Metodický pokyn upravujúci postup pri zverejňovaní zmlúv, objednávok a faktúr

Transkript

1 Metodický pokyn upravujúci postup pri zverejňovaní zmlúv, objednávok a faktúr Základné ustanovenia Čl. 1 Účel metodického pokynu Tento metodický pokyn upravuje postup zamestnancov mesta Hlohovec (ďalej len mesto ) pri zverejňovaní zmlúv, faktúr a objednávok v zmysle zákona č. 211/2000 Z.z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v znení zákona č. 382/2011 Z.z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon o slobode informácií") Čl. 2 Vymedzenie pojmov 1. Povinne zverejňovaná zmluva je písomná zmluva, ktorú uzaviera mesto a ktorá obsahuje informáciu, ktorá sa získala za finančné prostriedky, s ktorými hospodária právnické osoby verejnej správy vrátane neštátnych účelových fondov, alebo sa týka používania týchto finančných prostriedkov, nakladania s majetkom štátu, majetkom obce, majetkom vyššieho územného celku alebo majetkom právnických osôb zriadených zákonom alebo na základe zákona alebo nakladania s finančnými prostriedkami Európskej únie, a ktorá bola uzavretá po 1. januári 2011, to isté platí aj o dodatkoch k zmluvám (ďalej len zmluva ). Povinne zverejňovaná zmluva sa zverejňuje nepretržite počas existencie záväzku vzniknutého z povinne zverejňovanej zmluvy, najmenej však počas piatich rokov od nadobudnutia účinnosti. 2. Nemusia sa zverejniť časti povinne zverejňovanej zmluvy, ktorými sú technické predlohy, návody, výkresy, projektové dokumentácie, modely, spôsob výpočtu jednotkových cien a vzory. Ustanovenia všeobecných obchodných podmienok sa nemusia zverejniť, ak časť obsahu povinne zverejňovanej zmluvy je určená odkazom na ne a zároveň totožné ustanovenia všeobecných obchodných podmienok boli zverejnené tou istou povinnou osobou spolu s inou povinne zverejňovanou zmluvou, ktorá už nadobudla účinnosť; pri takto povinne zverejňovanej zmluve sa uvedie na webovom sídle odkaz na inú povinne zverejňovanú zmluvu, ktorá už nadobudla účinnosť. 3. Povinne zverejňovaná zmluva na účely tohto metodického pokynu nie je zmluva uvedená v 5a ods. 5 písm. a) až s). 1

2 4. Spracovateľ zmluvy je zamestnanec mesta, ktorý spracúva zmluvu od prípravy textu až po podpis zmluvných strán alebo zamestnanec mesta, ktorý prevezme externú zmluvu pripravenú mimo Mestského úradu v Hlohovci (ďalej len MsÚ ) a zabezpečí jej podpísanie zmluvnými stranami. 5. Povinne zverejňovaná objednávka je objednávka tovarov a služieb, ktorú vyhotoví zamestnanec mesta po 1. januári 2011(ďalej len objednávka ). To neplatí, ak objednávky súvisia s povinne zverejňovanou zmluvou, ktorá už nadobudla účinnosť. 6. Spracovateľ objednávky je zamestnanec mesta, ktorý objednávku vyhotovuje. 7. Povinne zverejňovaná faktúra je dodávateľská a odberateľská faktúra na tovary a služby, ktorá bola doručená alebo zaplatená po 1. januári 2011 (ďalej len odberateľská faktúra alebo dodávateľská faktúra ). 8. Spracovateľ odberateľskej faktúry je zamestnanec mesta, ktorý faktúru vyhotovuje. 9. Spracovateľ dodávateľskej faktúry je zamestnanec, ktorý dodávateľskú faktúru spracuje vytvorením platobného poukazu. 10. Zverejnenie zmlúv, faktúr a objednávok je sprístupnenie zmlúv a údajov o faktúrach a objednávkach verejnosti na webovom sídle mesta (zabezpečené synchronizáciou údajov z CG ISS a egov portálu s webovým sídlom, pričom synchronizácia prebieha v nočných hodinách). Postup zverejňovania zmlúv, objednávok a faktúr Čl. 3 Postup pri zverejňovaní zmlúv 1. Spracovateľ zmluvy pripraví text zmluvy alebo prevezme externú zmluvu a odovzdá ju na kontrolu príslušnému vedúcemu oddelenia, právnikovi a prednostovi MsÚ. Ak ide o externú zmluvu, ktorej text nie je vyhotovovaný spracovateľom zmluvy, spracovateľ zmluvy si vyžiada od druhej zmluvnej strany text zmluvy v elektronickej podobe (najlepšie v editovateľnom formáte -.doc,.rtf, ktorý je možné v prípade potreby upravovať). 2. Zamestnanci mesta pri príprave a kontrole zmlúv dbajú okrem iného na to, že v zmysle Občianskeho zákonníka zmluva nadobudne účinnosť dňom nasledujúcim po dni jej zverejnenia alebo neskôr po jej zverejnení, ak si to zmluvné strany dohodnú. Zmluva uzavretá na účely odstránenia následkov mimoriadnej udalosti bezprostredne ohrozujúcej život, zdravie, majetok alebo životné prostredie, je účinná bez 2

3 zverejnenia. Rovnako je bez zverejnenia účinné aj ustanovenie zmluvy, ktoré obsahuje informáciu, ktorá sa podľa zákona o slobode informácií nesprístupňuje Evidenčné číslo v CG ISS modul Zmluvy prideľuje spracovateľ zmluvy alebo právnik PO. Nejasnosti s vypĺňaním údajov v module sa konzultujú s právnikom PO. 4. V module Zmluvy sa povinne vypĺňajú tieto polia: i) Hlavný formulár Evidencia zmlúv (a) Typ zmluvy (b) Účinnosť od (vypĺňa sa automaticky - deň nasledujúci po zverejnení) (c) Dátum účinnosti zmluvy po zverejnení (vypĺňa sa automaticky - deň nasledujúci po zverejnení) (d) Dátum podpisu (zobrazuje sa iba v detaile) (e) Zhotoviteľ zmluvy (f) Cena celkom (ak zo zmluvy vyplýva peňažné plnenie) (2) karta Zverejnenie na egov: (a) príznak Zverejniť (b) Dátum zverejnenia druhou zml. stranou (zobrazuje sa iba v detaile) ii) Podradený formulár Predmet zmluvy (a) Predmet zmluvy iii) Podradený formulár Zmluvné strany (a) Účastník zmluvy (b) Vzťah iv) Podradený formulár Dokumenty (1) karta Všeobecné informácie (a) Definícia dokumentu (b) Názov dokumentu (c) Adresár (d) Názov súboru (e) Typ súboru (2) karta Zverejnenie na egov (a) príznak Zverejniť Ak evidujeme dodatok k zmluve, vypĺňame tie isté polia. 5. Spracovateľ zmluvy po kontrole odovzdá zmluvu na podpis zmluvných strán. 6. Po podpise zmluvných strán spracovateľ zmluvy zmluvu v elektronickej podobe konvertuje do formátu PDF. 1 Pozri 8 až 11 zákona o slobode informácií. 3

4 7. PDF súbor spracovateľ zmluvy nazve ZM_interné centrálne číslo zmluvy pridelené z modulu ISS Zmluvy_rok.pdf (vzor: ZM_1_2011.pdf). 8. Pomenovaný PDF súbor spracovateľ zmluvy uloží do priečinka Zmluvy vytvorenom na Y:/ZMLUVY. 9. V prípade, že zmluva obsahuje informácie chránené zákonom o slobode informácií (osobné údaje, obchodné tajomstvo a pod.), spracovateľ zmluvy pred konverziou formátu zo zmluvy vymaže chránené údaje a až následne vykonaná konverziu do PDF formátu a jeho uloženie na Y. Z osobných údajov týkajúcich sa fyzickej osoby sa nevymazávajú titul, meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu a označenie nehnuteľnosti v rozsahu podľa osobitného predpisu, 2 ak ide o zmluvu, ktorá na vznik, zmenu alebo zánik práva vyžaduje vklad do katastra nehnuteľností podľa osobitného predpisu. 3 Vymazávajú sa tieto údaje: dátum narodenia, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu, bankové spojenie, číslo účtu, telefón, fax, . Tieto údaje je potrebné kontrolovať nielen v záhlaví zmluvy, ale aj v celom jej texte. Zložité prípady sa konzultujú s právnikom. 10. Spracovateľ zmluvy v module CG ISS Zmluvy prostredníctvom podradeného formulára Dokumenty, pripojí k danej zmluve PDF súbor nachádzajúci sa na Y:/ZMLUVY, pričom pole Názov dokumentu sa bude zhodovať s poľom Názov súboru. 11. V prípade, že zmluvy nie je možné zaobstarať v elektronickej podobe, je možné dokumenty naskenovať s použitím softvéru OCR na rozlíšenie znakov. 12. V prípade, že je skenovaný dokument väčší ako 5 MB, rozdelí sa na viacero PDF súborov, pričom tieto PDF súbory budú v názve označené Názov_C1.pdf a nasl. (vzor: ZM_1_2011_P_C1.pdf, ZM_1_2011_P_C2.pdf, ZM_1_2011_P_C3.pdf) Čl. 4 Postup pri zverejňovaní objednávok 1. Spracovateľ objednávky v ISS korektne vyplní údaje potrebné na vyhotovenie objednávky. 2. V module Objednávky sa povinne vypĺňajú tieto polia: Hlavný formulár Objednávky (a) Číslo objednávky 2 42 ods. 2 písm. c) zákona Národnej rady Slovenskej republiky č. 162/1995 Z. z. v znení neskorších predpisov zákona Národnej rady Slovenskej republiky č. 162/1995 Z. z. v znení neskorších predpisov. 4

5 (b) Dodávateľ (meno, priezvisko FO, obchodné meno PO, adresa TP, sídlo, IČO) (c) Objednávka spolu sumu treba maximálne odhadnúť (d) Mena (e) Dátum vystavenia (f) Dátum zverejnenia (vyplní sa automaticky na ďalší deň po vyznačení poľa Zverejniť ) (g) Stav vybavenia objednávka sa považuje za vybavenú až po dodaní objednaného tovaru, prípadne vykonaní objednaných služieb v celom rozsahu (h) Príznak Zverejniť (i) Text pre zverejnenie popis objednaného plnenia (j) Zmluva, ak objednávka súvisí s povinne zverejňovanou zmluvou (k) Meno schvaľujúceho (l) Funkcia schvaľujúceho 3. Objednávky sa zverejňujú na portáli egov zverejnením údajov v tabuľke v štruktúrovanej forme. Údaje je potrebné zverejniť do 10 pracovných dní odo dňa vyhotovenia objednávky. Údaje o objednávke sa zverejňujú nepretržite počas piatich rokov odo dňa ich zverejnenia. Čl. 5 Postup pri zverejňovaní dodávateľských faktúr 1. Každú dodávateľskú faktúru úsek účtovníctva alebo úsek rozpočtu zaeviduje v module CG ISS Fakturácia. 2. V module Fakturácia sa povinne vypĺňajú tieto polia: Hlavný formulár Dodávateľské faktúry (a) Interné číslo (b) Číslo faktúry (c) IČO/RČ (m) Dodávateľ (meno, priezvisko FO, obchodné meno PO, adresa TP, sídlo, IČO) (d) Celková cena (e) K úhrade (f) Mena (g) Predmet faktúry - popis fakturovaného plnenia tak, ako je uvedené na faktúre (h) F/Z (Finálna faktúra/zálohová faktúra) (i) Stav zaplatenia (j) Dátum evidencie (k) Dátum vystavenia 5

6 (l) Dátum zverejnenia (vyplní sa automaticky na ďalší deň po vyznačení poľa Zverejniť ) (m) Dátum splatnosti (n) Dátum úhrady (o) príznak Zverejniť (uvedený príznak sa bude označovať podľa čl. 5 odst. 4) (p) Agenda zmluva (q) Agenda objednávka Stav zaplatenia a Dátum úhrady sa vyplní automaticky po zaúčtovaní úhrady danej dodávateľskej faktúry. 3. Spracovateľ dodávateľskej faktúry si overí vyznačenie zmluvy alebo objednávky na dodávateľskej faktúre. Ak uvedený údaj chýba alebo nebol doplnený pri zaevidovaní dodávateľskej faktúry, upovedomí o tom úsek účtovníctva alebo úsek rozpočtu ( om) a určí zmluvu, ak bola zaevidovaná v ISS, alebo objednávku, ktorá patrí k predmetnej dodávateľskej faktúre. 4. Spracovateľ dodávateľskej faktúry uvedenú faktúru spracuje vyhotovením platobného poukazu, čím potvrdí správnosť dodávateľskej faktúry. Po vyhotovení platobného poukazu zverejní príslušnú dodávateľskú faktúru pomocou akcie Zverejniť faktúru (nastavenie príznaku pre zverejnenie faktúry) nachádzajúcu sa v module Platobné poukazy, formulár Platobné poukazy hlavička. 5. Faktúry sa zverejňujú na portáli egov zverejnením údajov v tabuľke v štruktúrovanej forme. Údaje o faktúre musia byť zverejnené do 30 dní odo dňa zaplatenia faktúry. Údaje o faktúre sa zverejňujú nepretržite počas piatich rokov odo dňa ich zverejnenia. 6. V prípade, že dôjde k oprave už zverejnenej faktúry, zamestnanec zabezpečujúci zmenu faktúry je povinný oznámiť túto skutočnosť úseku účtovníctva, ktorý uskutoční výmenu zverejnenej faktúry za opravenú. Čl. 6 Postup pri zverejňovaní odberateľských faktúr 1. Spracovateľ odberateľskej faktúry v ISS korektne vyplní údaje potrebné na vyhotovenie faktúry. 2. V module Fakturácia sa povinne vypĺňajú tieto polia: Hlavný formulár Odberateľské faktúry (a) Číslo faktúry (b) Odberateľ (meno, priezvisko FO, obchodné meno PO, adresa TP, sídlo, IČO) (c) Celková cena (d) Mena 6

7 (e) Text pre zverejnenie (v egove uvedené ako Predmet odberateľskej faktúry) (f) Dátum vystavenia (g) Stav zaplatenia (h) Dátum evidencie (i) Dátum zverejnenia (vyplní sa automaticky na ďalší deň po vyznačení poľa Zverejniť ) (j) Dátum splatnosti (k) Dátum úhrady (l) príznak Zverejniť Stav zaplatenia a Dátum úhrady sa vyplní automaticky po zaúčtovaní úhrady príslušnej odberateľskej faktúry. Čl. 7 Zodpovednosť a kontrola 1. Každý zamestnanec, ktorý zverejňuje dokumenty a údaje v zmysle tohto metodického pokynu, je zodpovedný za správnosť evidovaných a zverejnených údajov a dokumentov. 2. Po uskutočnení zverejnenia údajov na webovom sídle (po uskutočnenej synchronizácii, ktorá prebieha v noci) je každý zamestnanec povinný nasledujúci deň skontrolovať, či údaje boli riadne zverejnené. 3. Priebežnú kontrolu správnosti údajov vykonáva zverejňovací tím v zložení: vedúci oddelenia informatiky MsÚ, právnik právneho oddelenia MsÚ a referent z úseku účtovníctva alebo rozpočtu finančného oddelenia MsÚ. 4. Zverejňovací tím má právo opravovať chyby v ISS bez oznámenia a upozorňovať na chyby v ISS ostatných zamestnancov. Čl. 8 Záverečné ustanovenie 1. Zrušuje sa metodický pokyn upravujúci postup pri zverejňovaní zmlúv, objednávok a faktúr zo dňa v znení dodatku č. 1 zo dňa Tento metodický pokyn nadobúda účinnosť V Hlohovci dňa Ing. Eva Lukáčová prednostka MsÚ 7