PŘÍRUČKA PRO PŘÍJEMCE

Transkript

1 V3 6. března 2018

2 KAPITOLA Č. PŘEDMĚT REVIZE STRANA PLATNÉ OD 2

3 Obsah 1. ÚVOD Komu je Příručka pro příjemce určena a co je jejím cílem Vymezení pojmů UDRŽITELNOST PROJEKTU Povinnosti příjemce dotace při udržitelnosti projektu Pravidla pro nakládání s majetkem pořízeným z dotace Změny v udržitelnosti projektu MONITORING PROJEKTU Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Udržitelnost projektů v oblastech podpory 2.1 a 4.3 (tzv. měkkých projektů ) NÁSLEDNÉ KONTROLY PROJEKTŮ Druhy a průběh kontrol Kontrolovaná osoba Práva kontrolované osoby Povinnosti kontrolované osoby a povinné osoby Kontrolující kontrolní skupina Práva kontrolujícího Povinnosti kontrolujícího Řízení o námitkách kontrolované osoby ŘEŠENÍ NESTANDARDNÍCH SITUACÍ Nestandardní situace, které se mohou vyskytnout v rámci udržitelnosti projektu Předčasné ukončení smlouvy o poskytnutí dotace Porušení rozpočtové kázně Řešení stížností SEZNAM ZKRATEK SEZNAM PŘÍLOH

4 1. ÚVOD 1.1 Komu je Příručka pro příjemce určena a co je jejím cílem Příručka pro příjemce je určena subjektům z veřejného, neziskového a soukromého sektoru, s nimiž byla podepsána Smlouva o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad (dále jen Smlouva) a kteří zrealizovali projekt z Regionálního operačního programu NUTS II Severozápad pro období (dále jen ROP SZ). UPOZORNĚNÍ Vzhledem k postupnému ukončování činností ROP Severozápad byla Příručka pro příjemce aktualizována tak, aby byla zaměřena převážně na postupy týkající se udržitelnosti projektu. Řídící orgán ROP SZ si vyhrazuje právo ve výjimečných případech nutnosti upřesnění nebo změny pokynů uvedených v této příručce zavázat příjemce aktuálně platnými postupy formou metodického pokynu uveřejněného na internetových stránkách v sekci Pro příjemce. Pracovníci ORKP vždy rozešlou em vyrozumění o vydání metodického pokynu všem příjemcům dotace. Metodické pokyny se v takovém případě stávají součástí závazné dokumentace. Zároveň jsou vždy veškeré aktuální platné verze příloh Příručky pro příjemce k dispozici na internetových stránkách ROP SZ v sekci Pro příjemce Archiv výzev a dokumentace Aktuální formuláře. 4

5 1.2 Vymezení pojmů Auditní orgán Ústřední orgán státní správy zodpovědný za zajištění provádění auditů za účelem ověření účinného fungování řídícího a kontrolního systému programu a za vykonávání činností v souladu s čl. 62 nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 ze dne 11. července 2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999, (dále jen nařízení Rady (ES) č. 1083/2006) a čl. 62 nařízení Rady (ES) č. 1198/2006. Tuto funkci plní v rámci Ministerstva financí ČR odbor Auditní orgán a odbor Kontrola. BENEFIT7 (též elektronická žádost) Elektronická žádost, která je určena pro žadatele za účelem vyplnění a vytvoření žádosti. Následně slouží příjemci k podání žádosti o platbu a zároveň k vyplnění monitorovacích zpráv a hlášení. Cyklostezka Cyklostezka je vždy ohraničena na svém začátku a konci značkami C8a Stezka pro cyklisty a C8b Konec stezky pro cyklisty, stezka pro chodce a cyklisty obdobnými dopravními značkami C9a a C9b nebo C10a a C10b, dle vyhlášky Ministerstva dopravy a spojů č. 30/2001 Sb., kterou se provádějí pravidla provozu na pozemních komunikacích a úprava a řízení provozu na pozemních komunikacích, a je oddělena od automobilové dopravy. Na cyklostezkách jsou pro cyklisty přesně vymezené prostory pohybu vyznačeny vodorovným a svislým dopravním značením a uživatelé jsou povinni tyto speciálně umístěné dopravní značky respektovat a dodržovat přesně stanovená pravidla. Cyklotrasa Cyklotrasou se rozumí doporučená trasa, která vede po silnicích, místních a účelových komunikacích, kde se pohybují i jiné dopravní prostředky. Její značení je podobné jako u silničního značení pro motorová vozidla. Jedná se o svislé značení dle 63 zákona č. 361/2000 Sb., o provozu na pozemních komunikacích, ve znění pozdějších předpisů. Na všech je symbol jízdního kola, číslo dané trasy a na směrových tabulích i kilometrové vzdálenosti k dalším cílům na trase. Značky tohoto druhu mají pouze orientační a informační charakter. Čistá pracovní místa Kalkulace čistých pracovních míst bere do úvahy účinky na zaměstnanost, které by nastaly, kdyby pomoc nebyla poskytnuta, vytěsňování (ztráty zaměstnání v jiných firmách a oblastech) a multiplikační účinky. Datum finančního ukončení projektu Finančním ukončením projektu se rozumí den, kdy budou dokončeny všechny platby spojené s realizací projektu a všechny finanční prostředky budou proplaceny na účet příjemce. Horizontální témata Jsou to průřezové oblasti, které se prolínají všemi tematickými a regionálními operačními programy. Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 vyjmenovává dvě horizontální témata: rovné příležitosti a udržitelný rozvoj. Výše zmíněná témata jsou průřezové politiky a nástroje, jejichž prostřednictvím jsou globální a specifické cíle ROP integrovány napříč celým spektrem všech prioritních os programu. Horizontální témata jsou respektována při výběru projektů, jejich naplňování a dopad je sledován při realizaci projektů prostřednictvím horizontálních kritérií a je předmětem kontroly na místě realizace. Horizontální kritéria pro výběr projektů jsou stanovena ve formě otázky, na kterou žadatel odpovídá ve webové žádosti BENEFIT7, např. dojde v rámci realizace projektu ke zvýšení rozlohy zelených ploch v sídlech? 5

6 Indikátory Ukazatele sloužící k měření plnění cílů operačního programu. Indikátorový systém ROP Severozápad vychází z Národního číselníku indikátorů. Prioritně jsou vybírány tzv. core (hlavní) indikátory. Systém indikátorů a kontrola jejich naplňování jsou základními nástroji měření plnění cílů ROP, neboť umožňují monitorovat a hodnotit realizaci programu vzhledem ke stanoveným cílům. Pro každou oblast podpory je stanoven indikátor výstupu, eventuálně výsledku, v případě relevance též indikátor horizontálních témat. Na úrovni celého programu jsou stanoveny rovněž indikátory dopadu. Integrovaný plán rozvoje města (IPRM) Soubor vzájemně obsahově a časově provázaných dílčích projektů (akcí) zaměřených na řešení konkrétních problémů města, a to buď ve vymezeném území (zóně), nebo v rámci určitého tématu (například veřejná doprava ve městě). Předkladatelem IPRM a jeho realizátorem je město. V rámci ROP SZ jsou IPRM povinné v rámci oblasti podpory 1.1 Podpora rozvojových pólů regionu, určené pro města nad obyvatel (Děčín, Chomutov, Karlovy Vary, Most, Teplice, Ústí nad Labem). Kontrola ex-post Kontrola prováděná po ukončení realizace projektu, která zjišťuje, zda byly naplněny původně stanovené cíle projektu. Cílem následné kontroly je prověřit, zda příjemce pomoci dodržuje závazky týkající se projektu, vedení účetních dokladů a další závazky vyplývající ze smlouvy o poskytnutí dotace. Malé a střední podniky Jsou definovány v příloze č. I nařízení Komise (EU) č. 651/2014, kterým se v souladu s články 107 a 108 Smlouvy prohlašují určité kategorie podpory za slučitelné s vnitřním trhem. Podnikem se dle tohoto nařízení rozumí každý subjekt vykonávající hospodářskou činnost, bez ohledu na jeho právní formu. K těmto subjektům patří zejména osoby samostatně výdělečně činné, rodinné podniky vykonávající řemeslné či jiné činnosti a obchodní společnosti nebo sdružení, které běžně vykonávají hospodářskou činnost. Za střední podnik se považuje podnik splňující následující kritéria: zaměstnává méně než 250 osob 1 a jeho roční obrat nepřesahuje 50 milionů, nebo 2 jeho bilanční suma roční rozvahy nepřesahuje 43 milionů. Za malý podnik se považuje podnik splňující následující kritéria: zaměstnává méně než 50 osob a jeho roční obrat nepřesahuje 10 milionů, nebo jeho bilanční suma roční rozvahy nepřesahuje 10 milionů. Za mikropodnik se považuje podnik splňující následující kritéria: zaměstnává méně než 10 osob a jeho roční obrat nepřesahuje 2 miliony, nebo jeho bilanční suma roční rozvahy nepřesahuje 2 miliony. Místo realizace projektu U všech organizací, institucí nebo podnikatelů, kteří jsou oprávněnými žadateli, platí, že udělení dotace není podmíněno místem oficiálního sídla subjektu, nýbrž místem realizace či vlivu projektu. Obecně platí, že místem realizace projektu je u investičních projektů fyzické místo realizace, u neinvestičních je to území, které bude mít z realizace projektu prospěch. Projekt tedy musí být 1 Tzn. osob, které byly v daném podniku nebo jeho jménem zaměstnány na plný pracovní úvazek po celý sledovaný rok. Práce osob, které nepracovaly po celý rok, práce osob, které pracovaly na částečný úvazek bez ohledu na jeho délku, a práce sezonních pracovníků se započítává jako zlomek počtu ročních pracovních jednotek (RPJ). 2 Malý nebo střední podnik si může vybrat strop týkající se obratu nebo bilanční sumy, nemusí splnit oba stropy a může jeden z nich překročit, aniž ztratí své postavení. 6

7 realizován na území regionu soudržnosti Severozápad a musí mít prokazatelně úplný nebo převažující vliv na tento region. Neoprávněný příjem Jednání poškozující rozpočet Společenství v oblasti příjmů, které je v článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů Evropských společenství (dále jen ES) definováno jako úmyslné jednání nebo opomenutí vztahující se k: 1. Použití nebo předložení falešných, nesprávných nebo neúplných prohlášení nebo dokumentů, jež má za následek nezákonný úbytek prostředků ze všeobecného rozpočtu ES nebo rozpočtů jimi nebo v jejich prospěch spravovaných; 2. Neposkytnutí informací je porušením zvláštní povinnosti se stejným následkem jako v bodě 1; 3. Zneužití prospěchu získaného v souladu se zákonem se stejným následkem jako v bodě 1. 3 Neoprávněný výdaj Jednání poškozující rozpočet Společenství v oblasti výdajů, které je v článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů ES definováno jako úmyslné jednání nebo opomenutí vztahující se k některé ze tří níže uvedených situací: 1. Použití nebo předložení falešných, nesprávných či neúplných prohlášení nebo dokumentů, jež má za následek nesprávné použití či zadržení prostředků ze všeobecného rozpočtu ES nebo rozpočtů jimi či v jejich prospěch spravovaných; 2. Neposkytnutí informací je porušením zvláštní povinnosti se stejným následkem jako v bodě 1; 3. Použití prostředků definovaných v bodě 1 v rozporu s účelem, k němuž byly určeny. 4 Nesrovnalost Porušení právních předpisů ES nebo ČR v důsledku jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu EU nebo ve veřejném rozpočtu ČR, a to započtením neoprávněného výdaje do souhrnného rozpočtu EU nebo do veřejného rozpočtu ČR. Nezpůsobilé výdaje Jedná se o výdaje, které nemohou být spolufinancovány z poskytnuté dotace. Obecné vymezení těchto výdajů je uvedeno v příloze č. 1 Příručky pro příjemce Pravidla způsobilých výdajů. Partneři projektu Instituce a organizace, které jsou zapojeny do přípravné, realizační fáze a fáze udržitelnosti projektu. Způsob zapojení může být finanční, materiální, formou odborných služeb nebo nejlépe kombinací více způsobů. Forma partnerství není předepsána, ale pro hodnocení projektu je třeba pro posouzení zapojení partnera doložit všechny doklady o partnerství (smlouvy, dohody, prohlášení apod.). Za partnera projektu nelze v žádném případě považovat dodavatelskou firmu nebo subjekty, které pracují pro žadatele na komerční bázi; zapojení organizací zakládaných či zřizovaných žadatelem v roli případných partnerů bude hodnotitelem prověřováno. Partneři nejsou příjemci ze SF ve smyslu všeobecných nařízení. Region soudržnosti Region soudržnosti se zřizuje pro potřeby spojené s koordinací a realizací hospodářské a sociální soudržnosti, spočívající zejména ve využití finančních prostředků z předvstupních a strukturálních fondů Evropských společenství. Územní vymezení je totožné s územními statistickými jednotkami NUTS II ( 15 zákona č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, ve znění pozdějších předpisů). 3 Překlad z: Národní strategie proti podvodným jednáním poškozujícím finanční zájmy Evropského společenství Návrh Nejvyššího státního zastupitelství (nařízení EK č. 2988/95, čl. 1) 4 Překlad z: Národní strategie proti podvodným jednáním poškozujícím finanční zájmy Evropského společenství Návrh Nejvyššího státního zastupitelství (nařízení EK č. 2988/95, čl. 1) 7

8 Regionální operační program NUTS II Severozápad Dokument schválený Evropskou komisí pro účely realizace jednotlivých cílů rámce podpory společenství, obsahující prioritní osy a opatření financované prostřednictvím strukturálních fondů v rámci cíle 1 konvergence. Představuje hlavní programový dokument určující priority regionu pro čerpání strukturálních fondů v programovém období pro uvedený region soudržnosti Severozápad, tvořený Karlovarským a Ústeckým krajem. Zpracovaný program vychází z platných strategických a programových materiálů obou krajů, jako jsou Program rozvoje Ústeckého kraje a Program rozvoje Karlovarského kraje, a dalších sektorových či průřezových strategických či koncepčních materiálů, ať již z oblasti dopravy či například z oblasti rozvoje cestovního ruchu, včetně územněplánovací dokumentace. Regionální rada regionu soudržnosti Orgán, resp. právnická osoba, zřízená na základě 16 zákona č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, ve znění novely č. 138/2006 Sb., na úrovni regionu soudržnosti (územní statistické jednotky NUTS II) zodpovědný za implementaci ROP Severozápad. Rovné příležitosti Princip rovných příležitostí podporuje široký okruh aktivit, které lze charakterizovat jako pozitivní akce, např. tréninkové aktivity pro jedno pohlaví, rovnost v zaměstnanosti, návrat do práce po období péče o děti nebo jiné závislé osoby apod. Řídící orgán Řídícím orgánem je na základě zákona č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, ve znění pozdějších předpisů, Regionální rada regionu soudržnosti Severozápad. Řídící orgán je dle nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 odpovědný za řízení a provádění operačního programu v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Smlouva o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad Smlouva o poskytnutí dotace z rozpočtových prostředků Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad (dále jen Smlouva) je uzavírána mezi Regionální radou regionu soudržnosti Severozápad a příjemcem, resp. úspěšným žadatelem, jehož projekt byl vybrán k podpoře. Dotace z rozpočtu RR se v souladu s úpravou zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, poskytuje na základě usnesení VRR, který jím schválil seznam projektů vybraných pro poskytnutí dotace, včetně uvedení příjemce dotace, označení projektu a maximální výše dotace. Smlouva obsahuje zejména označení příjemce dotace, poskytovatele dotace, výši dotace, účel, na který je dotace poskytnuta, lhůtu, v níž má být účelu dosaženo, podmínky užití dotace, resp. podmínky, které je nutné dodržet po poskytnutí dotace, aby byla zachována způsobilost určitého výdaje ke spolufinancování z prostředků rozpočtu EU (SF), a den uzavření Smlouvy. Udržitelnost projektu Efekty projektu musejí být udrženy v nezměněné podobě po dobu 5 let ode dne finančního ukončení projektu (u malého nebo středního podniku v případě investic nebo vytvořených pracovních míst po dobu 3 let ode dne finančního ukončení projektu). Období udržitelnosti projektu může být prodlouženo o dobu jeho pozastavení z titulu realizovaného zásahu do investice či jiné změny v projektu, které ovlivňují udržitelnost výstupů projektu. V případě neinvestičních projektů, zaměřených např. na výrobu a distribuci propagačních materiálů, je udržitelnost projektu specifikována v Příručce pro příjemce. Udržitelnost projektu je ohrožena v případě, že dojde k podstatné změně v projektu, která: ovlivňuje povahu projektu nebo výsledky jeho provádění anebo poskytuje nějaké firmě nebo veřejnému orgánu nepatřičnou výhodu, je výsledkem buď změny v povaze vlastnictví nějaké součásti infrastruktury, nebo ukončení či přemístění nějaké produktivní činnosti. 8

9 Členský stát má povinnost informovat o těchto změnách Komisi a postupovat podle článku 57 nařízení Rady (ES) č. 1083/2006. Úřad Regionální rady regionu soudržnosti (ÚRR) ÚRR je výkonným orgánem RR, který zabezpečuje veškeré úkoly spojené s funkcí ŘO ROP SZ s výjimkou těch záležitostí, které jsou svěřeny nebo vyhrazeny Výboru Regionální rady a předsedovi Regionální rady. Úřad také plní úkoly spojené s odborným, organizačním a technickým zabezpečením činnosti RR, tzn. poskytuje konzultace, kontroluje udržitelnost projektů, zajišťuje publicitu programu atd. Výbor Regionální rady regionu soudržnosti (VRR) VRR je ustanoven na základě zákona č. 138/2006 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o veřejných zakázkách, kterým se mimo jiné mění zákon č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, ve znění pozdějších předpisů. Členové VRR jsou v případě regionu Severozápad voleni z členů zastupitelstev krajů Ústeckého a Karlovarského. VRR je zodpovědný za řízení a provádění ROP SZ. 9

10 2. UDRŽITELNOST PROJEKTU 2.1 Povinnosti příjemce dotace při udržitelnosti projektu Podpisem Smlouvy vám vznikly povinnosti i po ukončení realizace projektu (tj. po dobu udržitelnosti projektu): informovat ÚRR o stavu realizovaného projektu prostřednictvím monitorovacích zpráv o zajištění udržitelnosti projektu, umožnit pověřeným subjektům vstup na místo realizovaného projektu a kontrolu dokumentace a účetnictví projektu, naplnit a zachovat monitorovací ukazatele uvedené ve Smlouvě a udržet je po dobu udržitelnosti, naplňovat vybraná environmentální kritéria a kritéria rovných příležitostí a udržet je po dobu udržitelnosti, nepřevádět práva a povinnosti vyplývající z projektu na třetí osobu bez souhlasu poskytovatele podpory, v průběhu udržitelnosti projektu není přípustné zřízení zástavního práva k majetku pořízenému v rámci projektu 5, nezcizit majetek pořízený v rámci projektu, přijmout opatření k nápravě nedostatků zjištěných kontrolou, a to ve lhůtě stanovené kontrolním orgánem, majetek pořízený z poskytnuté dotace vést odděleně v účetnictví, ve vztahu k příslušnému projektu vést oddělenou analytickou evidenci provozních příjmů a provozních nákladů, plnit ostatní závazky, které pro vás vyplývají ze Smlouvy a jejích příloh, z Příručky pro příjemce a jejích příloh a z Metodických pokynů ŘO ROP SZ. uchovat veškeré doklady související s propagací pro potřeby kontroly dodržení veškerých podmínek informačních a publikačních opatření souvisejících s pomocí ze strukturálních fondů po dobu minimálně 10 let od finančního ukončení projektu, přičemž se lhůta začne počítat od 1. ledna kalendářního roku následujícího poté, kdy byla provedena poslední platba na projekt. Zároveň je však třeba uchovávat všechny doklady alespoň po dobu 3 let od ukončení programu dle čl. 88 a násl. nařízení Rady (ES) č. 1083/2006. uchovávat veškeré doklady, které souvisejí s realizací projektu a jeho financováním, po dobu 10 let od finančního ukončení projektu, přičemž se lhůta začne počítat od 1. ledna kalendářního roku následujícího poté, kdy byla provedena poslední platba na projekt. Zároveň je však třeba uchovávat všechny doklady alespoň po dobu 3 let od ukončení programu dle čl. 88 a násl. nařízení Rady (ES) č. 1083/2006. Pokud pro vybrané dokumenty a doklady stanoví předpisy ČR lhůtu delší než 10 let, bude postupováno podle předpisů ČR. Uchovávat budete všechny originály dokladů. vést složku projektu, kam si zakládáte veškerou komunikaci s ÚRR (např. protokoly z kontrol, smlouvy atd.) a dokumentaci vztahující se k projektu (smlouvy s dodavateli, výběrová/zadávací řízení atd.). ponechat majetek pořízený z dotace ve vlastnictví příjemce po dobu 5 let od finančního ukončení projektu (resp. 3 let u malých a středních podniků v případě investic nebo vytvoření pracovních míst). dodržet pravidla povinné publicity projektu v rozsahu definovaném Smlouvou zachovat platnost partnerských smluv a aktivně naplňovat jejich předmět 5 Zřízení zástavního práva je možné v souladu s kap. 2.2 Příručky pro příjemce pouze na základě předchozího písemného souhlasu poskytovatele dotace, a to pouze v případě nestátních neziskových organizací a malých a středních podniků. 10

11 2.2 Pravidla pro nakládání s majetkem pořízeným z dotace Majetek pořízený z poskytnuté dotace (hmotný a nehmotný investiční majetek) musí být ve vlastnictví příjemce dotace, který jej zahrne odděleně do účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví), pokud z právních předpisů nevyplývá jinak. Majetek, který bude pořízen z poskytnuté dotace, nesmí být po dobu 5 let od finančního ukončení projektu (respektive tří let u malých a středních podniků v případě investic nebo vytvoření pracovních míst) převeden příjemcem dotace na jiného majitele nebo použit na jiné účely, nesouvisející přímo s předkládaným projektem, k tomuto majetku nesmí být po tuto dobu zřízeno zástavní právo. Příjemce by měl odepisovat pouze takovou hodnotu pořízeného majetku, kterou hradil z vlastních zdrojů. Částka dotace by se měla pro účely odpisů z pořizovací ceny odečíst. Příjemce dotace může majetek pořízený z dotace po dobu udržitelnosti projektu pronajmout či vypůjčit třetí osobě pouze s písemným souhlasem poskytovatele dotace. Pronájem Majetek pořízený z dotace či jeho část může příjemce dotace po dobu udržitelnosti projektu pronajmout třetí osobě pouze s písemným souhlasem poskytovatele dotace, a to na základě transparentního, otevřeného a nediskriminačního výběrového řízení. Podmínka otevřeného výběrového řízení nemusí být naplněna za následujících podmínek: příjemce dotace má v osobě nájemce/vypůjčitele výlučná majetková práva, tj. je jejím 100% vlastníkem, případně je jejím zřizovatelem dle zákona č. 250/2000 Sb.; tato osoba vykonává převážnou část své činnosti ve prospěch příjemce dotace. Pojem výkon převážné činnosti je nutno vykládat ve smyslu základní či podstatné činnosti pro příjemce dotace, resp. tak, že kterákoliv jiná činnost vykonávaná pro ostatní osoby musí mít pouze marginální charakter. Nepostačuje tedy pouhý nadpoloviční podíl činnosti. Rozhodným obdobím je rozpočtový rok, v němž je smlouva o pronájmu nebo výpůjčce uzavírána. Splnění této podmínky bude vždy záležet na posouzení Řídícího orgánu; příjemce dotace ovládá řízení a kontrolu uvedené osoby stejně jako v případě své organizační složky; z činnosti spojené s pronájmem/výpůjčkou nesmí mít prospěch žádný soukromý subjekt. Pokud nebyl nájemce vybrán na základě transparentního, otevřeného a nediskriminačního výběrového řízení, ani nebyla uplatněna výše uvedená výjimka, musí příjemce dotace prokázat znaleckým posudkem, že výše nájmu je porovnatelná s obvyklými nájmy srovnatelných objektů. Příklady Výpůjčka pronájem objektu provozovateli pravidelný pronájem sportoviště na určitý den a čas v týdnu/měsíci pronájem plochy k umístění stánku s občerstvením Majetek pořízený z dotace či jeho část může příjemce dotace po dobu realizace a udržitelnosti projektu vypůjčit třetí osobě s písemným souhlasem poskytovatele dotace, avšak je třeba dodržet následující podmínky: bezplatnost; nepřenášení výhody na podnikatelské subjekty; nekomerční účel výpůjčky; předmětem výpůjčky jsou pouze věci či prostory využívané ve veřejném nekomerčním zájmu. V případech, kdy dochází k výpůjčce majetku subjektům, které nevykonávají ekonomickou činnost, bez ohledu na jejich právní status a míru nebo způsob financování, stačí, když bude ze strany příjemce dotace přiměřeným způsobem dodržena povinnost stanovená např. v ustanovení 39 odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích nebo v ustanovení 18 odst. 1 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích, 11

12 ve znění pozdějších předpisů, kterou lze pro účely tohoto metodického pokynu interpretovat zhruba následovně: Záměr majetek pořízený z dotace poskytnout jako výpůjčku příjemce zveřejní po dobu nejméně 15 dnů (30 dnů v případě kraje) před rozhodnutím kompetentního orgánu vyvěšením na úřední desce případně obdobném veřejně přístupném publikačním nástroji, aby se k němu mohli zájemci vyjádřit a předložit své nabídky. Záměr může příjemce dotace též zveřejnit způsobem v místě obvyklým. Nemovitost se v záměru označí údaji podle zákona o katastru nemovitostí. V případech, kdy dochází k výpůjčce majetku organizacím zřízeným obcí či krajem, nemusí být v souladu s ustanovením 39 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, resp. ustanovením 18 odst. 3 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích, záměr poskytnout majetek pořízený z dotace jako výpůjčku zveřejněn. Příklady výpůjčka majetku organizaci vykonávající činnost, která má čistě sociální povahu (např. v oblasti zdraví, sociální pomoci a službách, školství, sociálního bydlení) výpůjčka majetku organizaci zřízené městem/krajem, která se věnuje volnočasovým aktivitám (např. Základní umělecké školy, Domy dětí a mládeže, sportovní oddíly dětí a mládeže) výpůjčka majetku subjektům integrovaného záchranného systému Užití infrastruktury nebo poskytnutí služby za úplatu Jednorázové/nahodilé užívání infrastruktury nebo poskytování služby za úplatu, kdy se zpravidla neuzavírá žádná smlouva mezi vlastníkem/provozovatelem a koncovým uživatelem, není považováno za pronájem, ovšem pro dodržení zásady transparentnosti je nezbytně nutné zveřejnění ceníku a provozního řádu s jasným stanovením: Příklady provozních hodin; místně obvyklé ceny za hodinu, případně za delší časový úsek; povoleného účelu užití. vstup do bazénu vstup do muzea vstup na multifunkční sportoviště Společná ustanovení Oznamovací povinnost V případě, že příjemce dotace hodlá majetek pořízený z dotace pronajmout nebo poskytnout jako výpůjčku, musí o tom předem informovat prostřednictvím formuláře Oznámení příjemce o změnách v projektu/ve smlouvě poskytovatele dotace, který daný záměr schválí/zamítne. Po výběru subjektu pronájmu/výpůjčky příjemce doručí oddělení realizace a kontroly projektů doklady prokazující dodržení výše uvedených podmínek, tj. dokumenty z realizovaného transparentního, otevřeného a nediskriminačního výběrového řízení (včetně případného oznámení záměru na úřední desce, případně obdobném veřejně přístupném publikačním nástroji podle postupu popsaného výše), dokumenty o naplnění výjimky či znalecký posudek a smlouvu o pronájmu/výpůjčce. V případě užívání infrastruktury nebo poskytování služby za úplatu musí být poskytovatelem dotace předem schválen ceník a provozní řád. Tento bude posuzován pouze z hlediska shody s pravidly ROP SZ. Poskytování užívacího práva Třetí osoby s užívacím právem, tedy zejména s právem výpůjčky, nájmu nebo podnájmu k majetku pořízenému z dotace jsou oprávněny poskytnout užívací právo dalším subjektům pouze se souhlasem poskytovatele dotace a příjemce dotace. Poskytnutí užívacích práv mezi třetími osobami musí 12

13 probíhat na základě transparentního, otevřeného a nediskriminačního výběrového řízení v případě, pokud již na užívání dotčeného majetku pořízeného z dotace nebylo výběrové řízení splňující výše uvedené podmínky uskutečněno. Příjemce dotace musí zajistit, aby tyto třetí osoby, zejm. vždy poslední takový subjekt v řadě, převzaly případné závazky, které vyplývají z pravidel veřejné podpory a z povinností při realizaci a udržitelnosti projektu, souvisejí-li tyto závazky s majetkem pořízeným (byť i jen částečně) z dotace. Příjemce dotace je rovněž povinen předložit poskytovateli dotace návrh nájemní, případně jiné smlouvy upravující vztahy všech třetích osob v souvislosti s majetkem pořízeným z dotace. Příjemce dotace je také povinen uvádět v rámci monitorovacích hlášení a zpráv všechny povinné informace o činnosti třetích osob související s majetkem financovaným z dotace. Porušení smluvních podmínek Pokud poskytovatel dotace zjistí, že příjemce dotace nesplnil nebo neplní některou z podmínek Smlouvy o poskytnutí dotace, bude postupovat v souladu s článkem XXI. této Smlouvy. Příjemce nesmí po udržitelnosti projektu svěřit majetek pořízený z dotace své příspěvkové organizaci nebo organizační složce bez písemného souhlasu poskytovatele dotace. Věcné břemeno k majetku pořízenému z dotace lze po dobu udržitelnosti projektu zřídit pouze s písemným souhlasem poskytovatele dotace. Toto ustanovení se nevztahuje na výsledky publikační činnosti a dalších neinvestičních výdajů spojených s projekty v rámci oblasti podpory 2.1 Budování kapacity pro místní rozvoj, informovanost a osvěta veřejnosti, a oblasti podpory 4.3 Podpora marketingu a tvorby a rozvoje produktů cestovního ruchu. Pojištění majetku Příjemce má povinnost mít pojištěn veškerý pojistitelný majetek pořízený z dotace. Majetek musí být pojištěn proti jeho poškození, zničení a odcizení (v závislosti na charakteru majetku), a to ode dne vzniku pojistitelného majetku. Tato povinnost se nevztahuje na studii proveditelnosti, projektovou dokumentaci stavby a obdobné písemnosti, které jsou výstupem projektu 6. Majetek musí být pojištěn po celou dobu udržitelnosti projektu (tj. pět let, resp. 3 roky u malého a středního podniku v případě investic a vytvoření pracovních míst) a minimálně do výše poskytnutých finančních prostředků. Každou změnu či prodloužení pojistné smlouvy je příjemce povinen poskytovateli doložit v nejbližší možné monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti projektu. UPOZORNĚNÍ Dodržení povinnosti pojištění majetku bude kontrolováno v rámci celé doby udržitelnosti projektu. Případná pojistná hlášení o pojistné události je příjemce dotace povinen neprodleně předložit poskytovateli dotace. Pojištění je vhodné zejména v případě, kdy v období udržitelnosti projektu dojde ke zničení nebo poškození majetku pořízeného z dotace a příjemce dotace nebude schopen zachovat po stanovené období výsledky realizace projektu a bude povinen vyplacenou dotaci vrátit. Příjemce může Řídící orgán ROP Severozápad požádat o prominutí povinnosti pojistit majetek pořízený z dotace ROP Severozápad, a to v následujících případech: a) Pojištění konkrétního majetku není pokryto běžnou nabídkou pojišťovacích produktů, a předmět dotace má tedy charakter nepojistitelného majetku. V tomto případě příjemce v žádosti doloží oficiální vyjádření pojišťovny, že z nabídky pojišťovacích služeb nelze dotčený majetek pojistit. b) Pojištění je ve vztahu k dané investici nehospodárné. Příjemce v tomto případě v žádosti doloží analýzu dokládající nehospodárnost a nevýhodnost pojištění dotčeného majetku včetně relevantních dokladů (například návrh smlouvy s pojišťovnou). 6 V tomto případě není nutné dokládat vyjádření pojišťovny, že z nabídky pojišťovacích služeb nelze dotčený majetek pojistit. 13

14 Žádost o prominutí povinnosti pojistit majetek pořízený z dotace ROP Severozápad příjemce doručí oddělení realizace a kontroly projektů Úřadu Regionální rady. V případě, kdy je žádost doložena oficiálním vyjádřením pojišťovny, že z nabídky pojišťovacích služeb nelze dotčený majetek pojistit, rozhoduje o prominutí povinnosti ORKP. V ostatních případech o žádosti rozhodne Výbor Regionální rady. 2.3 Změny v udržitelnosti projektu Změny, ke kterým v průběhu udržitelnosti projektu dojde, musí příjemce písemně oznámit ÚRR. Změny oznamuje příjemce podle pravidel uvedených v Metodice změn projektů, která tvoří přílohu č. 5a Příručky pro příjemce. Provedení změn, které ÚRR schválil nebo vzal na vědomí, jste povinni uvést v nejbližší monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti projektu. Existují následující druhy změn: změny podstatné které vyžadují souhlas ŘO a které je nutné oznamovat předem před realizací změny; změny nepodstatné které ŘO bere na vědomí a které musí příjemce hlásit nejpozději v nejbližší monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti projektu; změny neplánované podstatné změny nepředvídatelné, které se hlásí ŘO bezprostředně po vzniku překážky; zásahy do investice - zásahy do projektu, ke kterým může dojít během doby udržitelnosti Realizace změn v projektu, které vyžadují souhlas ŘO předem, nesmí být zahájena před vyjádřením ORKP. Podrobné postupy pro provádění změn v průběhu realizace projektu jsou popsány v Metodice změn projektů, která tvoří přílohu č. 5a Příručky pro příjemce. UPOZORNĚNÍ Všechny změny, které se v průběhu udržitelnosti vyskytnou, oznamte ORKP a konzultujte je s ním. UPOZORNĚNÍ V případě, že podstatné či nepodstatné změny provedete, aniž byste informovali ŘO ROP SZ a v případě podstatných změn vyčkali jeho odpovědi, rozhodne o dalším postupu ŘO ROP SZ podle závažnosti změny (vzetí změny na vědomí, nutnost zpracovat dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace, navržení sankcí apod.). Vždy se však vystavujete riziku vrácení dotace. 14

15 3. MONITORING PROJEKTU Monitorovací zprávu o zajištění udržitelnosti projektu zpracováváte v rámci webové aplikace IS BENEFIT7 nebo v listinné podobě (v případě nefunkčnosti webové aplikace). Formulář monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu je přílohou č. 3 Příručky pro příjemce. Postup pro vyplnění monitorovací zprávy v IS BENEFIT7 je popsán v příloze č. 6 Příručky pro příjemce (Příručka pro vytváření monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu v aplikaci BENEFIT7). Monitorování slouží jak vám, tak i nám (poskytovateli podpory) ke sledování průběhu udržitelnosti projektů i k případné včasné identifikaci možných rizik a k zabránění chybám a nesrovnalostem v projektu. Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu musejí obsahovat popis změn v projektu a naplňování předepsaných indikátorů, environmentálních kritérií a rovných příležitostí. Doklady prokazující uváděné skutečnosti dokládáte v příslušných přílohách monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu UPOZORNĚNÍ Proplacení finančních prostředků na váš účet neznamenalo konec projektu. Váš projekt je i nadále kontrolován a jeho výstupy musejí být udrženy. Pro tuto kontrolu slouží i monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu. V případě nedodržení Smlouvy a neudržení výstupů projektu po dobu 5, resp. 3 let od data finančního ukončení projektu bude dotace vymáhána zpět. Lhůta pro udržitelnost výsledků projektů je stanovena na dobu 5 let po finančním ukončení projektu. U projektů malých a středních podniků, které mají investiční povahu nebo vytvořily pracovní místo, je doba udržitelnosti stanovena na 3 roky po finančním ukončení projektu. UPOZORNĚNÍ Součástí MZoU jsou také povinné přílohy, které musí být spolu s MZoU předloženy. Seznam povinných příloh je uveden jak v této příručce, tak v IS BENEFIT7. UPOZORNĚNÍ ORKP si při schvalování MZoU (i kdykoliv jindy během udržitelnosti projektu) vyhrazuje právo požadovat dodatečné informace ke způsobu realizace projektu a k jeho výsledkům. Takové informace musejí být dodány nejpozději do 5 pracovních dnů od doručení konkrétního požadavku. UPOZORNĚNÍ Jste povinni naplnit monitorovací indikátory uvedené ve Smlouvě a udržet je po dobu 5 let (3 let v případě malých a středních podniků) od finančního ukončení projektu. V opačném případě bude dotace vymáhána zpět. Popis monitorovacích indikátorů, způsob jejich naplňování a vyhodnocování je uveden v Příloze č. 7 Příručky pro příjemce - Metodické listy k indikátorům ROP SZ. Metodické listy mohou být v průběhu realizace ROP Severozápad aktualizovány. O případném vydání nové verze Metodických listů k indikátorům budou příjemci z ROP Severozápad informováni prostřednictvím webových stránek resp. em. 15

16 3.1 Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu předkládáte v elektronické i tištěné verzi v období 5 let (3 let v případě malých a středních podniků u investic nebo vytvořených pracovních míst) od data finančního ukončení projektu. Jste povinni odevzdávat tyto zprávy vždy do 20 pracovních dnů po uplynutí každých 12 měsíců od data finančního ukončení projektu. Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu zpracovává příjemce dotace v rámci webové aplikace IS BENEFIT7 nebo v listinné podobě (v případě nefunkčnosti webové aplikace). Formulář monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu je uveden v příloze č. 3 této příručky. Veškeré předkládané dokumenty vyžadující podpis oprávněné osoby jste povinni podepsat podle podpisového vzoru k projektu, který podepisujete při podpisu Smlouvy. Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu předkládáte ORKP osobně nebo je zasíláte poštou. Monitorovací zpráva obsahuje informace o udržitelnosti projektu, naplnění a udržení cílů a indikátorů projektu, změnách v projektu, případných vazbách projektu na další chystané nebo realizované projekty a také o kontrolách, jejichž předmětem byl zrealizovaný projekt. Za tím účelem je třeba řádně vyplnit popis realizace projektu za sledované období v textové části monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu. Rekapitulovat podstatu projektu, naplnění a udržení cílů projektu. Uchování výstupů projektu. Popsat změny v projektu, upozornit na možná rizika provozu projektu, informovat o případných vazbách projektu na další chystané nebo realizované projekty a také o kontrolách, jejichž předmětem byl zrealizovaný projekt. apod. Přílohy monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu: 1. Doklady o zaúčtování a vedení majetku pořízeného v rámci realizace projektu v účetnictví za sledované období (výpis z hlavní účetní knihy, aktuální inventární karty a soupisy majetku). 2. Doklad o trvání pojištění majetku pořízeného z dotace - kopie aktuální pojistné smlouvy, popř. čestné prohlášení o neměnnosti pojištění od posledního předložení kopie pojistné smlouvy, doklad o zaplacení pojištění, případně veškerá dokumentace k pojistné události týkající se majetku pořízeného z dotace (pokud majetek podléhá pojištění). 3. Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu - doložte podklady k publicitě, ke které jste se zavázali i v žádosti o dotaci, např. aktuální fotodokumentaci s uvedením času a data pořízení. 4. Dokumenty prokazující naplnění/udržení indikátorů - v případě změny hodnoty indikátorů doložte podklady pro ověření správnosti hodnoty (výkres, výpočet), u nově vzniklých/změny pracovních míst doložte pracovní smlouvy a mzdové listy včetně specifikace pracovního zařazení, přihlášení na ČSSZ. U indikátoru Počet nově vytvořených pracovních míst v rámci projektů na rozvoj cestovního ruchu výpočet přepočteného stavu zaměstnanců, pracovní smlouvy/náplně. Dokumenty prokazující udržování ostatních indikátorů. Řádně popsat a doložit naplňování partnerských smluv. 5. Dokumentaci o naplnění/udržení environmentálních kritérií a kritérií rovných příležitostí (povinné přílohy), kterou dokládáte konkrétní opatření a prokazujete tvrzení/komentář v textu monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu. 6. Doklady ke změnám v projektu - pokud došlo k realizaci změn a pokud je to relevantní, doložte výkres s naznačením provedených změn. V případě změny v dispozici s majetkem, pozemkem, budovou (např. výpůjčka, svěření, pronájem, věcné břemeno, změna vlastníka) doložte dokumentaci dokládající tyto změny dle podmínek Příručky pro příjemce (např. nájemní smlouvu, smlouvu o zřízení věcného břemene, smlouvu o smlouvě budoucí, kupní smlouvu apod.). 7. Doklady k zásahům do projektu - pokud došlo k zásahům do projektu a pokud je to relevantní, doložte výkres s naznačením provedených zásahů. V relevantním případě příjemce k dokladům připojí čestné prohlášení investora, že na uvedení projektu do původního stavu nečerpá žádné finanční prostředky z Evropské Unie. 8. Barevná fotodokumentace prokazující udržitelnost projektu možno doložit foto i na CD. 9. Potvrzení věřitele, že závazek je řádně splácen, včetně uvedení zbývající částky k úhradě v případě zástavy majetku pořízeného z poskytnuté dotace. 16

17 10. Další relevantní doklady vztahující se k charakteru projektu a doklady, které nebyly/nemohly být předloženy v rámci závěrečné monitorovací zprávy. Udržitelnost projektů v oblastech podpory 2.1 a 4.3 (tzv. měkkých projektů ) Tato podkapitola se týká pouze projektů v oblasti podpory 2.1 Budování kapacity pro místní rozvoj, informování a osvěta veřejnosti a v oblasti podpory 4.3 Podpora marketingu a tvorby a rozvoje produktů cestovního ruchu. Udržitelnost projektů (operací) spolufinancovaných ze Strukturálních fondů EU je stanovena v čl. 57 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999. Článek 57 se dle nejnovějšího výkladu Evropské komise a nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 539/2010 ze dne 16. června 2010 (novela obecného nařízení) neaplikuje na neinvestiční projekty ( měkké operace jak v ESF, tak ERDF programech). Stanovení pravidel udržitelnosti operací u neinvestičních projektů je tak plně v kompetenci Řídícího orgánu. V případě projektů realizovaných v oblasti podpory 2.1 Budování kapacity pro místní rozvoj, informování a osvěta veřejnosti a v oblasti podpory 4.3 Podpora marketingu a tvorby a rozvoje produktů cestovního ruchu musí být příjemce schopen při kontrole projektu v době udržitelnosti projektu doložit, že byly uskutečněny veškeré výstupy uvedené v žádosti (s výjimkou případných změn povolených v průběhu realizace projektu ze strany řídícího orgánu). Doložení bude provedeno konkrétními výstupy, pokud to jejich povaha a současný stav bude dovolovat, např. fotodokumentací či prostřednictvím jiného nosiče, na kterém budou uchována potřebná data (u propagačních materiálů a předmětů, u kterých to povaha dovoluje, příjemce pro potřeby kontroly uchová jejich vzorky). Konkrétní podmínky pro jednotlivé typy výstupů projektu jsou popsány níže. A. Prokazování udržitelnosti u jednotlivých výstupů projektu v oblasti podpory 2.1 Budování kapacity pro místní rozvoj, informování a osvěta veřejnosti: a) Informační a komunikační materiály (tištěné, elektronické nosiče) Udržitelnost projektu bude splněna, pokud příjemce při kontrole na místě doloží vzorky všech informačních a komunikačních materiálů vytištěných/pořízených z dotace ROP Severozápad (např. časopisy, publikace), a to včetně informace o aktuálním počtu kusů, které má ještě k dispozici. O tomto musí rovněž informovat prostřednictvím Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti. V případě, že příjemce již v době udržitelnosti nebude disponovat volným (ještě nerozdaným) počtem těchto materiálů, musí ÚRR doložit (popsat), jakým způsobem pokračuje v budování místní kapacity, informovanosti a osvětě (např. uveřejněním obsahu materiálů na webovém portále), a to včetně zdůvodnění, proč nerealizuje obnovu (některých) materiálů. Je přitom dostačující, pokud má příjemce tyto publikace či materiály zveřejněny na internetových stránkách příjemce či obce/regionu. Příjemce vždy v Monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti projektu uvede: 1. Kolik informačních a komunikačních materiálů pořízených z dotace ROP Severozápad má ještě k dispozici (nerozdaných). 2. U kterých informačních a komunikačních materiálů původně pořízených z dotace ROP Severozápad byl proveden dotisk (výroba nových)/aktualizace z prostředků příjemce, a v jakém množství. 3. U kterých informačních a komunikačních materiálů původně pořízených z dotace ROP Severozápad neprovedl dotisk (novou výrobu)/aktualizaci z prostředků příjemce, a to včetně zdůvodnění. b) Informační a komunikační materiály v podobě hmotného majetku, pevně spojené se zemí, popř. přenosné, a média (informační tabule, včetně elektronických, značení a veřejné mapy tabule, stojany na letáky, atd.) 17

18 Těmito materiály musí příjemce disponovat po celou dobu udržitelnosti projektu, jejich stav bude vždy dokládat prostřednictvím Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu. Příjemce je také povinen zajistit případnou aktualizaci (např. informací, map atd.) z vlastních prostředků, pokud si to situace vyžaduje. V případě, že některý z informačních či komunikačních předmětů uvedených v tomto bodě nebude pro příjemce v rámci budování místní kapacity, osvěty a informovanosti veřejnosti již relevantní, může být příjemcem odstraněn z prostoru, kde byl umístěn, o tomto však musí příjemce ÚRR informovat prostřednictvím Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu, včetně zdůvodnění. Příjemce vždy bude v rámci řešení této situace upřednostňovat aktivitu spočívající v obnově informací obsažených v informačních či komunikačních materiálech či médiu, před jeho úplným odstraněním (týká se např. informačních tabulí). c) Kulaté stoly, občanská fóra, konzultace s veřejností o navrhovaných investicích a připravovaném projektu, o vizi místní oblasti, kampaně proti odhazování odpadků, soutěže o upravenou obec, případně jiné osvětové a informační akce podpořené z prostředků ROP Severozápad Příjemce je prostřednictvím Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu povinen informovat poskytovatele dotace o tom, jaký měly pořádané akce dopad, co se v jejich důsledku podařilo realizovat, zlepšit, jaké jiné akce na tyto navazovaly apod. d) Webové stránky Příjemce je povinen tyto výstupy uchovat po dobu udržitelnosti projektu a provádět průběžnou aktualizaci tak, aby stránky plnily informační a komunikační funkci v souladu s projektem, případně zajistit tuto funkci na jiných webových stránkách (např. stránkách obce/regionu). V rámci Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu příjemce vždy slovně popíše, jakým způsobem přispěly pořízené informační a komunikační materiály, realizované osvětové akce a veškeré další výstupy ke zvýšení připravenosti místních komunit realizovat rozvojové projekty. B. Prokazování udržitelnosti u jednotlivých výstupů projektu v oblasti podpory 4.3 Podpora marketingu a tvorby a rozvoje produktů cestovního ruchu: a) Propagační materiály (tištěné, elektronické nosiče) a předměty (drobné propagační předměty, upomínkové předměty, dárkové předměty) Udržitelnost projektu bude splněna, pokud příjemce při kontrole na místě doloží vzorky všech propagačních materiálů a předmětů vytištěných/pořízených z dotace ROP Severozápad, a to včetně informace o aktuálním počtu kusů, které má ještě k dispozici. V případě, že příjemce již v době udržitelnosti nebude disponovat volným (ještě nerozdaným) počtem těchto materiálů a předmětů, musí ÚRR doložit (popsat), jakým způsobem pokračuje v propagaci (např. uveřejněním obsahu materiálů na webovém portále), a to včetně zdůvodnění, proč nerealizuje obnovu některých propagačních materiálů a předmětů. Je přitom dostačující, pokud má příjemce tyto publikace či materiály zveřejněny na internetových stránkách příjemce či obce/regionu. Příjemce vždy v Monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti projektu uvede: 1. Kolik propagačních materiálů a předmětů pořízených z dotace ROP Severozápad má ještě k dispozici (nerozdaných). 2. U kterých propagačních materiálů a předmětů původně pořízených z dotace ROP Severozápad byl proveden dotisk (výroba nových)/aktualizace z prostředků příjemce, a v jakém množství. 3. U kterých propagačních materiálů a předmětů původně pořízených z dotace ROP Severozápad neprovedl dotisk (novou výrobu)/aktualizaci z prostředků příjemce, a to včetně zdůvodnění. b) Propagační předměty v podobě hmotného majetku, pevně spojené se zemí popř. přenosné (informační tabule, uvítací tabule, informační kiosky, stojany na letáky, bannery, nakoupené billboardy, plachty, audioprůvodci, PC v informačních centrech, kostýmy, atd.) Těmito propagačními předměty musí příjemce disponovat po celou dobu udržitelnosti projektu, jejich stav bude vždy dokládat prostřednictvím Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu. Příjemce je také povinen zajistit případnou aktualizaci (např. informací, map atd.) z vlastních prostředků, pokud si to situace vyžaduje. V případě, že některý z propagačních předmětů uvedených v 18

19 tomto bodě nebude v rámci propagace cestovního ruchu pro příjemce již relevantní, může být příjemcem odstraněn z prostoru, kde byl umístěn, o tomto však musí příjemce ÚRR informovat prostřednictvím Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu, včetně zdůvodnění. Příjemce vždy bude v rámci řešení této situace upřednostňovat aktivitu spočívající v obnově informací obsažených v propagačním médiu, před jeho úplným odstraněním (týká se např. informačních tabulí, bannerů, atd.). c) Kulturní akce podpořené z prostředků ROP Severozápad Příjemce informuje ÚRR prostřednictvím Monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu o různých jiných navazujících akcích (realizovaných příjemcem dotace či jiným subjektem), které se ve sledovaném období uskutečnily. d) Webové stránky, marketingové strategie, vizuální styl, apod. Příjemce je povinen tyto výstupy uchovat po dobu udržitelnosti projektu a provádět průběžnou aktualizaci tak, aby stránky plnily informační a propagační funkci v souladu s projektem, případně zajistit tuto funkci na jiných webových stránkách (např. stránkách obce/regionu). e) Prezentace na veletrzích cestovního ruchu Je na zvážení příjemce, zda bude danou akci opakovat prezentaci regionu/výstavu regionu/produktu/služeb na stejném, nebo jiném obdobně zaměřeném veletrhu, nebo prokazatelně vykonávat aktivity zmíněné v bodech a) d) v souladu s cíli projektu. 19

20 4. NÁSLEDNÉ KONTROLY PROJEKTŮ Kontrola je prováděna především za účelem zjištění odchylek od žádoucího stavu, nápravy nedostatků, odstranění jejich příčin a prevence před jejich vznikem včetně definování rizik. 4.1 Druhy a průběh kontrol Z důvodu postupu ukončování činností ROP SZ se u projektů realizují kontroly následné (ex-post). Kontroly mohou probíhat buď jako plánované, nebo neplánované (namátkové) kontroly. Následná kontrola (ex-post) spočívá v dokladové kontrole, popřípadě i v kontrole na místě, a to v období mezi 1. až 5. (resp. 3.) rokem od finančního ukončení projektu. Kontroly na místě, jsou prováděny pracovníky ORKP na základě pověření ke kontrolám ( 4 zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole, v platném znění - dále jen kontrolní řád ). UPOZORNĚNÍ Zahájení kontroly na místě je vám oznamováno nejpozději v den konání, vyžaduje-li to její charakter. Následné kontroly mohou být také opakované, a to v závislosti na složitosti, případně ohrožení výsledků realizace projektu. Průběh kontroly na místě Provedení kontroly vám oznámí kontrolující nejpozději v den zahájení výkonu kontroly, vyžaduje-li to její charakter. V ostatních případech vám sdělí předem telefonicky nebo písemně datum a hodinu zahájení kontroly a požádá vás o zajištění nezbytné součinnosti a přítomnosti pověřené osoby, která je oprávněná jednat v průběhu kontroly vaším jménem. Kontrola na místě je zahájena předložením písemného pověření ke kontrole ( 4 kontrolního řádu). Kontrolní skupina si může vyžádat předložení výsledků předchozích kontrol, pokud se vztahují k předmětu kontroly, a to kdykoliv v průběhu kontroly. Výstupem kontroly je protokol o kontrole, který je vypracován ve dvou vyhotoveních. Okamžikem seznámení s protokolem o kontrole je den doručení protokolu o kontrole kontrolované osobě, a to včetně případného uplatnění fikce doručení či doručení na místě kontrolované osoby. Lhůta pro vyhotovení protokolu je do 30 dnů 7 od posledního faktického kontrolního úkonu, v mimořádných a odůvodněných případech maximálně do 60 dnů. K protokolu můžete podat do 15 dnů od doručení protokolu námitky. Kontrola je ukončena: marným uplynutím lhůty pro podání námitek proti protokolu (lhůta je 15 dnů), dnem doručení vyřízení námitek, proti kterému se nelze dále odvolat. Kromě plánovaných a neplánovaných kontrol je možné také provádět tzv. místní šetření za účelem neformálního zjištění současného stavu realizace projektu. Toto šetření mohou provádět pracovníci ORKP, kteří provádějí kontrolu a monitorování projektů bez účasti příjemce. Z místního šetření je pořízen Záznam o provedení úkonů předcházejících kontrole, který bude po jeho skončení založen do složky projektu. Přílohou záznamu z místního šetření může být i případná fotodokumentace pořízená v místě šetření. 4.2 Kontrolovaná osoba Kontrolovanou osobou je fyzická nebo právnická osoba, která je příjemcem veřejné finanční podpory, a kontrolovanou osobou je i dodavatel fyzická nebo právnická osoba, který se podílel na dodávkách zboží nebo služeb hrazených z veřejných výdajů nebo veřejné finanční podpory. 7 Pokud není uvedeno jinak, jedná se o kalendářní dny. 20