Odbor kancelář tajemníka

Transkript

1 Odbor kancelář tajemníka vedoucí odboru zastupuje tajemníka v oblasti řízení úřadu, ve spolupráci s tajemníkem zabezpečuje komplexní agendu v oblastech pracovních vztahů zaměstnanců města, personalistiky, modernizace a řízení výkonu a kvality veřejné správy, koordinuje a zajišťuje vyhlašování výběrových řízení včetně organizačně-technického zabezpečení v souladu se zákonem o úřednících, komplexně zajišťuje oblast vzdělávání úředníků a dalších zaměstnanců vstupní a průběžné vzdělávání, zvláštní odbornou způsobilost a vzdělávání vedoucích pracovníků, plánuje a organizačně zabezpečuje odborná prezenční školení v prostorách úřadu, zajišťuje agendu plánů vzdělávání a administraci vzdělávacího programu, komplexně zpracovává podklady a provádí výpočet platů zaměstnanců, zajišťuje a realizuje sociální programy pro zaměstnance úřadu a uvolněné členy zastupitelstva, zajišťuje dohody o stážích studentů, vede evidenci podle zákona o střetu zájmů, vede centrální evidenci veřejnoprávních smluv v souladu se zákonem o obcích, vede centrální evidenci právních předpisů a nařízení vydaných městem Mohelnice v souladu se zákonem o obcích, vykonává agendu odměňování uvolněných a neuvolněných zastupitelů, vykonává agendu odměňování členů komisí a výborů, kteří nejsou členy zastupitelstva, vykonává agendu spisové a skartační služby dle zákona o archivnictví pro MěÚ, organizuje akce pod záštitou starosty a místostarosty města, zabezpečuje volby a referenda po organizačně technické stránce, zajišťuje zveřejňování informací za město Mohelnice dle zákona o obcích a dalších právních ustanovení, administruje a zodpovídá za aktuálnost webových stránek města ve spolupráci s vedoucími odborů a informatiky, zabezpečuje ochranu budov MěÚ prostřednictvím elektronického bezpečnostního systému, zajišťuje stravování zaměstnanců a vede o tom příslušné evidence, kontroluje evidenci a hospodaření s majetkem ve správě úřadu, kontroluje hospodárné využívání vozidel a zajišťuje obnovu vozového parku, vykonává agendu spojenou se zajišťováním vypravení pohřbů u osob bez pozůstalých, zajišťuje nahlížení do Sbírky zákonů pro veřejnost, spolupracuje s ostatními orgány veřejné správy, spolupracuje při sčítání lidí, domů a bytů, zajišťuje výběrová řízení na dodávky a služby v rámci odboru.

2 Odbor kancelář tajemníka sekretariát zabezpečuje technickou a organizační stránku průběhu zasedání zastupitelstva a schůzí rady města, zpracovává zápisy z těchto jednání, zajišťuje jejich distribuci, archivaci a zveřejnění na webových stránkách města, zajišťuje kompletaci materiálů pro zasedání zastupitelstva a rady města ve spolupráci s předkladateli včetně rozeslání materiálů členům zastupitelstva a rady města v souladu s jednacími řády, připravuje návrh programu pro jednání zastupitelstva a rady města ve spolupráci se starostou, místostarostou a tajemníkem, zajišťuje evidenci plnění úkolů zastupitelstva a rady města, koordinuje plnění těchto úkolů a předkládá je příslušným orgánům na vědomí, přijímá a eviduje návrhy, dotazy, připomínky a podněty členů zastupitelstva a po organizační stránce zajišťuje jejich řešení, vede evidenci změn v personálním obsazení orgánů města, podílí se na přípravě podkladů pro schválení těchto změn, a dále na přípravě podkladů pro ustavení uvedených orgánů, a pro odměňování jejich členů, vede evidenci docházky na jednání zastupitelstva, vede evidenci písemností určených zastupitelstvu a radě města, vyřizuje korespondenci starosty a místostarosty, vede její evidenci, sjednává, organizuje a zabezpečuje jednání starosty a místostarosty, zajišťuje spisovou a skartační službu pro odbor kancelář tajemníka, pro tajemníka, starostu a místostarostu v souladu se Spisovým a skartačním řádem MěÚ Mohelnice, vede centrální evidenci smluv včetně archivace, přijímá a eviduje oznámení o shromažďování občanů dle zákona o právu shromažďovacím, vede centrální evidenci žádostí o informace dle zákona o svobodném přístupu k informacím, sleduje jejich správné a včasné vyřizování ve spolupráci s odbory MěÚ a zpracovává výroční zprávu dle tohoto zákona, vede evidenci a zodpovídá za klíče od všech prostor úřadu přidělených jednotlivým zaměstnancům, vede evidenci razítek přidělených zaměstnancům, podílí se na organizaci a průběhu voleb či referenda, zajišťuje informování občanů pomocí SMS zpráv a vede evidenci s touto agendou spojenou, eviduje a vyhodnocuje telefonní hovory zaměstnanců MěÚ, archivuje Mohelnický zpravodaj městské periodikum. Odbor kancelář tajemníka podatelna zajišťuje chod podatelny včetně základní informační služby, komplexně zajišťuje příjem listinné korespondence, její rozdělení, odeslání poštou, případné přímé doručení včetně evidence a převodu do elektronické podoby,

3 v souladu s příslušným zákonem přijímá a odesílá datové zprávy doručené prostřednictvím datové schránky města a předává je příslušným odborům, koordinuje spisovou službu jednotlivým odborům, zajišťuje obsluhu pracoviště CzechPOINT včetně evidence, zajišťuje zveřejňování informací na úřední a elektronické úřední desce, aktualizuje informační nástěnky v budovách úřadu, aktualizuje ve spolupráci s odbory a sekretariátem webové stránky města, zajišťuje agendu ztrát a nálezů v souladu s vnitřním předpisem, zajišťuje provoz autoparku města včetně jeho údržby a oprav, vede evidenci čipů pro služební vozy, zodpovídá za řádný technický stav a optimální využití služebních vozidel, zajišťuje materiální a technické zásobování úřadu včetně výdeje materiálu ze skladu MěÚ a vedení evidence dle jednotlivých odborů, zabezpečuje kontrolu provádění úklidu budov městského úřadu včetně dodávky materiálu a organizace, zajišťuje drobné opravy a údržbu budov včetně evidence, spolupracuje při zajištění funkčnosti bezpečnostního systému budov. Odbor kancelář tajemníka - úsek krizového řízení plní úkoly na úseku krizového řízení, na úseku integrovaného záchranného systému: komplexně zajišťuje úkoly související s brannou pohotovostí státu, válečným stavem a jinými mimořádnými situacemi z titulu obecního úřadu obce s rozšířenou působností MÚ Mohelnice a města Mohelnice, plní úkoly v rámci bezpečnostní rady města a krizového štábu města, zákon č. 239/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákon č.240/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 241/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 222/1999 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 110/1998 Sb., zákon č. 585/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 254/2001 Sb., ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 328/2001 Sb., nařízení vlády č. 462/2000 Sb. a vyhláška č. 498/2000 Sb., zodpovídá za funkčnost jednotky dobrovolných hasičů města Mohelnice, vede evidenci majetku přiděleného k užívání jednotce dobrovolných hasičů, plní úkoly ve vztahu k organizační jednotce dobrovolných hasičů, připravuje podklady pro jednání orgánů města týkající se této organizační jednotky plní úkoly na úseku požární ochrany zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně v platném znění, plní úkoly dle zákona č. 412/2005 Sb. o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, plní úkoly vyplývající z funkce bezpečnostního ředitele, spolupracuje s Policií ČR při zásahu v souladu se zákonem č. 273/2008 Sb., o Policii České republiky ve znění pozdějších předpisů, koordinuje agendu BOZP + PO městského úřadu včetně zajištění lékařských prohlídek a školení v dané oblasti,

4 zabezpečuje zajištění všech revizí elektro, plynu a dalších zařízení, u nichž to vyžadují obecně závazné právní předpisy, plní úkoly ve vztahu ke kamerovému systému města, zajišťuje správu používání služebních mobilních telefonů městského úřadu a vede jejich evidenci, podílí se na přípravě výběrového řízení na poskytovatele datových a hlasových služeb, zajišťuje správu a inventarizaci majetku městského úřadu v souladu se zákony, plní roli tajemníka osadních výborů včetně koordinace s ostatními odbory při plnění požadavků osadních výborů, potvrzuje objednávky výborů a spravuje webové stránky výborů, spravuje Diskuzní fórum města Mohelnice a informuje příslušné vedoucí odboru o dotazech na jejich působnost. Oddělení informačních technologií zpracovává podklady pro přípravu rozpočtu v oblasti IT, odpovídá za věcnou správnost čerpání finančních prostředků na IT, zajišťuje technické zázemí pro práci zaměstnanců úřadu, zajišťuje zavádění, rozvoj a údržbu schválených informačních systémů po stránce odborné, metodické, technické a materiální, zajišťuje potřebnou a vhodnou výpočetní techniku a programové vybavení, zajišťuje a vede přehled o zavedeném a užívaném programovém vybavení, zajišťuje oprávněnost jeho užívání, sleduje jeho kvalitu, stav a využívání, zodpovídá za zálohovací systém, zajišťuje opravy IT techniky, výměnu spotřebního materiálu, výměny a instalace PC, tiskáren, scannerů a kopírek a evidenci veškerého hardware technicky zabezpečuje chod telefonní ústředny, vede evidenci výpisů telefonních hovorů, doporučuje komunikační rozhraní u ostatních organizací, které s nimi spolupracují, zajišťuje provoz výpočetní techniky a budování informačních systémů na úřadu v rozsahu své působnosti zpracovává návrhy vnitřních normativních instrukcí a ve spolupráci s příslušnými odbory zabezpečuje úkoly spojené s ochranou údajů a bezpečností počítačových sítí, zpracovává koncepci a dokumentaci programů, zajišťuje dodržování zákonů, norem a standardů souvisejících s provozem IS a ochranou dat a osobních údajů, navrhuje tajemníkovi interní a externí školení uživatelů, provádí výběrové řízení na HW a SW a dodavatelské služby v oblasti IT, spravuje veškerý SW pro samosprávu a státní správu, provádí speciální údržbu aplikací jednotlivých odborů, zajišťuje upgrade aplikačních vybavení, koordinuje výměny dat s dalšími organizacemi, zajišťuje řešení problémů, úpravy a nastavení základních aplikací v rámci kancelářského balíku,

5 zajišťuje rozšiřování a správu počítačové sítě úřadu, spravuje doménový server, poštovní server a další síťová zařízení, zajišťuje správu multifunkčních kopírovacích strojů, zajišťuje od katastrálního úřadu dodávku datových souborů KN pro všechna katastrální území v působnosti města, včetně aktualizace těchto dat, sleduje technický vývoj výpočetní a související techniky a vývoj v oblasti programového vybavení, vyhodnocuje optimální produkty pro řešení potřeb města a jeho orgánů, plní další úkoly stanovené starostou a tajemníkem v oblasti IT.