Informace KAP doporučení komise na základě analýzy konceptů a posudků AP A administrativně technické postupy IP č. 4/2015, příloha č.

Transkript

1 Informace KAP doporučení komise na základě analýzy konceptů a posudků AP dne 8. září 2016 (nově přidávané informace z posledního jednání komise budou odlišeny barvou písma a zařazeny na příslušné místo podle jejich obsahu) A administrativně technické postupy - manipulační seznamy Manipulační seznam prvního typu - neprochází posuzovacím řízením v KAPu. Manipulační seznam druhého typu KAP posuzuje. Vytvářet manipulační seznamy druhého typu je možné pouze po předchozím písemném souhlasu ředitele SOA. Řádně zdůvodněné žádosti se zasílají elektronicky na adresu: koncepty@soaplzen.cz, KAP žádosti projednává operativně a svá doporučení předkládá řediteli SOA. - elektronické verze AP Komise upozorňuje zpracovatele AP, že jejich povinností je zasílat elektronicky AP (koncepty i čistopisy) nejen ve formátu pdf, ale i v požadovaném textovém editoru. - kontrola zpřístupnění konceptů AP... na intranetu SOA Vzhledem k tomu, že interní ová pošta občas nedorazí k adresátovi, žádá komise tímto všechny zpracovatele konceptů archivních pomůcek a jiných dokumentů zasílaných do komise KAP (které mají být komisí projednány a očekává se, že budou zpřístupněny na intranetu SOA), aby si před jednáním komise ověřili na intranetu (dokumenty-posudky APpříslušná skupina), zda jimi vypracované dokumenty jsou tímto způsobem zveřejněny. - EL NAD příloha konceptu AP EL NAD v pdf formátu by měl být vždy přílohou konceptu AP, ať už v neupravené (tj. EL NAD zachycující stav před uspořádáním archivního souboru), nebo v upravené (tj. EL NAD zachycující stav po uspořádání AS) podobě. Pokud je v konceptu AP popisováno vyčlenění nového souboru z jiného, a dokonce je uvedeno číslo změny, neměl by být problém předložit příslušný EL NAD archivního souboru. Povinnost předkládat EL NAD ke konceptu AP je uvedena v IP č. 4/2015 bod 3. Zasílané EL NAD, které zachycují již stav po uspořádání fondu/sbírky, musí nově obsahovat údaje o původcích viz program PEvA verze 1 (09). - protokoly projednávané komisí Zda je protokol projednáván komisí či ne, je uvedeno na příslušném vzoru protokolu. Komisi není nutno zasílat opravené protokoly k opětovnému posouzení, pokud to nevyplývá ze závěrečného stanoviska Ř SOA. Pokud komise vyzve k zaslání opraveného protokolu případně k vysvětlení konkrétní záležitosti (před jeho schválením), zpracovatel příp. jeho nadřízený zašle požadované údaje mailem komisi na adresu orion@soaplzen.cz v následném zápisu z komise pak bude uvedeno platné stanovisko komise. IP č. 4/2015, příloha č. 11 Vzor protokolu o zrušení archivního souboru včleněním jeho archiválií do jiného archivního souboru (ve stejném archivu, tj. ve stejné základní evidenci) či zrušení evidenčního listu NADz důvodu duplicity evidence (komise KAP posuzuje) - jako příloha jsou dosud požadovány dotčené EL NAD v případě včlenění archiválií do jiného/jiných archivních souborů. Nově doporučeno zasílat všechny dotčené EL NAD i při zrušení evidenčního listu NAD z důvodu duplicity evidence. Komise upozorňuje archiváře, aby důrazně rozlišovali mezi zrušením fondu/sbírky (= včleněním archiválií do jiného/jiných fondů/sbírek) a zrušením evidenčního listu NAD při duplicitě evidence archiválií na jiném EL NAD. 1

2 - koncepty AP jsou posuzovány jednotlivě, soubory ve formátu docx slouží k drobným opravám přímo do textu (dříve fyzické AP), u docx souborů převedených z pdf souborů (vygenerovaných z programu Janus) může dojít k rozhození úpravy vzhledu. Posudky i opravené koncepty ve formátu docx jsou zasílány elektronicky na adresu koncepty@soaplzen.cz. Pokud komise vyzve k zaslání přepracovaného konceptu AP k nahlédnutí (před jeho schválením jako čistopisu), zpracovatel příp. jeho nadřízený zašle požadovaný přepracovaný koncept mailem komisi na adresu orion@soaplzen.cz v následném zápisu z komise pak bude uvedeno platné stanovisko komise. - ové adresy, pojmenování souborů (příklady) Vážení kolegové, snažte se prosím pojmenovávat zasílané soubory dle doporučení komise. koncepty zasílat na ovou adresu: koncepty@soaplzen.cz žádost o posouzení-mnv Přestavlky.pdf s viditelným elektron. podpisem (průvodka, prův.dopis...ke konceptu AP, k samostat. zasílanému protokolu) PJ-koncept-MNV Přestavlky.docx koncept-mnv Přestavlky.pdf prot.vazdpv-mnv Přestavlky.pdf EL358-MNV Přestavlky.pdf prot.zruš.el-becker Julius(duplicita).pdf.protokol o zrušení EL NAD z důvodu duplicity evidence archiválií (v jiném fondu/sbírce) prot.zruš.af-mnv H.Blatná(včleněním).pdf protokol o zrušení archivního fondu/sbírky včleněním do jiného AF/AS posudky (jméno posuzujícího = jméno z jeho ové adresy) zasílat na ovou adresu: koncepty@soaplzen.cz PJ-koncept-MNV Přestavlky-rev.zackova.docx.. revize docx-ového souboru MNV Přestavlky-pos.zackova.pdf..posudek konceptu AP čistopisy zasílat na ovou adresu: archivnipomucky@soaplzen.cz pj_ap0830_01450_mnv-přestavlky.pdf pj_ap0830_01450_mnv-přestavlky.docx B vlastní pořádání a tvorba archivních pomůcek - archivní fondy o jediné archiválii V archivních sbírkách by se měly nacházet buď archiválie, které byly do sbírek zařazeny již před převzetím do archivu a u nichž by nebylo vhodné je rozpouštět, nebo archiválie nezařaditelné. Množství dochovaných archiválií k jednomu fondu by nemělo být kritériem pro vymezení archivního fondu. Je tedy legitimní založit samostatný archivní fond i v případě, že v něm bude zařazena pouze jedna archiválie (KAP ). - školské fondy - matriky žáků původně vedly školy, cca r převedeny na školní rady. Při zpracování doporučeno ponechávat ve fondech škol. - matriky škol vedly školské rady, v těchto fondech je i zpracovávat. - osobní spisy učitelů zde je nutno rozlišovat, zda skutečně šlo o osobní spisy, které vedly okresní školní rady, či zda se nejednalo jen o určitou administrativu vedenou na školách - zánik místních školních rad a datace archiválií MŠR zanikly podle zákona č. 279/1949 Sb. 2

3 k 1. lednu r Vzhledem k tomu, že MŠR se leckde sešly ještě v následujících měsících na své poslední schůzi, doporučuje komise archiválie z tohoto období nepovažovat za posteriora. - fondy cechů - cechovní artikule. Komise se domnívá, že u tištěných archiválií vzniklých před rokem 1850, které plní funkci úřední knihy (cechovní artikule, knihy patentů apod.), lze upřednostnit jejich funkci před formou vyhotovení (NZP bohužel tento problém neřeší zcela jasně) a evidovat je jako úřední knihy. Komise se neztotožňuje s návrhem, aby byly s ohledem na definici úředních knih v NZP přeřazeny mezi spisový materiál ty knihy, které byly vyhotoveny jednorázově a neobsahují kontinuálně vedenou agendu. NZP sice kontinuální vedení agendy považují za jeden z hlavních znaků úředních knih, nicméně tento znak nelze považovat za obligatorní. I mezi příklady úředních knih v NZP je uvedeno několik typů knih, jež byly vyhotovovány zpravidla jednorázově a tradičně jsou považovány za úřední knihy. Pokud tedy příslušné knihy vykazují další znaky úředních knih, lze je nadále evidovat jako úřední knihy. - archiválie původce, jehož archivní fond je uložen v jiném archivu V případě komplikovanějších fondů, v nichž se nacházejí archiválie původce, jehož archivní fond je uložen v jiném archivu (případně na jiném oddělení), ale není na první pohled jasné, zda je ve fondu ponechat či přeřadit, doporučuje komise zpracovatelům či jejich nadřízeným konzultovat věc se zástupci těchto archivů (oddělení), případně se obrátit přímo na komisi. - titulní list a tiráž požadované údaje uvedeny v příslušných přílohách metodiky pro zpracování archiválií a tvorbu AP z r a Dodatku k MP z r viz platná legislativa. - úvody AP mohou být krátké nebo dlouhé, ovšem NE s historickými chybami v datech či událostech, zbytečně mnohomluvné bez hlavy a paty, se zavádějícími slovními obraty, naopak nesmí chybět konkrétní, věcné údaje o fondu. Rozsáhlé úvody k minimu dochovaných archiválií se jeví jako neadekvátní, taktéž úvody s bohatými nepodstatnými informacemi lze je lépe využít pro odbornou publikační činnost. Úvody AP by měly být věnovány převážně těm obdobím, pro které jsou ve fondech dochovány archiválie; o nedochovaných/nedohledaných možných archiváliích učinit pouze krátkou informaci. Pro potřeby úvodu není nutné dohledávat další podrobnosti k budovám (stavitel, náklady na zbudování a pod.), ve kterých instituce sídlily. Je třeba respektovat a používat platnou archivní terminologii ve smyslu příslušné legislativy a metodiky (písemnost x dokument x archiválie, fond x sbírka x soubor). - termín vnitřní skartace Komise se přiklonila k názoru, že termín vnitřní skartace je možno v příslušných kapitolách úvodu AP používat jako synonymum ke stylisticky méně vhodnému termínu vyřazení archiválií z důvodu přehodnocení významu. Příslušný protokol však ponese již pouze toto označení (zkratka VAzDPV). - vnitřní skartace - Protokolem o vyřazení archiválií z evidence NAD z důvodu přehodnocení jejich významu (VAzDPV) podle 17 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb... jsou vyřazovány jen převzaté dokumenty archiválie, u nichž dochází k přehodnocení významu (tj. v současné době nejsou za archiválie považovány), buď na základě 4 a 5 zákona č. 499/2004 Sb. nebo z důvodu multiplicity. - otisky razítek (skeny) jako příloha protokolů VAzDPV Komise doporučuje jako součást protokolů VAzDPV předkládat naskenované otisky vyřazovaných razítek. 3

4 - jednotliviny nearchivní povahy (mezi dokumenty nearchivní povahy řadíme sbírky zákonů, věstníky, veškeré tiskoviny, které nejsou součástí registratury, dále obalový materiál prázdné šanony, desky, prázdné formuláře...) se vyřazují pouze záznamem o vyřazení jednotlivin nearchivní povahy, což je věta napsaná v kapitole III. úvodu k AP. např.... bylo vyřazeno 1,08 bm jednotlivin nearchivní povahy... Jestli dá zpracovatel AP tomuto záznamu číslo jednací a tento záznam vloží do spisu o fondu, je jen na něm. - obsah jednotlivých kapitol úvodu V posudcích předložených konceptů se často objevují obvykle opodstatněné návrhy na přesunutí části textu do jiné kapitoly úvodu. Komise vyzývá zpracovatele, aby věnovali větší pozornost příslušné pasáži Metodického pokynu ředitele SOA pro zpracování archiválií a tvorbu archivních pomůcek z (s ), ve které je přehledným způsobem uvedeno, které informace mají jednotlivé kapitoly obsahovat. KAP doporučuje archivářům (jako zpracovatelům údajů pro EL NAD) uvádět, že se mezi archiváliemi vyskytují autorská díla podléhající autorským právům (pokud je jim tato skutečnost známa) viz doporučení ze setkání archivářů SOA v Plasích dne 3. listopadu 2015 tuto skutečnost doporučeno uvádět v kapitole IV úvodu AP. - zpracované archiválie obsahující osobní a citlivé údaje (EL NAD, AP, interní lokace) V souladu s metodikou SOA se informace o konkrétních archiváliích obsahujících osobní či osobní citlivé údaje žijících osob uvádějí v úvodu AP. Komise dává ke zvážení tytéž údaje uvádět i do rubriky 28 EL NAD (poznámka). Přístupnost takového archivního fondu však nesmí být 1 (přístupný). S ohledem na ochranu osobních či osobních citlivých údajů komise zároveň doporučuje, aby byly obsluhy badatelen seznámeny s tím, že během přípravy archiválií k předložení žadateli je nutné důkladně archiválie zkontrolovat. K tomu je třeba využít nejen fyzické AP, ale také EL NAD, případně údajů uvedených v interní lokaci. Na zvážení je i metoda označit evidenční (ukládací) jednotky, v nichž se tyto archiválie nacházejí, viditelnými (barevnými) značkami (KAP 8. září 2016). - doplňující přehledy/tabulky Komise v minulosti několikrát formou doporučení zasáhla proti zbytečnému zatěžování textu úvodních kapitol (zejména kapitoly I) výčty jmen funkcionářů, statistických údajů (počtů domů, obyvatel, atd.) a doporučila jejich uvádění do přehledných tabulek v samostatných přílohách (tj. nebudou součástí žádné z kapitol úvodu AP). V několika případech z poslední doby se tyto tabulky objevily přímo v závěru kapitoly I a posuzovatelé toto řešení zpracovatelům s poukazem na názor komise vytýkali. Komise konstatuje, že hlavním cílem výše zmíněného doporučení bylo odlehčit plynulý text od rozsáhlých výčtů a zpřehlednit ho tím badatelské veřejnosti. Pokud tedy zpracovatel statistické a jiné údaje umístí do tabulky přímo v samotné kapitole I, aniž by byla dotčena přehlednost vlastního textu kapitoly (především v případě kratších tabulek), lze toto rozhodnutí rovněž akceptovat. Komise však i nadále preferuje jako vhodnější řešení vytvoření samostatné přílohy, především pak v případě rozsáhlejších tabulek. - seznam zkratek a zkratek evidenčních jednotek do seznamu zkratek je nutno uvádět i zkratky pro evidenční jednotky použité v AP - začlenění archiválií pocházejících z období, kdy lokalita/osada nebyla ještě samostatnou 4

5 obcí. Obecnou zásadou je dodržení provenienčního principu, v odůvodněných řádně vysvětlených případech lze řešit i jinak. V případě archiválií fondu AO Doubrava u Aše (SOkA Cheb) není použit provenienční princip, tj. archiválie pocházející z období, kdy Doubrava u Aše byla ještě osadou jiné obce, jsou ponechány ve fondu již samostatné obce Doubrava u Aše (=pertinenční princip v tomto případě dohromady archiválie dvou původců, ale z jednoho místa). - problematika prior u fondů archivu obcí Pokud jsou ve fondech archivů obcí zařazeny archiválie předchůdců (obecní (samo)správa před rokem 1850, osadní výbory po roce 1850 z doby před ustavením samostatné obce), nebudou pokládány za priora, nýbrž jde o fond obsahující archiválie více původců (podobně jako např. fondy škol). Komise je však toho názoru, že zařazení písemností osadních výborů není zcela v souladu s provenienčním principem, proto by měl být takový postup řádně odůvodněn v úvodu inventáře. Slovo obec je přípustné používat v pomůckách i pro období před jejich oficiálním (legislativním) ustavením - důvodem tzv. vnitřní skartace (resp. vyřazení archiválie z důvodu přehodnocení významu) nemůže být nepříslušnost archiválie do archivního fondu, takovýto případ je třeba řešit delimitací (tj. převedením do péče jiného archivu mimo rámec SOA nebo přemístěním v rámci SOA) nebo vnitřním přesunem mezi fondy téhož archivu. - pořádací schéma komise doporučuje v jednodušších případech pouze popis pořádacího schématu v kapitole III úvodu, v samostatné příloze uvádět pouze uměle vytvořená pořádací schémata příp. schémata, která nebyla publikována jinde (např. formou vyhlášky, nařízení). Je však třeba uvést celé pořádací schéma, nikoliv pouze tu část, k níž jsou dochovány archiválie. Pořádací schéma nelze zaměňovat se spisovým plánem. V inventárním seznamu využívat přirozeného řazení, tj. I, A tzn. vlastní pořádací schéma přizpůsobit dochovaným diplomatickým kategoriím, např. fond obsahuje jen spisový materiál inv. seznam začíná I. Spisy. - názvy jednotlivých částí/skupin archiválií inventárního seznamu Pokud fond obsahuje jen mapy nebo jen plány, je vhodné tomu přizpůsobit i název příslušné části inventárního seznamu. - knihy s agendami různých původců není možné v inventárních seznamech více fondů uvádět pod konkrétním inventárním číslem a s konkrétním označením evidenční jednotky jednu a tutéž archiválii. Archiválie je inventarizována pouze v jednom fondu, ve fondu druhém je na ni učiněn odkaz v kapitole III. Úvodu viz doporučení metodiky pro zpracování archiválií a tvorbu AP z r Pokud zpracovatel AP přesto trvá na uvádění takovéto archiválie i v inventárním seznamu pro fond, kde archiválie není fyzicky jeho součástí, měla by být tato archiválie v inventárním seznamu vizuálně odlišena (např. kurzívou), bez označení inv. č., bez označení čísla ev. jednotky, s časovým rozsahem bez prior/posterior a s uvedením značky, zkratky či názvu fondu, ve kterém je inventarizována. - inventární knihy doporučeno řadit mezi knihy účetní viz metodický pokyn pro inventární zpracování archivních fondů NV v SOA příloha č. 7, bod 5 pořádání a inventarizace - pořádání knih (týká se všech stupňů NV) - kroniky a pamětní knihy v moderním pojetí doporučeno nezařazovat mezi správní knihy, 5

6 ale vytvořit skupinu ostatní knihy, v případě menšího počtu knih ve fondu umístit jako poslední knihy fondu. O zařazení kroniky mezi správní knihy rozhoduje míra důležitosti zapsaných informací. Pozor, jiná kategorie jsou tzv. pamětní knihy, které jsou vždy správními knihami (většinou obsahují údaje pro paměť jako např. privilegia, povinnosti např. mlynářů, držby majetku). Tyto lze řadit mezi knihami fondu na prvním místě. - přílohy inventárních jednotek (např. úředních knih, pamětních knih, alb ) viz Pokyny OAS ke GI , bod VIII c) str. 11 Přílohy k úředním knihám se evidují spolu s úřední knihou, pokud nemají charakter jiné jednotliviny. Připojený aktový materiál se eviduje prostřednictvím množstevních evid. jednotek. Každá taková příloha musí být datována vznikem (= časový rozsah) a označena zkratkou pro příslušnou evidenční jednotku. Příklady zjednodušených zápisů Kronika obce s přílohami i.č.236 Kronika obce ([1920])[1965]-1989 ukn aktový materiál nemající datace vzniku akt.materiálu fas 1 charakter jiné jednotliviny se eviduje prostřednictvím množstevních evid. jednotek i.č.237 Fotoalbum (historie v obrazech) datace vzniku fotoalba fal 1 i.č.238 Kinofilm (fotoarchiv kroniky) datace vzniku kinofilmu kin 1-39 Případ kdy jedna inventární jednotka obsahuje více evidenčních jednotek (umělé pořádací schéma, kdy jsou inventární jednotky vytvářeny na základě věcného principu). i.č.215 Jolka vánoční besídka pro děti ( ) - černobílé fotografie (10 ks) 1988 fsn listové filmy (5 ks) 1988 lfi 1-5 Případ kdy součástí jedné inventární jednotky, která je evidována jako množstevní evid. jednotka (spisy v kartonu, fasciklu), jsou jednotliviny jako příloha spisu (např. mapy, plány, fotografie, pohlednice, plakáty..) i.č.11 Pojištění objektů kar 2 (mj. 1 plán) NIC NIC - přílohy nedochovaných archiválií (viz MNV Abertamy, SOkA Karlovy Vary) Pokud je prokazatelné, že např. album fotografií bylo přílohou pamětní knihy, která se nedochovala, je inventární jednotce přiděleno číslo v té skupině archiválií, kam by patřila nedochovaná pamětní kniha. Album je evidováno pod zkratkou fal. - popis plánů lze popisovat i plány, které jsou součástí spisů (aby nedošlo k znepřehlednění inventárního seznamu, komise doporučuje buď uvést do přílohy s odkazem na evidenční jednotku, nebo formou rejstříku či katalogu jako samostatnou AP lze popisovat jen 6

7 výběrově důležité) - priora/posteriora (v jednotném čísle prius a posterius ) nutno vždy řádně uvádět v souladu s časovým rozsahem fondu. V jednotlivých manipulacích fondu je přípustné priora/posteriora uvádět, tuto skutečnost je však třeba řádně zdůvodnit v úvodu. Skloňování slov viz příloha č rejstříky jako součást AP komise doporučuje vytvářet rejstříky; určitě vždy ke složitějším a obsáhlejším archivním souborům - měření archiválií vychází z platné legislativy a metodiky, kdy jsou jednotliviny měřeny samostatně, jednotliviny uložené v kartonech jsou měřeny rozměrem ukládací jednotky (tj. kartonu), spisy uložené v kartonech jsou měřeny taktéž rozměrem kartonu. Více ev. jednotek malých fondů lze ukládat spolu do kartonu, pak je rozměrem ukládací jednotka (tj. karton). Vzhledem k těmto skutečnostem bylo v SOA ustoupeno od vyžadování jednotlivé metráže pro jednotlivé evidenční jednotky. Pokud je fond tvořen množstevními archiváliemi o malé metráži, je vhodné tyto ukládat do fasciklů a zohlednit tak skutečnou metráž fondu, případně využít kartonů menších rozměrů. - pojmy inventární číslo a inventární jednotka V některých konceptech pomůcek, zejména pak v kap. IV, bývá uváděno, že se zajímavé archiválie nacházejí např. v inv. č. XY. Jedná se ale o terminologickou nepřesnost: inventární číslo je pouze číslo, jímž je označena konkrétní inventární jednotka, samotné archiválie však nejsou součástí inventárního čísla, ale inventární jednotky. C pořádání cizích fondů - problematika pořádání církevních fondů Církevní fondy se budou i nadále pořádat podle běžných archivních zásad s využitím stávající metodiky (např. Jiří Sochr, Pořádání a inventarizace římskokatolických farních archivů). Inventarizovat se budou pouze archiválie, dokumenty bez archivní hodnoty není možné ve fondech ponechávat. V případě tzv. vnitřní skartace je třeba prostřednictvím příslušného biskupství oslovit administrátora existujícího farního úřadu, který se vyjádří k záměru vyčlenit písemnosti z archivního souboru (v případě Biskupství plzeňského je toto upraveno dodatkem č. 3 ke smlouvě o úschově). Výše uvedený postup platí i v případě, že se archivy potřebují zbavit nearchiválií již dávno zinventarizovaných tzv. církevních fondů (jedná se o nejrůznější multiplicitní dokumenty nearchivní povahy, např. tisky). Ve shodě se svými předchozími doporučeními a s komisí pro předarchivní činnost a péči o archiválie (viz zápis z jejího zasedání z , bod 4) komise shrnuje dohodnuté závěry, které směřují k naplnění metodiky OASSS MV týkající se vymezení a označení vlastnictví církví: V programu PEvA: - podle metodického pokynu bude upravena rubrika držitel-vlastník (EL NAD rubr. 3, AP): zde bude uvedena konkrétní (existující) církevní instituce (dosud uváděno většinou Biskupství plzeňské) správného držitele-vlastníka je nutno dohledat v doporučené databázi viz metodický návod OAS č. 1/2015). Pokud nelze v databázi dohledat (viz zkušenosti SOkA Cheb), je nutno učinit dotaz na příslušné biskupství (v databázi zjištěny též chyby KAP 8. září 2016, info ze SOkA Plzeň-sever) - bude upravena rubrika evidenční status (EL NAD rubr. 6): 3 Archivní soubory uložené v 7

8 instituci na základě smlouvy. - bude upravena rubrika vnější změny (EL NAD rubr. 21): zde bude uvedena smlouva s příslušným biskupstvím nebo jiným církevním subjektem. (operátorům programu PEvA dne 15. a 16. září 2016 mailem zaslán vzorově vyplněný EL NAD 176 Farní úřad Hyršov a záznam pomůcky z programu PEvA č. AP 26/1 Farní úřad Hyršov) Termín: 30. listopadu 2016 (záznamy AP z programu PEvA je třeba zaslat pí Vildové). Ve fyzických AP: Pokud dojde ke zjištění, že některé v metodickém návodu popsané archiválie nepatří do vlastnictví církve, bude vyhotoven volný list viz vzor v příloze (viz metodický návod OAS č. 1/2015). - tyto volné listy je třeba zasílat pí Vildové (dvojmo) včetně příslušného záznamu AP z programu PEvA. Pořádání fondů Pokud při pořádání církevních fondů došlo nebo dojde k vyčlenění jednotlivin nearchivní povahy nebo archiválií, které do zmíněného fondu z provenienčního hlediska nepatří, bude vyhotoven soupis těchto archiválií (např. 2 úř. knihy, , 0,04 bm vyčleněny z archivního fondu Farní úřad XY, EL NAD č. XXX), který bude doplněn o řádné zdůvodnění, proč se nejedná o archiválie, jednotliviny, dokumenty, na které by se podle našeho mínění měla vztahovat příslušná depozitní smlouva. Soupis bude předán PhDr. Řeháčkovi, který záležitost projedná s příslušnou církevní institucí, se kterou je uzavřena smlouva o depozitu. Vzhledem k tomu, že veškeré deponované archiválie prozatím spadají do režimu podle smlouvy o úschově, nelze výsledek jednání předjímat. Teprve na základě jeho výsledku bude fond s dotčenými archiváliemi nebo nově založený fond veden buď s evid. statusem 1 (pozitivní výsledek) nebo 3 (negativní výsledek), držitel rovněž dle výsledku jednání, v rubrice 21 (opraveno) 28 EL NAD (poznámka) bude zmíněno stanovisko církevní instituce (kladné i záporné) včetně č. j. a data, pod kterým vedeno v podacím deníku archivu. EL NAD bude vyhotoven k tomuto datu. Jednotliviny nearchivní povahy, dokumenty budou např. vyskartovány nebo zařazeny do knihovny apod. Zkušenosti s Biskupstvím plzeňským jsou v tomto směru prozatím ryze pozitivní (viz poslední oznámení o vyčlenění archiválií ze SOkA Cheb). Nově vytištěné upravené EL NAD podepsané příslušným vedoucím pracoviště resp. ředitelem SOA budou dvojmo předány za jednotlivá pracoviště PhDr. Řeháčkovi, který zajistí jejich podepsání pověřeným pracovníkem jednotlivých biskupství. D archivní terminologie HLEDÍKOVÁ Zdeňka, JANÁK Jan, DOBEŠ Jan. Dějiny správy v českých zemích od počátku státu po současnost. Praha: Nakladatelství Lidové noviny ISBN RAMEŠ Václav. Slovník pro historiky a návštěvníky archivů. Praha: Libri ISBN katastrální obec Slovník str. 110 landrát Dějiny správy - str. 402, 403 obec Slovník... str. 180 oberlandrát Dějiny správy str. 406, 407, 408 okres Dějiny správy str. 380, 382 okresní hejtmanství Slovník str

9 okresní politická správa Slovník str. 189 okresní úřad Slovník str. 189 okresní zastupitelstvo Slovník str. 190 osada Dějiny správy str. 192, 298, 299, 379 politický okres (po 2. světové válce správní okres) Slovník str. 209 soudní okres (byl zároveň berním okresem, vyjma soudního okresu Dobřany, který byl součástí berního okresu Stod) Slovník str. 257 E různé Komise ve spolupráci se 4. odd. SOA průběžně dle potřeby zpřístupňuje elektronickou knihovnu : - na všech lokalitách je elektronická knihovna ve složce s:\publikace - s výjimkou SOkA Cheb - i:\15_publikace - a s výjimkou SOkA Tachov - u:\naskenovano - ostatni\knihy 9

10 PRIUS a POSTERIUS skloňování (zpracoval Mgr. Cais) Příloha č. 1 Slova prius a posterius jsou komparativa, tj. přídavná jména (adjektiva) 2. stupně středního rodu. V latině se skloňují následovně: Jedn. číslo: 1.p. prius, posterius, 2.p prioris, posterioris, 3.p. priori, posteriori, 4.p. prius, posterius, 5.p. prius, posterius, 6.p. priore, posteriore Množ. číslo: 1.p. priora, posteriora, 2.p. priorum, posteriorum, 3.p. prioribus, posterioribus, 4.p. priora, posteriora, 5.p. priora, posteriora, 6.p. prioribus, posterioribus (7. pád latina nemá, nahrazuje ho buď 6. pádem, nebo předložkovou vazbou) Skloňování s těmito tvary však nemůžeme použít, neboť se vyjadřujeme česky, nikoliv latinsky. Chceme-li vyjádřit třeba 3. p. množného čísla, neuděláme to jistě latinským tvarem tohoto pádu, např. ve větě, že jsme nějaký spis zařadili k prioribus, nýbrž použijeme české skloňování, tedy že jsme spis zařadili k priorům. České skloňování sděluje PETRÁČKOVÁ, Věra KRAUS, Jiří a kol. Akademický slovník cizích slov. II. díl L Ž. Praha : Academia, 1995, s Zde čteme: prius, neskl., střední rod (častěji množné číslo priora, or). Znamená to tedy, že skloňování množného čísla lze provádět podle vzoru město (množné číslo města, měst). Potíž ovšem je, že pro jednotné číslo uvádí Akademický slovník nesklonnost tohoto slova. To se možná snese u dvouslovných termínů, např. u názvu automobilu Toyota Prius (Jel jsem dnes poprvé v Toyotě Prius. Boural jsem s Toyotou Prius. Pozice Toyoty Prius na trhu je ), nikoliv pro naše potřeby. Označit například nejstarší archiválii mezi priory slovy Nejstarším prius je protokol z roku je určitě těžko stravitelné. Vzhledem k tomu, že i jazykovědcům je tlak našeho jazyka na skloňování pokud možno všech cizích slov zjevný, současné gramatiky češtiny se nesklonným slovům věnují jen okrajově a pravidla stanovují pouze mlhavě, zůstává uživatelům jistá volnost. 1 Proto se ničím neprohřešíme, budeme-li také i jednotné číslo našich dvou adjektiv skloňovat podle vzoru město. Pouze v 6. pádě upřednostníme tvar městu (prioru, posterioru), nikoliv městě (prioře). Dbejme však, aby až na 1. pád a s ním shodný 4. a 5. pád jednotného čísla obsahovaly všechny ostatní tvary těchto adjektiv ve svém kmenu i onu slabiku -ior-. Ta v latině vyjadřuje právě onen II. stupeň přídavného jména a je nositelem významu komparativu, čili srovnání tzn. že něco vykazuje odlišnou kvalitu nežli sledovaný objekt (v latině např. altus altior /vysoký vyšší/, brevis brevior /krátký kratší/, felix felicior /šťastný šťastnější/, sapiens sapientior (moudrý moudřejší). V našem případě jde o materiály předcházející, dřívější, nebo pozdější, než je doba trvání původce. Skloňování adjektiv prius, posterius podle vzoru město: 2 Jednotné číslo Vzor Množné číslo Vzor 1. pád prius, posterius město 1. pád priora, posteriora města 2. pád priora, posteriora města 2. pád prior, posterior měst 3. pád prioru, posterioru městu 3. pád priorům, posteriorům městům 4. pád prius, posterius město 4. pád priora, posteriora města 5. pád prius, posterius město 5. pád priora, posteriora města 6. pád prioru, posterioru městu 6. pád priorech, posteriorech městech 7. pád priorem, posteriorem městem 7. pád priory, posteriory městy 1 CUKR, Michal. Analýza skloňování nesklonných slov : bakalářská diplomová práce. Brno : Masarykova univerzita, Ústav českého jazyka, 2014, s Dostupné na: < 2 HAVRÁNEK, Bohuslav JEDLIČKA, Alois. Česká mluvnice. Praha : Státní pedagogické nakladatelství, 1988, s