Řešení digitalizace a ukládání kraje, neboli krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi

Transkript

1 Řešení digitalizace a ukládání kraje, neboli krajská digitalizační jednotka, spisovna, repozitář a úložiště v praxi Roman Zemánek, ICZ a.s. Roman Kratochvíl, ICZ a.s. 4. září

2 Agenda Od záměru k realizaci a provozu První plnění veřejných zakázek Krajská digitalizační jednotka Krajský digitální repozitář Krajské digitální úložiště Krajská digitální spisovna Rekapitulace 2

3 Od záměru k realizaci a provozu z pohledu kraje Specifikace tématu výzvy 08 IOP Spolupráce s NDK a NDA Studie mapující prostředí kraje Příprava projektové dokumentace a podání projektu Výběr a stavební příprava prostor Mapování a testování dostupných řešení Vznik digitalizačního týmu Veřejné zakázky 3

4 Digitalizace a ukládání v praxi Nástroje pro digitalizaci, dlouhodobou, důvěryhodnou a bezpečnou archivaci, ukládání a zpřístupňování hodnotných dokumentů a dat Historicky první plnění veřejných zakázek v rámci Digitalizace a ukládání výzvy 08 Karlovarský kraj Kraj Vysočina Další kraje Středočeský kraj Ústecký kraj 4

5 Vytvoření a následná údržba nástrojů digitalizace a ukládání dat na území Karlovarského kraje Krajská digitalizační jednotka (KDJ) technologie pro digitalizaci Krajská digitální spisovna (KDS) garantované úložiště úředních dokumentů Krajský digitální repozitář (KDR) garantované úložiště dokumentů regionálního a kulturního charakteru Krajské digitální úložiště (KDU) negarantované úložiště dat různého typu a z různých zdrojů 5

6 Vytvoření a následná údržba nástrojů digitalizace a ukládání dat na území Kraje Vysočina Krajská digitalizační jednotka (KDJ) technologie pro digitalizaci Krajská digitální spisovna (KDS) garantované úložiště úředních dokumentů Krajské digitální úložiště (KDU) negarantované úložiště dat různého typu a z různých zdrojů 6

7 KRAJSKÁ DIGITALIZAČNÍ JEDNOTKA 7

8 Rozsah projektů KDJ Dodávka kompletního systému pro digitalizaci regionálního kulturního dědictví a dalších dokumentů Skenery a skenovací pracoviště Pracoviště pro zpracování obrazu Systém pro tvorbu metadat a OCR Systém pro kontrolu a export výsledků 8

9 Architektura KDJ Kraj Vysočina 9

10 Použitá infrastruktura a technologie Skenery 4DigitalBooks DL mini-c ProServ ScannTech 600i ms Epson GT30000N COPIBOOK RGB+ Další HW/SW Servery, pracovní stanice vč. OS Storage - NAS Čtečky čárového kódu Klimatizační jednotka Vysavač Fondy paměťových institucí knihovny muzea archivy knižní skener, velkoformátový skener Jiné dokumenty vysokorychlostní skener 10

11 Použitý aplikační software Skenování a úprava obrazu 4DigitalBooks CopiNet ProServ ProView 4DigitalBooks Page Improver i2s Book Restorer Tvorba metadat, OCR, zpracování výsledků Elsyst SIRIUS ProcyonA ABBYY Recognition Server ABBYY OCR/ALTO 11

12 KRAJSKÝ DIGITÁLNÍ REPOZITÁŘ 12

13 Model fungování KDR v TCK

14 Naplnění cílů digitalizace dokumentů Skenovat lze cokoli Využívá se špičková technologie Radikální úspora místa Záchrana poškozených dokumentů vč. jejich obsahu Snadné vyhledávání a orientace Digitální data jsou přístupnější pro veřejnost Snížení nákladů na tisk, kopírování a dohledávání dokumentů 14

15 KRAJSKÉ DIGITÁLNÍ ÚLOŽIŠTĚ 15

16 KDÚ zadání a cíle Přímé a rychlé ukládání dat vybraných kategorií Data = soubory + metadata Pokrytí potřeb původců dat a) Zálohy z IS, auditních logů b) Dokumenty ORP, stavební plány, zdravotní dokumentace, fotodokumentace Office dokumenty, JPEG, PDF, XML, zálohy Milióny objektů, desítky původců a TB dat 16

17 Požadavky Zadavatele Pokrytí obou typů úložišť jedním řešením Integrovatelnost na AIS Přehledná struktura úložišť, logické členění, objemové kvóty Metadata, vyhledávání, rozdílné ACL Kontrola integrity - kontrolní součty Auditovatelnost Komunikace prostřednictvím HTTP, FTP, CIFS, WebDAV 17

18 Kraj Vysočina - řešení ICZ ADU J2EE aplikace pro řízení a ukládání dokumentů Intuitivní GUI ve web prohlížeči Složky/dokumenty Editace metadat, verzování, vyhledávání Obecně známé technologie, dokumentace pro vývojáře, API (SOA) Customizace a vývoj na zakázku

19 KRAJSKÁ DIGITÁLNÍ SPISOVNA 19

20 Model fungování KDS v TCK Karlovarský kraj Kraj Vysočina

21 Subjekty KDS a jejich role Provozovatel - kraj Centrální administrátor - administrátor KDS, spravuje celkovou konfiguraci a číselníky, provádí údržbu a centrální dohled Původce Lokální administrátor - administrátor původce, správa uživatelů a skupiny určeného původce, kontroly příjmu do spisovny, tvorby časových razítek a ukládání transakčních záznamů původce Uživatel spisovny používá spisovnu pro hledání zpřístupnění dokumentů Archivář/Posuzovatel - skartační řízení Externí uživatelé Archivář nadřízeného archivu schvalování skartačního návrhu 21

22 ICZ DESA - Důvěryhodná elektronická spisovna a archiv edice DES - důvěryhodná el. spisovna střednědobé a dlouhodobé důvěryhodné uložení elektronických dokumentů a spisů v organizaci vyvolanou legislativou i potřebami organizace spravuje dokumenty ze spisových služeb, agendových systémů a ostatních systémů produkujících dokumenty podléhajících spisovému řádu edice DER - dlouhodobý el. repozitář dlouhodobého ukládání digitálních a digitalizovaných dokumentů, které nemají úřední charakter. Jedná se převážně o digitalizované knihy a regionální periodika edice DEA - dlouhodobý el. archiv 22

23 Certifikace řešení ICZ DESA 23

24 REKAPITULACE 24

25 Aktuální změny legislativních požadavků Novela zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (od ) Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb XML schéma (od ) Vyhláška č. 259/2012 Sb. povinné formáty (PDF/A, TIFF, ) (od ) Dotčené subjekty: všechny orgány veřejné moci a jimi zřizované a zakládané organizace povinnost přijímat, zpracovávat a uchovávat elektronické dokumenty 25

26 Rekapitulace Ověřené řešení Jeden systémový integrátor Komplexní návrh a realizace řešení Ověřené HW a SW technologie na míru požadavků zákazníka Jednotná podpora provozu 26

27 Děkujeme za vaši pozornost Roman Zemánek Roman Kratochvíl 27