S M Ě R N I C E K V E D E N Í P O K L A D N Y

Transkript

1 SOŠ, Louny, PO SMĚRNICE Účinnost předpisu: Pořadové číslo: 02/2011 Správce předpisu: Ekonomický útvar Název předpisu: S M Ě R N I C E K V E D E N Í P O K L A D N Y Změny: p.č. č. předpisu název předpisu účinnost od záznam provedl Směrnice k vedení pokladny Strana 1 (celkem 6)

2 DNEM ÚČINNOSTI TÉTO SMĚRNICE POZBÝVÁ PLATNOST SMĚRNICE Č.5/2008 K VEDENÍ POKLADNY, VČETNĚ DODATKU 1 Pro zajištění chodu organizace potřebnou hotovostí se definují tyto pokladny, jejich úkoly a pracovní postupy: 1. Hlavní pokladna Umístění Hlavní pokladna je umístěna na adrese Osvoboditelů 380, Louny, v kanceláři ekonomického útvaru. Organizační začlenění V rámci organizačního schématu je hlavní pokladna součástí ekonomického úseku organizace. Zaměstnanec zodpovědný za chod pokladny účetní hlavní pokladní (p. Seinerová) - je přímo podřízen rozpočtáři školy. Pro zajištění svých úkolů při styku s okolím (zaměstnanci organizace, externí osoby) jsou stanoveny tyto pokladní hodiny: Pondělí pátek: od 8,00 do 11,00 hod. V době nepřítomnosti hlavní pokladní (nemoc, školení, dovolená aj.) zajišťuje v nezbytné míře chod pokladny hlavní účetní, nebo rozpočtář, popř. ředitelkou školy určená osoba, mezi těmito zaměstnanci se pokladní agenda (hotovost) vždy předává formou předávacího protokolu. V rámci hlavní pokladny jsou zabezpečovány tyto úkoly: - příjem peněžní hotovosti zejména: od zaměstnanců (vratky nevyčerpaných záloh na drobná vydání a na služební cesty, úhrady manka v hotovosti, úhrady za prodej nepotřebného majetku organizace v hotovosti, platby odběratelů při úhradách vydaných faktur za hotové, vratky neoprávněně vyplacených mezd.) - výdej peněžní hotovosti zejména: vlastním zaměstnancům výplata mezd zaměstnanců organizace a žákům za produktivní práci, záloh na úhrady v hotovosti za organizaci, proplacení cestovních příkazů. Úhrada dodavatelům za dodané zboží a služby v hotovosti. Výplata stipendií a příspěvků žákům. Atd. - zabezpečení styku s bankovním ústavem zejména: zde jde o dotaci pokladny ze zdrojů na běžném účtu (výběr hotovosti v bance, zejména na výplatu mezd v hotovosti) a naopak odvod přebytečných prostředků nad pokladní limit jejich složením na bankovní přepážce vklad na běžný účet. A to i za prostředky v cizí měně valuty - nakládání s ceninami zejména nákup, úschova a výdej stravenek a případných dalších cenin. Za výše uvedené operace jsou vystavovány příjmové a výdajové pokladní doklady (je vedena pokladní kniha). Při své činnosti respektuje hlavní pokladní ustanovení Zák. č. 254/04 Sb. o omezení plateb v hotovosti. Pro kontrolu správnosti provedení pokladních operací si hlavní pokladní na konci každého dne uzavře pokladní knihu, zůstatek si odkontroluje na fyzický stav hotovosti v pokladně. Pokladními doklady jsou dle této směrnice: a) příjmové pokladní doklady a jejich přílohy b) výdajové pokladní doklady a jejich přílohy c) samotná pokladní kniha, v rámci které jsou v jedné vzestupné číselné řadě příjmové a výdajové pokladní doklady vystavovány. Směrnice k vedení pokladny Strana 2 (celkem 6)

3 U všech externích příloh pokladních dokladů - paragonů, faktur, stvrzenek - je hlavní pokladní povinna zkoumat, zda doklady obsahují předepsané náležitosti. Dále hlavní pokladní kontroluje, zda jí vystavované pokladní doklady jsou při výdeji hotovosti vystaveny jako výdajové, při příjmu jako příjmové, zda obsahují pořadové číslo, částku, účel operace, podpis příjemce u výdeje hotovosti, podpis hlavní pokladní. K drobným nákupům zboží a služeb za hotové jsou oprávněným zaměstnancům poskytovány zálohy a to buď jednorázové, či stálé. Při poskytování záloh je dodržován postup dle Směrnice k finanční kontrole, hlavní pokladní jsou kontrolovány podpisové vzory oprávněných osob. Vyúčtování jednorázové zálohy je provedeno příslušným zaměstnancem do pěti prac. dní po uskutečnění drobného nákupu, nejpozději však do konce daného měsíce, s důrazem zejména na datum příslušného roku. Při vyúčtování záloh na služební cesty se postupuje dle Opatření ředitelky školy k cestovním náhradám. Stálou zálohu je k prvnímu dni příslušného měsíce v organizaci oprávněn čerpat pouze : Stálá záloha je vždy vyúčtována k poslednímu dni v příslušném měsíci. - pro potřebu provozáře p. Příhody (objekty Postoloprtská ul. a Graf) ve výši Kč měsíčně (odpovědný p. Příhoda) čerpání v rámci limitu z hlavní pokladny záloha na drobné vydání - pro potřebu školních dílen v Říční ulici a v Postoloprtské ulici ve výši 7.000,- Kč měsíčně (odpovědná ing. Křivánková) čerpání v rámci limitu z hlavní pokladny záloha na drobné vydání Pro toto účetní období jsou stanoveny pro hlavní pokladnu tyto pokladní limity (tj. částky v CZK event. v přepočtu na CZK) o které při odchodu hlavní pokladní ze zaměstnání nesmí být překročena hotovost v trezoru): - hotovost v CZK ,- - hotovost v jiných měnách dle momentální potřeby, přepočet na CZK ,- - stravenky ,- - kolky a ostatní ceniny ve výši dvouměsíční průměrné spotřeby - mimořádná hotovost v CZK v den výplat (nevyzvednuté výplaty, stipendia atd.) navíc ,- Veškerá hotovost, která přesahuje výše uvedené limity, musí být odvedena na bankovní účet. Bezpečnostní opatření: Hotovost a ceniny jsou zásadně ukládány do trezoru a tento je vždy při odchodu hlavní pokladní z místnosti (i v průběhu prac. doby) uzamykán. Klíči od trezoru disponuje hlavní pokladní (ev. ji zastupující osoba), ta je povinna všemi klíči od trezoru v průběhu i na konci prac. doby řádně uzamknout jí do hmotné zodpovědnosti svěřené hodnoty (i valuty, šeky, směnky aj.) do tohoto trezoru. Pokladní zodpovídá za to, aby nedošlo k jejich ztrátě, zneužití. Pod hrozbou trestní zodpovědnosti je zakázáno zhotovovat od trezoru klíče-duplikáty. Druhé klíče k dispozici nejsou. Při odvodu hotovosti do banky a převozu hotovosti např. z banky do pokladny hlavní pokladní: - částky do výše Kč ,- přepravuje sama, za podmínek stanovených pojišťovnou - částky od Kč ,- do Kč ,- přepravuje v doprovodu druhého zaměstnance - domovníka, za podmínek stanovených pojišťovnou (tj. zejména: jedna osoba je vybavena obranným sprejem, hotovost je přepravována v pevné, řádně uzamčené a neprůsvitné kabele či kufru. Přeprava peněz se uskuteční bez zastávek nejbližší možnou trasou do místa určení). Směrnice k vedení pokladny Strana 3 (celkem 6)

4 Požadavky pojišťovny na způsoby zabezpečení proti odcizení loupeží: Kód Limit plnění (Kč) Požadovaný minimální způsob zabezpečení a uložení peněz a cenin při přepravě G1 do Přeprava musí být prováděna jednou pověřenou osobou, vybavenou obranným prostředkem. Peníze a ceniny musí být po dobu přepravy uloženy v uzavřené kabele nebo kufříku. G2 do Přeprava musí být prováděna dvěma pověřenými osobami (jedna z osob může být osobou doprovázející), alespoň jedna z nich musí být vybavena obranným prostředkem. Peníze a ceniny musí být po dobu přepravy uloženy v uzavřené kabele nebo kufříku. Inventarizace: prostředků v hotovosti a cenin je prováděna 3x v průběhu roku vždy k poslednímu dni čtvrtletí a dále k datu příslušného roku. 2. Vedlejší pokladna - kuchyň Umístění Vedlejší pokladna je umístěna na adrese: Osvoboditelů 380, Louny v budově školní jídelny, v kanceláři vedoucí jídelny. Organizační začlenění Vedlejší pokladna je organizačně začleněna v ekonomickém úseku. Agendu zabezpečuje vedoucí jídelny pokladní. (p. Veselá) Zabezpečované úkoly Vedlejší pokladna funguje v omezeném režimu sloužícím k zabezpečení provozu jídelny a výdejny, tedy pro příjem hotovostí za úhrady obědů od zaměstnanců, žáků, event. externích zákazníků, také pro nákup potravin pro kuchyň. Pokladní limit Pro svoje fungování disponuje vedlejší pokladna trvalou hotovostí ve výši Kč 5 000,- v drobných mincích. Pokud výše přijímané hotovosti ve vedlejší pokladně přesáhne Kč ,-Kč, je vedoucí jídelny povinna provést odvod této hotovosti do hlavní pokladny. Bezpečnostní opatření Nejsou přijata specifická bezpečnostní opatření. Hotovost je uložena v uzamykatelném příručním trezoru ve zdi. 3. Vedlejší pokladna provoz objektů Postoloprtská ulice a Graf Umístění Vedlejší pokladna je umístěna na adrese: Postoloprtská 2636, Louny v budově školy, v prostoru kanceláře provozáře. Organizační začlenění Vedlejší pokladna je organizačně začleněna v hospodářsko ekonomickém úseku. Agendu zabezpečuje provozář p. Příhoda. Směrnice k vedení pokladny Strana 4 (celkem 6)

5 Zabezpečované úkoly Vedlejší pokladna funguje v omezeném režimu sloužícím pouze pro příjem hotovostí, zejména za ubytování v ubytovně. Pokladní limit Pokud výše přijímané hotovosti ve vedlejší pokladně přesáhne Kč je provozář - pokladní povinen provést odvod této hotovosti do hlavní pokladny. Bezpečnostní opatření Nejsou přijata specifická bezpečnostní opatření. Hotovost je uložena v uzamykatelném samostatně stojícím trezoru. 4. Vedlejší pokladna dílny Umístění Vedlejší pokladna je umístěna na adrese: Říční 2684, Louny v budově dílen, kancelář zástupce pro PV. Organizační začlenění Vedlejší pokladna je organizačně začleněna v úseku zástupce ředitele pro praktické vyučování ing. Křivánková, která vykonává funkci pokladního. Zabezpečované úkoly Vedlejší pokladna funguje v omezeném režimu sloužícím pouze pro příjem hotovostí, zejména tržby za opravy vozidel, výkony švadlen, atd. Pokladní limit Pokud výše přijímané hotovosti ve vedlejší pokladně přesáhne Kč je pokladní povinna provést odvod této hotovosti do hlavní pokladny. Bezpečnostní opatření Nejsou přijata specifická bezpečnostní opatření. Hotovost je uložena v uzamykatelné příruční pokladně. 5. Vedlejší pokladna Domov mládeže Umístění Vedlejší pokladna je umístěna na adrese: Postoloprtská 2636 u vedoucího Domova mládeže. Organizační začlenění Vedlejší pokladna je organizačně začleněna v úseku pokladního vykonává vedoucí vychovatel (ing. Dziak) ředitelky školy. Funkci Zabezpečované úkoly Vedlejší pokladna funguje v omezeném režimu sloužícím pouze pro příjem hotovosti za ubytování a stravné žáků. Pokladní limit Pokud výše přijímané hotovosti ve vedlejší pokladně přesáhne Kč je pokladní povinen provést odvod této hotovosti do hlavní pokladny. Směrnice k vedení pokladny Strana 5 (celkem 6)

6 Bezpečnostní opatření Nejsou přijata specifická bezpečnostní opatření. Hotovost je uložena v uzamykatelné příruční pokladně. Na vedlejší pokladny se vztahují ustanovení pro hlavní pokladnu týkající se přepravy peněz do hlavní pokladny školy. Tato směrnice je účinná od pravidla v ní sepsaná nevylučují jiný postup, který může ředitelka školy, v odůvodněných případech, v rámci platné legislativy povolit. Leden 2011 je přechodné období, kdy dochází k předání hlavní pokladny mezi zaměstnanci hospodářsko ekonomického úseku. V Lounech dne : Podpis ředitelky školy.. Směrnice k vedení pokladny Strana 6 (celkem 6)