ESO9 Popis oblastí a funkcí

Transkript

1

2 Obsah 1. OBLASTI ŘEŠENÉ V IS ESO ÚČETNICTVÍ A FINANCE Účetnictví Finance Saldokonto Plánování Controlling OBCHOD A LOGISTIKA Nákup Prodej Sklad Úkoly Interní evidence Marketing Evidence pošty MAJETEK MANAŽERSKÉ VÝSTUPY - MIS ESO9 DASHBOARD VYHODNOCENÍ UDÁLOSTÍ ISIR INSOLVENČNÍ REJSTŘÍK EVIDENCE NEDŮVĚRYHODNÝCH PLÁTCŮ DPH A ZVEŘEJNĚNÝCH BANKOVNÍCH ÚČTŮ ANALÝZA SKLADU, OPTIMALIZACE NÁKUPU MONTÁŽE ADR EKO-KOM ZÁSILKOVÉ / PŘEPRAVNÍ SLUŽBY CRM DOPLŇUJÍCÍ OBLASTI Personalistika Mzdy Podání Výroba Datové schránky Platba kartou Doprava Servis Procesy a workflow Framework DMS správa dokumentů Inventura majetku pomocí čteček Prodejna Strana 2 z 37

3 E-shop Rozhraní Váhy Generátor sestav Reporting server Synchronizace kontaktů z ESO9 do MS Outlook Získání GPS souřadnic Export souřadnic do KML Strana 3 z 37

4 1. Oblasti řešené v IS ESO9 1.1 Účetnictví a finance Oblast obsahuje činnosti spojené s vedením podvojného účetnictví firmy, lze zde evidovat hotovost firmy jak peněžní tak nepeněžní, sledovat pohledávky a závazky. Provádí se zde párování účetních zápisů (úhrady dokladů), tvorba platebních příkazů a načítání bankovních výpisů. Je možné zde vytvářet zápočty a postoupení pohledávek, vytvářet upomínky a penalizační faktury. Lze zde vytvářet opakované doklady nebo plánované doklady, je možné si tisknout vlastní controllingové výstupy. Při implementaci je použito standardní vstupní a výstupní rozhraní. Podle požadavků zadavatele jsou pouze připravovány výstupní sestavy Účetnictví Oblast Účetnictví provádí činnosti související se správou účetních zápisů v hlavní knize. Hlavní knihu tvoří jednotlivé účetní zápisy ze všech účetních dokladů. Snahou je maximum účetních operací provádět automaticky a eliminovat tím možnost vzniku chybných zaúčtování prvotních dokladů, proto většina účetních zápisů vzniká již při tvorbě dokladů v jiných agendách (např. faktury, bankovní výpisy, pokladní doklady, zápočtové doklady, skladové příjemky a výdejky a další). Rozúčtování každého účetního dokladu je zakládáno automaticky podle účetních předpisů definovaných v nastavení systému. Rozúčtování dokladů je možné ručně upravovat. Přímo v účetnictví jsou pořizovány a evidovány tyto doklady: interní doklady, účetní zápisy a doklady importované z jiných systémů (zejména mzdy z produktu ESO9 MZDY). Lze zde vytvářet opravné položky a odpisy pohledávek. Umožňuje také opravovat zaúčtování účetních dokladů, a to i těch vzniklých v jiných oblastech. Dále jsou zde prováděny účetní operace, které souvisí s uzavíráním a otevíráním účetních období (měsíční pro jednotlivé agendy i pro celou firmu, roční i mimořádné). Je možné zde kontrolovat správnost zaúčtování a opravovat zaúčtování. Lze vytvářet Výkazy DPH a Souhrnné hlášení a zde vytvořené Výkazy DPH a Souhrnné hlášení exportovat. Je možné zasílat hlášení pro INTRASTAT v elektronické podobě. Součástí základního řešení jsou i výstupy respektující platnou legislativu a výstupy sloužící pro vnitřní potřeby firmy. Strana 4 z 37

5 Tiskové výstupy respektující platnou legislativu jako jsou Daňové přiznání DPH, Výkaz zisku a ztrát, Rozvaha aktiv a pasiv, Výkaz Cash flow, Přiznání spotřební daně, Přiznání ekologické daně za elektřinu, za pevná paliva a za plyn jsou standardní součástí ESO9. Výstupy je možno libovolně přizpůsobit dle požadavků zadavatele. Tiskové výstupy pro potřeby firmy, jako jsou např. Deníky dokladů a Výsledovka je možné přizpůsobit dle požadavků zadavatele, případně je možné dle zadání vytvořit další tiskové výstupy Finance Oblast Finance provádí činnosti související s tokem peněžní a nepeněžní hotovosti firmy na pokladnách a bankovních účtech. Bezhotovostní platební stykem rozumíme nejen oblast komunikace s bankami (vytváření platebních příkazů, stahování bankovních výpisů, sledování stavu bankovních účtů, vytváření bankovních zástav), ale také případné ruční načítání kurzovního lístku a celního kurzovního lístku. Kurzovní lístky lze stahovat i automaticky. Hotovostním platebním stykem rozumíme oblast pokladen (příjmy a výdaje, vrácení DPH při vývozu zboží mimo EU, kontrola hotovosti na pokladnách pomocí výčetek). Bankovní účty i pokladny jsou evidovány ve společném číselníku a mohou být vedeny jak v domácí měně, tak v jiných měnách. Zůstatek je možné sledovat jak ve valutě, tak v přepočtu na Kč. Peněžní pohyby lze také generovat v přímé vazbě na obchodní proces firmy v agendách obchodu (např. platební příkaz z faktury přijaté, úhrada v hotovosti z faktury vydané apod.) a zde provádět pouze jejich formální kontrolu a výsledné operace související například s exportem platebních příkazů do banky. Bezhotovostní platební styk umožňuje jak automatické tak ruční zakládání bankovních výpisů, při automatickém zakládání se využívají importní soubory z banky. Po importu je možné bankovní výpisy automaticky spárovat (uhradit tak např. fakturu apod.) Umožňuje také ruční nebo automatické zakládání platebních příkazů, z kterých se pak vytváří exportní soubor do banky. Jestliže bylo vypočteno (nebo zadáno ručně) skonto, lze současně s vytvořením platebního příkazu vytvořit interní doklad pro zaúčtování skonta (který se jako částečná úhrada automaticky spáruje s fakturou). V IS je zapojena kontrola důvěryhodnosti plátců DPH a kontrola použití zveřejněného bankovního účtu. V současné době ESO9 umožňuje elektronickou komunikaci se všemi tuzemskými bankami. Součástí základního řešení jsou také tiskové výstupy, které se týkají peněžních prostředků firmy. Tyto umožňují mít přehled o aktuálním stavu hotovosti na pokladnách a v bankách, jejich vývoji v čase, a přehled o příjmech a výdajích a další Saldokonto Oblast Saldokonto umožňuje na základě obecného principu saldokontních účtů účetní osnovy sledovat konečné zůstatky těchto účtů až na nejnižší úroveň detailu nespárovaných účetních zápisů, které tvoří zůstatek účtu. Saldokontem rozumíme vyrovnanost jednotlivých obchodních nebo účetních případů (tedy např. zda již byla faktura uhrazena apod.). Při sledování saldokonta dochází k párování, tedy ke spojení odpovídajících účetních zápisů k sobě a tím k vytvoření nulového zůstatku této skupiny účetních zápisů. Párovat je možné jednotlivě nebo skupinově, hromadně nebo ručně, plně nebo částečně. Párovat lze také v jiných agendách, např. při Strana 5 z 37

6 importu bankovních výpisů a dále z hlaviček dokladů (bankovní výpisy a pokladní doklady) a z účetních zápisů dokladů (faktury, interní doklady) Hlavní oblastí jsou především pohledávky a závazky vyplývající z obchodních styků firmy. Dále lze definovat a sledovat i ostatní saldokontní účty, například pořízení materiálu, daňové odvody a jiné. Při evidenci cizích měn je možné sledovat saldokonto účetního případu jak v Kč, tak v cizí měně. Do Saldokonta vstupují všechny doklady, v jejichž rozúčtování se vyskytuje některý saldokontní účet. Přímo v Saldokontu vznikají následující doklady: doklady kurzovních zisků a ztrát, doklady párovacích zisků a ztrát, zápočtové doklady, doklady vznikající při postoupení pohledávek, upomínky a penalizační faktury vydané. Zápočty slouží pro vyrovnání vzájemných pohledávek a závazků firmy se zvoleným obchodním partnerem. Při postoupení pohledávek se jedná se obchod mezi třemi subjekty. V tomto obchodu mohou nastat z pohledu naší firmy 3 varianty: a) Naše firma má pohledávky vůči subjektu 2, tyto pohledávky od nás kupuje subjekt 1 (stane se pro nás novým dlužníkem). b) Naše firma má závazky vůči subjektu 1, od kterého je kupuje subjekt 2 (jemu nyní budeme dlužit). c) Naše firma kupuje pohledávku, kterou má subjekt 1 (prodávající) u subjektu 2 (dlužník) Penalizační faktury se vystavují na pohledávky uhrazené po splatnosti, na kterých bylo smluvně sjednáno penále za pozdní úhradu. Penalizační faktury je možné vytvářet buď pouze z uhrazených dokladů, nebo i pro dosud neuhrazené faktury. Upomínky k neuhrazeným dokladům pohledávek je možné vystavovat ručně, ale je možné nastavit automatické zasílání upomínek em. Je možné také nastavit automatickou kontrolu pohledávek při pořizování dokladů pro subjekty v jiných agendách v závislosti na celkové dlužné částce a době po splatnosti. Podle nastavení se pak při pořizování dokladu může zobrazit varovná hláška nebo může být zakázáno doklad založit. Klíčová oblast pohledávek a závazků je dále podpořena základními operativními výstupy, které umožní mít jak celkový, tak detailní přehled o dlužnících a věřitelích a umožňuje sledování závazků a pohledávek podle různých kritérií. Také je možné provádět inventarizace pohledávek a závazků Plánování Oblast Plánování sdružuje dva druhy činností, které se týkají opakujících se dokladů a vytváření a vyhodnocování plánu. Opakované doklady slouží zejména k usnadnění práce při pořizování dokladů, které se pravidelně opakují (např. předpisy leasingových splátek). Tím lze jednak předejít opomenutím, jednak je možné plánovat stav finanční hotovosti firmy podle známých potřeb nejbližšího období. Je možné generovat opakované doklady jak skutečné tak plánované. Z plánovaných se mohou později stát doklady skutečné. Opakované doklady se generují do systému na základě zadané šablony/předpisu. Strana 6 z 37

7 Pro plánování účetních nebo obchodních výsledků lze pořizovat plánované doklady. Doklady je možné vytvářet ručně, nebo je generovat na základě obratů na účtech v předchozích obdobích. Plánování účetních zápisů je možné v detailu na účet, středisko až po zakázku. Výstupy pro vedení firmy umožňují srovnání plánovaných a skutečných hodnot v potřebné struktuře. Pomocí plánovaných dokladů je možné sledovat a vyhodnocovat veškeré požadované ukazatele včetně cash flow Controlling Oblast obsahuje výstupy z controllingových výkazů. V těchto výkazech je (oproti výkazům z účetnictví, jako jsou Výkaz zisku a ztrát, Rozvaha aktiv a pasiv, Výkaz Cash flow) rozšířen způsob a možnost filtrování hlavní knihy na položky účet, středisko, zakázka, doplňující údaj. K uživatelské definici těchto výkazů slouží samostatná oblast v agendě nastavení systému. Výkazy jsou sestavovány z účetních zápisů s použitím standardních funkcí na sestavení hlavní knihy. Strana 7 z 37

8 1.2 Obchod a logistika Sdružuje činnosti spojené s obchodními aktivitami firmy. Řeší celý obchodní proces včetně nákupu, prodeje a skladování zboží a materiálu. Vytváří a evidují se zde cenové poptávky a nákupní objednávky, sleduje se zde plnění nákupních objednávek. Pořizují, evidují, kontrolují a schvalují se zde přijaté faktury. Zakládají a evidují se zde cenové nabídky a prodejní objednávky, sleduje se zde plnění prodejních objednávek. Pořizují, evidují a kontrolují se zde faktury vydané. Dále se zde eviduje zboží a materiál na všech skladech firmy, pořizují a evidují se zde pohyby na zboží a materiálu, je možné provádět inventuru skladových zásob, přecenění skladových zásob, jejich převody mezi sklady nebo záměny v rámci skladu. Také je zde možné předávat prodejní objednávky, montážní příkazy, cenové nabídky, kampaně a další jiným uživatelům jako úkoly k řešení a sledovat jejich plnění (řešení). Lze také evidovat porady a vytvářet úkoly z porad. Je možné zde sledovat marketingové aktivity a údaje o subjektech, pořizovat kampaně. Pořizují a evidují se zde přijaté a odeslané poštovní zásilky. Vznikají zde mimo jiné i účetní doklady, jejichž účetní zápisy vstupují do oblasti Účetnictví. Mohou zde také vznikat peněžní pohyby, které vstupují do oblasti Finance. Snahou je minimalizovat pořizování dat, proto IS ESO9 umožňuje vytvoření následných dokladů z definovaných předchůdců pomocí kopírovacích funkcí systému. Např. z prodejní objednávky vznikne skladová výdejka účetní a z ní faktura vydaná. Vzniklý doklad je možné prohlédnout pomocí odkazu Vzniklý doklad. Všechny doklady jsou provázány tak, aby bylo možno sledovat jak jejich vznik, tak i následníky vytvořené z nich přes odkaz Historie. Tímto postupem je zajištěna možnost dohledání historie celého obchodního případu, zároveň se usnadněno pořizování nových dokladů, neboť při kopírování se maximum údajů z výchozího dokladu přenese do dokladu vznikajícího. Kopie je možné realizovat jako kopie celého dokladu, nebo jen vybraných složek. Při kopírování je možné některé údaje měnit. Faktury si lze mezi subjekty vyměňovat ve formátech XML nebo ISDOC(X). Pro výměnu dokladů mezi subjekty s IS ESO9 lze použít formátu XML, pro výměnu mezi subjekty s různými IS lze využít formátu ISDOC(X). Faktury přijaté je možné do IS ESO9 z uvedených formátů pořídit importem, faktury vydané lze do uvedených formátů z IS ESO9 vyexportovat Nákup Oblast Nákup zajišťuje plnění požadavků zásobování zbožím pro obchodní potřeby, materiálem pro potřeby výroby a samozřejmě materiálem režijní spotřeby spojené s provozem společnosti, zajišťuje nákup služeb od dodavatelů. Nákup obsahuje souhrn činností, které svou povahou zajišťují například: evidence cenové poptávky, vystavení nákupní objednávky, evidence faktur přijatých, výstupní sestavy apod. Každý z uvedených dokladů může být pořízen ručním zadáním, ale je výhodné a je doporučováno pořizovat doklady kopírováním. Základní rozdělení nákupních dokladů je na doklady tuzemské a zahraniční. Další dělení závazků podle typu dokladů je například na faktury přijaté, faktury přijaté zálohové a faktury přijaté zálohové daňové. Nákupní objednávky lze kromě ručního pořízení také vygenerovat podle stavu skladových zásob, v takovém případě systém podle nastavení bilanční rovnice navrhne množství, které by bylo vhodné objednat. Množství Strana 8 z 37

9 k objednání lze také navrhnout podle výsledků ABC analýzy v samostatné oblasti mimo oblast Nákupu, podrobněji je popsáno v kapitole Analýza skladu, optimalizace nákupu. Vytváří se zde také nákupní objednávky konsignačního zúčtování (naše firma vede konsignační sklad jiné firmy). Z nákupních objednávek je možné vytvářet reklamace k dodavatelům. Lze zde kontrolovat a sledovat plnění nákupních objednávek. Kontroluje se zde oprávněnost faktur přijatých, lze je buď jednotlivě, nebo hromadně schvalovat. Je možné také pořizovat doklady DPH mimo CZ, což slouží k evidenci dokladů firmy, která má registraci pro DPH i v jiných státech EU. Je možné zde v číselnících evidovat dodavatele a nakupované zboží a služby Prodej V oblasti Prodeje vytváří a eviduje prodejní nabídky a prodejní objednávky, sleduje jejich plnění. Vystavuje a eviduje faktury vydané. Oblast Prodej provádí činnosti spojené s tou částí obchodního procesu, která se týká odběratelů zboží a služeb. Na základě přijaté prodejní objednávky lze realizovat plnění dodávek, sledovat objem plnění a vystavovat faktury spojené s dodávkami. Dalšími součástmi může být například správa kmenových dat a operativní výstupy. Tato oblast bude plně přizpůsobena požadavkům zadavatele. Při implementaci je vždy vstupní a výstupní rozhraní optimalizováno podle potřeb zadavatele tak, aby odpovídalo jeho zvyklostem. Oblast Prodej obsahuje souhrn činností, které zajišťují například: evidence cenových nabídek, vystavení prodejní objednávky, vystavení faktury vydané apod. Základní rozdělení prodejních dokladů je na doklady tuzemské a zahraniční. Další dělení pohledávek podle typu dokladů je například na faktury vydané, faktury vydané zálohové a faktury vydané zálohové daňové. Stejně jako v oblasti Nákupu je i zde doporučováno v maximální míře vytvářet doklady kopírováním, aby byl zachován řetěz posloupnosti. Prodejní objednávky je možné prověřit vzhledem k možnostem dodání, je možné je zde zobrazovat ve formě kalendáře. Z prodejních objednávek je možné vytvářet reklamace k odběratelům. Lze zde kontrolovat a sledovat plnění prodejních objednávek. Je možné také pořizovat doklady DPH mimo CZ, což slouží k evidenci dokladů firmy, která má registraci pro DPH i v jiných státech EU. Je možné zde v číselnících evidovat odběratele, zakázky a prodávané zboží a služby. Lze zde tisknout ceníky zboží a služeb. Strana 9 z 37

10 V oblasti Prodeje je maximální podpora cenové politiky zadavatele. Systém umožňuje nastavit na základě požadavků zadavatele různé kombinace cen a slev pro odběratele. Při cenové politice se využívá například těchto základních mechanismů: zařazení zákazníků do skupin a zařazení sortimentu do skupin. Cenová politika může nabývat kombinací, kdy je prodejní cena určena kombinací skupina zákazníků skupina sortimentu, skupina zákazníků konkrétní sortiment, konkrétní zákazník skupina sortimentu, konkrétní zákazník konkrétní sortiment. Samozřejmě je možné využít i přímého nastavení prodejní ceny přímo ze sortimentu, případně zadáním při prodeji. Slevy je možné určovat ve stejné struktuře jako cenovou politiku. Sleva může být určena např. na základě odebraných počtů MJ sortimentu, případně přímým zápisem při prodeji do dokladu Sklad Oblast Sklad provádí činnosti spojené se skladováním zboží. Jednotlivé položky skladových zásob jsou vedeny na tzv. kartách zboží (v tomto případě pojem zboží neznamená účetní kategorii, karty zboží zahrnují zboží, materiál, hotové výrobky, polotovary, ), které jsou v systému evidovány ve dvou číselnících, Zboží a Zboží na skladě. Číselník Zboží obsahuje výchozí údaje pro identifikaci a ocenění zboží, dále údaje o balení, značení, dodavatelích. Každé zboží, které se ve firmě vyskytuje, má v této tabulce jeden záznam. Číselník Zboží na skladě obsahuje odkaz na číselníky Zboží a Sklad. Jedno zboží má v číselníku tolik záznamů, na kolika skladech je evidováno. Pro každý záznam eviduje stavy, ceny, způsob účtování atd. Při běžném provozu na skladech se běžní uživatelé nemohou zabývat tím, jak se jimi pořizované doklady účtují. Více než v jiných agendách je proto nutné, aby naplňování středisek a účtů na dokladech a následný vznik rozúčtování probíhaly automaticky. Toto nastavení je součástí implementace IS ESO9 a je prováděno certifikovaným pracovníkem dodavatelské firmy. Snahou je minimalizovat pořizování dat, proto lze příjmy a výdeje realizovat kopírováním z přijatých nebo vydaných objednávek, což zároveň umožňuje okamžitou kontrolu plnění. Pohyby zboží na skladových kartách realizují skladové příjemky a výdejky. Mohou být účetní (s cenou) a fyzické (pouze množství bez ceny). Používání či nepoužívání fyzických příjemek a výdejek závisí na způsobu práce ve firmě. Používají se zejména v Strana 10 z 37

11 případě, kdy v momentě příjmu na sklad vedený v průměrných cenách není známa pořizovací cena zboží. Pokud se pracuje s velkým množstvím dokladů, je lepší namísto jednotlivých kopií fyzických dokladů na účetní používat účetní uzávěrku skladů. Při účetní uzávěrce skladů se fyzické příjemky a výdejky na účetní nekopírují, ale přemění. Načítají a evidují (nepořizují) se zde také doklady z ESO9-Prodejny. Dále se zde rozpouští vedlejší náklady vztažné i nevztažné, vytváří se zde převodky zboží (mezi různými sklady) a záměny zboží (v rámci jednoho skladu). Je možné realizovat přecenění skladových zásob, storna a výdej cenových odchylek. Lze provádět inventuru skladových zásob, tedy tisknout podklady pro inventuru, zadávat skutečné zjištěné stavy a zaúčtovat inventurní rozdíly. Lze zde v číselnících evidovat dodavatele a odběratele, karty zboží a zboží na skladě. Součástí oblasti jsou kontrolní sestavy nad skladovou evidencí, které zobrazují rozpory mezi obraty zboží, zobrazují složky dokladů s nulovým množstvím nebo nulovou cenou, převodky u kterých navzájem nesouhlasí údaje na výdejce a příjemce, skladové doklady s nesprávnou účetní skupinou a kontrolují účtování skladových dokladů. Sklady podporují evidenci zboží, materiálu, služeb jak v průměrných cenách, tak i metodou pevných cen, pevných cen s odchylkou nebo metodou FIFO. Standardně je systém nastaven pro účtování metodou A. Nastavení systému pro účtování metodou B je součástí implementace informačního systému ESO9 a je prováděno certifikovaným pracovníkem dodavatelské firmy. Oblast skladového hospodářství využívá moderních nástrojů pro usnadnění práce obsluhy (čtečky čárového kódu, čipové karty, PDA zařízení) jako například při výdejích, příjmech či inventurách. Skladové karty podporují evidenci šarží, práci s obaly, balením, současně platnými různými měrnými jednotkami pro danou kartu, přepočty fyzikálních vlastností při příjmu a výdeji na/ze skladu (například objemové přepočty v závislosti na teplotě paliv). Dále je možné sledovat expirační hodnoty, vícejazyčné označení, označení pro dodavatele (při objednávání) apod. V oblasti je možný také přímý prodej ze skladu za hotové, kdy dochází k tomu, že se výdejky ze skladu chovají zároveň jako faktura vydaná, kterou tedy již v tomto případě není nutno následně vytvářet. Dále je umožněno rychlé vystavení příjmového pokladního dokladu. Je možné zde pomocí doplňku zaplatit kartou přes platební terminál, viz kapitola Platba kartou Úkoly Interní evidence Oblast Úkoly sdružuje činnosti spojené s řízením a sledováním prací na úkolech v rámci firmy. Je možné předávat prodejní objednávky, montážní příkazy, cenové nabídky, kampaně (a případně další) jiným uživatelům k řešení a sledovat jejich plnění. Uživatel může sledovat a kontrolovat úkoly jím zadané nebo jemu určené. Tento řešitel může z úkolu vytvořit dílčí úkoly a zadat je k řešení dalším uživatelům. Pod každým prvotním úkolem tak může vzniknout celá hierarchie dílčích úkolů. Kromě podúkolů lze ke každému úkolu zadávat také plnění. Strana 11 z 37

12 Pod již existující hlavičky prodejních objednávek, cenových nabídek a dokladů kampaní jsou úkoly, jejich podúkoly a plnění zakládány jako nové složky. Od původních složek objednávek, nabídek a kampaní se liší speciálními druhy pohybů. Vazby mezi původními složkami, úkoly, podúkoly a plněními se automaticky zapisují do historie složek. Tím je umožněno přesně vysledovat postup prací a zodpovědné osoby při řešení každé prodejní objednávky, cenové nabídky nebo kampaně.lze zde také evidovat porady a zakládat úkoly z porad, což slouží pro management firmy. Je zde možné kontrolovat a vyhodnocovat kapacity pracovníků. Je možné zobrazit úkoly pracovníka v kalendáři, případně jeho vytíženost v grafu. Kalendář pracovníka lze zobrazit i pomocí technologie Silverlight. Z kalendáře je možné měnit čas zahájení, čas ukončení a text jednotlivých úkolů v kalendáři. Dále lze položky kalendáře (tedy úkoly) vymazat, je možné se z něj odkazem dostat na úkol. Lze zobrazit svátky a definovat zobrazení časových os. Strana 12 z 37

13 1.2.5 Marketing Oblast Marketing umožňuje sledovat marketingové údaje o zákazníkovi např. pořizovat záznamy o aktivitách pracovníků obchodu a marketingu, spojených s konkrétním zákazníkem. V části aktivity lze evidovat schůzky, telefonické hovory, jednání a evidovat přílohy ve formě libovolného dokumentu. Je možné sledovat údaje o subjektech a poskytuje množství přehledových sestav o obchodních aktivitách firmy zaměřených na konkrétní subjekt. Dále umožňuje pořizování a evidenci cenových nabídek a kampaní. Pro sledování evidence poskytnutých propagačních materiálů by bylo možné např. evidovat samostatný neúčetní sklad propagačních materiálů, ze kterého se výdejem zadají odběry na konkrétního zákazníka. Nad pořízenými doklady je možné vytvářet sestavy jako u jiných skladů. Aktivity lze také synchronizovat s MS Exchange Serverem, podrobnosti jsou uvedeny v kapitole CRM. Lze zde také přejít na číselník subjektů (obchodních partnerů ). Každý subjekt je v systému identifikován pomocí jednoznačného klíče identifikátoru, který vstupuje do hlavičky dokladu. Jako kód může sloužit např. IČO nebo rodné číslo nebo jakýkoliv jiný kód, závisí na vnitropodnikové konvenci. Ke každému subjektu je možné evidovat několik adres, z nichž některá slouží jako fakturační, jiná jako dodací atd. Každý subjekt má libovolně mnoho bankovních účtů, stejně tak libovolně mnoho kontaktních osob. Z nich vždy jedna adresa, jedna osoba a jeden bankovní účet jsou pro subjekt implicitní. Na dokladech však může být použita kterákoliv adresa, osoba i účet. Osoby (kontakty) subjektů je možné pomocí doplňku synchronizovat s MS Outlook, viz kapitola Synchronizace kontaktů z ESO9 do MS Outlook. K adresám subjektů lze pomocí doplňku stahovat GPS souřadnice, tyto pak pomocí dalšího doplňku exportovat, viz kapitoly Získání GPS souřadnic a Export souřadnic do KML. Protože subjekt může být k firmě ve více typech obchodních vztahů, je možné přiřadit subjekt do konkrétního typu např. dodavatel, odběratel, velkoobchodní odběratel apod. Jeden subjekt může být ve více typech. Toto rozdělení podle typu subjektu je možné využít pro rozdělní subjektů do libovolně definovaných skupin (např. podle požadovaných parametrů i například podle regionů, okresů ). Na základě přiřazení do typu subjektu lze Strana 13 z 37

14 definovat podmínky obchodního vztahu např. cenové, dodací, platební podmínky, sazbu penále, cenovou politiku, nastavení pro vytváření skont apod. Tyto obchodní podmínky se uplatní při vyplňování dokladu pro subjekt. K subjektu je možné evidovat volně definovatelné poznámky. Kontaktní osoby subjektů je možné synchronizovat s kontakty MS Outlook Evidence pošty Oblast Evidence pošty sdružuje činnosti související s evidencí přijatých a odeslaných poštovních zásilek. Pomocí kopírovacích funkcí systému lze z dokladu přijaté pošty vytvořit Fakturu přijatou účetní nebo Fakturu přijatou zálohovou. 1.3 Majetek Tato oblast provádí činnosti spojené s evidencí hmotného i nehmotného majetku, pohybů majetku, generuje odpisy majetku a poskytuje tiskové výstupy o majetku, jeho pohybech a účtování. V oblasti odpisů respektuje plně platnou legislativu. IS ESO9 umožňuje rovněž provádět zaúčtování majetku dle standardů IAS. Základní údaje se evidují na kartě majetku. Karta majetku může vzniknout ručním pořízením nebo založením kopií ze složky faktury přijaté. Pro správnou funkci jsou klíčová nastavení účetní skupiny (určuje účet z účetní osnovy) a odpisové skupiny (obsahují předpisy pro výpočty odpisů). Je možné definovat různé předpisy pro generování účetních odpisů a daňových odpisů (případně IAS odpisů) tak, aby vyhovovaly jak potřebám firmy, tak platné legislativě. Ke každému majetku se evidují všechny pohyby, které souvisí s jeho evidencí jedná se o zařazení, vyřazení, daňové a účetní odpisy, technické zhodnocení, rozdělení, převody na jiné středisko, umístění nebo osobní číslo (jedná se o osobní číslo z číselníku databáze PAM, takže je akci možno provádět pouze v případě, že je modul ESO9 PAM nainstalován). Veškerá manipulace s majetkem je v systému vedena na dokladech. Pro jeden majetek existuje jedna hlavička dokladu, každá složka pod touto hlavičkou reprezentuje jeden pohyb majetku. Ke každé složce vzniká automaticky podle nastavení číselníků její zaúčtování. Složka patří do různých účetních období dle data pohybu Strana 14 z 37

15 majetku. Stav složky pohybu majetku udává, zda již byla zaúčtována či nikoliv. Provedení účetní uzávěrky účetního období (v oblasti Účetnictví) složku převede do stavu "zaúčtováno" a dále ji není možno měnit. Odpisy je možné generovat pro zadaný rozsah období s možností výpisu předpokládaného plánu odpisů. Generovat odpisy je možné pro každou kartu jednotlivě nebo pro všechny karty hromadně. Při hromadném generování lze generovat buď pouze skutečné odpisy, nebo skutečné a k tomu i plánované odpisy. Samostatně se evidují odpisy účetní i daňové (případně i IAS). Daňové odepisování lze přerušit. 1.4 Manažerské výstupy - MIS Manažerské výstupy jsou klíčovým prvkem smyslu celého informačního systému. Sdružuje potřebné výstupy pro vrcholové vedení firmy především z dat účetních zápisů (Účetnictví a Finance) a z dat obchodních dokladů (Nákup, Prodej, Sklady). Definice manažerských výstupů je nedílnou součástí implementace. Výstupní sestavy lze vytvářet jak z dat účetních zápisů, tak z typů dokladů. Systém umožňuje sledovat aktuální stav, historické údaje a vývoj v čase. Z oblasti Účetnictví a Finance to mohou být celostátně platné výkazy, nebo základní přehledy o stavech účtů hlavní účetní knihy, údaje o pohledávkách a závazcích, nebo o stavu hotovosti. Z obchodní oblasti (Nákup, Prodej, Sklady) to jsou jak přehledy o stavu objemu nákupu, prodeje a zásob, tak přehledy o objemech vzájemných dodávek s dodavateli i odběrateli. Údaje je možno sledovat v jednotkovém i korunovém vyjádření. Na základě požadavků vrcholového vedení firmy zadavatele je dále možné v podoblasti MV OLAP vytvářet komplex výstupů především nad daty, které agregují skutečnosti v minulých obdobích. Podoblast slouží pro porovnání plánů a skutečností, dynamicky lze volit sledované ukazatele. Je zde použita technologie MS OLAP, klientské prostředí je realizováno pomocí MS Web Office Component s možností plynulého přechodu do aplikace MS Excel, kde je možné realizovat další potřebné výpočty a zobrazení. Data zobrazovaná v těchto činnostech nemusí odpovídat aktuálním hodnotám v databázi, ale zobrazují hodnoty provedené posledním přepočtem. Strana 15 z 37

16 1.5 ESO9 DashBoard Dashboard poskytuje rychlý přehled klíčových ukazatelů vztahujících se ke konkrétní oblasti, či obchodním procesům celé společnosti. Umožňuje tak sledovat stav financí, účetnictví, prodejů, skladových zásob a dalších klíčových ukazatelů ze systému bez nutnosti procházet množství detailních sestav či formulářů. Zobrazuje jen důležité údaje a nezahlcuje uživatele velkým objemem informací. ESO9 Dashboardy poskytují on-line data ze dvou oblastí, z oblasti obchodu a účetnictví. Jsou zpracovány technologií Silverlight, která umožňuje tvorbu dynamického online obsahu. V základní podobě je zpracován Dashboard obchodníků a Finanční dashboard. Dashboard prodeje zpracovává statistiku pracovníků obchodu. Jednoduchou formou ukazuje plnění plánů jednotlivých pracovníků, podíl prodeje a zisku jednotlivých obchodníků v daném měsíci, podíl prodaného zboží. Na základě geografických informací umožňuje sledovat jejich úspěšnost v různých regionech. Finanční dashboard je určen pro grafické zobrazení nejdůležitějších ekonomických ukazatelů firmy. V IS ESO9 jsou nadefinovány 4 základní ukazatele, které se zpracovávají. Jde o hospodářský výsledek, přehled stavů finančních prostředků, neuhrazené pohledávky a neuhrazené závazky. Vybrané ukazatele samozřejmě umožňují rozpady časové osy na roky, kvartály a měsíce. Strana 16 z 37

17 1.6 Vyhodnocení událostí Slouží pro zobrazení vyhodnocených událostí. Jednotlivým událostem lze nastavit odkaz, kterým je možné přejít k řešení (editaci atd.) události. Lze tak např. přejít na uzavření účetních období apod. Stránka vyhodnocující události může být buď typu IDC/HTX sestavy, poté je napevno rozdělena na čtyři skupiny Stav informačního systému, Kalendář, Systémové události a Ostatní informace. Je možné zde zobrazovat pouze informace, které lze zjistit z aplikace (ze zákaznické databáze). Případně mohou být události zpracované technologií Silverlight, která není nijak omezena počtem typů zobrazovaných událostí. Každá skupina pak může mít další podskupiny událostí. Vybranou skupinu lze maximalizovat nebo minimalizovat, stejným způsobem lze pracovat i s podskupinami. Je možné zde zobrazovat i informace z jiných zdrojů než z aplikace - lze načítat RSS kanály a doplňovat je do událostí v Silverlightu. Strana 17 z 37

18 Strana 18 z 37

19 1.7 ISIR Insolvenční rejstřík V ESO9 je implementována podpora zpracování Insolvenčního rejstříku který poskytuje webová služba ISIR. Webová služba ISIRu poskytuje veškeré události/akce z databáze ISIR, které se v ESO9 uchovávají a zpracovávají. V IS ESO9 je u subjektů zobrazena informace, zda jsou nebo nejsou v Insolvenčním řízení (červeně jsou označeny subjekty v Insolv.řízení). 1.8 Evidence nedůvěryhodných plátců DPH a zveřejněných bankovních účtů V ESO9 je implementována kontrola použití zveřejněných bankovních účtů a kontrola důvěryhodnosti plátce DPH. K ověření subjektů a bankovních účtů je využita webová služba ministerstva financí ČR. Standardně je nastavena měkká kontrola (doklad se uloží, uživateli je zobrazeno varovné oznámení) na všech dokladech závazků (v ESO9 to jsou všechny typy faktur přijatých) a také na platebních příkazech. Zároveň je také při vytváření platebních příkazů nastaveno barevné označení. Doklady závazků, na kterých je uveden subjekt označený jako nedůvěryhodný plátce, jsou ve spodní části obrazovky označeny tmavě modrou barvou. Světle modrou barvou jsou označeny doklady, na kterých je uveden subjekt, jehož DIČ začíná znaky CZ a současně je na doklad zadán bankovní účet subjektu, který není označen jako zveřejněný. 1.9 Analýza skladu, optimalizace nákupu ABC analýza je jednoduchý, ale efektivní nástroj, který umožňuje matematicky exaktně se soustředit na to, co je důležité. Použít lze na zákazníky, vlastní výrobky, služby, skladové zásoby. Základním principem ABC analýzy je princip, že pouze několik málo faktorů podstatně ovlivňuje celkový problém. V ESO9 je vytvořen návrh (ukázka) řešení pro obchodní firmu, které je možné podle konkrétních požadavků a potřeb při implementaci upravit a přizpůsobit. Řešení je zpracováno pro řízení stavu zásob a optimalizaci Strana 19 z 37

20 nákupu pro obchodní firmu. Týká se zásoby zboží. Cílem je udržování nízké hodnoty skladu a optimalizace nákupu prostřednictvím identifikace skladových položek, které nejvíce ovlivňují celkové náklady/výnosy. Zboží (zásoby) a Subjekty (zákazníci/odběratelé) se rozdělují do různých kategorií A-B-C. S ohledem na rozdělení zboží a subjektů do A-B-C kategorií je dále možné optimalizovat nastavení minimální zásoby na kartách zboží, vyhodnotit a ke každému zboží zapsat hlavního odběratele, optimalizovat množství pro nákup a vytvořit nákupní objednávku Montáže Oblast Montáže umožňuje řešit jednoduché výrobní postupy na úrovni montáží. Jde například o balení skladových položek do balíčků s přidáním návodu. Nedoporučujeme kombinovat s jinými podporovanými režimy výroby (viz kapitola Výroba). V Montážích nejsou realizovány žádné kontroly mezi množstvím materiálu vydaným do výroby a přijatými hotovými výrobky, nejsou podporovány žádné bilance. K popisu výroby a výkazu práce se nepoužívají klasické operace, ale položky typu Sužba. Strana 20 z 37

21 1.11 ADR V ESO9 je implementována podpora zpracování Evropské dohody o mezinárodní silniční přepravě nebezpečných věcí ADR. Umožňuje vést informace o nebezpečných látkách, zařazení zboží mezi nebezpečné látky a vybavit přepravce potřebnými doklady k přepravě nebezpečných látek. Přepravní doklad ADR se tiskne nad stazkou (viz kapitola Doprava) EKO-KOM V ESO9 je implementována podpora zpracování podkladů pro výkaz o produkci obalů uvedených na trh nebo do oběhu. Strana 21 z 37

22 1.13 Zásilkové / Přepravní služby Oblast slouží k vytváření a evidenci zásilek/balíků, tisku štítků a soupisek a ke komunikaci s příslušnou zásilkovou/přepravní společností. V ESO9 je implementováno řešení pro společnost PPL CZ s.r.o. Balíky se vytváří kopírováním ze skladových výdejek. Štítky lze tisknout jak na papír formátu A4, tak z tiskáren Zebra. Na PPL bránu je možné exportovat balíky, z brány lze načítat stavy balíků v PPL CRM V oblasti je možné evidovat a řídit vztahy se subjekty (dodavateli, odběrateli...). Evidují se zde různé aktivity k subjektům, je možné je sledovat v čase a podle stavu. Aktivity lze synchronizovat s Microsoft Exchange Serverem (verze 2007 SP1 a vyšší), včetně zpětné synchronizace do aplikace. Standardně se v ESO9 Start synchronizují aktivity typu kalendáře, schůzky a úkolu. Jednotlivé aktivity je možné přiřadit vlastníkovi (uživateli IS ESO9) a založit mu tak např. schůzku do kalendáře v Microsoft Outlooku. Tuto schůzku si může vlastník ve svém kalendáři v Outlooku upravit, což se zpětně (po synchronizaci) projeví i v aplikaci. Pro synchronizaci je třeba používat doménové účty, mít v aplikaci správně vyplněné ové adresy vlastníků (uživatelů aplikace), tito uživatelé musí mít v aplikaci zadaná hesla, která budou shodná s hesly v doméně (jinak nebude synchronizace funkční). Při změně hesla u doménového účtu je nutné následně změnit i heslo u uživatele v aplikaci. Pro zpětnou synchronizaci z MS Exchange do IS ESO9 slouží samostatný program ExchSync2ESO9.exe. Strana 22 z 37

23 1.15 Doplňující oblasti K systému ESO9 Profi je možné dokoupit licence následujících doplňujících "modulů". Tak je možné získat licenční podklad k provozování oblasti činností, které nemohou být bez vlastnictví příslušné licence v informačním systému ESO9 Profi řešeny a ani implementovány. Rovněž i u těchto doplňujících "modulů" je podoba cílové funkčnosti individuálně definovatelná, a její rozsah včetně potřebného objemu implementačních prací se určuje v průběhu zpracování Úvodní studie a především v Projektu zavedení informačního systému ESO9 Profi Personalistika Produkt ESO9 Personalistika řeší evidenci základních osobních údajů a údajů trvalého charakteru osoby a to zaměstnanců nebo uchazečů o zaměstnání. Uchazeči o zaměstnání se nezobrazují v oblasti mezd. K osobě lze pořizovat a evidovat pracovní vztahy. U osoby je možné zadávat adresy, rodinné příslušníky, poznámky k osobě, minulá zaměstnání a plán kariéry. Pomocí uživatelsky definovaných číselníků je možné sledovat charakterové vlastnosti osoby. Jako příklad uvádíme organizační schopnosti, komunikativnost, systematičnost. Dále pak dosaženou kvalifikaci. Příkladem může být nejvyšší dosažené vzdělání, jazykové znalosti, řidičské oprávnění a jiné. U kvalifikace je možné zadat obory a stupně. Je umožněna evidence absolvovaných kurzů, školení, prohlídek a jejich plánování. Další řešenou oblastí je oblast pracovních míst a funkcí. Systém podporuje optimalizaci vztahu mezi požadavky kladenými na pracovní místo a schopnostmi stávajících nebo budoucích pracovníků organizace. Základní výstupní sestavy jsou pracovní smlouva, mzdový výměr, popis pracovního (funkčního místa) a další dodané sestavy jako například: formulář hlášení změn zdravotním pojišťovnám, přehledy pracovních a životních jubileí, vybraná kvalifikace, účastníci kurzů, školení prohlídek atd Mzdy ESO9 PAM řeší všechny činnosti týkající se mzdové agendy. Uvedená problematika je řešena v rámci legislativy ČR a odpovídá platným zákonům. Ve standardním řešení je měsíční i časová mzda dopočítávaná z fondu pracovní doby na základě hodnot uvedených v základech trvalých složek k pracovnímu vztahu měsíční a časové mzdy. Pro provoz modulu je dodáno nastavení mzdových složek, které jsou používány při výpočtech. Dále je možné definovat kalendáře fondu pracovní doby, mzdové tarify, ústavy pro hromadné platby za organizaci (bankovní spojení na finanční úřad, zdravotní pojišťovny, správu sociálního pojištění, odbory, penzijní fondy, ostatní účty pro hromadné platby) a výplatní místa. V rámci implementace je nastavena vazba na účetní střediska a zakázky a způsob zaúčtování mzdové agendy je realizována ve vazbě na základní moduly ESO9. Pro každého pracovníka lze evidovat základní osobní údaje, adresy pobytu, rodinné příslušníky, poznámky. Pro výpočet mzdy je možno zadat trvalé mzdové složky, které jsou vstupními hodnotami pro výpočet mzdy (srážky ze mzdy, přednostní a nepředností pohledávky, způsob vyplacení dobírky, údaje pro daň z příjmu, údaje pro zdravotní pojištění a podobně). Strana 23 z 37

24 Pracovník může mít s organizací jeden nebo více pracovních vztahů, pro každý z nich je možno opět zadat trvalé mzdové složky, které jsou vstupními hodnotami pro výpočet mzdy platu za měsíc (kalendář fondu pracovní doby, základní mzdu, osobní ohodnocení, prémie, kategorii, místo výkonu práce, druh práce apod.). Každý měsíc lze pro pracovní vztah zadávat údaje o dlouhodobé nebo krátkodobé nepřítomnosti v zaměstnání v druhovém členění, případně likvidovat dávky nemocenského pojištění. Na základě těchto údajů je spočtena celá měsíční mzda pro pracovní vztah a následně i výsledná dobírka pro pracovníka, srážky včetně plateb na sociální a zdravotní pojistné a daň z příjmu. Zároveň jsou spočteny i odvody organizace včetně čtvrtletního odvodu zákonného pojištění odpovědnosti za škodu. Dále je proveden výstup do základních modulů ESO9 pro zaúčtování mezd a import plateb z mezd formou platebních příkazů podkladů pro bankovní převody. Program podporuje roční zúčtování daně a jeho přípravu a výpočet. Dále jsou podporovány výstupy pro penzijní fondy, ISPV, disketu pro spořitelnu. Je dodávána řada sestav, které jsou vyžadovány státní správou, dále základní přehledy a statistiky. Například Přehled plateb pojistného na zdravotní pojišťovnu, Přehled o výši pojistného a vyplacených dávkách, Potvrzení o zdanitelných příjmech, Mzdový list a řada dalších sestav. Podle potřeby lze vytvářet přehledy pomocí integrovaného generátoru sestav. Eshop na ESO9 Mzdy a Personalistika Podání Doplněk klienta ESO9 Podání je určen pro elektronická podání z aplikace ESO9 PAM na Českou správu sociálního zabezpečení (ČSSZ) prostřednictvím podatelny Veřejné rozhraní pro e-podání (VREP). Strana 24 z 37

25 V současné verzi je možno na ČSSZ podávat tyto typy podání: ELDP09 - Evidenční listy důchodového pojištění ve formátu platném od ONZ - Oznámení o nástupu do zaměstnání, ve formátu platném od PVPOJ11 - Přehledu o výši pojistného, ve formátu platném od PVPOJ12 - Přehledu o výši pojistného, ve formátu platném od roku 2012 PVPOJ13 - Přehledu o výši pojistného, ve formátu platném od roku 2013 NEMPRI10 - Příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění Strana 25 z 37

26 Výroba Produkt ESO9 Výroba je schopen díky své univerzalitě obsáhnout veškeré oblasti výrobních činností, typických pro Technickou přípravu výroby, Kalkulace, Plánování a zadávání výroby, a v neposlední řadě pro Řízení výroby vnímané především jako její odvádění. Oblast je propojena s navazujícími činnostmi, zejména z oblasti Obchodu a Logistiky zahrnujícími Nákup, Prodej a Skladové hospodářství (obsaženými v produktu ESO9 Profi). Uživatelská obrazovka pak může obsahovat příslušné činnosti nezávisle na jejich charakteru (tedy např. vystavení objednávky, zadání výrobního příkazu atd.) Technická příprava výroby Umožňuje provádět činnosti, které jsou spojené s pořízením a udržováním technické dokumentace (pořízení základního dílu, založení a změny konstrukčních kusovníků, založení a změny technologických postupů, varianty, změnové řízení, platnost dokumentace, normy spotřeby materiálu, času, pomůcek). Kalkulace Slouží pro výpočet a stanovení plánovaných cen výrobků-dílů. Cena každého dílu může být teoreticky vypočítána dle různého kalkulačního vzorce (číselníková položka ve formuláři kalkulací). Nákup Umožňuje vytvářen nákupní objednávky pro výrobu, a to požadavky na nákup materiálu od dodavatelů, požadavky na výrobu vlastních polotovarů a požadavky na materiál z vlastních skladů (skladů firmy). Plánování výroby Plánování výroby umožňuje sběr požadavků odběratelů na finální výrobky nebo zakázky, které byly shromážděny obchodním úsekem. Z nich lze vytvářet výrobní zakázky buď přímo z jednotlivých obchodních objednávek, nebo kumulované z více obchodních případů. Bilance kapacit a materiálu Nad složkou Prodejní objednávky, výrobní zakázky lze spustit funkci "bilance", která zajistí provedení bilancí kapacit strojních pracovišť a bilanci materiálu v návaznosti na jeho potřebu jak v množství, tak i v čase. Strana 26 z 37

27 Zadávání výroby Z výrobních zakázek jsou rozpadem kusovníku vytvořeny jednotlivé komponenty položek zakázky s příslušnými výrobními operacemi a požadavky na výdej pomůcek. Z jednotlivých částí položek zakázky jsou generovány výrobní příkazy s možností kumulace výrobních dávek shodných dílců. CSP Nářezové plány Slouží pro přípravu, optimalizaci a zpracování jednodimenzionálních nářezových plánů. Umožňuje připravit nářezové plány kumulací požadavků jednotlivých výrobních zakázek. Poté je možné připravit CSP dávku, která obsahuje souhrn požadavků na tvorbu dílců ze zvolených zakázek. Strana 27 z 37

28 Řízení výroby odvádění Řízení výroby zabezpečuje realizaci výrobních příkazů, vkládání aktuálních informací o provedených pracích na výrobním příkazu, dává impuls pro vyskladnění materiálu nebo polotovarů, pro vydání výrobních pomůcek z výdejny, a pro zadání výrobních nebo montážních operací. Umožňuje korigovat termíny provádění výrobních úkolů s možností změny pracovišť, evidovat zmetky včetně jejich typu a zavinění a vydávat výrobní příkazy na jejich opravu či novou výrobu dílce Datové schránky Datová schránka je elektronické úložiště, které slouží pro doručování, přijímání a podávání úředních dokumentů. Pomocí datových schránek je možné zasílat a také přijímat elektronické dokumenty od subjektů, které mají zřízenou datovou schránku, jako např. orgány veřejné moci, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, kterým byly datové schránky zřízeny automaticky ze zákona. Aplikaci ESO9 je možno propojit s datovou schránkou vlastníka aplikace. Do databáze ESO9 je pak možné stahovat kopie doručených zpráv z datové schránky, zakládat nové datové zprávy a odesílat je do datové schránky vlastníka aplikace a z ní následně do datových schránek adresátů. Strana 28 z 37

29 Po přečtení datové zprávy lze označit zprávu za přečtenou, tato změna se projeví i v systému informačních datových schránek. Na vyžádání ji tedy vidí i odesílatel datové zprávy. U odeslaných zpráv je možné sledovat jejich pozdější stav (zda si je již příjemce přečetl nebo ne) pomocí dodejek, doručenek, nedoručenek Platba kartou Doplněk klienta slouží pro komunikaci s platebním karetním terminálem. Je možné platit přes terminály České spořitelny a ČSOB. Do terminálu se z ESO9 přenese částka, měna a var. symbol. Standardně je možné doplněk zapojit do oblasti Prodej ze skladu za hotové Doprava Produkt ESO9 Doprava podporuje evidenci dopravní činnosti a cestovních příkazů. Jednotlivé vozidla jsou evidována na samostatných kartách s vazbou do evidence majetku. Pro každé vozidlo lze evidovat jeho provozní vlastnosti, sazby, spotřebu, personálie, související dokumenty, služby se vztahem ke konkrétnímu vozidlu (nakupované i prodávané), zobrazovat náklady a výnosy vozidla a tisknout knihu jízd. V této skupině činnosti je dále možno evidovat pojištění pro vozidla a plánovat jejich opravy, a to na samostatných dokladech. Jednotlivé cesty vlastních vozidel se evidují na stazkách. Stazka obsahuje informace o jízdě jednoho vozidla a jeho osádky, udává se zejména místa a časy nakládky a vykládky zboží, čas a ujeté km na cestě. Lze zde zadávat čerpání PHM v průběhu jízdy. Z jednotlivých řádků stazky je možné sestavit rozvoz, tedy přiřadit skladové Strana 29 z 37

30 výdejky k jednotlivým řádkům stazky. Rozvozy slouží jako podklad pro tisk ADR (viz kapitola ADR). Na základě stazky lze vystavit fakturu vydanou pro zákazníka, případně interní doklad z cest pro naši firmu. Náklady na provoz vozidla lze evidovat vazbou na faktury přijaté. Také se zde evidují cestovní příkazy, poskytnuté zálohy na pracovní cestu a vyúčtování náhrad tuzemských i zahraničních cest se všemi náležitostmi dle platného zákoníku práce. Zadávat lze jednodenní, ale i vícedenní pracovní cesty v tuzemsku i v zahraničí. Na cestě (jednom cestovním příkaze) je možné použít i více dopravních prostředků. Počítat stravné (tuzemské i zahraniční) a krácení stravného za poskytnuté bezplatné jídlo je možné automaticky. Při cestě soukromým vozidlem jsou počítány náhrady za amortizaci vozidla a spotřebované pohonné hmoty. Zálohy a výdaje lze zadávat v různých měnách ve složkách cestovního příkazu (Zálohy, Jízdné, Nocležné, Ostatní). Výpočet vyúčtování probíhá v jedné měně kurzem pro datum odjezdu nebo kurzem pro datum první vyplacené zálohy. Měnu je možné volit. Výsledkem je vyúčtování, zjištění přeplatku nebo nedoplatku náhrad při pracovní cestě. Cestovní příkazy lze pořídit ručně nebo exportem ze stazky. Podle správného nastavení je možné vytisknou podklady pro silniční daň. Lze také tisknout rekapitulaci čerpání a průměrné spotřeby vozidel a další sestavy Servis Produkt ESO9 Servis podporuje evidenci přijatých objednávek, služeb, výrobků, pracovišť a kapacit jednotlivých pracovišť, které souvisejí s poskytováním servisních služeb. Jsou to především opravy výrobků a zařízení, které mohly vzniknout vlastní výrobou, nebo jsou to výrobky cizí. Na základě objednávek je vytvářen plán práce a potřebného materiálu k zajištění a provedení poskytované služby, včetně výpočtu plánované ceny služby. Je umožněna evidence rozpadu poskytované služby na základní evidované úkony. Na základě plánu se vyplňují skutečně provedené práce a vydaný materiál s možností porovnání plánovaných a skutečných nákladů. Rozdělením práce na jednotlivá pracoviště je umožněno sledování plánovaných a skutečně využitých kapacit. Je možné zde vytvářet nákupní objednávky plánovaného materiálu. Strana 30 z 37

31 Procesy a workflow Produkt ESO9 Workflow zvyšuje výkonnost firem podporou procesního řízení a efektivního předávání informací mezi funkčními místy. Workflow systémy realizují automatizaci podnikových procesů, během kterých jsou doklady, dokumenty a související informace předávány od jednoho účastníka procesu ke druhému podle sady stanovených pravidel. Standardizace postupů zvyšuje efektivitu práce, kdy pracovní postupy jsou uchovány v systému a ne v hlavách odcházejících pracovníků, přičemž noví pracovníci se mohou snadněji zapracovat. Na základě vyhodnocení zdokumentovaných pracovních postupů je možno lépe navrhovat změny procesů. V každém okamžiku je zjistitelný stav vyřizování konkrétního případu/úkolu. Všechny akce jsou autorizovány a zaznamenávány. Manažeři získávají věrohodnější podklady pro hodnocení pracovníků. Je možné nastavit časově omezené zastupování uživatelů v rámci skupiny uživatelů (např. při nemoci), a to i víceúrovňové. Lze také dočasně zařadit uživatele z jedné skupiny do jiné skupiny (jedné nebo i více). Strana 31 z 37

32 Framework Produkt ESO9 Framework je jednoduchý nástroj pro rychlou a flexibilní tvorbu aplikací nad relačním databázovým modelem, jedná se o nástroj v podobě programu, díky kterému si zákazníci mohou sami vytvářet libovolné evidence. Do určité míry jste sice schopní vést si podobné evidence v excelovských tabulkách. Při složitějších záznamech, kdy s jednou tabulkou pracuje několik uživatelů, však většinou dochází ke ztrátě některých informací a tabulka postupně ztrácí na přehlednosti. V aplikaci vytvořené pomocí ESO9 Framework tato situace nenastane. ESO9 Framework přináší svým uživatelům několik výhod. Je to například rychlost tvorby aplikací. Během několika vteřin je možné vytvořit si aplikaci podle svých představ. A během několika dalších vteřin ji lze dále měnit, upravovat a modifikovat. Výsledkem je aplikace obsahující všechny položky definované konečným uživatelem. Aplikace vytvořená pomocí ESO9 Framework lze umístit na Internet a umožnit tak kontrolovatelný přístup pro účely pořizování záznamů, výstupů či k pouhému nahlížení. Všechny změny a přístupy uživatelů do aplikace jsou zaznamenávány a je proto snadné dohledat, kdo a kdy provedl v záznamu nějakou změnu. To přináší nejen značnou eliminaci chyb, ale také možnost kdykoli dohledat starší data. Další výhodou je možnost následného vývoje každé aplikace vytvořené pomocí ESO9 Framework. V okamžiku, kdy je potřeba záznamy rozšířit o nějaké další položky, není to díky otevřenosti aplikace žádný problém. Během několika minut lze do své evidence přidat další potřebné údaje a aplikaci přegenerovat (tedy vytvořit novou). Ačkoliv mohou být takto vytvořené aplikace provozovány jako samostatné evidence, mohou být také napojeny či se mohou stát součástí stávající aplikace ESO9. ESO9 Framework je určen pro programátory, studenty informatiky či pro správce informačních systémů, kteří mohou prostřednictvím ESO9 Framework vytvářet aplikace a následně je budou poskytovat dalším zájemcům. Samotný nástroj ESO9 Framework není určen pro klasického koncového uživatele bez znalostí technologie ESO DMS správa dokumentů Správa dokumentů, nebo také Systém pro správu dokumentů - Document management system (DMS), je systém určený ke správě elektronických dokumentů nebo digitalizovaných papírových dokumentů (např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním). Dokumenty lze ukládat nezávisle na dokladech v ESO9 a v případě potřeby je lze napojit na libovolná data v systému. Jeden dokument tak může být napojen na více tabulek ESO9 a k jedné tabulce ESO9 může být napojeno více dokumentů. Např. naskenovaný dodací list od dodavatele může být připojen jak na faktuře přijaté, tak na skladové příjemce. Atributy dokumentu jsou uloženy v aplikační databázi, vlastní dokument potom binárně v oddělené dokumentové databázi. Pro připojování a evidenci elektronických příloh k dokladům je forma s DMS dostupná přímo v některých činnostech (zde pak lze evidovat dokumenty připojené k vybrané hlavičce dokladu s vazbou na tento doklad) Standardně je dostupné ve výčetkách platidel, na zápočtových dokladech, fakturách přijatých a dokladech pošty. Pokud jsou Vaše požadavky větší, nabízíme možnost rozšíření o komplexnější správu dokumentů. Strana 32 z 37

33 Inventura majetku pomocí čteček Slouží k provedení inventarizace majetku pomocí čteček čárových kódů. Na kartách majetku musí být vyplněný čárový kód. Před inventurou je možné hromadně naplnit čárové kódy (dle číselné řady) na karty majetku, kde není čárový kód vyplněn. Data majetku je třeba vyexportovat z ESO9 do čtečky. Po exportu lze vytisknout štítky s čárovými kódy (tiskárna není součástí nutnou pro fungování inventury). Samotné zpracování inventury probíhá ve čtečce. Po inventuře se importují zjištěná data ze čtečky do ESO9, případné se hromadně vyřadí karty majetku dle návrhu z inventury Prodejna Prodejna je jediný skutečně samostatný programový modul. Jeho úkolem je zpracovávat agendu vzdálené prodejny, která nemá možnost pracovat v počítačové síti s instalací ESO9 Profi aplikačního serveru, nebo je připojení k ESO9 Profi aplikačnímu serveru v on-line provozu prostřednictvím internetového připojení nevhodné. Modul je schopen vystavovat pokladní doklady nebo faktury, přijímat a vydávat hotovost. Prostřednictvím dávkových přenosů jsou data přenášena po připojení k aplikačnímu serveru ESO9 Profi z prodejny do centrální databáze (přenáší se uzavřené prodejky na centrálu) nebo z této databáze na prodejnu (přenáší se centrální číselníky, a to buď zboží, nebo jen nové ceny). Připojení je realizovatelné automaticky v pravidelných časových intervalech nebo v případě potřeby kdykoliv ručně na vyžádání. Při tvorbě prodejky zpravidla postačí numerická část klávesnice, výběr prodávaného zboží je možný zadáním části kódu, části názvu nebo sejmutím čárkového kódu. V neuzavřené prodejce lze složky opravit nebo úplně zrušit. Práce je možná s více pokladnami, prodejními místy, lze mít více uživatelů (prodejců) E-shop Objednávkový systém ESO9 E-shop není součástí aplikace ESO9, ale jde o samostatnou webovou aplikaci, která přistupuje k databázi ESO9. Jedná se o jednoduchý e-shop určený pro předem definovanou skupinu uživatelů z řad stávajících obchodních partnerů vlastníka aplikace ESO9. Přihlašovaný uživatel je ověřován oproti tabulce Osob subjektu. Uživatel může objednávat zboží, které je v číselníku Zboží označeno příznakem Určeno pro e- shop. Rozpracovaný nákup je ukládán v novém typu dokladu Objednávkový list. Po potvrzení uživatelem e- shopu se založí doklad Cenová nabídka. Po potvrzení v aplikaci ESO9 je založena Prodejní objednávka a dále pokračuje standardní obchodní proces. ESO9 E-shop k aplikační databázi ESO9 nepřistupuje prostřednictvím aplikačního serveru ESO9 a neodčerpává tedy licence ESO9. Strana 33 z 37

34 Webový objednávkový systém ESO9 E-shop je založen výhradně na technologiích firmy Microsoft. Vlastní aplikace funguje jako čistě webová aplikace využívající technologii ASP.NET. Aplikace též využívá technologii AJAX, která umožňuje uživateli urychlit práci, neboť se pokaždé nemusí nahrávat celá stránka. Pro dynamické zpracování dat využívá ASP.NET technologii ADO.NET, pomocí níž se připojí k libovolnému zdroji dat. V případě ESO9 E-shopu k MS SQL Serveru, na kterém je uložena aplikační databáze IS ESO9. Výhodou použité technologie z pohledu uživatelů je možnost použití libovolného webového prohlížeče. Jelikož ESO9 E-shop běží přímo nad aplikační databází IS ESO9, musí být oba systémy nad stejnými prostředky. Pro provozování ESO9 E-shopu tedy nelze použít libovolného poskytovatele webhostingu, ale některý ze serverů v doméně zákazníka. Výhodou je potom jednak aktuální stav dat (není třeba provádět synchronizaci nebo replikaci dat mezi oběma systémy, protože oba sdílí stejnou databázi), a jednak rychlost implementace, která se z doby několika týdnů dostává do rozmezí několika dní. Na rozdíl od běžných e-shopů není možná registrace vyvolaná uživatelem e-shopu. Uživatele musí nejprve do své aplikační databáze zadat majitel této databáze a přidělit mu přístupová práva, jméno a heslo. Teprve poté může uživatel začít vytvářet své objednávky a plnohodnotně s ESO9 E-shopem pracovat. Každý registrovaný uživatel má dle jeho oprávnění ve webovém objednávkovém systému možnost provádět určitou skupinu operací, které lze na základě požadavků upravit. Základní oprávnění umožňuje pracovat s objednávkami, plné umožňuje zobrazovat také faktury. Po vytvoření objednávky si uživatel může svoji objednávku vytisknout. ESO9 E-shop umožňuje sledovat historii starších objednávek. Uživatel může zjistit, které jeho objednávky již byly vyřízeny a které na vyřízení teprve čekají. Mezi výhody patří také vytvoření nové objednávky kopií z dříve objednávaného zboží. Je užitečné zejména při opakovaném objednávání stejného sortimentu, uživatel nemusí hledat zboží v katalogu, ale může si objednávané zboží vybrat dle filtrovacích podmínek z předchozích objednávek a vytvořit tak zcela novou objednávku, kterou potom lze dále modifikovat. ESO9 E-shop umožňuje uživateli také zobrazit přehled nedodaného zboží, u kterého může zjistit, z které objednávky pochází, a popř. sledovat jeho další stav až po dodání. Další funkčností je zobrazení historie faktur. Uživatel tak má přehled o uhrazených i neuhrazených fakturách a zboží na nich, které si dále může prohlížet v členění před a po splatnosti. Opis faktury lze vytisknout Rozhraní Rozhraní je webová služba pro napojení e-shopu třetí strany na databázi ESO9 Profi. Předává požadavky e- shopu do databáze ESO9. Nabízí metody pro přihlášení, změny uživatelského účtu. Vrací seznam zboží a dříve vystavených dokladů. Umožňuje založení nových dokladů. Podle požadavků zákazníka je sadu metod webové služby možné rozšířit či upravit. Strana 34 z 37

35 Váhy Váhy jsou modulem, který zajišťuje propojení IS ESO9 s mostními elektronickými váhami (např. s takovými, jako jsou u vrátnic v zemědělských družstvech) a umožňuje vážení zboží včetně dopravního prostředku. Komunikace probíhá pomocí doplňku klientské komponenty ESO9. Pro komunikaci se používá port RS232, ze kterého se přebírá pouze údaj "netto". Je možná situace, kdy na jednom středisku jsou provozovány dvě váhy, v tom případě pak lze zvolit, s kterou váhou se má zrovna v tom okamžiku komunikovat. Z hlediska funkčnosti programu je možno rozlišit 2 komponenty a to hlavní programové prostředí a interface specifické váhy. Hlavní programové řešení může být řešeno buď pro on-line provoz nebo pro off-line provoz. Při on-line provozu jsou činnosti související s vážením řešeny jako součást aplikace IS ESO9. Při off-line provozu nejsou činnosti související se samotným vážením zapojeny přímo v IS ESO9, ale v externím programovém řešení se specifickým datovým úložištěm, které je unikátní pro každé pracoviště. Toto programové řešení je založeno na technologii ESO9 intranet. Důvodem tohoto řešení je možnost provozu v offline režimu - tj. bez dočasného připojení na centrálu. Programové prostředí je v tomto případě samostatná instalace ESO9 technologie, která má implementovány specifické činnosti pro funkčnost této oblasti. Znamená to, že na lokálním počítači je nainstalován ESO9 aplikační server, SQL server a zároveň tento počítač plní funkci klienta. Interface váhy je řešen naším rozhraním a knihovnami Cobra od firmy Jama s.r.o. Díky tomu je možné se takto připojit téměř na jakoukoliv váhu. Znamená to, že se nemusí pro různé váhy (nový typ, jiný výrobce apod.) programovat nové rozhraní, ale lze využít již existující Generátor sestav Informační systém ESO9 Profi obsahuje tzv. generátor sestav umožňující snadno a rychle na uživatelské úrovni vytvářet vlastní výstupní sestavy z jakékoli oblasti dat v IS obsažených. Aktuální verze generátoru sestav je založena na produktu firmy Stimulsoft ( Tento návrhář je postavený na platformě MS.NET Frameworku, tedy na stejném základě jako aplikační server i klient ESO9. Zvolený způsob jeho integrace do klienta ESO9 umožňuje snadnou výměnu knihoven produktu Stimulsoft v případě uvedení nové verze tohoto produktu na trh, čímž je umožněna jeho průběžná aktualizace Reporting server Pomocí Reporting Serveru je možné tisknout sestavy vytvořené v generátoru sestav Stimulsoft, a to buď do souboru, do dokumentové databáze (DMS), do u nebo do souboru a DMS zároveň. Sestavy lze tisknout opakovaně, je možné naplánovat tisk v různých intervalech a nastavit jim platnost. Samotný tisk neprobíhá z aplikace, ale pomocí samostatné služby. Při standardním tisku z aplikace lze pomocí Reporting serveru urychlit tisk rozsáhlejších sestav. V takovém případě se bude nejdříve hledat vygenerovaná sestava v DMS. Jestliže je nalezena a je platná, zobrazí se tato Strana 35 z 37

36 sestava. Je třeba mít na paměti, že vygenerovaná sestava může obsahovat již neaktuální informace, data. Pokud sestava v DMS není nalezena, nebo jí skončila platnost, provede se běžný tisk sestavy Synchronizace kontaktů z ESO9 do MS Outlook Pomocí doplňku klienta je možné synchronizovat kontakty z aplikace ESO9 se složkou ESO9Kontakty v MS Outlooku. MS Outlook slouží pouze jako nástroj pro použití kontaktů z aplikace ESO9, která slouží jako primární databáze kontaktů. Žádná změna provedená u kontaktu v MS Outlook se v aplikaci neprojeví. Podmínkou pro běh doplňku je nutná funkční instalace Microsoft Outlooku (verze 2010 a vyšší). Samotná synchronizace probíhá pomocí tlačítka ze stránky osob subjektů v aplikaci ESO Získání GPS souřadnic Doplněk klienta slouží ke stažení GPS souřadnic adresám subjektů. Adresy musí být v IS ESO9 vyplněny. Na stránce adres subjektu budou po spuštění akce naplněny GPS souřadnice k vyfiltrovaným adresám. Strana 36 z 37

37 Export souřadnic do KML Doplněk klienta umožňuje vyexportovat GPS souřadnice vybraných subjektů do formátu KLM (používá většina GPS zařízení nebo např. Google Maps). Ze souřadnic defaultních adres vyfiltrovaných subjektů se po spuštění akce vytvoří exportní soubor typu KML, který se nabídne k uložení. Po uložení se pokusí spustit program, který je ke zpracování souborů toho typu v operačním systému zaregistrován (např. Google Earth). Strana 37 z 37