Zajištění diskusních kulatých stolů na komunikační priority Zastoupení Evropské komise v ČR a Informační kanceláře Evropského parlamentu v ČR

Transkript

1 SPECIFIKACE Zajištění diskusních kulatých stolů na komunikační priority Zastoupení Evropské komise v ČR a Informační kanceláře Evropského parlamentu v ČR VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ. NÁZEV Zajištění diskusních kulatých stolů na komunikační priority Zastupení Evropské komise v ČR a Informační kanceláře Evropského parlamentu v ČR 2. ÚČEL A SOUVISLOSTI Obsah Zastoupení Evropské komise v ČR a Informační kancelář Evropského parlamentu v ČR se dlouhodobě snaží prezentovat české veřejnosti jak odborné, tak laické komunikační priority evropských institucí a aktuální témata na evropské politické scéně. V rámci těchto aktivit vyhlašují Zastoupení Evropské komise v ČR a Informační kancelář Evropského parlamentu v ČR výběrové řízení na zajištění diskusních kulatých stolů na tato aktuální témata. Cílová skupina Cílovou skupinou daných diskusních kulatých stolů je primárně odborná veřejnost, konkrétně představitelé zájmových skupin, občanských a neziskových organizací, mediální experti, obecně tvůrci veřejného mínění, apod. U kulatých stolů se budou scházet odborníci na stanovenou problematiku na několika úrovních: zástupci evropských institucí (zejména EK a EP), státní správy a relevantních občanských/neziskových organizací či zájmových skupin. Cílem je sestavit odbornou ad-hoc pracovní skupinu, která by na daném kulatém stole byla schopna pojmout stanovenou problematiku z různých úhlů a pohledů a zhodnotit její dopady pro českou, respektive evropskou veřejnost. Sekundárně pak bude zasažena i široká veřejnost, které budou prezentovány výsledky a finální závěry odborných kulatých stolů.

2 Místo konání Semináře se budou konat v konferenční místnosti, která je součástí tzv. European Public Space v Evropském domě v ulici Jungmannova 24, Praha. Konferenční sál je vybaven moderní audiovizuální technikou včetně plátna, dataprojektoru, notebooku, fixních i mobilních mikrofonů, lazerových ukazovátek, nahrávací technikou, apod. Kapacita sálu v uspořádání kinosálu je 60 osob. Při uspořádání do kuletého stolu lze využít 45 míst pro návštěvníky akce. Formát Kulatý stůl bude koncipován jako intenzivní odborná diskuse. Doporučená délka kulatého stolu je cca dvě a půl hodiny. Kulaté stoly se budou konat v intervalu přibližně jednou za měsíc v předem dohodnutém čase v odpoledních hodinách. Počet seminářů v měsíci není fixně stanoven na jeden a bude přizpůsoben aktuální potřebě diskuze konkrétních témat v průběhu roku 20. Celkem se však v průběhu roku 20 uskuteční minimálně dvanáct kulatých stolů. Doporučený počet aktivních diskutujících odborníků na jednom kulatém stole je 6-8 osob. Žádoucí je rovněž zapojení moderátora orientujícího se v dané oblasti diskutovaného problému. Tématické vymezení Témata kulatých stolů budou určována ad-hoc na základě potřeb Zastoupení Evropské komise v ČR a Informační kancelář Evropského parlamentu. Lze předpokládat, že se bude jednat o témata reflektující komunikační priority Evropské komise a Evropského parlamentu na rok 20 a další aktuální problémy z evropské politické scény. Pro představu lze uvést následující tématické okruhy: Ekonomické oživení Životní prostředí, klima a energetika Oživení pracovního trhu prostřednictvím reformní agendy Evropa 2020 Budování oblasti svobody bezpečnosti a práva Posilování role EU ve světě Ochrana práv spotřebitele 20 Evropský rok dobrovolnictví Koncept projektu Cílem projektu je přispět k aktivní debatě o aktuálních evropských tématech/problémech a prostřednictvím zorganizování setkání odborníků z různých sfér na daná témata dospět ke konkrétním cílům, závěrům a doporučením, která mohou sloužit jednak jako podkladový materiál pro další odbornou veřejnost či českou politickou reprezentaci a zároveň nabídnout koherentní a objektivní náhled dané problematiky pro zainteresovanou širokou veřejnost. Úspěšná nabídka musí obsahovat koncept projektu, včetně časového harmonogramu, způsobů práce s cílovou skupinou, logistických a technických řešení a celkové propagace projektu mezi odbornou a laickou veřejností.

3 3. OBSAH 3.. Úkoly: Dodavatel je zodpovědný za obsahové i logistické zajištění projektu: Úspěšný dodavatel je povinen zajistit realizaci minimálně 2 kulatých stolů v prostoru Evropského domu, a to jak po stránce organizační, tak obsahové. Dodavatel bude organizovat kulaté stoly ve prospěch Zastoupení Evropské komise v České republice a Informační kanceláře Evropského parlamentu v ČR. Hlavním organizátorem akce (zejména ve smyslu propagace jednotlivých kulatých stolů) tedy bude Zastoupení Evropské komise v České republice a Informační kancelář Evropského parlamentu v ČR, dodavatel je reálným dodavatelem poptávaných služeb. Koncept a program: Předložení ideového konceptu projektu. Konkrétní tématické zpracování projektu. Vymezení způsobů zasažení primární (poslanci EP, relevantní představitelé zájmových skupin, občanských a neziskových organizací, tvůrci veřejného mínění, mediální experti apod.) i sekundární (široká veřejnost) cílové skupiny. Tvorba a distribuce podkladových a závěrečných materiálů směrem k primární i sekundární cílové skupině. Formy takových vstupů a výstupů budou předem odsouhlaseny Zastoupením Evropské komise v České republice a Informační kanceláří Evropského parlamentu v ČR. Dodavatel musí být schopen odborně i technicky zajistit přípravu tématických podkladových materiálů ke kulatým stolům. Dalšími doporučenými způsoby komunikace a prezentace výsledků jsou: elektronicky distribuována závěrečná shrnutí, fotografie, web streaming, apod. Upřednostňovány jsou moderní a elektronické způsoby komunikace s cílovými skupinami a také materiály a procesy šetrné vůči životnímu prostředí. Veškeré materiály budou poskytovány bezplatně. Určení časového harmonogramu projektu. Cíle a výsledky projektu, evaluace spokojenosti účastníků projektu. Vytvoření a průběžná aktualizace databáze kontaktů z účastníků kulatých stolů. Logistika a propagace: Využití přednáškových prostor v Evropském domě, Jungmannova 24, Praha. Zajištění komunikace s odbornou veřejnosti k účasti na kulatých stolech. Oslovené osoby budou předem konzultovány se Zastoupením Evropské komise v České republice a Informační kanceláří Evropského parlamentu v ČR. Výběr termínů bude reflektovat časové možnosti hlavních řečníků (zástupci evropských institucí a státní správy), včetně Kalendáře aktivit EP. Vytvoření seznamu účastníků kulatých stolů (posluchačů). Tento seznam bude přizpůsoben tématu daného kulatého stolu a bude v dostatečném časovém předstihu konzultován ze Zastoupením Evropské komise v ČR a Informační kanceláří Evropského parlamentu v ČR. Navržení a smluvní zajištění odborného moderátora a odborných přednášejících, ti budou rovněž konzultováni se Zastoupením Evropské komise v ČR a Informační

4 kanceláří Evropského parlamentu v ČR. V případě politických zástupců bude dbáno na politickou vyváženost debaty. Úhrada případných cestovních a ubytovacích nákladů přednášejícím. Logistická spolupráce s pracovníky Zastoupení Evropské komise v České republice, Informační kanceláří Evropského parlamentu a Úřadu vlády České republiky, kteří v prostoru Evropského domu pracují. Pravidelné dodatečné konzultace se Zastoupením Evropské komise v České republice a Informační kanceláří Evropského parlamentu ohledně obsahu a konceptu seminářů. Adekvátní propagace seminářů skrze vhodné komunikační kanály na základě pravidel vizuální prezentace Zastoupení Evropské komise v České republice a Informační kanceláře Evropského parlamentu v ČR Zpráva a dokumentace Společně se závěrečnými fakturami předloží dodavatel závěrečnou zprávu projektu a jeho hodnocení včetně adekvátní fotodokumentace a videodokumentace pro potřeby a další možné využití Zastoupení Evropské komise v ČR a Informační kanceláře Evropského parlamentu. Dodavatel současně předloží Zastoupení Evropské komise v České republice a Informační kanceláři Evropského parlamentu příspěvky všech účastníků kulatých stolů v elektronické, tisknutelné podobě, stejně jako výsledky a shrnutí jednotlivých kulatých stolů. Ty bude možné dále využívat při práci obou subjektů Místo konání a délka trvání služeb Projekt bude realizován v prostorách Evropského domu, Jungmannova 24, Praha, v průběhu roku 20. Po 6 kulatých stolech bude do 5 pracovních dnů předloženo stručné hodnocení. Závěrečná zpráva bude předložena nejpozději do 5 pracovních dnů po skončení projektu. 4. ROZSAH ZAKÁZKY Maximální rozpočet stanovený na toto nabídkové řízení je EUR. 5. SMLUVNÍ RÁMEC Výše uvedené služby budou předmětem smlouvy sestavené mezi Zastoupením Evropské komise v České republice a uchazečem, jemuž bude zakázka svěřena. Tato smlouva stanoví právní, finanční, administrativní a technické podmínky, které jsou platné po celou dobu jejího trvání, včetně indexace cen. Návrh smlouvy je uveden v příloze V. Zadávací dokumentace. Nabídka uchazeče musí být vypracována s přihlédnutím k návrhu smlouvy. Uzavírání subdodavatelských smluv během provádění zakázky je možné pouze s předchozím písemným souhlasem zadavatele. V každém případě nese dodavatel výlučnou odpovědnost za provedení zakázky.

5 6. PLATEBNÍ PODMÍNKY A NÁLEŽITOSTI 6.. PŘEDBĚŽNÁ PLATBA Dodavatel předloží finanční záruku formou bankovní nebo rovnocenné záruky poskytnutou bankou nebo oprávněným finančním ústavem (ručitelem), která se rovná částce uvedené v článku I.4.. smlouvy, s cílem pokrýt předběžné financování v rámci smlouvy. Tuto záruku může nahradit společná a nerozdílná záruka třetí strany Platba zůstatku Platba zůstatku bude provedena do 60 dnů od dokončení úkolů uvedených v bodě 3.. Platba bude provedena jednorázově za služby poskytnuté během 3 měsíců v roce na základě vypracování zprávy uvedené v bodě 3.2 a po předložení řádně vystavené faktury, která je v souladu s vnitrostátními účetními předpisy. Ustanovení týkající se plateb jsou uvedena v návrhu smlouvy v příloze 2 výzvy k podávání nabídek. Platby se provádějí bez DPH, neboť Evropská společenství jsou podle článků 3 a 4 protokolu o výsadách a imunitách Evropských společenství osvobozena od veškerých daní a poplatků, včetně daně z přidané hodnoty (DPH). Na fakturách předkládaných dodavatelem musí být odděleně uvedeny částky bez DPH a hodnota DPH. 7. PODÁVÁNÍ NABÍDEK Nabídka uchazeče musí obsahovat: technickou nabídku včetně návrhů popsaných v bodě 8 v souladu s požadavky podle bodu 3; veškeré doklady vztahující se k výběrovým kritériím uvedeným v bodě 0. Nabídka musí být vypracována v jednom z úředních jazyků Evropské unie. Nabídka musí být podepsaná s uvedením data. Předkládá-li nabídku konsorcium nebo skupina poskytovatelů služeb, musí k ním být přiložen dopis podepsaný všemi členy s uvedením jejich závazku k poskytování služeb nabízených v nabídkovém řízení a s určením úlohy, kvalifikace a zkušeností každého člena skupiny. Minimální doba, po kterou uchazeč garantuje svou nabídku, je 2 měsíců. 8. TECHNICKÁ NABÍDKA Uchazeči musejí do své nabídky vložit také technickou nabídku, ve které podrobně uvedou, jakým způsobem budou provádět úkoly, na něž se vztahuje smlouva, v souladu se všemi specifikacemi nabídkové řízení.

6 Technická nabídka musí mít stejnou strukturu jako předmět zakázky (viz bod 3 těchto specifikací). Technická nabídka nesmí obsahovat žádný z dokumentů podle kritérií pro vyloučení nebo výběrových kritérií, ani nesmí odkazovat na otázky již obsažené v kritériích pro vyloučení a výběrových kritériích. 9. KRITÉRIA PRO VYLOUČENÍ Uchazeči musejí svým podpisem čestně prohlásit, že se nenacházejí v žádné ze situací zmíněných v článcích 93 a 94 finančního nařízení, které se vztahuje na celkový rozpočet Evropských společenství (nařízení Rady (ES, Euratom) č. 605/2002 ze dne 25. června 2002), a které jsou uvedeny níže. Z účasti na této výzvě k podávání nabídek jsou vyloučeni uchazeči: a) na které byl vyhlášen konkurs, jsou v likvidaci, jejich podnikání podléhá soudní správě, jsou ve vyrovnacím řízení, pozastavili podnikatelskou činnost, jsou v důsledku podnikatelské činnosti v řízení nebo se na základě vnitrostátních právních a správních předpisů nacházejí v obdobné situaci; b) kteří byli pravomocně odsouzeni pro trestný čin související s jejich podnikáním; c) kteří se dopustili vážného profesního pochybení, které bylo zadavatelem prokazatelně zjištěno; d) kteří nesplnili své povinnosti týkající se placení příspěvku na sociální zabezpečení nebo placení daní a poplatků podle právních předpisů státu, v němž jsou usazeni, nebo podle právních předpisů státu zadavatele nebo státu, ve kterém se má uskutečnit zakázka; e) kteří byli pravomocně odsouzeni za podvod, podplácení, zločinné spolčení nebo za jinou nezákonnou činnost poškozující finanční zájmy Společenství; f) u kterých bylo v souvislosti s jiným řízením při zadávání zakázek nebo řízením o udělení grantů financovaných z rozpočtu Společenství zjištěno vážné porušení smlouvy nedodržením jejich smluvních závazků. V souladu s články 93 až 96 finančního nařízení mohou být uchazečům, kteří předložili nesprávné prohlášení nebo u nichž vyjde najevo, že vážně porušili smluvní podmínky během předchozího zadávacího řízení, uloženy správní nebo finanční sankce. Aby tyto podmínky splnili, musejí uchazeč a jeho partneři prokázat, že se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v článcích 93 a 94 finančního nařízení.

7 0. VÝBĚROVÁ KRITÉRIA Uchazeč musí prokázat, že má dostatečné ekonomické, finanční, technické a odborné zdroje, aby mohl provádět úkoly uvedené v bodě 3 těchto specifikací. Předkládá-li nabídku konsorcium nebo skupina poskytovatelů služeb, musí být zjištěna ekonomická a finanční způsobilost na úrovni každého ekonomického subjektu, který je součástí konsorcia nebo skupiny. Technickou a odbornou způsobilost lze zjistit na úrovni konsorcia nebo skupiny nebo na úrovni každého ekonomického subjektu, který je členem konsorcia nebo skupiny. Předkládá-li nabídku uchazeč, který má v úmysl provést část úkolů subdodavatelsky nebo je svěřit jinému ekonomickému subjektu, musí subdodavatel nebo tento ekonomický subjekt prokázat, že splňuje kritéria na ekonomickou, finanční, technickou a odbornou způsobilost. Ekonomický subjekt může případně pro určitou zakázku odkázat na způsobilost jiných subjektů bez ohledu na právní povahu vztahů mezi ním a těmito subjekty. V tomto případě musí zadavateli prokázat, že má nezbytné prostředky pro provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu zpřístupní své zdroje. Uchazeči musí předložit důkaz o své finanční a odborné způsobilosti tím, že k nabídce přiloží tyto údaje a dokumenty: V případě fyzických a právnických osob: Jméno, adresa, telefonní a faxové číslo, adresa elektronické pošty Daňové identifikační číslo osoby registrované k DPH Číslo bankovního účtu a název banky a adresa V případě právnických osob je kromě výše uvedených informací nutné doplnit: Právní postavení Opis zakládací smlouvy a stanov společnosti Jména a povinnosti vedoucích pracovníků Dále musejí uchazeči přiložit tyto dokumenty: roční účetní uzávěrky za poslední dokončené účetní období; finanční identifikaci (bankovní údaje) (příloha II) vyplněnou příjemcem a ověřenou bankou (s originály podpisů). Uchazeči musejí rovněž přiložit životopis vedoucího projektu a zaměstnanců, kteří danou práci provedou. Dále je třeba přiložit výroční zprávu nebo její ekvivalent za poslední ukončené období.

8 . KRITÉRIA PRO UDĚLENÍ Kontrakt bude uzavřen se subjektem, který předloží nevýhodnější nabídku dle následujících kritérií:. Kritéria posuzování nabídek a jejich váha Kritérium A: Kvalita a komplexnost navrženého konceptu s ohledem na: - logistické a personální zajištění relevantních řečníků a posluchačů kulatých stolů - zajištění odborné moderace jednotlivých kulatých stolů - zajištění koordinace celého projektu ve smyslu komunikace se zadavatelem - aktivní přístup k návrhům témat kulatých stolů ve smyslu monitoringu komunikačních priorit a aktuálních iniciativ evropských institucí Kritérium B: Schopnost odborně i technicky zajistit přípravu tématických podkladových materiálů ke kulatým stolům. Kritérium C: Kvalita navržených propagačních aktivit a distribuce informací o kulatých stolech odborné i širší veřejnosti. Kritérium D: Kvalita navržené metodologie hodnocení výsledků jednotlivých kulatých stolů (včetně dotazníkových šetření) a další distribuce a aplikace jejich závěrů a výsledků. Váha jednotlivých kritérií vzhledem k celkovému hodnocení projektu: Kritérium A: 40 Kritérium B: 30 Kritérium C: 20 Kritérium D: 0 Total 00 Nabídky, které v celkovém součtu dosáhnou méně než 60% v celkovém součtu, či méně než 50% v jednom či více zadaných kritérií, budou vyřazeny z dalšího hodnocení. Kritérium cenové nabídky Cena jednoho kulatého stolu

9 Kontrakt bude uzavřen se subjektem, který předloží ekonomicky nejvýhodnější nabídku, tedy s tím, jehož nabídka bude obsahovat nejvýhodnější poměr mezi kvalitou a cenou. Tento poměr se získá vydělením celkového hodnocení projektu cenou jendoho kulatého stolu. Závěrečné hodnocení Celkové hodnocení projektu/ Cena jednoho kulatého stolu Přílohy: Příloha I: Formulář pro rozpočet Příloha II: Formulář pro finanční identifikaci Příloha III: Právní subjekt - Formulář pro soukromou společnost nebo veřejnoprávní subjekt Příloha IV: Kontrolní seznam dokumentace k nabídce Příloha V: Návrh smlouvy (pro informaci)

10 Příloha I. Tato tabulka musí být přiložena k nabídce TENTO FORMULÁŘ POUŽIJTE POUZE PRO NABÍZENOU CENU FORMULÁŘ MUSÍ BÝT PODEPSÁN NABÍZENÁ CENA SPLŇUJÍCÍ VŠECHNY PŘÍSLUŠNÉ SPECIFIKACE VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ Upozornění: v okénku na této stránce musí být uvedena pouze jedna částka. Nesmí být doplněna žádnými poznámkami nebo připomínkami. Nabídka, která tyto podmínky nedodrží, bude považována za neplatnou a bude tudíž odmítnuta. Cena jednoho kulatého stolu v EUR BEZ DPH JMÉNO PŘEDKLADATELE NABÍDKY: DATUM: PODPIS:

11 Příloha IV. Zajištění diskusních kulatých stolů na komunikační priority Evropské komise a Evropského parlamentu Kontrolní seznam VYPLŇTE A PŘILOŽTE K DOKLADŮM UVEDENÝM NÍŽE Č. Doklad Počet kopií Vloženo do nabídkové složky? Příloha I: Datovaná a podepsaná nabídka. Údaje o koordinátorovi a projektu. 2 Příloha II: Vyrovnaný předběžný podrobný rozpočet. 3 Příloha III: Formulář finanční identifikace (bankovní údaje), datovaný a podepsaný majitelem účtu a potvrzený bankou (razítko a podpis). Formulář pro každou zemi je k dispozici na internetovém portálu Europa na adrese 5 Příloha IV: Formulář pro právní subjekt, datovaný a podepsaný, a kopie usnesení, zákona, předpisu, nebo rozhodnutí, kterým se zakládá dotčený subjekt, nebo, pokud předem uvedený dokument není k dispozici, jiný úřední doklad dokládající ustavení subjektu. Formulář je k dispozici na internetovém portálu Europa na adrese 6 Uchazeč a jeho partneři musí doložit, že se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v článku 93 a článku 94 finančního nařízení. 7 Stanovy, nebo podepsané prohlášení s vysvětlením, pokud se stanovy podle vnitrostátního práva nepožadují. 8 Výkaz zisků a ztrát a rozvaha v posledním uzavřeném účetním období. 9 Životopis (CV) vedoucího projektu a zaměstnanců, které budou provádět práce. Nejnovější zpráva o činnosti.