Projekt PMA. Procesní modelování agend veřejné správy

Transkript

1 Projekt PMA Procesní modelování agend veřejné správy Konference Měření nákladů, výkonnosti a kvality služeb veřejné správy Praha, 24. května 2013 Josef Beneš (josef.benes@mvcr.cz), Josef Basl (basl@vse.cz)

2 Obsah prezentace Fakta o Projektu procesního modelování agend veřejné správy (PMA) Metodika PMA - přístup k modelování a atributům procesů (dekompozice agend, procesů, přístup k nákladům a k optimalizaci)

3 Cíl PMA Zefektivnit činnost úřadů veřejné správy, snížit finanční náklady a zajistit dostupnost a kvalitu služeb na standardní úrovni v rámci celé ČR

4 Předmět dodávky (dodavatel firma Accenture) Vypracování Metodiky procesního modelování agend veřejné správy. Cílem není personální audit Cílem není veřejnou správu ukreslit Komplexní analýza právních předpisů upravujících výkon veřejné správy Registrováno cca 370 agend a jednotlivých úředních rolí V rámci přeneseného výkonu státní správy jde o cca 182 agend Dodávka AIS RPP Modelovacího, vybaveného moduly řízení, editace, připomínkování a publikování procesních modelů. Dodávka rozhraní mezi AIS RPP Modelovacím a RPP Vyškolení vybraných úředníků v procesním modelování

5 Předmět dodávky Návrh institucionálních a věcných podmínek pro zřízení metodického centra procesního modelování agend. Udržení znalostí a založení dlouhodobého výhledu rozvoje systému Zpracování procesních modelů vzorku 30 agend veřejné správy. Cílem je zavedení a ověření systému pro modelování agend Nejde o vytvoření a vyhlášení standardů těchto agend

6 Agendy modelované v projektu Výkon státní správy konané na ústředních orgánech státní správy Výkon státní správy v přenesené působnosti Bude možné modelovat procesy samosprávy

7 Agendy modelované v projektu Státní správa Přenesená působnost Procesní Agendy Kompetenční Agendy A1155 A330 A424 A5 A3 A45 A47 A423 A1023 A414 A117 A118 A115 A113 A124 A121 A123 A1263 A1149 A1261 A120 A337 A1185 A343 A1097 A1282 A1153 A530 A561 A1301 Vydávání Sbírky zákonů a Sbírky mezinárodních smluv Vydávání osvědčení v souvislosti s výkonem státní správy Stanovení obcí s pověřeným obecním úřadem a obcí s rozšířenou působností Církve a náboženské společnosti Registrace politických stran a politických hnutí Plnění úlohy komunikační centrály pro volby do Evropského parlamentu Aplikace zákona o dobrovolnické službě Územní členění státu Státní občanství České republiky Matriky Občanské průkazy Cestovní doklady občanů České republiky Evidence obyvatel a rodná čísla Registrace agend a orgánů veřejné moci pro výkon agendy Katastr nemovitostí Živnostenské podnikání Územní identifikace Státní kontrola Řízení o přestupcích Poskytování informací Obchodní rejstřík, nadační rejstřík, rejstřík OPS a rejstřík společenství vlastníků jednotek O integrovaném záchranném systému a o změně některých zákonů Sociálně-právní ochrana dětí Obecní zřízení (zákon o obcích) Krajské zřízení (zákon o krajích) Volby do zastupitelstev krajů Správní řád Sociální služby Podpora regionálního rozvoje O úřednících územních samosprávných celků

8 Stav modelování agend Pilotní agendy ve fázi dokončení akceptace Evidence obyvatel a rodná čísla (A115) Registrace politických stran a hnutí (A3) Sociální služby (A530) Velmi podrobně se zabýváme agendou Živnostenského podnikání (A121) Rozpracovány jsou téměř všechny agendy Data sbíráme na vzorku OVS centrum, kraj, město, obec

9 Časový plán a organizace projektu

10 Metodika PMA - klíčový výstup Proces (popis, náklady, kvalita) - základní objekt metodiky PMA Procesní dekompozice agend procesní část Agenda Procesní oblasti evidence, kontrola, informování, řízení,.. Proces procesní diagram Kvantifikace Kvalita

11 Metodika PMA proces jako základní objekt modelování Principy přístupu k modelování agend Procesy mají svoji dobu trvání, četnost, rozptyl Procesy z hlediska popisu tvrdé x měkké Možnost přiřadit zdroje a ohodnotit nákladově + způsoby optimalizace V průběhu modelování nejprve současný stav procesů (asis model) a následně stav požadovaný (to-be model) Uplatnění modelu procesu pro centrální pohled x lokální pohled x instanční Základ trvalého zlepšování procesů - úrovně vyspělosti procesů hodnotící škála 0-4 (formalizace popisu -> měření -> trvalé zlepšování)

12 Ukázka postupu procesního modelování na příkladu agendy A115

13 Procesní dekompozice Iniciální analýza Ohlašovatel agendy Předmět regulace Cíl regulace Právní předpisy Organizace Hrubý odhad komplexity legislativní dekompozice Legislativní požadavky Organizace Procesy agendy Mapování procesů na legislativní požadavky Činnosti RPP Mapování procesů na činnosti RPP

14 Úroveň 2 Úroveň 1 Procesního dekompozice vazba na RPP Procesní model agendy Agenda Procesní mapa Procesní oblast 1 Procesní oblast 2 Procesní oblast n Proces 2.1 Proces 2.2 Proces 2.n Činnost 1 Činnost 2 Činnost n Procesní digram Aktivita Aktivita Aktivita 2.2.n Úkon 2.1 Úkon 2.2 Úkon 2.n Krok Krok Krok 2.2.n

15 Procesní popis a připomínkování

16 Procesní popis

17 Procesní popis - modelovací nástroj

18 Ukázka č. 3: Práce s daty

19 Klasifikace dat dle Metodiky PMA Druhy dat procesního modelu Kvalita Výkony Procesní popis Náklady Pracnost Zdroje dat Centrální úroveň Úroveň OVM Vedení úřadu Pracovník zodpovědný za agendu Pracovník zodpovědný za proces Pracovník zodpovědný za aktivitu

20 Sběr dat čas, četnost, náklady, FTE Z úrovně procesu z četností, délky trvání, přímo přiřaditelných nákladů (kvalifikovaný odhad) Z úrovně agendy prostřednictvím kvalifikovaného odhadu potřeby FTE Způsob provedení sběru dat informační systém, evidence, odhady

21 Četnost a pracnost

22 Nákladový a časový report

23 Ukázka č. 4: Optimalizace

24 Optimalizační hypotézy ke zvýšení výkonnosti a snížení nákladů agendy A115 Centrální optimalizace H1: Sjednotit informování o legislativních změnách H2: Zřídit centrální informační místo (help desk) H3: Vytvořit prostředí pro snadné zadávání a správu připomínek H4: Standardizovat a revidovat formuláře H5: Změnit způsob prokazování totožnosti při změně místa TP H6: Upravit oznamování změn trvalého pobytu výdejci občanského průkazu H7: Umožnit tisk předvyplněného přihlašovacího lístku k TP H8: Upravit informování vlastníků objektu o osobách přihlášených k TP H9: Zápis údajů po nabytí/pozbytí státního občanství provádět pouze na KÚ H10: Sjednotit způsob zapisování jmen cizinců H11: Zpřístupnit AISEO ohlašovnám H12: Přidat fotografii občana jako údaj do AISEO H13: Upravit registraci agendy (seznam činností a činnostních rolí) H14: Elektronizovat podání a omezit docházení na úřad H15: Umožnit OAMP MV přidělovat RČ H16: Pokračovat v umenšení významu RČ Lokální optimalizace: H17: Optimalizovat systém spisové služby využívaný úřadem H18: Registrovat městský informační systém jako AIS

25 Vybraná opatření agendy A115: Zřídit centrální informační místo (help desk) Současná situace Popis hypotézy optimalizace Očekávané výsledky Značnou část pracovní doby referentů i vedoucích na všech úrovních státní správy zabírá zodpovídání dotazů fyzických osob a pracovníků podřízených úřadů - od 1/3 do 1/2 pracovní náplně, přičemž úředníci jsou soustavně odváděni od jiných činností Úřady samostatně vypracovávají a zveřejňují informace na www stránkách a svých vývěskách Způsob, jakým jsou dotazy zodpovídány, se může lišit úřad od úřadu a občan se může dozvídat potenciálně protichůdné informace Kritéria Opodstatněnost procesu Nákladovost Využití nástrojů a postupů Neefektivita Vytvořit jeden centrální helpdesk pod ministerstvem vnitra, který bude vyřizovat dotazy fyzických osob i podřízených úřadů Dopady Úroveň dopadu: centrální Změna právních předpisů: není nutná Kvalita Koncentrace dotazů do jednoho místa a také sjednocení odpovědí na ně Možnost mapování nejčastěji kladených dotazů a publikaci odpovědí na ně na jednotném místě (webové stránky) Odhalení nejčastějších problémů a získání zpětné vazby k nastavení procesů ve státní správě Náklady Výrazné snížení zátěže referentů a vedoucích na úřadech => snížení nákladů a nárůst efektivity ostatních činností Využití potenciálu lidských zdrojů Protikorupční prostředí

26 Závěr Procesní modelování agend lze využít Součást legislativního procesu - zapojit modelování do přípravy nových právních předpisů Financování přeneseného výkonu státní správy - nikoliv příspěvek, ale 100% úhrada dle výkonu konkrétní agendy Měření kvality poskytovaných služeb občanům Kontinuální zvyšování efektivnosti (lean přístupy)

27 Děkujeme za pozornost