Vnútorný pokyn primátora Mesta Trstená

Transkript

1 ... MESTO TRSTENÁ Vnútorný pokyn primátora Mesta Trstená k aplikácii zákona NR SR č. 211/2000 Z.z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) - povinné zverejňovanie zmlúv, objednávok na tovary, služby a práce a faktúr za tovary, služby a práce Na zabezpečenie jednotného postupu pri realizácii zákona o slobode informácií (ďalej len zákon ), v časti povinného zverejňovania zmlúv, objednávok na tovary a služby a faktúr za tovary a služby, jednotlivými organizačnými útvarmi Mestského úradu v Trstenej ustanovujem: 1. Povinne zverejňovaná zmluva Čl. 1 Zverejňovanie zmlúv Každá písomná zmluva uzavretá Mestom Trstená po 1. januári 2011 vrátane všetkých dodatkov k zmluve, ktorá obsahuje informáciu, získanú za verejné prostriedky, alebo sa týka používania verejných prostriedkov, nakladania s majetkom štátu, majetkom obce, majetkom vyššieho územného celku alebo majetkom právnických osôb zriadených zákonom, na základe zákona alebo nakladania s finančnými prostriedkami Európskej únie. Nemusia sa zverejniť časti povinne zverejňovanej zmluvy, ktorými sú technické predlohy, návody, výkresy, projektové dokumentácie, modely, spôsob výpočtu jednotkových cien a vzory. Povinne zverejňovanou zmluvou nie je - pracovná zmluva a dohoda o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru (a ďalšie stanovené zákonom); Povinne zverejňovanou zmluvou však je kolektívna zmluva! - zmluva, ktorej účelom je realizácia aktívnych opatrení na trhu práce alebo podpora zamestnávania občanov so zdravotným postihnutím podľa osobitného zákona a ktorá sa uzatvára so zamestnancom, uchádzačom o zamestnanie alebo so záujemcom o zamestnanie, - zmluva o poskytnutí sociálnej služby, ktorá sa uzatvára s prijímateľom sociálnej služby, - zmluva týkajúca sa vytvárania opatrení sociálnoprávnej ochrany detí a sociálnej kurately uzavieraná s fyzickou osobou podľa osobitného predpisu okrem zmluvy uzavieranej s fyzickou osobou, ktorá vykonáva opatrenia sociálnoprávnej ochrany detí a sociálnej kurately podľa osobitného predpisu, - zmluva, ktorej predmetom je umelecký výkon alebo použitie umeleckého výkonu a zmluva, ktorú uzatvára povinná osoba s fyzickou osobou inej umeleckej profesie. 2. Účinnosť povinne zverejňovaných zmlúv Povinne zverejňovaná zmluva je účinná dňom nasledujúcim po dni jej zverejnenia. Môže sa dohodnúť, že zmluva nadobúda účinnosť neskôr po jej zverejnení.

2 Termíny pre zverejňovanie a miesto zverejnenia a) Povinne zverejňovaná zmluva sa zverejňuje na webovom sídle mesta: Umiestnenie informácie o zverejnení a samotné zverejnenie sa vykoná v časti samospráva / slobodný prístup k informáciám. b) Zmluva sa zverejní do siedmich dní odo dňa uzavretia alebo odo dňa doručenia súhlasu, ak sa na jej platnosť vyžaduje súhlas príslušného orgánu. Ak sa zmluva nezverejní v tejto lehote, môže účastník podať návrh na zverejnenie v Obchodnom vestníku. c) Ak sa do troch mesiacov od uzavretia zmluvy alebo od udelenia súhlasu, ak sa na jej platnosť vyžaduje súhlas príslušného orgánu, zmluva nezverejnila, platí, že k uzavretiu zmluvy nedošlo! 4. Postup pri zverejňovaní, určenie zodpovednosti a termíny a) Organizačný útvar zodpovedá za evidenciu a zverejňovanie zmlúv v jeho pôsobnosti (t.j. každý organizačný útvar svoje zmluvy), a to spôsobom: - po podpise povinne zverejňovanej zmluvy všetkými zmluvnými stranami sa vyhotoví jej scan, pri jeho vyhotovení sa zabezpečí nesprístupnenie ustanovení zmluvy obsahujúcich informáciu, ktorá sa podľa infozákona (zák.č. 211/2000 Z.z) nesprístupňuje - t.j. zabezpečí sa anonymizácia Od sa údaje účastníka zmluvy zverejňujú v rozsahu titul, meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu a označenie nehnuteľnosti v rozsahu podľa osobitného zákona ak ide o zmluvu, ktorá na vznik, zmenu alebo zánik práva vyžaduje vklad do katastra nehnuteľností podľa osobitného predpisu. - po zoskenovaní povinne zverejňovanej zmluvy sa vykoná kontrola súladu jej scanu so skutočným stavom (t.j. zabezpečiť aby na zverejnenie bola zaslaná tá zmluva, ktorá bola skutočne uzavretá) - na záver sa scan zmluvy uloží do modulu UVZ v sekcii zmluvy (zaeviduje sa povinne zverejňovaná zmluva a uloží sa scan do položky dokumenty, zaškrtne políčko web ) Uvedené povinnosti sa vykonajú najneskôr do troch dní odo dňa uzavretia zmluvy alebo odo dňa doručenia súhlasu, ak sa na jej platnosť vyžaduje súhlas príslušného orgánu. b) Oddelenie organizačné zabezpečí zverejnenie zmluvy a dodatkov, uložených v module UVZ najneskôr do štyroch dní nasledujúcich po dni uloženia v programe UVZ. c) Povinne zverejňovaná zmluva sa zverejňuje nepretržite počas existencie záväzku vzniknutého z povinne zverejňovanej zmluvy, najmenej však počas piatich rokov od nadobudnutia účinnosti. 5. Písomné potvrdenie a) Zodpovedný organizačný útvar na požiadanie vydá písomné potvrdenie o zverejnenej zmluve. Potvrdenie obsahuje: - názov zmluvy - identifikáciu účastníkov zmluvy - popis predmetu zmluvy - hodnotu predmetu zmluvy, ak ju možno určiť - dátum uzavretia zmluvy, prípadne dátum udelenia súhlasu s uzavretím zmluvy - dátum zverejnenia zmluvy - označenie nehnuteľnosti v rozsahu podľa osobitného predpisu ak sa zverejnila zmluva, ktorá na vznik, zmenu alebo zánik práva vyžaduje vklad do katastra nehnuteľností podľa osobitného predpisu.

3 - 3 - Čl. 2 Zverejňovanie objednávok na tovary, služby a práce 1. Zverejňovanie zoznamu objednávok O vyhotovenej objednávke tovarov, služieb a prác sa zverejňujú údaje: a) číslo objednávky b) popis objednaného plnenia, c) celkovú hodnotu objednaného plnenia v sume, ako je uvedená na objednávke, alebo maximálnu odhadovanú hodnotu objednaného plnenia s DPH, d) identifikáciu zmluvy, ak objednávka súvisí s povinne zverejňovanou zmluvou, e) dátum vyhotovenia objednávky, f) identifikačné údaje dodávateľa objednaného plnenia: fa) meno a priezvisko fyzickej osoby, obchodné meno fyzickej osoby - podnikateľa alebo obchodné meno alebo názov právnickej osoby, fb) adresu trvalého pobytu fyzickej osoby, miesto podnikania fyzickej osoby - podnikateľa alebo sídlo právnickej osoby, fc) identifikačné číslo, ak ho má dodávateľ objednaného plnenia pridelené, g) údaje o fyzickej osobe, ktorá objednávku podpísala: ga) meno a priezvisko fyzickej osoby, gb) funkciu fyzickej osoby, ak takáto funkcia existuje 2. Termíny pre zverejňovanie a miesto zverejnenia a) Zoznam o vyhotovených objednávkach sa zverejňuje na webovom sídle mesta: Umiestnenie informácie o zverejnení a samotné zverejnenie sa vykoná v časti samospráva / slobodný prístup k informáciám. b) Záznam o vyhotovenej objednávke sa zverejní do desiatich pracovných dní odo dňa jej vyhotovenia. 3. Postup pri zverejňovaní, určenie zodpovednosti a termíny a) Organizačný útvar, ktorý vyhotovuje objednávku zodpovedá za evidenciu objednávok v jeho pôsobnosti, a to spôsobom: - vyhotoví objednávku a zadá jej povinné údaje podľa bodu 1. tohto článku v module Účtovníctvo v sekcii - objednávky. Objednávku bezodkladne, najneskôr do troch dní odovzdá na schválenie primátorovi. b) Sekretariát primátora zodpovedá za odsúhlasenie objednávok a teda odsúhlasenie zverejnenia objednávok spôsobom: - po odsúhlasení objednávky, potvrdí súhlas primátora do modulu Účtovníctvo v sekcii objednávky zverejniť na web. Uvedené povinnosti sa vykonajú najneskôr do šiestich dní odo dňa vyhotovenia objednávky. c) Oddelenie organizačné zabezpečí zverejnenie zoznamu potvrdených objednávok uložených v module Účtovníctvo v sekcii objednávky najneskôr do štyroch dní od potvrdenia podľa písmena b).

4 Zverejňovanie zoznamu faktúr Čl. 3 Zverejňovanie faktúr za tovary, služby a práce O faktúre za tovary, služby a práce sa zverejňujú údaje: a) interné číslo faktúry b) popis fakturovaného plnenia, tak ako je uvedený na faktúre c) celkovú hodnotu fakturovaného plnenia v sume, ako je uvedená na faktúre s DPH d) identifikáciu zmluvy, ak faktúra súvisí s povinne zverejňovanou zmluvou e) identifikáciu objednávky, ak faktúra súvisí s objednávkou f) dátum doručenia faktúry g) identifikačné údaje dodávateľa fakturovaného plnenia: ga) meno a priezvisko fyzickej osoby, obchodné meno fyzickej osoby - podnikateľa alebo obchodné meno alebo názov právnickej osoby, gb) adresu trvalého pobytu fyzickej osoby, miesto podnikania fyzickej osoby - podnikateľa alebo sídlo právnickej osoby, gc) identifikačné číslo, ak ho má dodávateľ fakturovaného plnenia pridelené. 2. Termíny pre zverejňovanie a miesto zverejnenia a) Zoznam faktúr sa zverejňuje na webovom sídle mesta: Umiestnenie informácie o zverejnení a samotné zverejnenie sa vykoná v časti samospráva / slobodný prístup k informáciám. b) Záznam o faktúre za tovary a služby sa zverejní do tridsiatych dní odo dňa jej zaplatenia. 3. Postup pri zverejňovaní, určenie zodpovednosti a termíny a) Oddelenie finančné zodpovedá za evidenciu a zverejňovanie došlých faktúr mestského úradu, a to spôsobom: - zaeviduje faktúru a jej povinné údaje podľa bodu 1. s výnimkou písm. d) a e) tohto článku do modulu Účtovníctvo v sekcii došlé faktúry. Faktúru postúpi na odsúhlasenie príslušným organizačným útvarom podľa Obehu účtovných dokladov. - po schválení finančnej operácie primátorom doplní povinné údaje podľa bodu 1. písm. d) a e) tohto článku do modulu Účtovníctvo v sekcii došlé faktúry. Príslušný organizačný útvar, ktorý potvrdzuje prípustnosť finančnej operácie uvedie tieto údaje na krycom liste (číslo objednávky použije z modulu účtovníctvo sekcia objednávky, číslo zmluvy použije z modulu UVZ sekcia zmluvy). - po úplnosti údajov faktúry v module Účtovníctvo v sekcii došlé faktúry zaškrtne políčko zverejniť na web. Uvedené povinnosti sa vykonajú najneskôr do dvadsiatich šiestich dní odo dňa zaplatenia faktúry. b) Oddelenie organizačné zabezpečí zverejnenie faktúr uložených v module Účtovníctvo v sekcii došlé faktúry, určených pre zverejnenie, najneskôr do štyroch dní nasledujúcich po dni uloženia v programe Účtovníctvo v sekcii došlé faktúry.

5 - 5 - Čl. 4 Záverečné ustanovenia 1. Vedúci zamestnanci sú povinní oboznámiť podriadených zamestnancov s týmto vnútorným pokynom. 2. Tento vnútorný pokyn nadobúda účinnosť dňom 04. januára V Trstenej dňa 04.januára 2012 Ing. Jozef Ďubjak primátor