GRANTOVÁ SMLOUVA uzavřená na základě 51 občanského zákoníku pro:

Transkript

1 GRANTOVÁ SMLOUVA uzavřená na základě 51 občanského zákoníku pro: akci MOBILITA STUDENTŮ A ZAMĚSTNANCŮ PROGRAMU ERASMUS v rámci Programu celoživotního učení 1 SMLOUVA ČÍSLO: ERA-MOB-2013-XX Dům zahraničních služeb, Národní agentura pro evropské vzdělávací programy Na Poříčí 1035/4, Praha 1, IČ: dále jen Národní agentura nebo NA, zastoupená ředitelkou Ing. Ivou Tatarkovou na straně jedné, a Název instituce Adresa: IČ: DIČ: Erasmus University Charter: Číslo EUC: Erasmus ID kód: dále jen příjemce, zastoupený funkce/titul/jméno na straně druhé, 1 Rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 1720/2006/ES ze dne , kterým se zavádí akční program v oblasti celoživotního učení, zveřejněné v Úředním věstníku EU č. L327/45 dne Stránka 1 z 10

2 SJEDNALI níže uvedené Zvláštní podmínky, Všeobecné podmínky a přílohy: Příloha I Příloha II Příloha III Příloha IV Žádost příjemce o financování mobilit studentů a zaměstnanců v rámci programu Erasmus v roce 2013/2014 Vzor závěrečné zprávy a vyúčtování (Final Report) zveřejněný na internetové adrese (sekce Pro koordinátory) Závazky příjemce týkající se mobilit zveřejněné na internetové adrese (sekce Pro koordinátory) Minimální požadavky bilaterálních dohod zveřejněné na internetové adrese (sekce Pro koordinátory) Úprava vztahů mezi příjemcem a jednotlivými účastníky mobilit: (přílohy jsou zveřejněny na internetové adrese v sekci Pro koordinátory) Příloha V.1 Příloha V.2 Příloha V.3 Příloha V.4 Příloha V.5 Mobilita studentů na studijní pobyty Minimální požadavky studijní smlouvy Minimální požadavky finanční dohody se studentem Minimální požadavky kvalifikačních podmínek programu Erasmus pro studijní pobyty Erasmus Charta studenta Minimální požadavky závěrečné zprávy studenta Příloha V.6 Příloha V.7 Příloha V.8 Příloha V.9 Příloha V.10 Mobilita studentů na pracovní stáže Minimální požadavky dohody o pracovním plánu stáže Minimální požadavky finanční dohody se studentem Minimální požadavky kvalifikačních podmínek programu Erasmus pro pracovní stáže Erasmus Charta studenta Minimální požadavky závěrečné zprávy studenta Příloha V.11 Příloha V.12 Příloha V.13 Příloha V.14 Mobilita zaměstnanců na výukové pobyty Minimální požadavky dohody o výukovém programu Minimální požadavky finanční dohody s učitelem Minimální požadavky kvalifikačních podmínek programu Erasmus pro výukové pobyty Minimální požadavky závěrečné zprávy učitele Příloha V.15 Příloha V.16 Mobilita zaměstnanců na školení Minimální požadavky dohody o pracovním programu Minimální požadavky finanční dohody se zaměstnancem Stránka 2 z 10

3 Příloha V.17 Příloha V.18 Minimální požadavky kvalifikačních podmínek programu Erasmus pro školení Minimální požadavky závěrečné zprávy zaměstnance Příloha VI Příručka pro management mobilit programu Erasmus v roce 2013/2014 které tvoří nedílnou součást této smlouvy (dále jen smlouva ). Všeobecné podmínky jsou zveřejněny na následující internetové adrese (sekce Pro koordinátory). Ustanovení Zvláštních podmínek mají přednost před ustanoveními ostatních částí smlouvy. Ustanovení Všeobecných podmínek mají přednost před ustanoveními příloh. Stránka 3 z 10

4 ZVLÁŠTNÍ PODMÍNKY ČLÁNEK I ÚČEL GRANTU I.1 Národní agentura rozhodla o poskytnutí grantu příjemci za účelem realizace mobilit dále jen akce v rámci programu Erasmus, který je součástí Programu celoživotního učení. I.2 Příjemce přijímá grant za podmínek stanovených v této smlouvě a zavazuje se vynaložit veškeré úsilí, aby provedl akci popsanou v příloze I, s výjimkou případů vyšší moci. Obzvláště důsledně bude příjemce dodržovat Erasmus University Charter a závazky týkající se mobilit popsané v příloze III. ČLÁNEK II DOBA PLATNOSTI II.1 Tato smlouva vstupuje v platnost dnem jejího podpisu poslední z obou smluvních stran. II.2 Akce bude zahájena nejdříve dne 1. června 2013 a bude ukončena nejpozději dne 30. září ČLÁNEK III FINANCOVÁNÍ AKCE III.1 Národní agentura poskytne příjemci grant na akci v celkové maximální výši XXX EUR. Rozdělení grantu na jednotlivé aktivity je následující: Název aktivity Zkratka aktivity Výše grantu (v EUR) Orientační schválený počet měsíců/dnů/mobilit: Mobilita studentů na studijní pobyty SMS XXX XX měsíců Mobilita studentů na pracovní stáže SMP XXX XX měsíců Mobilita zaměstnanců na výukové pobyty STA XXX XX dnů Mobilita zaměstnanců na školení STT XXX XX dnů Organizace mobilit OM XXX XX mobilit III.2 Skutečná konečná výše grantu u jednotlivých aktivit se určí podle níže uvedených pravidel: Mobilita studentů na studijní pobyty a pracovní stáže (SM = SMS + SMP): Finanční podpora se určí na základě skutečného počtu vyslaných studentů a doby trvání jejich pobytů v souladu s pravidly stanovenými v příručce v příloze VI této smlouvy a na základě podpůrných dokumentů uvedených v článku IV.2 této smlouvy. Mobilita zaměstnanců na výukové pobyty a školení (ST = STA + STT): Finanční podpora na cestovní náklady (do cestovních nákladů se zahrnují také náklady na víza) bude stanovena na základě skutečně vynaložených nákladů v souladu s pravidly stanovenými v příručce v příloze VI této smlouvy a na základě podpůrných dokumentů uvedených v článku IV.2 této smlouvy. Finanční podpora na pobytové náklady (do pobytových nákladů se zahrnují také náklady na cestovní pojištění a poplatky za zrušení/storno) bude stanovena na základě délky trvání aktivity v zahraničí v souladu s pravidly uvedenými v příručce v příloze VI této smlouvy a na základě podpůrných dokumentů uvedených v článku IV.2 této smlouvy. Stránka 4 z 10

5 Organizace mobilit (OM): Finanční podpora na tyto náklady se určí na základě skutečného počtu realizovaných mobilit (vyslaní studenti včetně studentů bez finanční podpory, vyslaní zaměstnanci včetně zaměstnanců bez finanční podpory a pozvaní zaměstnanci ze zahraničních podniků) a na základě stupnice paušálních sazeb dle počtu mobilit v souladu s pravidly stanovenými v příloze VI této smlouvy. Existuje 10% mez tolerance, což znamená, že pokud je počet realizovaných mobilit nižší o méně než 10 % než počet mobilit uvedených v článku III.1 této smlouvy, grant na organizaci mobilit nebude snížen. Vyšší počet realizovaných mobilit než počet uvedený v článku III.1 této smlouvy nemůže nikdy vyústit ve zvýšení částky grantu na organizaci mobilit uvedené v článku III.1. Výše grantu na organizaci mobilit se nesníží na méně než 500 EUR ani v případě, že počet realizovaných mobilit je nižší než počet mobilit uvedených v článku III.1 této smlouvy. Pokud ovšem nebyla realizována žádná mobilita, je konečná výše grantu nulová. III.3 Veškeré další náklady spojené s akcí nebo vyplývající z akce budou hrazeny příjemcem. III.4 Převod grantu mezi jednotlivými aktivitami je možný dle následujících pravidel: Příjemce: může přesunout max. 20 % částky určené na mobility studentů - studijní pobyty (SMS) do částky určené na mobility studentů - pracovní stáže (SMP) a naopak, může přesunout max. 20 % částky určené na mobility zaměstnanců - výukové pobyty (STA) do částky určené na mobility zaměstnanců školení (STT) a naopak, může přesunout max. 100 % částky určené na organizaci mobilit (OM) do částky určené na mobility studentů (SM) a/nebo mobility zaměstnanců (ST), může přesunout max. 20 % částky určené na mobilitu zaměstnanců (ST) do částky určené na mobilitu studentů (SM). Jiné přesuny nejsou možné. III.5 Změna celkové maximální výše grantu V případě, že budou k dispozici dodatečné finanční prostředky k přerozdělení institucím, lze celkovou maximální výši grantu uvedenou v článku III.1 zvýšit za předpokladu, že budou splněny podmínky stanovené v příručce v příloze VI této smlouvy. Příjemce předloží žádost o přidělení dodatečných finančních prostředků v souladu s postupem uvedeným v příručce v příloze VI této smlouvy. Nižší počet realizovaných mobilit ze strany příjemce než počet mobilit uvedených v článku III.1 této smlouvy může vést ke snížení celkové maximální výše grantu pro příjemce. III.6 Zásady rozdělování finančních prostředků jednotlivým účastníkům mobilit III.6.1 Mobility studentů: Výpočet stipendií pro jednotlivé studenty provede příjemce na základě pokynů v příručce v příloze VI této smlouvy. Příjemce rozdělí finanční prostředky na mobilitu jednotlivých účastníků na základě dokumentů a ustanovení v přílohách této smlouvy. Stránka 5 z 10

6 Pro mobilitu studentů na studijní pobyty (SMS) jsou povinné následující dokumenty: Studijní smlouva - příloha V.1 grantové smlouvy Finanční dohoda se studentem na studijní pobyt - příloha V.2 grantové smlouvy Kvalifikační podmínky programu Erasmus pro studijní pobyty - příloha V.3 grantové smlouvy Erasmus Charta studenta - příloha V.4 grantové smlouvy Závěrečná zpráva studenta - příloha V.5 grantové smlouvy Potvrzení o délce studia vydané a potvrzené přijímající organizací obsahující jméno účastníka a datum zahájení a ukončení studia Přehled dosažených výsledků studia vydaný a potvrzený přijímající organizací obsahující jméno účastníka a výsledky studia Pro mobilitu studentů na pracovní stáže (SMP) jsou povinné následující dokumenty: Dohoda o pracovním plánu stáže - příloha V.6 grantové smlouvy Finanční dohoda se studentem na pracovní stáž - příloha V.7 grantové smlouvy Kvalifikační podmínky programu Erasmus pro pracovní stáže - příloha V.8 grantové smlouvy Erasmus Charta studenta - příloha V.9 grantové smlouvy Závěrečná zpráva studenta - příloha V.10 grantové smlouvy Osvědčení o absolvování pracovní stáže vydané a potvrzené přijímající organizací obsahující jméno účastníka, datum zahájení a ukončení pracovní stáže a výsledky pracovní stáže III.6.2 Mobility zaměstnanců: Výpočet finanční podpory pro jednotlivé zaměstnance provede příjemce na základě pokynů v příručce v příloze VI této smlouvy. Příjemce rozdělí finanční prostředky na mobilitu jednotlivých účastníků na základě dokumentů a ustanovení v přílohách této smlouvy. Pro mobilitu zaměstnanců na výukové pobyty (STA) jsou povinné následující dokumenty: Dohoda o výukovém programu - příloha V.11 grantové smlouvy Finanční dohoda s učitelem na výukový pobyt - příloha V.12 grantové smlouvy; nebo jiný dokument upravující výši finanční podpory na výukový pobyt a povinnosti učitele (např. příkaz ke služební cestě) Kvalifikační podmínky programu Erasmus pro výukové pobyty - příloha V.13 grantové smlouvy Závěrečná zpráva učitele - příloha V.14 grantové smlouvy Potvrzení o délce výuky vydané a potvrzené přijímající organizací obsahující jméno účastníka a datum zahájení a ukončení výuky Potvrzení o zaplacení nákladů na cestu Pro mobilitu zaměstnanců na školení (STT) jsou povinné následující dokumenty: Dohoda o pracovním programu - příloha V.15 grantové smlouvy Finanční dohoda se zaměstnancem na školení - příloha V.16 grantové smlouvy; nebo jiný dokument upravující výši finanční podpory na školení a povinnosti zaměstnance (např. příkaz ke služební cestě) Kvalifikační podmínky programu Erasmus pro školení - příloha V.17 grantové smlouvy Závěrečná zpráva zaměstnance - příloha V.18 grantové smlouvy Potvrzení o délce školení vydané a potvrzené přijímající organizací obsahující jméno účastníka a datum zahájení a ukončení školení Potvrzení o zaplacení nákladů na cestu Stránka 6 z 10

7 ČLÁNEK IV PLATEBNÍ PODMÍNKY IV.1 Platba zálohy První zálohová splátka: Ve lhůtě 30 kalendářních dní po nabytí platnosti této smlouvy bude příjemci vyplacena první zálohová splátka ve výši XXX EUR odpovídající 80 % celkové maximální částky grantu uvedené v článku III.1. Druhá splátka: Do 15. prosince 2013 a 1. května 2014 je příjemce povinen zaslat Národní agentuře průběžnou zprávu (Interim Report) v souladu s pravidly stanovenými v příručce v příloze VI této smlouvy. V případě, že příjemce v průběžné zprávě deklaruje, že vyplatil nejméně 70 % první zálohové splátky přímým účastníkům mobilit, je průběžná zpráva považována za žádost příjemce o vyplacení druhé splátky grantu. Výše druhé splátky grantu, kterou specifikuje příjemce v průběžné zprávě, může dosáhnout max. 20 % celkové částky grantu stanovené v článku III.1. V závislosti na skutečném počtu mobilit oznámených příjemcem v průběžné zprávě: - bude po schválení průběžné zprávy převedena na účet příjemce druhá splátka odpovídající maximálně 20 % celkové částky grantu uvedené v článku III.1, - nebo se již neprovedou žádné další splátky grantu, - nebo Národní agentura vystaví příkaz k vrácení dlužné částky. Národní agentura ve lhůtě 60 kalendářních dní po obdržení zprávy schválí nebo zamítne průběžnou zprávu včetně jakýchkoli podkladů a vyplatí další splátku nebo mu vystaví příkaz k vrácení dlužné částky. Tato lhůta může být pozastavena, pokud si Národní agentura od příjemce vyžádá doplňující podklady nebo informace. V takovém případě má příjemce 30 kalendářních dnů na to, aby doplňující podklady nebo informace předložil. V případě, že příjemce nevyplatí k datu průběžné zprávy alespoň 70% přidělené zálohové splátky grantu přímým účastníkům mobilit, musí si podat žádost o vyplacení druhé splátky grantu v podobě dodatečné průběžné zprávy, a to ihned, jakmile bude podmínka vyplacení 70 % zálohové splátky splněna. IV.2 Závěrečná zpráva Do 31. října 2014 je příjemce povinen zaslat Národní agentuře závěrečnou zprávu (Final Report) s použitím vzorové zprávy uvedené v příloze II. Národní agentura může vyzvat příjemce, aby kromě závěrečné zprávy předložil kopie následujících dokladů: V případě zaměstnaneckých mobilit: u částek stanovených na základě skutečných nákladů, tj. na cestovní náklady zaměstnanců (platí pro mobility zaměstnanců na výukové pobyty a školení - STA a STT) a na dodatečné náklady spojené s účastí osoby se specifickými potřebami: potvrzení o zaplacení (ve formě účtenek, faktur, použitých jízdenek, kopii víz, palubních vstupenek); u částek stanovených na základě maximálních sazeb, tj. na pobytové náklady zaměstnanců (platí pro mobility zaměstnanců na výukové pobyty a školení - STA a STT): potvrzení o účasti vydané a potvrzené přijímající institucí/organizací, obsahující jméno účastníka a datum zahájení a ukončení aktivity a/nebo jiné potvrzující dokumenty. V případě studentských mobilit: Stránka 7 z 10

8 u částek stanovených na základě paušálních sazeb, tj. na stipendia studentů (platí pro mobility studentů na studijní pobyty a pracovní stáže SMS a SMP): potvrzení o účasti a výsledcích pobytu vydané a potvrzené přijímající organizací, obsahující jméno účastníka a datum zahájení a ukončení aktivity; závěrečnou zprávu studenta a/nebo jiné potvrzující dokumenty. u částek stanovených na základě stupnice paušálních sazeb dle počtu mobilit, tj. na organizaci mobilit: seznam a počet účastníků mobilit (Final Report) Příjemce se zavazuje bez zbytečného odkladu po obdržení výzvy Národní agentuře předložit kopie požadovaných dokumentů. Veškeré částky v závěrečné zprávě budou uvedeny v EUR. Pokud byl grant poukázán na účet příjemce vedený v CZK, převede příjemce jakékoliv skutečné náklady na EUR, a to dle měsíčního účetního kurzu stanoveného Evropskou komisí a uveřejňovaného na jejích webových stránkách 2, platného ke dni platby příslušné zálohové splátky ze strany Národní agentury ve prospěch příjemce. Tento účetní kurz bude použit pro převod všech nákladů v CZK na EUR v období od data převodu příslušné zálohové splátky do data převodu další zálohové splátky. Národní agentura ve lhůtě 60 kalendářních dní po obdržení zprávy schválí nebo zamítne závěrečnou zprávu včetně jakýchkoli podkladů a v závislosti na konečné výši grantu Národní agentura odsouhlasí konečnou výši grantu nebo vystaví příjemci příkaz k vrácení dlužné částky. Tato lhůta může být pozastavena, pokud si Národní agentura od příjemce vyžádá doplňující podklady nebo informace. V takovém případě má příjemce 30 kalendářních dnů na to, aby doplňující podklady nebo informace předložil. IV.3 Pro účely podávání zpráv a diseminace výsledků se příjemce zavazuje používat informační nástroje určené Národní agenturou nebo Evropskou komisí, v souladu s instrukcemi, které budou za tímto účelem poskytnuty. ČLÁNEK V BANKOVNÍ ÚČET Platby grantu se provádějí v EUR na níže uvedený bankovní účet příjemce: Název banky: Adresa pobočky banky, která vede účet: Přesné označení majitele účtu: Adresa majitele účtu: Měna, ve které je účet veden: Úplné číslo účtu: IBAN: SWIFT kód banky: Specifický /variabilní symbol: Číslo smlouvy: ERA-MOB-2013-XX 2 Stránka 8 z 10

9 ČLÁNEK VI VŠEOBECNÁ SPRÁVNÍ USTANOVENÍ Veškerá sdělení v souvislosti s touto smlouvou se podávají písemně s uvedením čísla smlouvy a zasílají se na adresu uvedenou na první straně této smlouvy. ČLÁNEK VII ROZHODNÉ PRÁVO A PŘÍSLUŠNOST SOUDŮ Grant se řídí příslušnými ustanoveními smlouvy, platnými právními předpisy EU a, podpůrně, právem České republiky. Národní agentura a příjemce mohou zahájit soudní řízení ve vztahu k rozhodnutím druhé smluvní strany ohledně použití příslušných ustanovení smlouvy a režimu jejího plnění před občanskoprávním soudem. ČLÁNEK VIII OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ VIII.1 Veškeré osobní údaje uvedené v této grantové smlouvě zpracovává Národní agentura a Evropská komise v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/ ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů. VIII.2 Tyto údaje zpracovává Národní agentura a Evropská komise, a to výhradně v souvislosti s prováděním této smlouvy a na ni navazujícími činnostmi, tím není dotčena možnost údaje postoupit orgánům státní správy, které jsou v souladu s obecně závaznými právními předpisy ČR oprávněny poskytnutí takových údajů požadovat, orgánům odpovědným v souladu s právními předpisy EU za kontroly a audit, službám vnitřního auditu, Evropskému účetnímu dvoru, Výboru pro finanční nepřesnosti a/nebo Evropskému úřadu pro potírání podvodných jednání (OLAF) pro účely ochrany finančních zájmů EU. VIII.3 Oprávněný příjemce může, na základě písemné žádosti, získat přístup ke svým osobním údajům a opravit jakékoli nesprávné nebo neúplné informace. Veškeré dotazy ohledně zpracování svých osobních údajů by měl směřovat na Národní agenturu. Příjemce může podat stížnost proti zpracování svých údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u Evropského inspektora ochrany údajů. ČLÁNEK IX DALŠÍ ZVLÁŠTNÍ PODMÍNKY IX.1 Na tuto smlouvu se nevztahuje následující ustanovení Všeobecných podmínek: 15.4 IX.2 IX.3 IX.4 Jakákoli změna celkové maximální výše grantu vyžaduje písemný dodatek k této grantové smlouvě, který musí být vystaven do Příjemce se zavazuje dodržet požadavek stanovený v Příručce pro žadatele k Programu celoživotního učení na rok 2013 (LLP Guide sekce Dokumenty a formuláře), který stanoví, že akce není podpořena žádným jiným grantem z rozpočtu EU. V případě porušení této podmínky si NA vyhrazuje právo tuto smlouvu ukončit s odvoláním na článek 11.2 (bod g) Všeobecných podmínek a uplatnit finanční opravy dle článku 12 Všeobecných podmínek. Příjemce uvede v každém šířeném nebo zveřejňovaném dokumentu, každém produktu nebo materiálu vytvořeném s podporou grantu a ve všech svých prohlášeních a rozhovorech informaci o tom, že obdržel grant v rámci Programu celoživotního učení. 3 Veškeré dotazy týkající se uplatňování nařízení (ES) č. 45/2001 by měly být adresovány evropskému inspektorovi ochrany údajů ( Stránka 9 z 10

10 Veškeré grafické materiály budou vyrobeny v souladu s Pravidly užívání označení stanovenými Evropskou komisí na stránce Za touto informací bude následovat prohlášení o vyloučení odpovědnosti, v němž uvede, že za obsah publikace ručí výhradně vydavatel a že Evropská komise neodpovídá za žádné případné užití dotčených informací. IX.5. IX.6. IX.7. Příjemce se zúčastní alespoň jednoho semináře organizovaného Národní agenturou. Příjemce se zavazuje k členství v uzavřené konferenci koordinátorů programu Erasmus, tzv. Pandora a jejímu používání jako komunikačního prostředku mezi Národní agenturou a příjemcem. Kromě článku 5 Všeobecných podmínek příjemce uděluje Národní agentuře a Komisi oprávnění publikovat v jakékoli podobě a médiu včetně internetu následující ovou adresu s ohledem na komunikaci s veřejností: xxx. PODPISY Za příjemce Titul/jméno/funkce Razítko a podpis: Za Národní agenturu Ing. Iva Tatarková, ředitelka NA Razítko a podpis: V... dne... V Praze dne... Smlouva je vystavena ve dvou vyhotoveních, po jednom pro Národní agenturu a pro příjemce. Stránka 10 z 10