Mateřská škola U Uranie. Směrnice č.1 o zpracování osobních údajů podle nařízení EU 2016/679 (GDPR)

Transkript

1 Směrnice č.1 o zpracování osobních údajů podle nařízení EU 2016/679 (GDPR) 1. Údaje zpracovávané a uchovávané v listinné formě Zpracováváme a uchováváme a) Přihlášky k předškolnímu vzdělávání a evidenční listy, které obsahují jméno a příjmení dítěte, datum narození, bydliště dítěte, jméno a příjmení zákonného zástupce, datum narození, bydliště zákonného zástupce, rodičů, identifikační údaje osoby zmocněné k vyzvedávání dítěte b) Třídnice, která obsahuje jména a příjmení dětí a pedagogů c) Přihlášky do kroužků d) Evidence speciálních zdravotních a dietárních potřeb e) dokumenty související s podpůrnými opatřeními dětí f) dokumenty související se sociálně právní ochranou dětí g) Evidence personálních listin, jako jsou pracovní smlouvy, dohody o vedlejší pracovní činnosti, dohody o hmotné odpovědnosti, h) Školní matrika, i) y rodičů j) Evidence omluvných listů k) Evidence podnětů a stížností l) Kniha úrazů dětí m) Kniha úrazů zaměstnanců n) Personalistika o) Osobní spisy zaměstnanců p) Podpůrná opatření q) Sociálně právní ochrana dětí r) Školení BOZP a PO s) Školní stravování t) Školy v přírodě u) Dokumenty školy v) Úplata za předškolní vzdělávání w) Záznamy pedagogických rad x) Oznámení o zahájení a ukončení individuálního vzdělávání Listiny uchovávané v listinné podobě jsou uloženy podle svého druhu zpravidla v ředitelně. V uzamykatelné místnosti a skříni tak, aby k nim měla přístup pouze oprávněná osoba. Oprávněnou osobou je vždy ředitelka školy a dále ti zaměstnanci, kteří z důvodu své práce s těmito listinami pracují. Listiny, s nimiž se denně pracuje, si přebírá oprávněná osoba vždy, když s nimi potřebuje pracovat. Každá osoba, která má oprávnění s listinami pracovat má klíč k místu, kde jsou uloženy dokumenty, s nimiž má oprávnění pracovat. 2. Údaje uchovávané elektronicky Uchováváme a) Přihlášky zasílané elektronicky b) Elektronická třídnice

2 c) Matrika dětí d) Docházky dětí e) Školní stravování f) Úplata za předškolní vzdělávání g) Žádosti o osvobození od úplaty za vzdělávání a školské služby h) Evidence podnětů a stížností i) Personalistika j) Sociálně právní ochrana dětí k) Školní stravování l) Školy v přírodě m) Dokumenty školy Dokumenty jsou uloženy na zabezpečeném serveru /konkrétním počítači toho kterého zaměstnance, do kterého má přístup pouze oprávněná osoba (viz výše) a zaměstnanec, který na daném počítači pracuje. Pokud pracuje na jednom počítači více zaměstnanců, přihlašuje se každý pod svým heslem a profilem a má přístup jen k dokumentům, k nimž má oprávnění. 3. Údaje jednotlivých subjektů 3.1. Údaje zaměstnanců a žadatelů o zaměstnání Účel uchovávání a) U nepřijatých zaměstnanců pouze pokud vysloví souhlas za účelem oslovení v případě uvolnění pracovního místa. b) U přijatých zaměstnanců jméno, příjmení, datum narození, bydliště v pracovní smlouvě případně dalších dohodách. Kontakty za účelem umožnění komunikace odůvodněná potřeba domluvit se se svým zaměstnancem Důvod uchovávání Na základě zákona Údaje dodavatelů Účel uchovávání Za účelem splnění objednávky, poskytnutí služby tj. identifikační údaje, kontaktní údaje Důvod uchovávání Na základě zákona smlouva. Pokud skončí platnost smlouvy, lze uchovávat nadále jen údaje pro uplatnění svých práv nebo pokud je udělen souhlas Údaje dětí Účel uchovávání Plnění účelu vzdělávání, povinná evidence identifikačních údajů dětí Důvod uchovávání Na základě zákona Na základě souhlasu pokud je třeba pro uveřejnění / uchovávání fotografií, videí, audio záznamů, rodného čísla (v listinné či elektronické formě) 3.4. Údaje rodičů Účel uchovávání

3 Za účelem plnění povinností vůči škole (hrazení školného a stravného), kontaktní a identifikační údaje Důvod uchovávání Na základě zákona škola potřebuje pro provoz školy telefonní čísla a ové adresy zákonných zástupců z důvodu nutnosti omlouvání dětí a kontaktování zákonného zástupce v případě nemoci či úrazu) Na základě souhlasu pokud je třeba pro uveřejnění fotografií, videí (v listinné či elektronické formě) 4. Zpracování osobních údajů Údaje zpracováváme 1. Evidence omluvných listů 2. Evidence osob oprávněných vyzvedávat dítě z mateřské školy 3. Evidence podnětů a stížností 4. Interní účely výstavy dětských prací, soutěže 5. Kniha úrazů dětí 6. Kniha úrazů zaměstnanců 7. Mzdy 8. Osobní spisy zaměstnanců 9. Oznámení o zahájení a ukončení individuálního vzdělávání 10. Personalistika 11. Podpůrná opatření 12. Prezentace školy a zachycení její historie 13. Předplavecká výuka 14. Sociálně právní ochrana dětí 15. Školení zaměstnanců BOZP a PO 16. Školní matrika 17. Školní stravování 18. Školy v přírodě 19. Třídní knihy 20. Třídní schůzky 21. Úplata za předškolní vzdělávání 22. Výroční zprávy o činnosti školy 23. Webové stránky školy 24. Zájmové kroužky 25. Základní právní dokumenty školy 26. Zápis k předškolnímu vzdělávání 27. Záznamy pedagogických rad 28. Záznam pedagogické diagnostice dítěte 29. Žádost o osvobození od úplaty za vzdělávání a školské služby

4 5. Vedení záznamů o činnostech zpracování Sběr osobních údajů subjektů údajů nepředstavuje riziko pro práva a svobody subjektů údajů 6. Na základě informovaného souhlasu vedeme - seznamy účastníků školních a mimoškolních akcí pro dodavatele služeb - údaje zveřejňované školou v médiích web školy, tisk, propagační materiály - kontaktní údaje na zákonné zástupce a jiné osoby, které se podílejí na vzdělávání dítěte (vyzvedávání z mateřské školy), - citlivé osobní údaje, které byly poskytnuty dobrovolně zákonnými zástupci dětí v zájmu zajištění jejich specifických potřeb (zvláštní nároky na stravu, režim, zdraví, rodinná anamnéza, kulturní zvyklosti ) 7. Postup v případě úniku či jiného zásahu do osobních údajů Při zjištění úniku či jiného zásahu do osobních údajů, který je způsobilý ohrozit chráněné údaje subjektů tento únik nahlásí osoba, která jej zjistila nejprve ředitelce školy, která následně zajistí nahlášení incidentu subjektu údajů s možností kontaktovat pověřence, či pokud není pověřenec, tak získat další podrobnosti u zpracovatele. Nahlášení na ÚOOS až v případě ohrožení subjektu údajů. 8. Postup pro ohlašování ve vztahu na ÚOOS Ohlášení incidentů ve vztahu na ÚOOS bude prováděno elektronicky či písemně na adresu úřadu a to uvedením identifikace subjektu zpracovatele, identifikace subjektu údajů, popis situace, zhodnocení ohrožení, popis podniknutých kroků k nápravě, datum a podpis. 9. Formuláře Formuláře jsou dostupné na webových stránkách Mateřské školy případně k dispozici na vyžádání u ředitelky MŠ. Jedná se o následující dokumenty: 9.1. Souhlas 9.2. Odvolání souhlasu 9.3. Žádost o přístup k osobním údajům 9.4. Žádost o opravu údajů/výmaz/právo být zapomenut 10. Přístup k údajům Zaměstnavatel má přístup ke všem zpracovávaným údajům. Pokud se nachází uložen v elektronické formě na počítači zaměstnance, k němuž zaměstnavatel nemá přístup nebo pokud je uzamčen ve skříni, k níž nemá přístup, je povinen zaměstnanec přístup na vyžádání umožnit. Oprávněný zaměstnanec má přístup k údajům, dokumentům a listinám, které potřebuje pro výkon svého zaměstnání. 11. Způsob školení zaměstnanců První proškolení zaměstnanců proběhlo po přijetí této směrnice. Zaměstnanci potvrdili proškolení podpisem pod touto směrnicí. Zaměstnanci jsou proškolování vždy, když nastane změna právních předpisů. Každý nový zaměstnanec je proškolen po přijetí do zaměstnání. Zaměstnanec je povinen zaměstnavateli ihned oznámit veškeré skutečnosti, které jsou nezbytné pro vedení personální a platové dokumentace. Zaměstnanec je povinen zachovávat mlčenlivost a chránit před zneužitím data, údaje a osobní údaje dětí a zaměstnanců školy, citlivé osobní údaje, informace o zdravotním stavu dětí, údaje

5 školských poradenských zařízení o dětech a další informace, se kterými přišel do styku v souvislosti s výkonem práce v rámci pracovněprávního vztahu ke škole. Zaměstnanec shromažďuje pouze nezbytné osobní údaje, mají je bezpečně uložené a zabezpečené před neoprávněným přístupem, neposkytuje je subjektům, které na ně neprokážou zákonný nárok, nepotřebné údaje vyřazuje a dál nezpracovává. 12. Pověřenec Pověřencem Mateřské školy je Jiří Rošický, tel: , RosickyJ@Praha7.cz 13. Další vzorové listiny, pro vedení MŠ 1. Hlášení incidentu 2. Žádost o udělení souhlasu 3. Reakce na odvolání souhlasu, 4. Zpřístupnění údajů 5. Reakce na opravu 6. Reakce na výmaz 7. Reakce na žádost o právo být zapomenut 8. Dohoda o mlčenlivosti se zaměstnanci 9. Potvrzení zaměstnance o absolvování školení 10. Informace na webu, že je možné se informovat ohledně zpracování osobních údajů