PŘEDKLÁDÁNÍ A ÚPRAVA MONITOROVACÍCH ZPRÁV A ELEKTRONICKÝCH MONITOROVACÍCH ZPRÁV A JEJICH PŘÍLOH

Transkript

1 Metodický pokyn č. 1 PŘEDKLÁDÁNÍ A ÚPRAVA MONITOROVACÍCH ZPRÁV A ELEKTRONICKÝCH MONITOROVACÍCH ZPRÁV A JEJICH PŘÍLOH VERZE: 2 VYDAL: Jihomoravský kraj SCHVÁLIL: vedoucí Odboru regionálního rozvoje -1-

2 Datum schválení: Podpis vedoucího Odboru regionálního rozvoje: Ing. Ivo Minařík KAPITOLA 1 Úvod Verze č. Platné od Zpracoval Ověřil Schválil Jméno Podpis Jméno Podpis Jméno Podpis M. Vrchotová Š. Paulíková I. Minařík Aktualizace: Kapitola/strana Změny v textu oproti verzi předcházející 1/2 Název Metodický dopis byl změněn dle správné terminologie na Metodický pokyn 1/2 Do textu bylo vloženo sousloví včetně elektronických Tento Metodický pokyn č. 1 upřesňuje pravidla pro monitorování realizace projektu, zpracování monitorovacích zpráv včetně elektronických a předkládání účetních dokladů nastavená v Příručce pro příjemce finanční podpory zoperačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost (dále jen Příručka pro příjemce) a dále pravidla nastavená ve Smlouvě o realizaci grantového projektu (dále jen smlouva). Tímto Metodickým pokynem jsou povinni se řídit všichni příjemci finanční podpory z globálních grantů Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost Jihomoravského kraje (dále jen příjemci), a to vždy jeho aktuálním zněním. V případě přímého rozporu mezi tímto Metodickým pokynem a smlouvou se použije smlouva. -2-

3 KAPITOLA 2 Předkládání monitorovacích zpráv s přílohami Verze č. Platné od Zpracoval Ověřil Schválil Jméno Podpis Jméno Podpis Jméno Podpis M. Vrchotová Š. Paulíková I. Minařík Aktualizace: Kapitola/ Změny v textu oproti verzi předcházející strana 2/3 Bod 1 byl doplněn o stanovení formy předkládání monitorovacích pro práv pro příjemce ze 3. výzev prioritní osy 1 a příjemce z 2.výzvy priorotní osy 3 a ostatních. 2/3-4 V bodě 1-5 byl projektový manažer nahrazen projektovým a finančním manažerem projektu 1. Monitorovací zprávy včetně všech příloh (dále také MZ) musí být předkládány v termínech stanovených ve smlouvě. Příjemci ze 3. výzvy v prioritní ose 1 oblastech podpory 1.1,1.2 a 1.3 a příjemci ze 2. výzvy v prioritní ose 3 v oblasti podpory 3.2. předkládají od začátku realizace již jen elektronické monitorovací zprávy (dále také EMZ), ostatní příjemci, kteří podávají MZ a později (datum předložení EMZ na KrÚ JMK), jsou povinni ji předložit na elektronickém formuláři prostřednictvím webové aplikace Benefit 7, pokud projektový nebo finanční manažer projektu nestanoví jinak. 2. MZ musí být vždy předkládány kompletní. Výjimky jsou možné pouze se svolením projektového nebo finančního manažera projektu. 3. Příjemce doručuje MZ osobně projektovému nebo finančnimu manažerovi projektu. Z důvodu zastižení manažera je třeba dopředu se telefonicky či prostřednictvím u domluvit na datu a čase předání. 4. V případě osobního předání projektový nebo finanční manažer ihned zkontroluje, zda je monitorovací zpráva dodána v požadované podobě a včetně všech povinných příloh. Pokud bude zpráva v pořádku, bude na místě vystaven předávací protokol o převzetí a monitorovací zpráva bude přijata k administraci. -3-

4 5. V odůvodněných případech a po předchozí domluvě s projektovým nebo finančním manažerem lze doručit monitorovací zprávu doporučeně poštou nebo na podatelnu Krajského úřadu Jihomoravského kraje v zalepené obálce označené: jménem a příjmením projektového nebo finančního manažera Zprostředkujícího subjektu názvem a adresou Zprostředkujícího subjektu, názvem globálního grantu, názvem a registračním číslem projektu, upozorněním Neotvírat monitorovací zpráva. 6. Rozhodujícím datem pro splnění termínu předložení monitorovací zprávy je datum doručení monitorovací zprávy na Krajský úřad JMK (podací razítko), nikoliv datum podání zásilky na poště. 7. V případě, že příjemce nebude postupovat dle odstavců 1 až 6 kapitoly 2 tohoto Metodického pokynu, nebude monitorovací zpráva ani žádost o platbu přijata k administraci a Zprostředkující subjekt může příjemci v souladu s článkem X odst. 8 smlouvy uložit sankci ve výši 2 % z celkových způsobilých výdajů projektu. -4-

5 KAPITOLA 3 Úprava a forma monitorovací zprávy včetně příloh Verze č. Platné od Zpracoval Ověřil Schválil Jméno Podpis Jméno Podpis Jméno Podpis M. Vrchotová Š. Paulíková I. Minařík Aktualizace: Kapitola/ strana Změny v textu oproti verzi předcházející 3/5 V bodě 1 bylo stanovených v aktuální Příručce pro příjemce nahrazeno zveřejňovaných na stránkách MŠMT 3/5 V bodě 1 byla rozšířena o popis možností způsobu předložení o způsob předložení EMZ 3/5 V bodě 4 byla rozšířena o instrukci jakým způsobem dokládat přílohy EMZ 3/6 Požadavek na dokládané CD byl rozšířen o požadavek opatření popisným štítkem 3/6 V bodě 9 byla upřesněna forma informování příjemce a lhůta k doložení oprav 1. Monitorovací zpráva a všechny přílohy se předkládají Zprostředkujícímu subjektu v českém jazyce, na aktuálně platných formulářích zveřejňovaných na stránkách MŠMT, a to a) u původních MZ 1x v tištěné podobě a 1x v elektronické podobě na CD a b) u EMZ 1x v tištěné a 1x elektronické podobě na CD podle formuláře Struktura monitorovací zprávy, který je přílohou č.1 Metodického pokynu č.1. Tištěná i elektronická verze monitorovací zprávy a jejích příloh se musí shodovat. 2. Monitorovací zpráva a její přílohy v listinné podobě musí být doručeny Zprostředkujícímu subjektu v ucelené formě. Ucelenou formou se rozumí např. pořadač, a to dle velikosti monitorovací zprávy a jejích příloh. 3. Listy monitorovací zprávy musí být spolu pevně spojeny, stejně tak musí být spojeny i listy jednotlivých příloh monitorovací zprávy. 4. Přílohy musí být řazeny a číslovány vzestupně dle a) u původních MZ seznamu příloh (viz část D monitorovací zprávy), b) u EMZ dle Struktury monitorovací zprávy (příloha č. 1 Metodického pokynu č.1) -5-

6 5. Všechny písemnosti, které nebudou dodány vucelené formě, nebudou považovány za součást monitorovací zprávy. 6. Doložené CD je nedílnou součástí monitorovací zprávy. Na popisný štítek na CD je třeba uvést minimálně identifikační číslo projektu a číslo monitorovací zprávy. 7. Monitorovací zprávy, které nebudou v požadované formě nebo nebudou obsahovat všechny potřebné přílohy, případně budou v rozporu s jiným ustanovením Příručky pro příjemce, smlouvy nebo odstavci 1 až 6 kapitoly 3 tohoto Metodického pokynu, nebudou přijaty k administraci, budou příjemci vráceny a Zprostředkující subjekt může příjemci v souladu s článkem X odst. 8 smlouvy uložit sankci ve výši 2 % z celkových způsobilých výdajů projektu. Zároveň Zprostředkující subjekt stanoví závaznou lhůtu pro přepracování monitorovací zprávy a jejích příloh. V případě nedodržení této lhůty může Zprostředkující subjekt příjemci v souladu s článkem X odst. 8 smlouvy uložit sankci ve výši 2 % z celkových způsobilých výdajů projektu. Do doby předložení bezvadné MZ neběží lhůty na její administraci. 8. Každá doručená monitorovací zpráva přijatá k administraci bude administrativně zkontrolována. Pokud budou zjištěny nedostatky, bude příjemce vyzván k doložení oprav. Opravy lze doručovat poštou či osobně. U každé opravy monitorovací zprávy a jejích příloh musí být uvedeno, že se jedná o opravu a dále musí být uvedeno skutečné datum provedení opravy, není možné ponechat původní datum vypracování. 9. Opravy musí být doloženy do 5 pracovních dní, nestanoví-li projektový nebo finanční manažer projektu jinak. Výzva může být učiněna písemně nebo em. -6-

7 KAPITOLA 4 Předkládání účetních dokladů Verze č. Platné od Zpracoval Ověřil Schválil Jméno Podpis Jméno Podpis Jméno Podpis M. Vrchotová Š. Paulíková I. Minařík Aktualizace: Kapitola/ strana Změny v textu oproti verzi předcházející 4/7 V bodě 3 je doplněno v rámci předávání MZ 4/7 Bod 6 byl doplněn o doporučení udávání mezisoučtu v soupisce dokladů 4/7 V bodě č. 7 byla zpřesněna částka na účetním dokladu o údaj v závorce (bez DPH) 4/8 Metodický pokyn byl rozšířen o přílohu 1 Struktura monitorovací zprávy a přílohu č.2 Potvrzení o převzetí monitorovací zprávy (pouze pro ZS) 1. Ke každému výdaji, který je v rámci daného grantového projektu způsobilý, je příjemce povinen předložit příslušný účetní doklad. 2. Každý originál předloženého účetního dokladu, kterým příjemce prokazuje způsobilost výdaje projektu, musí být opatřen textem definovaným v článku VI. odst. 4 smlouvy. Tento text musí být na dokladu vyznačen způsobem zaručujícím jeho trvanlivost a nesmazatelnost. 3. Příjemce předkládá na výzvu Zprostředkujícího subjektu k administrativní kontrole MZ obsahující žádost o platbu kopie originálů účetních dokladů a originály těchto účetních dokladů k nahlédnutí dle článku VI odst. 4 smlouvy v rámci předávání MZ. Součástí účetního dokladu se rozumí i jeho přílohy, tj. objednávky, dodací listy, smlouvy, košilky, předávací protokoly atd. 4. V případě, že Zprostředkující subjekt dojde při administrativní kontrole k závěru, že účetní doklady předložené příjemcem nejsou k prokázání způsobilosti výdaje dostatečné, vyzve příjemce s uvedením lhůty k doložení dalších dokladů, které příjemci specifikuje. 5. Účetní doklady tvoří přílohu č. 6 monitorovací zprávy a musí být sepsány vsoupisce účetních dokladů (dále jen soupiska). Pokud má příjemce partnery s finančním příspěvkem, -7-

8 musí předložit souhrnnou soupisku, ve které budou uvedeny všechny výdaje, tedy výdaje příjemce i partnera(ů). 6. Všechny doklady uvedené v soupisce je nutné opatřit pořadovým číslem, toto pořadové číslo také vepsat do soupisky účetních dokladů a poskládat doklady vzestupně dle pořadového čísla v souladu se soupiskou. Příjemce/partner je povinen vytvořit si takový systém uchovávání originálů účetních dokladů, aby tyto originály byly v případě kontroly na místě dohledatelné. ZS doporučuje řadit výdaje v soupisce podle kapitol s uvedením mezisoučtu za každou kapitolou. 7. Pokud částka uvedená na účetním dokladu převýší Kč (bez DPH), je příjemce povinen předložit i objednávku a prokázat její doručení dodavateli. Z důvodu prokázání hospodárnosti a transparentnosti výběru dodavatele je příjemce povinen provést průzkum trhu. Příjemce tento průzkum trhu doloží jako součást účetního dokladu Zprostředkujícímu subjektu (pozn. průzkum trhu může příjemce provést např. návštěvou internetových stránek různých dodavatelů a vytištěním jejich cenových nabídek) se zdůvodněním výběru dodavatele. 8. Není možné účelově dělit předmět dodávky na několik účetních dokladů. Pokud bude předmět dodávky rozdělen na více účetních dokladů, musí být u všech těchto dokladů naplněno ustanovení odst. 7 kapitoly 4 tohoto Metodického pokynu. 9. Další ustanovení týkající se předkládání účetních dokladů, jejich náležitostí, vedení účetnictví apod. jsou uvedena v Příručce pro příjemce a ve smlouvě. Příloha č.1: Struktura monitorovací zprávy Příloha č.2: Potvrzení o převzetí monitorovací zprávy -8-