Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy

Transkript

1 Metodika zpracování účetnictví a rozpočtu v rozpočtové oblasti hlavního města Prahy M RO Copyright GORDIC spol. s r. o

2 Seznam zkratek OS - organizační složka OSS - organizační složka státu USC - územně správní celek PO - příspěvková organizace RO - rozpočtová oblast ISPROFIN - informační systém programového financování MHMP - Magistrát hlavního města Prahy EU - Evropská unie ES - Evropská společenství HMP - Hlavní město Praha RS - rozpočet schválený SDV - souhrnný dotační vztah RU - rozpočet upravený GORDIC - registrovaná značka firmy GORDIC spol. s r. o. UCR - metodika a programové vybavení pro účetnictví a rozpočet, registrovaná značka firmy GORDIC spol. s r. o. GINIS - programové vybavení, registrovaná značka firmy GORDIC spol. s r. o. DHM - dlouhodobý hmotný majetek (dříve HIM) DNM - dlouhodobý nehmotný majetek (dříve NIM) DM - dlouhodobý majetek (dříve IM) SR - státní rozpočet Copyright GORDIC spol. s r. o , v.8 2

3 OBSAH I. Metodika rozpočtu a účetnictví 5 1. Systém zpracování účetnictví a rozpočtu HMP Účetní závěrka Etapy zpracování Uživatelé zapojení do zpracování rozpočtu a účetnictví HMP Prezentace výsledků zpracování dat v etapách I.-III Zpracování dat rozpočtu a účetnictví Datové toky rozpočtu a účetnictví Zpracování dat na centrální úrovni Použité programové vybavení Metodika UCR Rozbor datové věty 12 Konstrukce celé věty 12 Slovo H - druh dokladu 12 Slovo DD - den účetního případu - den rozpočtového případu 13 Slovo CCCCCC - číslo účetního (rozpočtového) dokladu 13 Slovo SU - syntetický účet 13 Slovo AU - analytický účet 13 Slovo ODPA - oddíl, paragraf 14 Slovo POL - položka 14 Slovo ZJ - záznamová jednotka 14 Slovo UZ - účelový znak 14 Slovo ORJ - organizační jednotka (rozpočtový kompetent) 16 Slovo ORG Postup při opravách již pořízených vět Konfigurace programu UCR Centrální databáze údajů o investičních akcích (modul SRV) Výstupy v sestavovém a výkazovém generátoru programu UCR Závazné a doporučené analytiky pro uživatele programu UCR 26 Účtová třída 0 - Dlouhodobý majetek 27 Účtová třída 1 - Zásoby 30 Účtová třída 2 - Vztahy ke státnímu rozpočtu, k rozpočtu organizačních složek státu, k rozpočtu územních samosprávných celků a rozpočtové a ostatní finanční účty 30 Účtová třída 3 - Zúčtovací vztahy 36 Účtová třída 4 - Náklady OSS a ÚSC 39 Účtová třída 5 - Náklady ÚSC vynaložené na hosp. činnost (zdaňovanou činnost obce, městské části) a náklady příspěvkových organizací 40 Účtová třída 6 - Výnosy z hospodářské činnosti ÚSC (zdaňované činnosti města, městských částí) a z činnosti PO 41 Účtová třída 7,8 - Vnitroorganizační účetnictví 42 Účtová třída 9 - Fondy, výsledek hospodaření, dlouhodobé úvěrya půjčky, rezervy, závěrkové a podrozvahové účty Metodika využití slova POL u majetkových účtů pro sledování pohybu majetku Metodika závazného členění základů a daně z přidané hodnoty pro MHMP a příspěvkové organizace jimi zřizované Příklady účtování o DPH Účtování o výdajích a příjmech akcí, včetně spolufinancovaných v rámci JPD Závazné algoritmy pro výkaz příloha účetní závěrky pro územní samosprávné celky platné od Textové formáty rozhraní Textový formát věty 569g Textový formát věty 56Cg Vzorový příklad vstupní dávky 72 3

4 10. Číselník kapitol HMP s přičleněním funkčního třídění rozpočtové skladby 73 Kapitola Kapitola Kapitola Kapitola Kapitola Kapitola Kapitola Kapitola Kapitola Kapitola Druhové třídění rozpočtové skladby 78 TŘÍDA 1 - DAŇOVÉ PŘÍJMY 78 TŘÍDA 2 - NEDAŇOVÉ PŘÍJMY 79 TŘÍDA 3 - KAPITÁLOVÉ PŘÍJMY 81 TŘÍDA 4 - PŘIJATÉ TRANSFERY 81 TŘÍDA 5 - BĚŽNÉ VÝDAJE 82 TŘÍDA 6 - KAPITÁLOVÉ VÝDAJE 86 TŘÍDA 8 - FINANCOVÁNÍ Číselníky organizačních jednotek ORJ Kapitoly HMP Číselníky určené pouze pro magistrát Odbory MHMP - třídění podle čísel oboru Přehled platných ORJ v Kap OHS MHMD Číselník PO vlastního hospodaření hl. m. Prahy (platný od ) Záznamové jednotky ZJ Účelové znaky UZ 97 II. Metodika práce v programu BAR - GINIS Systém zpracování dat v programu BAR GINIS Základní informace o datových vstupech a výstupech Základní informace o balancování rozpočtu Schéma toku dat Metodika práce k Plánu investičních/neinvestičních výdajů GINIS Metodika tvorby návrhu rozpočtu a rozpočtového výhledu kapitálových výdajů Vzor formuláře Popis formuláře Výstupy Metodický pokyn ke sledování akcí financovaných v rámci JPD Základní informace Vzor formuláře o akci financované v rámci JPD 1. a 2. strana formuláře Formulář o akci financované v rámci JPD 1. strana formuláře Formulář o akci financované v rámci JPD 2. strana formuláře Příklady výstupních sestav akcí financovaných v rámci JPD z BAR GINIS Rozbor čerpání rozpočtu akcí HMP financovaných v rámci JPD Rozpočtový výhled akcí HMP do roku 2011 financovaných v rámci JPD 2 a JPD Metodika pro tvorbu střednědobého a dlouhodobého rozpočtového výhledu investičních akcí Základní informace Vzory tabulkových výstupů Metodický pokyn ke sledování akcí financovaných v rámci operačních programů Praha - Adaptabilita a Praha - Konkurenceschopnost v programovacím období Základní informace o operačních programech Vzory formulářů 123 4

5 I. Metodika rozpočtu a účetnictví 5

6 6

7 1. Systém zpracování účetnictví a rozpočtu HMP Zpracování dat rozpočtu a účetnictví je prováděno prostřednictvím integrovaného systému firmy GORDIC, který zahrnuje programové vybavení ROZ-GORDIC WIN, UCR -GORDIC WIN, VYK-GORDIC WIN, BAR-GINIS, UCT-GINIS, ROZ-GINIS, SRV-GINIS. 1.1 Účetní závěrka Územní samosprávné celky sestavují k 31. březnu, 30. červnu a 30. září mezitimní účetní závěrku ( 19, odst.3). Účetní závěrka je nedílný celek a tvoří ji: a) rozvaha (bilance) b) výkaz zisku a ztráty c) příloha účetní závěrky Územní samosprávné celky sestavují k 31. prosinci řádnou účetní závěrku ( 19, odst.1). Účetní závěrka je nedílný celek a tvoří ji: a) rozvaha (bilance) b) výkaz zisku a ztráty c) příloha účetní závěrky Územní samosprávné celky ustavují finanční výkazy v termínech stanovených 4 vyhlášky č. 16/2001 (příloha 2) 1.2 Etapy zpracování Zpracování se dělí na tři etapy: I. Návrh, sestavení a rozpis rozpočtu II. Účtování a úpravy rozpočtu v běžném roce III. Zpracování dat na úrovni MHMP Etapy I. a II. se z časového hlediska vzájemně překrývají. Etapa I. pracuje s daty, která budou využita v následujícím roce pro rozpis rozpočtu. Etapa č. II. pracuje s daty běžného roku, která vycházejí z výsledků zpracovaných v etapě I. a zachycují aktuální ekonomické procesy. Etapa III. permanentně probíhá v běžném roce a transparentně prolíná etapy I. a II. Návrh, sestavení a rozpis rozpočtu Fáze Prostředek Druh dokladu 1 návrh ROZ-GORDIC WIN, BAR-GINIS 9 2 balancování BAR-GINIS 9 3 rozpis rozpočtu UCR -GORDIC WIN, BAR-GINIS 2 Účtování a úpravy rozpočtu v běžném roce Fáze Prostředek Druh dokladu 4 počáteční stavy UCR -GORDIC WIN, UCT-GINIS 1 5 běžné účtování UCR -GORDIC WIN, UCT-GINIS 0 6 úpravy rozpočtu UCR -GORDIC WIN, ROZ-GINIS 3 7 rezervace rozpočtových prostředků UCR -GORDIC WIN 6 8 platební kalendář ROZ-GORDIC WIN 6 9 závěrečné zápisy UCR -GORDIC WIN, UCT-GINIS 4 10 uzavření účetních knih UCR -GORDIC WIN, UCT-GINIS 5 Zpracování dat na úrovni MHMP Fáze Prostředek 11 státní účetní výkazy UCR -GORDIC WIN, VYK-GORDIC WIN 12 manažerské sestavy a výkazy UCR -GORDIC WIN, VYK-GORDIC WIN, UCR -GINIS, BAR-GINIS, SRV-GINIS 13 operativní a kontrolní výkazy a grafy UCR -GORDIC WIN, VYK-GORDIC WIN 7

8 1.3 Uživatelé zapojení do zpracování rozpočtu a účetnictví HMP Do zpracování rozpočtu a účetnictví MHMP jsou zapojeni následující uživatelé: MHMP; městské části; organizace přímo zřízené MHMP; organizace zřízené městskými částmi; organizace dotované HMP, např. DP hl. m. Prahy, a.s., apod. 1.4 Prezentace výsledků zpracování dat v etapách I.-III. Výsledky jsou prezentovány následujícími sestavami a výkazy: podpora procesu tvorby rozpočtu HMP; hlavní knihy a deníky účetnictví a rozpočtu; platné výkazy stanovené MF ČR; přehledy hospodaření organizací; kontrolní výkazy okruhů a vazeb, konsolidace a financování; sestavy příjmů a výdajů seřazené dle rozpočtové skladby, kompetentů nebo investičních akcí obsahující rozpočet schválený, upravený, skutečnost (účetnictví); přehledy kapitol HMP v členění za město, jednotlivé městské části a další libovolná seskupení; rozbory čerpání výdajů a plnění příjmů; rekapitulace výdajů kompetentů a akcí; výše uvedené přehledy v měsíčních a ročních řadách; grafické znázornění výše uvedených sestav. 8

9 1.5 Zpracování dat rozpočtu a účetnictví Zpracování sestav pro vnitřní potřeby Ministerstvo financí České republiky Zpracování výkazů Oblast metodiky UCR Požadavek na prostředky ze státního rozpočtu Prostředky ze státního rozpočtu Zpracování manažerských a kontrolních sestav SUMARIZACE DAT Odhad výše příjmů na příští rok Příjmová strana rozpočtu Návrh na úpravy rozpočtu Porovnání plánovaných a skutečných příjmů a výdajů Sběr dat I. Balancování Zpracování rozpočtu na centrální úrovni Příkazy a pokyny k úpravám dat Účtování a rozpočtování Odhad výše neinvestičních výdajů na příští rok Výdajová strana rozpočtu Zpracování výsledků - investiční výdaje minulého roku Sumarizace požadavků na investice Sběr dat II. Požadavky na investiční výdaje Potřeba investic Oblast metodiky ROZ 9

10 1.6 Datové toky rozpočtu a účetnictví Schéma datových toků rozpočtu a účetnictví Druh dokladu 0,1,2,3,4,5,6,9 UCR - GORDIC WIN Databáze sumárních dat HMP Odbor ROZ MHMP a odbor UCT MHMP Příjem dat Kontrola dat Sumarizace cca 6 mil. účetních a rozpočtových zápisů ročně Archiv UCR 5,6,xg Archiv UCR Archiv UCR UCR - GORDIC WIN UCR - GORDIC WIN UCR - GORDIC WIN Data rozpočtu a účetnictví jednotlivých MČ Data rozpočtu a účetnictví MHMP Data rozpočtu a účetnictví příspěvkových organizací Pořizování dat Opravy dat dle pokynů Výstup dat archivem M z UCR Pořizování dat Opravy dat dle pokynů Záznam dat do databáze HMP Pořizování dat Opravy dat dle pokynů Výstup dat archivem M z UCR cca 1000 organizací 10

11 1.7 Zpracování dat na centrální úrovni Schéma toku dat na centrální úrovni VSTUP návrh příjmů VSTUP požadavek neinvestičních výdajů VSTUP požadavek na financování BAR - GINIS VÝSTUP: TISKY UCR - GINIS VÝSTUP: TISKY, VÝKAZY VSTUP úpravy již financ. požadavků (z rozpočtu HMP nebo SR) na investiční výdaje VSTUP sběr požadavků vlastního HMP na investiční výdaje VSTUP datový tok rozpočtu a účetnictví UCR - GORDIC WIN GV 1 VYK - GINIS www VÝSTUP: TISKY, VÝKAZY VÝSTUP: TISKY, VÝKAZY Věta 5,6,xg DRUH DOKLADU 0,2,3,7,8 Věta 5,6,xg DRUH DOKLADU 9 - aktuální rok VSTUP sběr požadavků MČ na investiční výdaje (dosud nefinancované z rozpočtu HMP nebo SR) ROZ - GORDIC WIN Věta 5,6,xg DRUH DOKLADU 9 - další roky SRV - GINIS VÝSTUP: TISKY 11

12 2. Použité programové vybavení Pro návrh, rozpis, úpravy rozpočtu a účtování se použií potřebné programoé prostředky k tomu, aby mohla být pořizována a zpracovávána data rozpočtu a účetnictví. K tomuto účelu slouží následující programy: UCR -GORDIC WIN ROZ-GORDIC WIN VYK-GORDIC WIN UCR -GINIS BAR-GINIS SRV-GINIS UCT-GINIS ROZ-GINIS Programové vybavení GORDIC WIN umožňuje současnou práci DOS i WIN klienta nad společnou datovou základnou v architektuře klient - file server. Programové vybavení GINIS má pouze WIN klienta nad relační databází ORACLE, INFORMIX nebo MS SQL. Způsobu zpracování dat v jednotlivých programech je věnována vždy zvláštní kapitola. Pro zachycení ekonomických procesů týkajících se dané účetní jednotky se v programu UCR používá druh dokladu 0 - běžné účetní zápisy. Počáteční (rozvahové) stavy vzniknou po otevření knih z minulého účetního období v rámci účetní závěrky. Jsou výhradně reprezentovány druhem dokladu 1. Účetní závěrka zahrnuje závěrečné zápisy, druh dokladu 4 a uzavírací zápisy, druh dokladu 5. Pokud vznikne během běžného roku potřeba změnit strukturu vynakládaných rozpočtových prostředků, je zpracováno tzv. rozpočtové opatření, které se vyjadřuje druhem dokladu 3. Pro potřebu tvorby platebního kalendáře resp. pro blokaci rozpočtu se používá druh dokladu 6. Po schválení rozpočtu HMP zastupitelstvem hl.m. Prahy se provádí rozpis schváleného rozpočtu druhem dokladu 2. Data předávaná programem ROZ-GORDIC WIN představují navrhovaný rozpočet kapitálových výdajů na investiční akce (rozestavěné nebo zahajované) na následující rok - detailní údaje o finančním profilu investiční akce. Nedílnou součástí informace o investiční akci je tzv. textový profil investiční akce a komentář. Textový profil obsahuje informace o předkladateli, zodpovědné osobě, investiční akci a další. Komentář je nezbytný pro posouzení investiční akce. Návrh rozpočtu kapitálových výdajů se pořizuje druhem dokladu 9. V programu ROZ- GORDIC WIN lze použít i druh dokladu 0, 2, 3, Metodika UCR 3.1 Rozbor datové věty Konstrukce celé věty Varianta s dvoumístným AU H DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal h dd cccccc xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Varianta se čtyřmístným AU H DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal h dd cccccc xxx xxxx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Rozšíření struktury analytických účtů na 4 místa vyžaduje změnu konfigurace programu, použití speciálního expanderu na účtový rozvrh a posouzení dopadu změny na ostatní moduly, které generují účetní data (řada GORDIC WIN). Toto rozšíření může být provedeno jen s podporou našeho obchodního zástupce. V případě, že účetní jednotka odevzdává do sumarizace data a ne výkazy, musí být řešeno zároveň rozšíření struktur UCR i na sumarizačním středisku, které data sbírá. Zdůrazňujeme, že rozšíření je POVOLENO pouze pro syntetické účty, které reprezentují účtování o bankovních účtech. Vyžaduje se v tom případě dodržení zásad metodiky, jejichž popis je ve speciální dokumentaci. Tato dokumentace se dodává na vyžádání jen v případě nutnosti převést účetnictví na rozšířenou strukturu. Rozšíření se může provést za dodržení stanovených podmínek i v průběhu účetního období. Všechna dosud pořízená data se zobrazí s dvěma nulami vlevo. Pro OSTATNÍ syntetické účty se rozšíření na 4 místa NEPŘEDPOKLÁDÁ a NEPODPORUJE. Je to z důvodu, že většina algoritmů legislativních i běžných výstupů s rozšířením na ostatní účty nepočítá. Slovo H - druh dokladu H DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal h dd cccccc xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: h Dosud byly definovány následující druhy dokladu: Druhy dokladu v účetnictví: 0 běžné účetní zápisy 1 zápisy počátečních (rozvahových) stavů 4 závěrečné zápisy Slouží k identifikaci zápisů vznikajících automatizovaně nebo ručně na základě celostátně závazně předepsané metodiky tzv. závěrečných zápisů na konci účetního období (roku) 12

13 5 uzavírací zápisy Slouží k identifikaci zápisů vznikajících automatizovaně nebo ručně na základě celostátně závazně předepsané metodiky tzv. uzavírání účetních knih na konci účetního období (roku) Druhy dokladu v rozpočtu: 2 rozpočet schválený Je rozpočet vzniklý v procesu návrhu rozpočtu a jeho korekcí, který, když je schválen kompetentním orgánem, je tzv. rozpočtem schváleným 3 rozpočet upravený Rozpočtové úpravy v kompetenci organizace jsou úpravy již schváleného rozpočtu, které může provádět kompetentní orgán nebo osoba a na základě těchto úprav vzniká další hodnota tzv. rozpočet upravený 6 blokace rozpočtu (platební kalendář) Představuje datový záznam, který je nezávislý na hodnotách schváleného nebo upraveného rozpočtu a je pouze orientační hodnotou, která umožňuje poznamenat kolik (jaká hodnota) z konkrétní rozpočtové skladby je blokována z titulu smlouvy, došlé faktury resp. v případě platebního kalendáře vyjadřuje tuto skutečnost v časové závislosti. 9 požadavek na rozpočet (návrh) Speciální druh věty určený k sestavování návrhu rozpočtu. Slovo DD - den účetního případu - den rozpočtového případu H DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal h dd cccccc xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: dd V hodnotě DD se uvádí datum, pod kterým je účtováno o konkrétním účetním případu, nebo datum pořízení rozpočtu schváleného nebo rozpočtové úpravy. Slovo CCCCCC - číslo účetního (rozpočtového) dokladu H DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal h dd cccccc xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: cccccc Hodnota CCCCCC reprezentuje šestimístné číslo dokladu. Je stanoven následující způsob číslování dokladů: Druhy dokladu 0, 1, 4 a 5 Účetní doklady. Číslování dokladů je určeno vnitřní legislativní normou jako inkrementační číslování v měsíčních řadách čísel dokladu. Druhy dokladu 2, 3 Rozpočtové doklady. Při číslování těchto dokladů lze využít v souladu s vnitřními legislativními normami HMP následující možnosti: inkrementační řada; referentská řada s inkrementací; účelová řada s inkrementací. Druhy dokladu 6 a 9 Pomocné rozpočtové doklady, které nemají vliv na účetní výkazy řady FIN. Číslování dokladů je plně v kompetenci uživatele. Při číslování těchto dokladů lze využít následující možnosti: inkrementační řada; referentská řada s inkrementací; účelová řada s inkrementací. Slovo SU - syntetický účet H DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal h dd cccccc xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxx Podle účtové osnovy vyhlašované pro daný typ účetní jednotky je tato hodnota základním povinným třídícím znakem podvojného účetnictví. Slovo AU - analytický účet H DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal h dd cccccc xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xx AU je podrobnějším tříděním syntetického účtu, které je buď povinně stanovené metodikou nebo je uživateli povolena jakákoliv hodnota. 13

14 Slovo ODPA - oddíl, paragraf H DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal h dd cccccc xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxxx Oddíl a paragraf je hodnota funkčního třídění podle rozpočtové skladby (viz. Kap. 10). Slovo POL - položka H DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal h dd cccccc xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxxx Položka je hodnota druhového třídění podle rozpočtové skladby (viz. Kap. 11). U majetkových účtů vyjadřuje druh pohybu majetková položka viz. Kap. 4). Slovo ZJ - záznamová jednotka H DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal h dd cccccc xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxx Záznamová jednotka je slovem, které nelze využívat jinak než: u bankovních účtů s rozpočtovou skladbou k označení záznamu podle vyhlášky 323/2002 Sb. u jiných syntetických účtů pro účely sledování DPH na vstupu a na výstupu podle zvláštní metodiky. Slovo UZ - účelový znak H DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal h dd cccccc xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: nnzyyxxx! POZOR ZMĚNA! S účinností od se mění struktura UZ na 8 míst. Toto rozšíření, které se týká rozpočtové sféry, bylo vyvoláno změnou vyhlášky 19/2001 Sb. Ve vyhlášce jsou do výkazu FIN 2-12M vloženy dvě nové části XI. a XII, kterými budou sbírány údaje o spolufinancování akcí s podílem spolufinancování z EU. nn hodnota nástroj (viz novelizovaná vyhlášky 16/2001Sb.) z hodnota zdroj (viz novelizovaná vyhláška 16/2001Sb.) yy dosavadní značení resortu (viz číselník UZ vyhlašovaný na stránkách ) xxx konkrétní účelový znak resortu V případě účelů, které nemají spolufinancování ze zdrojů EU bude struktura UZ ve tvaru 000yyxxx a platí popis uvedený dále (viz dosavadní používání účelů). A) Význam a použití UZ v hospodaření s rozpočtem a v hospodaření příspěvkových organizací Účelový znak určuje zdroj krytí nebo účel vynaložených prostředků. Účelové znaky jsou rozděleny do následujících řad a seřazeny podle priority použití (od nejvyšší po nejnižší). Účetní jednotky - rozpočtová forma hospodaření Je-li uváděn závazný ORG podle dalších pokynů této metodiky, v případě příjmů, výdajů a financování je zároveň povinnost uvádět v případech, kdy to přichází do úvahy, účelový znak UZ : stanovený MHMP nebo MF ČR; pokud jej k tomuto ORG MHMP stanoví. Při stanovení účelových znaků hraje roli priorita účelu stanoveného vyšším rozpočtem nad prioritami rozpočtu nižšího. Při tomto náhledu rozlišujeme následující možnosti: účelový znak stanovený MF ČR (nebo jiným resortem) v případě poskytnutí/přijmutí účelové dotace, transferu nebo půjčky územním rozpočtům obecně (včetně jimi zřizovaných organizačních složek a příspěvkových organizací); účelový znak stanovený magistrátem pro vlastní potřebu účelový znak stanovený magistrátem v případě poskytnutí/přijmutí účelové dotace, transferu nebo půjčky směrem k městským částem nebo zřizovaným příspěvkovým a podnikatelským subjektům; účelový znak stanovený městskými částmi v případě poskytnutí/přijmutí účelové dotace, transferu nebo půjčky jimi zřizovaným příspěvkovým nebo podnikatelským subjektům; dále také při rozpočtovém opatření zvyšujícím účelově určené výdaje u zřizované organizační složky; účelový znak náhradní (doplňkový) v případě poskytnutí/přijmutí účelové dotace, transferu nebo půjčky, pokud není znám konkrétní UZ účelový znak. V případě, že účelově poskytované prostředky nebudou vykázány v příslušných účtech pod stanovenými účelovými znaky, nebude jejich čerpání uznáno a bude požadováno jejich vrácení. 14

15 Základní pravidlo pro používání UZ Základním pravidlem pro používání UZ je, že znaky na čtvrtém a pátém místě zleva určují základní odlišení účelů stanovených státním rozpočtem (jednotlivými resorty) od účelů stanovovaných v rámci kompetence územních rozpočtů. Schematické znázornění: 000yyxxx účelové znaky stanovené jednotlivými resorty nnzyyxxx účelové znaky pro sledování a vykazování akcí spolufinancovaných z EU (FIN 2-12M) yy = číslo resortu (viz opatření k rozpočtové skladbě) xxx = číslo účelu stanovené v rámci resortu 00000xxx účelové znaky stanovené územními rozpočty = vždy pevně stanovené nuly xxx = číslo účelu stanovené jednotlivými stupni územních rozpočtů Používání UZ ve vztahu k účtovému rozvrhu: hledisko peněžních příjmů a výdajů (používá se u účetních jednotek s rozpočtovou formou hospodaření, t.j. městských částí a organizačních složek) účelové znaky se zaznamenávají u účtů, které používají rozpočtovou skladbu a to jak u příjmových položek tak i u výdajových položek hledisko výdajů na pořízení nebo hledisko nákladů (používá se u příspěvkových organizací a podnikatelských subjektů) účelové znaky se zaznamenávají u účtů pořízení nebo záloh na investiční majetek (účtová skupina 04 a 05) účelové znaky se zaznamenávají u účtů nákladových a výnosových (účtová třída 5 nebo 6) B) Význam a použití UZ při použití metodiky účtování o DPH Pro odlišení jednotlivých období pro zpracování řádného daňového přiznání se u SU 343 AÚ 4X uvádí POVINNĚ ve slově UZ tzv. období DPH, kterého se ŘÁDNÉ daňové přiznání týká. Struktura UZ pro označení období dodatečného přiznání k DPH: 0000RRMM RR = rok, MM = měsíc Příklad použití UZ v příjmech nebo výdajích (nová struktura od ): UZ vlastní (stanovený účetní jednotkou, vyšším ÚSC nebo zřizovatelem) SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal xxx xx xxxx xxxx xxx 00000xxx xxxx xxxxxxxxxxxxx x,xx x,xx UZ státní (bez spolufinancování z EU) SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal xxx xx xxxx xxxx xxx 000yyxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx x,xx x,xx UZ státní se spolufinancováním z EU vstup do části XI. nebo XII. výkazu FIN SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal xxx xx xxxx xxxx xxx nnzyyxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx x,xx x,xx Konkrétní číselník státních UZ Konkrétní číselník nástrojů a zdrojů viz viz vyhláška 16/2001 Sb. 15

16 Slovo ORJ - organizační jednotka (rozpočtový kompetent) H DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal h dd cccccc xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxx Struktura: xxxx Magistrát, městské části a organizační složky Pro uvedené účetní jednotky má ORJ pro všechny účty s rozpočtovou skladbou následující závazné struktury: 1) pro MHMP a jeho organizační složky: xxyy xx - Kapitola HMP - odpovídá sféře člena rady HMP yy - Identifikační číslo zabezpečujícího odboru nebo jiného útvaru MHMP 2) pro městské části a jejich organizační složky: xxyy xx - Kapitola HMP - odpovídá sféře člena rady HMP yy - Podle potřeb městské části Číselník ORJ je potřeba průběžně doplňovat. Slovo ORG H DD CCCCCC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal h dd cccccc xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx 00xxxxxxxxxxx Struktura: 00xxxxxxxxxxx! POZOR ZMĚNA! S účinností od se struktura ORG rozšiřuje na 13 míst. Dosavadní desetimístný ORG se rozšiřuje zleva o tři místa. Závazná struktura pro sledování akcí bude 00Aaaaaxxxxxx 00 = zatím nepoužívat rezerva Aaaaa = číselník AKCÍ rozšířený vlevo o další místo (A) Pro městské části se v používání slova ORG pro dosavadní platná čísla akcí nic nemění. Změní se pouze způsob pořízení identifikace akce, například výdaje pro akci 2124 bude od nutné pořizovat jako Zleva se nuly doplňují automaticky. POZOR - rozšíření čísla akcí na 5 míst je VÝHRADNĚ v kompentenci správce centrálního číselníku, a tím je Magistrát hlavního města Prahy. Jedině ten může stanovit u nových akcí číslování v délce 5 míst. Magistrát, městské části a organizační složky uvádí číslo akce V případě příjmů, výdajů a financování: v příjmech u položek v podseskupení 222x a u položky 2119 (v případě proúčtování investice ve vlastní režii) ve výdajích u položek 5xxx, 6xxx ve financování u položek 8xxx s výjimkou položek 8115 a 8909) pokud se upravují výdaje na akce minulých let, pak je třeba použít speciálního mimo-rozvahového účtu 723 (účet má stejnou strukturu věty jako účty rozpočtového hospodaření) Pro všechny účetní jednotky s rozpočtovou formou hospodaření HMP má ORG následující závazné struktury: 1) MHMP a jeho organizační složky 00Aaaaayyyyyy 00 tzv. prefix (zatím nebude využíván) Aaaaa číslo akce podle centrálního číselníku akcí, pokud se nejedná o centrální akci pak A rezerva pro rozšíření centrálního číselníku akcí o jedno místo vlevo (případné rozšíření se týká jen nových akcí a je pouze v kompetenci MHMP) aaaa dosavadní systém číslování centrálních akcí yyyyyy pro potřebu MHMP, jinak se uvádí ) Městské části a jejich organizační složky 00Aaaaayyyyyy 00 tzv. prefix (zatím nebude využíván) Aaaaa číslo akce podle centrálního číselníku akcí, pokud se nejedná o centrální akci pak A rezerva pro rozšíření centrálního číselníku akcí o jedno místo vlevo (případné rozšíření se týká jen nových akcí a je pouze v kompetenci MHMP) aaaa dosavadní systém číslování centrálních akcí yyyyyy pro potřebu MČ (vlastní číslo akce podle vlastního číselníku MČ), jinak

17 Příklad: - dosavadní přidělené číslo akce 0234 bude v datech vypadat takto Číselník ORG je potřeba průběžně doplňovat. Centrální akce je evidována čtyřmístným číslem podle centrálního plánu, předpokládá se realizace delší než jedno účetní období a může mít jak investiční, tak neinvestiční rozpočet a plnění. Správcem číselníku akcí je Magistrát hlavního města Prahy. Příklad použití ORG v nové struktuře pro příjmy nebo výdaje, účty pořízení majetku: ORG není sledován číselník akcí SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxx x,xx x,xx xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxx x,xx x,xx ORG akce dosavadní (rozsah 4 místa zleva v původním desetimístném ORG) SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx 000aaaaxxxxx x,xx x,xx xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx 000aaaaxxxxx x,xx x,xx ORG číslování akcí rozšířené o 1 místo vlevo (od ) SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx 00Aaaaaxxxxxx x,xx x,xx xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx 00Aaaaaxxxxxx x,xx x,xx První dvě nuly zleva jsou tzv. prefix předčíslí, které nedoporučujeme obsazovat. Počítá se s ním pro možnost sledování číslování akcí nižších rozpočtů a odlišení od akcí vyšších rozpočtů. Zejména na území města Prahy nebo větších měst, kde městské části mohou sledovat své vlastní akce a akce celoměstské číselně oddělit. Příklad použití ORG v nové struktuře pro záznam ČÚC pro část X. výkazu FIN pro regionální rady: ORG zaznamenání ČÚC SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG MD Dal xxx xx xxxx xxxx xxx xxxxxxxx xxxx xxxxxxx990yyy x,xx x,xx kde: xxxxxxx - libovolná hodnota povinný údaj pro označení hodnoty ČÚC yyy - hodnota ČÚC dle konverzní tabulky ČÚC - ORG firmy GORDIC, která je vydána v samostatném dokumentu 17

18 3.2 Postup při opravách již pořízených vět V oblasti metodiky se pro zákon o účetnictví prosazuje zkratka ÚčZ, kterou uvádíme pro zjednodušení v dalším textu. V ÚčZ proběhla celá řada změn, se kterými se můžete seznámit samostudiem, případně prostřednictvím školení organizovaných různými agenturami. Ustanovení 35 Opravy a ostatní ustanovení o účetních záznamech Z 35 citujeme následující odstavce: (1) Opravy v účetních záznamech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví. (2) Zjistí-li účetní jednotka, že některé účetní záznamy jejího účetnictví jsou neúplné, neprůkazné, nesprávné nebo nesrozumitelné, je povinna provést bez zbytečného odkladu jejich opravu způsobem podle odstavce 3. (3) Opravy se musí provádět tak, aby bylo možno určit osobu odpovědnou za provedení každé opravy, okamžik jejího provedení a zjistit jak obsah opravovaného účetního záznamu před opravou, tak jeho obsah po opravě. konec citace ze zákona. Z výše uvedeného ustanovení vyplývá, že není možné po uložení účetního dokladu provádět jeho opravy, jak to bylo v dosavadní praxi běžné, přepisem původních hodnot. Účetní doklad je účetním záznamem (viz 6) a pro dodržení ustanovení odstavce 3., 35 zákona je nutno provést opravu pouze odúčtováním chybných zápisů a naúčtováním správných. Jedině tak je možné dostát požadavku zákona, aby byl uložen obsah účetního dokladu před opravou i obsah dokladu po opravě. Toho lze docílit pouze znemožněním oprav přepisem stávajících hodnot!!! Od jsou pro účetní jednotky v okruhu působnosti hl.m. Prahy nastaveny parametry programu UCR tak, že bude zakázána změna (přepisování) čísel dokladů. Opravy bude možno provádět dosavadním způsobem (přepisem původních hodnot), ale na pozadí budou automaticky vytvářeny zápisy odúčtování a zaúčtování. Sestavené deníky budou vždy obsahovat jak původní, tak nový obsah účetních dokladů. Pro opravy je možné použít i samostatné řady účetních dokladů - k naplnění ustanovení 8, odstavce 5 ÚčZ o jednoznačném určení obsahu účetního záznamu. Při pořizování a opravách dokladů je povinné v textovém popisu dokladu uvést důvod provedené opravy a odkaz na původní účetní doklad.výše uvedené ustanovení platí i pro pořizování a opravu údajů o rozpočtu. Návaznost účetních zápisů na účetní doklady (účetní případy) Upozorňujeme, že v praxi se vžil u některých účetních jednotek postup, který není zcela v souladu s ÚčZ. Při účtování do účetního deníku jsou pod jedno číslo účetního dokladu v programu UCR ukládány účetní zápisy (záznamy podle 12), které spolu věcně nesouvisí a týkají se uskutečnění více účetních případů (viz 6, odstavec 1). Uvedený postup vede k nepřehlednosti účetnictví ( 8, odst.1) a komplikuje i případné zjišťování chyb a návazností opraveného dokladu na doklad původní (viz nové ustanovení 35). Program UCR je konstrukčně jednoznačně orientován na datum a číslo dokladu. Tato slova jsou klíčovým třídícím znakem při zjišťování zaúčtování jednotlivých konkrétních účetních případů. Doporučujeme, aby uživatelé každému účetnímu případu přidělovali samostatné číslo účetního dokladu. Rovněž doporučujeme rozdělit účtování do účetního deníku do více číselných řad. Použití funkcí přístupových hesel do programu Upozorňujeme, že v praxi se vyskytují případy, kdy účetní jednotka postupuje v rozporu s ustanovením 33, odstavec 8. ÚčZ. Podle tohoto ustanovení je povinna zabezpečit ochranu účetních záznamů kromě jiného před neoprávněným přístupem, poškozením a ztrátou. Objevují se případy nezodpovědného přístupu k přidělování přístupových práv do programů. Například několika uživatelům je přiděleno obecné heslo 9999, což znemožňuje identifikaci osoby a okamžiku záznamu či opravy dat v programu - podle 35. Program UCR disponuje zabezpečením přístupu podle předem definovaného číselníku přihlašovacích hesel. Od se z důvodu zvýšení bezpečnosti toto heslo rozšířilo i o uživatelské jméno, které je možno zpřístupnit jen na žádost uživatele. Heslo i uživatelské jméno je nevhodné sdělovat mezi pracovníky navzájem, neboť by se mělo jednat o utajenou část přístupového hesla. V řídícím souboru UCR.PSW je pak doporučeno spojit tato hesla s identifikací osobního čísla pracovníka a se jménem pracovníka. V programu UCR se ukládají do datových souborů účetnictví i rozpočtu ke každému pořizovanému (opravovanému) řádku identifikace osobního čísla, datumu a od s novou verzí UCR i identifikace času uložení zápisu do souboru. Dále jsou identifikátory využity i při změnách v účtovém rozvrhu a jako identifikace osoby a času při spouštění různých tiskových výstupů. Pro revizi dat účetnictví a rozpočtu je možné kromě konfigurovatelných tisků v menu Prohlížení M,R,R+M a Opravy zpracovávat revizní sestavy ve tvaru účetního (rozpočtového) deníku. Sestavy se spouští v menu ÚČETNICTVÍ (ROZPOČET) submenu TISK DENÍKY. Pro účetnictví je to skupina formátů s identifikací UCRDU015: Účetní deníky úplné revizní záznam, a pro rozpočet je to skupina formátů s identifikací UCRDR015: Rozpočtové deníky úplné revizní záznam. 18

19 3.3 Konfigurace programu UCR Vysvětlivky ke grafickému zobrazení struktury slovo měnitelné pouze správci rozvrhu slovo měnitelné běžným uživatelským heslem slovo měnitelné běžným uživatelským heslem a zadávané do dat bez nabídky jeho zadání do účtového rozvrhu Pozor! Jednotlivé výjimky obsahují i syntetické účty, které nemohou ÚSC používat. Konfigurace pro rozpočtovou oblast HMP (MHMP, městské části, organizační složky) Typ konfigurace: ROMPH020.02E a ROMPH020.42E Výjimka číslo 1 Obsah výjimky 23100, 23200, 22300, 22400, 22500, 23500, 23600, 28100, Charakteristika výjimky Bankovní účty rozpočtového hospodaření s analytikami, které plní funkci rozpočtového reprezentanta. Tyto analytiky se používají jen pro vedení údajů o rozpočtu v případě, že účetní jednotka nechce pořizovat rozpočet na konkrétní analytiky, které používá pro účetnictví. Struktura věty SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG Výjimka číslo 2 Obsah výjimky 231, 232, 223, 224, 225, 235, 236, 2812X, 2814X, 9512X, 9514X, Charakteristika výjimky Bankovní účty rozpočtového hospodaření, které slouží k pořizování rozpočtu (pokud není používán rozpočtový reprezentant) i k pořizování účetnictví. Struktura věty SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG Výjimka číslo 3 Obsah výjimky 01X, 02X, 03X, 263, 215, 217 Charakteristika výjimky Účty dlouhodobého majetku, účet cenin a zúčtování rozpočtových příjmů. Ve slově POL je u majetkových účtů povinně zadáván číselník pohybů dlouhodobého majetku. Záznamová jednotka se pak využívá u majetku v případě, že má rozpočet zdaňovanou činnost a je plátcem DPH. Pak se informace ze slova ZJ využívají pro výpočet koeficientu podle Zákona o DPH. Na účtu 217 se pak ve slově ZJ uvádí záznam pro základ DPH - rozlišení osvobozeno od daně a nezdaněno. Struktura věty SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG Výjimka číslo 4 Obsah výjimky 343,734 Charakteristika výjimky Účty, které v souvislosti s novým zákonem o DPH a novou metodikou účtování o DPH vyžadují v účetní větě zadávání ZJ. Hlavním účtem skupiny je SU 343 Daň z přidané hodnoty a dále pomocný SU 734 a účty záloh vyplacených a přijatých, které mohou být základem DPH podle nové metodiky. Struktura věty SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG 19

20 Výjimka číslo 5 Obsah výjimky 2XX, 321, 311, 399, 912, 917, 918, 931, 932, 941, 95X, 97X Charakteristika výjimky Ve výjimce jsou účty u kterých je umožněno na úrovních UZ, ORJ, ORG vytvářet v případě potřeby číselníky. Struktura věty SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG Výjimka číslo 6 Obsah výjimky 90X, 914, 916, 92X, 911, 933, 82399, 83199, Charakteristika výjimky Výjimka obsahuje účty u kterých je povoleno používání pouze analytického účtu. Struktura věty SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG Výjimka číslo 7 Obsah výjimky 5XX Charakteristika výjimky Náklady vedlejší hospodářské činnosti (zdaňované) ÚSC. Struktura věty SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG Výjimka číslo 8 Obsah výjimky 6XX Charakteristika výjimky Výnosy vedlejší hospodářské činnosti (zdaňované) ÚSC. Struktura věty SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG Výjimka číslo 9 Obsah výjimky 823, 831, 832 Charakteristika výjimky Použití účtů od zrušeno. Struktura věty SU AU ODPA POL ZJ UZ ORJ ORG 20