ORGANIZAČNÍ ŘÁD RD-01. Daniel Häusler ředitel Kanceláře ČIIA Schválil: Petr Vobořil prezident ČIIA. Vypracoval:

Transkript

1 Řád Vypracoval: Daniel Häusler ředitel Kanceláře ČIIA Schválil: Petr Vobořil prezident ČIIA datum: datum: podpis: podpis:

2 Řád ZALOŽENÍ, VZNIK A PŘEDMĚT ČINNOSTI Jméno organizace: Český institut interních auditorů, o.s. Sídlo organizace: Karlovo náměstí 3, Praha 2 Identifikační číslo: Právní forma: občanské sdružení Registrace: u Ministerstva vnitra ČR ze dne , č. j. II/s-OS/ /94-R Používané zkratky: ČIIA Institut ČIIA je právnickou osobou, založenou dle českého práva. ČIIA je národním institutem mezinárodního institutu The Institute of Internal Auditors Inc. (IIA), který vznikl v USA v roce ČIIA byl přijat do Evropské konfederace institutů interního auditu (ECIIA), která vyvíjí svou činnost od roku 1982 a v současné době sdružuje země z Evropy a z regionu Afriky a Asie, přilehlého ke Středozemnímu moři. 2. ÚČEL A PŮSOBNOST ORGANIZAČNÍHO ŘÁDU 2.1. Organizační řád Českého institutu interních auditorů, o.s. (dále jen ČIIA) je organizační normou, která (v návaznosti na Stanovy ČIIA) upravuje řízení ČIIA, jeho vnitřní organizační uspořádání a základní povinnosti zaměstnanců Organizační řád zavazuje členy Rady ČIIA a všechny zaměstnance ČIIA. Vedoucí zaměstnanci jsou povinni seznámit s Organizačním řádem podřízené zaměstnance a dbát na jeho dodržování Organizační řád schvaluje Rada ČIIA. Schválení potvrdí svým podpisem v originále Organizačního řádu prezident Práva a povinnosti zaměstnanců, stejně tak i vedoucích zaměstnanců jsou stanoveny Zákoníkem práce a upřesněny Pracovním řádem ČIIA Za obsahovou stránku tohoto řádu a dodržení formálního postupu při jeho spravování, odpovídá ředitel kanceláře ČIIA.

3 Řád ZÁSADY ŘÍZENÍ ČIIA 3.1. Systém řízení ČIIA vychází z principu jednoty věcného a ekonomického řízení a dělby práce, kdy operativní řízení se člení na sféru Rady ČIIA a na sféru kanceláře ČIIA Činnost Rady ČIIA je upravena Stanovami ČIIA a Jednacím řádem Rady Činnost kanceláře ČIIA je upravena v kapitole 4 tohoto dokumentu Zásady řízení tvoří nedílný celek a jsou uplatňovány v celé organizaci. Jedním z cílů systému vnitřního řízení je snaha eliminovat z řídícího procesu nahodilost a živelnost Nástroje systému řízení Stanovy ČIIA, usnesení a rozhodnutí Sněmu a Rady ČIIA, vnitřní předpisy organizace (řády, příkazy ředitele, metodické postupy), smluvní dokumenty, závazná externí dokumentace a normy (prováděcí dokumentace programů, právní normy, apod.). pracovní náplň Organizační struktura kanceláře ČIIA Organizační struktura kanceláře ČIIA do úrovně jednotlivých organizačních jednotek oddělení - je uvedena v příloze č. 1. Organizační strukturu, včetně počtu zaměstnanců jednotlivých útvarů (zřízení, resp. zrušení pracovního místa) schvaluje Rada ČIIA. K řešení konkrétních mimořádných (ne pravidelných) úkolů mohou být sestaveny dočasné pracovní týmy v rámci působnosti, které určuje ředitel kanceláře Vedení ČIIA Vedení ČIIA představuje Rada ČIIA (zastoupená prezidentem) + ředitel Kanceláře ČIIA Pracovní náplň Vedoucí zaměstnanci zpracovávají pracovní náplň pro přímo podřízené pracovní pozice tak, aby v nich byly vymezeny základní pracovní činnosti a povinnosti zajišťující výkon a funkčnost příslušné organizační jednotky. Pracovní náplň je nedílnou součástí pracovní smlouvy pro konkrétního zaměstnance organizační jednotky ve formě její přílohy, opatřené podpisem obou smluvních stran Vnitřní řídící a kontrolní systém Činnost vnitřního kontrolního a řídícího systému je zajišťována prostřednictvím stanovených metodik a postupů, plánů a jejich vyhodnocování, rozborovou činností a kontrolami vedoucích zaměstnanců kanceláře. Úloha zaměstnanců kanceláře v kontrolním a řídícím systému je stanovena vnitřními předpisy organizace v souladu se závaznou externí dokumentací. Účinnost vnitřního kontrolního systému je ověřována Výborem pro vnitřní záležitosti Rady ČIIA a Kontrolní komisí ČIIA.

4 Řád KANCELÁŘ ČIIA 4.1. Vymezení činnost Kancelář ČIIA zřizuje Rada ČIIA, která dále její činnost řídí a kontroluje. Posláním kanceláře ČIIA (dále jen kancelář) je realizovat usnesení Rady a zajišťovat výkonné činnosti ČIIA, zejména pak naplňovat poslání institutu v oblasti profesního rozvoje, profesní praxe a profesních služeb. Kancelář spravuje majetek institutu a hospodaří s ním v rámci rozhodnutí orgánů institutu, o čemž vede podvojné účetnictví. Kancelář je oprávněna samostatně zajišťovat úkoly směřující k naplňování poslání a cílů ČIIA kromě těch, které jsou ve výlučné působnosti orgánů ČIIA. Činnost kanceláře je vymezena dokumenty: stanovy ČIIA usnesení sněmu a Rady organizační řád ČIIA, podpisový řád ČIIA, pracovní řád ČIIA a další interní předpisy, organizační struktura a pracovní náplně, plán výkonů (katalog) a finanční plán (rozpočet) pro dané období, legislativa České Republiky Řízení kanceláře V čele kanceláře ČIIA je ředitel kanceláře, který je funkčně podřízen Radě ČIIA. Ředitel kanceláře je oprávněn jednat jménem institutu v rozsahu působnosti vymezené mandátní smlouvou. Zavazovat institut je oprávněn v rozsahu vymezeném mandátní smlouvou, Podpisovým řádem a dalšími interními předpisy. Faktické oprávnění zastupovat ČIIA má ředitel kanceláře uděleno plnou mocí poskytnutou Radou ČIIA. Toto oprávnění je nepřenosné na další pracovníky kanceláře Ředitel kanceláře má přístup ke všem datům, informacím, dokladům, smlouvám, systémům, transakcím, majetku a do všech prostor ČIIA. Ostatní zaměstnanci mají tento přístup v rozsahu potřebném pro zajišťování svých pracovních náplní. Nad tento rámec je může k širšímu přístupu pověřit ředitel kanceláře Ředitel kanceláře a jeden jím pověřený zástupce z řad pracovníků kanceláře institutu mají právo se účastnit zasedání Rady, resp. zasedání Kontrolní komise a dalších zřízených poradních nebo pracovních orgánů Rady, s výjimkou bodů pojednávajících o smluvní, resp. platové problematice ve vztahu k těmto osobám Ředitel kanceláře má právo vydávat příkazy ředitele, jako nástroje řízení, závazné pro zaměstnance kanceláře Zastupitelnost V případě nepřítomnosti ředitele kanceláře ho v operativním styku zastupuje jím pověřený zástupce z řad zaměstnanců kanceláře. Takto pověřený zaměstnanec však může zavazovat ČIIA jen v rámci oprávnění, která jsou vymezena Podpisovým řádem a dalšími interními předpisy ČIIA jeho osobě.

5 Řád Vztah kanceláře a Rady ČIIA Rada svým rozhodováním vytváří podporu kanceláři pro zajišťování jejích činností. Za tím účelem postupuje tak, aby kancelář dostávala včas informace o strategických a koncepčních rozhodnutích orgánů ČIIA, o realizaci zaměření činnosti ČIIA na základě plánů činnosti Rady a jejích řídících, poradních nebo pracovních orgánů, uzavřených závazcích ČIIA s dopadem do činnosti a hospodaření a o zásadách, řádech a dalších vnitřních postupech ČIIA Rada ČIIA schvaluje rámcový roční plán činnosti a kriteria odměňování ředitele kanceláře prostřednictvím dodatků k mandátní smlouvě Ředitel kanceláře ČIIA informuje o plnění plánu činnosti kanceláře a dalších aktivitách vždy na zasedání Rady ČIIA Veškeré finanční převody a příjmy na účet ředitele kanceláře měsíčně odsouhlasuje a podepisuje prezident ČIIA na základě věcného schválení minimálně dvou členů výboru pro vnitřní záležitosti. 5. PŮSOBNOST ORGANIZAČNÍCH JEDNOTEK Působnost organizačních jednotek kanceláře ČIIA je dána organizační strukturou a pracovními náplněmi, které jsou nedílnou součástí pracovních smluv zaměstnanců Ředitel kanceláře Činnost ředitele kanceláře je vymezena uzavřenou Mandátní smlouvou o zabezpečení řízení aktivit Českého institutu interních auditorů a o vedení jeho kanceláře. Ředitel kanceláře zajišťuje tyto činnosti: přípravu, realizaci a vyhodnocení aktivit ČIIA tak, aby byly zejména plněny povinnosti vyplývající pro ČIIA z obecně závazných právních předpisů a aby byly naplněny úkoly přijaté sněmem či Radou ČIIA v rozsahu schváleného věcného zaměření ČIIA pro daný rok a přijatého finančního rozpočtu, průběžnou optimalizaci organizační podoby kanceláře ČIIA s cílem maximalizace kvality i výkonnosti její činnosti, řízení činnosti zaměstnanců ČIIA, aby tato zejména poskytovala administrativní podporu činnostem ČIIA a koordinaci profesních a členských služeb, navazování a zakládání či ukončování smluvních vztahů ČIIA s pronajímateli, dodavateli, zákazníky a dalšími osobami v rozsahu vymezených kompetencí stanovami ČIIA či jinými dokumenty upravujícími organizační uspořádání ČIIA či Radou ve jmenovitě vymezených případech.

6 Řád Sekretariát ředitele Zabezpečuje zejména tyto činnosti: asistenční služby pro ředitele, základní administrativní činnosti (pošta, správa smluv a objednávek ČIIA), vedení ekonomické agendy a personalistiky, včetně přípravy pokladů pro vedení účetnictví a následné kontroly, vedení pokladny a komunikace s bankou, koordinace řízení pohledávek, správa skladu publikací, kancelářského materiálu a potravin Oddělení členských služeb a marketingu Zabezpečuje zejména tyto činnosti: správu členské databáze a komunikace se členy, komunikaci s IIA, ECIIA a dalšími zahraničními partnery, koordinaci správy webových stránek, správu knihovny ČIIA a členské literatury, přípravu a realizaci marketingové strategie, přípravu a organizaci sněmů ČIIA od jejich plánování až po vyhodnocení, vydávání časopisu Interní auditor a Katalogu akcí ČIIA, vydávání publikací ČIIA Oddělení vzdělávání Zabezpečuje zejména tyto činnosti: organizování krátkodobých a dlouhodobých vzdělávacích akcí od jejich plánování až po vyhodnocení, organizování vzdělávacích zakázkových akcí ( na klíč ), organizování akcí typu Fórum pro interní auditory, Klubových večerů a dalších, průběžnou komunikaci s lektory, zpracování podkladů pro tvorbu Katalogu akcí ČIIA, přípravu a organizaci zkoušek CIA (a dalších) po věcné a obsahové stránce, včetně organizace přípravných kurzů Oddělení řízení projektů Zabezpečuje zejména tyto činnosti: vyhledávání a příprava vhodných projektů k realizaci a pro rozvíjení aktivit ČIIA, řízení projektů ČIIA (věcné i finanční), přípravu a organizaci konferencí ČIIA od jejich plánování až po vyhodnocení,

7 Řád aktivní politiku kanceláře ČIIA v oblasti vyhledávání a spolupráce se sponzory a spolupracujícími subjekty. 6. SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE 6.1. Legislativa Zákoník práce Zákon o sdružování občanů Obchodní zákoník Občanský zákoník 6.2. Vnitřní předpisy dle Seznamu dokumentace 6.3. Ostatní Stanovy ČIIA Jednací řád sněmu ČIIA Jednací řád Rady ČIIA 7. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 7.1. Všichni zaměstnanci musí být prokazatelně seznámeni s Organizačním řádem a s jeho změnami Organizační řád musí být trvale přístupný všem zaměstnancům.

8 příloha č. 1 ORGANIZAČNÍ STRUKTURA ČIIA Řád ORGANIZAČNÍ STRUKTURA ČIIA, o.s. SNĚM RADA KANCELÁŘ ČIIA, o.s. ředitel SEKRETARIÁT ŘEDITELE ODDĚLENÍ VZDĚLÁVÁNÍ asistentka ředitele pro administrativu manažer pro dlouhodobé vzdělávání a profesní rozvoj manažer pro krátkodobé vzdělávání a veřejnou správu ODDĚLENÍ ČLENSKÝCH SLUŽEB A MARKETINGU manažer oddělení členských služeb a marketingu