Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/ Název projektu: Moderní škola 21. století. Zařazení materiálu: Ověření materiálu ve výuce:

Transkript

1 STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA A STŘEDNÍ ODBORNÉ UČILIŠTĚ NERATOVICE Školní 664, Neratovice, tel.: , IČO: , IZO: Ředitelství školy: Spojovací 632, Neratovice tel.: , fax , mhrejsova@sosa sou.cz, souneratovice.cz Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/ Název projektu: Moderní škola 21. století Zařazení materiálu: Šablona: III/2 Stupeň a typ vzdělávání: střední odborné Vzdělávací oblast: vzdělávání v inf. a kom. technologiích Vyučovací předmět: inf. a kom. technologie Vzdělávací obor: žáci SOU všechny obory Tematický okruh: Využití ICT pro praktické aplikace Sada: 1 Číslo DUM: 4 Ověření materiálu ve výuce: Datum ověření: Ročník: Ověřující učitel: třetí Ing. Helena Holcová

2 STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOLA A STŘEDNÍ ODBORNÉ UČILIŠTĚ NERATOVICE Školní 664, Neratovice, tel.: , IČO: , IZO: Ředitelství školy: Spojovací 632, Neratovice tel.: , fax , mhrejsova@sosa sou.cz, souneratovice.cz Název listu: Jméno autora: Anotace: Hromadná korespondence Jan Krejza Ukázky možností programu Microsoft Word při práci s hromadnou korespondencí. Základy práce se zdrojem dat pro vytvoření hromadné korespondence. Klíčová slova: Klíčové kompetence: Přesahy a vazby: Microsoft Word, hromadná korespondence, databáze, dopis, obálka, adresa, štítek Dokáže pracovat s běžným programovým vybavením počítače a učí se poznávat a používat některé jeho složitější funkce. Aplikační software Microsoft Office Word Organizace (čas, velikost skupiny, prostorová organizace): 40 min, třída žáků včetně žáků se specifickými vzdělávacími potřebami, PC s OS Windows Cílová skupina: Použitá literatura, zdroje: Žák, věková skupina let Autorem materiálu a všech jeho částí je Jan Krejza. Velikost: 997kB

3 Obsah Úvod... 4 Základem jsou data... 4 Korespondence... 4 Úlohy... 6 Řešení... 6 Úloha Úloha

4 Úvod Program Microsoft Word je pokročilý textový editor, který dnes už neslouží jen ke psaní, avšak slouží k tvorbě a úpravě dokumentů, které mohou obsahovat nejrůznější informace. Jedním z šikovných nástrojů programu MS Word je možnost tvorby hromadné korespondence, obálek pro hromadnou korespondenci nebo hromadných štítků. V případě, že máme v úmyslu vytvořit množství stejných dokumentů, v kterých se mění pouze některé slovo nebo slova, je výhodné pochopit a správně použít možnosti hromadné tvorby dokumentů. V tomto výukovém materiálu si ukážeme jeden příklad a procvičíme tvorbu na dvou úlohách. Základem jsou data Základním prvkem pro vytvoření hromadného dokumentu je databáze, tedy seznam dat, která budeme v dokumentu měnit. Pro naše potřeby se jako nejjednodušší jeví databáze vytvořená v programu MS Excel, tedy v tabulkovém procesoru. Můžeme využívat i databáze typu MS Access a další. Při tvorbě databáze si dáme záležet na tvorbě záhlaví, abychom data roztřídili náležitě do jednotlivých kategorií. Vše je dobré dělat s ohledem na předem správně rozvrženou práci. Samotné vytvoření hromadné korespondence bude tím jednodušší, čím více si dáme z áležet na přípravě dat. Korespondence V našem příkladu vytvoříme jednoduchý vzor dopisu, v kterém budeme zvát spolužáky na třídní sraz. Jako databázi můžeme použít data v Příloze 1 na konci tohoto dokumentu. Přiloženou tabulku lze snadno překopírovat do MS Excel a uložit. Naším cílem bude vytvoření náhledu dopisu, který bude místo adresy obsahovat jméno a text narozen/a: datum narození, přičemž datum narození bude opět z našeho seznamu. V programu MS Word otevřeme nový dokument a klikneme v menu na záložku Korespondence. Spustíme průvodce Spustit hromadnou korespondenci Podrobný průvodce hromadnou korespondencí a budeme postupovat podle průvodce, který se spustí v pravé části okna.

5 V nabídce vybereme typ dokumentu Dopis a přejdeme na další krok stisknutím odkazu Další: Počáteční dokument. Můžeme vybrat nějakou šablonu nebo již dříve vytvořený dokument. V našem případě ponecháme Použít aktuální dokument. Kliknutím na další přejdeme k výběru seznamu. Stiskneme odkaz procházet a přejdeme k vyhledání dokumentu MS Excel, do kterého jsme si uložili naši databázi (Příloha 1). Pokud má soubor více listů, vybereme v nabídce list MS Excel, který obsahuje naše data, která můžeme v dalším okně protřídit, je-li to nutné. Potvrzením výběru seznamu a kliknutím na další přejdeme k tvorbě automatického dopisu. Vybereme Řádek s pozdravem a nastavíme pozdrav tak, aby se v náhledu zobrazovalo pouze jméno. Po potvrzení se v dokumentu objeví <<Řádek s pozdravem>> na místě, kde budeme v dokumentu požadovat vypsání jednotlivých jmen. K vložení řádku s datem narození použijeme odkaz Další položky. V otevřeném dialogovém okně vybereme databázové pole, které chceme vložit (narozen) a stiskneme Vložit. Dialogové okno uzavřeme a před pole <<narozen>> napíšeme Narozen/a:. Tím máme připravenou tu část dopisu, která se bude měnit, a nyní můžeme napsat samotný text dopisu. Po dokončení kliknutím na tlačítko Další: Zobrazit náhled dopisů vidíme již hotovou podobu stránky. Mezi jednotlivým stránkami lze listovat a zkontrolovat tak správné vložení databázových polí. Po dokončení hromadné korespondence můžeme dopisy tisknout nebo upravit, to znamená vytvořit jeden dokument, který bude obsahovat počet stránek odpovídající počtu jmen. Jednotlivé listy tak lze upravit v případě potřeby.

6 Úlohy a) Pomocí hromadné korespondence vytvořte obálky s adresami a zpáteční adresou b) Vytvořte štítky (jmenovky) se jménem a městem (viz vzor) Řešení Úloha 1 Nový dokument, v menu Korespondence. Spustit hromadnou korespondenci Podrobný průvodce hromadnou korespondencí V pravém sloupci vybrat Obálky Další Možnosti obálky vybrat obálku dle rozměrů, např. C6 klasická obálka Pomocí zobrazení skrytých znaků odhalíme, že obálka má předpřipravené odstavce pro zapsání zpáteční adresy vlevo nahoře a adresy příjemce ve spodní části dopisu. Polohu adresy lze upravit pomocí zarážek na pravítku, apod. Zapíšeme zpáteční adresu. Klikneme do hlavní adresy příjemce a v průvodci hromadné

7 korespondence se proklikáme k výběru zdroje dat. Pro vložení dat pak vybereme Blok adresy. Zkontrolujeme správný formát adresy a v případě potřeby nastavíme položky pomocí tlačítka Shoda polí Úloha 2 Po potvrzení máme hotovou obálku a můžeme obálky hromadně vytisknout. Nový dokument, v menu Korespondence. Spustit hromadnou korespondenci Podrobný průvodce hromadnou korespondencí V pravém sloupci vybrat Štítky Další Možnosti štítku vybereme rozvržení stránky s nepřeberného množství předvoleb. Pro naše účely zvolíme 30 štítků na stránku tak, aby štítek byl na šířku. Viz obrázek. Vybereme zdroje dat dokument Excel a přejdeme na Uspořádat štítky

8 V prvním štítku nastavíme požadovaný vzhled štítku. Kliknutím na Další položky vybereme požadované položky (jméno, město) a na štítku je upravíme dle potřeby. Můžeme změnit i velikost a typ písma, atd. Jakmile jsme s celkovým vzhledem jednoho štítku hotovi, stiskneme tlačítko Aktualizovat všechny štítky. Kliknutí na Další můžeme přejít k prohlížení hotových štítků a jejich tisku nebo úpravě.

9 Příloha 1 Data pro hromadnou korespondenci Jméno Adresa Město PSČ narozen zaplatil Iva Vébrová K Lesu 23 Kadaň Jan Koloděj Ve Dvorcích 11 Kolinec a Prokop Buben Na Klotylce 9 Pikárec Antonín Panák Chotětova 7 Lhota a Ivo Nejezrohlík V oužinách 3 Králův Dvůr Cyril Flinta Nad Skalinami 89 Aš Jindřich Veselý Krocanova 789 Praha a Marek Žito Romantické nám. 3 Nymburk Ferenc Minulista Hebká 7 Nové Město p. S Michal Výveg Hrubá 9 Mýto a Dan Kovář Mládežnická 876 Troskovice a Josefie Autcajdrová Slintalova 54 Golčův Jeníkov a Van de Hong Ke Kozomínu 909 Eš a Radek Páčil Souběžná 65 Teplice a Igor Hangár Náhrobní 43 Most a František Habaděj J.K.Tyla 1 Jirkov Jana Smutná Na Kajmance 867 Zlín David Rád U Lihovaru 34 Přerov Uršula Westminstrová U závor 2 Moravské Budějovice Metoděj Skočdopole V úvoze 23 Vlkov a Pavel Ratmír Měsíční 76 Perštejn a Ralf Gunter Nám. V.Hvězdy 34 Valdice Petr Vobořil V pekle 1 Onen Svět a