Společenství obcí Podkrkonoší Náměstí 36, Pilníkov, IČO , tel.:

Transkript

1 ZÁPIS z 1. zasedání Valné hromady Společenství obcí Podkrkonoší , Hajnice Přítomni: P. Hrubý, E. Rezková, M. Klapka, V. Lukeš, M. Linková, R. Cermanová, M. Halík, M. Pecen, P. Červený Omluveni: B. Volfová, L. Grega Hosté: M. Hlušičková (účetní), R. Jansová MAS KJH, o.p.s. (zápis), J. Balcar MAS KJH, o.p.s. viz Prezenční listina (příloha č. 1) Program: 1. Přivítání volba zapisovatele a ověřovatelů zápisu 2. Rozpočtové opatření č. 5/ Inventarizace majetku SOP 4. Zpráva předsedy o činnosti SOP za období 12/2015 2/ Zpráva ředitele MAS KJH, o.p.s. 6. Granty SOP 7. Hospodaření v lesích v rámci SOP 8. Plán aktivit na rok Různé 1. Přivítání volba zapisovatele a ověřovatelů zápisu Předseda SOP Petr Hrubý pozdravil přítomné, poděkoval hostiteli Petru Červenému a zahájil schůzi. Úvodem P. Hrubý představil program jednání a navrhl jeho doplnění o bod Inventarizace. Vzápětí valná hromada SOP odsouhlasila navržený program a předseda SOP jmenoval zapisovatelkou Radku Jansovou. Předseda SOP navrhl jako ověřovatele P. Červeného a E. Rezkovou. Usnesení č. 1: VH SOP schvaluje jako ověřovatele Evu Rezkovou a Petra Červeného. Usnesení č. 2: VH SOP schvaluje program jednání v uvedeném znění. 2. Rozpočtové opatření č. 5/2015 P. Hrubý požádal účetní SOP Martinu Hlušičkovou, aby shrnula rozpočtové změny v rámci rozpočtového opatření č. 5, jež je přílohou č. 2 zápisu. 1

2 M. Hlušičková dále uvedla, že na účtu SOP je k zůstatek ve výši , 32 Kč. M. Linková se dotázala na zůstatek účtu u ČNB. Tento účet není dle účetní SOP aktivně využíván a v současnosti jsou na něm prostředky ve výši zhruba 600 Kč. Usnesení č. 3: VH SOP schvaluje rozpočtové opatření č. 5/ Inventarizace majetku SOP P. Hrubý informoval o tom, že majetek SOP prošel inventarizací dle směrnice. Během inventarizace nebyly zjištěny žádné nedostatky. Zpráva o proběhlé inventarizaci je přílohou č. 3 zápisu. Z debaty vyplynulo, že by do budoucna bylo vhodné vyřešit možnou změnu umístění, a tedy i správce, mulčovače, štěpkovače, ale třeba i dataprojektoru dle aktuálního využívání, který je v majetku SOP a v současnosti se nachází v Kohoutově. Vzhledem k nepřítomnosti starosty Kohoutova L. Gregy bude tato otázka řešena na některém z příštích jednání. Dále P. Hrubý připomněl nabytí nového majetku SOP v podobě dvojgaráže, která slouží k uskladnění majetku SOP stany, lavice, ohřívače atd. M. Hlušičková doplnila, že pracuje na převodu uvítacích cedulí, turistických odpočívadel a stojanů na kola na jednotlivé obce dle dohody z poslední VH. Převod by měl být vyřešen v první třetině roku V průběhu března budou jednotlivým obcím rovněž fakturovány členské příspěvky ve schválené výši 30 Kč / 1 občan. Obce Vítězná jakožto zpracovatel účetnictví SOP je také povinna předložit do 30. dubna 2016 závěrečné dokumenty za rok 2015 (závěrečný účet SOP za rok 2015 a účetní závěrku SOP za rok 2015). Tyto dokumenty by měly být následně schváleny valnou hromadou SOP, a to do 30. června V návaznosti na to P. Hrubý uvedl, že rozpočet SOP není nutné schvalovat v zastupitelstvech jednotlivých obcí. Usnesení č. 4: VH SOP bere na vědomí informace o provedení inventarizace majetku SOP. 4. Zpráva předsedy o činnosti SOP za období 12/2015 2/2016 Předseda SOP uvedl, že od poslední jednání v prosinci 2015 byly řešeny především finanční záležitosti SOP, které již byly popsány v předchozích bodech jednání. 2

3 P. Hrubý v tomto bodě také krátce popsal svou návštěvu na Slovensku, kde obec Vítězná oslovila obec Víťaz. Během návštěvy byly projednány možnosti partnerství obou obcí, což může být inspirací i pro další obce. Dále Hrubý připomněl akce, které se v poslední době v regionu uskutečnily a které jsou na nejbližší dobu naplánovány s tím, že podrobnosti sdělí v dalším bodu J. Balcar z MAS Království Jestřebí hory, o.p.s. Usnesení č. 5: VH SOP bere na vědomí zprávu předsedy SOP. 5. Zpráva ředitele MAS KJH, o.p.s. J. Balcar informoval o podání grantu na podporu DSO na Královéhradecký kraj. R. Jansová, která žádost zpracovávala, krátce shrnula její obsah a přílohy, které byly starostům rozeslány mailem. Ředitel MAS KJH, o.p.s., starostům přetlumočil návrh starosty Havlovic P. Dvořáčka ze sousedního Svazku obcí Jestřebí hory, který by uvítal, kdyby se ideálně v druhé polovině dubna uskutečnilo společné setkání starostů SOP a SOJH. J. Balcar také zmínil aktivity kolem místních akčních plánů pro oblast školství v ORP Trutnov a ORP Dvůr Králové. Pro školy v území MAS nabídl pomoc při přípravě žádostí na MŠMT (byl zaslán podrobný mail všem starostům i ředitelům MŠ a ZŠ). Zdarma bude metodickou pomoc zajišťovat spolupracovnice MAS Pavla Marková. Dále J. Balcar uvedl, že MAS KJH, o.p.s., v tuto chvíli zpracovává výroční zprávu za rok 2015 a finalizuje SCLLD, která by měla být schválena na sněmu MAS v Pilníkově. Kromě toho ředitel MAS zodpověděl individuální dotazy ohledně nového programového období. Úkol P. Hrubý ve spolupráci s MAS KJH: Připravit schůzku se starosty SOJH. Usnesení č. 6: VH SOP bere na vědomí zprávu ředitele MAS KJH, o.p.s. 6. Granty SOP P. Hrubý poděkoval hodnotitelské komisi za její práci, ovšem vyjádřil zklamání nad tím, že dvě žádosti nebyly podpořeny. Z tohoto důvodu požádal, zda by z motivačních důvodů nemohly být i tyto žádosti podpořeny alespoň symbolickou částkou. Členka hodnotitelské komise E. Rezková uvedla, že nepodpořené žádosti vykazovaly závažné nedostatky ve zpracování. M. Linková, také členka hodnotitelské komise, ji doplnila, že hodnocení bylo v letošním roce přísnější z důvodu velkého převisu finančních požadavků nad uvolněnými finančními prostředky. Rovněž připomněla, že se hodnotitelská komise shodla na potřebě úprav grantových pravidel pro rok

4 Doporučení hodnotitelské komise jsou obsažena v zápisu ze zasedání hodnotitelské komise, který je přílohou č. 4. M. Linková dále vznesla dotaz na problematiku vlastnictví bankovních účtů u žadatelů. Přítomní starostové se shodli, že pokud organizace, která žádá o dotaci, nemá vlastní bankovní účet, bude jí grant vyplacen v hotovosti. Úkol R. Jansová: Ověřit u žadatelů, zda účet uvedený v žádosti o grant skutečně patří organizaci. Usnesení č. 7: VH SOP schvaluje na žádost předsedy SOP Petra Hrubého motivační příspěvek pro grantové žádosti, které v grantovém řízení SOP neuspěly. Hlasování: pro 1, proti 8, zdržel se 0 Usnesení č. 8: VS SOP schvaluje žádost předsedy SOP Petra Hrubého na přerozdělení finančních prostředků mezi Sokolem Vítězná a SDH Huntířov v poměru 2:1. Hlasování: pro 1, proti 8, zdržel se 0 Usnesení č. 9: VH SOP schvaluje výsledky grantového programu SOP pro rok 2016 na základě zprávy hodnotitelské komise, která je přílohou č. 4 zápisu. Hlasování: pro 8, proti 0, zdržel se 1 Usnesení č. 10: VH SOP schvaluje vyřazení dvou žádostí (SDH Huntířov, SH ČMS Sbor dobrovolných hasičů Pilníkov) z grantového programu SOP pro rok 2016 na základě zprávy hodnotitelské komise, která je přílohou č. 4 zápisu, a to z důvodu administrativního pochybení při zpracování žádosti. Hlasování: pro 8, proti 0, zdržel se 1 Usnesení č. 11: VH SOP schvaluje úpravu pravidel grantového programu SOP pro rok 2017 na základě zprávy hodnotitelské komise, která je přílohou č. 4 zápisu. Úkol R. Jansová: Zapracovat připomínky hodnotitelské komise do pravidel grantového programu SOP pro rok

5 R. Jansová upozornila na nutnost zdůvodnění krácení dotace při podpisu smlouvy, které vychází z novely zákona č. 24/2015 Sb. Vzor Usnesení o krácení je přílohou č. 5 zápisu. Usnesení č. 12: VH SOP bere na vědomí informaci R. Jansové o nutnosti zdůvodnění krácení dotace dle novely zákona č. 24/2015 Sb. Usnesení č. 13: VH SOP pověřuje R. Jansovou přípravou veřejnoprávních smluv a usnesení k žádostem o dotaci. VH SOP pověřuje předsedu SOP podpisem smluv. 7. Hospodaření v lesích v rámci SOP P. Hrubý uvedl téma lesního hospodářství a požádal starosty o krátké shrnutí situace v jejich obci. Své zkušenosti ostatním sdělili V. Lukeš, P. Hrubý, M. Klapka a P. Červený. Na základě jejich praxe v této oblasti se přítomní shodli na několika skutečnostech, které jsou pro fungování lesního hospodářství v obci stěžejní. 8. Plán aktivit na rok 2016 P. Hrubý informoval o nabídce firmy CODES z Trutnova, kterou obdržel prostřednictvím E. Rezkové. Tato firma nabízí projektové poradenství. Dle vyjádření starostů se tato společnost již prezentovala na setkání na ÚP a navrhují, aby se společnost prezentovala samostatně na jednotlivých obcích na ne na VH SOP. P. Červený informoval o problémech s hřištěm v obci Hajnice, které ohrožují konání akce O sošku podkrkonošské sněženky v červnu Poprosil proto, jestli by se pro tento rok nemohl organizace ujmout někdo jiný, a nabídl zajištění akce v roce 2017, kdy již snad bude problém v obci vyřešen. Bylo dohodnuto, že do konce března je nutné vybrat organizátora akce, kandidáty jsou město Pilníkov a obec Vítězná. Byla vznesena rovněž otázka pořadatelství sportovních soutěží turnaje v nohejbale a v ping pongu. Turnaj v nohejbale přislíbil zajistit M. Halík (obec Čermná), M. Klapka (město Pilníkov) nabídl uspořádání turnaje v ping pongu. P. Hrubý navrhl, aby všichni starostové zaslali R. Jansové termíny akcí ve svých obcích, aby bylo možné vytvořit kalendář akcí za celé SOP. Úkol všichni: Zaslat R. Jansové termíny akcí v jednotlivých obcích. Kontakt: jansova@kjh.cz, termín:

6 Úkol R. Jansová: Vytvořit ze zaslaných termínů kalendář akcí SOP. M. Klapka navrhl konání pravidelných neoficiálních setkání starostů, během nichž by si vyměňovali zkušenosti a vzájemně si radili s problematickými oblastmi. Neoficiální setkání by mohla navazovat na oficiální setkání. Podoba těchto jednání bude předmětem dalších diskuzí. V. Lukeš uvedl, že obec Chotěvice vlastní rybník, a proto navrhl konání rybářských závodů SOP. Tento návrh se setkal s podporou ze strany ostatních starostů. J. Balcar připomněl projekt Svazu měst a obcí, který byl ukončen v loňském roce a seznámil starosty s tím, že SOP nebylo uznáno jako partner pro navazující projekt zaměřený na Centra společných služeb pro starosty. Navrhl však možnost samostatného řešení této oblasti, musel by se však najít vhodný zdroj financí. Usnesení č. 14: VH SOP schvaluje plán aktivit na rok 2016, který je přílohou č. 6 zápisu. 9. Různé P. Hrubý vyzval přítomné k neformální diskuzi na různá témata. Proběhla debata ohledně zastřešení pódia SOP. Někteří ze starostů informovali o možnostech zastřešení. P. Červený slíbil, že poptá další variantu. M. Klapka se ujistil, že může pokračovat v práci na propagačních bannerech SOP. P. Hrubý také informoval o vydání kolaudačního rozhodnutí pro kompostárnu ve Vítězné. Termín a místo příštího setkání VH SOP bude upřesněno. Zapsaly: Radka Jansová, Martina Hlušičková Přílohy: Příloha č. 1: Prezenční listina Příloha č. 2: Rozpočtové opatření č. 5 Příloha č. 3: Zpráva o inventarizaci Příloha č. 4: Zápis ze zasedání hodnotitelské komise Příloha č. 5: Vzor Usnesení o krácení Příloha č. 6: Plán aktivit na rok

7 Eva Rezková Petr Červený Petr Hrubý 7

8 USNESENÍ z 1. zasedání Valné hromady Společenství obcí Podkrkonoší , Hajnice Přítomni: Omluveni: Hosté: P. Hrubý, E. Rezková, M. Klapka, V. Lukeš, P. Červený, M. Linková, R. Cermanová, M. Halík, M. Pecen B. Volfová, L. Grega M. Hlušičková (účetní), R. Jansová MAS KJH, o.p.s. (zápis), J. Balcar MAS KJH, o.p.s. viz Prezenční listina (příloha č. 1) Usnesení č. 1: VH SOP schvaluje jako ověřovatele Evu Rezkovou a Petra Červeného. Usnesení č. 2: VH SOP schvaluje program jednání v uvedeném znění. Usnesení č. 3: VH SOP schvaluje rozpočtové opatření č. 5/2015. Usnesení č. 4: VH SOP bere na vědomí informace o provedení inventarizace majetku SOP. Usnesení č. 5: VH SOP bere na vědomí zprávu předsedy SOP. Usnesení č. 6: VH SOP bere na vědomí zprávu ředitele MAS KJH, o.p.s. Usnesení č. 7: VH SOP schvaluje na žádost předsedy SOP Petra Hrubého motivační příspěvek pro grantové žádosti, které v grantovém řízení SOP neuspěly. Hlasování: pro 1, proti 8, zdržel se 0 8

9 Usnesení č. 8: VS SOP schvaluje žádost předsedy SOP Petra Hrubého na přerozdělení finančních prostředků mezi Sokolem Vítězná a SDH Huntířov v poměru 2:1. Hlasování: pro 1, proti 8, zdržel se 0 Usnesení č. 9: VH SOP schvaluje výsledky grantového programu SOP pro rok 2016 na základě zprávy hodnotitelské komise, která je přílohou č. 4 zápisu. Hlasování: pro 8, proti 0, zdržel se 1 Usnesení č. 10: VH SOP schvaluje vyřazení dvou žádostí (SDH Huntířov, SH ČMS Sbor dobrovolných hasičů Pilníkov) z grantového programu SOP pro rok 2016 na základě zprávy hodnotitelské komise, která je přílohou č. 4 zápisu, a to z důvodu administrativního pochybení při zpracování žádosti. Hlasování: pro 8, proti 0, zdržel se 1 Usnesení č. 11: VH SOP schvaluje úpravu pravidel grantového programu SOP pro rok 2017 na základě zprávy hodnotitelské komise, která je přílohou č. 4 zápisu. Usnesení č. 12: VH SOP bere na vědomí informaci R. Jansové o nutnosti zdůvodnění krácení dotace dle novely zákona č. 24/2015 Sb. Usnesení č. 13: VH SOP pověřuje R. Jansovou přípravou veřejnoprávních smluv a usnesení k žádostem o dotaci. VH SOP pověřuje předsedu SOP podpisem smluv. Usnesení č. 14: VH SOP schvaluje plán aktivit na rok 2016, který je přílohou č. 6 zápisu. Přílohy: Příloha č. 1: Prezenční listina Příloha č. 2: Rozpočtové opatření č. 5 Příloha č. 3: Zpráva o inventarizaci Příloha č. 4: Zápis ze zasedání hodnotitelské komise 9

10 Příloha č. 5: Vzor Usnesení o krácení Příloha č. 6: Plán aktivit na rok Eva Rezková. Petr Červený Petr Hrubý 10