Informační systém ČZS

Transkript

1 Informační systém ČZS modul pro územní sdružení Vážení přátelé, předkládáme Vám modul programu Informační systém pro evidenci ČZS, který je vybaven mnoha funkcemi, vhodnými pro vaší práci. Vy dostáváte modul pro Územní sdružení, ten navazuje na program pro ZO a na váš program navazuje modul pro ústředí. Smyslem celého systému je pořízení dat - členské základny a dalších údajů u samotných ZO, ty je předají v podobě databází vám na ÚS a vy je po sloučení předáte na ústředí. (Proto u svého modulu nehledejte možnost vkládání členů ZO - k tomu slouží modul pro ZO.) Program je distribuován buď na CD, pak proběhne instalace z dodaného CD, nebo jako soubor *.ZIP stažený z webových stránek ČZS. U staženého souboru si jej rozbalte na svůj PC a spusťte soubor setup.exe v adresáři US_CZS (tento adresář je uložen již ve staženém ZIP souboru). Po úspěšné instalaci najdete program při standardním nastavení v složce Start Informační systém ČZS podsložka IS ČZS Územní sdružení. Při prvním spuštění programu vás uvítá obrazovka s nutností vložit své čísloho ÚS (trojmístné) vložte na číselné klávesnici první trojčíslí svého Územního sdružení - (např pro ÚS Beroun) Další údaje doplníte později v položce servis - Územní sdružení. Tímto krokem máte program nainstalovaný a prvně spuštěný, ale zcela prázdný. Smysl programu není pro vás evidovat jednotlivé členy ČZS, ale jednotlivé ZO a jejich funkcionáře se kterými přicházíte do styku. Zde můžete vkládat i další potřebné údaje - platby,

2 vyznamenání, specializaci či odbornost jíž svazu přispívají, různé poznámky - každého zařazeného funkcionáře můžete označit jako příjemce jen určité komunikace - pošty, můžete tisknout pozvánky na schůze, evidovat vyznamenáni, vydané a zaplacené známky, a mnohé další, ale to vše až dále. Vzájemná kompatibilita modulů programu. Proto, aby bylo možné data využívat i jinde - tedy od ZO přes ÚS až na ústředí - je nutné, aby byl předseda ZO vždy identifikován jako předseda, a jednatel jako jednatel atd, proto je program vybaven číselnou identifikací téměř pro všechno co je v něm ukládáno. (obsahuje tzv. číselníky, které jsou u některých globálních funkcí předefinované, ostatní funkce, které jsou výhradně vaší specialitou si do číselníku můžete přidávat - jen nelze přepsat ani smazat číslo v již dodaném číselníku - to znamená, že si pro své funkce, vyznamenání či další musíte vybrat neobsazené číslo od věřím, že jich je volných dost - viz tabulky funkcí, vyznamenání a dalších. Doporučení Program je vybaven poměrně dobrým manuálem, přesto doporučuji program nejprve nainstalovat tzv. nanečisto - odzkoušet si ho a teprve po několika pokusech uvidíte sami, zda už víte, jak ho ovládat. pak pouze vymažte adresář C:\CZS\CZSUR\ a program znovu nainstalujte a začněte vkládat první korektní údaje. Pokud máte obavy, že některými novými nesprávnými postupy data vyplníte chybně a svou pokusnou činností přijdete i o stávající data pořiďte si zálohu - program je tím přímo vybaven. Při chybě je možné snadno obnovit původní správná data - postup je dobře popsán v manuálu. Po vložení dat doporučují údaje uložit, než přejdete na doplňování dalších podnabídek (např. Zápis vedení, nebo vyznamenání) můžete o poslední zapsaná data přijít automatickým kliknutím na tlačítko Zpět data se ukládají jen tlačítkem Uložit. Program je vybaven nápovědou dostupnou v každé situaci klávesou F1. Pokud vzniknou jakékoli problémy volejte na , nebo na ústředí ČZS Ing. Miloš Kožešník. Nejprve se s ohledem na předpokládané aktualizace podívejte na svou verzi programu položka vpravo O programu abychom věděli, zda vámi objevený problém již náhodou nebyl objeven a opraven formou aktualizace. Aktuální verze najdete na neveřejné webové stránce Svazu - zde budou ke stažení nejnovější verze programu (většinou s opravou chyb či doplněním). Důležitý je datum aktualizace. Pokud najdete chybu doporučuji sejmout obrazovku s chybou a zaslat em. Sejmutí obrazovky: sejmete tlačítkem PrintScreen (tím se uloží celá aktuální obrazovka jako obraz do vyrovnávací paměti počítače) pak spustíte prohlížeč či editor obrázků stačí i pomůcka v samotných Windows: malování (standardně najdete Strat všechny programy příslušenství malování). Nyní uložte obrázek jako JPG pod názvem např. chyba- 001.JPG. Tento obrázek pak přiložte ke své ové zprávě a zašlete na můj mikola@atlas.cz.

3 Než začnete program používat Při prvním spuštění je potřeba nejprve v programu nastavit vstupní údaje o vaší organizaci ÚS. Bez těchto údajů nefungují korektně některé vnitřní vazby a proto byste později marně hledali chybu, která je následkem nenastavení programu. Nejprve zadejte své adresní údaje volba vpravo nahoře územní sdružení. Nezapomeňte doplnit i svou doručovací adresu ta bude předávána na ústředí při exportu dat. Dále je nezbytné nastavit v konfiguraci (vpravo dole) jména funkcionářů a údaje pro konání zasedání a schůzí (pokud nemáte stálé místo na schůzování můžete tento údaj před založením nové pozvánky vždy upravit) a hlavně nezapomeňte nastavit počáteční čísla pozvánek na 1 pro obě položky jinak nepůjdou číslovat pozvánky a vkládat nové pozvánky na schůze ani pak následně ani zápisy ze schůzí.

4 První kroky s programem Po spuštění programu vidíte, že hlavní obrazovka je rozdělena do 4 sloupců podle činnosti. Hlavní těžiště práce bude při zadávání v prvním sloupci (zleva) Data. Zde si do programu postupně zadejte všechny své základní organizace včetně jejich funkcionářů. K tomu slouží menu Data Organizace. Otevře se vám prázdný přehled organizací a tlačítkem Nová ZO začnete vkládat. Nejprve musíte zadat typ organizace (Univerzální ) a její číslo a název tyto údaje je nutné zadat správně nedají se již změnit. Dále zadejte adresu nebo alespoň určení místa pokud nemají adresu. Doplňte další spojové údaje (kromě čísla a názvu lze cokoli změnit či doplnit) Chybně vyplněná organizace lze celá smazat a v tomto stavu dejte uložit. Na příkladu vidíte kompletně vyplněnou ZO v Praze Záběhlicích (dále uváděné osobní údaje byly pozměněny a jsou fiktivní) Ze záznamu vidíte, že jde o osadu, mající adresu, e- mail telefon. Jsou u ní zapsáni dva funkcionáři PZO = předseda MZO = místopředseda. Jsou uvedeny i telefonní čísla na ZO číslo účtu a udělená ocenění pro ZO. ZO má prodejnu a moštárnu. Pro pořízení adres jednotlivých funkcionářů ZO vedení ZO použijte tlačítko Zápis vedení. Otevře se vám dialogové okno, kde nejdříve zadáte pořadové číslo člena 0001 (číslování xxx yyy zzzz x = číslo ÚS, y = číslo ZO, z = číslo člena) a pak již doplníte další údaje fiktivní údaje jsou na následujícím obrázku.

5 Na vložených údajích vidíte že pan Patera má přiděleno číslo (nevhodně) POZOR toto je sice možné, ale není to vhodné přidělujte čísla od 0001 (002 je číslo jeho ZO) je členem od roku 59, má vyplněné telefony je předseda ZO a člen ÚR a člen zelinářské komise má zemědělské vzdělání a rád přednáší o zelenině, dostal v r vyznamenání. Pokud si kliknete na vyznamenání, můžete přidat další udělená vyznamenání. Dalším důležitým údajem pro ZO je doručovací adresa, která nemusí být shodná s adresami členů vedení najdete hned vedle Zápisu vedení - Doručovací adresy. Na fiktivním zadání vidíte adresu k doručování včetně toho co má dostávat. Jednotlivé položky pošty se zadávají pomocí výběrového menu položek může být i více a k jejich zapsání dojde tlačítkem tužky výsledek vidíte na obrázku POS = běžná pošta + VES = Věstník. Pokud má být na uvedenou adresu zasílána všechna pošta stačí zatrhnout Vše. Tlačítkem s křížkem vymažete zadané typy zásilek. K jedné ZO můžete vytvořit více doručovacích adres, pro různé druhy tiskovin zvlášť Rukověť, zvlášť Věstník, zvlášť účetní záležitosti aj.

6 Nyní vše uložte a vraťte se do základního seznamu organizací. Zde vidíte všechny vámi zadané ZO pokud se chcete podívat a opravit některý záznam stačí poklepat tlačítkem myši na čísle před ZO a opět se dostanete k editaci Ukládání Pokud si nejste svou prací zpočátku jistí doporučuji po vložení nových údajů formulář raději zavřít tlačítkem Ulož. Ukládání doporučuji jen z počátku, než si osvojíte chování programu. Pokud by se vám podařilo dostat program do situace, kdy nemá řešení, může činnost ukončit bez uložení pokud se tak stane, chybu popište a sdělte nám ji k odstranění. Dále si můžete u každé ZO vpravo dole do editačního okénka zapsat poznámku k celé ZO např. o probíhajícím stavu vydání pozemků od PF ČR či jiné. A vedle pomocí zašrtávátek vyznačit zda mají moštárnu, palírnu či další. Pokud ZO má např. moštárnu (předpokládá se, že každá ZO má maximálně jednu moštárnu, jednu povidlárnu atd.) pak se vedle zaškrtnuté provozovny zvýrazní tlačítko s křížkem poklepáním na něj se dostanete do editačních údajů o prodejně, moštárně palírně atd. Zde si doplňte kontaktní údaje a další Pod tlačítkem Ocenění je možné vložit ocenění udělená samotné ZO a pod ním uvedený Výkaz obsahuje údaje které ZO každý rok hlásí ve výkazech Přehled o činnosti za rok... program provede jejich sumarizaci za celé územní sdružení.

7 Pokud předáváte své ZO členské známky můžete jejich převzetí a zaplacení zanést do programu tlačítkem Platby. Tyto údaje se vám automaticky přenesou do výkazu. Tlačítkem Historie se dostanete na záznamy o předchozích platbách a počtech členů. Další tlačítko Výkaz vám ukáže položky které se hlásí formulářem ke konci roku. Při zadávání nezapomeňte vyplnit daný rok ke kterému je výkaz sestaven, aby se vám zahrnoval do správného souhrnného výkazu pro ústředí.

8 Tlačítko Karta vám umožňuje vytisknout tzv. Kartu ZO tj. Název, doručovací adresu a vedení Na záznamu u každé ZO najdete vedle ové adresy malé tlačítko, které vám přímo zavolá Outlook s novou zprávou pro ZO urychlí vám to ovou komunikaci. Pokud ve volbě typu organizace vyberete specializovaná, pak můžete ještě zvolit o jakou specializaci jde. Svou specializovanou organizaci můžete sami přidat do seznamu viz: Tabulky - organizace. Nyní máte pořízené data pro komunikaci se svými ZO. Pořízená data můžete prohlížet dalšími tlačítky ve sloupci. Tlačítkem Členové se dostanete na kompletní seznam členů ZO prvotně řazen podle čísel ZO pokliknutím na horní panel nad sloupcem se jmény se seřadí podle příjmení (bez ohledu na titul a jméno). Na jednotlivé údaje o členu se dostanete poklepáním na číslo před členem. Zde jde i přímo vytisknout adresu na obálku (vhodné pro individuální korespondenci) Položkou územní sdružení se dostanete jen na členy jimž bylo přidáno nějaké členství či funkce v ús, podobně volba Instruktoři nebo funkce zpřístupní jen zvolenou skupinu členů. Pod tlačítkem Odborné komise najdete členy komisí, pokud byly zadány u jednotlivých funkcionářů.

9 Dále si můžete zobrazit udělená vyznamenání. Buď tlačítkem vlevo Vyznam uvidíte všechny členy a ty co mají vyznamenání budou barevně navíc je u nich uvedeno co a kdy dostali. Nebo přes pravou volbu členů - pak uvidíte jen vyznamenané. Stejně se program chová u organizací levá volba Čestná zobrazí všechny ZO a barevně ty s vyznamenáním. Pravá volba uznání jen ty co dostali uznání (musí být zadáno na kartě ZO viz výše). Podobně můžete prohlížet všechny doručovací adresy, včetně tisku adresy na obálku. Nebo rozdělené podle druhu doručované pošty vždy je umožněn přímý tisk adresy.

10 Nakonec najdete výkazy ZO, ale ty zatím budou prázdné. Do nich se nejprve přenášejí data od ZO (nebo se zadají ručně) a pak se objeví i jejich sumarizace tlačítkem. Na obrázku vidíte, že organizace Hostivař u Botiče má uložený výkaz. Ten se pak objeví i v sumarizaci. Do výkazu se nejprve přenesou platby příspěvků tj. Počet platících členů pak se doplní ostatní údaje na kartě ZO.

11 Platby příspěvků můžete během roku upravovat tak jak vám budou ZO platit. Pro editaci opět otevřete Platby příspěvků, vyberte příslušný rok a klepněte na některou z položek např Počet členů zobrazí se minulé údaje a je možné je opravit. Historie plateb se pak ukáže další volbou Historie Další údaje zaneste přímo do výkazu ZO pro příslušný rok a pak se vám ukáže jejich sumarizace v celkovém výkazu. Pozor výkaz ZO se bude do celkového výkazu zahrnovat až po úplném vyplnění a uzamknutí (ikonkou klíče vpravo dole). Pak bude v souhrnu označen barevně. A jejich sumarizace: - před zobrazením zvolte příslušný rok! Položka vyřazené bude zpočátku prázdná zde se objeví vyřazená ZO po jejím zániku.

12 Poslední položkou je pohled na jednotlivé provozovny. Provozovny musí mít vyplněnou alespoň adresu na kartě své ZO, jinak se v přehledu neobjeví.

13 Druhý sloupec na hlavní obrazovce programu je pojmenován Tisky. Umožňuje hromadný tisk štítků při zasílání korespondence, tisk seznamů ZO a další. Pozvánky ÚS Tato volba slouží k vyhotovení pozvánky na schůze a jednání představenstva územního sdruženi. Pozvánka je pak vytisknuta tolikrát kolik je členů ús adresa je přímo na pozvánce a je určena do obálky s okénkem. Do pozvánky je pak možné navíc připsat usnesení a vytisknout.

14 Adresář organizací, členů, ús, a další zpřístupňují tisk. Vždy se nejprve objeví výzva: Pro tisk na tiskárně zvolte Ano. Pokud zvolíte Ne máte možnost si tiskovou sestavu prohlédnout na obrazovce (a následně vytisknout malou ikonkou vpravo). Obdobně se postupuje i u ostatních voleb. Volba Štítky - umožňuje hromadný tisk štítků pro větší rozsah korespondence. Zpřístupní se vám konkrétní adresáti (Organizace, Komise...), druh tiskoviny (Věstník ) těm, kterým jste přidělili zasílání této tiskoviny. Dále vyberete rozměr štítků jsou zde dva druhy menší na obálky a dva druhy větší na balíky (všechny byly vybrány s ohledem na snadnou dostupnost v prodejní síti.). Na obrázku uvedená konfigurace umožní tisk štítků pro členy ÚS, kterým je zasílán věstník a pro tisk budou použity štítky typu 3474 (tj. 3 řady po 8 štítcích na stránku A4). Po potvrzení tisku u volby Organizace, ale ještě k samotnému tisku nedojde. Nyní se vám objeví předtisková sestava s adresami a v prvním sloupci je uveden počet tisknutých štítků (normálně 1). Toto číslo lze upravit, a tak můžete před tiskem doručovacích adres např. vyřadit ty ZO, které si shodou okolností tiskovinu již vyzvedly, nebo naopak některým počet štítků zvýšit to pokud chcete zaslat výjimečně něco objemnějšího.

15 Třetí sloupec na hlavní obrazovce programu Tabulky slouží k doplnění a správě vlastních číselných kódů. Zde si můžete prohlédnout centrální číselník uvidíte zde všechny předdefinované funkce, vyznamenání, odborné komise, schopnosti členů, a můžete si zde přidat vlastní ze zadaných funkcí, vyznamenání či dalších je možné pak vybírat při zadávání ZO a jejích členů vedení. Pomocí těchto parametrů si program uzpůsobíte podle vlastních potřeb Pozor předefinované položky již nelze smazat ani upravit, upravovat můžete jen ty, které sami přidáte. Poslední sloupec na hlavní obrazovce programu je uveden jako Servis. Zde zadejte samotné územní sdružení, vedení, sídlo a další. Tyto údaje se používají u zápisu pozvánek na schůze jinak budou na pozvánkách některé údaje nevyplněné! Důležitá položka je import a export dat. Data pořízená od ZO ta v programu pro ZO vyexportují jako soubor x.arj. Tento soubor vám přijde jako příloha u nebo na disketě apod. Soubor překopírujete do adresáře C:/CZS/CZSUR/INBOX. Pak ve spuštěném programu zadáte import dat. Program najde ARJ soubor a načte členy ZO do databáze. Pro odeslání dat od ZO patřící vašemu ÚS dále na ústředí použijete naopak export dat necháte zaškrtnutou schránku a v adresáři C:/CZS/CZSUR/OUTBOX najdete vytvořený soubor urxxx.arj soubor má předponu že se jedná o data ús (dříve úr) a její číslo tříciferné. Protože je program zatím ve zkušebním provozu, budeme vás o přesném postupu importu a exportu dat informovat až po odzkoušení pořízení dat u ZO ČZS. Archivace dat Nezbytná operace pro případ selhání PC. Doporučujeme data archivovat a ukládat mimo PC nejlépe odnést domů. K tomu slouží archivace, zde zvolte záloha a otevře se vám dialog (viz na obrázku vpravo), který vám umožní vybrat místo kam bude záloha uložena jde vždy o komprimovaný soubor formátu ARJ. Archivaci spustíte poklepáním na příslušnou složku ať na pevný disk nebo na přenosné záznamové médium a potvrdíte tlačítkem Vybrat. Obnova dat probíhá podobně vyberete odkud se mají načíst zazálohované údaje.

16 Závěr Berte prosím tento program více jako zkušební betaverzi než ostrou, která právě díky vám a vašemu testování může splnit požadavky celého svazu. Pokud dojde k nějakému problému, prosím, popište jej podrobně, případně sejměte obrazovku - stačí tlačítkem PrintScreen pak vložit (Ctrl V) do textového editoru, aby bylo zřejmé o co jde. Program bude průběžně programátorem doplňován o vaše požadavky. Podle mých zkušeností již program netrpí problémy stability a funkčnosti, takže narazíte spíše na problémy nekompatibility - odlišného přístupu evidence členů, než se kterým jsme počítali. V každém případě pamatujte na to, že program bude tím levnější, čím více ZO a ÚS s ním bude pracovat neboť již byl z podstatné části jako multilicence zaplacen a je vlastnictvím Svazu. S pozdravem za ústředí ČZS Ing. Miloš Kožešník mikola@atlas.cz