TÜV SÜD Czech s.r.o. Novodvorská Praha 4. ( s o u č á s t s m l u v)

Transkript

1 Všeobecné podmínky pro ověřování emisí skleníkových plynů platí v rámci ověřovacího orgánu GHG TÜV SÜD Czech dle EN ISO pro posuzování a ověřování emisí skleníkových plynů. TÜV SÜD Czech s.r.o. Novodvorská Praha 4 ( s o u č á s t s m l u v) 1 Všeobecně Ověřovací orgán GHG TÜV SÜD Czech s.r.o. (dále jen dále jen OO GHG TÜV SÜD Czech ) nabízí objednavatelům žadatelům o ověření emisí skleníkových plynů (dále jen klient ) své služby při ověřování výkazů o emisích skleníkových plynů nebo podkladových dat pro bezplatné přidělení povolenek (dále též GHG greenhouse gases) v souladu s požadavky směrnice 2003/87/ES, nařízení (ES) č. 600/2012, Rozhodnutí Komise č. 2011/278/EU a příslušných národních legislativních předpisů v rámci programu EU pro obchodování s emisemi (EU ETS), jako důkaz o plnění požadavků na ně kladených prostřednictvím nezávislé autority. 2 Rozsah platnosti 2.1 Tyto Všeobecné podmínky platí pro ověřování výkazů o emisích GHG, ke kterým je TÜV SÜD Czech akreditován a v případě ČR rovněž autorizován. Rozhodnutí o akreditaci (platné pro území celé EU) a rozhodnutí o autorizaci (platné pro území ČR) a seznam odvětví, pro která je OO GHG TÜV SÜD Czech akreditován je k dispozici v aktuálním znění na: Ověřovací činnosti jsou prováděny pracovníky OO GHG TÜV SÜD Czech. Poradenství při navrhování nebo vývoji procesů monitorování emisí se neprovádí. 2.2 Proces zahrnuje přípravu na ověřování (strategickou analýzu, analýzu rizik a vypracování plánu ověřování, vlastní ověřovací činnosti (procesní analýzu), nezávislé přezkoumání, rozhodování o výsledcích ověřování a vystavení výstupních dokumentů (ověřovací zpráva a oznámení o ověření). 2.3 Standardně je v rámci procesu s klientem uzavřena smlouva o kontrolní činnosti pro proces ověřování pro jedno ověřovací období (kalendářní rok) nebo pro více ověřovacích období. 2.4 Potvrzením objednávky, resp. uzavřením smlouvy, akceptuje klient tyto Všeobecné podmínky, Všeobecné obchodní podmínky, Pravidla pro zkoušení a certifikaci Skupiny TÜV SÜD a nabídkový ceník TÜV SÜD Czech. Stávající smluvní okolnosti podléhají vždy platnému znění těchto dokumentů. UniCredit Bank Czech Republic and Slovakia, a.s. č. ú /2700 CZK IBAN: CZ č. ú /2700 EUR IBAN CZ SWIFT: BACXCZPP Jednatelé: Oleg Spružina Tomáš Vít Městský soud v Praze, oddíl C, vl IČ: DIČ: CZ Tel.: Fax: info@tuv-sud.cz TÜV SÜD Czech s.r.o. Novodvorská 994/ Praha 4 Česká republika

2 3 Postup ověřování emisí GHG 3.1 Příprava klienta na ověřování Fáze před uzavřením smlouvy Informativní rozhovor a žádost o ověření OO GHG TÜV SÜD Czech vede s klientem před sjednáním zakázky informativní rozhovor, při němž mohou být projednány následující body: cíl, účel a rozsah ověřování základní předpoklady pro ověřování průběh ověřovacího procesu rizika spojená s provedením ověření předpokládané náklady návrhy termínů a jednacího jazyku Klient obdrží, zpravidla prostřednictvím realizační kanceláře, Vstupní dotazník - žádost o ověření výkazu emisích GHG nebo podkladových dat pro bezplatné přidělení povolenek. Vyplněný dotazník se vrací zpět realizační kanceláři. OO GHG TÜV SÜD Czech vyžaduje vyplnění formuláře a jeho podepsání pověřeným zástupcem klienta. V žádosti musí být vyplněny všechny povinné údaje včetně určení kontaktní osoby odpovědné za průběh ověřování, ové adresy a datové schránky pro zasílání zpráv z auditu Přezkoumání žádosti o ověření Před uzavřením smlouvy je prostřednictvím OO GHG TÜV SÜD Czech přezkoumána žádost o ověření zejména s ohledem na to, zda: existují rizika spojená s provedením ověření výkazu/podkladových dat OO GHG TÜV SÜD Czech disponuje příslušnou akreditací pro dané odvětví má OO GHG TÜV SÜD Czech dostatečnou odbornou způsobilost, zaměstnance a zdroje nezbytné pro výběr ověřovacího týmu je OO GHG TÜV SÜD Czech schopen splnit i další požadavky (termín, jednací jazyk apod.) Zpracování cenové nabídky Na základě informací poskytnutých ve Vstupním dotazníku je zpracována cenová nabídka vycházející mimo jiné z přidělení lhůty na jednotlivé ověřovací činnosti. V případě akceptace nabídky je se zákazníkem podepsána Smlouva o kontrolní činnosti, jejíž přílohou jsou tyto Všeobecné podmínky. Výkony uvedené dále v jednotlivých fázích ověřování následují po sjednání zakázky a její evidenci u OO GHG TÜV SÜD Czech Příprava na ověřování Poskytnutí požadované dokumentace Klient poskytne OO GHG TÜV SÜD Czech v souladu se smlouvou a těmito Všeobecnými podmínkami veškerou dokumentaci potřebnou pro provedení ověřovacích činností. Seznam podkladů, které je nutné ověřovateli poskytnout ještě před provedením strategické analýzy a dále v průběhu ověřovacích činností je specifikován v článku 10 nařízení (ES) č. 600/ Provedení strategické analýzy a analýzy rizik Na základě poskytnuté dokumentace provede vedoucí auditor strategickou analýzu a analýzu rizik za účelem navržení, naplánování a provedení účinného ověření. Pokud vedoucí ověřovacího týmu v této fázi zjistí, že monitorovací plán není aktuální a kompletní nebo nebyly jeho významné změny schváleny příslušným orgánem, informuje o této skutečnosti neprodleně klienta a pokračuje v ověřovací činnosti až po schválení monitorovacího plánu příslušným orgánem. V případě některých změn je možné v ověřování pokračovat. Pokud auditor zjistí, že provozovatel nestanovil ve svém posouzení rizik příslušná inherentní a kontrolní rizika, informuje o této skutečnosti provozovatele Plán ověřování a stanovení týmu pro ověřování Výsledkem strategické analýzy a rizikové analýzy je sestavení plánu ověřování a stanovení týmu pro ověřování. Vždy je zaručeno, že pravidla o nepřípustné poradenské činnosti auditorů jsou dodržována. Strana 2 (celkem 7)

3 Plán ověřování je zpracován tak, aby bylo ověřovací riziko sníženo na přijatelnou úroveň, a aby tak ověřovací tým získal přiměřené ujištění, že výkaz o emisích GHG/podkladová data neobsahují závažné nepřesnosti. Vedoucí auditor seznámí klienta s plánem ověřování. Klient má právo kteréhokoliv jmenovaného auditora odmítnout a OO GHG TÜV SÜD Czech navrhne další auditory. Vlastní ověřování může být zahájeno až poté, co klient odsouhlasí plán ověřování a složení ověřovacího týmu. Příprava na ověřování probíhá v sídle ověřovatele. 3.2 Vlastní ověřování Procesní analýza Vlastní ověřování je prováděno odsouhlaseným ověřovacím týmem sestávajícím min. z jednoho vedoucího auditora s odborností pro dané odvětví nebo případně z dalších auditorů. Pokud musí být řešeny zvláštní specifické problémy, aby mohlo být ověřování provedeno, je přizván odborný expert Ověřování na místě Na začátku této fáze obdrží klient jím odsouhlasený plán ověřování. Vlastní ověřování probíhá ve většině případů na místě u klienta. Pouze ve specifických případech, viz bod 3.2.4, je možné přistoupit k tzv. zjednodušenému ověřování bez nutnosti prohlídek na místě. Ověřování probíhá zásadně postupy, které zohledňují pro jednotlivé skupiny zařízení požadavky právních předpisů, požadavky technických norem a dokumentů akreditačního orgánu. Jednotlivé postupy jsou uvedeny v interní dokumentaci OO GHG TÜV SÜD Czech. Klient v průběhu ověřování dodá ověřovacímu týmu potřebnou dokumentaci a umožní mu provedení auditu na místě zařízení. Ověřovací tým provede ověření dle stanoveného plánu a podle svých stanovených postupů. Při ověřování využívá ověřovací tým analytické postupy pro ověřování údajů, správného používání metodiky monitorování, metod uplatňovaných na chybějící údaje, posouzení nejistoty. Při ověřovací činnosti ověřovací tým používá metody odběru vzorků specifické pro určité zařízení za předpokladu, že na základě analýzy rizik je odběr vzorků opodstatněný. V průběhu ověřovací činnosti si pořizuje kopie jako důkazní podklady, které jsou součástí interní dokumentace z ověřování. Pokud vedoucí auditor zjistí při ověřování další rizika, která je třeba snížit, nebo pokud existuje ve skutečnosti méně rizik, než původně předpokládal, aktualizuje analýzu rizik a plán ověřování a přizpůsobí podle nich ověřovací činnosti. S každou změnou plánu ověřování seznamuje klienta. Po skončení auditu je klientem ověřovacím týmem informován v závěrečném rozhovoru o výsledku ověřování. Rovněž jsou v případě potřeby sjednány termíny pro odstranění nepřesností a neshod a stanoven způsob jejich kontroly (ověření prohlídkou na místě nebo posouzením zaslané dokumentace). Ověřovací tým na základě posouzení dokumentace a auditu na místě vypracuje ověřovací zprávu, která je společně s dalšími dokumenty podkladem pro rozhodnutí o ověření Řešení nepřesností a neshod Pokud ověřovací tým během ověřování zjistí nepřesnosti nebo neshody, informuje o nich včas klienta a požádá o provedení příslušných oprav. Klient všechny sdělené nepřesnosti a neshody opraví. Ověřovací tým provede opakované ověření zaměřené pouze na tyto neshody a případně na další související aspekty. Pokud klient nepřesnosti nebo neshody, které mu byly ověřovatelem sděleny, neopraví dříve, než ověřovatel vydá ověřovací zprávu, vyžádá si ověřovací tým od klienta vysvětlení hlavních příčin těchto neshod nebo nepřesností za účelem posouzení dopadu těchto neshod nebo nepřesností na vykazované údaje Zjednodušené ověřování Ověřovatel může se souhlasem příslušného orgánu (souhlas se nevyžaduje pro neprovedení prohlídek na místě u zařízení s nízkými emisemi) rozhodnout, že neprovede prohlídky na místě u zařízení na základě výsledku analýzy rizik a poté, co shledá, že lze získat vzdálený přístup ke všem příslušným údajům a že jsou splněny podmínky pro neprovedení prohlídek na místě stanovených Komisí. Strana 3 (celkem 7)

4 Ověřovatel o tom bez zbytečného prodlení informuje provozovatele. V relevantním případě provozovatel předloží příslušnému orgánu žádost o schválení rozhodnutí ověřovatele o neprovedení prohlídky na místě. Až na základě schválení příslušného orgánu ověřovatel přistoupí k ověřovací činnosti bez nutnosti prohlídek na místě. Ověřovatel pohlídky na místě v každém případě provede v těchto situacích: a) pokud ověřovatel ověřuje výkaz emisí provozovatele poprvé; b) pokud ověřovatel neprovedl prohlídku na místě ve dvou vykazovaných obdobích bezprostředně předcházejících stávajícímu vykazovanému období; c) pokud během vykazovaného období došlo k podstatným úpravám plánu pro monitorování včetně úprav podle čl. 15 odst. 3 nebo 4 nařízení (ES) č. 601/ Časový harmonogram Výkaz o emisích GHG může klient uzavřít a schválit pouze po ukončení příslušného monitorovacího/ověřovacího období, tedy nejdříve po 1. lednu každého roku. Ověřený výkaz o emisích musí předat příslušnému orgánu nejpozději do každého 15. března každého roku. S cílem vyvarovat se časovému stresu v posledních měsících ověřování je možné po dohodě s klientem uskutečnit některé fáze ověřovacího procesu, včetně samotného ověřování, již v průběhu ověřovacího období. V případě ověření podkladových dat pro bezplatné přidělení povolenek je lhůta vyhotovení výstupních dokumentů předmětem dohody s klientem. 3.3 Rozhodnutí o ověření Předpokladem pro vystavení oznámení je ověření se zřetelem na prokázané plnění daných požadavků na základě příslušných norem formou výše popsaného postupu ověřování uzavřeného s pozitivním výsledkem. Rozhodnutí o ověření a vydání oznámení provádí OO GHG TÜV SÜD Czech na základě informací shromážděných během procesu ověřování a případně dalších významných informací. Výsledek ověření může být následující: a) výkaz (nebo podkladová data) je po ověření označena za uspokojivý; b) výkaz (nebo podkladová data) klienta obsahuje závažné nepřesnosti, které nebyly před vydáním ověřovací zprávy opraveny; c) rozsah ověření je příliš omezený a ověřovatel nemohl získat dostatečné důkazy pro vydání ověřovacího posudku s přiměřeným ujištěním, že výkaz neobsahuje závažné nepřesnosti; d) neshody samy o sobě nebo ve spojení s jinými neshodami jsou příčinou nedostatečné srozumitelnosti a brání ověřovateli v tom, aby s přiměřeným ujištěním prohlásil, že výkaz (nebo podkladová data) provozovatele neobsahuje závažné nepřesnosti. Pro účely písm. a) může být výkaz (nebo podkladová data) data provozovatele označen po ověření za uspokojivé jen v případě, že výkaz neobsahuje závažné nepřesnosti. Oznámení může být vydáno pouze v případě výsledku dle bodu a). Výrok v oznámení bude ve smyslu normy EN ISO formulován s dohodnutou přijatelnou jistotou pro daného uživatele, tzn. že bude akceptován ze strany kompetentního orgánu. Strana 4 (celkem 7)

5 3.3.2 Vystavení oznámení Na základě kladného průběhu celého procesu ověřování a kladného posouzení v rámci interních postupů OO GHG TÜV SÜD Czech (včetně nezávislého přezkoumání záznamů z ověřování) rozhoduje vedoucí OO GHG TÜV SÜD Czech o udělení oznámení Doba platnosti oznámení je neomezená, oznámení se vztahuje k výkazu o emisích za příslušné monitorovací/ověřovací období, tj. za příslušný kalendářní rok. Oznámení a ověřovací zprávu zasílá klient společně s emisním výkazem příslušnému úřadu nejpozději do 15. března každého kalendářního roku (netýká se ověření podkladových dat) Revize ověřovací zprávy V případě, že klient, OO GHG TÜV SÜD Czech nebo třetí strana zjistí další informace, které by mohly mít vliv na výrok o emisích skleníkových plynů až po vydání zprávy a oznámení, je dle interního postupu zajištěno ve zkrácené časové lhůtě vydání revidované zprávy o ověření. Výsledkem může být přehodnocení rozhodnutí o ověření. Při výběru ověřovacího týmu je respektován možný požadavek na ověření v krátké časové lhůtě. V případě stížnosti související s výkonem/odborností příslušného auditora/ověřovacího týmu, jmenuje vedoucí OO GHG TÜV SÜD Czech jiné složení ověřovacího týmu Ověřování v dalších letech Při ověřování v dalších letech klient vždy vyplní žádost o ověření, a to i v případě, že s ním byla uzavřena smlouva na více let. Při ověřování v následujícím roce se ověřovací tým vždy zaměřuje na nepřesnosti, neshody a doporučení uvedená v ověřovací zprávě z předešlého roku. Toto ustanovení se netýká jednorázového ověření podkladových dat Pokud je při rozhodování vycházeno z informací mimo zdroj ověřování, jsou tyto oznámeny klientovi spolu s informacemi o procesu ověřování s poskytnutím možnosti se k nim vyjádřit. Rozhodnutí o ověření provádí OO GHG TÜV SÜD Czech zásadně sám a je zaručeno, že rozhodnutí přijímají jiné osoby, než které prováděly hodnocení. 4 Všeobecné podmínky 4.1 Povinnosti a odpovědnost ověřovacího orgánu OO GHG TÜV SÜD Czech se zavazuje, že bude se všemi informacemi o organizaci klienta zacházet jako s důvěrnými a že je využije pouze k dohodnutému účelu. Dodané podklady nebudou předávány třetím osobám. Výjimkou je pouze předání podrobné zprávy rozhodčímu místu v případě sporu nebo orgánům definovaným v odst těchto podmínek. Ověřovací orgán může na vyžádání poskytovat informace o vydaných oznámení o ověření. Klient může ověřovací orgán této povinnosti mlčenlivosti zprostit Ručení OO GHG TÜV SÜD Czech vůči klientovi nebo třetí osobě je dáno v souladu s českým právem. 4.2 Povinnosti a odpovědnost klienta Klient se zavazuje vyhovět požadavkům na ověřování a předložit všechny informace nezbytné pro ověřování. Seznam podkladů, které je nutné ověřovateli poskytnout ještě před provedením strategické analýzy a dále v průběhu ověřovacích činností je specifikován v článku 10 nařízení (ES) č. 600/2012. V případě, že klient využívá se souhlasem příslušného orgánu laboratoře neakreditované dle ISO/IEC musí zároveň doložit také podklady specifikované v čl. 34 uvedeného nařízení. V případě ověřování podkladových dat u nových účastníků na trhu, poskytne klient ověřovateli veškeré podklady, které využil pro stanovení požadovaných údajů dle Rozhodnutí Komise č. 2011/278/EU Klient včas oznámí OO GHG TÜV SÜD Czech kontaktní osobu pověřenou jednat s auditory a umožní auditorům přístup do všech míst vztahujících se k předmětu plnění Klient se rovněž zavazuje, že zpřístupní ověřovacímu týmu všechna oznámení a podněty orgánů státní správy, stejně jako jeho komunikaci s těmito orgány, související s předmětem ověřování (MŽP, ČIŽP a jiné národní kompetentní úřady). Strana 5 (celkem 7)

6 4.2.4 Před každým ověřováním poskytne klient ověřovacímu týmu k dispozici schválenou dokumentaci, informaci o způsobu odstranění nepřesností a neshod a způsobu provedení doporučení z minulého ověřování Klient se, v souladu s nařízením (ES) č. 601/2012, zavazuje opravit neshody a realizovat doporučení uvedená v ověřovací zprávě a oznamovat tyto skutečnosti dle uvedeného nařízení kompetentnímu úřadu. Dále se zavazuje poskytnout ověřovacímu týmu vysvětlení hlavních příčin neshod nebo nepřesností v případě, že nepřesnosti nebo neshody nebyly odstraněny před vydáním ověřovací zprávy Klient dává souhlas k tomu, aby informace, které se týkají procesu ověřování, mohly být zpřístupněny jiným orgánům. Těmi je míněna skupina posuzovatelů a pozorovatelů ze strany akreditačního orgánu, např. ČIA nebo jiného zahraničního akreditačního orgánu, který se může prokázat prohlášením o mlčenlivosti. Klient dává souhlas i k případnému svolení s účastí této skupiny posuzovatelů v procesu samotného ověřování, tedy tzv. witnessauditu. 4.3 Používání oznámení a značky TÜV SÜD Czech Klient může oznámení používat k obchodním účelům např. jako důkaz pro třetí osoby a úřady. Pokud by mělo být ověřování použito k reklamním účelům, musí klient předložit zamýšlenou podobu reklamy OO GHG TÜV SÜD Czech ke schválení, aby bylo vyloučeno zavádějící nebo nesprávné použití výsledků ověřování Zavádějící používání oznámení (např. zkomolením nebo použitím pouze jeho části) nebo způsobem, který zakládá dojem vykonané certifikace výrobku nebo výrobních postupů, je nepřípustné. Oznámení ani ověřovací zprávu nemůže klient sám upravovat či měnit V souvislosti s ověřováním výkazů o emisích GHG není udělováno právo používání zkušební značky TÜV SÜD Czech. 4.4 Nevystavení nebo odejmutí oznámení Nevystavení oznámení nastane, pokud v průběhu ověřovací činnosti: - došlo k ukončení platnosti smlouvy odstoupením či výpovědí ze strany objednavatele - ověřování nemůže být provedeno z důvodů, které vzešly ze strany klienta - klient písemně odmítne změny Všeobecných podmínek během šesti týdnů po jejich vstoupení v platnost, příp. možnosti se s nimi seznámit - platba za provedené výkony nebyla zaplacena ve stanovené lhůtě (ani po upomínce) - nastanou jiné důvody k odejmutí plynoucí ze smlouvy s klientem nebo klient tuto smlouvu poruší, odstoupí od ní či se zachová v rozporu se sjednaným předmětem smlouvy Odejmutí oznámení nastane, pokud: - OO GHG TÜV SÜD Czech v procesu vydání revidované ověřovací zprávy dospěje k závěru, že je nutné přehodnotit původní kladné stanovisko na negativní. - V tomto případě následuje vyjmutí odkazu na oznámení ze seznamu klientů a klient není nadále oprávněn se používat oznámení jako důkaz kladného výsledku ověření. 4.5 Záznamy o ověření OO GHG TÜV SÜD Czech vede záznamy o ověřování, z nichž je patrné provedení této služby. Doba uchovávání těchto podkladů činí 10 let. Dále vede seznam klientů, u kterých byly provedeny ověřovací činnosti a výsledek ověření. Tyto informace jsou sdělovány na vyžádání. Strana 6 (celkem 7)

7 4.6 Zpráva klientovi o změnách v ověřovacím postupu OO GHG TÜV SÜD Czech podává klientovi zprávy o podstatných změnách ověřovacího postupu nebo o změnách normy či předpisu, jež je základem pro ověřování. Zprávy jsou zasílána na uvedený klientem ve vstupním dotazníku. Mimo to jsou zprávy o těchto změnách veřejnosti přístupné prostřednictvím internetové stránky TÜV SÜD Czech. 5 Stížnosti a odvolání (opravné prostředky) 5.1 Klient může proti výsledku ověřovacího procesu podat odvolání a dále může proti úkonům a postupům ověřovacího orgánu při posuzování vznést stížnost. 5.2 Opravný prostředek musí klient podat písemně, s odůvodněním a důkazy jeho oprávněnosti. 5.3 O opravném prostředku vztahujícímu se k posuzování či k výsledkům ověřování rozhoduje v první instanci vedoucí OO GHG TÜV SÜD Czech, ve druhé instanci zvláštní komise Rady pro certifikaci TÜV SÜD Czech. Odvolání je přípustné i proti prvoinstančnímu rozhodnutí. 5.4 Odvolání lze podat ve lhůtě 14 dnů od prokazatelného písemného oznámení výsledku klientovi, stížnost do 14 dnů od okamžiku vzniku její příčiny. O odvolání či stížnosti musí první instance rozhodnout do 30 dnů od jejich zaevidování či je v téže lhůtě postoupit druhé instanci. Druhá instance rozhodne ve věci nejvýše 40 dnů od doručení podkladů první instanci. Vzhledem k časovým lhůtám, které má klient pro podání oznámení příslušnému úřadu, může být rozhodnutí o odvolání či stížnosti řešeno prioritně a zkráceno na 15 dnů od jejich zaevidování. 5.5 Další podrobnosti jsou uvedeny v Řídicí dokumentaci OO GHG TÜV SÜD Czech, která je na vyžádání k nahlédnutí. 6 Závěrečná ustanovení 6.1 Tyto Všeobecné podmínky mohou být s ohledem na ustanovení 1751 zákona č. 89/2012 Sb. v platném znění (Občanský zákoník) nedílnou součástí smlouvy uzavírané mezi TÜV SÜD Czech a klientem, případně v některých ujednáních smlouva na ně může odkazovat. Podpisem smlouvy se stávají Všeobecné podmínky závaznými a vynutitelnými pro smluvní strany. 6.2 Odchylná ujednání ve smlouvě mají přednost před zněním Všeobecných podmínek. 7 Platnost a změny Všeobecných podmínek 7.1 Tyto Všeobecné podmínky jsou platné od 1. ledna Přestávají platit, jakmile vstoupí v platnost nové Všeobecné podmínky. Všeobecné podmínky jsou vždy v aktuální verzi na Za TÜV SÜD Czech s.r.o.: Ing. Jana Bačinová vedoucí ověřovacího orgánu GHG TÜV SÜD Czech Strana 7 (celkem 7)