podobným souborem jsou záznamy porovnané na číslo/název části. V posledním souboru porovnávaných záznamů se kontrolují údaje o odběru. Dosud není spuštěn program, který by umožňoval aktualizovat roky odběru - předpokládá se zasílání pouze vybraných polí (001- identifikační číslo, 200a-název, 910 r- roky odběru a 910x jednoznačné identifikační číslo), nikoli celého záznamu. Údaje o odběru proto zatím nelze tímto způsobem aktualizovat. Nicméně některé knihovny opravené záznamy posílají, ale zařadí je do souboru běžného importu, a tím vytvářejí řadu duplicit navázaných na jeden záznam v bázi a zvyšuje se tak počet záznamu k ručnímu zpracování. Další chyba se objevuje ve zpracování údajů se týká doby vydávání seriálu. Knihovny v polích, v nichž má být uvedena doba vydávání (kódované pole 100 a pole 210d roky vydávání) uvádějí roky, od kdy časopis nakupují, dobu po kterou časopis vlastní nebo poslední roky, kdy časopis změnil vydavatele. I způsob zápisu roků odběru není jednotný v závislosti na praxi knihovny, případně na postupný vývoj zápisu v průběhu let. (NKČR - ABA001, ÚZPI - ABA009, VK Olomouc - OLA001). Několik příkladů chybného zápisu roků vydávání: 1. Nesouhlasí údaje v poli 100 a 210 d, zápis v poli 210 není standardní FMT SE BAS

4 100 a d m y0czey0103 ba 1010 a cze 102 a CZ 110 a aga zy a Rozmach 210 a Melč c MVNF d a Od r podnáz. Zpravodaj Obecního úředu v Melči 306 a od roku 1993 nakl.: Melč, Obecní úřad 326 a 6x ročně b a Vychází nepravidelně b a 05( ) 2. Záznam jednoho roku s odběrem několika předcházejících svazku v poli 910s LDR -----nas 22 i 450 FMT SE BAS zk a a c 9999u u0czey0103 ba 1010 a JPN 102 a JP 110 a auu 2001 a Bulletin of the Faculty of agriculture Kagoshima University h No a B. m. c b. n. d a... sv. c fotogr.,tab.,gr.,fotogr.,lit.,res.angl. 675 a 631 z cze 9 v 675 a 633 z cze 9 v 675 a 636 z cze 9 v a Fac. of agriculture, Kagoshima university a Kagoshima university a CZ b ABA009 c a a ABA009 x zk s... No > t n VLS ABA Podle údajů v poli 210d časopis vyšel v roce 2002, knihovna ho odebírá od roku 1999: LDR -----nas 22 i 450 FMT SE BAS zk a a c 9999u u0czey0103 ba 1010 a CZE 102 a CZ 221

5 110 a auu 2001 a <<1000=tisíc>> řešení e Čtvrtletník h 2/2002 i Daně z příjmů, účetnictví, DPH, ostatní daně, mzdy a odvody, cestovné, auto a leasing, zákoník práce, odpisy majetku 210 a B. m. c b. n. d a... sv. c a a ABA009 x zk r , 2002-> t n VLS ABA009 VAH 12 CAT a zzz b 50 c l SKC01 h 0407 SYS Zpracování záznamů seriálů rovněž závisí i na způsobu uchovávání. Knihovna pak do souborného katalogu zasílá buď záznamy na jednotlivé svazky (s jedním názvem a jedním ISSN a s označením seriál, ale v každém záznamu uvádí v poli 910 podpole r roky odběru (viz uk.3).záznam na jeden svazek s označením monografie je zpracovaný správně, pokud tak ovšem knihovna zasílá pravidelně získávaný titul, vzniká nepřehledné množství stejných záznamů, lišících se jen rokem vydání. Bohužel některé knihovny i u těchto záznamů uvádějí roky odběru jako u periodik. Knihovny argumentují tím, že vázané svazky mají samostatné signatury, takže musí mít samostatný záznam. Do souborného katalogu pak by měla taková knihovna posílat jen záznam na nevázaný titul (záznam seriálu) s uvedenými roky odběru v poli 910. Do budoucna je pak nutné i u těchto záznamů se zabývat propojením do lokálního katalogu Mezi další, zatím nedořešené problémy patří seriály s různými podřadami, které se mění v průběhu let a nemají vlastní ISSN, záznamy regionálních mutací novin v souborném katalogu a další materiály, jejichž zpracování je složité už v rámci katalogizace. Aktualizace odběru periodik a nové záznamy U knihoven, které nezasílají záznamy periodik v elektronické podobě, vkládá údaje o nových titulech do báze správce báze. Většinou se využívá báze ISSN na CD-romu, pokud nelze jinak zapisují se údaje ručně. Aktualizace odběru probíhá na základě soupisu, který správce báze pošle knihovně. V soupise je uveden (poslední) název titulu, země vydání, ISSN a roky odběru, které jsou v bázi uvedeny nejen z hlášení knihovny, ale i ze zpracované retrokonverze. Protože při zpracování retrokonverze správce neověřuje údaje uvedené v katalogu, mají knihovny možnost touto cestou údaje o skutečném stavu fondu upravit. Pokud knihovna časopis stále odebí- 222

6 rá (nebo má titul objednán) je součástí i rok, kdy byly údaje naposled aktualizovány. Tituly, jejichž odběr byl v předchozích hlášeních ukončen v novém soupise nejsou uvedeny. K soupisu pouze připojí údaje o nově odebíraných titulech. Knihovna soupis opraví a pošle zpět do oddělení souborných katalogů, kde jsou údaje přeneseny do báze. V průběhu roku mají knihovny možnost hlásit změny týkají se odběru jednotlivých titulů (nový titul, odpisy, ztráty). Je potěšitelné, že se zvyšuje počet knihoven, které soupisy vracejí, ale i počet knihoven, které si hlídají, zda na ně souborný katalog se soupisem nezapomněl. Některé knihovny zasílají údaje ještě dříve, než jim soupis pošleme. Podle počtu vrácených soupisů i podle rychlosti s jakou jsou zpracovány lze konstatovat, že byla zvolena optimální metoda spolupráce. Od letošního roku mají knihovny další možnost, jak údaje o odběru aktualizovat. Oddělení automatizace ve spolupráci se souborným katalogem vytvořil formulář a zpracoval program pro online aktualizaci. Do existujících záznamů v bázi lze zapsat údaje o odběru nebo již uvedené roky upravit. Knihovna potřebuje pouze přístup na internet, vhodnou verzi prohlížeče a siglu. Po proškolení příslušného pracovníka správce přidělí heslo a knihovna se může pomocí online formuláře aktivně zapojit do spolupráce se souborným katalogem. Touto cestou lze upravovat údaje již v bázi uložené, doplnit je o signaturu, signaturu studovny, poznámky, dobu uchovávání, ukončit odběr. Údaje o odběru lze rovněž umazat. Touto cesto lze rovněž doplnit nový odběr u titulu, který knihovna dosud ve svém fondu neměla (nebo nebyl hlášen odběr v souborném katalogu), musí však být záznam na tento titul v bázi. Do báze takto nelze doplnit nový bibliografický záznam. Po vyhledání požadovaného titulu se knihovna přihlásí pomocí přihlašovacího formuláře. 223

7 Potom se otevře formulář, v němž knihovna upraví údaje. Sigla knihovny se natáhne z přihlašovacího formuláře, takže se objeví nad rámečkem formuláře pro kontrolu knihovna ji už znovu nepíše. Na jedno přihlášení může knihovna zpracovat více titulů, které postupně v bázi vyhledá. Povinně knihovna vyplňuje pouze pole Roky odběru (případně Svazky - odebírané a uchovávané ve fondu). Ostatní údaje jsou nepovinné: signatura, signatura studovny, poznámky. Doba uchovávání dokumentu ve fondu a typ dokumentu (pravé a nepravé periodikum). Před uložením údajů na server proběhnou formální kontroly správnosti zanesených údajů knihovna musí vyplnit roky/svazky odběru, jinak ji program neumožní operaci dokončit. Ostaní hlášky jsou informativní upozorní zpracovatele na možnost doplnit další údaje (Není zapsaná signatura, typ dokumentu). Systém kontroluje i zápis roků odběru tak, aby nedocházelo k chybám. 224

8 Před dokončením celé operace je uvedena informace o tom, že jde buď o ukončený odběr nebo pokračující odběr (Odběr pokračuje v roce ) a do záznamu se do podpole o připíše aktuální rok aktualizace pomocí dvojčíslí letos 04). Uložené informace jsou ihned k dispozici v záznamu na internetu. Do konce srpna letošního roku se do tohoto způsobu zpracování údajů o odběru zapojilo 8 knihoven (Jihočeská vědecká knihovna Č. Budějovice CBA001, Akademie věd ČR - Společná knihovna biologických pracovišť AV ČR a Biologické fakulty Jihočeské univerzity CBB001, Uměleckoprůmyslové muzeum v Praze, knihovna ABE310, ČVUT Kloknerův ústav vědecká knihovna ABD101, České dráhy, a.s. TELEMATIKA, o.z. Ústřední technická knihovna dopravy ABA107, Univerzita Karlova Přírodovědecká fakulta Knihovna kateder zoologie ABD046, Národní galerie v Praze knihovna ABE400 a ABD016 ČVUT Fakulta strojní ústřední knihovna). Formulář umožňuje rychleji aktualizovat údaje, doplňovat údaje u titulů, u nichž knihovna zatím není zapsaná, opravovat údaje z retrokonverze, 225

9 ale především umožňuje zapojení knihovnám, které nemohou z nejrůznějších důvodů záznamy posílat v elektronické podobě. Tuto formu spolupráce mohou využít i knihovny, které nemají fond zpracován v žádném knihovnickém systému. Souborný katalog kromě lokační funkce pro služby uživatelům zároveň představuje účinný nástroj ke sjednocování zpracování seriálů, komunikace správce souborného katalogu a knihoven při společném hledání jednotného zpracování seriálů vytváří dobrý základ spolupráce knihoven. Na závěr bych chtěla poděkovat všem knihovnám, které se souborným katalogem spolupracují. Zejména u periodik jsme si zvykli na dobré kontakty a je potěšitelné, že knihovny mají zájem se zapojit i do nových forem spolupráce se souborným katalogem. 226