Směrnice č. 5/2015 ZÁSADY A POSTUPY PŘI ZADÁVÁNI VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU

Transkript

1 Směrnice č. 5/2015 ZÁSADY A POSTUPY PŘI ZADÁVÁNI VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU ČÁST PRVNÍ Článek I. Základní ustanovení 1. Tato směrnice upravuje zásady a postupy při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění (dále jen ZVZ ). 2. Město Brandýs nad Labem Stará Boleslav je veřejným zadavatelem (dále jen město nebo zadavatel ) veřejných zakázek ve smyslu 2 odst. 2 písm. c) ZVZ. 3. Veřejnou zakázkou malého rozsahu (dále jen VZMR nebo zakázka ) se dle 12 odst. 3 ZVZ rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota ( 13 až 16 ZVZ) nedosáhne Kč bez daně z přidané hodnoty v případě dodávek a služeb, a Kč bez daně z přidané hodnoty v případě stavebních prací. 4. Veřejnou zakázku definovanou v čl. I. odst. 3 této směrnice zadavatel není povinen dle 18 odst. 5 ZVZ zadávat dle ZVZ, je však povinen dodržovat mimo jiné zásady stanovené v 6 odst. 1 ZVZ, tedy zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace a dodržet postupy stanovené touto směrnicí. 1. Členění zakázek dle předmětu: ČÁST DRUHÁ Způsob zadávání zakázek Článek II. Vymezení pojmů a) Dodávky - pořízení věci formou koupě, koupě zboží na splátky, nájmu nebo pachtu nebo nájmu nebo pachtu zboží s právem následné koupě. b) Stavební práce - výstavba nových budov a inženýrských staveb, změny dokončených staveb - rekonstrukce a modernizace a udržovací práce na stavbách (opravy, údržba), projektové práce. c) Služby - zakázka, která není veřejnou zakázkou na dodávku nebo veřejnou zakázkou na stavební práce úklidové služby, správa majetku, služby týkající se likvidace odpadu, sanitární služby, apod. 2. Předpokládaná hodnota VZMR Předpokládanou hodnotou se pro účely této směrnice rozumí zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývajícího z plnění zakázky. Pro podrobnější postup jak určit předpokládanou hodnotu zakázky může zadavatel užít ustanovení 13 až 16 ZVZ. Výše předpokládaného plnění vymezuje druh zadávacího řízení. Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity uvedené v 12 zákona. Je-li veřejná zakázka rozdělena na části, je pro stanovení předpokládané hodnoty rozhodující součet předpokládaných hodnot všech částí veřejné zakázky. Při stanovení předpokládané hodnoty je zadavatel povinen sečíst předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek a služeb, které hodlá pořídit v průběhu účetního období. To neplatí pro dodávky, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel tyto dodávky pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb 1

2 (typicky např. potraviny); zadavatel je však povinen dodržet zásady uvedené v 6 zákona. a) Předpokládaná hodnota veřejné zakázky na dodávky 1) Výše celkového peněžitého závazku zadavatele za dobu účinnosti smlouvy na dodávky, má-li být smlouva uzavřena na dobu určitou, nebo 2) Výše peněžitého závazku zadavatele za 48 měsíců, má-li být smlouva uzavřena na dobu neurčitou nebo na dobu, jejíž trvání nelze přesně vymezit. Základem pro stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky na dodávky, jejímž předmětem jsou opakující se nebo trvající dodávky, je: 1) Skutečná cena uhrazená zadavatelem za dodávky stejného či podobného druhu během předcházejících 12 měsíců, upravená o změny v množství nebo v cenách, které lze očekávat v následujících 12 měsících, nebo 2) Součet předpokládaných hodnot jednotlivých dodávek, které mají být zadavatelem pořízeny během následujících 12 měsíců. b) Předpokládaná hodnota veřejné zakázky na služby Ustanovení v čl. II. odst. 2 písm. a) této směrnice se pro stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky na služby použijí obdobně. c) Předpokládaná hodnota veřejné zakázky na stavební práce 1) Hodnota se stanoví podle pravidel uvedených v 13 ZVZ (předmět veřejné zakázky se nesmí rozdělit tak, aby došlo ke snížení předpokládaných hodnot plnění). 2) Do předpokládané hodnoty veřejné zakázky na stavební práce se započítává předpokládaná hodnota dodávek, které jsou nezbytné k provedení veřejné zakázky na stavební práce. 3. Kategorie zakázek dle předpokládané hodnoty: VZMR se podle výše jejich předpokládané hodnoty dělí na tyto kategorie VZMR: I. kategorie - do ,- Kč bez daně z přidané hodnoty na služby a dodávky a do ,- Kč bez daně z přidané hodnoty v případě zakázek na stavební práce II. kategorie - od ,- Kč do částky nižší, než ,- Kč bez daně z přidané hodnoty na služby a dodávky a od ,- Kč do částky nižší, než ,- Kč bez daně z přidané hodnoty v případě zakázek na stavební práce. 4. Dobrovolný postup dle ZVZ: Rozhodne-li se zadavatel zadat VZMR postupem platným pro zadávání veřejných zakázek dle ZVZ, postupuje se podle ustanovení platných pro zadávání těchto veřejných zakázek dle ZVZ. Zahájí-li zadavatel řízení dle ZVZ je povinen postupovat dle ZVZ po celou dobu zadávacího řízení. Článek III. Zadávání zakázek malého rozsahu I. kategorie 1. O rozsahu a zadání zakázky rozhoduje příslušný vedoucí odboru, u zakázek na stavební práce vedoucí odboru územního rozvoje a památkové péče, u zakázek stavebních prací v rámci údržby brandýského zámku vedoucí odboru kultury a cestovního ruchu. 2. Vedoucí odboru může rozhodovat o přímém zadání zakázky pouze za cenu v místě obvyklou. Cena obvyklá bude stanovena na základě: a) Průzkumu trhu provedeného prostřednictvím internetu, získáním informací minimálně o třech možných dodavatelích je-li tento počet dodavatelů na trhu momentálně dostupný nebo 2

3 b) Na základě poptávkového řízení. Vedoucí odboru nebo jím pověřený referent je při poptávkovém řízení povinen oslovit minimálně 3 dodavatele k předložení písemných cenových nabídek. Vyhodnocení poptávkového řízení nemusí být předkládáno ke schválení radě města (jestliže si rada města předložení nabídek nevyhradí). 3. Pravidla pro hodnocení poptávkového řízení a) Při zadání poptávkového řízení nesmí být použito konkrétních názvů výrobků, resp. výrobců, a to s ohledem na případnou diskriminaci jiných uchazečů (dodavatelů), výrobců, apod., pouze ve výjimečných případech, kdy nelze použít obecné technické specifikace a je-li uvedení názvů výrobků apod. odůvodněno, pak musí být v zadávací dokumentaci vždy použita formulace: jako např., když je umožněno i jiné obdobné řešení kvalitativně stejné nebo lepší. b) Zadání zakázky malého rozsahu I. kategorie se vždy zveřejňuje v elektronické podobě na oficiálních internetových stránkách města Brandýs nad Labem Stará Boleslav v rubrice Veřejné zakázky - poptávky - marketingové průzkumy a to na předepsaném poptávkovém formuláři, včetně všech doplňkových informací. Lhůta pro podání nabídek musí vždy činit alespoň sedm kalendářních dní po řádném zveřejnění poptávky marketingového průzkumu na internetových stránkách města. Za řádné zveřejnění zakázky malého rozsahu I. kategorie zodpovídá vedoucí příslušného odboru. c) Taktéž vyhodnocení zakázky malého rozsahu I. kategorie se vždy zveřejňuje v elektronické podobě na oficiálních internetových stránkách města Brandýs nad Labem Stará Boleslav v rubrice Veřejné zakázky - poptávky - marketingové průzkumy a to na předepsaném hodnotícím formuláři. Za řádné zveřejnění vyhodnocení zakázky malého rozsahu I. kategorie zodpovídá vedoucí příslušného odboru. d) Pro hodnocení došlých nabídek se stanovují následující kritéria: 1) Cena nabídky - váha 70 % 2) Zkušenosti zadavatele z realizace předchozí zakázky (kvalita díla, dodržení termínu realizace apod.) váha 30 %. V případě, že jde o nabídku nového uchazeče, přihlédne se k předloženým referencím. e) Postup stanovení nejvýhodnější nabídky: 1) Jednotlivé nabídky se seřadí podle kritéria č. 1) a stanoví se pořadí nabídek (nabídce s nejnižší cenou se přiřadí pořadí 1) 2) Pro každou nabídku se vypočte počet bodů podle vzorce: počet bodů = (100 / počet nabídek) - (pořadí nabídky - 1) 3) Pro každou nabídku se vypočtený počet bodů vynásobí vahou 0,7 4) Stanoví se pořadí nabídek podle zkušeností zadavatele z realizace předchozí zakázky (nabídce nejlépe odpovídající kritériu č. 2 se přiřadí pořadí 1) 5) Pro každou nabídku se vypočte počet bodů podle vzorce: počet bodů = (100 / počet nabídek) - (pořadí nabídky - 1) 6) Pro každou nabídku se vypočtený počet bodů se vynásobí vahou 0,3 7) Pro každou nabídku se sečtou body podle písmene c) a f) a stanoví se pořadí nabídek (nabídce s nejvyšším součtem bodů se přiřadí konečné pořadí 1) 4. Vedoucí odboru odpovídá za soulad zadání s právními předpisy, vnitřními předpisy, usneseními rady města a s písemnými pokyny vedení města. 5. Jestliže uchazeč, který předložil v poptávkovém řízení nejlepší nabídku, ve lhůtě 7 dnů od obdržení objednávky tuto neakceptuje, osloví vedoucí odboru dalšího uchazeče v pořadí. Jestliže uchazeč, který předložil v poptávkovém řízení druhou nejlepší nabídku, ve lhůtě 7 dnů od obdržení objednávky tuto neakceptuje, osloví vedoucí odboru třetího uchazeče v pořadí. Obdobným způsobem postupuje vedoucí odboru i v případě většího počtu účastníků v poptávkovém řízení. 3

4 6. Pokud uchazeč předloží cenovou nabídku, která se výrazně liší od předpokládané ceny plnění díla, může tuto nabídku zadavatel vyřadit ze systému hodnocení. 7. Uzavření smlouvy je realizováno pouze písemnou formou. Za uzavřenou smlouvu se považuje také písemně akceptovaná objednávka zadavatele ze strany uchazeče. Vedoucí odboru odpovídá za věcnou správnost. 8. Za zadavatele či jeho jménem jedná vedoucí odboru nebo jím pověřený referent. Článek IV. Zadávání zakázek malého rozsahu II. kategorie 1. Návrh rozsahu zakázky, zadávací dokumentaci, zadávacího řízení a zadání zakázky připravuje vedoucí odboru nebo jím pověřený referent po projednání s vedením města. 2. Pro ověření podmínek na trhu je nutno zajistit pro každou jednotlivou zakázku v hodnotě nad ,- Kč v zakázkách na služby a nad ,- Kč v zakázkách na stavební práce minimálně tři konkurenční nabídky, které umožní vybrat tu, která bude nejvýhodnější pro zadavatele, a to jak z pohledu nabízené ceny, tak i s přihlédnutím k ostatním podmínkám, které se váží k předmětné akci, tj. doba záruky, servisní podmínky, doba realizace atd. - viz níže. Zadavatel vyzve pouze takové zájemce, o kterých má věrohodné informace, že jsou z hlediska svých schopností, odbornosti a zkušeností jím požadované plnění schopni řádně a včas dodat. 3. Rozhodnutí o provedení zakázky a návrh pro usnesení rady města. a) Řízení a zadání zakázky připravuje vedoucí odboru nebo jím pověřený referent po projednání s vedením města. b) O zahájení zadávacího řízení rozhoduje rada města na základě návrhu, který jí předloží vedoucí odboru. c) Návrh do rady města na zahájení zadávacího řízení musí obsahovat: 1) Předmět zakázky 2) Odůvodnění zakázky 3) Seznam navržených členů hodnotící komise a jejich náhradníků 4) Seznam dodavatelů, kteří budou obesláni výzvou d) na základě schválení návrhu na zahájení zadávacího řízení radou města zahájí vedoucí odboru zadávací řízení 4. Výzva by měla obsahovat například tyto údaje: a) označení zadavatele a příslušnou adresu, b) název zakázky, místo plnění c) požadovaný termín plnění, d) požadavek na výši ceny v místě plnění (dle ucelených částí, objektů, s DPH, bez DPH, apod.), e) požadovanou záruční dobu (min. 24 měsíců, u stavebních prací min. 36 měsíců), f) platební podmínky (splatnost až po převzetí celé zakázky nebo po dílčím plnění, bez záloh, splatnost faktury min. 14 kalendářních dnů), g) požadavky na kvalifikaci uchazeče (živnostenský list, autorizace, výpis z obchodního rejstříku apod. postačí hodnověrná kopie ověřená zadavatelem), h) požadavky na realizaci s ohledem na provozní podmínky (realizace o víkendech, o svátcích apod.) i) způsob hodnocení nabídek 4

5 j) zadávací dokumentace - požadavky, přesný popis požadovaných dodávek, služeb či stavebních prací, k) požadavky na způsob zpracování nabídek (termín předložení nabídky min. 7 kalendářních dnů po zaslání, resp. předání výzvy, cena s DPH, cena bez DPH, vyplnění výkazu výměr, apod.), nabídky musejí být doručeny v zalepených obálkách s vyznačením uchazeče a názvem zakázky, totožným s jejím názvem uvedeným v záhlaví výzvy, místo pro podání l) ve výzvě je nutné uvést, že si uchazeč vyhrazuje právo nepřijmout žádnou z nabídek. m) informaci o tom, že se jedná o zakázku malého rozsahu, a že se nejedná o zadávací řízení dle zákona o veřejných zakázkách; n) informaci o tom, v jakém jazyce může být nabídka podána (včetně uvedení, zda v případě předložení dokladů prokazujících kvalifikaci v cizím jazyce, se požaduje prostý nebo úředně ověřený překlad do českého jazyka); o) informace o tom, jakým způsobem bude zadavatel komunikovat s účastníky a požadavek na uvedení kontaktních údajů v nabídce; p) upozornění, že každý dodavatel je oprávněn podat pouze jednu nabídku, a podává-li samostatnou nabídku, nemůže současně být subdodavatelem, jehož prostřednictvím jiný dodavatel, který také podává nabídku, prokazuje splnění kvalifikace; 5. Zadávací dokumentace a) Za správnost odpovídá vedoucí odboru b) Musí být zpracována odděleně pro dodávky, služby, resp. stavební práce. c) Předmět požadovaného plnění musí být popsán co nejlépe formou technických údajů (výkon, použité materiály, nosnost, apod.). d) Nesmí umožňovat dvojí výklad předmětu plnění, a to jak s ohledem na technické řešení, množství, způsob provádění, apod. e) Nesmí být použito konkrétních názvů výrobků, resp. výrobců, a to s ohledem na případnou diskriminaci jiných uchazečů (dodavatelů), výrobců, apod., pouze ve výjimečných případech, kdy nelze použít obecné technické specifikace a je-li uvedení názvů výrobků apod. odůvodněno, pak musí být v zadávací dokumentaci vždy použita formulace: jako např., když je umožněno i jiné obdobné řešení kvalitativně stejné nebo lepší. f) V případě stavebních prací je jako nejvhodnější způsob pro určení rozsahu předmětu plnění zajištění technické zprávy s odborným popisem požadovaných prací a dodávek (eventuálně včetně výkresové části) + rozpočtová část (výkaz výměr a oceněný kontrolní rozpočet). Není-li zadávací dokumentace součástí oznámení o zahájení zadávacího řízení, bude dodavatelů, na jejich žádost dle zadávacích podmínek zaslána písemně, elektronicky nebo osobně předána proti podpisu. 6. Lhůta pro podání nabídek musí být stanovena v délce přímo úměrné rozsahu a povaze veřejné zakázky, minimálně však vždy alespoň sedm kalendářních dní po zveřejnění zakázky na internetových stránkách města. 7. Poskytování dodatečných informací v průběhu lhůty pro podání nabídek. Vedoucí odboru zajistí informovanost všech dodavatelů, kteří byli vyzváni k podání nabídky nebo kterým byla na základě zveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení doručena zadávací dokumentace, o všech změnách zadávacích podmínek nebo zadávacího řízení nebo informací, jež jsou obsahem oznámení o zahájení zadávacího řízení, a to bezodkladně po jejich přijetí minimálně zveřejním těchto změn na internetových stránkách zadavatele, příp. jejich uveřejněním také dalším způsobem, jakým bylo uveřejněno původní oznámení o zahájení zadávacího řízení. 5

6 V případě, že by informace vedly ke změně zadávacích podmínek a měly by vliv na okruh uchazečů o veřejnou zakázku, má zadavatel povinnost prodloužit lhůtu pro podání nabídek, 8. Rada města jmenuje komisi pro otevírání obálek a posouzení a hodnocení nabídek (komise), která musí mít nejméně tři členy (vždy lichý počet). Jejím členem by měl být vedoucí odboru a, je-li to možné, také se znalostmi v oboru dle předmětu zakázky. 9. Zadání zakázky malého rozsahu II. kategorie se vždy zveřejňuje v elektronické podobě na oficiálních internetových stránkách města Brandýs nad Labem Stará Boleslav v rubrice Veřejné zakázky - poptávky - marketingové průzkumy a to zveřejněním zadávací dokumentace včetně všech jejich příloh a doplňkových informací. Za řádné zveřejnění zodpovídá vedoucí příslušného odboru. 10. Hodnocení nabídek Hodnocení musí probíhat v souladu s podmínkami uvedenými ve výzvě. Nabídky budou otevírány v pořadí, v jakém byly doručeny. Údaje z nabídek budou zapsány do tabulky, která bude vedle názvu uchazeče obsahovat i jednotlivé hodnocené údaje (cena, záruka, apod.). Na závěr bude zpracován Protokol o hodnocení nabídek, ve kterém budou uvedeny obdobné údaje jako ve výzvě, tj. název akce, hodnotící kritéria, názvy uchazečů, výsledky posouzení a hodnocení, v případě subjektivních hodnotících kritérií musí obsahovat slovní hodnocení nabídek každého člena komise ve vztahu ke každému hodnotícímu kritériu. Protokol podepisují všichni členové hodnotící komise. V případě, že nebude předložená nabídka obsahovat požadované údaje včetně příloh, musí být ze soutěže vyřazena. O vyřazení nabídky včetně odůvodnění vyrozumí vedoucí odboru písemně uchazeče, který nabídku podal. Zadavatel není oprávněn uzavřít smlouvu na veřejnou zakázku malého rozsahu s dodavatelem zapsaným v Rejstříku se zákazem plnění veřejných zakázek ( 120s, odst. 3 zákona o veřejných zakázkách) Pokud uchazeč předloží cenovou nabídku, která se výrazně liší od předpokládané ceny plnění díla, může tuto nabídku zadavatel vyřadit ze systému hodnocení. Pokud by zůstala na hodnocení pouze jedna nabídka, která by byla posouzena jako zjevně nevýhodná a ostatní by byly vyřazeny, musí být soutěž zrušena a vypsána nová. Výsledek hodnocení spolu s doporučením hodnotící komise předá vedoucí odboru radě města spolu s návrhem na vyhodnocení zakázky malého rozsahu, který by měl obsahovat: Seznam obeslaných firem Stručný popis jednání hodnotící komise Pořadí účastníků Doporučení komise 11. Výběr nejvhodnější nabídky Na základě předloženého návrhu rozhodne rada města o: a) výběru nejvhodnější nabídky. Rada města se od doporučení hodnotící komise může odchýlit jen z objektivních důvodů, vždy však musí rozhodnout v souladu se zadávacími podmínkami, stanovenými hodnotícími kritérii a jejich váhou. Tyto důvody odchýlení se od doporučení komise rada uvede v písemném vyhotovení rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky; nebo b) nepřijetí žádné nabídky a zrušení zadávání zakázky. V písemném vyhotovení rozhodnutí musí být uvedeno odůvodnění. c) Uzavření smlouvy o dílo s vybraným uchazečem za danou cenu 6

7 S vítězným uchazečem musí být uzavřen smluvní vztah (smlouva o dílo, smlouva o dodávce, popř. objednávka, apod.). Ve smlouvě eventuálně objednávce musejí být uvedeny rozhodující údaje o zakázce, tj. popis předmětu plnění, množství, platební podmínky, cena s doplněním, že jde o cenu maximální a nepřekročitelnou, doba záruky, podmínky pro realizaci, atd. 12. Informace o výsledku zadávacího řízení. a) Oznámení o výsledku zadávacího řízení. 1) Vedoucí odboru do 5 pracovních dnů po ověření a zveřejnění zápisu z jednání rady města zajistí oznámení výsledku zadávacího řízení všem uchazečům, kteří podali nabídky ve lhůtě pro podání nabídek a nebyli vyloučeni z účasti ve výběrovém řízení. Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky nebo rozhodnutí o zrušení zadávání zakázky nebo o nepřijetí žádné nabídky musí být vždy odůvodněno. 2) Oznámení o výsledku zadávacího řízení musí být odesláno všem uchazečům, kteří podali nabídky ve lhůtě pro podání nabídek a jejich nabídka nebyla vyřazena pro neúplnost nebo nesplnění kvalifikačních kritérií. 3) Taktéž vyhodnocení zakázky malého rozsahu II. kategorie se vždy zveřejňuje v elektronické podobě na oficiálních internetových stránkách města Brandýs nad Labem Stará Boleslav v rubrice Veřejné zakázky - poptávky - marketingové průzkumy a to na předepsaném hodnotícím formuláři. Za řádné zveřejnění vyhodnocení zakázky malého rozsahu I. kategorie zodpovídá vedoucí příslušného odboru. 13. Vedoucí odboru zajistí podle 147a ZVZ zveřejnění smlouvy na zakázky malého rozsahu v hodnotě plnění od bez DPH na profilu zadavatele a včetně všech jejích dodatků, nejdéle do 15 dní od jejího uzavření. Článek V. Výjimky z věcné působnosti 1. Zásady a postupy upravené touto vnitřní směrnicí se nevztahují na pořizování drobného spotřebního materiálu včetně nábytku a pořizování zboží a služeb a veřejné zakázky na stavební práce v hodnotě do Kč. 2. Zásady a postupy upravené touto směrnicí se rovněž nevztahují na zakázky I. kategorie, jdeli o případ odstranění havarijní situace, ve kterém hrozí ohrožení života či zdraví občanů, a z tohoto důvodu je nezbytné zajistit nápravu v co nejkratším čase, nejpozději do 3 dnů od jejího vzniku. Tyto zakázky je oprávněn zadat vedoucí odboru územního rozvoje a památkové péče, je však povinen uzavřít s dodavatelem písemnou smlouvu (nebo objednávku) a vyhotovit písemné zdůvodnění zadání, proč se jedná o výše uvedenou zakázku a tyto písemnosti archivovat v souladu s ustanoveními této vnitřní směrnice. Zadavatel není oprávněn uzavřít smlouvu na veřejnou zakázku malého rozsahu s dodavatelem zapsaným v Rejstříku se zákazem plnění veřejných zakázek ( 120s, odst.3 zákona o veřejných zakázkách). Smlouva i písemné zdůvodnění mohou být na základě rozhodnutí vedení města po uzavření smlouvy zveřejněny na internetových stránkách zadavatele. 3. Zásady a postupy dle této vnitřní směrnice se dále nevztahují na zakázky systému krizového řízení (dodávky služeb, zboží i stavebních prací). Zakázky systému krizového řízení je oprávněno zadat vedení města, a to bez oznámení o zahájení zadávacího řízení více dodavatelům. Vedoucí odboru je však povinen uzavřít s dodavatelem písemnou smlouvu (nebo objednávku) a vyhotovit písemné zdůvodnění zadání, proč se jedná o zakázku systému krizového řízení a tyto písemnosti archivovat v souladu s ustanoveními této vnitřní směrnice. Smlouva i písemné zdůvodnění mohou být na základě rozhodnutí vedení města po uzavření smlouvy zveřejněny na internetových stránkách zadavatele. 7

8 Není-li možné zadání těchto zakázek (jedná-li se o zakázky malého rozsahu II. kategorie) v radě města projednat předem, mohou být v krajních případech vedením města zadány i bez projednání. O tomto postupu musí být rada města bezodkladně informována a na jejím zasedání následujícím bezprostředně po uzavření smlouvy na zakázku musí být seznámena podrobně s obsahem zakázky a důvody postupu). Článek VI. Archivace dokumentace a kontroly 1. Zadavatel je povinen uchovávat dokumentaci o zakázkách spadajících do II. kategorie (čl. II. Odst. 3) a záznamy o elektronických úkonech (v tištěné podobě nebo na nosičích elektronických dat) po dobu 5-ti let od uzavření smlouvy, její změny nebo od zrušení zadávacího řízení, či rozhodnutí o tom, že nebyla vybrána nejvhodnější nabídka, nestanoví-li příslušné právní předpisy nebo právní akty jinak. Bez omezení obecnosti předchozí věty se pro vyloučení pochybností stanoví, že předmětem archivace jsou zejména (nikoliv však výlučně) následující dokumenty: a) text oznámení o zahájení výběrového řízení zaslaného požadovanému počtu uchazečů k podání nabídky a dalších dokumentů vymezujících předmět zakázky vč. dokladů prokazujících jejich odeslání; b) nabídky podané uchazeči nebo jiné informace či ceníky, z nichž vyplývá plnění nabízené uchazečem; c) zápis o otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek podepsaný relevantními osobami; d) smlouva nebo objednávka uzavřená s vybraným dodavatelem, vč. všech dodatků; e) text oznámení o výsledku zadávacího řízení zaslaný všem uchazečům, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek, vč. dokladů prokazujících jejich odeslání. 2. Odpovědnost. Archivaci dokumentace o zakázce po stanovenou dobu zajistí vedoucí odboru nebo jím pověřený referent. ČÁST TŘETÍ Článek VII. Závěrečná ustanovení a účinnost 1. Zrušuje se Směrnice č.4/2015 Zásady a postupy při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. 2. Směrnici č. 5/2015 schválila rada města Brandýsa nad Labem Staré Boleslavi dne 1. října Tato směrnice je závazná pro všechny odbory Městského úřadu Brandýs nad Labem Stará Boleslav a pro všechny příspěvkové organizace, zřízené Městem Brandýs nad Labem Stará Boleslav. V příspěvkových organizacích je odpovědnou osobou ředitel. 4. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 15. října Přílohou této směrnice jsou formuláře Poptávka - marketingový průzkum trhu a Vyhodnocení poptávky - marketingového průzkumu. Ing. Vlastimil Picek starosta města 8