Efektivní výběrové řízení na bankovní služby

Transkript

1 Efektivní výběrové řízení na bankovní služby Helena Port GTS Sales Head Citibank Europe plc, organizační složka 6. března 2012

2 Efektivní výběrové řízení na bankovní služby I. Než začneme II. III. IV. Příprava na RFP Analýza potřeb bankovních služeb Formulace a distribuce RFP V. Vyhodnocení RFP VI. VII. VIII. IX. Prezentace bank Výběr banky a implementace Struktura RFP Dotazy 1

3 I. Než začneme......měli bychom si zodpovědět následující otázky: Proč pro výběr banky zvolit formu výběrového řízení? Jaké máme k dispozici zdroje pro přípravu RFP? V posledním roce se finanční oddělení zmenšilo na polovinu, zadáme tu práci sekretářce, kterou sdílíme s osobním oddělením nebo studentovi, který je u nás na letní brigádě? Kdo připraví podklady pro banku? Kolik bank oslovíme a pozveme do výběrového řízení? V současné době je jako Banky a pobočky zahraničních bank registrováno u ČNB přes 40 subjektů. Jaká základní kritéria zvolíme, abychom nebyl zahlcen nabídkami od institucí, se kterými dopředu víme, že s ní nebudeme moci nebo chtít spolupracovat? Riziko protistrany, špatná reputace, zkušenosti z minulosti, atd. S kolika bankami budeme chtít do budoucna spolupracovat p? Bude jedna hlavní a druhá záložní, anebo jich budeme chtít mít více? Jaký bude rozsah výběrového řízení? Zaměříme se pouze na konkrétní produkty (svoz hotovosti, platební karty), anebo vybíráme banku pro veškeré služby cash managementu, dokumentárního platebního styku, úvěry a treasury produkty? 2

4 I. Než začneme... Jak dlouho bude celé výběrové řízení trvat? Jaká metodologie bude pro srovnání a vyhodnocení nabídek bank použita? Kdo bude mít proces vyhodnocování nabídek na starosti? Kolik času budeme chtít věnovat komunikaci s referenčními klienty? Vedle dotazů v RFP jaké další faktory budou hrát při výběru banky roli? Jak bude výsledek RFP komunikován všem zúčastněným bankám? Jaké implementační faktory pro nás budou klíčové? Jak často budeme RFP opakovat? Jednou za dva roky, za pět let? Výběrem nového bankovního partnera lze snížit celkové náklady na bankovní služby, je však nutné vzít v úvahu náklady a časovou náročnost procesu změny banky a rovněž dlouhodobé plány společnosti ve vztahu k jednotlivým bankám. 3

5 II. Příprava RFP Výběr vhodné hlavní banky znamená velmi mnoho pro fungování treasury operací, platebního styku a řízení likvidity. Kromě zajištění bankovních nákladů na předem stanovené budoucí období by mělo být cílem RFP vybrat spolehlivého bankovního partnera, na kterého společnost outsourcuje maximum aktivit spojených s každodenní operativou tak, aby se firma měla možnost věnovat hlavnímu cíli svého podnikání. V procesu RFP je třeba: Zmapovat si stávající situaci Kde jsme nyní? Navrhnut strukturu RFP Jaké služby budeme od svých bank potřebovat? Vyhodnotit odpovědi jednotlivých bank Jak jsou banky schopné splnit naše požadavky? Prezentace bank a jednání s nimi Budou banky schopné implementovat co slíbily? Připravit implementační plán Jaké budou následovat další kroky? 4

6 III. Analýza bankovních potřeb Analýza stávajících bankovních potřeb je prvním důležitým krokem revize stávajících bankovních služeb. Je důležité získat přehled o stávajících cenových podmínkách, nastavení, funkcionalitě a plánech do budoucna. Cílem by měl být konkrétní seznam požadavků na strukturu a rozsah bankovních služeb, které společnost plánuje využívat. Součástí této analýzy by mělo být Příprava dotazníku pro jednotlivá interní oddělení /divize / dceřiné společnosti, které jednotlivé bankovní služby využívají Vyžádát si od stávajících bank přehled podmínek, služeb a poplatků Aby bylo následně možné Mít jasný přehled o stávajícím stavu bankovních služeb Identifikovat základní obchodní a technické parametry, které jsou pro Vaši společnost klíčové seznam požadavků na zlepšení Vytvořit přehled tzv. Service gaps and improvement opportunities v jednotlivých oblastech 5

7 IV. Formulace RFP a jeho distribuce Na základě nasbíraných informací a interní analýzy dle předchozího kroku můžeme přistoupit k formulaci RFP dle níže uvedené struktury: 1. Cíle výběrového řízení 2. Disclaimer 3. Časový harmonogram a kontakty 4. Představení společnosti a jejích požadavků 5. Požadavky na informace o bance 6. Hodnotící kritéria a jejich váha 7. Specifické požadavky 8. Bid Sheet a sazebník poplatků 9. Dokumentace a implementace 6

8 V. Vyhodnocení RFP Výsledkem procesu vyhodnocování RFP by mělo být rozhodnutí o tom, jaká banka bude schopná zajistit přechod od stávajícího na plánované řešení bankovních služeb. Hlavní úkoly Evaluace nabídek jednotivými odděleními / divizemi / pobočkami / centrálním treasury Vyhodnocení řešení na základě jednotlivých kritérií a následné pořadí jednotlivých bank dle váhy yjednotlivých kritérií Vyhodnocení celkových nákladů na bankovní služby s využitím očekávaných počtů transakčních položek a služeb, výpočet nákladů na změnu banky. Výběr bank do druhého kola výběrového řízení Výsledek Seřazení bank zvaných do druhého kola RFP dle jejich umístění v prvním kole Zaslání dodatečných detailních dotazů bankám v druhém kole a jejich pozvání na prezentaci jednotlivých nabídek 7

9 VI. Prezentace bank Prezentace bank buď v prostorách firmy, anebo přímo v jednotlivých bankách. Hlavní úkoly Informovat banky, které se do druhého kola výběrového řízení nedostaly Kontaktovat banky, které postoupily, o tom jaké budou další kroky výběrového řízení. Informovat vybrané banky o tom jaký si představujete formát, obsah a rozsah prezentace. Informovat banky o termínu prezentace Formálně vyhodnotit jednotlivé prezentace Výsledek Rozhodnutí o tom, které z bank budou nejlépe schopny splnit Vaše požadavky. 8

10 VII. Výběr banky a implementace Posledním krokem výběru banky je proces jejího oficiálního interního schválení a příprava konkrétního implementačního plánu. Implementační plán by měl obsahovat Seznam jednotlivých úkolů včetně veškeré dokumentace Požadavky na počet a kvalifikaci osob, které budou za jednotlivé kroky zodpovědné Časový harmonogram Součástí implementačního plánu by měly být i úkoly, které jsou jak na straně společnosti, tak na straně banky. To samé platí o osobách zodpovědných za řízení projektu a jeho jednotlivých úkolů. Implementační plán by měl být odsouhlasen jak interně v rámci společnosti tak bankou, aby byla zajištěna efektivita a provázanost jednotlivých procesů, realistické termíny a jasné zodpovědnosti na obou stranách. Doporučujeme mít jak na straně banky tak na straně společnosti hlavního implementačního manažera, kteří bude celý proces koordinovat a aktivně spolu jménem banky a společnosti komunikovat. 9

11 VIII. Struktura RFP 1. Cíle výběrového řízení 2. Disclaimer 3. Časový harmonogram a kontakty 4. Představení společnosti a hlavních požadavků 5. Požadavky na informace o bance 6. Hodnotící kritéria a jejich váha 7. Specifické požadavky 8. Bid Sheet a sazebník poplatků 9. Dokumentace a implementace 10

12 VIII. Struktura RFP Cíle výběrového řízení a Disclaimer Cíl výběrového ě řízeníí Snížení počtu partnerských bank Optimalizace řízení likvidity Uvolnění pracovního kapitálu Snížení úrokových, transakčních a processních nákladů Zvýšení úrokových o výnosů Integrace bankovních a firemních systémů Disclaimer Právo společnosti zamítnout jednu či všechny nabídky. Společnost nebude povinna hradit náklady banky spojené s přípravou a předložením nabídky. Výběrové řízení nezavazuje společnost akceptovat podmínky nabídky a vstoupit do smluvního vztahu s banku. Úspěšný zájemce bude povinen splnit požadavky společnosti v rozsahu své nabídky. Centralizace řízení treasury, likvidity a procesování plateb Zajištění nákladů na bankovní služby pro předem dohodnuté období 11

13 VIII. Struktura RFP Časový harmonogram a kontakty Časový harmonogram Vystavení RFP Zaslání dotazů od bank Zodpovězení dotazů bank Doručení nabídek od jednotlivých bank Kontakty Hlavní kontaktní osoba pro komunikaci s bankami telefon, a korespondenční adresa. Tato část RFP může rovněž obsahovat požadavky společnosti na formát nabídky a požadovaný počet kopií. První kolo výběrového řízení Druhé kolo výběrového řízení Notifikace vítěze Termín zahájení a ukončení implementace 12

14 VIII. Struktura RFP Představení společnosti a hlavních požadavků Představení společnosti Typ podnikání, základní údaje o společnosti a firemní struktuře Hlavní požadavky Snížení počtu stávajících bank, zajištění nákladů na bankovní služby pro následující dva roky a spolupráce na základě SLA podepsaného s bankou pro toto období Centralizace řízení treasury, likvidity a procesování plateb Refinancování stávajících úvěrů a využití cash poolingu pro optimalizaci vnitropodnikového financování Snížení úrokových, transakčních a procesních nákladůů 13

15 VIII. Struktura RFP Požadavky na informace o bance a hodnotící kritéria Požadavky na informace o bance Rating banky Délkapůsobeníů na českém th trhu Reference od klíčových zákazníků Tržní podíl Pobočková síť Rozsah služeb služby pro firmy i fyzické osoby Hodnotící kritéria a jejich j váha Kritérium Váha Rozsah pobočkové sítě 20% Zhodnocení volných finančních prostředků 30% Celkové náklady 50% Celkem 100% 14

16 VIII. Struktura RFP Specifické požadavky Výpisy z účtů a reporting Výpisy z účtů Elektronické, em, papírové, SWIFT MT942/MT940/MT950 Frekvence a formát výpisů (denní, týdenní měsíční / word, excel, pdf) Reportování informací z účtů vedených u jiných bank Speciální reporty na vyžádání Informace prostřednictvím sms Reporting Jaké typy výpisů banka zajišťuje: přehled zůstatků na účtech, report příchozích a odchozích plateb, přehled FX a MM operací, přehled stavu vnitropodnikových úvěrů? Umí banka odesílat a přijímat MT940 pro reportování detailních výpisů z účtů vedených u jiných bank? Umíte banka odesílat a přijímat MT101 pro iniciaci plateb z účtů vedených u jiných bank? 15

17 VIII. Struktura RFP Specifické požadavky Konektivita a formáty Konektivita a formáty Internet banking / SWIFT / File Delivery Jaké internetové bankovnictví banka využívá Vzory importních a exportních souborů pro internetové bankovnictví banky HW a SW vybavení nutné pro využití systému Podpora internetového bankovnictví jak funguje zákaznická linka Jak jsou zajišťovány aktualizace systému Zabezpečení internetového bankovnictví Administrace systému a přístupová práva instalace systému Speciální požadavky na nastavení a funkcionalitu systému Autorizace plateb prostřednictvím mobilního telefonu Jaké funkce v současné době využíváte, co si přejete zachovat a jaké dodatečné funkce požadujete 16

18 VIII. Struktura RFP Specifické požadavky - Účty Účty Typy účtů a jejich využití (účty dle účelu, např, kartový, mzdový, poplatkový apod.) Požadované měny Jaké typy účtů, pro jaké účely a v jakých měnách využíváte Jaké jsou jejich průměrné zůstatky Požadavek na výši kontokorentního úvěru a intradenních limitů Specifikace kreditní a debetní sazby aplikované na běžné účty definice sazby a výše bankovní marže Metodologie výpočtu úroku a způsob připisování úroků 17

19 VIII. Struktura RFP Specifické požadavky Řízení likvidity Řízení likvidity I. Cash pooling and opinion Info o tom, že se společnost rozhodla implementovat cash pooling. Jaký typ poolingu měna apod. Za jakým účelem improvement of liquidity and payment management Další info např. že liquidity management bude prováděn mateřskou společností, nicméně iniciace a autorizace plateb bude decentralizována na úrovni jednotlivých účastníků Vybrané relevantní informace o politice řízení likvidity společnosti Cíle politiky řízení likvidity Zabezpečit finanční stabilitu skupiny Optimalizovat potřebu cizích zdrojů Maximalizovat výnos z krátkodobě disponibilního cash flow Diverzifikovat zdroje krátkodobého financování Minimalizovat náklady na krátkodobé financování 18

20 VIII. Struktura RFP Specifické požadavky Řízení likvidity Řízení likvidity II. Popis požadované strukury součástí RFP lze ponechat na bance, jakou strukturu navrhne záleží na právních a daňových poradcích, jestli už pro společnostn identifikovali nejvhodnější j typ poolingu Poskytnout jednotlivým bankám představu o tom, jaké společnosti se v poolingu budou účastnit a kdo bude vlastníkem Pool Leader účtu Ideálně poskytnout informaci o tom, jaké entity se budou poolingu účastnit, jestli se bude jednat o rezidentní či nerezidentní účty, v jaké měně, jaký je očekávaný obrat na těchto účtech, jejich očekávané průměrné zůstatky, ypotřeba intra-day limitu a eventuelně dalších konkrétních požadavků na speciální služby Požadavek na banku o poskytnutí Cash Pooling Opinion 19

21 VIII. Struktura RFP Specifické požadavky Příchozí platby Termíny pro doručení, valutace a sazebník poplatků Příchozí platby Příchozí hladké platby Domácí, přeshraniční, SEPA, interní v rámci banky a skupiny Šeky a poštovní poukázky Inkasa Reporty, rekonciliace Hotovostní vklady Vklady na pobočkách banky Využití poboček České pošty s.p. / partnerských bank Noční trezory Svoz a zpracování hotovosti ve spolupráci s bezpečnostní agenturou Akceptace platebních karet POS terminály a platební brány - počet POS terminálů, celkový roční obrat plateb kartami, počet transakcí platebními kartami za rok, průměrná výše platby kartou, typy akceptovaných karet apod. 20

22 VIII. Struktura RFP Specifické požadavky Odchozí platby Termíny pro doručení, valutace a sazebník poplatků Odchozí platby Odchozí hladké platby Domácí a přeshraniční, SEPA, interní v rámci banky a skupiny Šeky a poštovní poukázky Inkasa Reporty, rekonciliace Hotovostní vklady Výběry na pobočkách banky Využití poboček České pošty s.p. Svoz a zpracování hotovosti ve spolupráci s bezpečnostní agenturou 21

23 VIII. Struktura RFP Specifické požadavky Hotovostní služby Hotovostní služby Jak v současné době řeší společnost své potřeby výplaty a vkladů hotovosti: Frekvence Objemy Místa vkladů/výběrů Firemní pokladna Využití služeb bezpečnostní agentury 22

24 VIII. Struktura RFP Specifické požadavky Platební karty Platební karty Typy karet kreditní, debetní, s odloženou splatností, předplacené, VISA/Mastercard atd. Limity transakční, denní, týdenní, měsíční a flexibilní možnost jejich změny Pojištění typ a rozsah: cestovní, úrazové, proti zneužití zaměstnancem, doplňkové pojištění Bezpečnost monitorování podezřelých transakcí Výpisy dle držitele, konsolidované pro společnost, formát a frekvence Blokace karet 23

25 VIII. Struktura RFP Specifické požadavky Zákaznická podpora Zákaznická podpora Bude společnosti k dispozici dedikovaný zástupce oddělerní customer service Jakým způsobem jsou řešeny eskalace Jak banka řeší zpracování plateb v případě, že je překročena kontokorentní / intradenní úvěrová linka Služby pro zaměstnance Nabízí banka zvýhodněné podmínky pro zaměstnance společnosti? VIP zákaznický servis, kreditní karty, speciální podmínky na osobní úvěry apod.? 24

26 VIII. Struktura RFP Bid Sheet Transakční poplatky Typ platby - elektronicky Typ platby - manuálně Termín pro doručení platby Valuta odepsání z účtu Valuta připsání bance příjemce Poplatek Roční počet plateb Celkový roční náklad Vyplní banka Vyplní banka Vyplní banka Vyplní banka Vyplní společnost xxx Úročení Měna Průměrný zůstatek Tenor Definice úrokové sazby Bankovní marže CZK Vyplní společnost Vyplní společnost Vyplní společnost Vyplní banka Vyplní banka EUR Vyplní společnost Vyplní společnost Vyplní společnost Vyplní banka Vyplní banka 25

27 VIII. Struktura RFP Dokumentace a Implementace Dokumentace Banka poskytne vzor kompletní smluvní dokumentace pro jednotlivé produkty Společnost poskytne návrh smlouvy o individuálních podmínkách, ve které budou specifikovány podmínky spolupráce, sazebník poplatků, valutace a termíny pro doručení plateb, úrokové sazby, doba platnosti stávajících podmínek apod. Implementační plán Aktivita Aktivace účtů Implementace internetového bankovnictví a školení uživatelů Propojení účetního systému s internetovým bankovnictvím Nastavení reportování SWIFT zpráv MT940/950/101 Negociace dokumentace a nastavení domácího a přeshraničního cash poolingu Negociace úvěrové dokumentace a aktivace kontokorentních linek Negociace treasury dokumentace Termín zahájení Termín ukončení 26