Metodický pokyn fakulty objednávky, fakturace a drobná vydání MP F3 2/10

Transkript

1 1 z 15 1 Účel Metodický pokyn stanovuje doporučení pro postupy týkající se zadávání, zpracování a vyřizování objednávek, faktur, platebních příkazů a drobného vydání. 2 Působnost Metodický postup platí jak pro interní zaměstnance Fakulty podnikohospodářské VŠE v Praze (dále fakulta), tak i pro externí pracovníky (interní a externí doktorandy apod.), přitom není rozhodující, zda nákupy jsou realizovány z fakultních prostředků, či prostředků grantů nebo prostředků získaných doplňkovou činností apod. 3 Definice pojmů Aktivní obchodní případ fakulta je dodavatelem produktu (zpravidla sluţby) jedná se o dodavatelskou zakázku. Pasivní obchodní případ fakulta vystupuje v roli odběratele produktu (zboţí či sluţeb) jedná se o odběratelskou zakázku. Průvodní list k zakázce formulář, jehoţ vyplnění, schválení příkazcem operace a správcem rozpočtu je nutné k vypracování oficiální objednávky, viz příloha č. 1. Objednávka prostředek, který slouţí k objednání zboţí či sluţeb. V případě pasivních obchodních operací, musí mít objednávka pouze písemnou podobu; na kaţdé objednávce musí být: - jasná specifikace předmětu objednání, mnoţství, popř. i termínu dodání a ceny, - přesná fakturační adresa odběratele včetně specifikace katedry (či jiného útvaru fakulty), - nesmí chybět klasifikace úhrady, - podpis tajemnice fakulty. Obchodní smlouva smluvní vztah pro aktivní nebo pasivní obchodní případ, kdy obchodní partneři na místo objednávky volí obchodní smlouvu. Faktura doklad vystavený dodavatelem, na základě kterého je poţadováno zaplacení za objednané a dodané zboţí nebo sluţby. Poznámka: Přijatá předběţná, tzn. proforma faktura se zásadně na fakultě neproplácí. Platební příkaz celoškolský formulář, jehoţ vyplnění, schválení příkazcem operace a správcem rozpočtu je nutné pro zaplacení dané částky v České republice nebo do zahraničí. Likvidační list faktury došlé celoškolský formulář, jehoţ vyplnění, schválení příkazcem operace a správcem rozpočtu je nutné k zaplacení a zaúčtování faktury.

2 2 z 15 4 Postupy oběhu obchodních a platebních dokladů na fakultě 4.1 Aktivní obchodní a platební operace Jedná se o situaci, kdy zaměstnanec nebo útvar fakulty poskytne zboţí nebo sluţbu jiné osobě (fyzické či právnické) na území ČR nebo i v zahraničí Objednávka, obchodní smlouva Situace, kdy zaměstnanec nebo útvar poskytne zboţí nebo sluţbu jiné osobě na území ČR nebo i v zahraničí, by měla být ošetřena objednávkou nebo obchodní smlouvou vystavenou ze strany objednatele Fakturace (aktivní) Fakturace subjektům v tuzemsku Nejprve je potřeba vyplnit formulář ţádost o vystavení faktury. Tento formulář je dostupný na webu fakulty a v příloze tohoto pokynu, viz příloha č. 2. Na formuláři je nutné vyplnit úplnou fakturační adresu včetně IČ a DIČ, zakázku, na kterou budou peníze zaúčtovány, fakturovanou částku, sazbu DPH a předmět fakturace. Tento formulář podepisuje osoba, která ţádá o vystavení faktury, příkazce operace a správce rozpočtu. K formuláři by měla být přiloţena kopie objednávky nebo smlouvy, na základě které se má fakturovat. Takto vyplněný a podepsaný formulář včetně příloh se dodá tajemnici fakulty. Ta zajistí vystavení a odeslání faktury dané osobě. Fakturace subjektům v zahraničí K fakturování do zahraničí je potřeba, aby zaměstnanec vyplnil formulář INVOICE, viz příloha č. 3 Za fakultu podepisuje tajemnice. Odeslání INVOICE dané osobě si zajišťuje zaměstnanec nebo útvar sám. 4.2 Pasivní obchodní a platební operace Jedná se o situaci, kdy zaměstnanec nebo útvar fakulty nakupuje a následně přijímá zboţí nebo sluţbu od jiné osoby podnikající na území ČR nebo v zahraničí Průvodní list k zakázce Pro vystavení objednávky je nutné vyplnit průvodní list k zakázce, viz příloha č. 1. Tento formulář je téţ k dispozici na webu školy nebo u sekretářek kateder. Průvodní list k zakázce vyplní osoba, která chce objednat zboţí nebo sluţbu. Formulář musí být kompletně vyplněn v části ţadatel, tzn. předmět objednávky, mnoţství, popř. termín dodávky a předpokládaná cena, jednoznačně musí být uvedena adresa dodavatele včetně IČ a DIČ a údaj o klasifikaci úhrady. Vyplněný formulář podepíše ţadatel, příkazce operace a předá tajemnici. Tajemnice odsouhlasí klasifikaci úhrady a její finanční krytí. Podepíše a předá ke zpracování sekretářce děkana Vystavení objednávky Vystavení objednávky provede sekretářka děkana na základě kompletně vyplněného průvodního listu k zakázce, a to centrálně pro celou fakultu. Objednávky se vystavují vţdy ve dvou originálech a za celou fakultu je podepisuje pouze tajemnice fakulty. Jedno vyhotovení objednávky zašle útvar

3 3 z 15 objednatele do dané firmy. Druhé vyhotovení si uschová útvar objednatele pro následnou kontrolu faktury. Fakturační adresa: Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta podnikohospodářská Zkratka útvaru např. KMIE nám. W.Churchilla Praha 3 IČ: DIČ: CZ Úhrada faktury Úhrada tuzemské faktury Po obdrţení faktury je objednací útvar fakulty vyzván ke kontrole faktury. K odsouhlasené faktuře přiloţí jedno vyhotovení objednávky, které zůstalo u útvaru, viz bod Toto dále předá interní poštou na EO. Pokud na faktuře bude uvedena chybná nebo neúplná fakturační adresa VŠE (viz výše), je povinností útvaru tuto skutečnost u dodavatele napravit a vyţádat si opravený originál faktury. Faktury s chybnou nebo neúplnou fakturační adresou nemohou být fakultou proplaceny. Maximálně do 3 pracovních dnů přijde em sekretářce děkana, tajemnici fakulty a děkanu z EO naskenovaná faktura a likvidační list k faktuře. Naskenované faktury s likvidačními listy centrálně za celou fakultu rozesílá sekretářka děkana sekretářkám jednotlivých útvarů. Pro rychlou a přesnou identifikaci slouţí zkratka objednávajícího útvaru osoby na fakturační adrese VŠE. Sekretářka útvaru vytiskne naskenovanou fakturu a likvidační list, zajistí klasifikaci úhrady a podpis příslušného příkazce operace. Toto celé předá tajemnici fakulty. Tajemnice kontroluje předmět fakturace, částku, klasifikaci úhrady. Svým podpisem odsouhlasí klasifikaci úhrady, její finanční krytí a likvidační list s podpisem příkazce operace a svým předá interní poštou na EO. Úhrada zahraniční faktury K zahraniční faktuře se nevystavuje oficiální fakultní objednávka. Ty platí pouze pro tuzemské faktury. K zahraniční faktuře by měl být přiloţen průvodní list k zakázce. Ten vyplňuje zaměstnanec nebo útvar před objednáním zboţí nebo sluţby. Podepisuje ţadatel, příkazce operace a správce rozpočtu. K zaplacení zahraniční faktury je potřeba vyplnit celoškolský formulář platební příkaz do zahraničí dostupný na webu školy v horní liště je kolonka download, viz příloha č. 4, podepisuje příkazce operace a správce rozpočtu. Dále je třeba přiloţit zahraniční fakturu a průvodní list k zakázce. Tajemnice zajistí předání na EO interní poštou. 1 K faktuře může být vyžadováno přiložení i dalších dokladů. Příkladem je výjezdní zasedání katedry, kdy k faktuře je třeba dodat u platby za autobus nebo za ubytování kopie cestovních příkazů, seznam cestujících apod.

4 4 z Úhrada vložného Úhrada vložného v tuzemsku K zaplacení vloţného na konferenci konanou v ČR je třeba vyplnit formulář příkaz k zaplacení vloţného v Česku, viz příloha č. 5. Tento formulář je dostupný téţ na webu školy. Nedílnou součástí tohoto příkazu jsou: - Informační materiál o konferenci, ze kterého je zřejmé: kdy a kde se konference koná, kolik činí vloţné. - Informace o čísle účtu a variabilním symbolu, kam zaslat platbu. Takto připravený materiál (formulář a příslušné 2 přílohy) podepíše příkazce operace a správce rozpočtu. Tajemnice zajistí předání na EO interní poštou. Úhrada vložného do zahraničí K zaplacení vloţného do zahraničí je potřeba vyplnit formulář platební příkaz do zahraničí, viz příloha č. 4. Nedílnou přílohou příkazu v tomto případě jsou: - informační materiál o konferenci kdy a kde se konference koná, kolik činí vloţné, - informace o příjemci a jeho bance (IBAN, SWIFT, č. účtu, adresy), - kopie vyplněného a podepsaného cestovní příkazu na příslušnou zahraniční cestu. Takto připravený materiál (formulář a příslušné 3 přílohy) podepíše příkazce operace a správce rozpočtu. Tajemnice zajistí předání na EO interní poštou Nákup literatury a periodik Nákupy literatury a periodik se liší v závislosti na jejich charakteru: Zahraniční knihy Ţadatel vyplní pouze údaje o knize a pošle ţádanku v příloze mailu do akvizice (akvizice@vse.cz), kde bude do 2 dnů doplněna cena a ţádanka bude zaslána zpět. V případě souhlasu s cenou objednávající ţádanku vytiskne, doplní zdroj financování, podpisy a razítka příkazce operace a správce rozpočtu (tajemnice fakulty) a doručí ji do akvizice České knihy - pokud je známa cena, objednávající ţádanku vyplní, vytiskne, doplní zdroj financování, podpisy a razítka příkazce operace a správce rozpočtu (tajemnice fakulty) a doručí ji do akvizice, - pokud není známa cena, postupuje ţadatel jako u zahraničních knih, Formulář: viz

5 5 z Periodika - obnovení předplatného - obnovovací seznam odebíraných periodik bude jako dosud rozesílán jednou ročně, a to ve formě tabulky, která nahrazuje dosavadní formát seznamu. V tabulce lze jako vţdy upravovat počet výtisků a rušit nebo doplňovat poţadované tituly. U kaţdého objednávaného titulu je nově třeba doplnit zdroj financování a podpisy a razítka příkazce operace a správce rozpočtu (tajemnice fakulty). Potvrzený seznam bude opět slouţit účtárně jako závazná objednávka při likvidaci faktur. - mimo hlavní proces obnovení předplatného lze jednotlivé tituly objednat ţádankou, předanou do agendy časopisů po upřesnění ceny a potvrzení příkazcem operace a správcem rozpočtu. Formulář, viz Nákup výpočetní techniky Nákup výpočetní techniky na fakultě probíhá pouze prostřednictvím fakultního střediska informatiky. Ţadatel vyplní ţádanku nákupu informační či komunikační techniky (ICT), předá ji do střediska. Vyřízení poţadavku závisí na posouzení jeho opodstatněnosti, finančních moţnostech fakulty, technických podmínkách připojení atd. O stanovisku k ţádosti a o jejím vyřízení bude ţadatel ze strany vedoucí střediska informován. Vlastní nákup je realizován zpravidla v součinnosti s výpočetním centrem školy a při respektování zásad výběrových řízení apod. Pro specifikaci poţadavků slouţí ţádanka nákupu, která je dostupná na adrese: Drobná vydání Drobná vydání do 2 tis. Kč K uznání a proplacení drobného vydání je třeba doloţit tajemnici fakulty doklad o nákupu včetně dokladu o zaplacení. Na zadní straně dokladu je třeba uvést jméno osoby, která platila a které budou proplaceny peníze, klasifikaci úhrady a podpis příkazce operace. Proplácet peníze za doklady lze pouze osobám, které mají pracovněprávní vztah k VŠE. Při nákupu přes internet slouţí jako doklad o nákupu výtisk z u, výtisk z webu dané společnosti, ţe u ní bylo nakoupeno zboţí nebo sluţba a jako doklad o zaplacení výpis z účtu osoby, ţe daná částka byla za zboţí nebo sluţbu zaplacena. Všechny potřebné doklady se dodají do 25. dne měsíce tajemnici. Ta doklady zpracuje a na počátku následujícího měsíce proplatí jednotlivým osobám příslušnou hotovost Drobná vydání nad 2 tis. Kč Postup je shodný jako v předchozím bodu s tím rozdílem, ţe je třeba k dokladu ještě vyplnit formulář ţádost o výplatu drobných vydání mimo vyúčtování stálé zálohy, viz příloha č. 6. Tento formulář je dostupný na webu školy v horní liště je kolonka download. Hlavní důraz by se měl klást na správně vyplněné č. účtu. Formulář podepisuje příkazce operace a správce rozpočtu. Doklad o nákupu a zaplacení je přílohou tohoto formuláře. Tajemnice zajistí předání na EO přes interní poštu. EO formulář a doklady

6 6 z 15 zpracuje a přibliţně do jednoho týdne pošle dané osobě částku přímo na její účet. Opět platí, ţe peníze za doklady se proplácí pouze osobám, které mají pracovněprávní vztah k VŠE. 5 Závěrečná ustanovení Tento metodický pokyn fakulty je nový, nenahrazuje ţádný dosavadní předpis. Byl projednán a schválen děkanem fakulty. Vstupuje v platnost dnem 20. září Přílohy Příloha č. 1 Průvodní list k zakázce Příloha č. 2 Ţádost o vystavení faktury Příloha č. 3 Invoice Příloha č. 4 Platební příkaz do zahraničí Příloha č. 5 Příkaz k zaplacení vloţného Příloha č. 6 - Ţádost o výplatu drobných vydání mimo vyúčtování stálé zálohy Příloha č. 1

7 příkazce operace žadatel Metodický pokyn fakulty objednávky, 7 z 15 PRŮVODNÍ LIST K ZAKÁZCE žadatel (jméno a příjmení): název útvaru žadatele předmět plnění 1 účel použití/zdůvodnění návrh dodavatele požadovaný termín realizace plnění přibližná cena datum a podpis žadatele s DPH Poznámka: Příkazce operace převzato dne. požaduje stanovisko odborného útvaru 2) ANO / NE 3) Stanovisko odborného útvaru: převzato dne. doporučuji / nedoporučuji provedení operace 3) zdůvodnění záporného stanoviska: datum, podpis a razítko vedoucího útvaru klasifikace úhrady:

8 správce rozpočtu Metodický pokyn fakulty objednávky, 8 z 15 Zakázka bude realizována formou: OBJEDNÁVKY 3) Vyjádření příkazce operace: schvaluji / neschvaluji provedení operace 3) zdůvodnění zamítnutí operace: datum, podpis a razítko příkazce operace Správce rozpočtu převzato dne. schvaluji / neschvaluji provedení operace 3) zdůvodnění zamítnutí operace:.. datum, podpis a razítko příkazce správce rozpočtu Poznámky: 1) Pro objednávku uvést konkrétně druh zboží, služby rozsah množství, počet kusů, hodin apod. 2) Odborné útvary(tso, TSOJM, OIV,Výpočetní centrum, CIKS, CVT na FM, apod.) se vyjadřují zejména u komodit, které jsou běžně nakupované celoškolsky zpravidla formou veřejné zakázky 3) Nehodící se škrtněte

9 9 z 15 Příloha č. 2 Váţená paní Doc. Ing. Jana Ištvánfyová, Ph.D. vedoucí ekonomického odboru zde Žádost o vystavení faktury Fakturační údaje: IČ DIČ Fakturovaná částka: + 20 % DPH Fakturujeme Vám na základě...za Žadatel Datum, podpis Příkazce operace Datum, razítko a podpis Správce rozpočtu Datum, razítko a podpis

10 10 z 15 Příloha č. 3

11 11 z 15 Příloha č. 4 PLATEBNÍ PŘÍKAZ DO ZAHRANIČÍ INFORMACE O PŘÍJEMCI PLATBY 2 INFORMACE O BANCE PŘÍJEMCE 3 Jméno* Ulice* Město* Země* SWIFT (BIC)* Název* Ulice* Město* Země* INFORMACE O ÚČTU PŘÍJEMCE Číslo účtu* IBAN (povinné pro platby v EHS) INFORMACE O PLATBĚ Měna, částka* 4 Účel platby* 5 POZNÁMKA PRO ÚČTÁRNU 1) PŘÍKAZCE OPERACE Klasifikace úhrady*: *Pole označená hvězdičkou je nutné vyplnit. 2 Jméno a adresa příjemce: název firmy nebo jméno příjemce; ulice nebo poštovní box; město; PSČ; země. 3 Název a adresa banky příjemce (banka, u které má příjemce veden účet): swiftová adresa pokud je známa; plný název banky; přesná adresa včetně země. 4 Měna a částka platby: měna třímístný kód ISO (viz kurzovní lístek ČNB); částka v měně platby. 5 Účel platby informace pro příjemce: u platby do zahraničí uveďte cizojazyčně (např. Invoice No. xx ).

12 12 z 15 Datum, podpis a razítko příkazce operace 2) SPRÁVCE ROZPOŘTU Datum, podpis a razítko správce rozpočtu 3) HLAVNÍ ÚŘETNÍ Převzato k přezkoušení dne: Přezkoušení vzorů: podpisových Datum, podpis a razítko hlavního účetního Poznámky: Práva a povinnosti příkazce operace a správce rozpočtu jsou uvedena v Kontrolním řádu a Systému řízené dokumentace v platném znění. *Pole označená hvězdičkou je nutné vyplnit. 1 Jméno a adresa příjemce: název firmy nebo jméno příjemce; ulice nebo poštovní box; město; PSČ; země. 1 Název a adresa banky příjemce (banka, u které má příjemce veden účet): swiftová adresa pokud je známa; plný název banky; přesná adresa včetně země. 1 Měna a částka platby: měna třímístný kód ISO (viz kurzovní lístek ČNB); částka v měně platby. 1 Účel platby informace pro příjemce: u platby do zahraničí uveďte cizojazyčně (např. Invoice No. xx ). Příloha č. 5

13 13 z 15 PŘÍKAZ K ZAPLACENÍ VLOŽNÉHO V ČESKU Vysoká škola ekonomická v Praze ÚŘTÁRNA Účetní doklad číslo: Došlo dne: Platba ve výši (Kč): Zaplaceno dne: Podpis pověřeného pracovníka účtárny INFORMACE K AKCI (podrobnřji v příloze, která je nezbytnou souřástí PŘíkazu) Název organizace: Místo konání: Účastníci : pořádající I Č Datum O konání: : Skladba vložného Ubytování / stravné Sborník / ostatní Celkem Částka v Kč Klasifikace úhrady Vložné uhradit na č.účtu: SCHVÁLENÍ s variabilním symbolem:

14 14 z 15 Datum, podpis a razítko příkazce operace Datum, podpis a razítko správce rozpočtu DOHODA S PRACOVNÍKEM PODLE 51 OBŘANSKÉHO ZÁKONÍKU Podpisem rektora (děkana, kvestora) tohoto cestovního příkazu je uzavřena dohoda podle 51 Občanského zákoníku s tím pracovníkem, který není v zaměstnaneckém poměru s VŠE. Uzavření dohody se nepožaduje pouze u smluvní účelové dotace, konkrétně uvádějící výši nároků studenta (zpravidla účelové příspěvky od zahraničních nadací, cesty financované v rámci získaných zahraničních projektů apod.). Dohodu není nutné uzavírat v případě, že je již s pracovníkem uzavřena v cestovním příkazu. Datum a podpis rektora (děkana, kvestora) HLAVNÍ ÚŘETNÍ Přezkoušení vzorů: podpisových Příkaz byl přezkoušen z formálního hlediska a byl předán k proplacení. Datum, podpis a razítko hlavního účetního Poznámky: Nutnou přílohou tohoto Příkazu je program a další podrobnosti akce. Práva a povinnosti příkazce operace a správce rozpočtu jsou uvedena v Kontrolním řádu a Systému řízené dokumentace v platném znění. Příloha č.6

15 15 z 15 Žádost o výplatu drobných vydání mimo vyúčtování stálé zálohy Příjmení a jméno: Celková částka: Účel: Číslo bankovního účtu: Počet příloh: Podpis žadatele: 1) PŘÍKAZCE OPERACE Klasifikace úhrady: Datum, podpis a razítko příkazce operace 2) SPRÁVCE ROZPOŘTU Datum, podpis a razítko správce rozpočtu 3) HLAVNÍ ÚŘETNÍ Převzato k přezkoušení dne: Přezkoušení vzorů: podpisových Předkontace: Datum, podpis a razítko hlavního účetního Poznámky: Práva a povinnosti příkazce operace a správce rozpočtu jsou uvedena v Kontrolním řádu a Systému řízené dokumentace v platném znění.