účetní agendy, mzdové a cest.náhrady, personální statistika, agendy, školení výkazy, daně BOZP + PO apod.

Transkript

1 poř.č. Obec: ustanovení ON souvis. ustan. POMOCNÉ OTÁZKY / skupina příklady otázek k forma odpovědi implement Pojmenování a popis agendy / aci ON parametr OsÚ Počet prázdných buněk ve sloupci Oldřich Kužílek Tomáš Pavelka SMS ČR. Nešířit. S KÝM DPO PROVEDL KONTROLNÍ ZÁZNAM Datum Filtr DATUM KONTROL. ZÁZNAMU kontrol.. záznamu? datum (ctrl + ; 4 - zákl. - zákl. a - - zákl. 5 - zákl. 6 a a - a - Odpovědný odbor a Odbor kde se provádí odpovědná osoba - garant Jsem správcem nebo zpracovatelem? Pokud zpracovatelem - pro jakého správce (uvést technický způsob OsÚ a technické vybavení (hardware kartotéka na němž probíhá Účel Zpracování se provádí Úřad / odbor/ Škola/ MŠ/ Jídelna/ Družina? Kdo je garantem nebo nejlépe rozumí této agendě Zpracování provádím jako správce zpracovatel (pro koho obojí? 4 8 /a Způsob? Kde jsou data uložena? 4/ Čerpá čerpá údaje z OsÚ z jiných zdrojů jiných zdrojů? (např. EO ROB než od Subjektu katastr registr dlužníků apod. (fyz. osoby přímo např. z jeho 4 Oficiální název agendy - ZVEŘEJŇUJE SE! Kategorie subjektu Kategorie zpracovávaných osobních Volitelně - volný popis - jen pro případ kdy je třeba poznamenat si zjištěný problém. Uvést co vše se obvykle - zákl. žádá (např. ve formuláři ve skutečném styku se subjektem anebo následně přidá apod. 0 - zákl. 4 5 a - a - (povinné a - - zákl. 6 - zákl. 7 - zákl zákl. - zákl. 0 - zákl. volný popis kdo všechno se reálně dostane do styku s OsÚ vč. vlastních zaměstnanců Příjemce nebo kategorie příjemců Doba uchování osobních či kritéria pro ni Obecný popis technických a organizačních bezpečnostních opatření (je-li to možné Předávají se osobní údaje mimo EU? Pokud ano podrobnosti o předání počet dotčených subjektů množství záznamů OsÚ Bylo pro tento účel vydáno osvědčení? Vztahuje se některý kodex chování (soukromá sféra Zpracovává OsÚ smluvní zpracovatel? existuje "třetí osoba" s oprávněným přístupem k OsÚ? (IT servis? Pokud ano je uzavřena smlouva se zpracovatelem/třetí osobou? Je v souladu s ON? (dle čl. 8 odst.. Kdo jsou subjekty (SÚ - ZVEŘEJŇUJE SE! Popis kategorií subjektů. Položka se zveřejňuje. Jaké typy osobních (obecně agenda obsahuje - Jaké OsÚ (konkrétně agenda obsahuje? Kdo se může na úřadě s OsÚ seznámit? Podrobně promyslet pro interní potřebu. Obecné vyjádření kdo se může na úřadě s OsÚ seznámit a komu se předávají. Jak dlouho se OsÚ uchovávají? Jaké je technické organizační opatření proti protiprávnímu A OCHRANU OsÚ jsou zavedena? viz. list "zabezpečení" Předáváte OsÚ do třetí země - tedy mimo EU? Kolika subjektů (lidí dětí zaměstnanců se Kolik jednotlivých záznamů OsÚ v agendě je? / b /c /c /c evidence obyvatel účetní agendy mzdové a cest.náhrady personální statistika agendy školení výkazy daně BOZP + PO apod. evidence poplatků korespondence + smlouvy informační agendy jméno příjmení funkce Starosta Starosta Starosta-účetní Starosta Starosta Starosta text - název odboru pozice S - správce / Z - zpracovatel + v komentáři údaje správce/ kombinace S+Z text např. - listinně nebo elektronicky --> programové vybavení (software v němž probíhá typ souborů (textové zvukové fotografie video apod. Oú-starosta správní řízení obecní úřad účetní obec účetní obec obecní obec obecní obec.obecní Starosta Starostaúčetní Starostaúčetní Starostaúčetní Starosta Starostaúčetní Starosta starostamístost arosta účetní Správce správce správce správce zpracovatel zpracovatel zpracovatel listinná podoba: kartotéka zamčeno na úřadě. Elektronická podoba: v Gordic vstupní heslo počítač - KEO + starosta. šanony počítač - KEO + šanony počítač. počítač - Gordic spisová služba + šanony počítač + šanony počítač + šanony ANO/ ANO ANO ANO ne ANO ANO ANO volný text Např. "mzdová agenda" "Přidělování bytů ze sociálních důvodů" "Evidence služebních cest" "Sledování pohybu služebních vozidel" "Kamerový systém ostrahy objektu" "Poskytování wifi připojení veřejnosti" apod. text např. zaměstnanci uchazeči o zaměstnání členové zastupitelstva a dále dle agendy např. ředitelé příspěvkových organizací členové volebních komisí účastníci přestupkového řízení svědci text např. adresní a identifikační popisné o jiné osobě a dále dle agendy např. týkající se protiprávního jednání přestupce vztahující se k výkonu práce včetně mzdových nároků o zdravotním stavu členství v odborech ad. evidence obyvatel obyvatelé obce s trvalým pobytem docházka mezdškolení zastupitelé zaměstnanci jmenné adresní rč datum narození. faktury pokladnainterní doklady apod evidence poplatků a jejich výběr zaměstnanci zastupitelé občané občané obce vyřizování různých žádosti + smluv různé dle došlých žádostí vyřizování žádostí poskytování informací různé + občané průběh správního řízení právnické a fyzické osoby volný text odrážky textový popis odrážky / d /d starosta místostarosta. / d /f /f /d /g / textový popis odrážky počet roků měsíců dnů kriterium text odrážky (např. zavedeno řízení přístupu /ANO - uvedení třetí země či mezin. Organizace a vhodných 5/ / záruk / /f /a / /c / /a /c Veřejný sektor: Bylo pro daný účel nebo pro 4/ správce / 6; zpracovatele vydáno 40/ / osvědčení podle čl. 4 ON? (v příštích Zpracovává OsÚ této agendy (zpravidla na svém zařízení 4/8 8 Existuje externí programátor dodavatel SW (mimo správce zpracovatele s oprávněným přístupem k OsÚ? 4/ 0 Jsou přístupy k OsÚ zpracovatele třetí osoby správně smluvně ošetřeny? 8 číslo (i odhad / LZE URČIT číslo (i odhad / LZE URČIT starostamístostaro sta účetní. starostamístostaro starostamístostaro starostamístostaro starosta sta účetní. sta účetní sta účetní místostarosta. starosta místostarosta. určení zaměstnanci určení zaměstnanci určení zaměstnanci určení zaměstnanci určení zaměstnanci určení zaměstnanci určení zaměstnanci trvale archivační řád dle zákonné lhůty dle zákonné lhůty dle zákonné lhůty dle zákonné lhůty dle zákonné lhůty dle zákonné lhůty oknech na dveřích ok. listinná podoba: zamčeno v kartotéce na úřadě oknech na dveřích oknech na dveřích oknech na dveřích oknech na dveřích oknech na dveřích oknech na dveřích ok. listinná ok. listinná ok. listinná ok. listinná ok. listinná ok. listinná podoba: zamčeno v podoba: zamčeno v podoba: zamčeno v podoba: zamčeno v podoba: zamčeno v podoba: zamčeno v kartotéce na úřadě kartotéce na úřadě kartotéce na úřadě kartotéce na úřadě kartotéce na úřadě kartotéce na úřadě 60 nelze určit nelze určit nelze určit nelze určit nelze určit nelze určit 640 nelze určit nelze určit nelze určit nelze určit nelze určit nelze určit ANO/ ANO - text v komentáři / /ANO-soulad / ANOnesoulad Barv

2 - zákl. - účel - účel 4 - účel 5 - účel 6 - účel 7 8 Má Zpracovatel Zapojuje zpracovatel dalšího nějakého svého zpracovatele? Se dalšího zpracovatele správce? (dodavatele který zpracovává naše je dodržena minimalizace? lze ověřovat přesnost /aktuálnost? Jsou "přesné"? je dodrženo omezení uložení? zpracovávají se OsÚ i pro jiné účely? Oprávněně? jde o službu informační společnosti? právní titul účelu dle ON konkrétní právní základ pro právní tituly c nebo e případně i f byl získáván souhlas? Pokud byl byl nutný? pokud je právním titulem souhlas je doložitelný? pokud je právním titulem souhlas je řádný? může jít o souhlas dítěte? Pokud ano je řádný? Je poskytnutí osobních zákonným či smluvním požadavkem? Má osoba povinnost OsÚ poskytnout? + důsledky neposkytnutí Jde o "citlivé OsÚ" neboli "zvláštní kategorii OsÚ"? A pokud ano který právní titul? pokud jde o "citlivé os. údaje" konkrétní právní základ Jsou v agendě JEN ZBYTNÉ Osobní údaje? Nepožadují se Jsou v agendě PŘESNÉ OsÚ a v případě potřeby Dodržuje se v agendě doba uchování ne delší než je nezbytné Nepoužívají se někdy údaje z této agendy ještě pro jiný účel než je v názvu? Oprávněně? 8/ 4 /c /d /e 6/4 8; Služba informační 7/ společnosti = 4/ /f zpravidla za úplatu 56/ ; Podle kterého z šesti /a ustanovení čl. 6/ ON bc se agenda d Agenda se často zpracovává zároveň na základě určitého 6/ zákona Vyhlášky /c Nařízení - uvedeme ef Byl k OsÚ agendy získáván SOUHLAS? Byl opravdu nutný? Nestačil jiný právní Umíme souhlas doložit? je SOUHLAS opravdu "řádný" - svobodný konkrétní informovaný jde o řádný souhlas dítěte? 7/ 7/ Plyne povinnost OsÚ poskytnout ze zákona z úkolu veřejné moci ze smlouvy? Jaké budou následky když OsÚ / neposkytne? /e Vyskytují se v agendě také nějaké "CITLIVÉ ÚDAJE"? Pokud ano pod který z deseti právních titulů pro citlivé údaje je přiřadíme? 8 4/ 5 9/ Agenda citlivých se často zpracovává zároveň na základě určitého 9 v některých pokud jde o "citlivé os. údaje" případech (viz splňují pr. tituly b/g/h/i/j nápověda se požadavky čl. 9? požadují zvláštní záruky mlčenlivost. 9 Promítá se určení či 7 Mají přístup v pracovní náplni? vymezení přístupu v pracovních náplních? /f 8 Mají určení Mají mlčenlivost? pracovníci ve /f Je zavedeno nějaké určení či vymezení přístupu pracovníků k 9 osobním m? 40 je technicky nebo organizačně určen okruh pracovníků kteří opravdu potřebují přístup k OsÚ v této agendě? Např. ve smlouvách popisu pracovní činnosti? Technicky v /f Když už IT systém umožňuje nastavit přístupová práva Je přístup jiných pracovníků k opravdu je m v IT systému nastaveno že se k blokován? (nemají přístupová datům dostane jen práva možnost editace kdo je potřebuje? 4 V případech na základě zákona se zveřejňují na webu v ostatních případech při uzavření smlouvy při dání souhlasu při prvním kontaktu Jsou poskytovány dostatečné informace o OsÚ? Jsou inf. o (předch. položka na webu strojově čitelné (vč. případných ikon? Nebo aspoň jen k náhledu ale ne ke změně? Zařídil jsme na webu nebo jinak možnost subjektů získat dostatečné informace o OsÚ? /f / ; 4/ Jsou informace a zejména ikony (pro nevidomé k prezentaci informací / na webu strojově 7 Pokud jsme k SÚ pokud se OsÚ nezískaly od SÚ přidali další 4/ na základě kterého práv. informace odjinud (z 5/c předpisu? registrů internetu zdroj osobních pokud se nezískaly od SÚ a jejich získání není upraveno zákonem Dovede správce zjistit zda se o určité osobě (SÚ zpracovávají její OsÚ? Pokud jsme o člověku získali a zpracováváme údaje odjinud než od něj a přitom to není upraveno nějakým zákonem musíme mu to sdělit (někdy stačí na webu. 5/ /g Umíme technicky zjistit zda o určitém člověku zpracováváme údaje? zejména když se na 5/ /ANO-se / ANO-bez souhlasu ANO-přesné/ANOdlouhodobě neověřeno/ ANO - přesné ANO - přesné ANO - přesné ANO - přesné ANO - přesné ANO - přesné ANO - přesné / ANOoprávněně/ANOneoprávněně ANO - oprávněně ANO - oprávněně ANO - oprávněně ANO - oprávněně a/b/c/d/e/f c c c a a c c příslušné ustanovení zvláštního zákona v případě f stručný slovní popis oprávněného zájmu ANO-nutný / ANOnadbytečný / / doložitelný/nedoložiteln ý zákon o evidenci obyvatel zákon o obcích zákoník práce nařízení vlády o platových poměrech zaměstnanců ve zákon o účetnictví obcí Není třeba vyplnit buňku. Není třeba vyplnit buňku. zákon o obcích správní řád ANO - nutný doložitelný doložitelný / řádný/nedostatečný řádný řádný / ANO-řádný/ANOnedostatečný Zákonný požadavek /Smluvní požadavek /Ne zákonný zákonný zákonný zákonný zákonný /a/b/c/d/e/f/g/h/i/j / příslušné ustanovení zvláštního zákona /ANO/ ANO - úplně / ANO -jen editace / ANO - kombinace / ANO úplně ANO úplně ANO úplně ANO úplně ANO úplně ANO úplně ANO úplně ANO/ / /ANO - příslušné ustanovení zvláštního zákona /označení ZDROJE / LZE zjistit zákon o evidenci obyvatel zákon o obcích x x x x x x

3 Umíme pořídit kopii Lze pořídit kopii OsÚ určitého (export o SÚ v běžné elektr. formě a bez určitém člověku v dotčení třetích osob? běžné elektronické Lze OsÚ opravit či doplnit? Lze technicky zajistit "omezení " OsÚ určitého SÚ tedy že se nimi dočasně nenakládá? jde o automatizované na základě smlouvy či souhlasu? (ve vztahu k přenositelnosti Vzniká právo na přenositelnost? Je zajištěna? Zda jde o automatizované individ. rozhodování (vč. profilování pokud ano informace o tom (AIR? Pokud není AIR povoleno zákonem je souhlas nebo smlouva? Pokud je AIR založeno smlouvou nebo jsou zavedena opatření? Jsou s ohledem na riziko zajištěna odpovídající opatření? (antivirus přihlášení heslem vymezený přístup monitorování přístupu a provedených změn zálohování pseudonymizace šifrování Jsou či bývají data i na přenosném médiu? (notebook flash disk přenosný disk listinně se vynáší z pracoviště Pokud ano zabezepčeně? Zálohuje se agenda? Je záloha dat dostatečná? (v jiné lokalitě dostatečně často Je stanoven a postup ohlášení incidentu na pracovišti a b postup jeho dokumentace (čl. /5? Znamenal by incident (krádež ztráta změna velký zásah do života SÚ? (tzv. vysoké riziko Lze při porušení zabezpečení kontaktovat dotčené SÚ? (pouze při vysokém riziku dle předchozí položky Představuje "vysoké riziko"? (vyžaduje vlivu - tzv. "DPIA" Jde o druh zveřejněný Úřadem jako vyžadující DPIA? Umožňuje působ uložení (listinně elektronicky Je technicky možné opravit "omezit " (zmrazit údaje určitého člověka? (vyznačit je tak aby se s nimi dočasně nenakládalo Jde o agendu v níž na základě smlouvy či souhlasu a za úplatu zpracováváme údaje automatizovaně? Pokud platí předchozí podmínka musíme zajistit přenositelnost. Umíme to? Rozhodují o lidech jen čidla kamery vstupní data a počítače (AIR bez lidského posouzení? AIR smí být jen na základě zákona souhlasu nebo smlouvy. Je to tak? Jde-li o AIR podle smlouvy nebo souhlasu zajistili jsme alespoň právo na lidský zásah právo Souhrnně zhodnotíme "zabezpečení osobních ". Posoudíme více aspektů bezpečnosti zároveň - viz nápověda. Pokud Pokud se agendy s OsÚ ukládají na přenosném médiu jako flash disk nebo notebook musejí být dostatečně zabezpečeny pro Máme zajištěno jak obnovíme důležitá data lidí když se počítač pokazí zničí při požáru či povodni 5/ 6 8 0/ 0/ / /a b / / b / /c Vědí pracovníci kteří by si mohli jako první všimnout že se někdo neoprávněně dostal k datům že / jsou poškozená Šlo by například o riziko vydírání zesměšnění prozrazení majetku výše platu a odměn zdravotního stavu. Je Máme schopnost kontaktovat lidi jejichž data byla ukradena zničena změněna abychom je upozornili na toto nebezpečí? Pokud bychom zaváděli zcela nové technologie (například sledování pohybu služebních vozidel pomocí GPS 4/ 5/ (89 (9 (94 4/ (86 5/ 5/ Úřad vydá přehled která určitě jsou "vysokým 5/ rizikem". Může i 4 Uvedeme závěr Je nutné "posouzení plynoucí z dvou OsÚ" (DPIA? Pokud předchozích položek ano je provedeno? a zda jsme již DPIA provedli. jsou u "vysokého rizika" v DPIA přijata opatření ke zmírnění? Pokud správce nepřijal podle DPIA "opatření ke zmírnění" konzultoval úspěšně s Úřadem? Uvedeme závěr plynoucí z provedeného DPIA - tedy zda se podařilo následnými Pokud se nepodařilo ani následnými opatřeními odstranit rizika poznačíme zda jsme již provedli úspěšnou konzultaci s Úřadem. 5 6/ 6/ ( / ANO-ANO / ANO- ANO/ /ANO / /ANO / ANO / / ANO-zabezpečeně / ANO-nezabezpečeně ANO - dostatečná/ ANO - nedostatečná // - bez rizika ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO ANO - zabezpečeně ANO - zabezpečeně - bez rizika ANO - nedostatečná ANO ANO ANO ANO ANO /ANO / ANO/ /ANO-ANO /ANO- / ANO / /ANO / Další údaje dokládající soulad Doba uchování a perioda likvidace

4 o incidentu o incidentu o incidentu o incidentu o incidentu o incidentu

5 Správce a Zpracovate l ANO b ANO - soulad ANO - zabezpečeně Kombinace Správce+Z pracovatel c ANO - bez souhlasu ANO - nesoulad d doložitelný e nedoložitelný f ANO-ANO g ANO- h řádný i nedostateč ný řádný j nedostatečný ANO úplně ANO jen editace ANO kombinace úplně a zákonný požadavek jen editace smluvní požadavek ANO - přesné ANO - nepřesné ANO - nezabezpečeně