JEDNACÍ A VOLEBNÍ ŘÁD

Transkript

1 Druh dokumentu: Účinnost od: Verze č.: Počet stran: Strana č.: 1. září JEDNACÍ A VOLEBNÍ ŘÁD KONTROLNÍ Svazu českých a moravských výrobních družstev Vydání neoprávněným osobám jen s povolením předsedy svazu Číslo výtisku: 1 Číslo kopie: Datum: Vypracoval: Funkce: Podpis: JUDr. Zdeněk Čáp ředitel odboru legislativněprávního Datum: Ověřil: Funkce: Podpis: Ing. Zdeněk Hlubuček předseda kontrolní komise Jednací a volební řád Kontrolní komise Svazu českých a moravských výrobních družstev byl schválen kontrolní komisí dne Změna č.1: datum Vypracoval Ověřil Změna schválena kontrolní komisí dne Změna č.2: datum Vypracoval Ověřil Změna schválena kontrolní komisí dne

2 OBSAH: Část I POJMY A SEZNAM ZKRATEK Zkratky Pojmy...4 Část II ÚČEL...4 Část III ZÁVAZNOST...4 Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE Právní předpisy Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty Přílohy...4 Část V POSTAVENÍ, PŮSOBNOST A ČLENOVÉ KONTROLNÍ POSTAVENÍ A PŮSOBNOST KONTROLNÍ ČLENOVÉ KONTROLNÍ PŘEDSEDA KONTROLNÍ...6 Část VI METODY A FORMY PRÁCE KONTROLNÍ PLÁN KONTROLNÍ ČINNOST KONTROLNÍ PROVĚRKY KONTROLNÍ ZASEDÁNÍ KONTROLNÍ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ...8

3 Číslo změny ZMĚNY V TEXTU Změny v textu Nahrazuje se (odstraněno) Vloženo Kapitola, bod Strana Kapitola, bod Strana Komentář

4 Část I POJMY A SEZNAM ZKRATEK 1.1 Zkratky svaz valné shromáždění jednací řád kontrolní komise představenstvo předseda místopředseda předseda svazu 1.2 Pojmy jednání kontrolní činnost Svaz českých a moravských výrobních družstev valné shromáždění Svazu českých a moravských výrobních družstev Jednací a volební řád kontrolní komise Svazu českých a moravských výrobních družstev kontrolní komise Svazu českých a moravských výrobních družstev představenstvo Svazu českých a moravských výrobních družstev předseda kontrolní komise Svazu českých a moravských výrobních družstev místopředseda kontrolní komise Svazu českých a moravských výrobních družstev předseda Svazu českých a moravských výrobních družstev činnost při výkonu působnosti kontrolní komise směřující k přijetí rozhodnutí na zasedání kontrolní komise podle jednacího řádu výkon veškeré působnosti kontrolní komise Část II ÚČEL Jednací řád podrobněji upravuje způsob a formy práce kontrolní komise, způsob prověrkové činnosti, volbu předsedy a místopředsedy, jednání a rozhodování. Vychází ze zásad obsažených ve stanovách svazu. Stanoví práva a povinnosti členů a náhradníků kontrolní komise, základní dělbu a zaměření práce tak, aby bylo zabezpečeno včasné, účinné a plynulé plnění všech úkolů kontrolní komise. Část III ZÁVAZNOST Jednací řád je závazný pro všechny členy kontrolní komise a osoby podílející se na přípravě jednání kontrolní komise, přípravě materiálů pro jednání kontrolní komise, včetně prověrkové činnosti, zpracování zápisů ze zasedání kontrolní komise a kontrole usnesení kontrolní komise. Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE 4.1 Právní předpisy Není právními předpisy upraveno. 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty Stanovy Svazu českých a moravských výrobních družstev Směrnice o poskytování cestovních náhrad Svazu českých a moravských výrobních družstev Směrnice pro poskytování odměn za výkon funkcí v orgánech Svazu českých a moravských výrobních družstev Organizační řád Svazu českých a moravských výrobních družstev Spisový, skartační a archivní řád Svazu českých a moravských výrobních družstev 4.3 Přílohy Příloha č. 1 Šablona zápisu ze zasedání kontrolní komise

5 Část V POSTAVENÍ, PŮSOBNOST A ČLENOVÉ KONTROLNÍ 5.1 POSTAVENÍ A PŮSOBNOST KONTROLNÍ Kontrolní komise je voleným kontrolním orgánem svazu; její postavení a základní obsah činnosti upravují stanovy svazu v článku Kontrolní komise je volena valným shromážděním a jemu za svou činnost odpovídá. Na ostatních orgánech svazu je nezávislá, není jim ani nadřízena ani podřízena Členství v kontrolní komisi je neslučitelné s členstvím v představenstvu svazu a s výkonem pracovní funkce ve svazu Kontrolní komise jako kontrolní orgán svazu kontroluje veškerou činnost svazu, zejména tyto oblasti: a) dodržování a uplatňování stanov svazu; b) plnění usnesení orgánů svazu, tedy valného shromáždění a představenstva; c) hospodaření svazu, včetně hospodaření s účelovými fondy spravovanými svazem Kontrolní komise na podkladě svých poznatků z kontrolní činnosti: a) hodnotí dosaženou úroveň práce v oblastech uvedených v bodu písm. a) až c) a navrhuje představenstvu svazu, popř. předsedovi svazu opatření k jejímu zkvalitnění nebo nápravě zjištěných nedostatků; návrhy a podněty kontrolní komise musí být podle stanov svazu projednány na nejbližší schůzi představenstva poté, kdy mu byly předloženy, nejpozději však do dvou měsíců; b) vyjadřuje se k návrhu rozpočtu svazu, k jeho čerpání a k použití hospodářského výsledku svazu; c) předkládá souhrnnou zprávu o výsledcích své činnosti k projednání valnému shromáždění, příp. navrhuje opatření; d) je povinna svolat valné shromáždění, neučiní-li tak představenstvo nejméně jedenkrát ročně. 5.2 ČLENOVÉ KONTROLNÍ Kontrolní komisi tvoří jedenáct členů. Členové kontrolní komise vykonávají své funkce osobně; práva a povinnosti spojené s výkonem funkce jsou jejich osobními právy a povinnostmi Kontrolní komise volí ze svého středu předsedu a místopředsedu. Kontrolní komise též rozhoduje o jejich případném odvolání. Před zahájením volby sama rozhoduje o jejím způsobu. První jednání kontrolní komise následující po její volbě provedené na valném shromáždění řídí až do zvolení jejího předsedy věkově nejstarší člen kontrolní komise Členové kontrolní komise: a) jsou povinni vykonávat svěřenou funkci svědomitě, plnit své úkoly s plnou odpovědností a zachovávat zákonnost, obchodní tajemství a mlčenlivost o skutečnostech, které se při výkonu funkce dověděli; za škodu způsobenou při výkonu funkce odpovídají podle občanskoprávních předpisů; zvlášť určené materiály, které pro výkon funkce přijali, jsou povinni ve stanovené lhůtě vrátit předsedovi nebo tajemníkovi kontrolní komise; b) účastní se schůzí kontrolní komise, na nichž zaujímají k projednávaným otázkám vlastní stanoviska; přitom kontrolují důsledné uplatňování usnesení valného shromáždění, podporují oprávněné zájmy členských družstev a jejich členů a rovněž i rozvoj a dodržování principů družstevní demokracie; c) plní dílčí úkoly v rozsahu zmocnění daného jim kontrolní komisí, včetně opatření vyplývajících pro ně z jednání a usnesení kontrolní komise;

6 d) jsou informováni o činnosti svazu jako celku a jeho orgánů prostřednictvím zpráv a informací zpracovávaných útvary svazu; e) předkládají kontrolní komisi k projednání vlastní náměty a doporučení podle zásad jednacího řádu kontrolní komise; f) dodržují obecné zásady pro kontrolní činnost, zejména sledují, aby kontrolní zjištění byla objektivní a věcná a aby ukazovala správné příčiny vzniku nedostatků i opatření k jejich nápravě; g) jsou oprávněni vstupovat při výkonu funkce do všech objektů, prostor a místností svazu; h) spolupracují s členy představenstva svazu a s funkcionáři a členy družstev, jejichž stanovisek a podnětů využívají při své činnosti; i) nemůže-li se člen kontrolní komise zúčastnit jejího zasedání, je povinen se včas omluvit; nebrání-li mu vážné příčiny, sdělí své připomínky nebo stanovisko k projednávaným otázkám písemně předsedovi kontrolní komise Neplní-li předseda nebo místopředseda kontrolní komise svěřené úkoly, hrubě porušuje své povinnosti anebo ztratí-li předpoklad pro výkon své funkce, kontrolní komise jej může odvolat a provést novou volbu. K hlasování o odvolání se vyžaduje alespoň dvoutřetinové přítomnosti členů kontrolní komise Člen kontrolní komise, jemuž v průběhu funkčního období zanikne členství v družstvu, pozbývá v souladu s čl. 16 odst. 2 stanov svazu i členství v kontrolní komisi Na uvolněné místo člena kontrolní komise povolá kontrolní komise náhradníka zvoleného valným shromážděním v pořadí podle počtu hlasů získaných při volbě. 5.3 PŘEDSEDA KONTROLNÍ Předseda kontrolní komise řídí její činnost a je za ni osobně odpovědný. Je oprávněn jménem kontrolní komise jednat a předkládat schválené materiály orgánům svazu. V případě nepřítomnosti předsedy jej zastupuje místopředseda či jiný předsedou pověřený člen V zájmu plynulého plnění úkolů předseda kontrolní komise zejména: a) pravidelně informuje kontrolní komisi o jednáních představenstva svazu, kterých se za kontrolní komisi zúčastnil, jakož i o dalších jednáních a závěrech, které v rámci své působnosti či podle zmocnění kontrolní komisí učinil; b) vydává pokyny členům kontrolní komise pro plnění mimořádných či jednorázových pracovních úkolů. Část VI METODY A FORMY PRÁCE KONTROLNÍ 6.1 PLÁN KONTROLNÍ Kontrolní komise uskutečňuje plnění svých úkolů na základě plánu činnosti zahrnujícího na příslušné období (zpravidla kalendářní pololetí) zejména připravované prověrky, termíny zasedání kontrolní komise, apod Plán činnosti zpracovává a schvaluje kontrolní komise nejpozději do konce předchozího plánovacího období Plnění plánu činnosti kontroluje předseda kontrolní komise.

7 ČINNOST KONTROLNÍ Kontrolní komise zajišťuje plnění svých úkolů pomocí účelné dělby práce mezi jednotlivými členy; základní rozdělení úkolů schvaluje kontrolní komise na návrh svého předsedy zpravidla v návaznosti na vnitřní organizaci svazu Kontrolní komise: a) organizuje svou práci v souladu se stanovami, jednacím a volebním řádem orgánů svazu a organizačním řádem svazu tak, aby v průběhu funkčního období plnila úkoly vyplývající z její působnosti; b) zajišťuje plnou kolektivnost ve své práci a využívá při ní podle potřeby odborných znalostí externích spolupracovníků z řad členů výrobních družstev; využívá námětů, připomínek a kritiky ze strany družstev a jejich členů; c) hodnotí vlastní činnost a práci svých členů, zpravidla v pololetních obdobích Kontrolní komise je oprávněna: a) vyžadovat od představenstva a vedoucích zaměstnanců svazu potřebné informace při zabezpečování a plnění svých úkolů; b) požadovat k výkonu kontrolní činnosti nezbytné doklady a jiné písemnosti a od zaměstnanců s hmotnou odpovědností doložení svěřených peněžních nebo materiálových hodnot; c) účastnit se všemi členy zasedání valného shromáždění bez práva hlasovat, pokud nejsou zplnomocněnými zástupci; účastnit se pověřeným zástupcem schůzí představenstva svazu; d) požádat písemně představenstvo svazu o svolání valného shromáždění; e) přizvat v odůvodněných případech znalce k posouzení sporných záležitostí a speciálních otázek Kontrolní komise zajišťuje plnění svých úkolů a svoji administrativu prostřednictvím tajemníka kontrolní komise, který není jejím členem. Funkci tajemníka vykonává zaměstnanec svazu určený k tomu, po projednání s předsedou kontrolní komise, předsedou svazu. 6.3 PROVĚRKY KONTROLNÍ O každé vykonané prověrce pořizují členové kontrolní komise, provádějící prověrku, zprávu uvádějící základní údaje o jejím provedení, její výsledky na základě ověřených skutečností a návrhy účinných opatření k nápravě zjištěných nedostatků Výsledky prověrek vyhodnocené ve zprávách s návrhy konkrétních a termínovaných opatření ke zlepšení zjištěného stavu projednávají členové kontrolní komise, kteří prověrku provedli, s vedoucími příslušných útvarů a předávají je předsedovi kontrolní komise k projednání na jejím nejbližším zasedání Kontrolní komisí schválené zprávy, stanoviska a návrhy opatření předává předseda kontrolní komise představenstvu svazu, popř. předsedovi svazu Zprávy kontrolní komise k projednání v představenstvu svazu uvádí její předseda nebo pověřený člen kontrolní komise, který také zodpovídá dotazy a připomínky.

8 ZASEDÁNÍ KONTROLNÍ Zasedání kontrolní komise se konají nejméně jednou čtvrtletně; svolává je písemnou pozvánkou zaslanou všem členům předseda (místopředseda), který také podle předem schváleného pořadu jednání řídí průběh zasedání. Před jednáním zjistí předsedající, zda je zasedání způsobilé se usnášet, tedy je-li přítomna nadpoloviční většina členů kontrolní komise Návrhy určené k projednání na zasedání kontrolní komise uvádí a na dotazy a připomínky odpovídá předsedající nebo pověření členové kontrolní komise. Rozpravu vede předsedající, který též provádí její závěr a dává o návrzích a zprávách hlasovat. Hlasování je veřejné, neusnese-li se kontrolní komise jinak. K přijetí usnesení je třeba nadpoloviční většiny hlasů přítomných členů komise. Při rovnosti hlasů je rozhodující hlas předsedajícího Výsledky hlasování a přijatá usnesení oznamuje předsedající. Přijatým usnesením jsou povinni se řídit i členové, kteří se hlasování zdrželi nebo hlasovali proti návrhu. Každý člen má právo požádat, aby k zápisu ze zasedání bylo připojeno jeho písemné stanovisko ke kterékoliv projednávané otázce Určení nositelé pracovních úkolů z přijatých usnesení jsou povinni zabezpečit jejich včasné a řádné splnění a ve stanovené lhůtě podat kontrolní komisi zprávu Podle povahy projednávaných otázek mohou být na jednání kontrolní komise přizváni členové představenstva a zaměstnanci svazu. O přizvání rozhoduje předseda kontrolní komise O průběhu každého zasedání kontrolní komise se vyhotovuje zápis, který obsahuje zejména pořadové číslo, datum a místo konání zasedání, pořad jednání, údaje o účasti členů a přizvaných účastníků, údaje o schopnosti kontrolní komise platně se usnášet, o řízení zasedání a závažné okolnosti o průběhu a výsledcích jednání (hlasování) při zasedání. Přílohy zápisu ze zasedání tvoří projednávané materiály, zejména předložené písemné zprávy a stanoviska Zápisy ze zasedání podepisuje zapisovatel a zvolený ověřovatel. Zápisy jsou zasílány všem členům kontrolní komise a představenstvu svazu. Písemnosti kontrolní komise (zápisy, zprávy z prověrek a ostatní materiály) jsou ukládány podle Spisového, skartačního a archivního řádu Svazu českých a moravských výrobních družstev. 6.5 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Náklady spojené s činností kontrolní komise jsou hrazeny z prostředků svazu, a to na základě rozpočtu kontrolní komise jako účetního střediska svazu Za účast na práci kontrolní komise přísluší jejím členům náhrada podle Směrnice o poskytování cestovních náhrad Svazu českých a moravských výrobních družstev Členům kontrolní komise mohou být za výkon funkce přiznány funkční odměny podle Směrnice pro poskytování odměn za výkon funkcí v orgánech Svazu českých a moravských výrobních družstev.