SPOLEČNOSTI HEINEKEN OZVĚTE SE (SPEAK UP)

Transkript

1 H D F BU DU LK LČ HK ZVĚ (K U)

2 H D F BU DU Úvod účel a rozsah roč je důležité se ozvat? aše společnost se zavázala každý den podnikat spravedlivě, s integritou a respektem k zákonům a našim hodnotám. avzdory tomuto závazku se někdy může stát, že si všimnete jednání, které vypadá jako porušení zákona, našeho Kodexu obchodního jednání anebo jejích zásad a pravidel Heiules. okud budete mít podezření, že jednání není správné, je třeba, abyste se ozvali. Když tak učiníte, dáte naší společnosti možnost daný problém řešit. okud se neozvete a neupozorníte na možné nesprávné jednání, můžete situaci zhoršit a snížit důvěru. aše společnost si opravdu cení pomoci zaměstnanců, kteří identifikují a upozorní na problémy, které je třeba řešit. Vybízíme zaměstnance, aby se ozvali. i, kteří tak učiní, budou chráněni. okud v dobré víře oznámíte své podezření na nesprávné jednání, nebudete potrestáni, neboť nebudeme tolerovat žádnou podobu odvetných opatření proti vám za to, že jste se ozvali. akonec: ozvat se je zásadně důležité, pokud si máme udržet naši pověst, úspěch i schopnost fungovat nyní i v budoucnosti. aký je účel politiky zvěte se (peak Up)? Účelem této politiky je vysvětlit, jak lze upozorňovat na znepokojení spojená s podezřením na nesprávné jednání důvěrně a beze strachu z odvetných opatření. opisují dále, co můžete od naší společnosti očekávat, pokud se ozvete. Kdo se může ozvat? ato politika zvěte se (peak Up) je dostupná každému, kdo pracuje pro naši společnost nebo ji zastupuje. e také k dispozici jakékoli straně, se kterou naše společnost má nebo měla jakýkoli typ obchodního vztahu (např. obchodním partnerům, dodavatelům, akcionářům, agentům, distributorům, zástupcům a zákazníkům), jež si přeje upozornit na možné nesprávné jednání v rámci naší společnosti. aká znepokojení tato politika zvěte se (peak Up) pokrývá? uto politiku zvěte se (peak Up) lze využít k upozornění na podezření na nesprávné jednání v rámci naší společnosti, což znamená: jakékoli porušení zákona, našeho Kodexu obchodního jednání anebo jejích zásad a pravidel Heiules, kterými se naše společnost řídí. čekáváme od zaměstnanců, že v dobré víře oznámí jakýkoli podvod nebo podezření na něj, jak popisuje politika pro podvodné jednání. ezi příklady znepokojení, jež lze oznámit podle této politiky zvěte se (peak Up), patří: odvody roblémy týkající se životního prostředí, zdraví a Diskriminace či obtěžování bezpečnosti orušení zákonů a pravidel na ochranu hospodářské evhodné využívání firemních zdrojů soutěže bchodování zasvěcených osob edostatečné finanční a nefinanční záznamy Zveřejnění důvěrných informací třety zájmů orušení naší politiky pro dary, zábavu a pohostinnost Úplatkářství uto politiku nevyužívejte k: znamování událostí, které představují bezprostřední ohrožení života či majetku. okud potřebujete pomoc v nouzi, kontaktujte prosím místní úřady nebo zavolejte na nouzovou telefonní linku pro vaši zemi. akýmkoli stížnostem spojeným s podmínkami vašeho zaměstnání. Řešení osobních sporů. Vznášení obvinění, o kterých víte, že jsou falešná. akové jednání by mohlo vést k disciplinárním opatřením. 3

3 H D F BU DU nformace o tom, jak a kdy se ozvat nformace o tom, jak a kdy se ozvatak se ozvat? aše politika zvěte se (peak Up) vám umožňuje upozornit na podezření na nesprávné jednání prostřednictvím různých kanálů. ato politika nenahrazuje běžné linie podřízenosti nebo postupy pro podávání stížností naší společnosti v rámci vaší po. okud budete mít podezření na jakékoli nesprávné jednání, vyzýváme vás, abyste ho řešili přímo s dotyčnou osobou. okud by to nebylo vhodné, nebojte se klást otázky a oznamovat znepokojení prostřednictvím jakéhokoli z následujících kanálů, určených k upozornění na problémy. Váš nadřízený, zástupce oddělení lidských zdrojů, manažer korporátních vztahů nebo právník becně platí, že první osoba, kterou je třeba kontaktovat, když chcete na něco upozornit, je váš přímý nadřízený. ůžete se také rozhodnout promluvit se svým zástupcem oddělení lidských zdrojů, manažerem korporátních vztahů nebo právníkem, kteří mohou jako prostředník jednat vaším jménem. Váš důvěryhodný zástupce aše společnost jmenovala tzv. důvěryhodné zástupce jako další kontaktní osoby pro oznamování znepokojení ohledně podezření na nesprávné jednání, pokud například nechcete kontaktovat svého přímého nadřízeného. sou tu pro vás, abyste si s nimi mohli důvěrně promluvit a poradit se o dalším postupu. Důvěryhodní zástupci se neúčastní žádného vyšetřování, aby chránili důvěrnost rozhovorů s nimi vedených. Klikněte prosím sem pro kontaktní údaje o vašich důvěryhodných zástupcích. Kancelář pro obchodní jednání akékoli své podezření na nesprávné jednání můžete oznámit kanceláři pro obchodní jednání em na adrese businessconduct@heineken.com nebo zasláním dopisu na adresu: Business onduct ffice.. Box 28, 1000 msterdam, the etherlands. ěkterého ze členů kanceláře pro obchodní jednání můžete také kontaktovat přímo. lužba peak Up (zvěte se): nline nebo telefonicky V případě, že máte podezření na nesprávné jednání, kdy se skutečně domníváte, že záležitost nelze vyřešit prostřednictvím dostupných kanálů vaší po, můžete využít externí službu peak Up (zvěte se) ( ). a vám umožňuje důvěrně a ve vašem vlastním jazyce oznamovat znepokojení. lužba peak Up (zvěte se) je provozována nezávislou třetí stranou a je dostupná non-stop 365 dní v roce. xistují dva způsoby oznámení prostřednictvím služby peak Up (zvěte se): L ro zaznamenání znepokojení online prosím navštivte webové stránky služby peak Up (zvěte se) na adrese Zde můžete vyplnit formulář a oznámit své znepokojení. LFK ro oznámení znepokojení telefonicky prosím zavolejte na bezplatnou linku integrity ve své zemi. Linku integrity provozuje třetí strana. elefonní čísla a další pokyny naleznete na stránkách nebo klikněte sem. o podání hlášení (online nebo telefonicky) obdržíte jedinečný kód, který se označuje eport Key (Klíč hlášení). ento klíč můžete využít ke zpětnému hovoru nebo k přístupu na webové stránky kde si můžete zkontrolovat postup svého hlášení. Uvidíte, zda vám osoba, která se hlášením zabývá, zanechala zpětnou vazbu, případně nemá další otázky. okud budete chtít, můžete poskytnout doplňující informace. Váš klíč hlášení je obzvlášť důležitý, pokud si přejete zůstat v anonymitě, protože v takovém případě vás budeme moci kontaktovat pouze prostřednictvím webových stránek. Všechna hlášení přijatá prostřednictvím služby peak Up (zvěte se) jsou postoupena naší společnosti k dalšímu řešení. 4

4 H D F BU DU ak je to s externím oznamováním problémů? Důrazně doporučujeme oznamovat znepokojení interně prostřednictvím jednoho z dostupných kanálů. známení o znepokojení externí straně (např. médiím) může mít závažné následky pro naši společnost, zainteresované osoby a možná i pro vás. ím, že se ozvete interně, dáte naší společnosti možnost záležitost prostudovat a podniknout kroky, bude-li to třeba. ímto způsobem můžeme naši společnost všichni zlepšit. aký druh informací musíte uvést? ři zaznamenávání hlášení (osobně, písemně, online či telefonicky) prosím uveďte co nejpodrobnější informace, které máte, aby naše společnost mohla posoudit a vyšetřit vaše znepokojení, například: pozadí, historii a důvod ke znepokojení jména, data, místa a další relevantní informace jakékoli dokumenty, které mohou vaše hlášení podpořit avazující kroky lze provést pouze v případě, že hlášení obsahuje dostatek informací a existuje odůvodněná možnost získání dalších informací. o byste měli udělat, pokud nemáte všechna fakta? Vyzýváme vás, abyste se ozvali co nejdříve, nejlépe předtím, než se situace vymkne kontrole nebo dojde ke škodě. Vždy je lepší si o znepokojení dříve promluvit, než později oznamovat následky. okud víte o nesprávném jednání nebo na ně máte podezření, ozvěte se s fakty, která máte. eočekáváme, že budete mít všechny odpovědi a rozhodně neočekáváme, že prokážete, že vaše znepokojení je opodstatněné. echte naši společnost, aby se záležitostí zabývala a rozhodla, zda důvod ke znepokojení existuje. ikdy záležitost nevyšetřujte sami a nesnažte se získat důkazy k vybudování dobře podloženého případu. Zaručujeme vám, že proti vám nebudou podniknuta žádná disciplinární opatření ani jiné kroky, pokud se vaše znepokojení později prokáže jako mylné či nesprávné. 5

5 H D F BU DU chrana vaší pozice: důvěrnost a žádná odvetná opatření Bude zachována důvěrnost hlášení? Všechna hlášení jsou podávána důvěrně. o znamená, že informace o vašem znepokojení budou sděleny pouze omezenému počtu osob, jež tyto informace potřebují nezbytně znát. nformace budou zveřejněny mimo tuto úzkou skupinu osob, pokud to bude požadovat zákon nebo to bude v důležitém veřejném zájmu. V podstatě jsme povinni informovat obviněnou osobu, že proti ní byla podána stížnost, vaše totožnost však nebude zveřejněna. Vy osobně nám můžete pomoci s ochranou důvěrnosti tím, že budete diskrétní a nebudete o svém hlášení hovořit se svými kolegy ani nikým jiným. e možné podat hlášení anonymně? vé znepokojení můžete oznámit anonymně (pokud to umožňují zákony vaší země). Vyzýváme vás však, abyste odhalili svou totožnost, neboť je pro nás obtížnější a za určitých okolností dokonce nemožné, vyšetřit anonymně podaná hlášení. Bude ochráněno vaše soukromí? aše společnost se zavázala chránit soukromí všech zainteresovaných osob. odnikneme všechny přiměřené kroky, abychom ochránili osobní údaje před nepovoleným přístupem a zpracováním. akékoli osobní údaje získané v rámci politiky zvěte se (peak Up), budou využity pouze k účelům v ní popsaných nebo v souladu se zákonem či důležitým veřejným zájmem. Klikněte prosím sem pro více informací o ochraně osobních údajů. Žádná odvetná opatření jak budete chráněni, pokud se ozvete? Vybízíme zaměstnance, aby se ozvali, a ti, kteří tak učiní, budou chráněni. ůžete se spolehnout, že nebudete potrestáni za to, že v dobré víře oznámíte své podezření na nesprávné jednání. Žádná podoba hrozeb ani odvetných opatření nebude tolerována. dvetné opatření je považováno za disciplinární záležitost. okud však své znepokojení oznámíte zlomyslně, avíte, že je falešné, chráněni nebudete. o se stane, pokud bude tato politika zneužita? Záměrně vznesené falešné obvinění, lhaní vyšetřovatelům, zasahování do vyšetřování či odmítnutí spolupráce je porušením našeho Kodexu obchodního jednání. akové jednání by mohlo vést k disciplinárním opatřením. 6

6 H D F BU DU ásledný postup co se stane poté, co se ozvete? o můžete očekávat, pokud se ozvete? aše společnost bere každé hlášení o možných případech nesprávného jednání vážně. okud podáte hlášení, obdržíte potvrzení o jeho přijetí ve lhůtě 5 až 7 pracovních dnů spolu s odhadem, jak dlouho bude řešení a posouzení vašeho znepokojení trvat. Hlášení bude podrobeno počátečnímu přezkoumání a v případě, že to bude nezbytné, bude řádným způsobem vyšetřeno. V průměru lze očekávat, že záležitost bude vyřešena do jednoho až tří měsíců. celkových zjištěních budete informováni, tj. o tom, zda naše společnost zjistila nebo nezjistila, že došlo k nesprávnému jednání. Upozorňujeme, že nebudeme schopni vám sdělit všechny podrobnosti o výsledku případu (nebo souvisejících krocích, které jsme podnikli) z důvodu důvěrnosti, zachování soukromí a zákonných práv všech zainteresovaných osob. Kdo bude na základě vašich znepokojení jednat a jak? Všechna znepokojení přijatá naší společností jsou zařazena do systému pro správu případů. odle povahy, naléhavosti a možného dopadu případ řeší po nebo globální manažer pro vyšetřování případů, který pracuje pod dohledem a podle pokynů výboru pro integritu. řezkoumání a vyšetřování aše společnost při řešení znepokojení používá dvoufázový přístup: očáteční přezkoumání účelem je posoudit znepokojení a rozhodnout, jestli je třeba další přezkoumání a vyšetřování (a pokud ano, kdo ho bude vést a v jaké podobě). ůžeme vás kontaktovat kvůli dalším informacím. Vyšetřování pokud hlášení vyžaduje další přezkoumání a vyšetřování, dojde k přidělení po nebo globálního manažera pro vyšetřování případů. amotné vyšetřování se bude zaměřovat na objektivní a věcnou analýzu případu. okud to bude třeba, můžeme zapojit externí odborníky (např. právníky či účetní), aby nám při vyšetřování pomohli. Budou pracovat při zachování přísné důvěrnosti. řezkoumání a vyšetřování bude prováděno nezávisle, poctivě a nezaujatě a bude respektovat všechny zainteresované strany a v souladu s příslušnými zákony a principy (včetně řádného projednání věci). odrobnosti o případu, vaše totožnost a totožnost jakékoli další osoby zmíněné v hlášení, bude držena v tajnosti v průběhu i po skončení vyšetřování a bude sdělována pouze osobám, které ji potřebují znát. o od vás očekáváme ve spojitosti s vyšetřováním? okud budete zapojeni do vyšetřování, je třeba, abyste spolupracovali, úplně a čestně odpovídejte na všechny otázky. Lhaní vyšetřovatelům stejně jako zdržování, zasahování do vyšetřování nebo odmítnutí spolupráce může vést k disciplinárním opatřením. Všechny zainteresované strany, včetně obviněných, mají nárok na důvěrnost, aby nedošlo ke zbytečnému poškození jejich pověsti. okud se tedy účastníte vyšetřování nebo se o něm dozvíte, musíte držet celou záležitost v tajnosti. dpovídající opatření okud je vaše znepokojení podložené (tj. skutečně došlo k nesprávnému jednání), budou v souladu s naší politikou a zákonem přijata odpovídající nezbytná disciplinární opatření. o dělat, když nesouhlasíte s následným postupem po hlášení? okud máte za to, že vaše znepokojení nebo znepokojení vznesené proti vám nebylo řešeno odpovídajícím způsobem nebo vyšetřování neproběhlo správně, informujte prosím výbor pro integritu em na adrese intcom@heineken.com nebo pošlete poštou na adresu: ntegrity ommittee.. Box 28, 1000 msterdam, the etherlands. Dále můžete kontaktovat předsedu dozorčí rady společnosti Heineken.V. na adrese supervisoryboard@heineken.com. 7

7 H D F BU DU Další informace áte-li dotazy ohledně této politiky zvěte se (peak Up), nebo potřebujete-li pomoc, kontaktujte prosím: svého nadřízeného, zástupce oddělení lidských zdrojů, manažera korporátních vztahů nebo právníka svého důvěryhodného zástupce kancelář pro obchodní jednání em na adrese «businessconduct@heineken.com» 8

8 H D F BU DU chrana osobních údajů aše společnost je stranou odpovídající ( dohlížitelem ) za zpracování osobních údajů v souvislosti s touto politikou zvěte se (peak Up) ( osobní údaje ). Zpracování osobních údajů bylo oznámeno nizozemskému úřadu pro ochranu údajů pod číslem [ ]. Dohližitel bude zpracovávat osobní údaje pro účely této politiky zvěte se (peak Up). gentura provozující externí linku důvěry ( operátor ) jedná jménem dohližitele jako strana zpracovávající údaje ve smyslu nizozemského zákona na ochranu údajů. V rámci dohody s dohližitelem bude operátor: 1. pouze zpracovávat příslušné osobní údaje podle pokynů dohližitele, 2. zachovávat důvěrnost osobních údajů, 3. přijímat odpovídající technická a organizační bezpečnostní opatření a 4. poskytovat dohližiteli právo na přezkoumání opatření přijatých operátorem a podrobení svých zařízení na zpracování údajů auditům prováděným dohližitelem ve spojitosti se zpracováním údajů Dohližitel přijme nezbytná technická a organizační opatření, aby dostatečně chránil osobní údaje před ztrátou nebo nepovoleným přístupem, a operátorovi dal pokyny za týmž účelem. Hlášení mohou být shromažďována libovolnými metodami pro zpracování údajů, elektronickými či jinými. yto metody budou podléhat kodexu, tzn. osobní údaje budou vždy zpracovávány odděleně od jiných informačních systémů pro zaměstnance nebo složek zaměstnanců. Hlášení, jež budou shledána nepodloženými, budou co nejdříve odstraněna. sobní údaje týkající se hlášení o podložených požadavcích budou odstraněny do dvou měsíců od ukončení ověřování ze strany vyšetřovatelů, pokud nebudou přijata disciplinární opatření nebo nebude vedeno proti obviněné osobě nebo oznamovateli (v případě, že nebylo hlášení podáno v dobré víře) soudní řízení, v takovém případě budou údaje odstraněny do dvou měsíců od ukončení disciplinárních opatření nebo soudního řízení (nejvyšší instance). Záznamy o jakýchkoli disciplinárních opatřeních proti zaměstnanci naší společnosti v důsledku podaného hlášení dle ustanovení této politiky budou pořizovány v souladu s interními postupy, které má naše společnost nastavené v souvislosti se záznamy o personálu. dstraněním se rozumí zničení osobních údajů nebo jejich úprava takovým způsobem, aby již nebyla možná identifikace oznamovatele ani obviněné osoby. o uplynutí výše uvedených období uchování údajů lze osobní údaje držet pouze pro archivační a statistické účely v souladu s platnými národními zákony. akýkoli zaměstnanec může kdykoli požádat svého přímého nadřízeného, důvěryhodného zástupce nebo výbor pro integritu o informaci, zda proti němu bylo či nebylo podáno hlášení. okud ano, obdrží písemný přehled osobních údajů, které jsou o něm k dispozici, pokud to nebude významně bránit vyšetřování. okud budou osobní údaje nesprávné nebo nepodstatné, může obviněná osoba požadovat jejich opravu nebo odstranění. bviněná osoba má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů v souvislosti s hlášením na základě závažných zákonných důvodů týkajících se její konkrétní situace, pokud je oprávněnost zpracování ze strany naší společnosti dána článkem 8(f) nizozemského zákona na ochranu údajů. dpověď na žádost o přístup, opravu či odstranění bude poskytnuta co nejdříve, ne však později než za čtyři týdny. akékoli zamítnutí bude provedeno písemně s uvedením důvodů. okud bude nezbytné sdělit osobní údaje fyzické nebo právnické osobě ze země mimo vropský hospodářský prostor, jež nezajistí odpovídající úroveň ochrany ve smyslu směrnice 95/46/ ze dne 24. října 1995, je třeba dodržovat zvláštní ustanovení pro mezinárodní převod osobních údajů. 9

9 dministrativní informace Za obsah odpovídá Globální právní záležitosti Kontaktní osoba bbe iderius Ředitel pro globální obchodní jednání ffective as per 1. ledna 2014 Version 1.0 otes ojem HK nebo naše společnost znamená jakoukoli společnost, která je většinově vlastněna a ovládána (přímo nebo nepřímo) společností HK.V. ato politika zvěte se (peak Up) nahrazuje jakékoli předchozí postupy nahlašování problémů a postupy nahlašování podvodného jednání kdekoli v rámci společnosti HK. Čas od času mohou být vypracovány dodatky, které budou sděleny. Upozorňujeme, že tato politika má doplňující charakter: v platnosti nadále zůstává veškerá platná národní legislativa. V případech, ve kterých jsou podmínky této politiky přísnější než platná legislativa nebo ve kterých stanovují dodatečné záruky, práva nebo opravné prostředky, mají přednost podmínky této politiky. H D F BU DU