6359/17 jp/jhu 1 DG D 1 A

Transkript

1 Rada Evropské unie Brusel 17. února 2017 (OR. en) Interinstitucionální spis: 2016/0410 (NLE) 6359/17 SCH-EVAL 67 VISA 58 COMIX 130 VÝSLEDEK JEDNÁNÍ Odesílatel: Generální sekretariát Rady Datum: 17. února 2017 Příjemce: Č. předchozího dokumentu: Předmět: Delegace 5785/17 Prováděcí rozhodnutí Rady, kterým se stanoví doporučení k řešení nedostatků zjištěných v roce 2016 při hodnocení Chorvatska, pokud jde o plnění podmínek nezbytných pro uplatňování schengenského acquis v oblasti společné vízové politiky Delegace naleznou v příloze znění prováděcího rozhodnutí Rady, kterým se stanoví doporučení k řešení nedostatků zjištěných v roce 2016 při hodnocení Chorvatska, pokud jde o plnění podmínek nezbytných pro uplatňování schengenského acquis v oblasti společné vízové politiky; tento návrh schválila Rada na svém zasedání konaném dne 17. února V souladu s čl. 15 odst. 3 nařízení Rady (EU) č. 1053/2013 ze dne 7. října 2013 bude toto doporučení předáno Evropskému parlamentu a vnitrostátním parlamentům. 6359/17 jp/jhu 1 DG D 1 A CS

2 PŘÍLOHA Prováděcí rozhodnutí Rady, kterým se stanoví DOPORUČENÍ k řešení nedostatků zjištěných v roce 2016 při hodnocení Chorvatska, pokud jde o plnění podmínek nezbytných pro uplatňování schengenského acquis v oblasti společné vízové politiky RADA EVROPSKÉ UNIE, s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, s ohledem na nařízení Rady (EU) č. 1053/2013 ze dne 7. října 2013 o vytvoření hodnotícího a monitorovacího mechanismu k ověření uplatňování schengenského acquis a o zrušení rozhodnutí výkonného výboru ze dne 16. září 1998, kterým se zřizuje Stálý výbor pro hodnocení a provádění Schengenu 1, a zejména na čl. 1 písm. b) a čl. 15 odst. 3 uvedeného nařízení, s ohledem na návrh Evropské komise, vzhledem k těmto důvodům: (1) Účelem tohoto prováděcího rozhodnutí je doporučit Chorvatsku nápravná opatření k řešení nedostatků zjištěných během schengenského hodnocení podmínek nezbytných pro uplatňování schengenského acquis v oblasti společné vízové politiky, které se uskutečnilo v roce V návaznosti na hodnocení byla prováděcím rozhodnutím Komise přijata zpráva, která zahrnuje zjištění a hodnocení a uvádí osvědčené postupy a nedostatky zjištěné během hodnocení Úř. věst. L 295, , s. 27. Prováděcí rozhodnutí Komise C(2016) 6725, kterým se stanoví zpráva pro rok 2016 o hodnocení toho, jak Chorvatsko plní podmínky nezbytné pro uplatňování schengenského acquis v oblasti společné vízové politiky. 6359/17 jp/jhu 2

3 (2) Vzhledem k významu připravenosti na plné provádění schengenského acquis a budoucího systému vstupu/výstupu, zejména co se týče řádného uplatňování ustanovení souvisejících s rozhodnutím o žádosti a vydáváním krátkodobých víz, informačním systémem, nakládáním s nevyplněnými vízovými štítky, ochranou údajů a monitorováním externích poskytovatelů služeb, by měla být přednostně provedena doporučení uvedená v bodech 6 až 8, 16, 22 až 24, 29 až 32, 34, 41 až 45, 47 až 49 a 51 až 54. (3) Toto prováděcí rozhodnutí by mělo být předloženo Evropskému parlamentu a parlamentům členských států. Do tří měsíců od přijetí tohoto doporučení by Chorvatsko mělo podle čl. 16 odst. 1 nařízení (EU) č. 1053/2013 vypracovat akční plán popisující, jak napraví nedostatky zjištěné v hodnotící zprávě, a předložit jej Komisi a Radě, DOPORUČUJE: Chorvatsko by mělo: 1. aktualizovat informace obsažené ve standardním formuláři zamítnutí a uvést poplatky, které jsou v současnosti požadovány při podání odvolání proti rozhodnutí; 2. zajistit, aby zaměstnanci na obrazovce pro zamítnutí v informačním systému systematicky označovali veškeré důvody, které vedly k zamítnutí žádosti, zrušení víza nebo jeho prohlášení za neplatné, tak aby údaje v databázi vždy odpovídaly informacím obsaženým ve standardním formuláři zamítnutí; zvážit, zda do informačního systému nezačlenit generování standardních formulářů zamítnutí; 3. znovu zvážit, zda je pro vydání víza pro více vstupů s platností delší než jeden rok nutný předchozí souhlas ústředního orgánu; 4. zavést program vzdělávání veškerých zaměstnanců vízových oddělení ohledně vízového kodexu a příručky o vízech, jakož i IT školení v oblasti VIS, SIS a dalších příslušných prvků schengenského acquis v oblasti společné vízové politiky; 6359/17 jp/jhu 3

4 5. ukončit používání razítka označujícího přípustnost žádosti, jelikož právní základ tohoto postupu přestal být aktuální dne 29. února 2016; 6. zajistit, aby žadatelům, kteří mají v úmyslu pobývat v Chorvatsku po dobu delší než 90 dnů během jakéhokoli období 180 dnů, bylo vydáno povolení, jež jim umožní pobyt na dobu delší než 90 dnů; 7. zajistit, aby se zneplatnění vízového štítku jasně odlišovalo od prohlášení víza za neplatné a aby se pro obojí nepoužívalo totéž razítko; Informační systém 8. registrovat v informačním systému přidělování vízových štítků jednotlivým zaměstnancům tak, aby se dal kdykoli zjistit status a přesné umístění každého štítku; 9. zavést automatický odhlašovací limit pro používání informačního systému uživateli s cílem předcházet neoprávněnému přístupu; 10. zajistit ochranu všech osobních údajů vložených na internetový portál pro podávání žádostí, zejména důsledným zabráněním přístupu k údajům osobám, které nepodaly žádost o vízum; 11. změnit informační systém tak, aby umožňoval rozšířené vyhledávání předchozích žádostí téhož žadatele; 12. objasnit účel vkládání informací do polí informačního systému týkajících se povolení k pobytu; 13. přehodnotit účel pole pozitivní/negativní v informačním systému a pravidla jeho používání objasnit pracovníkům; 14. změnit informační systém tak, aby bylo možné fotografie a podpůrné doklady naskenovat přímo do systému; 15. změnit rozhraní informačního systému, aby bylo alespoň administrátorům umožněno plné přihlášení; 6359/17 jp/jhu 4

5 16. v informačním systému vytvořit různé uživatelské profily s jasně vymezenými právy pro administrativní pracovníky a pro úředníky všech vízových oddělení odpovědné za vízové otázky; Velvyslanectví / vízové oddělení v Prištině: 17. zajistit, aby externí poskytovatel služeb (dále jen EPS ) poskytoval informace veřejnosti, jak je stanoveno v právním nástroji; 18. zajistit, aby telefonické centrum EPS přijímalo hovory svým vlastním jménem, a zabránit tak matení žadatelů; 19. zajistit, aby EPS zabezpečil soubor se seznamem pohovorů alespoň heslem; 20. zajistit, aby EPS skutečně prováděl výmaz osobních údajů žadatelů; požádat EPS o vystavení písemného potvrzení za tímto účelem; 21. zajistit, aby osoby volající do telefonického centra EPS nejprve uslyšely nahrávku specifikující zvýšenou sazbu za hovor a mohly následně mimo tuto zvýšenou sazbu zavěsit; 22. zajistit, aby velvyslanectví mělo přímý vzdálený přístup k systému pohovorů spravovanému EPS, aby se zabránilo zneužívání volných termínů pro pohovory; 23. přezkoumat ustanovení smlouvy s EPS týkající se zákona o ochraně údajů, šifrování údajů, uchovávání údajů a pravidel důvěrnosti pro zaměstnance telefonického centra; 24. zajistit, aby žadatelé za účelem sjednání pohovoru na velvyslanectví nemuseli volat na číslo se zvýšenou sazbou za hovor; 25. zvážit zavedení a dokumentování systému pravidelných kontrol skupin cestujících s obchodními zprostředkovateli po ukončení cesty; 26. zvážit instalaci odhlučňující příčky v čekárně i na pracovišti pracovníků vízového oddělení, aby bylo zajištěno soukromí žadatelů; 6359/17 jp/jhu 5

6 27. zvážit instalaci kamery na zadní straně budovy velvyslanectví naproti sousedícímu bytovému domu s cílem monitorovat prostor mezi oběma budovami; 28. poskytovat veřejnosti všechny informace o podpůrných dokladech, které je nutné předložit spolu s žádostí, a o možných náhradních dokladech; 29. zajistit, aby bylo vždy ověřováno dodržování všech podmínek vstupu na základě spolehlivých dokladů a posouzení skutečného obsahu předložených dokumentů, zejména pokud jde o odhodlání k návratu do Kosova 3 během doby platnosti víza; 30. restrukturalizovat pracovní postupy tak, aby byly lépe využity zdroje vízového oddělení a postup se stal účinnější a uživatelsky vstřícnější. Konkrétně: po posouzení přípustnosti žádosti by měl být u přepážky neprodleně vytvořen v informačním systému elektronický soubor, aby bylo zajištěno řádné zaznamenání žádosti a byl okamžitě umožněn přístup k případné vízové minulosti žadatele. Toto bude nutné i pro snímání otisků prstů, jakmile Chorvatsko začne plně uplatňovat schengenské acquis; pohovor s žadatelem vedený při podání žádosti by se měl zaměřit na získání informací, které jsou pro konkrétní případ relevantní, a ty by měly být zaznamenány v informačním systému; je nutné se vyvarovat opakovaného ověřování týchž skutečností; rozhodnutí o žádostech by měla být přijímána, jakmile jsou k dispozici všechny nezbytné informace; 31. vydávat víza pro více vstupů s dlouhodobou platností v případech, kdy to umožňuje status žadatele, jeho vízová minulost a důvody cesty v souladu s čl. 24 odst. 2 vízového kodexu; 3 Tímto označením nejsou dotčeny postoje k otázce statusu a označení je v souladu s rezolucí Rady bezpečnosti OSN 1244/99 a se stanoviskem Mezinárodního soudního dvora k vyhlášení nezávislosti Kosova. 6359/17 jp/jhu 6

7 32. zajistit, aby ve všech fázích postupu byly v informačním systému pořizovány jasné záznamy o rozhodování o žádosti; zvážit změnu informačního systému, aby do něj bylo možné zaznamenávat veškeré informace o jakýchkoli krocích nebo rozhodnutích týkajících se žádosti; 33. vypracovat pokyny pro vyslané pracovníky, aby se zabránilo zaměstnávání rodinných příslušníků ve stejném oddělení, a byla tak zajištěna integrita pracovních postupů; 34. zajistit, aby byl poplatek za bankovní služby účtován chorvatským orgánům, a nikoliv žadateli, změnit banku nebo umožnit zaplacení vízového poplatku přímo kreditní kartou nebo v hotovosti na konzulátu, aby žadatel nemusel kromě vízového poplatku platit žádné další poplatky; 35. zajistit, aby při prohlášení žádosti za nepřípustnou byl vízový poplatek bez požádání navrácen žadateli; 36. zajistit, aby víza pro více vstupů na dobu delší než 6 měsíců byla vždy vydávána na dobu pobytu 90 dnů během jakéhokoli období 180 dnů; Velvyslanectví / vízové oddělení v Moskvě 37. zajistit, aby internetové stránky vízového oddělení obsahovaly všechny nezbytné informace a aby všechny informace byly správné a veškeré odkazy funkční; 38. zaručit, aby veškeré informace uvedené na stránkách EPS byly správné, veškeré odkazy funkční a aby rodinní příslušníci občanů EU/EHP, na něž se vztahuje směrnice 2004/38/ES, byli řádně informováni o všech příslušných zjednodušených postupech, zejména co se týče podpůrných dokladů; 39. zajistit, aby EPS používal kontrolní seznamy požadovaných podpůrných dokladů, aby mohl žadatele neprodleně informovat o chybějících dokladech; 40. upozornit EPS, aby používal kvalitnější obálky, které nelze snadno otevřít, aby byly osobní údaje žadatelů za všech okolností chráněny; 41. zajistit, aby EPS dodržoval pravidla pro ochranu údajů, zejména zabránit, aby se jeho zaměstnanci dozvěděli rozhodnutí o žádosti; 6359/17 jp/jhu 7

8 42. stanovit jasné pokyny pro vyřizování všech závažných i méně závažných incidentů ve spolupráci s EPS přímo na místní úrovni; vedení EPS by mělo být písemně informováno o všech chybách, měl by se vést seznam chyb a o závažných incidentech by měly být informovány ostatní členské státy; 43. systematicky monitorovat EPS, mimo jiné prostřednictvím pravidelných neohlášených návštěv ve střediscích pro podávání žádostí o víza v Moskvě i jinde v Rusku, Bělorusku a Kazachstánu (v těchto místech případně ve spolupráci či střídavě s dalšími členskými státy, které využívají stejná střediska); měly by být vypracovány písemné zprávy o monitorování obsahující konkrétní zjištění; 44. zajistit, aby EPS od žadatelů nevyžadoval žádné jiné poplatky než poplatky za služby, jako je např. poplatek za posílání souborů žádostí mezi velvyslanectvím a EPS; 45. sdělit EPS, aby v souladu s dohodou o zjednodušení vízového režimu mezi EU a Ruskem účtoval poplatek za urychlené vyřízení žádosti vycházející z data podání žádosti u EPS; 46. zvážit instalaci bezpečnostních dveří u hlavního vchodu do budovy a výměnu zadních dveří (spojujících lobby vízového oddělení se schodištěm v prostorách ruského ministerstva zahraničních věcí) za dveře ocelové s cílem zvýšit bezpečnost konzulátu; 47. zajistit, aby přístup k sejfu měla pouze osoba odpovědná za přidělování vízových štítků zaměstnancům; používání druhého klíče k sejfu by mělo být možné pouze za velmi přísných podmínek (například klíč by se měl přechovávat v zapečetěné obálce, kterou by směla otevřít pouze oprávněná skupina zaměstnanců); 48. zajistit, aby na pravé straně tištěného formuláře žádosti byly vyznačeny charakteristiky víza a poznámka Rozhodnutí o vízu: vydáno v až po přijetí konečného rozhodnutí a aby bylo možné rekonstruovat rozhodovací proces; zvážit využití informačního systému pro tento účel; 6359/17 jp/jhu 8

9 49. zajistit, aby se zamítnutí zakládalo výlučně na jednom či více důvodech uvedených v čl. 32 odst. 1 vízového kodexu a aby byl ve standardním formuláři zamítnutí uveden příslušný důvod (uvedeny příslušné důvody) pro zamítnutí; 50. přijmout nezbytná opatření k odstranění nesrovnalostí mezi dvoustrannou dohodou Chorvatska s Ruskou federací a dohodou o zjednodušení vízového režimu mezi EU a Ruskem; 51. okamžitě ukončit používání vízových štítků, které nejsou v souladu s nařízením Rady (ES) č. 1683/95 ze dne 29. května 1995, kterým se stanoví jednotný vzor víz; 52. bezodkladně zadat do národního informačního systému údaje o žádostech, které byly prohlášeny za přípustné, vyhledat předchozí žádosti téhož žadatele a propojit je se souborem žádosti a propojit žádosti osob cestujících společně; 53. ukončit používání ručně psaných poznámek pro zaznamenávání a předávání informací o žádostech, protože se mohou snadno ztratit; 54. zajistit, aby před rozhodnutím o typu a době platnosti víza, které má být vydáno, byly zohledněny informace o vízové minulosti žadatele obsažené v informačním systému. V Bruselu dne Za Radu předseda/předsedkyně 6359/17 jp/jhu 9