Organizační řád RD - 1/2011 verze 3. Organizační řád Městského úřadu Koryčany. SCHVALOVÁNÍ Funkce: tajemník MěÚ Koryčany

Transkript

1 MĚSTO KORYČANY Městský úřad Náměstí 401, Koryčany, IČ: Druh dokumentu.: Organizační řád RD - 1/2011 verze 3 Vydáno dne: Účinnost od: Počet stran: 22 Rada města Koryčany v souladu s ust. 102 odst. 2 písm. n) zák. č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, schvaluje Organizační řád Městského úřadu Koryčany Vypracoval: Bc. Prokešová Ludmila, DiS. Ověřil: Daníček Lubomír Schválil: Ing. Jamborová Hana SCHVALOVÁNÍ Funkce: tajemník MěÚ Koryčany Funkce: místostarosta města Koryčany Funkce: starosta města Koryčany Datum: Datum: Datum: Podpis: Podpis: Podpis: DISTRIBUCE Potvrzuji tímto, že jsem byl/a informován/a o vydání dokumentu a proškolen/a o jeho obsahu. Zavazuji se neprodleně proškolit příslušné zaměstnance úseku, nejpozději však do 14 dnů. Jméno: Funkce: Datum: Podpis Bc. Prokešová Ludmila, DiS. Vaňková Alena Šmarhák Jaroslav Ing. Klemová Zuzana Pluhařová Marie Brázdová Marie Mikulec Pavel Langová Anna Tajemník Sekretariát, podatelna Referent ICT Vedoucí Hospodářsko-správního odboru Finanční účetní Mzdová účetní Referent správy majetku města Vedoucí Odboru sociálních a vnitřních věcí, školství a kultury 1

2 Finstrlová Eva Holásková Iveta Zabloudilová Andrea Ing. Adamík Lukáš Dihlačková Lenka Mgr. Horák Jaromír Prokeš Josef Vybíralová Ilona Pokladna, Czech-point, evidence obyvatel Provozně technický pracovník pro kulturu Uklizečka Vedoucí Odboru životního prostředí stavebního úřadu Referent stavebního úřadu Referent stavebního úřadu Referent životního prostředí Knihovna a Kulturní a informační středisko Jana Svobodová Administrativní pracovnice - Knihovna a Kulturní a informační středisko 2

3 Čl. 1 Základní ustanovení Organizační řád Městského úřadu Koryčany (dále jen "MěÚ") stanoví zásady činnosti a řízení úřadu, úkoly a vzájemné vztahy odborů, organizační strukturu, rozsah pravomocí, povinností a odpovědností zaměstnanců úřadu. Organizační řád je závazný pro všechny zaměstnance obce zařazené do obecního úřadu. Čl. 2 Postavení a působnost MěÚ Postavení a působnost MěÚ upravuje zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů. V samostatné působnosti plní MěÚ úkoly uložené zastupitelstvem města a radou města, napomáhá činnosti výborů zastupitelstva města a komisi rady města. V přenesené působnosti plní MěÚ úkoly svěřené obci v oblasti státní správy a vyplývající ze zvláštních zákonů v územním obvodu dle přílohy č. 1 organizačního řádu. Čl. 3 Organizační struktura MěÚ 1. MěÚ tvoří starosta, místostarosta, tajemník, vedoucí odborů a ostatní zaměstnanci města Koryčany, zařazení do MěÚ (dále jen zaměstnanci). Zaměstnanci podílející se na výkonu správních činností, jsou dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů úředníky. Počet zaměstnanců stanovuje Rada města - viz příloha č. 2 organizačního řádu. 2. MěÚ se člení na: a) kancelář starosty a tajemníka, b) hospodářsko - správní odbor, c) odbor životního prostředí - stavební úřad, d) odbor sociálních a vnitřních věcí, školství a kultury. 3. Organizační struktura je přílohou č. 3 organizačního řádu. 4. Náplň agend jednotlivých odborů je uvedena v příloze č. 4 organizačního řádu. 5. Jménem MěÚ jedná starosta města, na základě zmocnění starosty a v rozsahu svěřené působnosti místostarosta, tajemník a vedoucí odborů. Ostatní pracovníci mohou jménem MěÚ jednat pouze na základě zmocnění, které je stanoveno v příloze č. 5 organizačního řádu. Čl. 4 Řízení MěÚ Každý zaměstnanec má pouze jednoho bezprostředně nadřízeného vedoucího pracovníka, jímž je řízen a jemuž odpovídá za svou činnost. V případě nutné koordinace činnosti nebo stanovisek jednotlivých odborů je koordinátorem tajemník nebo jím pověřený zástupce. Spory vzniklé mezi jednotlivými odbory při zabezpečování pracovních úkolů řeší tajemník, mezi pracovníky v rámci jednotlivých odborů vedoucí daného odboru. 3

4 Starosta 1. V čele MěÚ stojí starosta, který odpovídá za činnost úřadu v oblasti samostatné působnosti zastupitelstvu města a radě města. Je odpovědný za organizování, řízení a zajištění přiměřenosti a účinnosti kontrolního systému v souladu se zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů. Činnost zaměstnanců MěÚ řídí prostřednictvím tajemníka, který je bezprostředně nadřízený vedoucím odborů. 2. Plní obdobné úkoly jako statutární orgán zaměstnavatele podle zvláštních právních předpisů vůči tajemníkovi MěÚ. 3. Je bezprostředně nadřízen tajemníkovi a zaměstnancům obce nezařazeným do MěÚ. 4. Zastupuje tajemníka v době jeho nepřítomnosti v plném rozsahu. 5. Jmenuje administrátora datových schránek a jeho zástupce v souladu s 8, odst. 7 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. 6. Přijímá opatření k připravenosti MěÚ a organizací zřízených Městem Koryčany na plnění úkolů za branné pohotovosti státu a spojených s řešením mimořádných událostí (živelné pohromy, nehody, jiná nebezpečí), Hrozí-li nebezpečí z prodlení, ukládá právnickým osobám povinnost poskytnout osobní a věcnou pomoc při odstraňování následků živelné pohromy nebo jiné mimořádné události a o svých opatřeních bezodkladně informuje radu města. 7. Se souhlasem ředitele krajského úřadu jmenuje a odvolává tajemníka MěÚ. 8. Zajišťuje grantovou politiku - sledování možnosti grantů a dotací. 9. Koordinuje účasti města v programech a projektech kraje, v nadregionálních projektech a programech. 10. Zastupuje Město Koryčany v MAS Hříběcí Hory, z.s. 11. Zastupuje Město Koryčany v Dobrovolném svazku obcí Koryčansko-Zdounecko. Místostarosta 1. Zastupuje starostu v době jeho nepřítomnosti. 2. Plní úkoly na úseku investic města: a) připravuje plán investic města, b) vykonává činnost na úseku investorské a inženýrské činnosti, kterou koordinuje, usměrňuje, kontroluje, provádí a zajišťuje v plném rozsahu, c) zodpovídá za přípravu a realizaci staveb. Kontroluje kvalitu prováděných prací dle projektové dokumentace a uzavřených smluv o dílo v průběhu výstavby a v záruční lhůtě a uplatňuje případné reklamace. 3. Ze své činnosti je odpovědný zastupitelstvu města a radě města. Tajemník 1. Je jmenován a odvoláván starostou se souhlasem ředitele krajského úřadu. 2. Předkládá radě města návrhy na jmenování a odvolání vedoucích odborů MěÚ. 3. Zajišťuje výkon přenesené působnosti s výjimkou věcí, které jsou zákonem svěřeny radě města nebo zvláštnímu orgánu. 4. Odpovídá starostovi za plnění úkolů MěÚ v samostatné i přenesené působnosti. 5. Plní úkoly uložené mu zastupitelstvem města, radou města nebo starostou. 6. Plní vůči všem zaměstnancům města úkoly statutárního orgánu zaměstnavatele podle zvláštních právních předpisů a má podpisové právo v pracovněprávních vztazích. 7. Stanoví podle zvláštních právních předpisů platy všem zaměstnancům Města Koryčany. 8. Určuje pověřené osoby k práci s datovými schránkami v souladu s 8, odst. 7 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění 4

5 pozdějších předpisů a vydává oprávnění k přístupu k dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta. 9. Určuje osoby provádějící autorizovanou konverzi dokumentů z moci úřední v souladu s 23, odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. 10. Vymezuje ve spolupráci s vedoucími zaměstnanci práva a povinnosti pověřených osob v oblasti datových schránek a autorizované konverze dokumentů, v písemných pracovních náplních. 11. Uvědomí neprodleně Ministerstvo vnitra ČR a starostu města o tom, že hrozí nebezpečí zneužití datové schránky. 12. Má oprávnění k přístupu k dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta. 13. Vykonává působnost podle zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění pozdějších předpisů. 14. Vydává spisový řád, skartační řád a pracovní řád a další vnitřní předpisy MěÚ formou nařízení vedoucího úřadu, nevydává-li je rada města. 15. Dbá o účelnou organizaci práce úřadu, plynulý chod jeho činnosti, ve spolupráci s vedoucími odborů připravuje pro radu města návrh organizačního řádu včetně jeho příloh. Odpovídá za celkovou personální situaci, sleduje odbornou úroveň zaměstnanců a projednává s nimi způsob zvyšování kvalifikace. 16. Zajišťuje zpracování plánu vzdělávání a prohlubování kvalifikace úředníků dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, ve znění pozdějších předpisů. 17. Zúčastňuje se zasedání zastupitelstva města a jednání rady města s hlasem poradním. Vyhotovuje zápisy ze zasedání zastupitelstva města a jednání rady města včetně výpisů usnesení zastupitelstva města a rady města a zajišťuje zveřejnění usnesení zastupitelstva města a rady města. 18. Plní povinnosti odpovědného zaměstnance na úseku sociálního fondu v souladu s vnitřním předpisem Rozpočet a zásady čerpání sociálního fondu. 19. Rozhoduje o podjatosti vedoucích odborů ve správním řízení a činí potřebná opatření k zajištění dalšího řízení. 20. Řeší kompetenční spory mezi odbory, které působí v oblasti přenesené působnosti. 21. Zabezpečuje agendu sociální práce. 22. Zabezpečuje agendu sociálně-právní ochrany dětí. 23. Zabezpečuje agendu voleb. 24. Zabezpečuje správu veřejného osvětlení. 25. Zabezpečuje agendu SDH Koryčany, SDH Lískovec, SDH Blišice, JPO II Koryčany, JPO V Lískovec. Vedoucí odborů 1. Vedoucí odboru řídí práci příslušného odboru a odpovídá za jeho celkovou činnost, přičemž má zejména níže uvedená práva a povinnosti (mimo práva a povinnosti stanovené v pracovním řádu MěÚ). 2. Řídí se platnou právní úpravou. 3. Stanovuje v rozsahu činnosti odboru konkrétní úkoly svým podřízeným a přijímá opatření k jejich zajištění. 4. Ve spolupráci s tajemníkem vymezuje práva a povinnosti podřízených zaměstnanců v písemných pracovních náplních a hodnotí jejich činnost. 5. Zajišťuje spolupráci s ostatními odbory, v případě potřeby vyžaduje při plnění úkolů úřadu pomoc příslušných odborů. 5

6 6. Vymezuje rozsah oprávnění svých podřízených k jednání jménem odboru v jednotlivých případech. 7. V rozsahu působnosti odboru spolupracuje s příspěvkovými organizacemi zřízenými Městem Koryčany při zajištění jejich činnosti. 8. Odpovídá za finanční prostředky svěřené odboru. Dbá na hospodárnost při vynakládání finančních prostředků a při hospodaření s materiálně technickými prostředky. 9. Kontroluje dodržování právních předpisů v oboru své působnosti, včasnost a kvalitu plnění úkolů podřízenými pracovníky a provádí rozborovou činnost. 10. Zpracovává návrhy obecně závazných vyhlášek a nařízení v rámci působnosti odboru, kontroluje dodržování vydaných obecně závazných vyhlášek a nařízení v rámci působnosti odboru a navrhuje příslušná opatření. 11. Zpracovává vnitřní směrnice úřadu v působnosti odboru. 12. Zodpovídá za vyřízení stížností v souladu s vnitřním předpisem, stejně jako za zpracování podkladů radě města k vyřízení petic, oznámení a podnětů občanů v rámci působnosti odboru. 13. Spolupracuje s předsedou příslušné komise rady města a výborů zastupitelstva města, poskytuje jim podklady k plnění jejich úkolů. 14. Odpovídá za účelné rozmístění zaměstnanců v odboru. Sleduje odborný rozvoj a zvyšování kvalifikace zaměstnanců a úředníků v souladu se zákonem č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a zákonem č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, ve znění pozdějších předpisů. 15. Předkládá tajemníkovi návrhy na uzavírání dohod o provedení práce, dohod o pracovní činnosti a dohod o hmotné odpovědnosti na svém úseku. 16. Vyhodnocuje zkušební dobu, navrhuje disciplinární postih, příp. rozvázání pracovního poměru. 17. Odpovídá za zastupitelnost jednotlivých zaměstnanců v rámci daného odboru. 18. Navrhuje tajemníkovi změny platů a vyplácení mimořádných odměn svých podřízených. 19. Je povinen zajistit fungování vnitřního kontrolního systému v rámci vymezených povinností, pravomocí a odpovědností. 20. Je povinen podávat starostovi města včasné a spolehlivé informace o výsledcích dosahovaných při plnění stanovených úkolů v oblasti finančního řízení, o vzniku významných rizik, o závažných nedostatcích v činnosti orgánu veřejné správy a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě. 21. Se souhlasem tajemníka určuje svého zástupce a vymezuje rozsah zastupovaných činností. Zastupovaný a zástupce jsou povinni se vzájemně informovat o všech skutečnostech, které mohou mít vliv na řádný výkon funkce. Zastupovaný si může vyhradit právo rozhodnutí o zvlášť důležitých otázkách. 22. Je odpovědný za zajištění vlastní zastupitelnosti v době své nepřítomnosti na pracovišti. Vedoucí odboru a jeho zástupce nesmějí být současně nepřítomni na pracovišti po dobu delší než dva pracovní dny (mimo nemoci). 23. Účastní se zasedání zastupitelstva města a na vyzvání i jednání rady města. Odpovídá na dotazy a interpelace členů zastupitelstva města, případně členů rady města. 24. Na vyzvání se účastní nebo zajistí účast zaměstnance odboru na jednání komise rady města nebo výborů zastupitelstva města. Na vyžádání předsedy komise rady města a výborů zastupitelstva města připravuje potřebné materiály pro jejich činnost. 25. Připravuje materiály pro zasedání zastupitelstva města a jednání rady města, odpovídá za jejich obsah. 6

7 26. Odpovídá za správnost aplikace zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, včetně příslušné dokumentace a archivace, pokud tato činnost spadá do obsahové náplně odboru. 27. Zpracovává zprávy, výkazy, statistiky a analýzy vypovídající o činnostech řízeného odboru a organizačních složek. Zaměstnanci 1. Zaměstnanci jsou podřízeni vedoucím příslušných odborů a tajemníkovi, nezačlenění do odborů pouze tajemníkovi nebo vedoucím odborů se souhlasem tajemníka. 2. Zaměstnanci vykonávají svou činnost v souladu se zákony, ostatními právními předpisy, včetně usnesení vlády ČR, instrukcí ústředních orgánů státní správy, pracovním řádem, dalšími vnitřními předpisy MěÚ a svou pracovní smlouvou. Konkrétní pracovní povinnosti jsou jim stanoveny v pracovní náplni. Znalost právních předpisů, které se vztahují k práci, kterou vykonávají, je základní povinností. 3. Postavení zaměstnanců Města Koryčany, zařazených do MěÚ Koryčany a podílejících se na správních činnostech úředníků dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územně samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů je v rozsahu samostatného rozhodování a podepisování dokumentů stanoveno jmenovitě na základě zmocnění v příloze č. 5 tohoto organizačního řádu. 4. Zaměstnanci oprávnění k přístupu do datové schránky jsou povinni: a) využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního systému datových schránek, b) uvědomit neprodleně tajemníka o tom, že hrozí nebezpečí zneužití datové schránky. 5. Zaměstnanci pracující s osobními údaji, jsou povinni při zpracování osobních údajů dodržovat ustanovení zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. 6. Zaměstnanci využívající údaje ze základních registrů jsou povinni na základě oprávnění stanovených vnitřním předpisem dodržovat ustanovení zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů. 7. MěÚ je povinen zajistit všem zaměstnancům přístup k právním předpisům. Úředníci, na které se vztahuje vyhláška č. 512/2000 Sb., o zvláštní odborné způsobilosti úředníků územních samosprávných celků, stanovující předpoklady pro výkon funkce, jsou povinni složit zkoušky zvláštní odborné způsobilosti. 8. Spolupracují se starostou města, místostarostou, tajemníkem MěÚ a mezi sebou navzájem. Vnitřní vztahy mezi odbory, součinnost 1. Všechny odbory jsou povinny v rozsahu své působnosti vzájemně spolupracovat a poskytovat si informace o úkolech, které plní, vydávat stanoviska a posudky potřebné pro ostatní odbory, projednávat s nimi záležitosti týkající se úkolů spadajících do jejich kompetence. 2. Spolupráce mezi odbory se uskutečňuje na úrovni tajemníka, vedoucích odborů a ostatních zaměstnanců formou ústních dotazů, písemných stanovisek a pravidelných porad vedení města s vedoucími odborů. 3. Ústní dotazy jsou vyřizovány bezodkladně, požadavky na písemná sdělení dle závažnosti dotazovaných skutečností jsou zpravidla vyřizovány ve lhůtě do pěti pracovních dnů a u obtížnější problematiky vyžadující odborné posouzení ve lhůtě do 30 dnů. 4. Porady starosty, místostarosty a tajemníka s vedoucími odborů se konají dle potřeby, minimálně jednou měsíčně, vždy ale po zasedání zastupitelstva města a rady města. Předmětem porad je kontrola plnění úkolů, vzájemný přenos informací, pracovně právní 7

8 záležitosti a stanovení úkolů s určením odpovědnosti za jejich splnění. Z těchto porad se pořizuje písemný zápis. Odpovědnost odborů: Všechny odbory odpovídají zejména: a) za úplnost movitého a nemovitého majetku, který odbor užívá, hospodaření s ním a za jeho ochranu, b) za hospodaření s finančními prostředky dle schváleného rozpočtu z hlediska dodržování zásad hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti a za dodržování rozpočtové a finanční kázně, c) za kontrolní činnost ve svěřených oblastech působnosti, o závažných poznatcích z kontrolní činnosti informují přímého nadřízeného, d) za organizaci a způsob vedení spisové agendy na daném odboru v souladu s platným spisovým a skartačním řádem a souvisejícími právními předpisy, e) za tvorbu obecně závazných vyhlášek a nařízení ve své působnosti, f) za vyřizování peticí a stížností, oznámení a podnětů ve své působnosti, g) za poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu informacím, ve znění pozdějších předpisů ve své působnosti h) za zpracování vnitřních směrnic úřadu v působnosti odboru. Čl. 5 Zvláštní orgány 1. V případech stanovených zvláštními orgány zřizuje starosta pro výkon přenesené působnosti zvláštní orgány města, jmenuje a odvolává jejich členy. 2. Starosta města Koryčany zřídil Komisi pro projednávání přestupků. Čl. 6 Dokumentace právních předpisů 1. Vedoucí odborů jsou povinni zajistit, aby ve svých odborech byla dostupná úplná, aktuální a přehledná dokumentace právních předpisů a usnesení vztahujících se k činnosti příslušného odboru. 2. Originály smluv včetně veřejnoprávních a zřizovacích listin jsou uloženy na Hospodářsko-správním odboru. 3. Originály obecně závazných vyhlášek a nařízení jsou uloženy u tajemníka MěÚ. 4. Tajemník Městského úřadu Koryčany vede dokumentaci zápisů, usnesení a materiálů zastupitelstva města a rady města, vede evidenci vnitřních předpisů (příkazy, směrnice,...). Čl. 7 Závěrečná ustanovení 1. Tímto organizačním řádem se ruší organizační řád účinný od včetně jeho příloh. 2. Tento organizační řád včetně příloh nabývá účinnosti

9 3. Tento organizační řád včetně příloh schválila Rada města Koryčany usnesením č. RM 14/73/17 dne Ing. Hana Jamborová, v.r. starosta města Koryčany Lubomír Daníček, v.r. místostarosta města Koryčany Přílohy: Příloha č. 1 - Vymezení územního obvodu pro výkon státní správy pověřeného Městského úřadu Koryčany Příloha č. 2 - Stanovení počtu zaměstnanců města Koryčany zařazených do městského úřadu podle organizačních jednotek od Příloha č. 3 - Organizační struktura Městského úřadu Koryčany Příloha č. 4 - Agendy odborů Městského úřadu Koryčany Příloha č. 5 - Stanovení oprávněných osob pověřeného Městského úřadu Koryčany 9