O zakázkách malého rozsahu

Transkript

1 Město Broumov třída Masarykova 239, Broumov SMĚRNICE RADY MĚSTA Název: O zakázkách malého rozsahu Číslo dokumentu: SRM/17 Vydání č.: 07 Výtisk č.: 1 Účinnost od: Účinnost do: Doba neurčitá Zrušuje se: SRM/17 vydání č. 06 Zpracoval: Bc. Pavlína Machková Dne: Podpis: Přezkoumal: Mgr. Václav Špůr Dne: Podpis: Schválil/ platné od: Rada města Dne: Podpis: Razítko: Strana 1/11

2 Obsah: 1. Úvodní ustanovení Pojmy a zkratky Rozdělení zakázek malého rozsahu Rozdělení zakázek Rozdělení stavebních zakázek Předmět dokumentu Zadávání zakázek malého rozsahu Společná ustanovení Malé zakázky Střední zakázky Velké zakázky Evidence akcí a uveřejňování údajů Přílohy Strana 2/11

3 1. Úvodní ustanovení 1.1. Pojmy a zkratky město MěÚ zadavatel zákon DPH zakázka malého rozsahu zakázka stavební zakázka akce předpokládaná hodnota Město Broumov Městský úřad Broumov město, jeho orgány a organizační složky, jako zadavatelé zakázek zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek daň z přidané hodnoty (v případech, kdy je v tomto dokumentu uvedena hodnota nebo cena zakázky malého rozsahu, je tím míněna hodnota nebo cena bez DPH, není-li uvedeno jinak) veřejná zakázka malého rozsahu dle 27 zákona zakázka malého rozsahu na dodávky nebo služby, kterou zadává zadavatel a u níž předpokládaná hodnota jejího předmětu (vymezeného v 14 odst. 1 a 2 zákona nepřesáhne Kč zakázka malého rozsahu na stavební práce, kterou zadává zadavatel a u níž předpokládaná hodnota jejího předmětu nepřesáhne Kč; předmět stavební zakázky je vymezen v 14 odst. 3 zákona, pro účely tohoto dokumentu je doplněn o projektovou a inženýrskou činnost, která souvisí se stavebními pracemi, které nejsou předmětem stavební zakázky - v tomto případě se jedná o stavební zakázku, pokud předpokládaná hodnota předmětu takové stavební zakázky nepřesáhne Kč společné označení pro střední stavební zakázku a velkou stavební zakázku předpokládaná hodnota zakázky malého rozsahu ve smyslu 16 zákona hodnotící kritérium základní hodnotící kritérium pro zadání zakázky malého rozsahu - ustanovení 114 a násl. zákona se použijí obdobně dodavatel administrátor zakázky RM ZM příslušný odbor osoba, která nabízí poskytnutí dodávek, služeb nebo stavebních prací, nebo více těchto osob společně zaměstnanec města odpovědný za zadání a administraci zakázky; zpravidla je jím příkazce operace podle PS/04 Zajištění řídící kontroly, může jím však být i osoba ve vztahu k příkazci operace podřízená, na základě pověření Rada města Zastupitelstvo města odbor MěÚ, nebo organizační složka města, pro jejichž potřebu je zakázka malého rozsahu zadávána věcně nadřízený havarijní stav řízení starosta, místostarosta nebo tajemník, podle věcné příslušnosti k příslušnému odboru stav nastalé a trvající mimořádné události, ve které dochází ke škodlivým následkům na majetku nebo životě a zdraví zvířat a osob, nebo jsou tyto hodnoty bezprostředně ohroženy; za havarijní stav se např. považují přírodní katastrofy a dále havárie a stavy, jejichž náprava nesnese odkladu. Za havarijní stav se nepovažuje plánovaná zakázka malého rozsahu schválená v rozpočtu města zadávací řízení zakázky malého rozsahu Strana 3/11

4 zadání zadávání zadávací podmínky profil web zákon o registru smluv rozhodnutí zadavatele o výběru dodavatele postup zadavatele vedoucí k zadání, včetně související dokumentace požadavky zadavatele vymezující předmět zakázky malého rozsahu profil zadavatele dle 28 odst. 1 písm. j) zákona; profil je přímo a dálkově přístupný na adrese část internetových stránek města, ve které zadavatel uveřejňuje informace a dokumenty k zakázkám malého rozsahu v rozsahu dle tohoto dokumentu; web je neomezený, přímo a dálkově přístupný na adrese zákon č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv) 1.2. Rozdělení zakázek malého rozsahu Rozdělení zakázek 1) Zakázky se pro účely tohoto dokumentu rozdělují na základě předpokládané hodnoty zakázky: a) do Kč včetně (dále jen malá zakázka ), b) od Kč do Kč včetně (dále jen střední zakázka ), c) od Kč do Kč (dále jen velká zakázka ) Rozdělení stavebních zakázek 2) Stavební zakázky se pro účely tohoto dokumentu rozdělují na základě předpokládané hodnoty stavební zakázky: a) do Kč včetně (dále jen malá stavební zakázka ), b) od Kč do Kč včetně (dále jen střední stavební zakázka ), c) od Kč do Kč (dále jen velká stavební zakázka ) Předmět dokumentu 1) Tímto dokumentem se u zadavatele upravuje zadávání zakázek malého rozsahu. 2) V případě, kdy předpokládaná hodnota - zakázky činí více než Kč, - stavební zakázky činí více než Kč, jedná se o veřejnou zakázku nadlimitní, nebo podlimitní ve smyslu 25, nebo 26 zákona; jejich zadávání je upraveno zákonem. 2. Zadávání zakázek malého rozsahu Ustanovení 2.1., 2.2., 2.3, 2.4 tohoto článku jsou primárně určena pro zadávání zakázek, použijí se však obdobně také na zadávání stavebních zakázek. Zadávání je možné při dodržení zákonných postupů provést i formou e-aukce Společná ustanovení 1) Zadavatel je povinen se při zadávání zakázky řídit ustanoveními 6 zákona. 2) V případě zakázek, jejichž kofinancování je zajištěno dotacemi či příspěvky a řízení je upraveno zvláštními pravidly poskytovatele dotace či příspěvku, mají tato pravidla přednost před ustanoveními této směrnice ta se aplikují současně s uvedenými pravidly, nejsou-li s nimi v rozporu. 3) Zakázky jsou zadávány ve vazbě na finanční prostředky ve výši schváleného rozpočtu města a ve vazbě na vývoj hospodaření města. 4) Zadávací podmínky musí obsahovat rozsah a specifikaci zakázky a termín její realizace. 5) Zadávací podmínky musí obsahovat hodnotící kritérium - v případě hodnotícího kritéria nejnižší nabídková cena s uvedením, že tato musí být v nabídce uvedena dodavatelem - plátcem DPH jako cena bez DPH, s vyčíslením DPH a celková cena s DPH, resp. dodavatelem - neplátcem DPH jako celková nabídková cena. Zadávací podmínky musí dále obsahovat upozornění, že v případě dodavatele plátce DPH, u jehož plnění městu vznikne nárok na odpočet DPH, bude hodnocena cena bez DPH, v případě Strana 4/11

5 dodavatele plátce DPH, u jehož plnění městu nevznikne nárok na odpočet DPH, bude hodnocena cena s DPH a v případě dodavatele - neplátce DPH bude hodnocena celková nabídková cena. V zadávacích podmínkách tak musí být uvedeno, jestli předmět zakázky je plněním s nárokem zadavatele na odpočet DPH. V zadávacích podmínkách musí být rovněž uvedeno, že v případě rovnosti nejnižších nabídkových cen více dodavatelů bude vybrán dodavatel, jehož nabídka byla zadavateli doručena dříve. 6) Formulaci zadávacích podmínek, včetně případného stanovení požadavků na prokázání kvalifikačních předpokladů a určení kritérií pro hodnocení nabídek, provádí administrátor zakázky. 7) Administrátor zakázky je povinen vyhotovit zadávací podmínky střední a velké zakázky písemně a zajistit jejich uveřejnění na webu (v případě střední a velké zakázky na dobu přiměřenou rozsahu a povaze zakázky, nejméně však na dobu 10 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek) a zároveň na profilu (v případě velké zakázky) a bezodkladně je odeslat všem dodavatelům vybraným k oslovení současně. Zadávací podmínky budou poskytnuty na základě žádosti i dodatečně přihlášeným dodavatelům, a to za úhradu maximálně do výše režijních nákladů na pořízení kopií. V zadávacích podmínkách administrátor zakázky výslovně uvede: a) výhrady zadavatele: - právo zadavatele řízení zrušit, - možnost zadavatele neuzavřít smlouvu s žádným dodavatelem, - právo zadavatele nejpozději do 5 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek provést změny v zadávacích podmínkách s případným přiměřeným prodloužením lhůty pro podání nabídek, - právo zadavatele provést změny smlouvy, která tvoří součást zadávacích podmínek, resp. v návrhu smlouvy předloženém dodavatelem i po podání nabídky, - že dodavatelé nemají nárok na úhradu nákladů spojených s podáním nabídky, - že zadavatel projevuje vůli ve smyslu ustanovení 1724 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, nepoužít na řízení ustanovení 1729 občanského zákoníku, s upozorněním, že podáním nabídky dodavatel vyslovuje s uvedenými výhradami souhlas, b) způsob, jakým bude oznámen vybraný dodavatel, c) že budou údaje o přihlášených dodavatelích (o vybraném dodavateli) a údaj o jejich podané nabídce, tedy jméno a příjmení / název / obchodní firma a datum narození / IČ, nabídková cena podané nabídky a uveřejněny na webu (v případě středních zakázek) a zároveň na profilu (v případě velkých zakázek) spolu se smlouvou, u které hodnota jejího předmětu plnění bude činit více než Kč včetně jejích změn a dodatků, že bude smlouva včetně jejích změn a dodatků vedena ve vnitřní evidenci zadavatele a zveřejněna v registru smluv a její obsah může být zpřístupněn na základě zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů a že s dalším zpracováním svých osobních údajů, tito podáním nabídky vyslovují souhlas dle příslušných ustanovení nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a dle ustanovení 5 odst. 2 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, požadavek na dodavatele, aby tito jimi vyplněnou a řádně podepsanou smlouvu ve dvou vyhotoveních připojili k nabídce takovým způsobem, aby ji zadavatel mohl po jejím schválení a podpisu odeslat jako platnou smlouvu vybranému dodavateli, d) jakým způsobem musí dodavatel označit obálku s nabídkou ("Zakázka název zakázky nabídka neotevírat ) a jaká je lhůta pro podání nabídek. 8) V případech odůvodněných zvláštní povahou předmětu střední nebo velké (stavební) zakázky může být v jejích zadávacích podmínkách uvedeno místo a čas otevírání obálek s informací, že otevírání obálek mohou být přítomni dodavatelé, kteří podali nabídky, resp. jejich oprávnění zástupci. 9) Součástí zadávacích podmínek musí být smlouva upravená dle vzoru uvedeného v příloze č. 2, 3, 4 nebo 5 tohoto dokumentu. Smluvní pokuty v ní uvedené je administrátor zakázky oprávněn přiměřeně navýšit v návaznosti na hodnotu a význam předmětu zakázky (ne však více než na výši 0,5 % z ceny zakázky za každý den prodlení, resp. 0,2% v případě zakázky podpořené dotací), pokud následky neplnění závazků dodavatele jimi zajištěných nedosahují takového stupně závažnosti, který je ve vzorové smlouvě předpokládán zpravidla jako maximální. 10) Administrátor zakázky zajistí, aby nabídky od dodavatelů byly přijímány přes podatelnu MěÚ. 11) V případě, že dodavatel písemně nejpozději 4 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek požádá zadavatele o dodatečné informace k zadávacím podmínkám, zajistí administrátor zakázky nejpozději do 3 pracovních dnů jejich uveřejnění na webu, resp. profilu a současně odešle dodavateli, který o dodatečné informace požádal a všem vybraným dodavatelům vyrozumění o provedeném uveřejnění informace (toto vyrozumění postačí odeslat em). Strana 5/11

6 12) Za řízení odpovídá administrátor zakázky. Ten také zajišťuje archivaci dokumentace k jeho průběhu, včetně originálu objednávky či uzavřené smlouvy, resp. jejích dodatků. Administrátor zakázky také zajišťuje evidenci dle ustanovení článku 2.5. tohoto dokumentu. 13) Z řízení a výběru může být vyloučen ten dodavatel, který se ve 3 letech předcházejících zahájení řízení zakázky dopustil pochybení při plnění smluvního vztahu se zadavatelem nebo s jiným veřejným zadavatelem, které vedlo ke vzniku nároku těchto zadavatelů na náhradu škody, předčasné ukončení smluvního vztahu nebo na úhradu sankcí. 14) O námitkách dodavatelů na průběh řízení rozhoduje věcně nadřízený ve lhůtě 15 pracovních dnů od doručení námitky. 15) O zrušení řízení o malé zakázce rozhoduje administrátor zakázky. 16) O zrušení řízení o střední a velké zakázce rozhoduje věcně nadřízený, podpůrně, avšak nikoli výlučně pro to použije důvody uvedené v 127 zákona. Řízení může být zrušeno až do doby výběru dodavatele. Administrátor zakázky po rozhodnutí o zrušení řízení o tomto bezodkladně zveřejní informaci na webu, resp. na profilu, v případě zrušeného řízení o velké zakázce Malé zakázky 1) Malá zakázka je zadávána formou objednávky, případně smlouvou (v případě zadávání provedení díla je vhodné využít vzorového znění smlouvy, které tvoří přílohu č. 6 této směrnice). Objednávku vystavuje administrátor zakázky, kterou je administrátor zakázky nebo věcně nadřízený oprávněn podepsat. Smlouvu podepisuje věcně nadřízený v souladu se SRM/24 Způsob uzavírání a evidence smluv. I v případě objednávky je třeba přiměřeně charakteru a rozsahu malé zakázky vymezit její předmět, cenu a termín realizace; zejm. u malých zakázek vymezených v odst. 2 je velmi vhodné sjednat odpovídající záruku a sankce při neplnění povinností dodavatele. 2) V případě malé zakázky s předpokládanou hodnotou vyšší než Kč, resp. malé stavební zakázky s předpokládanou hodnotou vyšší než Kč je administrátor zakázky povinen: a) zjistit nabídku nejméně u dvou dodavatelů, přičemž je vhodné posoudit i nabídky na internetu (tato povinnost neplatí v případě malé zakázky zadávané za účelem odvrácení následků havarijního stavu), b) zdůvodnit výběr konkrétního dodavatele na formuláři, který tvoří přílohu č. 1 k tomuto dokumentu, c) vést evidenci o jejich zadávání v průběhu kalendářního pololetí a tuto předkládat RM do 30 dnů od skončení příslušného pololetí; evidence obsahuje označení příslušného pololetí, název zakázky, předpokládanou hodnotu zakázky, skutečnou cenu zakázky, název dodavatele a termín realizace zakázky Střední zakázky 1) Administrátor zakázky připraví zadávací podmínky střední zakázky po odborné, věcné a organizační stránce. 2) V zadávacích podmínkách musí být uveden požadavek, aby dodavatel v nabídce uvedl cenu a termín realizace předmětu střední zakázky a předložil další informace nutné pro zvážení výhodnosti nabídky. 3) Součástí zadávacích podmínek je vždy zadávací dokumentace. 4) V zadávací dokumentaci je podrobně popsán předmět zakázky a specifické požadavky zadavatele. 5) Osloveni musí být nejméně tři dodavatelé. Vhodné je poptávat i dodavatele, prezentující se na internetu. 6) Administrátor zakázky předkládá věcně nadřízenému ke schválení zadávací podmínky a potvrzení správce rozpočtu o finančním zajištění zakázky. 7) Po schválení zadávacích podmínek věcně nadřízeným pokračuje administrátor zakázky, ve lhůtě stanovené věcně nadřízeným, v řízení poptávkou dodavatelů; současně s tím zajistí administrátor zakázky uveřejnění zadávacích podmínek na webu. 8) Administrátor zakázky informuje o názvu zakázky, přesném datu a hodině ukončení příjmu nabídek podatelnu MěÚ. 9) Obálku řádně označenou heslem "Zakázka název zakázky nabídka - neotevírat podatelna neotvírá, pouze ji označí pořadovým číslem, datem a hodinou doručení. Obálku dále podatelna označí otiskem příjmového razítka a PID a předá administrátoru zakázky. 10) Otevírání obálek, posouzení, vyhodnocení písemných nabídek a výběr dodavatele provede komise. 11) Komise sestává nejméně ze tří osob, a to z administrátora zakázky, věcně nadřízeného (který je předsedou komise a jehož hlas má v případě rovnosti hlasů rozhodující váhu) a jím jmenované osoby nebo osob. V případě, že je počet členů komise větší než tři, musí být dalším členem komise alespoň jeden člen ZM. 12) Z jednání komise administrátor zakázky pořizuje zápis, který tvoří součást dokumentace k řízení. Zápis musí být podepsán všemi členy komise a musí obsahovat: Strana 6/11

7 a) datum jednání komise, b) název střední zakázky, c) seznam oslovených dodavatelů, d) seznam přihlášených dodavatelů včetně stručného popisu jejich nabídky, zejm. s uvedením nabídkové ceny e) seznam přítomných členů komise, f) způsob hodnocení nabídek, včetně hodnotících kritérií, g) vybraného dodavatele a pořadí ostatních dodavatelů. 13) Střední zakázka je zadávána na základě smlouvy (s výjimkou uvedenou v odst. 18). 14) Administrátor zakázky, resp. jeho nadřízený, předloží RM na její nejbližší jednání smlouvu s vybraným dodavatelem. Smlouva musí být parafována právníkem města, pokud se nejedná o doplněnou vzorovou smlouvu dle tohoto dokumentu. 15) RM usnesením schválí uzavíranou smlouvu s vybraným dodavatelem / objednávku vybranému dodavateli. 16) Administrátor zakázky poté, kdy RM smlouvu / objednávku schválí, vyrozumí vybraného dodavatele o tom, že byl vybrán a ostatní dodavatele o tom, že vybráni nebyli. V této lhůtě také zahájí jednání s vybraným dodavatelem, směřující k realizaci střední zakázky. Realizaci zakázky zajišťuje administrátor zakázky. 17) O uzavření dodatku smlouvy / rozšíření objednávky v průběhu realizace střední zakázky rozhoduje RM na základě zdůvodnění administrátora zakázky, s výjimkou střední stavební zakázky, u které je v důsledku okolností, které nebylo možné před uzavřením smlouvy/zadáním objednávky předvídat, dána potřeba rozšíření jejího předmětu, která spočívá v nutnosti provést bez zbytečného odkladu nezbytná technologická opatření, bez kterých by bylo ohroženo řádné, včasné a pro město ekonomicky výhodné provedení zakázky. V tomto případě může být rozšíření předmětu střední stavební zakázky zadáno i objednávkou, kterou schvaluje věcně nadřízený, a to v případě vhodnosti i jinému dodavateli, vždy však celkem nejvýše do 20 % ceny střední zakázky, maximálně do Kč, za předpokladu, že může být tato částka pokryta z rezervy investic. O provedeném rozšíření předmětu zakázky a o všech relevantních okolnostech s tím spojených informuje věcně nadřízený RM na jejím nejbližším jednání, následujícím po provedení rozšíření předmětu zakázky. 18) Výše uvedená ustanovení neplatí v případě střední zakázky: a) zadávané za účelem odvrácení následků havarijního stavu, b) jejímž předmětem jsou právní služby poskytované zadavateli advokátem zejm. v soudním, rozhodčím, smírčím nebo správním řízení nebo při přípravě na taková řízení nebo v případě, že je vysoce pravděpodobné, že se předmětná věc stane předmětem uvedených řízení, c) jejímž předmětem jsou dodávky a služby, jejichž dodávání nebo poskytování má pro zadavatele zásadní význam a jejichž dopady v širší souvislosti a v souhrnu rovněž po stránce ekonomické výhodnosti převáží případný přínos, kterého by zadavatel mohl postupem dle výše uvedených ustanovení dosáhnout, nebo jejichž zadáním, při kterém se neuplatní postup dle výše uvedených ustanovení, nevzniknou pro zadavatele neúměrné obtíže, které by jinak při uplatnění takového postupu mohly vzniknout. V takových případech rozhoduje o výběru dodavatele věcně nadřízený po konzultaci s administrátorem zakázky (který je povinen obdobně splnit povinnosti uvedené v ustanovení 2.2.) a smlouvu s vybraných dodavatelem schvaluje RM, je-li to s ohledem na povahu věci a z časových důvodů možné a není-li zadání zakázky vhodnější (např. v případě zakázek uvedených pod písm. b)) řešit objednávkou; v opačném případě informuje věcně nadřízený RM na jejím nejbližším jednání, následujícím po zadání zakázky, o všech relevantních okolnostech spojených s jeho rozhodnutím a o uzavřené smlouvě, resp. zadané objednávce Velké zakázky 1) Administrátor zakázky připraví zadávací podmínky velké zakázky po odborné, věcné a organizační stránce. 2) V zadávacích podmínkách musí být uveden požadavek, aby dodavatel v nabídce uvedl cenu a termín realizace předmětu velké zakázky a předložil návrh smlouvy, na jejímž základě by měla být zakázka realizována. 3) Součástí zadávacích podmínek je vždy zadávací dokumentace a návrh složení nejméně pětičlenné komise. 4) V zadávací dokumentaci je podrobně popsán předmět zakázky a specifické požadavky zadavatele. Vždy je uveden požadavek, aby dodavatel v nabídce uvedl cenu a termín realizace předmětu velké zakázky a předložil návrh smlouvy, na jejímž základě by měla být zakázka realizována. 5) Osloveni musí být nejméně tři dodavatelé. Vhodné je poptávat i dodavatele, prezentující se na internetu. Strana 7/11

8 6) Administrátor zakázky předkládá RM ke schválení zadávací podmínky včetně potvrzení správce rozpočtu o finančním zajištění zakázky a seznam dodavatelů, kteří budou osloveni. 7) RM schvaluje zadávací podmínky, seznam dodavatelů, kteří budou osloveni, a jmenuje nejméně pětičlennou komisi a z jejích řad jejího předsedu, jehož hlas má v případě rovnosti hlasů rozhodující váhu. 8) Po schválení zadávacích podmínek RM pokračuje administrátor zakázky, ve lhůtě stanovené RM, v řízení poptávkou dodavatelů; současně s tím zajistí administrátor zakázky uveřejnění zadávacích podmínek na webu a na profilu, a to zejm. informaci, která bude obsahovat adresu zadavatele, název zakázky, předpokládanou hodnotu zakázky, předpokládaný termín realizace zakázky a lhůtu pro podání nabídky. Jeli to technicky možné, bude uveřejněna zadávací dokumentace, popř. bude uvedeno, jakým způsobem si ji může dodavatel vyžádat. Zadávací dokumentace bude poskytnuta na základě žádosti i neosloveným dodavatelům, a to za úhradu maximálně do výše režijních nákladů na pořízení kopií. 9) Administrátor zakázky informuje o názvu zakázky, přesném datu a hodině ukončení příjmu nabídek podatelnu MěÚ. 10) Obálku řádně označenou heslem "Zakázka název zakázky nabídka - neotevírat podatelna neotevře a označí ji pořadovým číslem, datem a hodinou doručení. Obálku dále podatelna označí otiskem příjmového razítka a PID. Komise otvírá obálky (v případě, že to zadávací podmínky zakázky připouští viz bod 2.1. odst. 8. mohou být otevírání obálek přítomni dodavatelé (jejich oprávnění zástupci), kteří podali nabídky tito mají právo na informace o tom, jestli byly nabídky doručeny ve stanovené lhůtě, o identifikačních údajích dodavatelů, kteří podali nabídky a o výši jednotlivých nabídkových cen) posuzuje a hodnotí nabídky a stanovuje pořadí dodavatelů. O činnosti komise administrátor zakázky vyhotoví zápis, který se stává součástí dokumentace řízení. Zápis musí být podepsán všemi členy komise. Zápis vždy obsahuje: a) datum jednání komise, b) název velké zakázky, c) seznam oslovených dodavatelů, d) seznam přihlášených dodavatelů včetně stručného popisu jejich nabídky, zejm. s uvedením nabídkové ceny, e) seznam přítomných členů komise, f) způsob hodnocení nabídek, včetně hodnotících kritérií, g) stanovení pořadí dodavatelů. h) identifikační údaje dodavatelů (jejich oprávněných zástupců) přítomných při otevírání obálek (v případě, že je tato možnost obsažena v zadávacích podmínkách zakázky viz bod 2.1. odst. 8.). 11) Věcně nadřízený předloží RM zápis komise spolu s návrhem smlouvy, projednané s prvním dodavatelem uvedeným v pořadí stanoveném komisí. Smlouva musí být parafována právníkem města. 12) RM usnesením určí dodavatele velké zakázky a schválí s ním uzavíranou smlouvu. 13) Administrátor zakázky bezodkladně poté, kdy RM určí dodavatele, vyrozumí tohoto dodavatele o tom, že byl vybrán a ostatní dodavatele o tom, že vybráni nebyli. Následně zahájí jednání s vybraným dodavatelem, směřující k realizaci velké zakázky dle smlouvy. Realizaci zakázky zajišťuje administrátor zakázky. 14) O uzavření dodatku smlouvy v průběhu realizace velké zakázky rozhoduje RM na základě zdůvodnění administrátora zakázky, s výjimkou velké stavební zakázky, u které je v důsledku okolností, které nebylo možné před uzavřením smlouvy/zadáním objednávky předvídat, dána potřeba rozšíření jejího předmětu, která spočívá v nutnosti bez zbytečného odkladu provést nezbytná technologická opatření, bez kterých by bylo ohroženo řádné, včasné a pro město ekonomicky výhodné provedení zakázky. V tomto případě může být rozšíření předmětu velké stavební zakázky zadáno i objednávkou, kterou schvaluje věcně nadřízený, a to v případě vhodnosti i jinému dodavateli, vždy však celkem nejvýše do 20 % ceny velké stavební zakázky, maximálně do Kč, za předpokladu, že může být tato částka pokryta z rezervy investic. O provedeném rozšíření předmětu zakázky a o všech relevantních okolnostech s tím spojených informuje věcně nadřízený RM na jejím nejbližším jednání, následujícím po provedení rozšíření předmětu zakázky. 15) Výše uvedená ustanovení neplatí v případě velké zakázky zadávané za účelem odvrácení následků havarijního stavu. V takovém případě rozhoduje o výběru dodavatele věcně nadřízený po konzultaci s administrátorem zakázky (který je povinen obdobně splnit povinnosti uvedené v ustanovení 2.2.) a smlouvu s vybraných dodavatelem schvaluje RM, je-li to s ohledem na povahu havarijního stavu a z časových důvodů možné; v opačném případě informuje věcně nadřízený RM na jejím nejbližším jednání, následujícím po zadání zakázky, o všech relevantních okolnostech spojených s jeho rozhodnutím a o uzavřené smlouvě Evidence akcí a uveřejňování údajů 1) O zadaných akcích vede administrátor zakázky evidenci. Strana 8/11

9 2) Tato evidence obsahuje: a) evidenční číslo akce, b) název akce, c) označení příslušného odboru, d) seznam oslovených dodavatelů, e) seznam přihlášených dodavatelů, f) jméno a příjmení/obchodní firma/název vybraného dodavatele, g) předpokládanou hodnotu akce, h) celkovou cenu akce dle smlouvy, i) termín zahájení a dokončení akce dle smlouvy, j) celkovou skutečnou cenu akce, k) skutečný termín zahájení a dokončení akce, l) termín uplynutí záruční doby dle smlouvy. 3) V případě středních a velkých zakázek a akcí zajistí administrátor zakázky, aby na webu byly uveřejněny: a) údaje dle odst. 2) písm. b), g) a i) a údaje o typu zakázky dle jejich rozdělení, datu zveřejnění zadávacích podmínek, místu podávání nabídek a lhůtě pro podávání nabídek, a to současně se zveřejněním zadávacích podmínek; b) údaje dle odst. 2) písm. e), f), h), j) a k), nebo oznámení o zrušení zakázky, a to bez zbytečného odkladu poté, co jsou tyto údaje známy; c) údaj dle odst. 2) písm. d), a to bez zbytečného odkladu po podpisu smlouvy s vybraným dodavatelem. 4) V případě velkých zakázek a velkých stavebních zakázek zajistí administrátor zakázky, aby na profilu byly uveřejněny: a) údaje dle odst. 2) písm. a), b) a g) a údaje o předmětu zakázky, o typu zakázky dle jejich rozdělení, datu zveřejnění zadávacích podmínek a lhůtě pro podávání nabídek, a to současně se zveřejněním zadávacích podmínek; b) údaje dle odst. 2) písm. e), f) a h), a to bez zbytečného odkladu poté, co jsou tyto údaje známy; c) údaj dle odst. 2) písm. d), a to bez zbytečného odkladu po podpisu smlouvy s vybraným dodavatelem. 5) Administrátor zakázky zajistí uveřejnění zprávy hodnotící komise s údaji dle odst. 6. tohoto článku, a to na webu (v případě středních a středních stavebních zakázek) a zároveň na profilu (v případě velkých zakázek a velkých stavebních zakázek), a to bez zbytečného odkladu po podpisu smlouvy s vybraným dodavatelem (nikoli tedy v případě zrušení těchto zakázek). 6) Zpráva hodnotící komise obsahuje tyto údaje: a) název zakázky b) seznam oslovených dodavatelů c) seznam přihlášených dodavatelů s uvedením nabídkové ceny u každého z nich d) datum jednání komise e) hodnotící kritéria komise f) pořadí dodavatelů stanovené komisí g) údaje o dodavateli, který byl vybrán RM (jméno a příjmení / název / obchodní firma a datum narození / IČ. h) seznam členů hodnotící komise 7) Administrátor zakázky zajistí: a) na profilu nejpozději do 3 měsíců od splnění smlouvy, u které hodnota jejího předmětu plnění činí více než Kč, uveřejnění výše skutečně uhrazené ceny za plnění takové smlouvy, b) uveřejnění smlouvy s vybraným dodavatelem v registru smluv před započetím plnění smlouvy, nejdéle však do 15 dnů od jejího uzavření, v ostatním v souladu se zákonem o registru smluv. Strana 9/11

10 3. Přílohy Příloha č. 1 Vzor zdůvodnění výběru dodavatele malé zakázky 1. Název malé zakázky: 2. Pořadí dodavatelů, u nichž byla zjišťována nabídka, stanovené především s ohledem na nabídnutou cenu, dále s ohledem na poskytnutou záruku, servis, termín realizace apod Dodavatel Cena Záruka* Servis* Termín realizace* Pozn.: symbolem * jsou označena pole, která není třeba povinně vyplňovat Ostatní* 3. Jakým způsobem byl proveden průzkum trhu (např. telefonicky, pomocí internetu, z letáků, fyzickým výběrem apod.) 4. Zakázka byla zadána za účelem odvrácení následků havarijního stavu a) Ano *), a to z těchto důvodů.... b) ne *) *) nehodící se škrtněte Datum Podpis administrátora zakázky.. Strana 10/11

11 Příloha č. 2 Vzorová smlouva o dílo stavební práce Příloha č. 3 Vzorová smlouva o dílo nestavební práce Příloha č. 4 Vzorová smlouva o dílo zhotovení projektové dokumentace Příloha č. 5 Vzorová příkazní smlouva administrace dotace nebo zadávacího řízení Příloha č. 6 Vzorová smlouva o dílo malé zakázky Pozn.: Přílohy č. 2 6 jsou součástí tohoto dokumentu, zveřejněny jsou samostatně na internetových stránkách města a na intranetu v záložce Směrnice rady města Broumova. Strana 11/11