POKYNY K VYPLNĚNÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVY projektu financovaného v rámci Operačního programu Praha - Adaptabilita verze 1.3C platnost od 1.

Transkript

1 POKYNY K VYPLNĚNÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVY projektu financovaného v rámci Operačního programu Praha - Adaptabilita verze 1.3C platnost od 1. února 2012 OBSAH Způsob předkládání Monitorovací zprávy... 1 Vyplnění Monitorovací zprávy... 4 I. Údaje o projektu a příjemci... 4 II. Realizace projektu... 4 III. monitorovací ukazatele... 5 IV. Publicita... 5 V. změny v Zadávacích řízeních v rámci monitorovacího období... 6 VI. Přehled provedených kontrol... 6 VII. Nepodstatné změny projektu... 7 VIII. Financování projektu... 7 přílohy monitorovací zprávy... 9 Čestné prohlášení příjemce... 9 Přílohy monitorovací zprávy Monitorovací ukazatele Přehled uzavřených zadávacích řízení Přehled nákladů projektu Soupiska účetních dokladů A Rozpis mzdových výdajů B Rozpis cestovních náhrad Kopie účetních dokladů Výpis z bankovního účtu Podpisové vzory osob oprávněných k podepisování monitorovací zprávy Přepracovaný rozpočet Přepracovaný harmonogram Souhrnná informace o realizovaném projektu...35 Napravování nedostatků Monitorovací zprávy ZPŮSOB PŘEDKLÁDÁNÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVY Monitorovací zpráva se předkládá v předepsaném formátu 1x ve formě tištěné a 1x ve formě elektronické na CD. Přílohy monitorovací zprávy se předkládají v předepsaném formátu vždy 1x ve formě tištěné a tam, kde je to vhodné i 1x ve formě elektronické na CD tak, jak je uvedeno v následující tabulce. Dokument tištěná forma elektronická forma na přiloženém CD Závazná podoba Nezbytný podpis Monitorovací zpráva 1x originál ve formátu DOC/DOCX ANO ANO 1 Monitorovací ukazatele 2 Přehled uzavřených zadávacích řízení 1x originál z Benefit7 vygenerovaná z Benefit7 ve formátu PDF ANO NE 1x originál ve formátu XLS/XLSX ANO NE Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

2 Dokument tištěná forma elektronická forma na přiloženém CD Závazná podoba Přehled nákladů projektu 1x originál ve formátu XLS/XLSX ANO NE 5 Soupiska účetních dokladů 1x originál ve formátu XLS/XLSX 5A Rozpis mzdových výdajů 1x originál ve formátu XLS/XLSX 5B Rozpis cestovních náhrad 1x originál ve formátu XLS/XLSX 6 Kopie účetních dokladů 1x prostá kopie ne 7 Výpis z bankovního účtu 1x prostá kopie ne Podpisové vzory osob oprávněných k podepisování monitorovací zprávy OPPA Přepracovaný rozpočet projektu Přepracovaný harmonogram projektu Souhrnná informace o realizovaném projektu NE jen obsah NE jen obsah NE jen obsah NE jen obsah NE jen obsah Nezbytný podpis ANO (2 osoby) ANO ANO NE NE 1x originál ano (scan) ANO NE 1x originál ve formátu XLS/XLSX ANO NE 1x originál ve formátu DOC/DOCX ANO NE 1x originál ve formátu DOC/DOCX ANO NE Monitorovací zprávu a přílohu č. 5 musí podepsat statutární zástupce uvedený v grantové smlouvě. Pokud zprávu podepisuje oprávněná osoba, musí být přiloženo pověření od statutárního zástupce uvedeného v grantové smlouvě. (V případě, že pověření bude platné pro celou dobu realizace projektu, stačí ho doložit pouze jednou; pokud bylo již předloženo současně s projektovou žádostí OPPA (nebo následně), není nutné jej ke zprávě dokládat, pouze se toto uvede do poznámky pod tabulkou, ve které je prostor pro podpis monitorovací zprávy). Přílohu č. 5 musí kromě statutárního zástupce/oprávněné osoby podepsat také osoba odpovědná za zaúčtování. Podpis osoby odpovědné za zaúčtování musí být také na příloze č. 5B. Správnost přílohy č. 5A musí svým podpisem potvrdit mzdová(ý) účetní. Přehled podpisů všech osob, které stvrzují jakoukoli přílohu monitorovací zprávy i text zprávy jako takové, jsou obsahem přílohy č. 8. Tuto přílohu postačuje předložit pouze jednou. Nové předložení je třeba pouze v případě, že dojde ke změnám v tom, kdo je oprávněn jednotlivé součásti zprávy, resp. její přílohy podepisovat. V takovém případě stačí předložit vzor podpisu jenom pro funkci, u které došlo ke změně; není třeba předložit kompletní seznam a podpisy všech osob. Listy monitorovací zprávy by měly být spolu pevně spojeny, obdobně doporučujeme spojit listy jednotlivých příloh. Zprávu společně s přílohami předkládejte v kompaktní formě tak, aby všechny části monitorovací zprávy spolu s přílohami tvořily jeden celek (např. jednotlivé části vložené do samostatných částí spojených desek apod.) umožňující přístup ke všem listům. Monitorovací zpráva včetně příloh se odevzdává pracovníkům oddělení Evropského sociálního fondu odboru fondů EU Magistrátu hl. m. Prahy osobně na adrese Jungmannova 29 (Škodův palác), Praha 1. Zprávu odevzdávejte příslušným pracovníkům podle prioritních os, podle toho, v rámci které byl projekt podpořen (viz webové stránky sekce Kontakty: přímý odkaz: v návštěvních dnech Magistrátu hl. m. Prahy nebo v jiném termínu na základě předchozí domluvy. Monitorovací zprávu je nutno doručit do konce prvního měsíce následujícího po ukončení monitorovaného období, závěrečnou monitorovací zprávu musí příjemce předložit do konce druhého měsíce následujícího po ukončení realizace projektu. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

3 Ve výjimečných případech je možné monitorovací zprávu spolu s přílohami zaslat poštou na adresu: Magistrát hl. m. Prahy, odbor FEU, oddělení ESF k rukám (napište příslušného kontaktního pracovníka podle opatření) Jungmannova Praha 1 Rozhodujícím datem pro splnění termínu předložení zprávy je datum podání zásilky na poště. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

4 VYPLNĚNÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVY I. ÚDAJE O PROJEKTU A PŘÍJEMCI Registrační číslo projektu Uveďte číslo, které Váš projekt získal během registrace projektových žádostí. Toto číslo naleznete např. na formuláři B1 Potvrzení o převzetí projektové žádosti nebo v grantové smlouvě. Název projektu Uveďte název projektu tak, jak je uveden v grantové smlouvě. Příjemce Uveďte název příjemce podpory z OPPA tak, jak je uveden v grantové smlouvě (pokud nedošlo k oficiální změně názvu subjektu příjemce). Typ zprávy Zaškrtněte typ předkládané zprávy řádná, pokud se jedná o pravidelnou zprávu předkládanou za monitorovací období; mimořádná, pokud se jedná o zprávu předkládanou mimo stanovený harmonogram předkládání monitorovacích zpráv; závěrečná, pokud se jedná o závěrečnou monitorovací zprávu projektu. Datum vypracování zprávy Uveďte datum, kdy bylo ukončeno zpracování monitorovací zprávy. Monitorované období Uveďte data, která ohraničují období, ke kterému se vztahuje předkládaná monitorovací zpráva. Obecně platí, že monitorovací období pokrývá 6 měsíců realizace projektu; např Pořadové číslo zprávy Uveďte pořadové číslo předkládané monitorovací zprávy, monitorovací zprávy číslujte postupně od 1. Zhotovitel zprávy Uveďte jméno, příjmení, telefon a osoby, která zprávu zpracovala a je schopna zodpovědět případné dotazy či poskytnout požadovaná doplnění. Datum zahájení realizace projektu Uveďte datum zahájení realizace projektu tak, jak je uvedeno v grantové smlouvě. Datum ukončení realizace projektu Uveďte datum ukončení realizace projektu tak, jak je uvedeno v grantové smlouvě případně změněné datum ukončení realizace, které schválilo hl. m. Praha jakožto podstatnou změnu realizace projektu. II. REALIZACE PROJEKTU II.1 Realizované klíčové aktivity Uveďte aktivity realizované v monitorovacím období, ke které se monitorovací zpráva vztahuje. Ke každé realizované aktivitě má ve zprávě být samostatná tabulka, proto v případě potřeby do monitorovací zprávy nakopírujte další tabulky pro popis realizovaných aktivit. Číslo aktivity Uveďte číslo klíčové aktivity podle schválené projektové žádosti ve znění změn uvedených v grantové smlouvě. Název klíčové aktivity Uveďte název klíčové aktivity podle schválené projektové žádosti ve znění změn uvedených v grantové smlouvě. Období realizace aktivity Uveďte celé předpokládané období realizace aktivity podle schválené projektové žádosti ve znění změn uvedených v grantové smlouvě, nikoli pouze období v rámci měsíců, k nimž se zpráva vztahuje. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

5 V případě, že došlo ke změně termínů realizace aktivit oproti grantové smlouvě, podrobně v části Podrobný popis realizace klíčové aktivity popište důvody této změny a uveďte upravené období realizace aktivity. Podrobný popis realizace klíčové aktivity Podrobně popište postup realizace klíčové aktivity v rámci období, k němuž se monitorovací zpráva vztahuje, s ohledem na prováděné činnosti, zapojenou cílovou skupinu, vstupy realizačního týmu, vazbu k rozpočtu projektu apod. Odchylky od původně plánovaného postupu realizace klíčové aktivity uveďte do části VIII. Nepodstatné změny projektu, v případě, že došlo ke změně harmonogramu, také k monitorovací zprávě přiložte přílohu č. 10. Podrobnosti o výstupech klíčové aktivity Uveďte, které z naplánovaných výstupů klíčové aktivity (dle grantové smlouvy) už se podařilo zajistit, případně jaké výstupy nad rámec těch, které byly plánovány, realizace klíčové aktivity přinesla. II.2 Další informace o průběhu realizace projektu Podrobně popište další skutečnosti týkající se realizace projektu, např. úpravy postupu realizace klíčových aktivit v následujícím období, kroky realizace projektu, které nejsou zahrnuty v klíčových aktivitách apod. II.3 Problémy při realizaci projektu Popis problémů spojených s realizací projektu, které mají vliv na plnění jeho cílů Popište problémy při realizaci projektu. Příklady jsou např. situace: cílová skupina o nabízené aktivity projevuje menší zájem, než jaký jste očekávali / neprojevuje žádný zájem; problémy se získáváním osobních údajů od cílové skupiny; výpověď / neprodloužení nájemní smlouvy na prostory, kde probíhá realizace projektu; partnerská organizace neplní závazky vyplývající ze smlouvy apod. Popis opatření na odstranění těchto problémů Popište opatření, která jste přijali / přijmete pro řešení problémů spojených s realizací projektu. III. MONITOROVACÍ UKAZATELE Dosažené hodnoty monitorovacích ukazatelů se vykazují pomocí aplikace Benefit7, podrobnosti jsou obsaženy v příloze č. 1 monitorovací zprávy. Zdroje dat pro monitorovací ukazatele Uveďte zdroje dat a nástroje, které používáte v rámci projektu pro sledování monitorovacích ukazatelů. Charakterizujte dokumentaci, kterou uchováváte pro prokázání dosažení uváděných hodnot ukazatelů. Metodika výpočtu dosažených hodnot jednotlivých monitorovacích ukazatelů Vysvětlete, co konkrétně v kontextu vašeho projektu rozumíte pod označením úspěšně podpořená osoba a pod označením produkt. Popište, jakým způsobem jste došli k hodnotám monitorovacích ukazatelů, které vykazujete v příloze č. 1 monitorovací zprávy. V případě, že některý z požadovaných ukazatelů není vykazován, podrobně popište důvody, které brání sledování těchto ukazatelů. IV. PUBLICITA Popis zajištění publicity a informování o projektu Popište, jakým způsobem o projektu v daném období informujete cílovou skupinu projektu a širokou veřejnost. Je nezbytné potvrdit, že při propagaci projektu jsou dodržována pravidla pro publicitu projektu uvedená v Projektové příručce OPPA. Doporučujeme dále uvést počet článků o projektu uveřejněných v daném období (včetně periodika a termínu publikování), počet tiskových zpráv, konferencí apod. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

6 V. ZMĚNY V ZADÁVACÍCH ŘÍZENÍCH V RÁMCI MONITOROVACÍHO OBDOBÍ V této části se uvádí vše, co se v projektu během monitorovacího období stalo v oblasti zadávacích řízení. Jedná se zejména o seznam zadávacích řízení, která byla vyhlášená (a případně už také ukončena či zrušena) během monitorovacího období, ke kterému se zpráva vztahuje, a přehled nových dodatků k uzavřeným smlouvám s dodavateli vybranými na základě uskutečněných zadávacích řízení. Ukončeným zadávacím řízením se rozumí zadávací řízení, kde už došlo k podpisu smlouvy s dodavatelem, nebo řízení, které bylo zrušeno zadavatelem. Přehled všech uzavřených zadávacích řízení v rámci projektu je obsažen v příloze č. 2 monitorovací zprávy. Název zadávacího řízení Uveďte název zadávacího řízení. Uvádějte informace o zadávacích řízeních, která byla vyhlášená anebo uzavřená během monitorovacího období, ke kterému se tato zpráva vztahuje, u kterých došlo v monitorovacím období, ke kterému se tato zpráva vztahuje, k podpisu dodatku ke smlouvě s dodavatelem. Do seznamu uvádějte i výběrová řízení, která byla zrušena bez ohledu na důvod tohoto zrušení. Není nutné popisovat detailně předmět zakázky, protože hl. m. Praha má přístup k zadávacím podmínkám každého vyhlášeného výběrového řízení díky povinnosti zveřejnit je na Ke každému uzavřenému zadávacímu řízení je nutné písemně (tj. ve formě kopie včetně podpisů) předložit zápis o posouzení a hodnocení nabídek a také kopii smlouvy uzavřené s dodavatelem. Pokud došlo k podpisu dodatku ke smlouvě s dodavatelem, je nutné předložit kopii tohoto dodatku. Dále je třeba předložit kopii nabídky předložené dodavatelem, s nímž byla uzavřena smlouva; tento dokument postačuje předložit elektronicky, musí být ovšem kompletní (tj. musí obsahovat všechny části předložené uchazečem, tj. včetně dokumentace dokládající splnění kvalifikačních předpokladů apod.). Pokud jste kopie zápisu, smlouvy, vítězné nabídky či dodatku předložili hlavnímu městu Praze už před předložením dané monitorovací zprávy (např. u příležitosti předložení zprávy o zahájení realizace projektu), není třeba kopie předkládat znovu; v tomto případě postačuje zapsat dané zadávací řízení do tabulky Zadávací řízení ve formuláři monitorovací zprávy a do přílohy č. 2 monitorovací zprávy. Uzavřeno V případě, že zadávací řízení již bylo uzavřeno (tj. byla podepsána smlouva s dodavatelem), uveďte ANO, pokud zadávací řízení stále probíhá, uveďte NE, pokud bylo zadávací řízení zrušeno vyhlašovatelem, uveďte ZRUŠENO. Byl uzavřen dodatek ke smlouvě s dodavatelem Uveďte ANO, pokud v daném monitorovacím období došlo k podpisu dodatku ke smlouvě s dodavatelem. V opačném případě uveďte NE. Poznámky Pokud se vyskytly nějaké problémy či jiné relevantní informace týkající se zadávacích řízení, uveďte je zde. VI. PŘEHLED PROVEDENÝCH KONTROL Uvádějte informace o všech kontrolách projektu provedených v průběhu monitorovaného období, za které je předkládána tato monitorovací zpráva, a to provedených všemi subjekty oprávněnými ke kontrole, tj. včetně kontrol provedených hl. m. Prahou. Název subjektu, který provedl kontrolu Uveďte přesný název subjektu, který kontrolu provedl. Datum kontroly Uveďte datum, kdy byla kontrola zahájena. Uvádějte datum podle protokolu o výsledku kontroly. Pokud kontrola ještě nebyla ukončena, uveďte tuto skutečnost do poznámky. Závěry kontroly Uveďte zjištění z kontroly, pokud kontrola ještě nebyla ukončena, uveďte tuto skutečnost do poznámky. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

7 Nápravná opatření splněna Uveďte, zda nápravná opatření byla splněna (ANO), nebyla splněna (NE, důvody uveďte do poznámky), anebo nebyla uložena (NEBYLA ULOŽENA). Poznámky Uveďte případné další informace vztahující se k provedeným kontrolám, např. informaci o tom, že kontrola dosud probíhá, informaci o průběhu plnění nápravných opatření apod. VII. NEPODSTATNÉ ZMĚNY PROJEKTU Formální změny ve sledovaném období Uveďte formální změny projektu jako jsou např. změna adresy pro doručení, změna statutárních zástupců, změna kontaktní osoby, změny smluv s partnery apod. Věcné změny ve sledovaném období Uveďte věcné změny projektu a také odůvodnění, proč jste je potřebovali provést. Tyto změny aby měly charakter nepodstatných změn nesmějí mít vliv na charakter projektu a dosažení cílů, jedná se např. o změny harmonogramu realizace, změny realizačního týmu (rozdělení, slučování pozic) apod. Pokud se jedná o změny v harmonogramu, je nutno přiložit přepracovaný harmonogram jako přílohu č. 10 monitorovací zprávy. Odůvodnění změn rozpočtu ve sledovaném období Zdůvodněte změny rozpočtu ve sledovaném období, které jste zaznamenali do přílohy č. 9 monitorovací zprávy. (ta je povinnou přílohou, pokud k úpravě rozpočtu došlo.) Aby změny rozpočtu mohly být považovány za nepodstatné, nesmí v souhrnu přesáhnout 20 % celkových přímých nákladů projektu. VIII. FINANCOVÁNÍ PROJEKTU VIII.1 Aktuálně prokazované náklady Podrobnosti o nákladech, jejichž vznik prokazujete v rámci této zprávy, uveďte do přílohy č. 4 monitorovací zprávy. 1. Aktuálně prokazované přímé náklady bez křížového financování (v Kč) Uveďte součet všech přímých nákladů projektu, které prokazuje v rámci této zprávy mimo kapitolu Křížové financování. Jedná se o součet nákladů v rámci kapitol č. 1 až 5 rozpočtu projektu. V příloze č. 4 je tento údaj uveden v řádku 7 - Celkové přímé náklady projektu bez křížového financování ve sloupci Aktuálně prokazované náklady v Kč. Časově by se mělo jednat zejména o náklady vzniklé během daného monitorovaného období (přičemž s výjimkou odpisů musí být do konce monitorovacího období provedena úhrada těchto závazků). Je ovšem možné zařadit i náklad vzniklý v předchozích monitorovacích obdobích projektu. Tato situace přichází v úvahu, když např. příjemce má až nyní k dispozici dokumentaci k nákladu, a proto jej nemohl zařadit do předchozí monitorovací zprávy. Do prokazovaných nákladů ovšem nesmí byt zařazeny náklady vzniklé až po ukončení monitorovacího období, k němuž se daná monitorovací zpráva vztahuje. 2. Procento nepřímých nákladů dle grantové smlouvy Uveďte podíl nepřímých nákladů, které dle pravidel OPPA odpovídá vašemu projektu. Procento je uvedeno v grantové smlouvě v článku IV. 3. Částka nepřímých nákladů odpovídající aktuálně prokazovaným přímým nákladům bez křížového financování (v Kč) Uveďte částku nepřímých nákladů projektu vycházející z aktuálně prokazovaných přímých nákladů projektu bez křížového financování. V příloze č. 4 je tento údaj uveden v řádku 8 Nepřímé náklady ve sloupci Aktuálně prokazované náklady v Kč ; jedná se o výsledek násobení částky Aktuálně prokazované přímé náklady bez křížového financování a procenta platného pro nepřímé náklady ve vašem projektu. 4. Aktuálně prokazované náklady v rámci křížového financování (v Kč) Uveďte součet všech nákladů na křížové financování, které prokazuje v rámci této zprávy. Jedná se o součet nákladů v rámci kapitoly č. 6 rozpočtu projektu. V příloze č. 4 je tento údaj uveden v řádku 9 Křížové financování ve sloupci Aktuálně prokazované náklady v Kč. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

8 5. Celkem - aktuálně prokazované náklady (včetně odpovídající částky nepřímých nákladů (v Kč) Uveďte součet částek uvedených v řádcích 1., 3. a 4. v tabulce. V příloze č. 4 je tento údaj uveden v řádku 10 Celkové náklady projektu ve sloupci Aktuálně prokazované náklady v Kč. VIII.2 Příjmy projektu 6. Aktuálně prokazované příjmy (v Kč) Povinností je přiznat a doložit veškeré příjmy projektu v nejbližší monitorovací zprávě po jejich vzniku. Pro projekty podpořené v režimu veřejné podpory nebo podpory de minimis tato povinnost platí pro veškeré příjmy vzniklé od 1. ledna 2010 dále. Příjmy projektu jsou průběžně zapojovány do financování projektu. Zdroj příjmů projektu Popište zdroj příjmů projektu. Jedná se např. o příjmy za poskytované služby, které jsou i jen částečně financované v rámci projektu (konferenční poplatky, poplatky za školení apod.); příjmy z pronájmu prostor, zařízení, software atd. financovaných v rámci projektu atd. Příjmem projektu jsou také vlastní zdroje partnera či dalšího subjektu zapojeného do realizace projektu (např. jako zaměstnavatel školených osob), kterými spolufinancuje projektové činnosti z důvodu aplikace některé z blokových výjimek ze zákazu veřejné podpory. 6B. Pouze pro závěrečnou MZ: Příjmy projektu celkem (za celou dobu realizace), maximálně však ve výši výdajů, jež má na základě závěrečného vyúčtování hradit příjemce z vlastních zdrojů Řádek vyplňujte pouze v závěrečné monitorovací zprávě. Uveďte částku příjmů projektu (tj. příjmů schválených v předchozích monitorovacích zprávách a aktuálně prokazovaných příjmů), ovšem maximálně ve výši rovnající se částce vlastního financování celkových způsobilých nákladů projektu příjemcem. Převyšují-li příjmy celkový vklad příjemce do financování způsobilých nákladů, uveďte výši tohoto vkladu a příjmy nad tuto sumu zanedbejte. Pro projekty bez zapojení soukromého spolufinancování bude uvedena 0. Tento řádek bude obsahovat tu částku příjmů, která nemá být započítána do zdrojů financování projektu (protože se jedná o příjmy, jež financují vlastní vklad příjemce do projektu). Částka uvedená v tomto poli se v dalším výpočtu připočítá k výdajům, jež nejsou kryty příjmy projektu. VIII.3 Náklady projektu po zohlednění příjmů 7. Aktuálně prokazované náklady, které nejsou kryty příjmy projektu (v Kč) Uveďte rozdíl mezi částkou v řádku 5. (Celkem - aktuálně prokazované náklady) a částkou v řádku 6. (Aktuálně prokazované příjmy) a pro závěrečnou monitorovací zprávu přičtěte částku v řádku 6B.. VIII.4 Vlastní zdroje příjemce zapojené do financování projektu 8. Procento podílu vlastního podílu na financování projektu Uveďte podíl, jakým se příjemce v grantové smlouvě zavázal pokrýt z vlastních zdrojů náklady projektu. 9. Aktuální částka nákladů nekrytých příjmy projektu, které odpovídají vlastnímu podílu příjemce na financování projektu (v Kč) Uveďte částku nákladů projektu krytých vlastními zdroji vycházející z celkových aktuálně prokazovaných nákladů projektu případně ponížených o příjmy projektu. Částku získáte vynásobením částky z řádku 7. (Aktuálně prokazované náklady, které nejsou kryty příjmy projektu) a procenta v řádku 8. Číslo uvádějte zaokrouhlené na 2 desetinná místa, zaokrouhlení provádějte matematicky, tj. pokud je na místě tisícin číslice 4 či menší, zaokrouhluje se dolů, pokud je na místě tisícin číslice 5 a vyšší, zaokrouhluje se nahoru. VIII.5 Podpora z OPPA jako zdroj financování projektu 10. Procento podílu podpory z OPPA na financování projektu Uveďte podíl, jakým mají být dle grantové smlouvy náklady projektu kryty z podpory z OPPA. 11. Aktuální částka nákladů nekrytých příjmy projektu, které odpovídají podílu podpory z OPPA na financování projektu (v Kč) Uveďte částku nákladů projektu krytých podporou z OPPA vycházející z celkových aktuálně prokazovaných nákladů projektu bez příjmů projektu a bez nákladů krytých vlastními zdroji příjemce. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

9 Částku získáte jako rozdíl mezi částkou v řádku 7. (Aktuálně prokazované náklady, které nejsou kryty příjmy projektu (v Kč) a částkou v řádku 9. (Aktuální částka nákladů nekrytých příjmy projektu, které odpovídají vlastnímu podílu příjemce na financování projektu (v Kč). VIII.6 Požadavek na další splátku podpory z OPPA 12. Požadováno na základě prokázaných nákladů (v Kč) Vyplňte částku z řádku 11 (Aktuální částka nákladů nekrytých příjmy projektu, které odpovídají podílu podpory z OPPA na financování projektu (v Kč); výjimku představují případy, kdy projekt formou záloh už získal částku, jež by v součtu s částkou z řádku 11. přesáhla celkovou podporu z OPPA dle grantové smlouvy. V takovém případě uveďte částku dle situace svého projektu, maximálně ovšem tak, aby její součet s celkově poskytnutými platbami ve prospěch projektu nepřesáhovat celkovou podporu uvedenou v grantové smlouvě. (Základním pravidlem je, že platby z OPPA poukazované příjemci na základě schválení monitorovací zprávy dosahují maximálně částky, kterou příjemce doloží v rámci dané monitorovací zprávy jakožto uskutečněné způsobilé náklady projektu připadající na podíl krytý podporou z OPPA a kterou hl. m. Praha schválí. Teprve v závěru realizace projektu nastává situace, kdy splátka nenavazuje na uskutečněné způsobilé náklady projektu připadající na podíl krytý podporou z OPPA.) 13. Požadováno nad rámec prokázaných nákladů (v Kč) Pravidla OPPA umožňují výjimečně poskytnout zálohovou platbu vyšší, než by odpovídalo objemu prokázaných způsobilých nákladů projektu. Výjimku je možné využít jen při nedostatku prostředků (doložitelného např. prostřednictvím porovnání předpokládaných nákladů v rámci příslušného monitorovacího období a zůstatku poskytnuté podpory). Uveďte, kolik prostředků žádáte nad rámec standardní splátky podpory. Odůvodnění požadavku nad rámec prokázaných nákladů Pokud žádáte o poskytnutí splátky podpory v částce vyšší, než by odpovídala objemu prokázaných způsobilých nákladů projektu, musíte svůj požadavek podrobně zdůvodnit. Uveďte zdůvodnění vycházející z porovnání předpokládaných nákladů v nejbližším období a částky podpory, kterou mají realizátoři k dispozici. 14. Požadováno celkem (v Kč) Uveďte součet částek z řádku 12. (Požadováno na základě prokázaných nákladů (v Kč) řádku 13. (Požadováno nad rámec prokázaných nákladů (v Kč). PŘÍLOHY MONITOROVACÍ ZPRÁVY V tabulce u každé přílohy ve sloupci Přiloženo uveďte ANO, pokud je daná příloha součástí předkládané monitorovací zprávy, nebo NE, pokud přílohu v rámci dané zprávy nepředkládáte. Veškeré přílohy, které jsou vyžadovány elektronicky (viz úvod těchto Pokynů), nahrajte na CD, jež budete předkládat spolu s tištěnou verzí monitorovací zprávy. ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ PŘÍJEMCE Kromě prohlášení o pravdivosti údajů obsažených ve zprávě, prohlášení o bezdlužnosti, prohlášení o dodržování pravidel veřejné podpory a zadávání veřejných zakázek je zahrnut také bod 2, ve kterém příjemce prohlašuje, že realizace projektu odpovídá grantové smlouvě. Upozorňujeme, že dodržování grantové smlouvy znamená postupovat v souladu se schválenou projektovou žádostí a zejména také s aktuálně platnou Projektovou příručkou OPPA. Upozorňujeme, že podpisem prohlášení o postupu v souladu s Projektovou příručkou je příjemcem potvrzeno, že - v případě, kde je to relevantní: a) předmět pronájmu nebo leasingu využívá výhradně pro potřeby projektu nebo na základě zvolené metodiky výpočtu zahrnuje do nákladů projektu jen poměrnou část nákladů; b) majetek, na jehož amortizaci jsou využity prostředky z projektu OPPA, nebyl financován za přispění státní dotace nebo podpory ES. Pro potřeby uznatelnosti DPH musí příjemce vybrat jeden z bodů 14. či 15. čestného prohlášení podle toho, zda je plátcem či neplátcem DPH. Nehodící se bod vymažte. Upozorňujeme, že plátci DPH si mohou do nákladů zařadit zaplacené DPH jen v případě, že nemají nárok požádat příslušný finanční úřad o jeho odpočet. Podpisem prohlášení tak stvrzují, že DPH zařazené do nákladů projektu za dané monitorované období nemohou uplatnit u finančního úřadu. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

10 PŘÍLOHY MONITOROVACÍ ZPRÁVY 1 Monitorovací ukazatele Monitorovací ukazatele se vykazují pomocí počítačového programu Benefit7. Sestava vygenerovaná z programu Benefit7 tvoří přílohu č. 1 monitorovací zprávy. Při vyplňování ukazatelů je nutno postupovat podle Metodického pokynu pro vykazování monitorovacích ukazatelů OPPA, který je k dispozici na Program Benefit7 je k dispozici na stránkách a data se do něj vkládají on-line. Monitorovací ukazatele se vyplňují vždy ve vazbě na konkrétní finálně uloženou projektovou žádost, která je v Benefitu7 k dispozici. Přístup k jednotlivým žádostem mají ti uživatelé Benefitu7, kteří se schválenou žádostí pracovali během její přípravy. Práva přístupu k projektu v systému Benefit7 přiděluje dalším osobám vlastník tohoto projektu (kdo má práva vlastníka lze dohledat kliknutím na tlačítko přístup k žádosti ). Pokud někdo není v systému Benefit7 vůbec registrován jako uživatel, nelze mu přidělit právo nějakou žádost editovat či prohlížet (registraci lze provést na adrese Platí ovšem, že registrace i přihlášení jsou platné pro všechny operační programy v ČR, které využívají programu Benefit7, nejedná se o specifikum OPPA. Přihlášení Do aplikace je potřeba se přihlásit na stránkách Přihlašovací jméno a heslo je stejné jako k vaší projektové žádosti. Problémy s přihlášením V případě, že si nepamatujete přihlašovací jméno (tj. zadaný při první registraci na kontaktujte hlavní město Praha elektronicky na ové adrese Benefit7.OPPA@cityofprague.cz; do ové zprávy uveďte registrační číslo a název projektu, o který se jedná. V případě, že si nemůžete vzpomenout na své přístupové heslo, použijte formulář na stránkách pro reset hesla. Nové heslo vám systém zašle na číslo mobilního telefonu, který jste zadali při své registraci (jakožto uživatele) do systému Benefit7: V případě, že projektovou žádost pro vaši organizaci zpracoval někdo externě, nebo v případě, že zaměstnanec, který žádost do systému zadal, už ve vaší organizaci nepracuje, kontaktujte hlavní město Prahu elektronicky na ové Benefit7.OPPA@cityofprague.cz. Pozor: Žádost o zřízení nového přístupu k vaší projektové žádosti v systému Benefit7 bude schválena pouze, když o ni požádá kontaktní osoba projektu. Do u je potřeba uvést registrační číslo a název projektu a přihlašovací jméno (resp. , pod kterým je provedena registrace na osoby, jež má mít k datům v Benefitu7 přístup. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

11 Úvodní obrazovka Konto žádostí (seznam vašich předložených i připravovaných žádostí v rámci všech operačních programů využívajících systém Benefit7) Po přihlášení se vám objeví úvodní obrazovka s přehledem žádostí. Zde je, pro potřeby vyplnění ukazatelů, nutné zvolit příslušnou projektovou žádost, pro kterou chcete vyplnit Přehled ukazatelů. Výběr provedete kliknutím na příslušnou projektovou žádost v seznamu všech vašich žádosti. Navigace na Přehled ukazatelů Po přepnutí okna na detaily vybrané projektové žádosti zvolte vlevo ve sloupci menu položku Přehled ukazatelů. Objeví se vám obrazovka v pravé části okna označená jako Výběr monitorovací zprávy. Tato obrazovka obsahuje seznam všech vytvořených Přehledů ukazatelů za daný projekt. (Protože Přehled ukazatelů je vždy součástí konkrétní monitorovací zprávy, je okno označeno jako Výběr monitorovací zprávy.) Založení nového přehledu ukazatelů Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

12 V okně Výběr monitorovací zprávy je třeba: 1. Založit nový přehled ukazatelů. Vznikne poté, co kliknete na položku Nový přehled ukazatelů vlevo ve sloupci menu. Vytvoří se nový řádek v seznamu. 2. Nově vytvořený řádek vyberte (pro další editaci) ze seznamu kliknutím. V obrázku nad tímto textem je číselně naznačeno pořadí kroků v okně Výběr monitorovací zprávy; číslice 1 označuje pole Nový přehled ukazatelů, číslice 2 značí kliknutí na nově založený řádek v seznamu.) Načtení identifikačních údajů do Přehledu ukazatelů V nově založeném Přehledu ukazatelů je nejprve nutné načíst data ze systému Monit7+ stiskem tlačítka Načíst data z Monit7+. O úspěšnosti kroku vás bude systém informovat informačním oknem s hlášením, zda vše proběhlo v pořádku či je nějaký problém. Kliknutím na tlačítko Zpět se dostanete zpátky do okna pro editaci Přehledu ukazatelů. Následně vyberte vlevo ve sloupci menu položku Monitorovací ukazatele. Vyplnění hodnot monitorovacích ukazatelů Dosažené hodnoty ke všem sledovaným monitorovacím ukazatelům se zapisují v okně Monitorovací ukazatele. V tabulce se seznamem všech ukazatelů včetně podrobného členění je potřeba každý ukazatel jednotlivě vybrat kliknutím na příslušný řádek(1) a pod tabulkou vyplnit dosaženou hodnotu k danému ukazateli (2) a následně záznam pokaždé uložit (3). V monitorovací zprávě se uvádí kumulovaná hodnota ukazatele od začátku projektu ke konci období, ke kterému se monitorovací zpráva vztahuje. (Toto neplatí pouze pro ukazatel Počet odcházejících účastníků, který se vykazuje pouze za dané monitorovací období). Pokud daný ukazatel není v projektu sledován, je potřeba vyplnit nulovou hodnotu. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

13 Protože počet položek ukazatelů neumožňuje zobrazení všech ukazatelů najednou, budete potřebovat přejít na další stranu seznamu ukazatelů pomocí ikonky dvojitých šipek v posledním (modře podbarveném) řádku tabulky Finalizace dat Finalizací se rozumí uzamčení Přehledu ukazatelů a přenos dat do informačního systému hlavního města Prahy. Poté, co údaje finalizujete, už je nelze editovat. Před samotnou finalizací proto důkladně zkontrolujte zadané hodnoty. (Tiskovou sestavu lze generovat kdykoli i v průběhu vyplňování dat.) Před provedením finalizace lze pomocí tlačítka Kontrola otestovat, zda jste při vyplňování neudělali nějakou chybu, neopomněli vyplnit nějaký povinný údaj apod. Pokud výsledkem testovací kontroly je, že je vše v pořádku, znamená to, že data půjde bez problému finalizovat. V opačném případě systém zobrazí chybové hlášení a před finalizací je potřeba chybějící údaje doplnit. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

14 Po vyplnění a kontrole všech potřebných hodnot je nutné Přehled ukazatelů finalizovat. V levém menu zvolte položku Finalizace, pokud chcete opravdu finalizovat, potvrďte hlášení: Aplikace vám následně kontrolním hlášením oznámí, že finalizace proběhla v pořádku. Tisk Po finalizaci je třeba v levém menu kliknout na položku Tisk. Vygeneruje se pdf soubor v novém okně. Ten následně vytiskněte, uložte a připojte k odevzdávané monitorovací zprávě. Oprava dat - Storno finalizace Toto tlačítko je aktivní pouze, pokud má konkrétní Přehled ukazatelů status Vráceno k přepracování,. Tento status znamená, že byl pracovníky odboru fondů EU Magistrátu hl. m. Prahy vrácen k přepracování. (Pozn.: Status konkrétního Přehledu ukazatelů je viditelný v příslušném řádku v seznamu označeném jako Výběr monitorovací zprávy ve sloupci Stav dle MONIT7+.) Pokud poté, co jste provedli finalizaci, ale ještě před odevzdáním monitorovací zprávy Magistrátu hl. m. Praze zjistíte, že některé hodnoty ukazatelů byly zadány chybně, musíte kontaktovat příslušného projektového manažera v rámci odboru fondů EU Magistrátu hl. m. Prahy s požadavkem, aby vám Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

15 Přehled ukazatelů vrátil do systému Benefit7 k přepracování. (Pokud nevíte, který projektový manažer v rámci odboru fondů EU Magistrátu hl. m. Prahy má váš projekt na starosti, oslovte některého z projektových manažerů prioritní osy OPPA, v rámci níž byl váš projekt podpořen. Seznam pracovníků je k dispozici na v sekci Kontakty.) Storno finalizace znamená, že zrušíte uzamčení Přehledu ukazatelů a můžete editovat hodnoty ukazatelů. Jelikož je menu na levé straně obrazovky dynamické, po finalizaci se v něm položka Finalizace přejmenuje na Storno finalizace. Poté, co Přehled ukazatelů opravíte, je třeba znovu provést jeho finalizaci, vytisknout ho a také ho jako pdf soubor uložit na nosič dat, na kterém předkládáte elektronické verze souborů tvořících monitorovací zprávu. Postup pro finalizaci a tisk je shodný jako v situaci, kdy tyto kroky provádíte poprvé, tj. bez předchozího storna finalizace. Záložka Harmonogram MZ Tato záložka je pro vás pouze informativní. Po stisku tlačítka Načíst harmonogram ze systému MONIT7+ se Vám zobrazí plán monitorovacích zpráv. Pokud plán monitorovacích zpráv neodpovídá monitorovacím obdobím platným pro váš projekt (dle grantové smlouvy), kontaktujte příslušného projektového manažera s požadavkem, aby údaje opravil. Poté, co pracovník OPPA provede změnu v systému MONIT7+, zobrazí se vám po stisku tlačítka Načíst harmonogram ze systému MONIT7+ opravené údaje. Poznámka Dolní část menu vlevo na stránce při práci na Přehledu ukazatelů zobrazuje (kromě položek Přehled ukazatelů a Monitorovací ukazatele také položky Rovné příležitosti, Publicita a Přílohy. Tyto položky nejsou pro monitorovací zprávy OPPA v aplikaci Benefit7+ relevantní, proto jsou nastaveny tak, že do nich uživatel nemůže nic zapisovat ani jejich obsah jinak měnit. Jejich zobrazení je způsobeno technickými omezeními aplikace Benefit7+. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

16 2 Přehled uzavřených zadávacích řízení Přehled uzavřených zadávacích řízení obsahuje informace o všech uzavřených zadávacích řízeních za celou dobu realizace projektu, nikoli pouze za jedno monitorovací období. Za každé zadávací řízení vyplňte jeden řádek. Uzavřením zadávacího řízení se rozumí podpis smlouvy s dodavatelem nebo zrušení zadávacího řízení vyhlašovatelem. Přílohu č. 2 přikládejte k monitorovací zprávě jenom v případě, že se v ní od jejího posledního předložení něco změnilo, tj. pokud jste od posledního předložení přílohy č. 2 do přehledu doplnili informace o novém uzavřeném řízení nebo o nově uzavřeném dodatku ke smlouvě s dodavatelem. Pořadové číslo Výběrová řízení číslujte chronologicky dle data vyhlášení v rámci realizace projektu, tedy nikoli pouze za dané monitorované období. Název (předmět) zadávacího řízení Uveďte název zadávacího řízení, který jste použili ve výzvě k předkládání nabídek v zápisu o posouzení a hodnocení nabídek. Není nutné popisovat detailně předmět zakázky, protože ke každému vyhlášenému výběrovému řízení je nutné předložit elektronicky zadávací podmínky a ke každému uzavřenému navíc ještě písemně kopii zápisu o posouzení a hodnocení nabídek, kopii nabídky předložené vybraným dodavatelem a také kopii smlouvy uzavřené s dodavatelem. Podrobnosti o předmětu zakázky budou tedy obsaženy v těchto doprovodných dokumentech. Název dodavatele Uveďte název vybraného dodavatele tak, jak je uvedeno v uzavřené smlouvě. IČ dodavatele Uveďte osmimístné IČ vybraného dodavatele tak, jak je uvedeno v uzavřené smlouvě. Datum podpisu smlouvy s dodavatelem Uveďte datum, kdy byla podepsána smlouva. Celková výše zakázky bez DPH (v Kč) Uveďte částku bez DPH v souladu s podepsanou smlouvou. V případě, že dodavatel je neplátce DPH, uveďte celkovou částku. Celková výše zakázky s DPH (v Kč) Uveďte částku s DPH v souladu s podepsanou smlouvou. V případě, že dodavatel je neplátce DPH, vyplňte pouze údaj o ceně bez DPH jako v předchozím poli. Smlouva - Identifikace ZOZRP / číslo MZ Uveďte číslo monitorovací zprávy, ke které byla přiložena kopie podepsané smlouvy (předkládá se pouze jednou - nejpozději s první fakturou prokazující výdaj spojený se zadávacím řízením). Pokud byla smlouva přiložena ke zprávě o zahájení realizace projektu, uveďte zkratku ZOZRP. Vyhlašovatel zadávacího řízení Uveďte název příjemce podpory z OPPA, příp. název partnera, pokud je vyhlašovatelem partner. Byl uzavřen dodatek ke smlouvě s dodavatelem Uveďte ANO, pokud došlo k podpisu dodatku ke smlouvě s dodavatelem, a to kdykoli od jejího uzavření (tj. nikoli pouze v monitorovacím období, k němuž se tato zpráva vztahuje). V opačném případě uveďte NE. Dodatek - Identifikace ZOZRP / číslo MZ Uveďte číslo monitorovací zprávy, ke které byla přiložena kopie podepsaného dodatku (předkládá se pouze jednou) Pokud bylo uzavřeno více dodatků, uveďte údaje o nich za sebou oddělené čárkou. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

17 Datum uzavření dodatku ke smlouvě s dodavatelem Pokud došlo k uzavření dodatku ke smlouvě s vybraným dodavatelem, uveďte datum podpisu tohoto dodatku. Pokud existuje více než 1 dodatek, uveďte data za sebou chronologicky tak, jak byly dodatky postupně uzavírány, a to ve tvaru: d.m.rrrr (např ). Další podrobnosti o realizovaných zadávacích řízeních předložte formou kopie zápisu o posouzení a hodnocení nabídek, kopie nabídky předložené vybraným dodavatelem, kopie smlouvy uzavřené s dodavatelem a kopií dodatků k této smlouvě (pokud byly uzavřeny). Veškeré kopie předložte vždy k první monitorovací zprávě následující poté, co jste výběrové řízení ukončili, resp. co byl uzavřen dodatek ke smlouvě s dodavatelem. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

18 4 Přehled nákladů projektu Přehled zachycuje průběh čerpání jednotlivých položek rozpočtu projektu. Před prvním použitím je nezbytné doplnit položky tak, aby struktura rozpočtu v přehledu přesně odpovídala členění schváleného rozpočtu projektu. Při doplnění položek je nutné zkontrolovat funkčnost nastavených vzorců a případně je dopracovat. Pozn.: Přehled zachycuje jen způsobilé náklady, které jsou kryté dotací z OPPA, vlastními zdroji příjemce (či partnera) anebo také příjmy projektu. Kód Vyplňte označení položky rozpočtu v souladu se schváleným rozpočtem projektu obsaženým v grantové smlouvě, případně pokud jste provedli nepodstatné změny rozpočtu - podle aktuálně platného rozpočtu vzniklého poté, co jste rozpočet upravili v souladu s pravidly danými Projektovou příručkou OPPA. Platný rozpočet (schválený či upravený příjemcem) v Kč Doplňte částku, která je na danou položku v rozpočtu aktuálně vyhrazena. Pokud jste v rozpočtu neprovedli žádné změny, bude částka odpovídat rozpočtu z grantové smlouvy, v případě, že jste změny rozpočtu udělali, vyplňte částky dle aktuálně platného rozpočtu. Dosud schválené náklady v Kč Do sloupce průběžně sčítejte veškeré způsobilé náklady, které jste doložili a které byly hlavním městem Prahou schválené ve všech monitorovacích zprávách předcházejících této aktuální zprávě. (Pozn.: To znamená uvádět veškeré způsobilé náklady projektu, včetně nákladů, na jejichž pokrytí jste nedostali peníze z OPPA, protože tyto náklady byly kryty z příjmů projektu nebo z vlastních zdrojů příjemce tam, kde je to relevantní.) Tam, kde k prokázání a schválení nákladu zatím nedošlo, uveďte 0. Dosud prokázáno v % (vůči platnému rozpočtu) Sloupec tabulky má přednastavený vzorec pro výpočet podílu. Aktuálně prokazované náklady v Kč Uveďte veškeré náklady, které dokládáte v rámci aktuální monitorovací zprávy, a to včetně nákladů, u kterých neočekáváte, že budou kryty prostředky z OPPA, protože na ně jsou využity příjmy projektu nebo zdroje příjemce (tam, kde je to relevantní). Tam, kde k prokazování nedochází, uveďte 0. Čerpání prostředků v rámci jednotlivých položek rozpočtu nemůže být vyšší než rozpočet položky. V případě, že by hrozilo překročení rozpočtované částky u některé položky, musí být provedena rozpočtová změna (přesuny mezi položkami). Celkové překročení rozpočtu také není možné. Aktuálně prokazováno v % (vůči platnému rozpočtu) Sloupec tabulky má přednastavený vzorec pro výpočet podílu. Součet: dříve + aktuálně prokázáno v % Sloupec tabulky má přednastavený vzorec pro výpočet souhrnného podílu. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

19 5 Soupiska účetních dokladů Soupiska účetních dokladů musí obsahovat přehled účetních dokladů ke všem přímým nákladům projektu, které dokládáte v rámci dané monitorovací zprávy. Do soupisky nezařazujte doklady pro náklady patřící mezi nepřímé náklady projekt. Soupisku účetních dokladů vytvořte podle možností své organizace. Vzhledem k tomu, že někteří příjemci budou soupisku generovat za pomoci svých účetních systémů, není nezbytně nutné sjednotit formát soupisek. Je ovšem nezbytné, aby soupiska byla ve formátu XLS a aby v soupisce byly o dokladech uvedeny všechny následující informace: Pořadové číslo Položka kapitoly rozpočtu projektu, v rámci níž náklad vznikl Popis nákladu (obsah účetního případu) Částka uvedená na dokladu v Kč (včetně DPH) Částka zahrnutá do přímých nákladů projektu v Kč Datum úhrady výdaje ve tvaru dd/mm/rrrr (Pozn.: V případě hotovostních výdajů uveďte datum úhrady z pokladny) Datum zdanitelného plnění, případně datum vzniku nákladu v případě nedaňového dokladu Druh účetního dokladu (faktura / pokladní doklad / interní doklad apod.) Číslo účetního dokladu v účetnictví Je přiložena kopie účetního dokladu? Upozornění: Do soupisky uvádějte konkrétně, co bylo předmětem nákladu. V případě potřeby pole rozšiřte. Nepostačuje uvést např. lektorné, je nutné náklad konkretizovat, např. lektorné za 30 výukových hodin angličtiny pro skupinu 10 lidí apod. V případě, že z popisu nebude zřejmé, co bylo předmětem nákladu, budete požádáni o předložení kopie dokladu. Na soupisce účetních dokladů musí být uvedeno čestné prohlášení, podepsané osobou zodpovědnou za zaúčtování a statutárním zástupcem/oprávněnou osobou, v následujícím znění: 1. Všechny doklady uvedené v soupisce splňují požadavky formální správnosti účetních dokladů stanovené 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. 2. Byla provedena úhrada všech účetních dokladů uvedených v soupisce. 3. Kopie účetních dokladů přiložených k soupisce odpovídají jejich originálům. 4. Originály účetních dokladů uvedených na soupisce jsou k dispozici a přístupné pro kontrolu u příjemce, případně partnera. Vzhledem k tomu, že k monitorovací zprávě se dle pravidel OPPA předkládají pouze kopie účetních dokladů prokazující náklady projektu v částce přesahující Kč, podpisy na soupisce nahrazují kopie dokladů prokazujících vznik nákladů v částkách nižší hodnoty. Upozornění: Způsobilý náklad musí být v souladu s obsahovou stránkou a cíli schváleného projektu a musí odpovídat požadavkům na efektivní využití finančních prostředků. Způsobilý náklad musí vzniknout v době realizace projektu, případně do odevzdání závěrečné monitorovací zprávy. (U nepřímých nákladů se vždy má za to, že tyto náklady vznikly a jsou způsobilé ve výši odvozené z podílu nepřímých nákladů na přímých nákladech bez nákladů na křížové financování stanoveného v grantové smlouvě a výši prokázaných způsobilých přímých nákladů projektu bez nákladů na křížové financování.) Způsobilý náklad (s výjimkou nepřímých nákladů) musí být prokazatelně příjemcem pomoci pří. partnerem zaplacen a zaplacení musí být doložitelné příslušnými účetními doklady nebo jinými průkaznými doklady z daňové evidence. Způsobilý náklad (s výjimkou nepřímých nákladů) musí být odpovídajícím způsobem v souladu s požadavky legislativy zachycen v účetnictví nebo daňové evidenci příjemce finanční podpory/partnera. Výdaje uskutečněné na základě zálohových faktur, k nimž zatím nebyla vystavena zúčtovací faktura, nelze zahrnout mezi uskutečněné způsobilé výdaje projektu. Kromě vlastní přílohy č. 5 Soupiska účetních dokladů jsou k dispozici také speciální přehledy pro mzdové výdaje (viz příloha č. 5A) a cestovní náhrady (viz příloha č. 5B). Informace, které jsou podrobně Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

20 rozepsány v přílohách č. 5A a 5B stačí do Soupisky účetních dokladů uvádět souhrnně, tj. členit je jen dle položek rozpočtu projektu, nikoli konkrétně na jednotlivé zaměstnance. Údaje, které jsou pro tyto souhrnné řádky irelevantní, v těchto případech do přílohy č. 5 nevyplňujte. Konkrétně se to týká: datum úhrady výdaje, číslo účetního dokladu v účetnictví, číslo smlouvy (objednávky). Používaní vzorů tabulek č. 5, 5A a 5B monitorovací zprávy pro dokladování způsobilých nákladů není povinné. Pokud použijete jiný formát, vámi předkládané dokumenty musí obsahovat všechny požadované informace, tj. informace uvedené na těchto vzorech, a v případě soupisky účetních dokladů se vždy musí jednat o formát XLS či XLSX. Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38

21 5A Rozpis mzdových výdajů Rozpis mzdových nákladů se týká pouze přímých nákladů projektu. Nepatří sem osobní náklady spadající mezi nepřímé náklady. Náklady zařazené v tabulce jsou přímými náklady na realizační tým projektu (vedené v rámci kapitoly 1. rozpočtu "Osobní náklady") a mzdovými příspěvky vyplácenými v rámci kapitoly 5. rozpočtu "Přímá podpora". Tyto náklady není třeba dokládat prostřednictvím kopií jednotlivých výplatních a zúčtovacích listin, kopie jednotlivých dokladů nahrazuje příloha č. 5A podepsaná mzdovou účetní projektu. Místo přílohy č. 5A lze využít jiný průkazný způsob jmenných mzdových přehledů. Mzdové přehledy musí obsahovat veškeré nezbytné údaje pro vyúčtování výdajů projektu. Položka rozpočtu Uveďte číslo položky rozpočtu projektu, v rámci níž byl výdaj uskutečněn. Obecně platí, že mzdový výdaj se může objevit v kapitole 1 či kapitole 5.1 rozpočtu. Období (měsíc/rok) Uveďte měsíc, k němuž se mzda / plat vztahuje, příp. jiné období, pokud měsíc neodpovídá dané situaci. Jméno a příjmení zaměstnance Uveďte celé jméno a příjmení. Funkce zaměstnance v projektu Specifikujte, jakou funkci zaměstnanec v projektu zastává, např. lektor, klient apod. Druh pracovně právního vztahu Pole obsahuje 4 předdefinované hodnoty: PS ( = pracovní smlouva), DPČ ( = dohoda o pracovní činnosti), DPP ( = dohoda o provedení práce) a AH ( = autorský honorář). Vyberte z nich tu, která odpovídá. Zúčtovaná hrubá mzda v daném měsíci Uveďte celkovou hrubou mzdu včetně příplatků a odměn v daném měsíci (případně jiném období, pokud se jedná o DPP apod.). Údaj o zúčtované hrubé mzdě vyplňte podle mzdového listu zaměstnance. Počet způsobilých hodin odpovídající práci na projektu Uveďte "způsobilé" hodiny odpovídající práci na projektu. Způsobilými hodinami se myslí hodiny odpracované pro projekt na činnostech, které svou povahou patří do přímých nákladů projektu, a dále pak hodiny za státní svátky, dovolenou a dobu pracovní neschopnosti, po kterou vzniká zaměstnanci nárok na náhradu mzdy hrazenou zaměstnavatelem (pozor: pravidlo upravující délku neschopnosti a karantény na vrub nákladů zaměstnavatele stanovovalo pro rok 2010 dobu 14 dní, v roce 2011 to bylo 21 dní, což zůstává v platnosti i pro rok 2012), přičemž v případě, že pracovník má pro přímé náklady projektu jen částečný úvazek, je možné zohlednit do tohoto sloupce jen tomuto úvazku odpovídající část celkových hodin za státní svátek, dovolenou a náhrad za dobu pracovní neschopnosti či karantény. Údaj musí odpovídat výkazu práce, který je přílohou monitorovací zprávy. Do údaje nezahrnujte žádné hodiny neplaceného volna apod. Pozor: Náhrady mezd / platů za dobu pracovní neschopnosti či karantény, které nehradí zaměstnavatel, nelze započítávat jakožto náklady projektu; tyto hodiny nezahrnujte do přílohy č. 5A. Hrubá mzda v daném měsíci v rámci projektu bez náhrad mezd za dobu pracovní neschopnosti (jen přímé náklady) Uveďte část zúčtované hrubé mzdy odpovídající přímým nákladům projektu včetně příplatků, odměn, náhrad za státní svátky a čerpanou dovolenou, která odpovídá zapojení pracovníka do projektu. Výši náhrad za dobu pracovní neschopnosti neuvádějte zde, ale v dalším samostatném poli. Náhrada mzdy v době pracovní neschopnosti či karantény hrazená zaměstnavatelem Uveďte celou částku náhrady mezd za dobu pracovní neschopnosti nebo dobu karantény hrazenou zaměstnavatelem odpovídající pracovnímu úvazku zaměstnance v projektu. Pozor: Náhrady mezd / platů za dobu pracovní neschopnosti či karantény od 22. dne dále (v roce 2010 platilo od 15. dne dále) nejsou způsobilé, protože je nehradí zaměstnavatel; tyto částky nezapočítávejte. Někteří zaměstnavatelé mohou uplatnit snížení odvodů na sociální pojištění ve výši poloviny těchto náhrad. Do tohoto sloupce uvádějte náhrady v plné výši (nikoli jenom jejich polovinu), ovšem vždy s Verze 1.3C, platnost od 1. února / 38